Sección 4 – Entregar Formas 1095-C a los Empleados
Sección 4 – Entregar Formas 1095-C a los Empleados .................................................................................................1 Instrucciones: Crear y Revisar Formas 1095-C de Empleados ..................................................................................2 Instrucciones: Imprimir las Formas 1095-C para Empleados ....................................................................................6 Instrucciones: Imprimir Etiquetas Postales para Formas 1095-C ..............................................................................8 Instrucciones: Imprimir Formas 1095-C Corregidas para Empleados .......................................................................9
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Instrucciones: Crear y Revisar Formas 1095-C de Empleados Primer Paso: Actualice su programa Tools > Check for Updates Después que termine de ingresar e archivar la nómina de diciembre, instale las más recientes actualizaciones de programa. Nota: Dependiendo de cuando el IRS publique la versión final de la forma 1095-C, no le será posible imprimir la forma sobre papel en blanco hasta que se publique la actualización de programa con la versión final de la forma.
Segundo Paso: Compilación ACA > Annual Reports > Compile 1095-C Information
1.
Ingrese el año civil que reportará en el campo Year. (ingrese en formato YYYY)
2.
Seleccione la casilla Compile All Employees y cualesquiera otras casillas que le sea aplicable*.
3.
Haga clic en Compile.
4.
Borre cualquier compilación creada anteriormente para ese año civil, cuando se le indique. Véase la siguiente imagen:
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*Para más información acerca de cada opción, por favor véase los artículos de Help, bajo la sección “Compiling 1095-C Information”.
Tercer Paso: Genere un Informe ACA > Annual Reports > 1095-C Reports
Genere un informe que muestre solo las transacciones 1095-C de tiempo completo. 1.
Ingrese el año civil que compiló en el campo Year. (ingréselo en formato YYYY)
2.
Seleccione un tipo de informe en Report Type y cualquier otra de las opciones que desee incluir en su informe. *
3.
Haga clic en Preview para revisar las transacciones.
*Para más información acerca de cada opción, por favor véase los archivos de Help, bajo la sección “Print 1095-C Reports”.
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Cuarto Paso – Editar y Revisar ACA > Annual Reports > Edit 1095-C Information
Utilice el informe que generó con las transacciones de tiempo completo como referencia para navegar fácilmente a través de cada transacción de 1095-C. Podrá usar los números de transacción impresas en el informe. 1.
Ingrese un número de transacción en el campo Transaction #.
2.
Revise las tres pestañas de información—Form 1095-C, Monthly Hour Totals, and Employment/Coverage—de cada transacción. (Si descubre algún error, no haga clic en “Reviewed”.) **
3.
Haga clic en Reviewed cuando termine de revisar las tres pestañas de información, y así confirmará su exactitud. Esta acción registrará la fecha, la hora, y el nombre del usuario que revisó la transacción. Hallará esta información registrada en la pestaña “Employement/Coverage”, como se muestra en la imagen anterior.
**Si descubre algún error, necesitará corregir la(s) fuente(s) de información dentro del programa y recompilar la información. Utilice la opción Do Not Recompile Reviewed Forms en la ventanilla de compilación “Compile 1095-C Information” si ya ha revisado ciertas transacciones y no desea perder lo que ha avanzado. Para más información,
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véase los archivos de Help, bajo la sección “Compiling 1095-C Information”.
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Instrucciones: Imprimir las Formas 1095-C para Empleados ACA > Annual Reports > Print 1095-C Forms
Después de revisar todas las transacciones de tiempo completo, siga los siguientes pasos para imprimir las formas 1095-C: 1.
Prepare su impresora con las formas 1095-C pre-impresas que haya obtenido.
2.
Ingrese el año para el cual necesita imprimir las formas en el campo Tax Year to Print. (ingrese en formato YYYY)
3.
Utilice la sección Select Form para seleccionar cual formato de la forma imprimir. (El formato Portrait Mailer (formato vertical de envío) y Landscape IRS Form (formato horizontal de IRS) se deben imprimir sobre formas pre-impresas. Los formatos Portrait Blank Paper (formato vertical sobre papel en blanco) y Landscape Blank Paper (formato horizontal sobre papel en blanco) imprimirán la forma completa.)
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4.
Utilice la sección Print Order para seleccionar la orden para imprimir las formas.
5.
Seleccione Reviewed/Unprinted Only (solo formas revisadas y no impresas) bajo la sección Employees to Print.
6.
Haga clic en Preview. Haga una prueba al imprimir solo la primera página de la vista preliminar a fin de asegurarse que el alineamiento de impresión sea correcto. *
7.
Haga clic en Print cuando la prueba sea exitosa.
Nota: Si imprime sobre cualquier de los formatos horizontales, entonces puede imprimir etiquetas postales para esas formas 1095-C. Véase la sección a continuación, “Print 1095-C Mailing Labels”. *Si el alineamiento de impresión no queda, véase los archivos de Help, bajo “Print 1095-C Forms”, para más información sobre cómo corregir el problema.
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Instrucciones: Imprimir Etiquetas Postales para Formas 1095-C Reports > Employee Lists > Mailing Labels
Una actualización futura añadirá una selección de año fiscal a esta ventanilla para que pueda imprimir etiquetas postales sólo para los empleados de tiempo completo para un año fiscal es específico. Actualmente, si utiliza esta opción, se imprimirán etiquetas postales para todos los empleados de tiempo completo que se hayan compilado para propósitos de 1095-C, sin importar el año. Siga estos pasos: 1.
Seleccione el tipo de etiqueta en Label Type.
2.
Seleccione 1095-C Full Time en la sección Employees to Print….
3.
Elija el orden en que desea imprimir las etiquetas en la sección Print Order. Se pueden imprimir en el mismo orden que se imprimieron las formas 1095-C.
4.
Haga clic en Print Setup y verifique las configuraciones de la impresora de las etiquetas.
5.
Haga clic en Print.
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Instrucciones: Imprimir Formas 1095-C Corregidas para Empleados Si descubre errores después de entregar o enviar a los empleados sus formas 1095-C, pero antes de someter los archivos al IRS, siga estos pasos:
Primer Paso – Corrija la Transacción 1.
Corrija la(s) fuente(s) de información dentro del programa o en las configuraciones.
2.
Diríjase a ACA > Annual Reports > Enter/Edit Form 1095-C.
3.
Ingrese el número de transacción en el campo Transaction # correspondiente al empleado que acaba de editar y que necesita recompilar su información.
4.
Haga clic en el botón de acceso rápido Recompile…. (Se abrirá la ventanilla de compilación “Compile 1095-C Information” con el número del empleado rellenado automáticamente.)
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5.
Seleccione cualesquiera de las casillas aplicables.
6.
Haga clic en Compile. (Esta acción compilará la 1095-C con la información corregida del empleado y asignará un nuevo número de transacción.)
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7.
Seleccione la casilla Corrected (Employee). (No marque la casilla Corrected (IRS).
8.
Luego puede hacer clic en el botón de acceso rápido Print 1095-C’s para imprimir cada transacción corregida por separado, o haga clic en Save antes de continuar a la siguiente transacción. Cuando termine las correcciones y esté listo para imprimir TODAS las transacciones corregidas, prosiga al siguiente paso- Imprimir.
Segundo Paso – Imprimir ACA > Annual Reports > Print 1095-C Forms
En la ventanilla de impresión “Print 1095-C Forms”, siga estos pasos: 1.
Ingrese el año que desea imprimir en el campo Tax Year to Print. (ingréselo en formato YYYY)
2.
Seleccione un formato de forma bajo la sección Select Form.
3.
Seleccione Corrected (Employee Copy) bajo la sección Employees to Print.
4.
Haga clic en Preview. Haga una prueba al imprimir solo la primera página de la vista preliminar a fin de asegurarse que el alineamiento sea correcto.
5.
Haga clic en Print después de una prueba exitosa de impresión.
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Fin de Sección 4
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