JABATAN PELAJARAN PERAK JALAN TUNABDUL RAZAK 30640 rPOH,
PERAK DARUL RIDZUAN. Telefon:05-501 5000
Fal
: 05-527 7273 Portal : www.pelajaranperak.gov.my
"1 MALAYSIA: RAKYAT DIDAHULUKAN, PENCAPAIAN DIUTAMAKAN" Ruj.Kami: J.Pend.Pk.(Kew)3536pld.VIII(94) Tarikh : 23 November 2012
Semua Pengetua/Guru Besar Sekolah Menengah Dan Negeri Perak Darul Ridzuan
Tuan, KE ARAH SIFAR PERAK
SI'II
AUDIT BERTEGURAN BAGI SEKOLAH.SEKOLAH NEGERI
Dengan hormatnya saya merujuk kepada perkara yang tersebut di atas.
Z.
Sehubungan itu, diseftakan lampiran A bagi menerangkan kaedah mengatasi masalah-masalah Pengurusan Kewangan dan Akaun Sekolah yang boleh mengakibatkan sekolah mendapat Sijil Audit Befteguran, Pihak Sekolah hendaklah meneliti surat edaran tersebut bagi memastikan sekolah tidak akan mendapat Sijil Audit Berteguran bagi Tahun
^An.
3.
Pihak sekolah diingatkan agar lebih berhati-hati dan sentiasa mematuhi semua arahan dan pekeliling yang berkuatkuasa dari semasa ke semasa. Kerjasama dan perhatian dari tuan amatlah dihargai. Sekian, terima kasih.
.BERKHIDMAT UNTUK NEGARA" Saya yaltg menurut perintah,
Ilr"4"rr*"9-rt
(RAZAK BrN MOHD NU& PMp., AMN., PPT.) Ketua Sektor Sektor Khidmat Pengurusan Dan Pembangunan b.p. Pengarah Pelajaran Negeri Perak
C INTA ILAI-I BAHASA KITA'' (Sila catatkan rujukan pejabat ini apabila berhubung) ,,
5.k 1 2
Timbalan Pengarah Pelajaran Perak
3
Ketua Audit Sekolah Pejabat Audit Sekolah Perak (lpoh)
Semua Pegawai Pelajaran Daerah Pejabat Pelajaran Daerah Negeri Perak
Kementerian Pelajaran MalaYsia
Tingkat 4, Blok C, Bangunan Persekutuan IPoh, 30450lpoh, Perak Darul Ridzuan
4
Ketua Audit Sekolah, Pejabat Audit Sekolah Perak (Taiping) Tingkat 5, Bangunan Wisma Persekutuan, Jalan Istana Larut, 34000 TaiPing, Perak Darul Ridzuan
LAMPIRAN A KE AITAII SIFAR SIJIL ATJDIT BERTEGURAN
l.
Trduan Surat edaran ini dikeluarkan untuk menerangkan kaeclah mengatasi masalair-masalah pengurusan akaun sekolah yang membawa kepada teguran-teguran audit yang berat dan menyebabkan sekolah mendapat Laporan Audit Berteguran.
2.
uuarBelekane
2.1
Peningkatan terhadap bilangan sekolah-sekolah yang menerima Laporan Audit
2.2
Pengetua/Guru Besar adalah bertanggungjawab terhadap segala kelemahan yang dilaporkan di dalam Lapotan Audit. Implikasi-implikasi ke atas sekolah yang mendapat Laporan Audit Berteguran antaranya adalah tidak layak
Berteguran dapat ditunjukkan daripada 5 tahun kebelakangan ini. t-lasil daripada Laporan Audit Sekolah Disatukan Tahun 2010 jelas menunjukkan sekolah-sekolah Negeri Perak adalah negeri kedua tertinggi yang menerima Laporan Audit Berteguran. Pada Tahun 2009, Negeri Perak adalah negeri pertama yang mana terdapat paling banyak sekolah yang mendapat Audit Berteguran. Ini jelas menunjukkan kualiti pengurusan kewangan di peringkat sekolah masih lemah dan perlu dipertingkatkan ke atah"zero defec-t".
dicalonkan untuk mendapat Bai'ah, tidak layak untuk dicalonkan sebagai Sekolah Berprestasi Tinggi (SBT), tidak layak untuk kenaikan pangkat dan akan dikenakan tindakan tatatertib.
2.3
Bantuan kewangan yang diberikan oleh kerajaan dan lain-lain kutipan yang
dibuat oleh sekolah perlu dibelanjakan mengikut maksud bantuan diberi/ maksud kutipan dilakukan serta diperakaunkan dengan sempurna'
3.
Laporan Audit
3.1
Beberapa kriteria telah digunakan oleh pihak Audit Sekolah lpoh/T'aiping dalam menentukan jenis Laporan Audit yang akan dikeluarkan dan kerjasama Audit Sekolah lpohlTaiping dapatlah kriteria-kliteria ini diiadikan sebagai panduan untuk kegunaan sekolah. (Rujuk surat J.Pend.Pk(Kew) 3536lJld.VIll (57) bertarikh 30 Mei 2012.
3.2
kelemahan-kelemahan yang ditemui semasa pengauditan dilaporkan kepada Bahagian Audit Sekolah KPM melalui Laporan Audit agar kelemahankelemahan tersebut dapat diatasi dengan segera.
3.3
Laporan Audit dan penarafan sijil yang dikeluarkan adalah berdasarkan tahap pengurusan kewangan sekolah iaitu Sijil Audit Tanpa Teguran dan Sijil Audit Berteguran.
3.3.1 Sijil Audit Tanpa Teguran
i.
Sijil Audit tanpa teguran (pengurusan kewangan-Sangat Baik) diberi apabila pihak sekolah telah mematuhi semua peraturan kewangan.
ii. Sijil Audit Tanpa Teguran iii.
(Pengurusan Kewangan-Baik) dikeluarkan apabila pihak sekolah telah mematuhi semua peraturan kewangan kecuali perkara yang tidak menjejaskan Penyata Kewangan dan tindakan pembetulan telah diambil. Sijil Audit Tanpa Teguran (Pengurusan Kewangan Memuaskan) diberikan kepada sekolah apabila berlaku ketidakpatuhan kepada beberapa perkara berkaitan pengurusan kewangan tetapi tidak melebihi tahap material yang ditetapkan.
j
3.3.2 Sijil Audit
i.
Berteguran
Berteguran (Pengurusan kewangan - Kurang Memuaskan) diberi apabila sekolah tidak mematuhi peraturan dalam urusan kewangan sekolah seperti pungutan lewat dibankkan, pungutan tanpa kelulusan dan rekod kewangall tidak diselenggar? dengan lengkap dan kemaskini bagi tempoh
Sijil Audit
tiga tahun berturut-turut.
ii. Sijil Audit
Berteguran (Pengurusan
Kewangan
Tidak
Memuaskan) pula dikeluarkan jika pihak sekolah didapati gagal mematuhi peraturan kewangan yang ditetapkan dtrn memberi implikasi kewangan yang serius kepada sekolah. Perkara yang dimaksudkan adalah seperti pungutan tidak dibankkan, pembayaran tanpa baucar, jumlah Akaun Belum Terima dan Akaun Belum Bayar yang tinggi dan Kumpulan Wang Terkumpul berbaki defisit pada akhir tahun kewangan.
3.4
Laporan Audit Tanpa Pe
Laporan Audit Tanpa Pendapat dikeluarkan apabila Juruaudit tidak dapat memberi pendapat terhadap penyata kewangan kerana penyata kewangan tidak diserahkan sehingga akhir tempoh pengauditan tahun semasa atau rekod kewangan sepertimana kehendak Jadual (Peraturan 3) Peraturan- Peraturan Pendidikan (Akaun dan Audit) 2002 tidak dikemukakan untuk diaudit atau rekod kewangan musnah dalam kebakaran / bencana alam. 3.5
Antara perkara yang dianggap sebagai kes-kes serius dan mengakibatkan sekolah mendapat Sijil Audit Berteguran adalah:-
3.5.1
Rekod Kewangan tidak diselengara dan dikemaskini
3.5.2 Kutipan tidak dibankkan / lewat dibankkan 3.5.3
Resit Murid /Pejabattidak dikeluarkan untuk memperakui terimaan
3.5.4 Kutipan dari pelajar tanpa kelulusan
Pendaftar Sekolah
3.5.5
Perolehan Tanpa Pesanan Sekolah / Tidak Mematuhi Perolehan
Kerajaan
3.5.6
Perbelanjaan Tanpa Kelulusan
3.5.7
Perbelanjaan Tanpa Dokumen Sokongan yang lengkap
3.5.8
Perbelanjaan tidak dibenarkan / salah peruntukan
3,5.gCekdibukapalanglcekatasnamakakitangansekolah 3.5.10 Bil Lewat / Belum Dijelaskan
3.5.1I Tiada
Perakuan Penerimaan dan Kemasukan Stok
3.5.12 Pembelian Melebihi Had
3.5.l3AkaunBelumTerimadanAkaunBelumBayaryangtinggi 3.5.1
4 Bil-bil tidak diisytiharkan
3.5.15 Defisit di Kumpulan Wang Terkumpul Wang 3.5.16 Baki Defisit dalam tajul-ra;uk Peruntukan di Kumpulan TerkumPul Pada 31 Disember
3.5.17 Overdraf di Baki Wang Dalam Bank
3.5.lsPenyerahanPenyataKewanganSekolahselepas3lMac 4.
Tindakan Atas Laporan Audit
4.1
teguran Apabila Laporan Audit diterima, Pihak Sekolah dikehendaki meneliti jawapan/ memberi serta dalam Laporan Audit dan Surat Pemerhatian Audit jabatan' ulasan kepada pihak Audit dan salinan ke
4.2
Segala perkara yang dibangkitkan dalam Laporan Audit/surat Besar untuk Audit hendaklah diambil tindakan susulan oleh Pengetua/ Guru Guru Pengetua/ pentadbiran mengatasinyu ,u*u ada perkara itu timbul semasa penyelesaian. Besar ataupun telah lama dibawa ke hadapan tanpa
4.3
Bagi
Pemerhatian
ke atas l,aporan Atrdit dan .akan terlibat arngun- kes-kes serius serta penyelewengau surcaj dan dipertanggun$IwaUkan kepada Pengetua/ Guru Besar. Tindakan sekol
ah
yang tidak mengambil tindakan
taiatertib akai-diambil ke atas Pengetua/ Guru Besar (fika ada)'
5
Cara-sara mengatasi
5.1
Rekod kewangan tidak diselengara dan dikemaskini
5.1.1 Rekod kewangan
merupakan rekod asas yang perlu diselenggarakan oleh sekolah bagi memastikan urusan terimaan dan bayaran dapat dilaksanakan dengan teratur dan kemaskini. Pengetua/ Guru Besar
hendaklah memastikan rekod-rekod kewangan diselenggara dengan baik. 5.2.
Kutipan tidak dibankkan
/ lewat dibankkan kutipan
bermaksud wang yang telah diterima oleh pihak sekolah tetapi belum dibankkan dalam tahun kewangan sehingga tahun kewangan berakhir. lanya boleh terdiri daripada:-
5.2.1 Kutipan tidak dibankkan
.
i)
Kutipan tidak dibankkan Kutipan dibuat oleh guru/pihak sekolah, dikeluarkan resit murid/ pejabat, dicatat ke dalam Buku Tunai tetapi tidak dimasukkan bank.
ii)
Kutipan tidak diperakaunkan Dimana kutipan telah dibuat tetapi tidak dikeluarkan resit dan/ atau tidak dicatat ke dalam Buku Tunai dan tidak dimasukkan bank.
5.2.2 Kutipan tidak dibankkan merupakan perkara yang amat serius
dan
tidak harus ada dalam teguran audit walau sekecil manapun amaunnya'
5.2.3 Kutipan lewat diperakaunkan pada lazimnya ditegur sebagai serius bagi tempoh kelewatan satu bulan atau lebih. Pengurus sekolah perlu memastikan kutipan atau terimaan direkod dan sentiasa dikemaskini.
5.2.4
Semua kutipan oleh guru kelas hendaklah diserah ke pejabat sekolah pada hari kutipan dibuat atau keesokan hari kerja jika lewat'
5.2.5
Pengetua/ Guru Besar atau Penolong Kanan hendaklah memasukkan
wang ke dalam bank pada hari kutipan diterima
di
pejabat atau
keesokan hari kerja,iika pungutan wang tunai melebihi RM500.00 atau
jumlah pungutan (termasuk tunai, cek, wang pos dll.) melebihi RM2,000.00. manapun wang jika masih ada dalam tangan pada hari kerja terakhir dalam minggu/ bulan/ tahun berkenaan hendaklah dibankkan pada hari itujuga.
5.2.6 Apa jua kutipan walau sekecil
5.2.7 Slip Bayar Masuk Bank perlu diperiksa oleh Pengetua/ curu
Besar atau Penolong Kanan dengan segera berserta dengan resit-resit yang
dikeluarkan.
5.3
Resit Murid/ Pejabat tidak dikeluarkan atau hilang
5.3.1 Resit yang dikeluarkan untuk kegunaan kepada Guru/
Pembantu
tddUir hendaklah diakui terima oleh penerima dengan menandatangani pada Daftar Stok Buku-Buku Resit.
5.3.2
Pastikan resit rasmi dikeluarkan untuk segala terimaan atau kutipan, sewa kantin, derma, faedah bank, pembatalan cek dan lain-lain.
5.3.3 Resit rasmi yang belum dikeluarkan untuk kegunaan
hendaklah
disimpan di peti besi/ternpat yang selamat/berkunci (AP68).
5.3.4
,
Resit yang sedang digunakan hendaklah juga dikarval dengan rapi dan disimpan dengan selamat (AP68).
5.3.5 Sekiranya resit didapati hilang, laporan polis hendaklah
dibuat, Laporan Awal Mengenai Kehilangan Wang Awam (Lampiran J) perlu dibuat dan dihantar ke Jabatan. (Rujuk AP300, AP3l5 dan AP3 I 6).
5.4
Kutipan tanpa kelulusan Pendaftar Sekolah
5.4.1 Sila dapatkan kelulusin dari Unit Perhubungan dan Pendaftaran Jabatan sebelum melakukan sebarang kutipan daripada ibubapa/ murid.
5.4.2 Permohonan hendaklah dibuat setiap tahun untuk kutipan peperiksaan dalaman, yuran majalah dan lain-lain
seperti walaupun kadar
tersebut tidak berubah dari setahun ke setahun.
5.5
5.4.3
Pengurus Sekolah tidak boleh mengubah atau menambah kadar kutipan semasa tanpa kelulusan Pendaftar Sekolah terlebih dahulu.
5.4.4
Surat kelulusan perlu difail dengan teratur, disimpan dengan baik dan ditunjukkan kepada pihak Audit Sekolah semasa pengauditan.
Perolehan Tanpa Pesanan Sekolah/ tidak mematuhi perolehan kerajaan
5.5.1 Semua Perolehan yang dilakukan oleh sekolah hendaklah
dibuat perolehan dengan menggunakan Borang Pesanan Sekolah kecuali bagi melalui Panjar wang Runcit (PwR), pembayaran di bawah Arahan Perbendaraan 96(a) dan tuntutan bayaran elaun penceramah.
5.5.2 Semua perolehan yang dibuat oleh sekolah perlulah mematuhi peraturan perolehan kerajaan. (Rujuk Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.12 Tahun 2007 dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.5 Tahttn
2009)
5.5.3
Semua perolehan perlu direkod dan diperakui penerimaan di Pesanan Sekolah.
5.6
Perbe lanjaan Tanpa Kelul usan
5.6.1
Perbelanjaan yang dilakukan oleh sekolah hendaklah merujuk kepada
5.6.2
Pihak sekolah juga perlu mendapatkan kelulusan daripada Ketua Pusat Tanggunglawab terlebih dahulu sekiranya perolehan yang hendak dibuat antara RM10,000 hingga RM50,000 setahun bagi setiap jenis
. 5.6.3
maksud belanja peruntukan tersebut. Sekiranya perbelanjaan yang dibuat menggunakan peruntukan kantin/pelbagai Kumpulan Wang Suwa yang tidak menjurus kepada kepentingan murid, pihak sekolah hendaklah terlebih dahulu membuat permohonan untuk mendapatkan kelulusan daripada Ketua Pusat Tanggungiawab. (Rujuk surat jabatan, J. Pend.Pk(Kew)3 5 3 6/J ld.VI II (62 ) bertarikh 3 0 J ulai 20 I 2.
item. Perolehan peralatan ICT perlu mendapat kelulusan Jawatankuasa ICT Jabatan menggunakan borang JPICT.
5.7 Perbelanjaan salah peruntukan
5.7.1
Peruntukan hendaklah dibelanjakan mengikut maksud yang ditetapkan (Surat Pekeliling Kewangan Bil 8 Tahun 2010). Perbelanjaan tanpa
mengikut pe*ntokun yang ditetapkan akan menyebabkan t{uan/ maksud sebenar peruntukan yang diberi untuk kepentingan pelajar tidak tercapai.
5.8
Perbelanjaan Tanpa Dokumen Sokongan
5.8.1 Bayaran hanya boleh dilakukan dengan
adanya dokumen-dokumen
,okongun asal yang lengkap seperti nota minta, pesanan sekolah, baucar-, invois/bil, penyata tuntutan, resiv akuan terima dan lain-lain'
5.8.2
Pengurus sekolah hendaklah memastikan perbelanjaan tanpa dokumen sokongan tidak berlaku langsung dalam tahun semasa dan seterusnya.
5.8.3
Pengetua/ Guru Besar akan dipertanggungiawabkan secara peribadi dan dikehendaki menjelaskan amaun berkenaan kepada sekolah
(AP92) jika ada. 5.9
Cek dibuka palang / cek atas nama kakitangan sekolah
5.9.1
Pengurus sekolah perlu memastikan semua cek yang dikeluarkan oleh
5.9.1
Pengurus sekolah juga perlu memastikan tiada cek atas nama guru/ kakitangan sekolah dikeluarkan. AP99(b) menyatakan nama seseorang
ooAkaun Penerima Sahaja" atas nama sekolah hendaklah berpalang orang yang berhak menerima kecuali Panjar wang Runcit (PWR) dan pembayaran di bawah Arahan Perbendaraan 97 (a).
p"gu*ui kerajaan tidak boleh dicatatkan sebagai penerima bayaran pada sesuatu tuu"ut kecuali berkenaan dengan gaji, pendahuluan dan pinjaman atau tuntutan persendirian yang
lain'
6
5.10 Bil lewat/ belum dijelaskan 5.10.1 Semua bil/ invois hendaklah dijelaskan dalam tempoh 14 hari dari tarikh bil/ invois diterima. 5.10.2
Bil bagi bekalan atau perkhidmatan yang telah disempurnakan oleh pembekal tetapi belum dijelaskan sehingga akhir tahun kewangan semasa merupakan tanggungan sekolah.
5.1
I
Bil-bil tidak diisytiharkan 5.11.1 Segala bil yang tidak dibayar pada akhir tahun hendaklah diisl'tiharkan sebagai Akaun Belum Bayar (ABB) dalam Penyata Kewangan Tahunan Sekolah. 5.,11.2
Bil-bil tahun lepas yang tidak diisytiharkan tidak boleh dibayar dalam tahun semasa kecuali dengan kebenaran Jabatan.
5.11.3 Pastikan Daftar Bil diselenggarakan dengan teratur dan kemaskini. 5.11.4 Semak semua Daftar Bil untuk memastikan tiada dibayar atau di i sYtiharkan.
5.12
bil yang belum
Akaun Belum Terima (ABT) yang tinggi tanggungjawab berlaku. tunggakan tiada murid agar mengutip yuran daripada
S.lZ.l Semua guru kelas hendaklah dimaklurnkan tentattg
5.12.2 Segala sewa kantin, iklan majalah, sewaan/jualan kedai buku hendaklah dikutip pada masanya supaya hutang tidak berlarutan. 5.12.3 Menghantar surat peringatan kepada pihak berkenaan
jika ada
tunggakan.
5.13
Akaun Belum Bayar (ABB) yang tinggi 5.13.1 Pastikan Daftar Bil di selenggarakan dengan teratur dan kemaskini. 5.13.2 Bil-bil belum dijelaskan hendaklah disimpan dengan teratur di dalanr Fail Bil Belum Bayar sebelum pembayaran dibuat'
5.13.3 Semua bil hendaklah dijelaskan dalam tempoh
l4 hari dari tarikh bil
diterima.
5.13.4 Sekiranya bil tidak sempat dibayar dalam tahun kervangan berkenaan, ianya pirlu diisytiharkan sebagai Akaun Belum Bayar (ABB) di dalam penyaia Kewangan Tahunan Sekolah (PATSKOM) dan dibayar dengan segera dalam tahun berikutnya.
5.13.5 Akaun Belum Bayar (ABB) yang melebihi tempoh 3 tahurr dan masih ditunjukkan di dalam Penyata Kewangan Tahunan Sekolah sehingga sekarang hendaklah diambil tindakan memohon Pelarasan Akaun Belum Bayar dengan disertakan bukti usaha membayar dibuat tetapi gagal.
5.14.
(a)
Defisit keseluruhan di Kumpulan Wang Terkumpul
(b)
Baki Defisit Dalam Tajuk-Tajuk Peruntukan
di
Kumpulan wang
Terkumpul Pada 31 Disember
(c)
Overdraf DiBaki Wang Dalam Bank
5.14.1 Defisit keseluruhan di Kumpulan Wang Terkumpul dan juga Overdraf , Di Bank Wang Dalam Bank tidak seharusnya berlaku dan Pengetua/ Guru Resar akan dipertanggungjawabkan secara peribadijika berlaku. 5.14.2 Pengetua/ Guru Besar perlu merancang segala pembelian yang dibuat. Perbelanjaan tidak boleh dilakukan sekiranya peruntukan yang ada tidak mencukuPi.
5.14.3 Sekiranya baki di sebilangan peruntukan mengalami defisit dan baki di peruntukan yang lain berlebih tetapi perbelaniaan perlu dilakukan dari peruntukan yang defisit, tuan/puan hendaklah memohon ke Jabatan untuk Pindah Peruntukan daritajuk yang berbaki ke tajuk yang defisit.
5.15
Pemerhatian audit tidak dijawab / diambil tindakan
5.15.1 Menurut Arahan Perbendaharaan 306, segala teguran audit hendaklah dijawab dalam tempoh satu bulan dari tarikh terima laporan audit. 5.15.2 Tindakan untuk menyelesaikan masalah yang dibangkitkan dalam teguran audit hendaklah diambil dengan segera oleh Pengetua/ Guru Besar semasa supaya teguran yang sama tidak dibangkitkan dalam pengauditan tahun beri kutnYa. 5.
1
6
Penyerahan Penyata Kewangan Tahunan Sekolah selepas
31
Mac
5.16.1 Pengurus Sekolah hendaklah memastikan Penyata Kervangan'Iahunan Sekolah yang disediakan melalui PATSKOM diserahkan pada atau sebelum 28 Februari kepada Pejabat Pelajaran Daerah masing-masing.
5.16.2.Pengurus sekolah hendaklah mengemukakan Pcnyata Kewangan Tahunan kepada Pejabat Pelajaran Daerah masing-masing sebelum diserahkan kepada Pejabat Audit Sekolah Negeri Perak tidak lewat dariPada
3l
Mac tahun berikutnYa.
