Código F 002 PR GD Fecha 29/03/2010 Versión 3 HOJA 1 DE 7
FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTORA : PERSONERIA MUNICIPAL OFICINA PRODUCTORA: CODIGO 100.01 100.01.01
100.01.02
100.01.03
100.01.04
100.02
100.03 100.03.01 100.03.02 100.04
100.05
DESPECHO DEL PERSONERRO RETENCIÓN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES ARCHIVO ARCHIVO CT/D S M E GESTIÓN CENTRAL ACTAS Comité de Archivo 2 8 X *Citación. *Acta Comité de Conciliación 2 8 X *Citación. *Acta. Comité Desarrollo Institucional y 2 8 X Administrativo *citación *Acta ASISTENCIA COMITÉ DE VERIFICACION 2 3 X (Acciones Populares) *Citación. *Acta. BOLETINES DE PRENSA 2 3 X *pagina Web CERTIFICACIONES Cumplidos - Eventos Erradicación de Mitos CIRCULARES * Solicitud * Informe COMISION DE VEEDURIAS ANTE LAS
CONVENCIONES CT: Conservación Total S: Selección E: Eliminación
M: Microfilmación D: Digitalización
2 2
3 3
X X
CODIGO: 100 PROCEDIMIENTO
Su conservación es permanente en el archivo central, por ser documentos de carácter informativo y testimonial Su conservación es permanente en el archivo central, por ser documentos de carácter informativo y testimonial Su conservación es permanente en el archivo central, por ser documentos de carácter informativo y testimonial Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, Se eliminan por no poseer valores secundarios Información electrónica que permanece en el software de la entidad. Cumplido el tiempo de retención en Cumplido el tiempo de retención en el Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, Se eliminan por perder sus valores primarios. Cumplido el tiempo de retención en el
Firma Responsable: Luz Marina Alfaro Góngora
FECHA: Armenia Q Mayo 26 de 2014
Código F 002 PR GD Fecha 29/03/2010 Versión 3 HOJA 2 DE 7
FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTORA : PERSONERIA MUNICIPAL OFICINA PRODUCTORA: CODIGO
100.06
100.07
100.08 100.08.01
DESPECHO DEL PERSONERRO RETENCIÓN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES ARCHIVO ARCHIVO CT/D S M E GESTIÓN CENTRAL CURADURIAS URBANAS 2 3 X COMUNICACIONES INTERNAS *Enviadas *Recibidas CONSTANCIAS *solicitud *Respuesta CONTRATOS Apoyo a la Gestión *Solicitud de disponibilidad Presupuestal. *Certificado de disponibilidad Presupuestal *Estudios Previos. *Propuesta de servicios. *Contrato. *Cecop. *Solicitud de Registro Presupuestal. *Registro Presupuestal. *Notificación de Supervisión *Acta de Inicio. * Afiliación a Salud *Afiliación a Pensión *Afiliación A.R.L. *Soporte de Salud( Fosyga)
CONVENCIONES CT: Conservación Total S: Selección E: Eliminación
M: Microfilmación D: Digitalización
2
3
X
2
3
X
2
18
X
CODIGO: 100 PROCEDIMIENTO archivo central, Se eliminan por perder sus valores primarios Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, Se eliminan perder sus valores primarios Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, Se eliminan perder sus valores primarios. Su conservación es permanente, dada su relación, con la función de la entidad y por ser fuente de información y consulta. Cumplido el tiempo de retención en el Archivo central, digitalizar y eliminar el soporte papel.
Firma Responsable: Luz Marina Alfaro Góngora
FECHA: Armenia Q Mayo 26 de 2014
FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTORA : PERSONERIA MUNICIPAL OFICINA PRODUCTORA: CODIGO
100.08.02
DESPECHO DEL PERSONERRO RETENCIÓN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES ARCHIVO ARCHIVO CT/D S M E GESTIÓN CENTRAL *Pago de seguridad Social *Planilla de Seguridad Social *Informe de actividades y Anexos *Acta de Supervisión Prestación de Servicios Profesionales *Solicitud de disponibilidad Presupuestal. *Certificado de disponibilidad Presupuestal *Estudios Previos. *Propuesta de servicios. *Contrato. *Cecop. *Solicitud de Registro Presupuestal. *Registro Presupuestal. *Notificación de Supervisión *Acta de Inicio. * Afiliación a Salud *Afiliación a Pensión *Afiliación A.R.L. *Soporte de Salud (Fosyga) *Pago de seguridad Social *Planilla de Seguridad Social *Informe de actividades y Anexos *Acta de Supervisión
CONVENCIONES CT: Conservación Total S: Selección E: Eliminación
M: Microfilmación D: Digitalización
2
18
X
Código F 002 PR GD Fecha 29/03/2010 Versión 3 HOJA 3 DE 7 CODIGO: 100 PROCEDIMIENTO
Su conservación es permanente, dada su relación, con la función de la entidad y por ser fuente de información y consulta. Cumplido el tiempo de retención en el Archivo central, digitalizar y eliminar el soporte papel.
Firma Responsable: Luz Marina Alfaro Góngora
FECHA: Armenia Q Mayo 26 de 2014
Código F 002 PR GD Fecha 29/03/2010 Versión 3 HOJA 4 DE 7
FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTORA : PERSONERIA MUNICIPAL OFICINA PRODUCTORA: CODIGO
100.09
100.10 100.10.01
100.10.02 100.11 100.11.01
100.11.02
100.11.03
DESPECHO DEL PERSONERRO RETENCIÓN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES ARCHIVO ARCHIVO CT/D S M E GESTIÓN CENTRAL X DERECHOS DE PETICION 2 3 *Solicitud *Anexos (opcional) *Respuesta y/o traslado INFORMES Gestión *Comunicación 2 8 X *Informe *Anexos. Rendición de la cuenta 2 8 X *Informe INTERVENCION COMO MINISTERIO PUBLICO *Acciones de Tutela 2 3 X *Solicitud *Respuesta (opcional) Comité CIVIGEP 2 3 X *Citación. *Acta. Comité de Derechos Humanos *Citación. *Acta.
CONVENCIONES CT: Conservación Total S: Selección E: Eliminación
M: Microfilmación D: Digitalización
2
3
X
CODIGO: 100 PROCEDIMIENTO
Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, Se eliminan por perder sus valores primarios
Se conserva por ser documento donde se registra la gestión de la entidad y sus funcionarios. Refleja las decisiones y políticas administrativas de la entidad Su conservación es permanente como fuente de consulta Para la entidad.
Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, se eliminan por no poseer valores secundarios. Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, se eliminan por no poseer valores secundarios. Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, se eliminan por no poseer valores secundarios.
Firma Responsable: Luz Marina Alfaro Góngora
FECHA: Armenia Q Mayo 26 de 2014
Código F 002 PR GD Fecha 29/03/2010 Versión 3 HOJA 5 DE 7
FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTORA : PERSONERIA MUNICIPAL OFICINA PRODUCTORA: CODIGO 100.11.04
100.12 100.13 100.13.01
DESPECHO DEL PERSONERRO RETENCIÓN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES ARCHIVO ARCHIVO CT/D S M E GESTIÓN CENTRAL Comité de Verificación 2 8 X Acciones Populares *Citación. *Acta. y/o Concepto INVITACION REUNIONES Y EVENTOS 2 3 X PLANES Plan de Acción 2 8 X *Plan
100.13.02
Plan de Comunicaciones *Plan
100.13.03
Plan Estratégico *Plan
100.14
100.15
PETICIONES QUEJAS RECLAMOS SUGERENCIAS DENUNCIAS (PQRSD) *Solicitud *Respuesta y /o traslado PROGAMA DE GESTION DOCUMENTAL *Antecedentes *Justificación *Objetivos *Marco Legal
CONVENCIONES CT: Conservación Total S: Selección E: Eliminación
M: Microfilmación D: Digitalización
2
8
X
2
8
X
2
3
X
4
0
CODIGO: 100 PROCEDIMIENTO
Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, se eliminan por no poseer valores secundarios.
Su conservación es permanente por ser documentos misionales relacionados con el cumplimiento de la función de la Personería Su conservación es permanente en el archivo central, por sus características Testimoniales e informativas Su conservación es permanente en el archivo central, por sus características Testimoniales e informativas Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, Se eliminan por perder sus valores primarios.
X
Su conservación es permanente en el archivo de gestión, una vez desactualizado totalmente, digitalizar y transferir al archivo histórico, eliminar el soporte papel.
Firma Responsable: Luz Marina Alfaro Góngora
FECHA: Armenia Q Mayo 26 de 2014
Código F 002 PR GD Fecha 29/03/2010 Versión 3 HOJA 6 DE 7
FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTORA : PERSONERIA MUNICIPAL OFICINA PRODUCTORA: CODIGO
100.16
100.17 100.17.01
100.17.02
100.16703
100.17.04
DESPECHO DEL PERSONERRO RETENCIÓN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES ARCHIVO ARCHIVO CT/D S M E GESTIÓN CENTRAL *Componentes *Definición e importancia *Aspectos básicos *Tablas de Retención *Procesos del Programa *Implementación *Seguimiento RESOLUCIONES *Resoluciones 2 18 X *Anexos SEGUIMIENTOS VIGILANCIA Y CONTROL *Adulto Mayor *Solicitud *Respuesta Componente Ambiental *Solicitud *Respuesta A Derechos de Petición *Solicitud * Respuesta Derechos de Petición con Copia *Solicitud * Respuesta
CONVENCIONES CT: Conservación Total S: Selección E: Eliminación
M: Microfilmación D: Digitalización
2
3
X
2
3
X
2
3
X
2
3
X
CODIGO: 100 PROCEDIMIENTO
Su conservación es total, por ser documento misional y con valor histórico. Refleja las decisiones y políticas administrativas de la entidad
Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, Se eliminan por no poseer valores secundarios Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, Se eliminan por no poseer valores secundarios Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, Se eliminan por perder sus valores primarios. Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, Se eliminan por perder sus valores primarios.
Firma Responsable: Luz Marina Alfaro Góngora
FECHA: Armenia Q Mayo 26 de 2014
Código F 002 PR GD Fecha 29/03/2010 Versión 3 HOJA 7 DE 7
FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTORA : PERSONERIA MUNICIPAL OFICINA PRODUCTORA: CODIGO 100.17.05
DESPECHO DEL PERSONERRO RETENCIÓN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES ARCHIVO ARCHIVO CT/D S M E GESTIÓN CENTRAL Discapacitados 2 3 *Solicitud X *Respuesta
100.16.06
Espacio Publico *Solicitud *Respuesta
2
3
X
100.17.07
Procesos Electorales *Acto Administrativo *Acta de asistencia *Informe s Quejas Ciudadanas *Solicitud *Respuesta
2
3
X
2
3
X
Servicios Públicos *Solicitud *Respuesta
2
3
X
SOLCITUDES ENTIDADES PUBLICAS *Solicitud *Respuestas
2
3
X
100.17-08
100.17.09
100.18
CONVENCIONES CT: Conservación Total S: Selección E: Eliminación
M: Microfilmación D: Digitalización
CODIGO: 100 PROCEDIMIENTO Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, Se eliminan por no poseer valores secundarios Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, Se eliminan por no poseer valores secundarios Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, Se eliminan por perder sus valores primarios Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, Se eliminan por perder sus valores primarios Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, Se eliminan por perder sus valores primarios . Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, Se eliminan por perder sus valores primarios
Firma Responsable: Luz Marina Alfaro Góngora
FECHA: Armenia Q Mayo 26 de 2014
