FORMATO No 1 INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO AUDITORIA REGULAR VIGENCIA 2014 SEGÚN MEMORANDO DE ASIGNACION DE AUDITORIA No 038 DEL 26 DE ENERO DE 2015. PERSONERIA MUNICIOPAL DE ARMENIA CARLOS ALBERTO MEJIA MEJIA 800 252 796-7 2014 AUDITORIA REGULAR VIGENCIA 2014
Entidad: Representante Legal: NIT: Perídodos fiscales que cubre: Modalidad de Auditoría: Fecha de Suscripción: Fecha de revision Códi Descripción go hallazgo (No mas de 50 halla palabras ) zgo
1
Efecto del hallazgo
Acción de mejoramiento
Objetivo
. incumplimiento
. incluir en la hoja de requisitos la presentacion de los
. dar
Causa del hallazgo
. Administrati vo con traslado a Procuraduri a. "Contratos de prestacion de servicios 2014"
30,08,2015 05.15.2015
ausencuia de los
examenes medicos preocupacionales en algunos expedientes
. . fecha de la propuesta anterior al CDP "Certificado de Disponibilidad Presupuestal" en la contratacion Directa
Denomi Unidad nación de Fecha Fecha Plazo en Descripción de las de la Medid iniciación terminació semanas Area Responsable Metas Unidad a de la Metas n Metas de las Meta de Meta medida
. al
del articulo 2do de examenes preocupacioneales a los contratistas, igualmente cumplimiento perfeccionamiento la ley 1562 de 2012 incluir en el cuerpo del contrato la exigencia de la entidad a la ley 1562 del contrato los paragrafo 3ro. respecto al cumplimento de este requisito por parte de de 2012 contratistas deben contratista allegar el examen incongruencia Dar preocupacional Aunque esta situación no genera ningun tipo de en el procedimiento Cumplimiento requerido y este contractual inconsistencia en el proceso de contratación directa, se a las Leyes debe evidenciarce efectuara ajuste al manual de contratación de tal manera en materia de en el expediente respectivo que se identifique cronologicamente cada etapa del contratación
..
..
..
proceso.
.. manual de contratacion ajustado
2
Administrati vo con traslado a Procuraduri a. "Contrato Nº 12 de 2014"
"el grupo auditor determino que en la invitacion publica Nro 12 de 2014 en su numeral 18 "GARANTIAS, hizo exigible poliza de seriedad de la oferta por un porcentaje del 10% del valor del contrato, situacion que no fue evidenciadad ni exigida por la entidad"
Incumplimiento de las exigencias en los pliegos de condiciones
En este tipo de contratacion no se necesita pedir garantias, Dar sin embargo la Entidad Efectuara revisión de los formatos y Cumplimiento minutas, a fin de evitar que presenten errores de a las Leyes transcripción, omisiones o exigencias de requisitos en materia de adicionales no obligatorios en el tipo de contratación que se contratación este desarrollando.
manual de contratacion ajustado
50%
100%
1-Jan-15
30-Jan-15
4.14
Personería Auxiliar ( exigencia examen medico preocupacional) Despacho Personero (inclusion en la minuta del contrato de la exigencia de estos examenes)
50%
100%
1-Sep-15
30-Oct-15
8.43
Despacho Personero y Control Interno
8.43
Despacho Personero, Dirección financiera y Control Interno
100%
100%
1-Sep-15
30-Oct-15
. no se evidencio la . incumplimiento a . La Entidad en observancia al art 60 de la Ley 80 del 93, elaboracion del acta de liquidacion.
.. "Los documentos
3
contentivos de la etapa Administrati de ejecucion vo con contractual deben traslado a reposar en el Procuraduri expediente contractual" a. "Contrato el grupo auditor no de encontro oficio de compravent designacion de a supervision incluyendo ALMACENE los deberes que debe S DON complir en MARIO" cumplumiento de esta asignacion
...
las normas aplicables en materia de contratacion
.. revision del
procedimiento Aunque en las tablas de retencion documental de la contractual en lo que respecta a la Entidad esta estipulado que estas actas reposan como custodia de los soporte de cada pago la Entidad Incluira en la carpeta de diferentes cada contrato copia de las actas de supervision que documentos ue evidencien la ejecución del contrato, la original de estas hacen parte del actas seguira reposando como soporte en cada pago como contrato en sus hasta ahora se ha venido realizando. Lo anterior requiere diferentes etapas realizar ajuste en las TRD en la serie documental de Contratos. incumplimiento incluir la designacion por medio de oficio de supervision a las normas
..
...
aplicables en materia de contratacion
4
Administrati vo con "Este ente de control traslado a se sostiene en el Procuraduri hallazgo administrativo a. con traslado a "Contrato procuraduria toda vez de que no se evidencio ni compravent aporto acta de aliquidacion de los COMPUTAD contratos de ORES Y compraventa" SUMINISTR OS S.A.S""
art 32 de la Ley 1150 de 2007 y el articulo 60 del Decreto 019 de 2012, no efectua liquidación a los Contratos de Ejecución inmediata como son los de Compraventa, sin embargo y dado el hallazgo en firme por parte del Ente de Control se elevara consulta a Colombia Compra Eficiente para dilucidar el tema.
incumplimiento a las normas aplicables en materia de contratacion
...
y sus deberes para cada contrato en la lista de chequeo de cad proceso
. y .. manual Dar Cumplimiento a los lineamientos de contratacion aplicades a cada proceso
33%
ajustado y revisado en los procedemientos correspondientes a este hallazgo, en caso de que se requiera una vez elevada la consulta. 33% Ajuste de las TRD en la serie documental de contratación.
1-Sep-15
30-Oct-15
8.43
100%
1-Sep-15
30-Oct-15
8.43
100%
1-Sep-15
30-Oct-15
8.43
Despacho Personero, Dirección financiera y Control Interno
... seguimiento y control al proceso de contratacion 34%
La Entidad en observancia al art 60 de la Ley 80 del 93, art 32 de la Ley 1150 de 2007 y el articulo 60 del Decreto 019 de 2012, no efectua liquidación a los Contratos de Ejecución inmediata como son los de Compraventa, sin embargo y dado el hallazgo en firme por parte del Ente de Control se elevara consulta a Colombia Compra Eficiente para dilucidar el tema.
100%
Dar Cumplimiento Manual de a los contratación lineamientos ajustado en caso de 100% de que se requiera, una contratacion vez aclarada la aplicados a consulta cada proceso
100%
1-Sep-15
30-Oct-15
8.43
Despacho Personero, Dirección financiera y Control Interno
5
Administrati vo con traslado a Procuraduri a. "Contrato compravent a de implemento s de aseo y cafeteria distribuidor a luz"
. en la verificacion del
sus deberes para cada contrato en la lista de chequeo de
expediente contractual no se encontro oficio de designacion de falta de supervisor que determinacion de la contenga los deberes ejecucion que debe cumplir. contractual
..no reposa acta de supervision, acta de terminacion y acta de liquidacion
administrati vo con En la verificacion del traslado a Procuraduri expediente contractual a. no se desarrollaron los "consorcio estudios previos. inmobiliario disponibilidad eje cafetero. presupuestal CDP Contrato de arrendamie suscripcion del nto Nº 01 contrato de 2014"
.
6
. incluir la designacion por medio de oficio de supervision y
..
...
la incongruencia en la fecha de los contratos y la fecha de los soportes legales evidencia una falta de planeacion para la renovacion de los contratos de arrendamiento
50%
.. La Entidad
Dar Cumplimiento ajuste y en observancia al art 60 de la Ley 80 del 93, art 32 de la Ley a los modificacion del 1150 de 2007 y el articulo 60 del Decreto 019 de 2012, no lineamientos manual de efectua liquidación a los Contratos de Ejecución inmediata de contratacion y como son los de Compraventa, sin embargo y dado el contratacion supervision en los hallazgo en firme por parte del Ente de Control se elevara aplicados a items pertinentes consulta a Colombia Compra Eficiente para dilucidar el cada proceso tema. cada proceso.
Desde la actual vigencia se implemento documento de acta de justificación de prorroga del Contrato de arrendamiento y cuando sean nuevas contrataciones, se incluira en el Estudio del sector que elabora la Entidad cuando realiza cambio de sede, información adicional como insumo para el estudio previo. En cuanto a las fechas de firma de la minuta con respecto a la fecha de CDP Y RP se aclara que estas obedecen a situaciones que no dependen en su totalidad a la Personería de Armenia, puesto que el cdp se expide el 1 dia habil del año, la firma de la minuta se realiza una vez se cumplan varias situaciones como posibles variaciones del canon mensual, ambos representantes esten en la ciudad o en el ejercicio de sus funciones entre otras, por lo que generalmente estas se firman dentro de los 10 primeros dias habiles del mes de Enero Fecha en que las entidades normalizan la gestión de sus actividades; dado lo anterior, la Entidad podría establer como acción mejoradora efectuar la prorroga en el menor tiempo posible.
Evidencia del ajuste y estudio del modificacion del sector y manual de soporte de la contratacion y justificación supervision en los del Contrato. items pertinentes
100%
1-Sep-15
30-Oct-15
8.43
Despacho Personero, direccion financiera y oficina asesora de control interno
8.43
Despacho Personero, Dirección financiera y Control Interno
50%
100%
100%
1-Sep-15
30-Oct-15
administrati vo con traslado a En la verificacion del Al no contar con procuraduri estudios previos no a. " expediente contractual se fundamenta la Contrato de no se desarrollaron los planeación. arrendamie estudios previos nto Nº 002 de 2014"
.
7
se incluira en el Estudio del sector que elabora la Entidad cuando realiza cambio de sede, información adicional como Contar con insumo para los documentos que sustentan y conforman los requisitos los estudios previos de Ley que requiere cada proceso de contratación.
Modificación del Manual de Contratación.
100%
Para cualquier duda o aclaración puede dirigirse al siguiente correo:
[email protected]
Convenciones: Columnas de calculo automático Informacion suministrada en el informe de la CGR Celda con formato fecha: Día Mes Año
100%
1-Sep-15
15-Oct-15
6.29
Despacho Personero, Dirección financiera y Control Interno
