PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015 PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA Ejecución
Estrategia, mecanismo, medida, etc
Actividades
Fecha inicio y fecha final
Verificación y Seguimiento: OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO Responsable
Indicador o evidencia de cumplimiento
Fecha: abril 30 de 2015 Anotaciones y observaciones
Fecha: agosto 30 de 2015 Anotaciones y observaciones
Fecha: diciembre 30 de 2015 Anotaciones y observaciones
PRIMER COMPONENTE:ESTRATEGIA PARA LA ADMINISTRACION DEL RIESGO
ESTRATEGIA PARA LA ADMINISTRACION DEL RIESGO :tiene como objetivo tener un panorama del mapa de riesgos instucional, por procesos y de corrupción para una revisión sistemática, para determinar si los controles existentes son efectivos y disminuyen la probabilidad de ocurrencia e impacto; como también, actualizar el mapa de riesgos institucional y de corrupción para garantizar el cumplimiento de la política de riesgos de la entidad garantizando el logro de los objetivos institucionales.
Revisar y actualizar el mapa de riesgos de los procesos Actualizados con la nueva normatividad. Análisis de Factores Internos (debilidades) y Externos (amenazas). Identificación de riesgos. Análisis de riesgos. Valoración (procesos y corrupción).Aprobación e implementación de Políticas (riesgos de corrupción). Mapa de riesgos Institucional (procesos y de corrupción). Actualización del mapa de riesgos institucional
31/05/201531,12,2015
Dueños de los procesosC.C.C.I . Comité coordinador de control interno
Registro de Actividades desarrolladas actas de Comité coordinador de control interno.
31/05/201531,12,2015
Oficina de Control Interno
Metodología ajustada divulgada
Socialización y sensibilización sobre la política de riesgos
31/05/201531,12,2015
Realizar seguimiento a los riesgos de acuerdo a la periodicidad establecida
31/05/201531,12,2015
Oficina de Control Interno
1
Metodología ajustada divulgada
Avance de la actividad del 80%
Avance de la y actividad del 80% Plazo hasta el 31.05.2015 Plazo hasta el y 31.05,.2015
Avance del 80%
Avance del 100%
Avance del 80%
Avance 100%
actividad a realizarse en octubre de 2015 Seguimiento efectuado el31.05.2015.
Avance 100%
Cumplimiento del 100%
Cumplimiento del 50%
Estrategia, mecanismo, medida, etc Actividades
Estrategia Anti trámites: como uno de los componentes del Plan Anticorrupción y de Atención al ciudadano busca facilitar el acceso a los servicios que brinda la Entidad y dar cumplimiento al Decreto Legislativo 019 de Enero 10 de 2012, "Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública" Trámite: Conjunto o serie de pasos o acciones reguladas por el Estado, que deben efectuar los usuarios para adquirir un derecho o cumplir con una obligación prevista o autorizada por la ley. El trámite se inicia cuando ese particular activa el aparato público a través de una petición o solicitud expresa y termina (como trámite) cuando la administración pública se pronuncia sobre este, aceptando o
SEGUNDO COMPONENTE: ESTRATEGIA ANTITRAMITES Verificación y Seguimiento: OFICINA ASESORA DE EJECUCION CONTROL INTERNO Fecha Responsable Indicador o Fecha: abril 30 de Fecha: agosto Fecha: diciembre inicio y evidencia 2015 30 de 2015 30 de 2015 fecha final de Anotaciones y Anotaciones y Anotaciones y cumplimie observaciones observaciones observaciones nto
1. Actualización de inventario de trámites de la entidad. 2. Identificación de trámites, regulados de la Entidad.
15/05/201531,12,2015
comité gobierno en línea
Inventario realizado
comité gobierno en línea
Identificació n de tramites Verificación de tramites
3. Verificación de trámites y validación de trámites a documentar
comité gobierno en línea
4. Priorización y selección de trámites a racionalizar
comité gobierno en línea
5. Elaboración estrategia racionalización de trámites
comité gobierno en línea
6, Optimización: Conjunto de actividades o iniciativas que permiten mejorar la satisfacción del usuario, entre otros, a través de:-
15/05/201531,12,2015
comité gobierno en
2
Priorización y selección realizada Estrategia elaborada a. Modernizaci ón de las
Actividad cumplida en un 100%
Actividad Cumplimiento del cumplida en un 100% 100% Actividad cumplida en Actividad Actividad cumplida un 100% cumplida en un en un 100% 100% Actividad cumplida en Actividad Actividad cumplida un 100% cumplida en un en un 100% 100% Actividad que debe aplazarse hasta el 2016 cuando el DAFP genere el documento que deben manejar las Personerías a nivel país.
Mantenimiento de la ventanilla virtual actividad realizada al
Mantenimiento de la ventanilla virtual actividad realizada
actividad realizada al 100%.
denegando la solicitud.
Modernización en las Comunicaciones. Aumento de puntos de atención
7. Publicación de la Estrategia en la página Web
de cuentas: del Plan atención al Ejercicio se la relación
comunicacio nes. B. aumento de puntos de atención
100%. Aumento de puntos de atención: se ha sostenido la atención en Cendas , actividad realizada al 100%
Oficina Asesora de Control interno
acta de visibilización
Actividad que debe aplazarse hasta el 2016 cuan do el DAFP genere el documento que deben manejar las Personerías a nivel país.
al 100%. Aumento de puntos de atención: se ha sostenido la atención en Cendas , actividad realizada al 100% Actividad que debe aplazarse hasta el 2016 cuan do el DAFP genere el documento que deben manejar las Personerías a nivel país.
TERCER COMPONENTE: ESTRTEGIA DE RENDICION DE CUENTAS Verificación y Seguimiento: OFICINA ASESORA DE EJECUCION CONTROL INTERNO
Estrategia, mecanismo, medida, etc
Estrategia de rendición en cumplimiento anticorrupción y de ciudadano, con este pretende afianzar ciudadano- estado.
31/08/2015
línea
Actividades
Fecha inicio y fecha final
Responsable
Indicador o evidencia de cumplimie nto
1-establecimiento de una Audiencia pública a grupos de interés, y a la ciudadanía en general
2º semestre del año
Personería Auxiliar y Comunicacion es
documento evaluativo
3
Fecha: abril 30 de 2015 Anotaciones y observaciones
Fecha: agosto
La audiencia se realiza en el segundo semestre del año.
La metodología de la rendición de cuentas se encuentra incluida en el plan de
Fecha: diciembre 30 de 2015 Anotaciones y observaciones
Cumplimiento del 100%
2-Informe de Gestión al Concejo Municipal: desarrollando los 4 ejes que contienen su gestión: Hechos misionales, Hechos administrativos, información financiera e información de Control Interno. 3-Publicacion de la Audiencia pública y el informe de Gestión en la página WEB de la Entidad y a través de redes sociales. Las acciones de información se dirigen a toda la población objetivo y grupos de interés
primer semestre
primer y segundo semestre del año.
4-Utilizacion de las TICS para la difusión de la información : se incluirá la difusión de la Audiencia pública y del informe de gestión en el plan de comunicaciones de la Entidad y su difusión se hará utilizando las tics disponibles como son la página web, correo electrónico y redes sociales, en una jornada previa a la Rendición de cuentas.
5- En el primer semestre del año, con apoyo de las Oficinas de Comunicaciones y sistemas se efectuara la revisión de los datos (ley 1712 de 2014 y Gobierno en Línea),
personería auxiliar
Personero Municipal
informe rendido al Concejo
Se espera la citación del Concejo, antes de terminar el primer semestre, el informe a rendir se encuentra listo en el 100% El informe de gestión se encuentra publicado en la página web: avance del 100%
Control Interno y Comunicacion es
PUBLICACION PAGINA WEB
Personería Auxiliar y Comunicacion es
Documento planeación rendición de cuentas 2015
Se realizó ajuste al plan de comunicaciones y estrategia de rendición de cuentas; quedo evidenciado en el acta Nº 03 del Grupo Meci del 25 de Marzo d l 2015. Avance del 100%
Matriz de aplicación Ley 1712
Matriz de revisión de datos de la Ley 1712.
a. Registrado la aplicación y revisión del cumplimiento de la ley 1712 en el acta
4
comunicaciones , la que se realizara una vez al año en el mes de diciembre de 2015. Actividad cumplida Actividad en un 100%. cumplida en un Informe rendido al 100%. Concejo el 09.06.2015 El informe de gestión se encuentra publicado en la página web: avance del 100% Se realizó ajuste al plan de comunicaciones y estrategia de rendición de cuentas; quedo evidenciado en el acta Nº 03 del Grupo Meci del 25 de Marzo d l 2015. Avance del 100% a.cumplimiento del 100% b.encuesta realizada y
avance del 100%
Avance del 100%
cumplimiento del 100%
preguntando a la ciudadanía en general a través de la utilización de las Tics que datos se requieren priorizar a través de un formulario o encuesta.
Nº 03 de reunión del Grupo Meci del 25 de Marzo del 2015. B. la encuesta se realizara en el segundo trimestre de 2015. Avance del 50%
tabulada actividad ejecutada en en 75% , quedando pendiente el tema de priorización de datos para el último trimestre de 2015.
CUARTO COMPONENTE: ESTRATEGIA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL PARA EL SERVICIO AL CIUDADANO Estrategia, mecanismo, Verificación y Seguimiento: OFICINA ASESORA DE EJECUCION medida, etc CONTROL INTERNO Actividades Fecha Responsable Indicador o Fecha: abril 30 de Fecha: agosto Fecha: inicio y evidencia de 2015 diciembre 30 fecha final cumplimiento Anotaciones y de 2015 observaciones Anotaciones y observaciones
Mecanismo para mejorar la atención al ciudadano: Este componente busca mejorar la calidad y accesibilidad de los trámites y servicios de la administración y satisfacer las necesidades de la ciudadanía, enmarcado en la Política Nacional de Servicio al Ciudadano y liderado por el Programa Nacional de Servicio al Ciudadano.
1- La Personería Municipal en su Plan de acción tiene previsto, mediante la capacitación IMPULSAR LA PARTICIPACION CIUDADANA Y EL DERECHO DE ASOCIACION
2. Revisión y ajuste del sitio web para la disposición de información actualizada al ciudadano. (Ley 1712 de 2014 y Gobierno en Línea)
febAbr/2015
15/02/201530,04,2015
PERSONERO MUNICIPAL
Comité de Gobierno en Línea
5
Registro de Actividades desarrolladas-
documento enviado al C.C.C.I PARA SU AVAL Y PUESTA EN MARCHA
Actividad cumplida en un 100% . Se realizó una primera capacitación en control social y el papel de las veedurías realizada en enero 30 dirigida a los veedores y representantes del gobierno municipal. La página web se encuentra actualizada según la ley 1712 y gobierno en línea.
Cumplimiento del 100% de la actividad.
100% de la actividad.
Complementando 100% la revisión y decumplimiento actualización, en julio 3 se crea el
Revisión acta Nº 03 Meci 25 de marzo. Avance del 100%
3. Implementar y/o mejorar el procedimiento de atención y los puntos de información al ciudadano.(disponer de facilidades para la atención a personas en situación de discapacidad, niños, niñas, mujeres gestantes y adultos mayores) 4. Desarrollo Institucional para el Servicio al Ciudadano: EL PORTAFOLIO DE SERVICIOS se socializa en cada actividad de la Institución ,adicionalmente se publican en la página Web de la Entidad
15/02/201530,04,2015
Personería Auxiliar y Comunicacion es
PROCEDIMIENTO ESCRITO E INCORPORADO AL MANUAL RESPECTIVO
15/02/201530,04,2015
Comunicacion es
PUBLICACION Y CRONOGRAMA DE ENTREGA
6
Ya se cuenta con la carta al ciudadano en la página web; y el manual de atención al ciudadano se tendrá para el 30 de junio de 2015. Avance del 50% Se socializa el portafolio de servicio durante los eventos realizados con la comunidad tales como capacitaciones en: 1.control social y el papel de las veedurías, 2. inicio diplomado estudiantil, 3. capacitaciones en la UAO; 4. Elección de la mesa permanente de victimas los cuales se evidencian mediante listados de asistencia; además de boletines
link “transparencia y acceso a la información pública” que se encuentra en la página Web al lado derecho el Link “Servicios” Cumplimiento del Cumplimiento 100% EL Manual del 100% está escrito se adoptó por Resolución.
Actividad ejecutada Actividad al 100% ejecutada al 100%
de prensa los cuales se encuentran en la página web de la entidad. Actividad realizada al 100%
5. Fortalecimiento de los canales de atención. mantenimiento del aplicativo de ventanilla única, con el fin de acceder a información confiable
15/02/201530,04,2015
Personero Municipal
VENTANILLA UNICA INSTALADA Y FUNCIONANDO
6. dar a conocer al ciudadano-cliente los horarios y canales de atención disponibles.
15/02/201530,04,2015
Personería Auxiliar y Comunicacion es
INFORMACION VISIBILIZADA:CARTEL ERAS UAO CASA DE JUSTICIA Y SEDE CENTRAL- PAGINA WEB
En los puntos de atención se cuenta con el respectivo horario de atención igual que en la página web de la entidad. Actividad ejecutada en un 100%
7. Afianzar la cultura de atención al ciudadano (sensibilizar y capacitar a los servidores públicos).
1 capacitación semestral
Personería Auxiliar: incluir en plan de capacitación
1 CAPACITACION SEMESTRAL
8. Medir la satisfacción del ciudadano y publicar sus resultados
2 encuestas semestrales
Personería Auxiliar y Comunicacion
2 ENCUESTAS SEMESTRALES
La Personería auxiliar tiene incluida esta capacitación para realizarse en el segundo trimestre de 2015. La información se encuentra en un 50%
7
Complementando el desarrollo del aplicativo se incluyó el manejo de correspondencia interna. Aplicativo funcionando al 100% En los puntos de atención se cuenta con el respectivo horario de atención igual que en la página web de la entidad. Actividad ejecutada en un 100%. Se volverá a revisar en el 2º semestre. Aun no se ha realizado. Tiene prevista una próxima fecha en el mes de septiembre de 2015. Se cumplió en el primer semestre al
Aplicativo funcionando al 100%
. Actividad ejecutada en un 100%.
Actividad ejecutada al 100% con el SENA
100% DE CUMPLIMIENTO
9- Realizar informes sobre Quejas, Reclamos y sugerencias: se cuenta con el procedimiento establecido, adicionalmente se cuenta con los buzones de sugerencias internos y externos a los cuales se realiza apertura mensual
marzo 30junio30-sept 30dic.30/2015
es.
CON RESULTADOS Y RECOMENDACIONES
Personería Auxiliar y Comunicaciones
INFORME TRIMESTRAL PUBLICADO EN LA WEB
Cargo: PERSONERA AUXILIAR Nombre: LUZ ELENA OSORNO ARIAS Consolidación del documento
Firma: Cargo: Jefe Oficina Asesora de Control Interno Nombre: JULIETA LOPEZ PERILLA Firma:
Seguimiento de la visibilización de la Estrategia
Cargo: Jefe Oficina Asesora de Control Interno
8
en el primer trimestre y el restante se cumplirá al segundo trimestre. El informe del primer trimestre ya se consolido y se encuentra en la página web de la entidad. Cumplimiento del 100% .
50%.
El segundo informe se encuentra publicado en la página web. Cumplimiento del 100% .
Cumplimiento del 100%