RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN GUDANG UNTUK ANALISIS KEBUTUHAN BARANG
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN GUDANG UNTUK ANALISIS KEBUTUHAN BARANG (STUDI KASUS PADA DINAS PENERANGAN JALAN DAN PENGELOLAAN REKLAME KOTA SEMARANG) Dessy Setyorini1, Fitro Nur Hakim2 1
Sistem Informasi; 2Teknik Informatika STMIK ProVisi Semarang 1
[email protected],
[email protected]
Abstract Design of Warehouse Inventory Information System For Analysis and Management at Dinas Penerangan Jalan dan Pengelolaan Reklame Kota Semarang needed to replace the old system which is still using manual processes in documenting tools, materials and the required items of street lighting. Stages of system development, this information system uses the stages of the System Development Life Cycle (SDLC) for its development process. The development of this information systems improves the quality and control over documentation and planning item needs, as well as helping the warehouse department of Dinas Penerangan Jalan Dan Pengelolaan Reklame Kota Semarang on the process of recording incoming and outgoing items. Design of Warehouse Inventory Information System For Analysis and Management at Dinas Penerangan Jalan dan Pengelolaan Reklame Kota Semarang can generate report of incoming and outgoing item's mutations quickly and accurately to the Head of Maintenance in charge. Keywords: information system, warehouse, required items, sdlc, Dinas PJPR Kota Semarang
1.
Pendahuluan
Pembangunan sebagai upaya dasar dan terencana, dalam mengolah dan memanfaatkan sumberdaya dan teknologi untuk meningkatkan kesejahteraan rakyat, idealnya memadukan keseimbangan di bidang sosial, ekonomi, dan lingkungan dalam pengambilan keputusan. Kota Semarang sebagai kota metropolitan yang berkembang memiliki infrastruktur dan sarana kota dengan berbagai tingkat kualitas dan kuantitas yang besar, sehingga memerlukan aspek pengelolaan dalam hal operasional maupun pemeliharaan yang memadai. Pertumbuhan ekonomi di Kota Semarang demikian pesat, salah satu contoh pertumbuhan ekonomi di Kota Semarang adalah bidang pariwisata yang terletak di jalan protokol yang ada di Kota Semarang, yakni Jalan Pahlawan dan Kawasan Simpang Lima yaitu sepanjang jalan dari Kawasan Simpang Lima Semarang ke arah selatan sampai dengan perempatan depan Markas Kepolisian Daerah (Mapolda) Jawa Tengah. Jalan Pahlawan dan Kawasan Simpang Lima merupakan kawasan pusat perbelanjaan, perkantoran, pemerintahan, dan perbankan, hal tersebut tidak lepas dari adanya peranan Penerangan Jalan Umum (PJU) sebagai salah satu komponen infrastruktur dalam mendukung perkembangan ekonomi yang dikelola oleh Dinas Penerangan Jalan dan Pengelolaan Reklame Kota Semarang. Perkembangan Penerangan Jalan Umum semakin bertambah baik dari segi kuantitas maupun ragamnya sehingga memerlukan
aspek pengelolaan yang baik dalam hal pengadaan, pemeliharaan maupun operasionalnya. Hal ini juga dipengaruhi kemampuan sumber daya manusia dan keuangan yang memadai, untuk itu diperlukan manajemen data yang efektif, efisien dan akurat untuk pengelolaannya. Bidang Penerangan Jalan Umum mempunyai tugas merencanakan, mengkoordinasikan, membina, mengawasi dan mengendalikan serta mengevaluasi di bidang penataan penerangan jalan umum, bidang pemasangan penerangan jalan umum dan bidang pemeliharaan penerangan jalan umum. Saat ini Dinas Penerangan Jalan dan Pengelolaan Reklame Kota Semarang telah melakukan pendokumentasian alat dan bahan Penerangan Jalan Umum setiap bulan, seperti: lampu Ballast 150w, kabel NYM 3 x 1.5mm, tiang PJU Ø 1.5" x 6m (Med.B), dengan menggunakan program spreadsheet bahkan secara manual book dalam bentuk hard copy. Proses dan manajemen pengelolaan alat ini dilakukan oleh petugas pengelola alat dan bahan yang ada di bagian gudang Dinas Penerangan Jalan dan Pengelolaan Reklame Kota Semarang. Kelemahan dari cara pengelolaan tersebut, berpengaruh terhadap perencanaan kebutuhan barang pada tahun anggaran berikutnya adalah membutuhkan waktu yang lama dan ketepatan dalam perencanaan kebutuhan pada tahun anggaran berikutnya, karena pengelolaan hanya dilakukan oleh 1 (satu) orang staff bagian gudang. Permasalahan lain yaitu sering terlambatnya laporan barang masuk dan keluar (mutasi barang), yakni
27
Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi, ISSN:2087-0868, Volume 7 Nomor 2 September 2016 laporan harus diserahkan pada Kepala Dinas Penerangan Jalan dan Pengelolaan Reklame Kota Semarang pada tanggal 1 setiap bulannya, namun laporan terlambat hingga 3-4 hari, ketidaksesuaian antara barang yang masuk dengan barang yang keluar seperti tersaji dalam Gambar 1.
300 Stok Barang
200
Barang Keluar
100 0
Menurut O’Brien (2005: p5), sistem informasi adalah suatu kombinasi teratur apapun dari people (orang), hardware (perangkat keras), software (piranti lunak), computer networks dan data communications (jaringan komunikasi), dan database (basis data) yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi di dalam suatu bentuk organisasi. Berdasarkan dari beberapa pengertian diatas, dapat diambil kesimpulan bahwa sistem informasi adalah kombinasi dari beberapa bagian yang saling terhubung untuk mengelola data sehingga menjadi informasi yang memiliki karakteristik untuk keperluan suatu tujuan yang sama. 2.2
Persediaan Barang
2011 2012 2013 Gambar 1. Data Barang Masuk (Ballast 150w) dan Barang Keluar (Ballast 150w) pada Sektor Genuk, Gunung Pati, Semarang Barat, Semarang Selatang, Semarang Tengah, Semarang Timur, dan Semarang Utara Tahun 2011, 2012, dan 2013 (Sumber : Data Gudang Dinas Penerangan Jalan dan Pengelolaan Reklame Kota Semarang Th.2011, 2012, dan 2013) Berdasarkan Gambar 1 diketahui bahwa antara stok barang, yakni stok awal dan barang masuk dibanding dengan barang keluar, sebagai contoh barang lampu Ballast 150w pada Dinas Penerangan Jalan dan Pengelolaan Reklame Kota Semarang selama 3 (tiga) tahun yakni pada tahun 2011, 2012, dan 2013 terjadi ketidaksesuaian. Pada tahun 2011, terdapat stok barang sebanyak 207 pcs dengan barang keluar mencapai 190 pcs. Tahun 2012 terdapat stok barang sebanyak 213 pcs dengan barang keluar sama banyak, yakni mencapai 213 pcs. Tahun 2013 terjadi penambahan stok barang menjadi 255 pcs dan barang keluar mengalami penurunan, menjadi 180 pcs. Berdasarkan data tersebut, jumlah stok barang yang dipengaruhi oleh barang masuk dan barang keluar ini, berpengaruh terhadap perencanaan anggaran kebutuhan barang pada tahun anggaran selanjutnya. Stok barang yang terlalu banyak dibandingkan dengan barang keluar, akan mengakibatkan pemborosan anggaran. 2.
Landasan Teori
2.1
Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. (Laudon, Kenneth C.; Laudon, Jane P : 2007: 42).
Menurut Ristono (2009 : 1) persediaan dapat diartikan sebagai barang-barang yang disimpan untuk digunakan atau dijual pada masa atau periode yang akan datang. Persediaan terdiri dari persediaan bahan baku, persediaan bahan setengah jadi dan persediaan barang jadi. Persediaan bahan baku dan bahan setengah jadi disimpan sebelum digunakan atau dimasukkan ke dalam proses produksi, sedangkan persediaan barang jadi atau barang dagangan disimpan sebelum dijual atau dipasarkan, dengan demikian setiap perusahaan yang melakukan kegiatan usaha umumnya memiliki persediaan. Menurut Rangkuti (2007:2) menyatakan bahwa persediaan adalah bahan-bahan, bagian yang disediakan, dan bahan-bahan dalam proses yang terdapat dalam perusahaan untuk proses produksi, serta barang-barang jadi atau produk yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari konsumen atau pelanggan setiap waktu. Berdasarkan beberapa pengertian barang persediaan diatas, dapat disimpulkan bahwa barang persediaan adalah sejumlah barang atau material yang disimpan dan juga dikelola agar dapat digunakan kembali dalam keadaan siap pakai. 2.3
Konsep persedian minimum – maksimum
Beberapa jenis barang tertentu dalam jumlah minimum sebaiknya tersedia di persediaan, agar sewaktu-waktu ada yang rusak dapat langsung diganti. Hal ini dilakukan untuk menjaga kelangsungan beroperasinya perusahaan atau fasilitas lain. Barang yang disimpan dalam persediaan juga jangan terlalu banyak, harus ada maksimumnya, agar biaya tidak menjadi terlalu mahal, (Indrajit dan Richardus Djokopranoto, 2003 : 51). Cara menghitung barang yang dipesan yang akan digunakan untuk persediaan dapat menggunakan konsep persediaan minimum – maksimum, menurut Indrajit dan Richardus Djokopranoto (2003: 52), sebagai berikut :
Q = Maks - Min 28
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN GUDANG UNTUK ANALISIS KEBUTUHAN BARANG
Keterangan : Q = Jumlah yang perlu dipesan untuk pengisian persediaan kembali Min = Persediaan minimum, yaitu jumlah pemakaian selama waktu pemesanan atau pembelian, yang dihitung dari perkalian antara waktu pemesanan (dalam satuan waktu) dan pemakaian rata-rata (dalam satuan waktu) ditambah dengan persediaan pengaman. = (K x W) + S Maks = Persediaan maksimum, yaitu jumlah maksimum yang diperbolehkan disimpan dalam persediaan, yang dihitung dari jumlah pemakaian selama 2 x waktu pemesanan, yaitu perkalian antara 2 x waktu pemesanan dan pemakaian rata-rata selama satuan waktu tertentu. = 2 (K xW) K = Pemakaian barang rata-rata per satuan waktu (biasanya bulan) W = Waktu pemesanan dalam satuan waktu (biasanya bulan) S = Jumlah persediaan pengaman
2.4
Metode Pengembangan Sistem
Menurut McLeod (2007:187) pola sirkulasi dari Siklus Hidup Sistem, masalah didefinisikan dalam tahap perencanaan dan analisis, kemudian solusi alternatif diidentifikasi dan dievaluasi dalam tahap desain. Tahap selanjutnya, solusi terbaik diimplementasikan dan digunakan. Selama tahap penggunaan, umpan balik informasi dikumpulkan untuk melihat seberapa baik sistem dapat memecahkan masalah yang dihadapi. SDLC (System Development Life Cycle ) dibagi menjadi beberapa tahapan, yaitu : 1. Tahapan Perencanaan Sistem (System Planning) Tahapan perencanaan sistem dilakukan oleh Software Developer dengan mempelajari konsep sistem yang diinginkan oleh pihak manajemen. Selain itu juga harus memperhatikan aspek – aspek lain yang berkaitan dengan sistem, antara lain : identifikasi data dan Informasi, identifikasi pelaku bisnis, identifikasi masalah yang ada, menentukan tujuan sistem baik yang terkait secara langsung maupun tidak dengan sistem Informasi yang akan dibangun. Manajer, non manajer dan elemen – elemen dalam perusahaan sangat berperan dalam mengenali berbagai masalah yang ada dalam suatu perusahaan. 2. Tahap Analisis Sistem (System Analysis) Tahap analisis sistem merupakan telaah atas sistem berjalan dengan tujuan untuk mendesain sistem baru atau menyempurnakan sistem lama. Menurut Jogiyanto (2005:129) analisis sistem merupakan penguraian dari suatu sistem informasi
yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. 3. Tahapan Perancangan Sistem (System Design) Tahap perancangan sistem merupakan penentuan proses dan kebutuhan data dari sistem yang baru. Pada langkah ini dilakukan pembuatan blueprint sistem. Hanif Al Fatta (2007:103) menyatakan beberapa hal yang akan dilakukan pada desain sistem, meliputi : a. Pemodelan proses (process modelling) Pemodelan proses adalah cara formal untuk menggambarkan bagaimana sistem beroperasi dan mengilustrasikan aktivitas-aktivitas yang dilakukan dan bagaimana data berpindah di antara aktivitasaktivitas tersebut. Adapun cara pemodelan proses menggunakan use case dan activity diagram. b. Pemodelan data (data modelling) Pemodelan data adalah cara formal untuk menggambarkan data yang digunakan dan diciptakan dalam suatu sistem. Model ini menunjukkan orang, tempat, atau benda dimana data diambil dan hubungan antar data tersebut. Adapun cara pemodelan data menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD). c. Desain antar muka (interface design) Desain antar muka bertujuan untuk mengetahui seperti apa tampilan dari suatu sistem ketika perangkat lunak tersebut dikembangkan. 4. Tahap Penerapan Sistem (System Implementation) Tahap implementasi sistem merupakan penentuan proses dan kebutuhan data dari sistem yang baru. Jogiyanto (2005:445) menyatakan tahap implementasi sistem terdiri dari beberapa kegiatan sebagai berikut : a. Mempersiapkan rencana implementasi Implementasi sistem sangat ditentukan oleh perencanaan yang dibuat. Meskipun suatu sistem akuntansi telah dirancang dengan baik, namun sebagian besar sukses pengembangan sistem ditentukan oleh bagaimana baiknya perencanaan implementasi sistem disusun dan dilaksanakan. Rencana implementasi terdiri dari pekerjaan implementasi, tanggal penyelesaian, perkiraan biaya, dan orang-orang yang bertanggung jawab atas setiap pekerjaan. Rencana tersebut juga menyebutkan saat proyek tersebut harus selesai dan kapan sistem harus beroperasi. b. Melakukan kegiatan implementasi. 1. Memilih dan melatih personel. Karyawan dapat dipekerjakan dari luar atau dipindahkan secara internal. Mempekerjakan dari dalam organisasi adalah alternatif yang lebih murah dan lebih efektif karena para pegawai lebih memahami bisnis dan kegiatan organisasi. 29
Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi, ISSN:2087-0868, Volume 7 Nomor 2 September 2016 2. Memilih dan mempersiapkan tempat dan lokasi sistem Persiapan lokasi adalah proses yang lama dan harus dimulai dengan baik sebelum tanggal pemasangan sistem. 3. Menguji sistem. Pengujian sistem mempunyai 3 bentuk umum, yaitu: a) Peninjauan langsung adalah tinjauan pertahap atas logika prosedur atau program. Tim pengembang dan para pemakai sistem melakukan peninjauan langsung di awal desain sistem. Fokusnya adalah input, file, output, dan arus data dari organisasi. b) Pemrosesan transaksi uji, menetapkan apakah program beroperasi seperti yang diharapkan. Data yang valid dan salah diproses untuk menetapkan apakah transaksi ditangani dengan benar dan kesalahan dideteksi serta ditangani dengan tepat. c) Uji penerimaan menggunakan beberapa salinan dari transaksi dan catatan file sesungguhnya, bukan menggunakan salinan buatan. c. Melakukan konversi sistem lama ke sistem baru. 5. Tahap Penggunaan dan Perawatan Sistem (System Maintenance) Perawatan bertujuan agar sistem Informasi yang telah diimplementasikan dapat mengikuti perkembangan dan perubahan yang ada sehingga tujuan pengembangan sistem Informasi tetap dapat dicapai. Tahap ini meliputi perbaikan errors, modifikasi sistem, dan penyempurnaan sistem. 2.5
Penelitian Terdahulu
Penelitian sejenis pernah dilakukan oleh Budi Mochamad Noviandi, Dini Destiani, dan Partono pada tahun 2012 dengan judul Perancangan Sistem Informasi Inventori Barang Di Bank Sampah Garut. Hasil dari penelitian ini adalah mempermudah pekerjaan kepala gudang dalam pengaksesan data barang, dan pembuatan laporan barang masuk dan keluar barang, serta laporan penjualan barang di Bank Sampah Garut. Yuhendra, MT , Dr.Eng, dan Rendi Poerwanta pada tahun 2013 juga melakukan penelitian yang berjudul Perancangan Sistem Inventory Spare Parts Mobil pada CV. Auto Parts Toyota Berbasis Aplikasi Java. Penelitian tersebut menghasilkan stok data persediaan barang, pencatatan keluar-masuk barang oleh staf CV. Autopart Toyota dapat dilakukan dengan terstruktur sehingga stok barang tercatat dengan tepat melalui aplikasi ini. Perbedaan penelitian yang akan dilakukan oleh penulis saat ini dengan penelitian sebelumnya yaitu pada penelitian sebelumnya aplikasi yang dihasilkan hanya menghasilkan laporan stok, barang masuk dan barang keluar, sedangkan pada penelitian yang akan dilakukan oleh penulis, aplikasi yang akan dirancang selain menghasilkan laporan barang masuk dan barang keluar serta mutasi stok yang bisa
30
dikelompokkan berdasarkan bulan, barang maupun sektor, juga terdapat grafik stok yang digunakan untuk analisis persediaan barang pada tahun berikutnya. 3.
Metode Perancangan Sistem
Metode perancangan sistem yang akan digunakan dalam penelitian perancangan sistem informasi persediaan gudang untuk analisis kebutuhan barang menggunakan metode Software Development Life Cycle (SDLC) dengan tahapan sebagai berikut : 1. Tahapan Perencanaan Sistem (System Planning) Pada tahap perancangan sistem, peneliti mencoba memahami permasalahan yang muncul dan mendefinisikannya secara rinci, mengidentifikasi data – data yang terdapat pada bagian gudang Dinas Penerangan Jalan dan Pengelolaan Reklame Kota Semarang, mengidentifikasi pelaku bisnis (pihak terkait), kemudian membentuk tujuan pembuatan sistem dan mengidentifikasi kendala-kendalanya. 2. Tahap Analisis Sistem (System Analysis) Pada tahap analisis sistem, penulis akan menganalisis permasalahan lebih mendalam, adapun kegiatan yang akan dilakukan pada tahap ini yaitu : a. Analisis Data dan Informasi Data yang dibutuhkan dalam penelitian ini, antara lain: Data nama barang, data kategori barang, data merk barang, data sektor, data stok awal barang, data petugas gudang, data kepala sie pemeliharaan gudang. Informasi yang dibutuhkan dalam penelitian ini, antara lain: Laporan barang masuk, laporan barang keluar, laporan mutasi barang masuk dan barang keluar, laporan stok barang b. Analisis Sitem Lama Menggambarkan sistem pengelolaan barang masuk dan barang keluar yang berjalan saat ini dengan use case dan activity diagram. tahap yang di kerjakan adalah melakukan analisis pada sistem yang lama atau sistem yang sudah berjalan, hal ini untuk menemukan kelemahan sistem yang lama sehingga timbul usulan sistem yang baru sebagai solusi permasalahan sistem yang lama. 3. Tahapan Perancangan Sistem (System Design) Pada tahap perancangan sistem, penulis akan menentukan proses dan kebutuhan data yang diperlukan pada sistem yang baru. a. Diagram Bussines Use Case Sistem Baru Pada Sistem Informasi Persediaan Gudang dibagi menjadi 2 (dua) bagian kerja, yaitu : Staff Gudang dan Kepala Sie Pemeliharaan
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN GUDANG UNTUK ANALISIS KEBUTUHAN BARANG
Kepala Sie Pemeliharaan
Login
Memonitoring dan mengev aluasi mutasi barang masuk dan barang k eluar
Menambah Mast er Data Kategori
Mengubah Master Dat a Kat egori
Menghapus Mast er Data Kategori
Mengelola master data
Menambah Mast er Data Merk
Mengubah Master Dat a Merk
Staff Gudang
Menghapus Mast er Data Merk
Login
Mengelola mutasi barang masuk dan barang k eluar
Menambah Mast er Data Barang
Mengubah Master Dat a Barang
Mengelola dan membuat laporan
Gambar 2. Bussines Use Case Sistem Baru Pada Gambar 2. Semua bagian kerja terkait mempunyai hak akses yang telah di tentukan pada awal setup Aplikasi Sistem Informasi Persediaan Gudang, dan di haruskan login agar dapat menggunakan Aplikasi Sistem Informasi Persediaan Gudang. b. Diagram Use Case Sistem Baru Pada diagram Use Case Kepala Sie Pemeliharaan, seorang Kepala Sie Pemeliharaan mempunyai fungsi memonitoring dan mengevaluasi kegiatan sesuai dengan kegiatan yang telah ditentukan pada Bagian Gudang Dinas Penerangan Jalan dan Pengelolaan Reklame Kota Semarang seperti Gambar 3.
Memonitoring mutasi barang masuk dan barang k eluar
Kepala Sie Pemeliharaan
Login
Staff Gudang
Menghapus Mast er Data Barang
Login
Menambah Mast er Data Sekt or
Mengubah Master Dat a Sektor
Menghapus Mast er Data Sekt or
Menambah Mast er Data St ok Aw al
Mengubah Master Dat a St ok Awal
Menambah Mast er Data Pet ugas Gudang
Menambah Mast er Data Kepala Sie Pemeliharaan
Gambar 4. Use Case Staff Gudang Sistem Baru Pada diagaram Use Case Staff Gudang - Mengelola mutasi barang masuk dan barang keluar pada sistem baru, seorang Staff Gudang mempunyai fungsi menambah data barang masuk, mengubah data barang masuk, menghapus data barang masuk, menambah data barang keluar, mengubah data barang keluar, menghapus data barang keluar, pada Bagian Gudang Dinas Penerangan Jalan dan Pengelolaan Reklame Kota Semarang seperti Gambar 5.
Mengevaluasi mutasi barang masuk dan barang k eluar
Menambah Data Barang Masuk
Gambar 3Use Case Kepala Sie Pemeliharaan pada sistem baru
Mengubah Data Barang Masuk
Menghapus Data Barang Masuk
Pada diagram Use Case Staff Gudang – Mengelola Master Data, seorang Staff Gudang mempunyai fungsi menambah, mengubah, menghapus master data kategori. Menambah, mengubah, menghapus master data merk. Menambah, mengubah, menghapus master data barang. Menambah, mengubah, menghapus master data sektor. Menambah, mengubah master data stok awal. Menambah master data Petugas Gudang (Staff Gudang). Menambah master data Kepala Sie Pemeliharaan seperti Gambar 4.
Login Staff Gudang
Menambah Data Barang Keluar
Mengubah Data Barang Keluar
Menghapus Data Barang Keluar
Gambar 5. Use Case Staff Gudang – Mengelola mutasi barang masuk dan barang keluar pada sistem baru Pada diagaram Use Case Staff Gudang - Mengelola laporan pada sistem baru, seorang Staff Gudang mempunyai fungsi mencetak laporan kategori barang, mencetak laporan master barang, mencetak laporan mutasi barang masuk, mencetak laporan mutasi barang keluar, mencetak laporan stok barang, mencetak laporan barang tiap sektor, mencetak grafik analisa kebutuhan barang, mencetak laporan perencanaan kebutuhan barang tiap tahun, ditunjukkan Gambar 6.
31
Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi, ISSN:2087-0868, Volume 7 Nomor 2 September 2016 Desain Perancangan Form Input Barang Keluar. Input Barang Keluar berfungsi untuk memasukkan data Barang Keluar, masukan data akan disimpan pada Tabel Barang Keluar Detail. Desain perancangan Form Input Barang Keluar ditunjukkan pada Gambar 9.
Mencetak Laporan Kategori Barang
Mencetak Laporan Master Barang
Mencetak Laporan Mutasi Barang Masuk
Mencetak Laporan Mutasi Barang Keluar
Login
Staff Gudang Mencetak Laporan Stok Barang
Mencetak Laporan Barang Tiap Sektor
Mencetak Grafik Analisa Kebutuhan Barang
Mencetak Laporan Perencanaan Kebutuhan Barang Tiap Tahun
Gambar 6. Use Case Staff Gudang – Mengelola laporan pada sistem baru c. Relasi Antar Tabel Hubungan antar tabel pada Sistem Informasi Persediaan Gudang yang saling berelasi, digunakan untuk mendukung kelancaran pengolahan data, seperti yang ditampilkan pada Gambar 7.
Gambar 8. Desain Perancangan Form Input Barang Keluar Desain Perancangan Output Laporan Barang Masuk. Fungsi Output Laporan Barang Masuk digunakan untuk menampilkan data barang masuk. Output Laporan Barang Masuk dapat ditampilkan dengan memilih periode bulan, status, serta kondisi, kemudian memilih tombol tampilkan. Laporan dapat di export ke format *.xls, *.doc, dan *.pdf jika diperlukan. Desain Output Laporan Barang Masuk menggunakan tabel Barang Masuk Detail. Desain Output Laporan Barang Masuk ditunjukan pada Gambar 10.
Gambar 7. Relasi antar tabel d. Rancangan Antar Muka Rancangan antarmuka aplikasi digunakan untuk memberikan gambaran mengenai Sistem Informasi Persediaan Gudang yang dirancang. Desain Perancangan Form Input Barang Masuk. Input Barang Masuk berfungsi untuk memasukkan data Barang Masuk, masukan data akan disimpan pada Tabel Barang Masuk Detail. Desain perancangan Form Input Barang Masuk ditunjukkan pada Gambar 8.
Gambar 10. Desain Perancangan Output Laporan Barang Masuk 4.
Hasil dan Pembahasan
4.1
Hasil Rancangan dan Implementasi
Form menu utama merupakan tampilan awal program yang menampilkan menu utama dari aplikasi Sistem Informasi Persediaan Gudang Dinas Penerangan Jalan dan Pengelolaan Reklame Kota Semarang, antara lain : Aplikasi, master, transaksi, laporan, setting, dan window, seperti yang ditunjukkan Gambar 11. Gambar 8. Desain Perancangan Form Input Barang Masuk
32
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN GUDANG UNTUK ANALISIS KEBUTUHAN BARANG ubah, hapus, dan cari data barang keluar. Tampilan form transaksi barang keluar ditunjukkan pada Gambar 14.
Gambar 11. Form Menu Utama Form transaksi barang masuk berfungsi untuk melihat dan memasukkan data barang yang diterima pada bagian gudang, dengan kondisi barang tersebut baru maupun bekas. Tabel basis data yang digunakan dalam form transaksi barang masuk adalah tabel barang masuk header. Operasi – operasi pada form transaksi barang masuk meliputi tambah, simpan, ubah, hapus, dan cari data barang masuk. Tampilan form transaksi barang masuk ditunjukkan pada Gambar 12.
Gambah 14. Form Transaksi Barang Keluar Laporan barang berfungsi menampilkan data barang Gudang PJU Dinas Penerangan Jalan dan Pengelolaan Reklame Kota Semarang. Form laporan barang ditunjukkan pada Gambar 15. Laporan dapat di cetak maupun di export ke format *.xls, *.doc, dan *.pdf jika diperlukan.
Gambar 15. Form Laporan Barang Gambar 12. Form Transaksi Barang Masuk User yang akan menambah data barang masuk memilih tombol [AddNew], kemudian tampil form input barang masuk, seperti yang ditunjukkan pada Gambar 13. Hasil penambahan data barang masuk tersimpan pada tabel barang masuk detail. Data pada tabel barang masuk, berfungsi untuk keperluan pengecekan mutasi barang.
Laporan barang masuk berfungsi menampilkan data barang masuk. Form laporan barang masuk ditunjukkan pada Gambar 16. Laporan barang masuk dapat di filter berdasarkan bulan, tahun, status barang (baru atau bekas), dan kondisi barang (baik atau rusak). Laporan dapat di cetak maupun di export ke format *.xls, *.doc, dan *.pdf jika diperlukan.
Gambar 13. Form Input Transaksi Barang Masuk
Gambar 16. Form Laporan Barang Masuk
Form transaksi barang keluar berfungsi untuk melihat dan memasukkan data barang yang keluar pada bagian gudang. Tabel basis data yang digunakan dalam form transaksi barang keluar adalah tabel barang keluar header. Operasi – operasi pada form transaksi barang masuk meliputi tambah, simpan,
Laporan rekap barang keluar berfungsi menampilkan data barang keluar. Form laporan rekap barang keluar ditunjukkan pada Gambar 17. Laporan rekap barang keluar dapat di filter berdasarkan bulan, tahun, status barang (baru atau bekas), dan kondisi barang (baik
33
Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi, ISSN:2087-0868, Volume 7 Nomor 2 September 2016 atau rusak). Laporan dapat di cetak maupun di export ke format *.xls, *.doc, dan *.pdf jika diperlukan.
Gambar 17. Form Laporan Rekap Barang Keluar Laporan grafik kebutuhan perbulan berfungsi menampilkan grafik kebutuhan perbulan tiap barang setiap bulan. Form laporan grafik kebutuhan perbulan ditunjukkan pada Gambar 18. Laporan grafik kebutuhan perbulan dapat di filter berdasarkan bulan dan tahun. Laporan dapat di cetak maupun di export ke format *.xls, *.doc, dan *.pdf jika diperlukan.
dapat di cetak maupun di export ke format *.xls, *.doc, dan *.pdf jika diperlukan.
Gambar 20. Laporan Perencanaan Kebutuhan 4.2
Pengujian Sistem
Pengujian sistem dilakukan secara berurutan yaitu melalui Form login, mengakses setiap menu dan pengujian tombol operasi setiap Form. Pengujian tersebut akan diketahui keluaran (output) yang dihasilkan dari setiap Form. Prosedur pengujian Sistem Informasi Persediaan Gudang untuk analisis kebutuhan barang pada Dinas Penerangan Jalan dan Pengelolaan Reklame Kota Semarang ditunjukkan pada Tabel 1. Tabel 1. Hasil Pengujian ID kasu s uji
Gambar 18. Laporan Grafik Kebutuhan Perbulan Laporan pie cart kebutuhan persektor berfungsi menampilkan pie cart kebutuhan persektor tiap barang setiap bulan. Form laporan pie cart kebutuhan persektor ditunjukkan pada Gambar 19. Laporan pie cart kebutuhan persektor dapat di filter berdasarkan bulan dan tahun. Laporan dapat di cetak maupun di export ke format *.xls, *.doc, dan *.pdf jika diperlukan.
Fungs i Siste m
Fungsi Detail Sistem
ID-1
Login
Login
ID-2
Menge -lola master data
Mena m-bah data Mengu -bah data Mengh apus data Menca ri data
ID-3
Gambar 19. Laporan Pie Cart Kebutuhan Persektor Laporan perencanaan kebutuhan berfungsi menampilkan data perencanaan kebutuhan pada tahun sebelumnya, Form laporan perencanaan kebutuhan ditunjukkan pada Gambar 20. Laporan perencanaan kebutuhan dapat di akses dengan menentukan tahun anggaran sebelumnya. Laporan
34
ID-4
Menge -lola transaksi (Baran g Masuk dan Baran g Keluar )
Mena m-bah data
Membuat
Mena mpilka
Mengu -bah data Mengh apus data Menca ri data
Hasil yang diharapkan
Hasil Pengujian
Kesim pulan
Berhasil login dan masuk ke program utama. Data dapat ditambahka n
Berhasil login dan masuk ke program utama. Data dapat ditambahk an Data dapat diubah Data dapat dihapus Sistem dapat menemuk an data Data dapat ditambahk an Data dapat diubah Data dapat dihapus Sistem dapat menemuk an data Laporan dapat
Berhasi l
Data dapat diubah Data dapat dihapus Sistem dapat menemuka n data Data dapat ditambahka n Data dapat diubah Data dapat dihapus Sistem dapat menemuka n data Laporan dapat
Berhasi l Berhasi l Berhasi l Berhasi l Berhasi l Berhasi l Berhasi l Berhasi l Berhasi l
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN GUDANG UNTUK ANALISIS KEBUTUHAN BARANG ID kasu s uji
Fungs i Siste m laporan
Fungsi Detail Sistem n lapora n barang masuk dan barang keluar Mena mpilka n lapora n Grafik Kebutu han Perbul an dari Form lapora n Grafik Analisa . Mena mpilka n lapora n perenc anaan kebutu h-an
Hasil yang diharapkan
Hasil Pengujian
Kesim pulan
ditampil-kan dan dicetak secara periode yang ditentu-kan
ditampilkan dan dicetak
Form laporan Grafik Kebutuhan Perbulan dapat menampilka n laporan Grafik Kebutuhan Perbulan
Laporan dapat ditampilkan dan dicetak
Berhasi l
Form laporan Perencanaa n Kebutuhan dapat menampilka n laporan Perencanaa n Kebutuhan
Laporan dapat ditampilkan dan dicetak
Berhasi l
Berdasarkan Tabel 1, dapat dijelaskan bahwa pengujian setiap Form master dapat berfungsi dengan baik. Setiap tombol perintah dapat menghasilkan output sesuai dengan yang diharapkan. Selain dilakukan pengujian pada Form master, pengujian Form transaksi dan Form laporan, juga dilakukan dan dapat menghasilkan output sesuai dengan yang diharapkan. 4.3
Pembahasan
Berdasarkan simulasi Sistem Informasi Persediaan Gudang Dinas Penerangan Jalan dan Pengelolaan Reklame Kota Semarang selanjutnya dilakukan pembahasan terhadap sistem berjalan. Pembahasan dilakukan dengan melihat hubungan sistem dengan kebutuhan pengguna terhadap informasi yang didapatkan. Berdasarkan hasil penilaian pada simulasi sistem, pembahasan meliputi : 1. Kemudahan user (Staff Gudang) dalam mengelola barang masuk dan barang keluar. Berdasarkan hasil wawancara dengan Staff Gudang, dalam mengelola mutasi barang masuk dan barang keluar dilakukan dengan menggunakan aplikasi spreadsheet dengan mengambil data manual book yang digunakan untuk pencatatan tidaklah efektif. Kesalahan dapat terjadi pada saat memindahkan data
dari manual book ke aplikasi spreadsheet karena ketidaktelitian Staff Gudang. Sistem Informasi Persediaan Gudang Dinas Penerangan Jalan dan Pengelolaan Reklame Kota Semarang menyediakan menu transaksi yang terintegrasi antara data barang, jumlah, barang yang masuk, tanggal barang masuk, dengan barang masuk, sehingga Staff Gudang dapat mengelola mutasi barang masuk dan barang keluar dengan lebih mudah seperti yang ditunjukkan pada Gambar 13 (Form Input Barang Masuk), Gambar 14 (Form Input Barang Keluar). Sistem Informasi Persediaan Gudang Dinas Penerangan Jalan dan Pengelolaan Reklame Kota Semarang berbeda dengan sistem lama yang berjalan, karena dapat memudahkan user (Staff Gudang) dalam mengelola barang masuk dan barang keluar. Proses perhitungan laporan barang masuk dan barang keluar dilakukan dengan menggunakan aplikasi spreadsheet dengan mengambil data manual book yang digunakan untuk pencatatan. Kesalahan dapat terjadi pada saat memindahkan dan menghitung ulang data dari manual book ke aplikasi spreadsheet karena ketidaktelitian Staff Gudang. Sistem Informasi Persediaan Gudang Dinas Penerangan Jalan dan Pengelolaan Reklame Kota Semarang menyediakan menu laporan yang terintegrasi antara data barang, jumlah, barang yang masuk, tanggal barang masuk, dengan barang masuk, sehingga Staff Gudang dapat menghitung mutasi barang masuk dan barang keluar dengan lebih mudah seperti yang ditunjukkan pada gambar Gambar 16 (Form Laporan Barang Masuk). 2. Staff gudang dapat memperoleh perancangan kebutuhan barang pada tahun anggaran selanjutnya. Staff Gudang dalam menentukan stok barang pada pengadaan pekerjaan pada sistem lama, dilakukan dengan cara menghitung manual menggunakan data yang diambil dari manual . Kesalahan dapat terjadi pada saat menghitung ulang data dari manual book ke aplikasi spreadsheet karena ketidaktelitian Staff Gudang. Sistem Informasi Persediaan Gudang Dinas Penerangan Jalan dan Pengelolaan Reklame Kota Semarang menyediakan menu laporan yang terintegrasi antara data barang, jumlah barang masuk, jumlah barang keluar dan perencanaan kebutuhan, sehingga Staff Gudang dapat menghitung kebutuhan barang pada tahun selanjutnya dengan lebih akurat, seperti yang ditunjukkan pada gambar Gambar 20 (Form Laporan Perencanaan Kebutuhan). Sistem Informasi Persediaan Gudang Dinas Penerangan Jalan dan Pengelolaan Reklame Kota Semarang berbeda dengan sistem lama yang berjalan, karena dapat memudahkan user (Staff Gudang) dalam menentukan kebutuhan barang pada tahun anggaran selanjutnya. 5.
Kesimpulan dan Saran
5.1
Kesimpulan
35
Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi, ISSN:2087-0868, Volume 7 Nomor 2 September 2016 Berdasarkan hasil Sistem Informasi Persediaan Gudang Dinas Penerangan Jalan dan Pengelolaan Reklame Kota Semarang maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Sistem Informasi Persediaan Gudang Dinas Penerangan Jalan dan Pengelolaan Reklame Kota Semarang dapat mempermudah dalam proses pencatatan barang masuk dan barang keluar. Sistem Informasi Persediaan Gudang Dinas Penerangan Jalan dan Pengelolaan Reklame Kota Semarang dapat menghasilkan laporan mutasi barang masuk dan barang keluar yang cepat dan akurat kepada Kepala Sie Pemeliharaan dalam melaksanakan tugas. 2. Sistem Informasi Persediaan Gudang Dinas Penerangan Jalan dan Pengelolaan Reklame Kota Semarang membantu Kepala Sie Pemeliharaan dalam menentukan kebutuhan barang pada tahun anggaran berikutnya. 5.2
Saran
Sistem Informasi Persediaan Gudang Dinas Penerangan Jalan dan Pengelolaan Reklame Kota Semarang ini dapat menghasilkan hasil yang maksimal, ada beberapa saran sebagai berikut : 1. Membuat export file yang dapat tersingkronisasi dengan Sistem Informasi Persediaan Gudang Dinas Penerangan Jalan dan Pengelolaan Reklame Kota Semarang 2. Sistem Informasi ini dapat dikembangkan dalam bentuk client/ server, sehingga laporan – laporan terhadap mutasi barang yang telah dilakukan oleh Bagian Gudang Dinas Penerangan Jalan dan Pengelolaan Reklame Kota Semarang dapat diakses langsung oleh Kepala Sie Pemeliharaan Dinas Penerangan Jalan dan Pengelolaan Reklame Kota Semarang.
36
Daftar Pustaka : Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta : ANDI. Indrajit, Richardus Eko dan Richardus Djokopranoto,2003. Manajemen Persediaan; Jakarta: Gramedia Widiasarana Indonesia. Jogiyanto, H.M. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI. Laudon, Kenneth C dan Jane P. Laudon. 2007. Sistem Informasi Manajemen. Edisi ke-10. Terjemahan Chriswan Sungkono dan Machmudin Eka P. Jakarta: Salemba Empat. McLeod, Raymond dan Schell, George P. 2007. Sistem Informasi Manajemen. Indonesia : PT. Macanan Jaya Cemerlang. O’Brien, James. A. 2005. Pengantar Sistem Informasi Perseptif Bisnis dan Manajerial. Jakarta : Salemba Empat. Rangkuti, Freddy. 2007. Manajemen Persediaan “Aplikasi di Bidang Bisnis”. Jakarta : PT Raja Grafindo Persada Ristono, Agus.2009. Manajemen persediaan edisi 1. Yogyakarta : Graham Ilmu. -
