POA ARCHIVO MUNICIPAL 2018

Archivo Municipal Direccion: Archivo Municipal Dir. General: Secretaria General Misión Concentrar y resguardar la do...

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Archivo Municipal Direccion:

Archivo Municipal

Dir. General:

Secretaria General

Misión Concentrar y resguardar la documentación que genera la Administración Pública.

Visión Ser una Dirección con servicios e infraestructura, que opere con un sistema de información, eficaz y eficiente, implementando tecnologías actualizadas en el ramo archivístico, lo cual garantiza el acopio documental de la memoria histórica del Municipio de Tonalá. Presupuesto Anual Municipal Asignado Porcetanje de Avance

Fecha 31-ene-18 28-feb-18 31-mar-18 30-abr-18 31-may-18 30-jun-18 31-jul-18 31-ago-18 30-sep-18 31-oct-18 30-nov-18 31-dic-18

100.00

Presupuesto Anual Municipal Ejercido

100%

Avance Presupuestal Anual Presupuesto Ejercido $ 100.00 $ 100.00 $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ 100.00 $ 100.00

Avance de Pronóstico Componente Optimizacion de espacios Reubicacion de la biblioteca Recepcion documental 2018 0 Uso del Tiempo

100.00

Mes: 2 Pronóstico 1000 1200 0 0

Avance de Pronóstico Total Fecha Pronóstico Avance 31-ene-18 #¡DIV/0! #¡DIV/0! 28-feb-18 #¡DIV/0! #¡DIV/0! 31-mar-18 #¡DIV/0! #¡DIV/0! 30-abr-18 #¡DIV/0! #¡DIV/0! 31-may-18 #¡DIV/0! #¡DIV/0! 30-jun-18 #¡DIV/0! #¡DIV/0! 31-jul-18 #¡DIV/0! #¡DIV/0! 31-ago-18 #¡DIV/0! #¡DIV/0! 30-sep-18 #¡DIV/0! #¡DIV/0! 31-oct-18 #¡DIV/0! #¡DIV/0! 30-nov-18 #¡DIV/0! #¡DIV/0! 31-dic-18 #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0!

Febrero Avance 1000 1200 0 0

Acumulado Anual Pronóstico Avance 2000 2000 1200 1200 0 0 0 0

Componente Optimizacion de espacios Reubicacion de la biblioteca Recepcion documental 2018 0

Pronóstico 33% 33% 34% 100%

Componente 1: Optimizacion de espacios Nombre Eje Programa

Optimizacion de espacios Ciudad Honesta y Participativa Suficientes espacios en los archivos de concentración

Próposito

Resguardar documentos de la administracion. 2015-2018

Fecha de inicio

01/01/2018

Ultima Actualización

26/04/2018

Nombre de Indicador:

Numero de espacios

Beneficiarios: 1 Ciudadanos 2 Mujeres 3 Niños 4 Adultos Mayores

Fecha de Termino

Cajas AA

1 Estrategico Indicadores: 1 Eficacia

Descripción

Se habilitara el espacio de biblioteca para resguardar documentos

Fines u Objetivos

Crear 2,200 espacios en cajas manuales para la ultima recepción documental

Proyectos

Recepcion documental 2018

Actividades

1 Reubicar 588 cajas con material histórico. 2 Armar 47 anaqueles

Valor Inicial Avance de Pronóstico Fecha Pronóstico 31-ene-18 1 1000 28-feb-18 2 1000 31-mar-18 3 200 30-abr-18 4 31-may-18 5 30-jun-18 6 31-jul-18 7 31-ago-18 8 30-sep-18 9 31-oct-18 # 30-nov-18 # 31-dic-18 # TOTAL # 2200

0

Valor Actual

Avance Real 1000 1000 200

2200

Pron. Acum Avance Acum 1,000 1,000 2,000 2,000 2,200 2,200 2,200 2,200 2,200 2,200 2,200 2,200 2,200 2,200 2,200 2,200 2,200 2,200 2,200 2,200 2,200 2,200 2,200 2,200 2,200 2,200

0

05/03/2018

Tipo de Indicador Próposito: Unidad de Medida:

0 0 0

0

% Anual 45% 91% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

% de Avance 45% 91% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

Componente 2: Reubicacion de la biblioteca Nombre Eje Programa

Reubicacion de la biblioteca Ciudad Honesta y Participativa Suficientes espacios en los archivos de concentración

Próposito

Especializar la biblioteca al ambito historico

Fecha de inicio

01/01/2018

Ultima Actualización

26/04/2018

Nombre de Indicador:

Libros reubicados

Fecha de Termino Tipo de Indicador Próposito: Unidad de Medida:

Cantidad de libros

Beneficiarios: 1 Ciudadanos 2 Mujeres 3 Niños 4 Adultos Mayores

0 0 0 0

31/01/2018 1 Estrategico Indicadores: 1 Eficacia

Descripción

Se reubicara la biblioteca de nuestro primer piso al segundo en donde se encuentra la sala de concentracion y los fondos documentales historicos, y se especializara en historia.

Fines u Objetivos

Crear 2,200 espacios en cajas manuales AA para la proxima recepción documental

Proyectos

Nuestro acervo bibliografico controlado y especializado Optimizar espacios

Actividades

1 Inventario de libros 2 Seleccionar ejemplares que se quedaran como especializados en historia 3 Desarmar anaqueles 4 Trasladar libros a la sala de consulta e investigación 5 Buscar institucion para la donación de libros que ya no son significativos en nuestra area

Valor Inicial Avance de Pronóstico Fecha Pronóstico 31-ene-18 1 0 28-feb-18 2 1200 31-mar-18 3 0 30-abr-18 4 31-may-18 5 30-jun-18 6 31-jul-18 7 31-ago-18 8 30-sep-18 9 31-oct-18 # 30-nov-18 # 31-dic-18 # TOTAL # 1200

0

Valor Actual

Avance Real 0 1200 0

1200

Pron. Acum Avance Acum 1,200 1,200 1,200 1,200 1,200 1,200 1,200 1,200 1,200 1,200 1,200 1,200 1,200 1,200 1,200 1,200 1,200 1,200 1,200 1,200 1,200 1,200 1,200 1,200

0

% Anual 0% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

% de Avance 0% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

Componente 3: Recepcion documental 2018 Nombre Eje Programa

Recepcion documental 2018 Ciudad Honesta y Participativa Perpetuar la historia de la administaracion publica

Próposito

Resguardar la documentacion

Fecha de inicio

03/05/2018

Ultima Actualizacion

26/04/2018

Nombre de Indicador:

Recepcion documental

Beneficiarios: 1 Ciudadanos 2 Mujeres 3 Niños 4 Adultos Mayores

Fecha de Termino

Direcciones

1 Estrategico Indicadores: 1 Eficacia

Descripción

Recibir la documentacion que genero la administracionn publica 2015-2018

Fines u Objetivos

a Traslado de cajas al archivo de concentracion b Resguardar documentos c Controlar su ubicación

Proyectos

a Taller de trabajo con las 179 Direcciones, Jefaturas, y departamentos. b Actualizar los lineamientos de recepción documental,

Actividades

1Calendarización. 2 Establecer equipos de trabajo 3 Cotejar los documentos.

Valor Inicial Avance de Pronóstico Fecha Pronóstico 31-ene-18 1 0 28-feb-18 2 0 31-mar-18 3 700 30-abr-18 4 31-may-18 5 30-jun-18 6 31-jul-18 7 31-ago-18 8 30-sep-18 9 31-oct-18 # 30-nov-18 # 31-dic-18 # TOTAL # 700

0

Valor Actual

Avance Real 0 0 695

695

Pron. Acum Avance Acum 700 695 700 695 700 695 700 695 700 695 700 695 700 695 700 695 700 695 700 695 700 695

0

31/08/2018

Tipo de Indicador Próposito: Unidad de Medida:

0 0 0

0

% Anual 0% 0% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

% de Avance 0% 0% 99% 99% 99% 99% 99% 99% 99% 99% 99% 99% 99%

Componente 4:

0 Beneficiarios: 1 Ciudadanos 2 Mujeres 3 Niños 4 Adultos Mayores

Nombre Eje Programa Próposito Fecha de inicio

0 0 0 0

Fecha de Termino

Ultima Actualización

Tipo de Indicador Próposito:

Nombre de Indicador:

Unidad de Medida:

1 Estrategico Indicadores: 1 Eficacia

Descripción

Fines u Objetivos

Proyectos

Actividades

Valor Inicial Avance de Pronóstico Fecha Pronóstico 31-ene-18 1 28-feb-18 2 31-mar-18 3 30-abr-18 4 31-may-18 5 30-jun-18 6 31-jul-18 7 31-ago-18 8 30-sep-18 9 31-oct-18 # 30-nov-18 # 31-dic-18 # TOTAL # 0

Valor Actual

Avance Real

0

Pron. Acum Avance Acum -

% Anual #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0!

% de Avance #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0!

H. AYUNTAMIENTO DE TONALA JALISCO Archivo Municipal desgloce de beneficiarios 2018 Optimizacion de espacios Beneficiarios: 1 Ciudadanos 2 Mujeres 3 Niños 4 Adultos Mayores

Enero

Febrero

Marzo

Abril

Mayo

Junio

Julio

Agosto

Septiembre

Octubre

Noviembre

Diciembre

TOTAL 0 0 0 0

Reubicacion de la biblioteca Beneficiarios: Enero 1 Ciudadanos 2 Mujeres 3 Niños 4 Adultos Mayores

Recepcion documental 2018 Beneficiarios: Enero 1 Ciudadanos 2 Mujeres 3 Niños 4 Adultos Mayores

Febrero

Marzo

Abril

Mayo

Junio

Julio

Agosto

Septiembre

Octubre

Noviembre

Diciembre

TOTAL 0 0 0 0

Febrero

Marzo

Abril

Mayo

Junio

Julio

Agosto

Septiembre

Octubre

Noviembre

Diciembre

TOTAL 0 0 0 0

0 Beneficiarios: 1 Ciudadanos 2 Mujeres 3 Niños 4 Adultos Mayores

Enero

Febrero

Marzo

Abril

Mayo

Junio

Julio

Agosto

Septiembre

Octubre

Noviembre

Diciembre

TOTAL 0 0 0 0

H. AYUNTAMIENTO DE TONALA JALISCO MATRIZ DE INDICADORES DE RESULTADOS 2018

DIRECCION PROGRAMA PMD PLAN MUNICIPAL

TIPO

Archivo Municipal Suficientes espacios en los archivos de concentración

DESCRIPCION

FIN

Suficientes espacios en los archivos de concentración

PROPOSITO

Disminución de documentos en las áreas de concentración documental y mejoramiento del expurgo en el archivo de concentración

Optimizacion de espacios

Se habilitara el espacio de biblioteca para resguardar documentos

Reubicacion de la biblioteca

Recepcion documental 2018

NOMBRE INDICADOR

METODO DE CALCULO

FRECUENCIA DE MEDICION

TEMPORALIDAD

TIPO DE INDICADOR

Conteo de anaqueles

ANUAL

1Eficacia

Transferencias ANUAL documentales recibidas en comparación del año pasado TDR 2017/ 2018 Número de cajas MENSUAL programadas/Núm ero de cajas resguardadas

Asistencia al Curso

ANUAL

1 Eficacia

Registros Administrativos

ANUAL

1 Eficacia

Se reubicara la biblioteca de nuestro primer Libros piso al segundo en donde se encuentra la sala reubicados de concentracion y los fondos documentales historicos, y se especializara en historia.

Número de libros reubicados

MENSUAL

Registros Administrativos

ANUAL

1 Eficacia

Recibir la documentacion que genero la administracionn publica 2015-2018

Número MENSUAL dependencias programadas/Núm ero de dependencias entregadas

Registros Administrativos

ANUAL

1 Eficacia

Anaqueles Numero de desocupados / anaqueles ANAQUELES desocupados OCUPADOS Numero de direcciones capacitadas para realizar expurgo y depuración en los archivos de Numero de espacios

Recepcion documental

ANUAL

MEDIOS DE VERIFICACION

SUPUESTOS

H. AYUNTAMIENTO DE TONALA JALISCO Archivo Municipal ARBOL DE PROBLEMAS 2018

Imagen deteriorada ante la ciudadanía

Saturación de documentos en el archivo de concentración

EFECTOS

No hay espacios en el Archivo Municipal de Tonala

CAUSAS

Execso de documentos en las areas de concentracion documental

Expurgo nulo para depurar en los archivos de trámite

Depuracion en las salas de concentración

Ingresan al archivo documentos que no tienen valor administrativo,legal o contable

Lineamientos inadecuados en el tema de depuración

Confucion al buscar documentos

Visualmente el archivo se ve desordenado

Confucion al buscar documentos

Desconomiento de la normatividad por parte de os servidores públicos municipales

Nula promocion del Archivo historico y biblioteca

Desconoocimiento de la existencia del archivo

Escasa afluencia de visitantes

H. AYUNTAMIENTO DE TONALA JALISCO Archivo Municipal ARBOL DE OBJETIVOS 2018

Disminución de la saturación de documentos en el archivo de concentración

Mejoramiento de la Imagen ante la ciudadanía

FINES

Suficientes espacios en el Archivo de Cocentración.

MEDIOS Disminución de documentos en las áreas de concentración documental

Depuración en salas de concentración cada 2 años

Ingreso al archivo documentación con valor Legal, Administrativo y Contable

Archivo visualmente ordenado

Busqueda eficiente de documentos

Mejoramiento del expurgo en el archivo de concentración

Lineamientos adecuados en el tema de depuración

Conocimientos de la normatividad por parte del los servidores públicos municipales

Mayor promocion del Archivo historico y biblioteca

Conoocimiento de la existencia del archivo

Mayor afluencia de visitantes