MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

PRESENTACION

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 1 de 333

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 2 de 333

TABLA DE CONTENIDO MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS……………….…..3 CARACTERISTICAS………………………………………………….….4 APLICACIONES…………………………………………………...….…..5 RIESGOS……………………………………………………………….….5 MODELO DEL MANUAL………………………………………….….…..6 PROCESOS GERENCIALES……………………………………………9 PERSONERO…………………………………………………………….10 CONTROL INTERNO………………………………………………..…..22 PROCESOS MISIONALES………………………………………….….38 DERECHOS FUNDAMENTALES………….……………………….….39 DIVISION PENAL…………………………………………………….….76 VICTIMAS…………………………………………………………...….116 CENTRO DE CONCILIACIONES………………………………….…126 VIGILANCIA ADMINISTRATIVA Y JUDICIAL………………………131 PROCESO DE APOYO…………………………………………….…149 TALENTO HUMANO……………………………………………….….150 SISTEMAS…………………………………………………………...….197 SECRETARIA……………………………………………….………….215 ARCHIVO……………………………………………………………….228 VENTANILLA UNICA………………………………………………….250 COMUNICACIONES………………………………………….……….257 DIRECCION FINANCIERA……………………………………..…….275

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 3 de 333

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Los manuales de procedimientos son un compendio de acciones documentadas que contienen en esencia la descripción de las actividades que se realizan producto de las funciones de una unidad administrativa; dichas funciones se traducen en lo que denominamos procesos y que entregan como resultado un producto o servicio específico. El manual de procesos y procedimientos es más importante de lo que aparenta ser, ya que no es simplemente una recopilación de procesos, sino también incluye una serie de estamentos, políticas, normas y condiciones que permiten el correcto funcionamiento de la empresa. Los manuales de procedimientos, son comparables con la constitución Política de nuestro país, que al igual que en esta, el manual de procedimientos reúne las normas básicas y no tan básicas de funcionamiento de la empresa, es decir el reglamento, las condiciones, normas, sanciones, políticas y todo aquello en lo que se basa la gestión de la organización. Para hablar de manera concreta, podríamos decir que una empresa en donde no se aplique correctamente o para nada el uso de los manuales de procesos y procedimientos, se presentaran seguramente uno o varios síntomas mencionados adelante como los más comunes. 1. Confusión en las responsabilidades: Al no existir una definición y delimitación clara de las responsabilidades de cada departamento, nos enfrentaremos a serios problemas de abuso de autoridad, irresponsabilidad e inclusive hostilidad entre departamentos y trabajadores, ya que si no hay nada definido, todo el mundo buscara el máximo de provecho con el mínimo esfuerzo (simulacro de trabajo por ejemplo) y al momento de reclamos por incompetencia, todo el mundo le echara la culpa al vecino. 2. No habrá normas establecidas: Lo cual representa una grave desventaja en el uso de la autoridad frente a la incompetencia o irresponsabilidad de los trabajadores. Por ejemplo, el trabajador que llegue tarde, y si el reglamento no especifica la hora de la llegada y sanción por retrasos, el seguramente alegar falta de reglas, y dirá que el no sabía. 3. No hay un control eficaz de las actividades: El manual de procedimientos permite controlar de manera ágil todos los procesos y procedimientos que se llevan a cabo en la empresa, lo cual facilita la

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 4 de 333

toma de correctivos en el momento de presentarse una falla, porque enumera uno a uno los pasos que se realizan lo cual simplifica al máximo el proceso de búsqueda del factor deficiente ( el que causa la falla)y corregirlo. Cuando este no es aplicado, los procesos son vistos como un solo paso, y si algo “sale mal” seguramente deberá optarse por cambiar todo el proceso. 4. No hay un procedimiento establecido: Podríamos referirnos a la administración científica de Taylor que en resumidas cuentas dice que el analizar el proceso de producción y aplicar la administración científica, se puede obtener el máximo de bienestar. Al no existir un procedimiento pre-establecido, (es decir al concepto de cada trabajador) habrá un gran desperdicio de recursos (unos trabajadores usaran demasiados y otros muy pocos) y una gran deficiencia en cuanto a efectividad (los distintos métodos utilizados por cada trabajador pueden no ser los más efectivos).

CARACTERISTICAS DEL MANUAL:

Estos manuales deben estar escritos en lenguaje sencillo, preciso y lógico que permita garantizar su aplicabilidad en las tareas y funciones del trabajador. Deben estar elaborados mediante una metodología conocida que permita flexibilidad para su modificación y/o actualización mediante hojas intercambiables, de acuerdo con las políticas que emita la organización. Los manuales de funciones, procesos y procedimientos deben contar con una metodología para su fácil actualización y aplicación. El esquema de hojas intercambiables permite acondicionar las modificaciones sin alterar la totalidad del documento. Cuando el proceso de actualización se hace en forma automatizada, se debe dejar registrada la fecha, tipo de novedad, contenido y descripción del cambio, versión, el funcionario que lo aprobó y el del que lo administra, entre otros aspectos. Los manuales deben ser dados a conocer a todos los funcionarios relacionados con el proceso, para su apropiación, uso y operación. Las dependencias de la organización deben contar con mecanismos que garanticen su adecuada difusión. Los manuales deben cumplir con la función para la cual fueron creados; y se debe evaluar su aplicación, permitiendo así posibles cambios o ajustes. Cuando se evalué su

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 5 de 333

aplicabilidad se debe establecer el grado de efectividad de los manuales en las dependencias de la organización. APLICACIÓN DE LOS MANUALES:

La existencia del manual de procesos en la configuración de la organización permite facilitar la adaptación de cada factor de la empresa (tanto de planeación como de gestión) a los intereses primarios de la organización. Identificamos las siguientes funciones básicas del manual de procesos:           

El establecimiento de objetivos La definición de políticas, guías, procedimientos y normas La evaluación del sistema de organización Las limitaciones de autoridad y responsabilidad Las normas de protección y utilización de recursos La aplicación de un sistema de méritos y sanciones para la administración de personal La generación de recomendaciones La creación de sistemas de información eficaces El establecimiento de procedimientos y normas L a institución de métodos de control y evaluación de la gestión El establecimiento de programas de inducción y capacitación del personal

LOS PRINCIPIOS: 

  



Enfoque al cliente: Las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos deben captar y comprender las necesidades y expectativas de sus usuarios para satisfacer sus demandas. Liderazgo: La dirección debe orientar la organización al logro de sus objetivos con latos niveles de calidad. Participación del personal: Se requiere el involucramiento y compromiso del personal en todos los niveles de la organización. Enfoque basado en procesos: La organización debe estructurarse mediante procesos, a fin de mejorar el uso de los recursos y generar resultados de valor para los usuarios. Enfoque de sistema para la gestión: Implica entender las relaciones de procesos como un sistema en el que se identifican insumos,

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO



Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 6 de 333

transformación y resultados. Procesos para elaborar el mejor desempeño de la organización. Enfoque basado en hechos para la toma de decisión: Implica el análisis de información documentada para la adecuada toma de decisiones.

La existencia del manual de procesos en la configuración de la organización permite facilitar la adaptación de cada factor de la entidad (tanto de planeación como de gestión). Identificamos las siguientes funciones básicas del manual de procesos:            

El establecimiento de objetivos La definición de políticas, guías, procedimientos y normas. La evaluación del sistema de organización. Las limitaciones de autoridad y responsabilidad. Las normas de protección y utilización de recursos. La aplicación de un sistema de méritos y sanciones para la administración de personal. La generación de recomendaciones. La creación de sistemas de información eficaces. El establecimiento de procedimientos y normas. La institución de métodos de control y evaluación de la gestión. El establecimiento de programas de inducción y capacitación de personal. La elaboración de sistemas de normas y trámites de los procedimientos.

Como podemos ver, los factores en los que influye el manual son de máxima importancia en la entidad, y son fundamentales para la correcta gestión. Teniendo en cuenta lo anterior podemos determinar que cada procedimiento está desarrollado según el siguiente modelo:

MODELO DEL MANUAL

1. PROCESO Se refiere al área en donde se realizan las actividades que recibe uno o más pasos creando un producto de valor para otro usuario, formando una cadena orientada a obtener un resultado final. Especifica las actividades para la provisión de los servicios que muestra la manera como debe ofrecerse el servicio. Algunos criterios de proceso son la precisión, la oportunidad, la comunicación, aplicación de procedimientos. 2. NOMENCLATURA

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 7 de 333

Es “la gestión del proceso” corresponde a la tipificación del procedimiento administrativo que parte del proceso general utilizando un esquema alfanumérico estructurado así: Primer carácter: P (procedimiento) Segundo carácter: Sigla del proceso base. Tercer carácter: Un número consecutivo de tres dígitos que señala el procedimiento específico. Cuarto carácter: el nombre que identifica el procedimiento específico. 3. OBJETIVO Enuncia lo que se proyecta alcanzar con el procedimiento en un periodo de tiempo determinado. 4. DEPENDENCIA Es la unidad administrativa dentro de la estructura organizacional en la cual se centraliza parte de la realización y responsabilidad del procedimiento. 5. RELACIONES Debido a que la mayor parte de los procedimientos tienen un carácter horizontal, los cuales involucran la participación de varias dependencias, en cada uno se presentan unas relaciones de entrada y salida en cuanto a dependencia o persona y una necesidad propia del procedimiento. 6. FORMATOS Concierne a la estandarización de los contenidos mínimos de cada uno de los documentos que se elaboran en desarrollo de cada procedimiento, incluyendo el responsable de su diligenciamiento y la dependencia. 7. INFORMES Se refieren a los diferentes soportes administrativos como medios de registro y transferencia de información que se deben elaborar en desarrollo del procedimiento especificando sus objetivos, finalidades, periodicidad y destino del mismo. 8. RIESGOS Y CONTROLES En este aspecto se consideran los inconvenientes que puedan surgir en desarrollo del procedimiento y las formas de evitarlos o solucionarlos. 9. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Se hace una descripción detallada del desarrollo que sigue el procedimiento para lo cual se emplean los siguientes items.  DEPENDENCIA: Señala del área administrativa al cual esta adscrito el Responsable y dentro del cual se realiza la actividad.  RESPONSABLE: Identifica el cargo de la persona que es el encargado de realizar la actividad.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 8 de 333

 NUMERO DE ORDEN: Corresponde a la ubicación de la actividad dentro del desarrollo del procedimiento.  ACTIVIDAD: Se relaciona con el conjunto de acciones que integran los diferentes pasos que desarrollan los procedimientos.

10. DIAGRAMA DE FLUJO Es la representación grafica del proceso se convierte en un instrumento muy importante para guiar su ejecución en forma ordenada; busca mostrar en forma dinámica y lógica la secuencia del trabajo, permitiendo conocer y comprender el proceso que se describe, a través de los elementos como los pasos, los documentos y las unidades administrativas y cargos que intervienen en él, los símbolos utilizados en la diagramación son los siguientes:

SIMBOLO

¿

1

REPRESENTA TERMINAL. Indica la iniciación ó la terminación del procedimiento pude ser acción o lugar. Además se usa para indicar una unidad administrativa o persona que reciba o proporciona información. OPERACIÓN. Representa la acción necesaria para transformar una información recibida o crear una nueva. Se usa para describir el trabajo de añadir información a cualquier documento o registro existente. DECISIÓN O ALTERNATIVA. Indica un punto dentro del flujo en que son posibles caminos alternativos. DOCUMENTO. Representa cualquier tipo de documento que se utilice en el proceso y aporte información para que este se pueda desarrollar. Cuando el documento tiene copias se ubica el original en primera instancia, luego el número de copias a utilizar. ARCHIVO. Representa el almacenamiento o la acción de archivar documento tanto en forma temporal como definitiva en las unidades administrativas. CONECTOR. Es un símbolo que facilita la continuidad de las rutinas de trabajo, evitando la intersección de líneas. Normalmente se indica la continuidad de un paso con otro a través de números insertos en el símbolo. SENTIDO DE CIRCULACIÓN DEL FLUJO DE TRABAJO. Conecta los símbolos señalando el orden en que se deben ejecutar los distintos pasos, definiendo de esta manera la secuencia del proceso.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 9 de 333

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 10 de 333

PERSONERO 1. PROCESO: PROCESOS GERENCIALES O ESTRATEGICOS incluyen los relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, comunicación, disposición de recursos necesarios y revisiones por la Dirección. PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL: Incluye las acciones correspondientes a formular y evaluar el plan Estratégico y el Plan de Acción 2. PROCEDIMIENTO: P-P 001 Plan estratégico 3. OBJETIVO: Dar cumplimiento a los propósitos de la entidad por medio de lineamientos de políticas institucionales. 4. DEPENDENCIA: No depende 5. RELACIONES: Procedencia: se definen las líneas y los objetivos estratégicos para el cuatrienio de acuerdo a la misionalidad de la Entidad. Salida: documento 6. FORMATOS: No existen formatos para este procedimiento. 7. INFORMES: Se rinde un informe de gestión anual sobre la operacionalizacion del Plan Estratégico contenido en el plan de acción de la vigencia al Concejo Municipal. 8. RIESGOS Y CONTROLES:    

Riesgos: Que no se prevea el presupuesto necesario para ejecutarlo. No se cuente con el personal idóneo para ejecutar las acciones que se proyectan. Controles: Análisis del comportamiento de ingresos de la q entidad para presupuestal en base real el plan estratégico. Revisión y ajuste de la planta de personal necesaria con respecto al presupuesto.

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE 1 2

Personero

ACTIVIDAD Se definen las líneas y los objetivos estratégicos para el cuatrienio, con respecto a la misionalidad de la institución. Se Elabora el documento.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 11 de 333

3

Se Aprueba y se adopta el respectivo plan.

4

se socializa y se publica en la página web

5

Se hace seguimiento del Plan Estratégico.

6

Se evalúa semestralmente

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

FLUJOGRAMA PERSONERO INICIO Definir las líneas y los objetivos estratégicos

Elaborar el Documento

Se Adopta el plan Socializarlo y publicarlo en la página web Seguimiento del Plan Estratégico

Se evalúa el plan

FIN

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 12 de 333

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 13 de 333

PERSONERO 1. PROCESO: PROCESOS GERENCIALES 2. PROCEDIMIENTO: P-P 002 Plan de Acción 3. OBJETIVO: Operacionalizar el plan estratégico en anualidades, teniendo en cuenta las necesidades identificadas de la comunidad. 4. DEPENDENCIA: Derechos fundamentales. Vigilancia Administrativa y judicial, Penal, Personería Auxiliar: Desarrollo del talento humano, División Financiera y Control Interno. 5. RELACIONES: Procedencia: Recolección de las actividades por áreas (plan operativo de cada área) Salida: documento plan de acción anual 6. FORMATOS: No existen formaros para este procedimiento. 7. INFORMES: Informe de gestión anual al Concejo de las actividades desarrolladas por cada dependencia. 8. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos: Las actividades que se proyecten no se puedan llevar a cabo o por que la normatividad cambie o por que las personas involucradas en le proceso no dispongan de los recursos o de la capacidad para ejecutarlos Controles: Revisión semestral al cumplimiento de metas y objetivos





9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE

1 Personero

ACTIVIDAD Definir las actividades que se van a ejecutar respecto a los procesos de cada área para alcanzar las metas propuestas, en concordancia con la identificación de las necesidades de la comunidad.

2

Se definen y consolidan los compromisos de cada área y se escribe el documento institucional donde se recoge el plan operativo por dependencia para la respectiva anualidad.

3

Se define cronograma de trabajo.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 14 de 333

4

Se establecen los indicadores de cumplimiento del plan de acción.

5

Aprueba y adopta el respectivo plan.

6

se socializa y se publica en la página web.

7

Se hace seguimiento.

8

Se evalúa el Plan de acción.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

FLUJOGRAMA PERSONERO INICIO Definir las actividades de los procesos de las áreas

Se definen y consolidan los compromisos Escribir el documento Institucional

Definir cronograma de trabajo Establecer indicadores de cumplimiento del plan de acción

Se Adopta el plan

Socializarlo y publicarlo en la página web Seguimiento del Plan Estratégico Se evalúa el Plan

FIN

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 15 de 333

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 16 de 333

PERSONERO 1. PROCESO: PROCESOS GERENCIALES 2. PROCEDIMIENTO: P-P 003 Informe de Gestión 3. OBJETIVO: cumplir con el mandamiento de ley 136 del 1994 Artículo 178 numeral 9 a los Personeros Municipales. 4. DEPENDENCIA: No depende 5. RELACIONES: Procedencia: recolección de información. Salida: Presentación ante el concejo. 6. FORMATOS: No existen formatos para este procedimiento. 7. INFORMES: No se rinde informe en este procedimiento. 8. RIESGOS Y CONTROLES:   

Riesgos: Que no se pueda recoger la información a tiempo. Que los datos registrados no sean coherentes a la realidad. Que se pierda información por que no se registra adecuadamente.

  

Controles: Cronograma de trabajo Verificando la información solicitada Tener mecanismos de control en la recolección de los estadísticos.

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE

1 Personero

ACTIVIDAD Semestralmente se recolecta la información, estadísticos de atención de cada una de las dependencias, paralelamente el comunicador va registrando en un archivo virtual las intervenciones del personero municipal en los diferentes ámbitos de su competencia.

2

Igualmente se incluye la información financiera, la información de talento humano y la información de control interno de la vigencia de informe.

3

Se escribe el documento y se complementa con una presentación virtual que puede ser un video de

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 17 de 333

las actividades realizadas. 4

Se envía el informe al concejo municipal y se espera citación para sustentarlo.

5

El Personero sustenta el Informe ante el Concejo.

6

Se evalúa

FLUJOGRAMA PERSONERO

OTRAS DEPENDECIAS

INICIO Recolectar información y los estadísticos

Escribir el Documento y presentación Virtual de las Actividades realizadas

Enviar el Informe (Concejo Municipal)

Sustentación del Informe Se Evalúa

FIN

Información Financiera, Talento Humano y Control Interno

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 18 de 333

PERSONERO 1. PROCESO: PROCESOS GERENCIALES O ESTRATEGICOS incluyen los relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, comunicación, disposición de recursos necesarios y revisiones por la Dirección. 2. PROCEDIMIENTO: P-P 004 Planeación 3. OBJETIVO: Dirigir y proyectar todas las acciones de las diferentes dependencias encaminadas a la consecución de la misión de la Personería de Armenia , en especial ejercer las funciones de ordenador del gasto del presupuesto de la entidad, la competencia nominadora, art. 168 ley 136 de 1994. 4. DEPENDENCIA: No Depende 5. RELACIONES: Procedencia: recolección de información. Salida: presentación ante el concejo. 6. FORMATOS: 7. INFORMES: 8. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:  no hacer una evaluación objetiva de las necesidades  no cumplir con los cronogramas de trabajo  que se presente una contingencia que no se había presupuestado Controles:  seguimiento al cumplimiento de los cronogramas de trabajo  hacer una lista de chequeo de necesidades

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE

1 Personero 2

ACTIVIDAD Analiza las necesidades de la Entidad en lo referente a la contratación de personal, compra de muebles y equipos, imagen corporativa, medios de comunicación, adecuación de oficinas. Define prioridades en compañía del equipo de la Alta Dirección

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 19 de 333

3

Distribuye el Presupuesto para atender todas las necesidades de la Entidad.

4

Acuerda el cronograma de trabajo

5

Con esta información construye el PAA

Dirección

Financiera

6

FLUJOGRAMA PERSONERO

DIRECCION FINANCIERA

INICIO Analizar las necesidades de la Entidad

Definir propiedades de la Alta Dirección

Distribuye el Presupuesto

Acordar el Cronograma

Construir el PAA

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 20 de 333

PERSONERO 1. PROCESO: PROCESOS GERENCIALES O ESTRATEGICOS incluyen los relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, comunicación, disposición de recursos necesarios y revisiones por la Dirección. 2. PROCEDIMIENTO: P-P 005 Apoyo Interinstitucional 3. OBJETIVO: Incluye las acciones correspondientes al desarrollo y participación en los comités municipales, el trámite y envío de comisiones y al apoyo a otras instituciones en el desarrollo de sus labores misionales. 4. DEPENDENCIA: No Depende 5. RELACIONES: Procedencia: citaciones, requerimientos, solicitudes de acompañamiento. Salida: asistencia o delegación 6. FORMATOS: No existen formatos para este procedimiento. 7. INFORMES: los de ley 8. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:  Que no se agenden adecuadamente los compromisos  Que se crucen fechas de participación o asistencia a comités indelegables. Controles:  Llevar un cronograma de compromisos  Identificar los compromisos indelegables

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE

1 Personero 2

ACTIVIDAD Analiza las necesidades de la Entidad en lo referente a la contratación de personal, compra de muebles y equipos, imagen corporativa, medios de comunicación, adecuación de oficinas. Define prioridades en compañía del equipo de la Alta Dirección

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 21 de 333

3

Distribuye el Presupuesto para atender todas las necesidades de la Entidad.

4

Acuerda el cronograma de trabajo

5

Con esta información construye el PAA

Dirección

Financiera

FLUJOGRAMA PERSONERO

DIRECCION FINANCIERA

INICIO Analizar las necesidades de la Entidad

Definir propiedades de la Alta Dirección

Distribuye el Presupuesto

Acordar el Cronograma

Construir el PAA

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 22 de 333

CONTROL INTERNO 1. PROCESO: AUDITORIAS 2. PROCEDIMIENTO: P-CI 001 Plan anual de Auditorias 3. OBJETIVO: Elaborar el plan anual de auditorías. 4. DEPENDENCIA: Oficina Asesora de Control Interno 5. RELACIONES: Procedencia: Ley 87 de 1993. Salida: Auditoria interna. 6. FORMATOS: Plan anual de auditorias 7. INFORMES: No existen informes para este procedimiento 8. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos: 

Mal manejo de las dependencias auditar. Controles:



Verificación por parte del jefe de la oficina de control interno el plan de auditorías del año, así como la revisión del Personero Municipal de dicho plan.

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO No. RESPONSABLE

1

2

Jefe de Oficina Asesora de Control Interno

ACTIVIDAD Identificación de Dependencias o Procesos a Auditar Para identificar dependencias o procesos a auditar se analizaran o tendrán en cuenta  Auditorías realizadas durante la vigencia anterior  Solicitudes hechas por los jefes de dependencia  Informes anteriores de órganos de control  Planes de mejoramiento  Aquellas que son recurrentes en cada vigencia  Los aspectos estratégicos de la vigencia actual Elaboración del Plan Anual de Auditoria Se elabora con la siguiente información.  Introducción  Objetivo general

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

3

4

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 23 de 333

 Objetivos específicos  Metodologías y técnicas de auditoria  Programación  Auditado  Dependencias o Proceso Correlacionados  Carácter  Objetivo  Elementos de control interno a auditar  Cronograma de auditorías  Cronograma de Seguimiento y Entrega Aprobación del Plan Anual Revisa y aprueba lo contenido en el plan y en Reunión del Comité de Control Interno se le socializa a los miembros para que estos a su vez lo revisen y aprueben. Comunicación del Plan Anual Una vez aprobado por el Comité de Coordinación de Control Interno se les informa a los jefes de dependencia.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

FLUJOGRAMA CONTROL INTERNO INICIO Identificación de Dependencias o Procesos a Auditar

Elaboración del Plan Anual de Auditoria

Aprobación del Plan Anual

Comunicación del Plan Anual

FIN

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 24 de 333

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 25 de 333

CONTROL INTERNO 1. PROCESO: AUDITORIAS 2. PROCEDIMIENTO: P-CI 002 AUDITORIAS INTERNAS 3. OBJETIVO: Vigilar el buen funcionamiento de la entidad y de sus operaciones. 4. DEPENDENCIA: Oficina Asesora de Control Interno 5. RELACIONES: Procedencia: Ley 87 de 1993. Salida: Auditoria interna. 6.   

FORMATOS: Formato de plan de auditoria Formato de lista de chequeo Formato de informe de auditoria

7. INFORMES: Informe de auditoria 8. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:  

No cumplimiento del plan de auditorias Manejo de intereses individuales

Controles:  

Revisión del plan anual de auditorias Lista de chequeo aprobada por el auditor líder

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO No. RESPONSABLE ACTIVIDAD Elaborar Programa Anual de Auditorías Jefe de Oficina Define el Programa Anual de auditorías Asesora de determinando el número, objetivo, alcance, 1 Control Interno frecuencia y duración de las auditorías. Para ello utiliza el formato Programa Anual de Auditorías Internas. Designar Equipo Auditor: Designa el equipo Jefe de Oficina auditor según el perfil establecido para cada Asesora de auditoría establecida en el Programa Anual de 2 Control Interno Auditorías, especificando Auditor Líder y Auditores Acompañantes y notifica al personal designado aplicando el instructivo.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

3

4

5

6

7

Jefe de Oficina Asesora de Control Interno

Equipo Auditor

Auditor Líder

Equipo Auditor

Auditor Líder

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 26 de 333

Elaborar Plan de auditoría: Con base en los documentos del MECI aplicados a los procesos o requisitos a auditar, el Auditor Líder y los Auditores Acompañantes designados, realizan las siguientes actividades, utilizando el formato Plan de Auditorías Internas, donde establece entre otros: Objetivo, alcance, criterios; así como la agenda detallada con fecha, hora, funcionario a entrevistar y lugar de la auditoría a realizar; lo cual se envía al Líder del Proceso a auditar para su aprobación. Elaborar listas de chequeo: Revisa la documentación y elabora la lista de verificación, utilizando el formato Listado de Verificación de Auditorías Internas, registrando aquí: Requisito ó Documento de Referencia, Aspecto a Verificar en la auditoría y Nombre del Auditado. Realizar reunión de Apertura: Explica la metodología a utilizar para el desarrollo del Plan de la Auditoría, presenta los miembros del equipo auditor, los canales de comunicación, confirma la disponibilidad del personal auditado, y aclara las inquietudes que presenten los auditados. Ejecutar agenda: Analiza las evidencias objetivas que avalan las actividades verificadas y registra los resultados que se vayan obteniendo en el formato Listado de verificación de auditorías internas. Señala con una “X”, según corresponda una de las siguientes casillas de hallazgo: C (Conformidad), NC (No Conformidad) ú O (Observación) y en caso de que aplique anota el ítem de la norma. Cuando las evidencias objetivas no sean suficientes para definir una No Conformidad ú Observación, los auditores deben indagar más o pedir otras evidencias. Durante la realización del trabajo de campo, el equipo auditor debe realizar como mínimo una reunión de enlace, en la que se analicen las evidencias y se consoliden los hallazgos de no conformidad y las observaciones; lo anterior deberá quedar fijado en el formato Plan de Auditorías Internas. Realizar reunión de cierre: Comunica las principales fortalezas y debilidades del proceso o requisitos auditados y procede a dar a conocer los hallazgos encontrados, registrados en el

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

8

9

10

Equipo Auditor

Auditor Líder

Jefe de Oficina Asesora de Control Interno

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 27 de 333

formato Listado de verificación de auditorías internas. Elaborar Informe de Auditoría: Elabora Informe de Auditoría que debe presentar en la fecha fijada en el plan de la auditoría. Los auditores diligencian y redactan en forma clara, sencilla y concisa el informe empleando el formato Informe General de auditorías internas. Entregar informe: El Auditor Líder hace entrega del informe original al Representante de la Dirección para el MECI, y copias simples al Líder del proceso y al Jefe de Control Interno. Informar: al Personero Municipal el resultado de la Auditoria

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 28 de 333

FLUJOGRAMA CONTROL INTERNO

EQUIPO AUDITOR

AUDITOR LIDER

Elaborar listas de chequeo

Realizar reunión de Apertura

Ejecutar agenda

Realizar reunión de cierre

Elaborar Programa Anual de Auditorías

Designar Equipo Auditor

Elaborar Plan de auditoría

Elaborar Informe de Auditoría Informar (Personero Municipal)

Entregar informe

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 29 de 333

CONTROL INTERNO 1. PROCESO: AUDITORIAS 2. PROCEDIMIENTO: P-CI 003 PLAN DE MEJORAMIENTO 3. OBJETIVO: Elaborar el plan de mejoramiento 4. DEPENDENCIA: Oficina Asesora de Control Interno 5. RELACIONES: Procedencia: Auditoria interna. Salida: plan de mejoramiento. 6. FORMATOS: Formato de Plan mejoramiento 7. INFORMES: no existen informes para este procedimiento 8. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos: 

No suscripción del plan de mejoramiento Controles:



Seguimiento al plan de mejoramiento suscrito

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO No.

1

2

RESPONSABLE ACTIVIDAD Identificación de Necesidades Se recogen las recomendaciones y análisis generados en  Auditorías internas por proceso o dependencia  Evaluación del Sistema de Control Interno Jefe de Oficina teniendo en Asesora de cuenta los resultados de la encuesta por proceso Control Interno o dependencia  Instrumentos de evaluación por desempeño. Haciendo énfasis en la respuesta o gestión individual Elaboración y Consolidación del Plan Se debe consignar en los compromisos asumidos por el servidor para mejorar aquellas actitudes o conductas laborales que inciden en su

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

3

4

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 30 de 333

desempeño. Los parámetros de referencia del desempeño esperado están definidos de acuerdo con las funciones o actividades y competencias de cada cargo. En el plan debe quedar claro el compromiso del servidor de recibir la capacitación que brinda la Entidad a través del plan de capacitación establecido por la Oficina de Recursos Humanos. Ejecución del Plan Llevar a cabo los compromisos asumidos, con el fin de mejorar su capacidad individual para el desempeño de su cargo. Seguimiento y Evaluación del Plan Se desarrollan teniendo en cuenta las fechas establecidas por el jefe inmediato, con el fin de determinar el estado de avance en la capacidad individual de desempeño del servidor.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

FLUJOGRAMA CONTROL INTERNO

Identificación de la Necesidad

Elaboración y Consolidación del Plan

Ejecución del Plan

Seguimiento y Evaluación del Plan

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 31 de 333

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 32 de 333

CONTROL INTERNO 1. PROCESO: GESTION DE LA OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO. 2. PROCEDIMIENTO: P-CI 004 Procedimiento de identificación, análisis y valoración de riesgos. 3. OBJETIVO: Evaluar y verificar la implementación y desarrollo de la política de la administración del riesgo a través del adecuado tratamiento de los riesgos para garantizar el cumplimiento de la Misión y Objetivos Institucionales. 4. DEPENDENCIA: Oficina Asesora de Control Interno. 5. RELACIONES: Procedencia: Ley 87 de 1993. Salida: todas las dependencias 6. FORMATOS: Formato único de hoja de vida: Se adoptará el formato establecido por el Gobierno Nacional para el efecto según mandato legal. Este debe ser diligenciado por el nuevo funcionario como requisito para el ingreso (solo original). 7. INFORMES: No existen informes específicos en el procedimiento. 8. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos: Es la posibilidad de que ocurra algo que tendrá un impacto negativo sobre los objetivos. Se mide en términos de consecuencias y probabilidades.



Controles: Elemento de Control, conformado por el conjunto de acciones o mecanismos definidos para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecución de los procesos, requeridos para el logro de los objetivos de la Entidad Pública.



9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO No.

1

RESPONSABLE Equipo Dependencia / Oficina de Control

ACTIVIDAD Realizar Sensibilización A través de diferentes estrategias se busca que los servidores tomen conciencia de la importancia de la administración del riesgo a través del cuestionario.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Interno

Valoración del Riesgo Identificar Riesgos Posibilita conocer los eventos potenciales, estén o no bajo el control Jefe de Dependencia de la Entidad, que ponen en riesgo el logro de / Todas las su Misión, estableciendo los agentes Dependencias generadores, las causas y los efectos de su ocurrencia Analizar los Riesgos Permite establecer la probabilidad de ocurrencia de los eventos positivos y/o negativos y el impacto de sus consecuencias, calificándolos y evaluándolos a fin de determinar la capacidad de la Entidad para su aceptación y manejo.

4

Identificar Controles Existentes Identificar aquellas medidas preventivas y correctivas que se vienen aplicando para evitar, reducir, dispersar y atomizar, transferir y/o asumir el riesgo.

5

6

.

Realizar Capacitación Realizar a los servidores con responsabilidad de mando y otros un refuerzo y actualización de conocimientos, destrezas y aptitudes necesarias requeridas para administrar los riesgos. Preparación para conocimiento y aplicación en la metodología.

2

3

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 33 de 333

Jefe / Oficina de Control Interno

Determinar el Nivel del Riesgo Resultado de confrontar el impacto y la probabilidad con los controles existentes al interior de los diferentes procesos y procedimientos que se realizan, con el fin de determinar si las acciones a tomar deben hacerse a corto, mediano o largo plazo con respecto a la vigencia.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 34 de 333

FLUJOGRAMA CONTROL INTERNO

TODAS LAS DEPENDECIAS

Realizar Sensibilización

Realizar Capacitación

Identificar Riesgos

Analizar los Riesgos

Determinar el Nivel del Riesgo

Identificar Controles Existentes

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 35 de 333

CONTROL INTERNO 1. PROCESO: GESTION DE LA OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO 2. PROCEDIMIENTO: P-CI 005 procedimiento relación con los entes de control. 3. OBJETIVO: Servir como enlace entre los entes externos y la entidad, identificando previamente la información relevante y pertinente que estos requieran, así como los funcionarios responsables para diligenciar estos requerimientos. 4. DEPENDENCIA: Oficina Asesora de Control Interno. 5. RELACIONES: Procedencia: Ley 87 de 1993. Salida: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencias de actividades desempeñadas 6. FORMATOS: Formatos de solicitud de información por parte de los entes de control. 7. INFORMES: No existen informes específicos en el procedimiento. 8. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos: 

Es la posibilidad de que ocurra algo que tendrá un impacto negativo sobre los objetivos. Se mide en términos de consecuencias y probabilidades.

Controles: 9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No.

1

2

RESPONSABLE Jefe de Oficina Asesora de Control Interno

ACTIVIDAD Realizar seguimiento. Se recibe copia de los requerimientos allegados a las diferentes dependencias con el fin de hacer seguimiento a su oportuna contestación. Seguimiento a acciones de mejora. Realizar el seguimiento a los hallazgos realizados por el ente de control en las distintas dependencias

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

3

4

5

6

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 36 de 333

Recepcionar las respuestas y armar informe. Con todas las respuestas recibidas, se diligencia la información según los formatos o metodología que cada ente maneje. Revisar el informe. Con los responsables de los hallazgos, el Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno revisa cada uno de los documentos diligenciados para corregir o mejorar el informe final. Organizar la información para la aprobación del personero municipal y/o personera auxiliar El funcionario designado se encarga de organizar toda la información requerida con sus adjuntos y con el oficio remisorio al ente o División respectivo y se lo envía al Personero Municipal y/o Personera Auxiliar Enviar el Informe. Una vez firmado la información se envía al ente de control.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

FLUJOGRAMA CONTROL INTERNO

Realizar Seguimiento

Solicitud del ente de control

Seguimiento de Acción de mejora

Recepcionar las respuestas y armar informe

Formato de informe

Revisar el informe

Organizar la información Para aprobación

Enviar el informe

Oficio remisorio

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 37 de 333

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 38 de 333

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 39 de 333

DERECHOS FUNDAMENTALES 1. PROCESO: ATENCION AL CIUDADANO 2. PROCEDIMIENTO: P-DF-001 Acción de Tutela (Salud, Pensión, Educación, Adulto Mayor, Tutelas Generales) 3. OBJETIVO: Realizar un documento de acción de tutela que permita proteger los derechos fundamentales vulnerados o en amenaza. 4. DEPENDENCIA: Derechos fundamentales. 5. RELACIONES: Procedencia: ventanilla única por parte del usuario que lo solicite. Salida: elaboración de la demanda de acción de tutela. 6. FORMATOS: Fono Memo. 7. INFORMES: Se rinde un informe mensual a la personería auxiliar, de las actividades desarrolladas las cuales están consignadas en la ventanilla 8. RIESGOS Y CONTROLES:  

 

   

Riesgos: Cuando no hay continuidad en la contratación de los profesionales para prestar la asesoría en la división de los derechos fundamentales. Veedores o líderes comunitarios están cobrando por los servicios prestados en la dependencia de los derechos fundamentales, conociendo de que la atención en la personería es totalmente gratuita para la comunidad. No existe control de vigilancia de las personas que acuden a la división de derechos fundamentales. Usuarios que obligan al funcionario a realizar procesos que no tienen ningún sustento jurídico y son reiterativos en las solicitudes. Controles: Personal encargado de la vigilancia de los usuarios que acuden a la entidad que nos permitan brindar seguridad a los funcionarios de la división. Difundir por los medios de comunicación de la entidad que los servicio que presta la personería Municipal son gratuitos y no se requiere de intermediarios. El personal contratado sea idóneo y tenga pleno conocimiento de todos los servicios prestados en esta agencia del Ministerio Público. Exista una directriz de control frente a los usuarios que son reiterativos y que no tienen el sustento jurídico para tramitarles la respectiva queja, solicitud o reclamo.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 40 de 333

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE

ACTIVIDAD

1

Ventanilla única virtual

Direccionamiento de usuarios a la Dependencia de Derechos Fundamentales.

2

Derechos Fundamentales

Entrega de pruebas ( fotocopias, cedula, derecho de petición, tarjeta de identidad en caso de menor de edad)

3

Revisión de documentos, que cumplan con los requisitos.

4

A partir de esto se elabora la Acción de Tutela de acuerdo a los Artículos 23 (Derecho a la información), 29 (debido proceso), 44 (Violación a los niños), 67,68 de la constitución política de Colombia, código de infancia y adolescencia y la 1620 Ley de convivencia escolar, el Decreto 2591 de 1991, Articulo 86 de la Constitución Política de Colombia.

5

Informar al usuario que la acción de tutela se debe llevar al palacio de justicia, debe esperar diez días hábiles para que el juez pronuncie el fallo.

6

Después del fallo, siempre el juez concede 6 días, para que si la entidad demandada no se ha pronunciado o dado solución; deba acudir nuevamente a la Personería Municipal con copia del fallo de la tutela, para dar realización al incidente de desacato a la tutela.

7

Si no sale a favor debe presentarse en 3 días hábiles después del fallo para impugnar la acción de tutela.

8

Personería Auxiliar

Constancia del proceso que se llevó a cabo.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 41 de 333

FLUJOGRAMA DERECHOS FUNDAMENTALES

USUARIO

PERSONERIA AUXILIAR

INICIO Direccionamiento de todos los usuarios (ventanilla única)

Entrega de pruebas

Revisión de la Documentación (Requisitos)

Elaboración de Acción de Tutela

Llevar al palacio de justicia (10 días hábiles-fallo del Juez)

Si la parte demandada no se pronuncia

Incidente de Desacato

Copia del fallo de la tutela Informe del proceso (mensual)

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 42 de 333

DERECHOS FUNDAMENTALES 1. PROCESO: ATENCION AL CIUDADANO 2. PROCEDIMIENTO: P-DF-002 Derecho de Petición (Servicios Públicos domiciliarios, Sisben, Pensión, Educación, Salud, Derechos generales). 3. OBJETIVO: proteger el derecho a la información. 4. DEPENDENCIA: Derechos Fundamentales. 5. RELACIONES: Procedencia: ventanilla única por parte del usuario que lo solicite. Salida: Elaboración del Derecho de Petición. 6. FORMATOS: Formato virtual de ventanilla única. 7. INFORMES: se rinde un informe mensual a la personería auxiliar, de las actividades desarrolladas las cuales están consignadas en la ventanilla virtual. 8. RIESGOS Y CONTROLES:

 

 

Riesgos: Cuando no hay continuidad en la contratación de los profesionales para prestar la asesoría en la división de los derechos fundamentales. Veedores o líderes comunitarios están cobrando por los servicios prestados en la dependencia de los derechos fundamentales, conociendo de que la atención en la personería es totalmente gratuita para la comunidad. No existe control de vigilancia de las personas que acuden a la división de derechos fundamentales. Usuarios que obligan al funcionario a realizar procesos que no tienen ningún sustento jurídico y son reiterativos en las solicitudes. Controles:





Personal encargado de la vigilancia de los usuarios que acuden a la entidad que nos permitan brindar seguridad a los funcionarios de la división. Difundir por los medios de comunicación de la entidad que los servicio que presta la personería Municipal son gratuitos y no se requiere de intermediarios.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO



Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 43 de 333

El personal contratado sea idóneo y tenga pleno conocimiento de todos los servicios prestados en esta agencia del Ministerio Público. Exista una directriz de control frente a los usuarios que son reiterativos y que no tienen el sustento jurídico para tramitarles la respectiva queja, solicitud o reclamo.



9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE

ACTIVIDAD

1

Ventanilla única virtual

Direccionamiento de usuarios a la Dependencia de Derechos Fundamentales.

2

Derechos fundamentales

Entrega de pruebas (fotocopias, cedula, tarjeta de identidad en caso de menor de edad, documentos, recibos).

3

Revisión de documentos, que cumplan con los requisitos.

4

A partir de esto se elabora el derecho de petición, para ello se aplica el articulo 23 derecho a la información de la constitución política de Colombia.

5

El derecho de petición se realiza con el nombre completo de la entidad donde se va a dirigir, dirección, narración de los hechos, hacer bien la pretensión, notificaciones detalladas, anexos y firma del solicitante.

6

Se le informa al usuario que debe enviarlo a la entidad correspondiente, debe esperar 15 días hábiles la respuesta, en caso de no obtener su respectiva respuesta debe acercase nuevamente a la Personería Municipal para la elaboración de la acción de tutela, para proteger el derecho fundamental a la información.

7

Personería auxiliar

Entrega de la constancia del proceso que se llevó a cabo.

LEYES QUE LOS RIGEN  Servicios públicos domiciliarios: ley 142 del 1094, ley 1480 del 2011 y estatuto de protección al consumidor.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

    

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 44 de 333

Sisben: Artículo 23 de la Constitución Política de Colombia. Pensión: Articulo 11-13-2346-48-49-50 de la Constitución Política de Colombia. Educación: La Ley general de Educación 115 de 1994, el Código de Infancia y Adolescencia Ley 1098 del 2006, Ley 1620 convivencia Escolar y Articulo 44 de la Constitución Política de Colombia. Salud: La Constitución Política de Colombia, Decretos Reglamentarios, la Ley 1616 Salud mental. La Ley 1618 Estatutaria de Policita Publica de personas en condiciones de discapacidad. Derechos generales: Constitución Política de Colombia y el Código Contencioso Administrativo

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 45 de 333

FLUJOGRAMA DERECHOS FUNDAMENTALES

USUARIO

PERSONERIA AUXILIAR

INICIO Direccionamiento de todos los usuarios (ventanilla única)

Entrega de pruebas

Revisión de la Documentación (Requisitos)

Elaboración Derecho de Petición

Enviarlo a la entidad correspondiente (15 días hábiles)

Si no respondenDirigirse nuevamente a la Personería

Elaboración Acción de Tutela Constancia del proceso que se llevó a cabo

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 46 de 333

DERECHOS FUNDAMENTALES 1. PROCESO: ATENCION AL CIUDADANO 2. PROCEDIMIENTO: P-DF-003 Incidentes de Desacato 3. OBJETIVO: Proteger al usuario de que se Garanticen sus derechos Fundamentales al fallo dado por el Juez de Tutela. 4. DEPENDENCIA: Derechos fundamentales. 5. RELACIONES: Procedencia: ventanilla única por parte del usuario que lo solicite. Salida: Elaboración del incidente de Desacato. 6. FORMATOS: Formato virtual de ventanilla única. 7. INFORMES: se rinde un informe mensual a la personería auxiliar, de las actividades desarrolladas las cuales están consignadas en la ventanilla virtual. 8. RIESGOS Y CONTROLES:  

 

Riesgos: Cuando no hay continuidad en la contratación de los profesionales para prestar la asesoría en la división de los derechos fundamentales. Veedores o líderes comunitarios están cobrando por los servicios prestados en la dependencia de los derechos fundamentales, conociendo de que la atención en la personería es totalmente gratuita para la comunidad. No existe control de vigilancia de las personas que acuden a la división de derechos fundamentales. Usuarios que obligan al funcionario a realizar procesos que no tienen ningún sustento jurídico y son reiterativos en las solicitudes. Controles:





Personal encargado de la vigilancia de los usuarios que acuden a la entidad que nos permitan brindar seguridad a los funcionarios de la división. Difundir por los medios de comunicación de la entidad que los servicio que presta la personería Municipal son gratuitos y no se requiere de intermediarios.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

 

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 47 de 333

El personal contratado sea idóneo y tenga pleno conocimiento de todos los servicios prestados en esta agencia del Ministerio Público. Exista una directriz de control frente a los usuarios que son reiterativos y que no tienen el sustento jurídico para tramitarles la respectiva queja, solicitud o reclamo.

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE

ACTIVIDAD

1

Ventanilla Única virtual

Direccionamiento de usuarios a la Dependencia de Derechos Fundamentales.

2

Usuario

Debe traer el fallo de la tutela para determinar el incumplimiento del mismo.

3

Derechos Fundamentales

Revisión de documentos, se procede a elaborar el documento de acuerdo al Decreto 25 91, Articulo 52-53. En el documento a realizar debe contener el nombre del juzgado al que va dirigido, nombre del usuario, cedula, dirección, teléfono; colocar en el oficio textualmente el fallo que dio el juez y firma del usuario y por ultimo definir qué es lo que se está incumpliendo.

4

5

Personería auxiliar

Constancia del proceso que se llevó a cabo.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 48 de 333

FLUJOGRAMA DERECHOS FUNDAMENTALES

USUARIO

PERSONERIA AUXILIAR

INICIO Direccionamiento de todos los usuarios (ventanilla única)

Fallo de la Tutela

Revisión de la Documentación

Elaborar documento de acuerdo al Decreto 25 91, Art 52-53

Constancia del Proceso

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 49 de 333

DERECHOS FUNDAMENTALES 1. PROCESO: ATENCION AL USUARIO 2. PROCEDIMIENTO: P-DF-004 Amparo de Pobreza (mediadores) 3. OBJETIVO: Asignar un abogado para que los represente ante un juzgado, para inicio de demanda. 4. DEPENDENCIA: Derechos fundamentales. 5. RELACIONES: Procedencia: Ventanilla única por parte del usuario que lo solicite. Salida: Elaboración del documento de Amparo de pobreza. 6. FORMATOS: Formato virtual de ventanilla única. 7. INFORMES: se rinde un informe mensual a la personería auxiliar, de las actividades desarrolladas las cuales están consignadas en la ventanilla virtual. 8. RIESGOS Y CONTROLES:  

 

Riesgos: Cuando no hay continuidad en la contratación de los profesionales para prestar la asesoría en la división de los derechos fundamentales. Veedores o líderes comunitarios están cobrando por los servicios prestados en la dependencia de los derechos fundamentales, conociendo de que la atención en la personería es totalmente gratuita para la comunidad. No existe control de vigilancia de las personas que acuden a la división de derechos fundamentales. Usuarios que obligan al funcionario a realizar procesos que no tienen ningún sustento jurídico y son reiterativos en las solicitudes. Controles:







Personal encargado de la vigilancia de los usuarios que acuden a la entidad que nos permitan brindar seguridad a los funcionarios de la división. Difundir por los medios de comunicación de la entidad que los servicio que presta la personería Municipal son gratuitos y no se requiere de intermediarios. El personal contratado sea idóneo y tenga pleno conocimiento de todos los servicios prestados en esta agencia del Ministerio Público.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO



Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 50 de 333

Exista una directriz de control frente a los usuarios que son reiterativos y que no tienen el sustento jurídico para tramitarles la respectiva queja, solicitud o reclamo.

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE

ACTIVIDAD

1

Ventanilla única virtual

Direccionamiento de usuarios a la Dependencia de Derechos Fundamentales.

2

Derechos Fundamentales

Primero debe verificar que la persona sea nivel 1-2 máximo 3 en el Sisben

3

Usuario

Debe traer dos testigos por escrito con dirección, teléfono, numero de la cedula.

Derechos Fundamentales

Se elabora el documento basándose en el artículo 160-161 código procedimiento civil haciendo referencia al juzgado correspondiente (laboral, reparto, familia reparto y civil reparto).

4

Se informa que debe llevarlo al palacio de justicia

5

6

Personería auxiliar

Constancia del proceso que se llevó a cabo.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 51 de 333

FLUJOGRAMA DERECHOS FUNDAMENTALES

USUARIO

PERSONERIA AUXILIAR

INICIO Direccionamiento de todos los usuarios (ventanilla única)

Verificar que el usuario sea nivel 1,2 máximo 3 en el Sisben

Traer dos testigos por escrito con dirección, teléfono, numero de la cedula.

Se elabora el documento basándose en el Art 160161 C.P.C haciendo referencia al juzgado correspondiente

Información al usuario referente al documento

Constancia del Proceso

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 52 de 333

DERECHOS FUNDAMENTALES 1. PROCESO: ATENCION AL USUARIO 2. PROCEDIMIENTO: P-DF-005 Impugnación Acciones de Tutela (falla) 3. OBJETIVO: Proteger los Derechos Fundamentales en caso de que la Tutela sea negada. 4. DEPENDENCIA: Derechos fundamentales. 5. RELACIONES: Procedencia: ventanilla única por parte del usuario que lo solicite. Salida: Elaboración de la Impugnación de Tutela. 6. FORMATOS: Formato virtual de ventanilla única. 7. INFORMES: se rinde un informe mensual a la personería auxiliar, de las actividades desarrolladas las cuales están consignadas en la ventanilla virtual. 8. RIESGOS Y CONTROLES:  

 

Riesgos: Cuando no hay continuidad en la contratación de los profesionales para prestar la asesoría en la división de los derechos fundamentales. Veedores o líderes comunitarios están cobrando por los servicios prestados en la dependencia de los derechos fundamentales, conociendo de que la atención en la personería es totalmente gratuita para la comunidad. No existe control de vigilancia de las personas que acuden a la división de derechos fundamentales. Usuarios que obligan al funcionario a realizar procesos que no tienen ningún sustento jurídico y son reiterativos en las solicitudes. Controles:





Personal encargado de la vigilancia de los usuarios que acuden a la entidad que nos permitan brindar seguridad a los funcionarios de la división. Difundir por los medios de comunicación de la entidad que los servicio que presta la personería Municipal son gratuitos y no se requiere de intermediarios.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO



Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 53 de 333

El personal contratado sea idóneo y tenga pleno conocimiento de todos los servicios prestados en esta agencia del Ministerio Público. Exista una directriz de control frente a los usuarios que son reiterativos y que no tienen el sustento jurídico para tramitarles la respectiva queja, solicitud o reclamo.



9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE

1

2

Ventanilla única virtual Derechos fundamentales

ACTIVIDAD Direccionamiento de usuarios a la Dependencia de Derechos Fundamentales. Revisar copia del fallo de la tutela y que cumplan con todos los documentos.

3

Realizar la impugnación a ese fallo, con su respectiva documentación e información.

4

Hacerle saber al usuario que debe llevar el documento al juzgado donde fallo la tutela.

5

Personería auxiliar

Constancia del proceso que se llevó a cabo.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 54 de 333

FLUJOGRAMA DERECHOS FUNDAMENTALES

USUARIO

PERSONERIA AUXILIAR

INICIO Direccionamiento de todos los usuarios (ventanilla única)

Fallo de la Tutela

Revisar el fallo de la Acción de Tutela

Realización de Impugnación del fallo

Información al usuario referente al Documento

Constancia del Proceso

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 55 de 333

DERECHOS FUNDAMENTALES 1. PROCESO: ATENCION AL USUARIO 2. PROCEDIMIENTO: P-DF-006 seguimiento derecho de petición 3. OBJETIVO: Derecho a la información. 4. DEPENDENCIA: Derechos fundamentales. 5. RELACIONES: Procedencia: Ventanilla única por parte del usuario que lo solicite. Salida: Se remite con oficio de la personería a la entidad correspondiente. 6. FORMATOS: Formato virtual de ventanilla única. 7. INFORMES: se rinde un informe mensual a la personería auxiliar, de las actividades desarrolladas las cuales están consignadas en la ventanilla virtual. 8. RIESGOS Y CONTROLES:  

 

Riesgos: Cuando no hay continuidad en la contratación de los profesionales para prestar la asesoría en la división de los derechos fundamentales. Veedores o líderes comunitarios están cobrando por los servicios prestados en la dependencia de los derechos fundamentales, conociendo de que la atención en la personería es totalmente gratuita para la comunidad. No existe control de vigilancia de las personas que acuden a la división de derechos fundamentales. Usuarios que obligan al funcionario a realizar procesos que no tienen ningún sustento jurídico y son reiterativos en las solicitudes Controles:





Personal encargado de la vigilancia de los usuarios que acuden a la entidad que nos permitan brindar seguridad a los funcionarios de la división. Difundir por los medios de comunicación de la entidad que los servicio que presta la personería Municipal son gratuitos y no se requiere de intermediarios.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO



Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 56 de 333

El personal contratado sea idóneo y tenga pleno conocimiento de todos los servicios prestados en esta agencia del Ministerio Público. Exista una directriz de control frente a los usuarios que son reiterativos y que no tienen el sustento jurídico para tramitarles la respectiva queja, solicitud o reclamo.



9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE 1

2

ACTIVIDAD

Ventanilla única virtual

Direccionamiento de usuarios a la Dependencia de Derechos Fundamentales.

Derechos fundamentales

Seguimiento al derecho de petición, remitiendo a la entidad correspondiente con papelería membretada de la oficina, numero consecutivo, departamento división fundamental 302 y el numero consecutivo correspondiente, firmado por el funcionario

3

Informamos al usuario que ya se dio trámite a la queja o reclamo a la entidad.

4

Una vez recibe la respuesta se le notificara.

5

Personería auxiliar

Constancia del proceso que se llevó a cabo.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 57 de 333

FLUJOGRAMA DERECHOS FUNDAMENTALES

PERSONERIA AUXILIAR

INICIO

Direccionamiento de todos los usuarios (ventanilla única)

Seguimiento al Derecho de Petición Remitiendo a la entidad correspondiente

Se informa al usuario que ya se dio trámite a la queja

Notifica la Respuesta Constancia del proceso

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 58 de 333

DERECHOS FUNDAMENTALES 1. PROCESO: ATENCION AL USUARIO 2. PROCEDIMIENTO: P-DF-007 Recursos en Reposición en Subsidio de Apelación. 3. OBJETIVO: Proteger el derecho fundamental a un debido proceso. 4. DEPENDENCIA: Derechos fundamentales. 5. RELACIONES: Procedencia: Ventanilla única por parte del usuario que lo solicite. Salida: Elaboración del documento final. 6. FORMATOS: Formato virtual de ventanilla única. 7. INFORMES: se rinde un informe mensual a la personería auxiliar, de las actividades desarrolladas las cuales están consignadas en la ventanilla virtual. 8. RIESGOS Y CONTROLES:  

 

Riesgos: Cuando no hay continuidad en la contratación de los profesionales para prestar la asesoría en la división de los derechos fundamentales. Veedores o líderes comunitarios están cobrando por los servicios prestados en la dependencia de los derechos fundamentales, conociendo de que la atención en la personería es totalmente gratuita para la comunidad. No existe control de vigilancia de las personas que acuden a la división de derechos fundamentales. Usuarios que obligan al funcionario a realizar procesos que no tienen ningún sustento jurídico y son reiterativos en las solicitudes. Controles:





Personal encargado de la vigilancia de los usuarios que acuden a la entidad que nos permitan brindar seguridad a los funcionarios de la división. Difundir por los medios de comunicación de la entidad que los servicio que presta la personería Municipal son gratuitos y no se requiere de intermediarios.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO



Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 59 de 333

El personal contratado sea idóneo y tenga pleno conocimiento de todos los servicios prestados en esta agencia del Ministerio Público. Exista una directriz de control frente a los usuarios que son reiterativos y que no tienen el sustento jurídico para tramitarles la respectiva queja, solicitud o reclamo.



9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE

ACTIVIDAD

1

Ventanilla única virtual

Direccionamiento de usuarios a la Dependencia de Derechos Fundamentales.

2

Derechos fundamentales

Revisar las pruebas de la respuesta negativa del usuario.

3

Se realiza un breve resumen de los hechos, se explica por qué no está de acuerdo con la determinación dada, basándose en el artículo 50 de código contencioso administrativo.

4

Interponer el derecho a la defensa.

5

Informar al usuario que debe remitir el documento a la entidad correspondiente.

6

Personería auxiliar

Constancia del proceso que se llevó a cabo.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 60 de 333

FLUJOGRAMA DERECHOS FUNDAMENTALES

PERSONERIA AUXILIAR

INICIO

Direccionamiento de todos los usuarios (ventanilla única)

Revisar las pruebas de la respuesta negativa del usuario

Se realiza un breve resumen de los hechos, se explica por qué no está de acuerdo

Informar al usuario que debe remitir el documento a la entidad

Constancia del Proceso

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 61 de 333

DERECHOS FUNDAMENTALES 1. PROCESO: ATENCION AL USUARIO 2. PROCEDIMIENTO: P-DF-008 Asesorías Jurídicas 3. OBJETIVO: Asesorar a la personas dependiendo de su necesidad (Familia, Civil, Comercial, Laboral, Salud, Sisben, Pensión, Adulto Mayor). 4. DEPENDENCIA: Derechos fundamentales. 5. RELACIONES: Procedencia: ventanilla única por parte del usuario que lo solicite. Salida: Indicar al usuario donde debe dirigirse. 6. FORMATOS: Formato virtual de ventanilla única. 7. INFORMES: se rinde un informe mensual a la personería auxiliar, de las actividades desarrolladas las cuales están consignadas en la ventanilla virtual. 8. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:  Cuando no hay continuidad en la contratación de los profesionales para prestar la asesoría en la división de los derechos fundamentales.  Veedores o líderes comunitarios están cobrando por los servicios prestados en la dependencia de los derechos fundamentales, conociendo de que la atención en la personería es totalmente gratuita para la comunidad.  No existe control de vigilancia de las personas que acuden a la división de derechos fundamentales.  Usuarios que obligan al funcionario a realizar procesos que no tienen ningún sustento jurídico y son reiterativos en las solicitudes. Controles: 



Personal encargado de la vigilancia de los usuarios que acuden a la entidad que nos permitan brindar seguridad a los funcionarios de la división. Difundir por los medios de comunicación de la entidad que los servicio que presta la personería Municipal son gratuitos y no se requiere de intermediarios.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

 

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 62 de 333

El personal contratado sea idóneo y tenga pleno conocimiento de todos los servicios prestados en esta agencia del Ministerio Público. Exista una directriz de control frente a los usuarios que son reiterativos y que no tienen el sustento jurídico para tramitarles la respectiva queja, solicitud o reclamo.

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE 1

2

ACTIVIDAD

Ventanilla única virtual

Direccionamiento de usuarios a la Dependencia de Derechos Fundamentales.

Derechos fundamentales

No genera documento ya sea porque se soluciona el problema por diferentes medios o porque no es competencia, entonces se remite al área correspondiente.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 63 de 333

FLUJOGRAMA DERECHOS FUNDAMENTALES INICIO

Direccionamiento de todos los usuarios (ventanilla única)

SI

No es competencia (se Remite)

Atención al Usuario NO

FIN

Solucionar el problema por diferentes medios

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 64 de 333

DERECHOS FUNDAMENTALES 1. PROCESO: RELACIONES CON OTRAS ENTIDADES 2. PROCEDIMIENTO: P-DF-009 Manuales de Convivencia 3. OBJETIVO: Revisar todos los manuales de las instituciones públicas y privadas de la ciudad. 4. DEPENDENCIA: Derechos fundamentales. 5. RELACIONES: Procedencia: ventanilla única por parte del usuario que lo solicite. Salida: Institución Educativa correspondiente. 6. FORMATOS: Formato virtual de ventanilla única. 7. INFORMES: se rinde un informe mensual a la personería auxiliar, de las actividades desarrolladas las cuales están consignadas en la ventanilla virtual. 8. RIESGOS Y CONTROLES:

 

 

Riesgos: Cuando no hay continuidad en la contratación de los profesionales para prestar la asesoría en la división de los derechos fundamentales. Veedores o líderes comunitarios están cobrando por los servicios prestados en la dependencia de los derechos fundamentales, conociendo de que la atención en la personería es totalmente gratuita para la comunidad. No existe control de vigilancia de las personas que acuden a la división de derechos fundamentales. Usuarios que obligan al funcionario a realizar procesos que no tienen ningún sustento jurídico y son reiterativos en las solicitudes. Controles:





Personal encargado de la vigilancia de los usuarios que acuden a la entidad que nos permitan brindar seguridad a los funcionarios de la división. Difundir por los medios de comunicación de la entidad que los servicio que presta la personería Municipal son gratuitos y no se requiere de intermediarios.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO



Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 65 de 333

El personal contratado sea idóneo y tenga pleno conocimiento de todos los servicios prestados en esta agencia del Ministerio Público. Exista una directriz de control frente a los usuarios que son reiterativos y que no tienen el sustento jurídico para tramitarles la respectiva queja, solicitud o reclamo.



9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE

1

Derechos fundamentales

ACTIVIDAD Solicita a las instituciones educativas, allegar los manuales de convivencia con el fin de verificar que si están cumpliendo con la ley general de educación 115 de 1994 con la constitución política de Colombia, el código de infancia, adolescentes y el reglamento 1620 ley de convivencia escolar.

2

Estudiar y dar sugerencias para tomar en cuenta.

3

En caso de no estar al día se devuelve para sus respectivas correcciones.

4

Se mira que cumplan con la reglamentación actual, que se respete un debido proceso, defensa de los derechos fundamentales de la constitución política de Colombia.

5

Cuando el manual de convivencia este corregido se le da la aprobación de este, por el ministerio público.

6

Personería auxiliar

Constancia del proceso que se llevó a cabo.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 66 de 333

FLUJOGRAMA DERECHOS FUNDAMENTALES INICIO

Solicitar a las Instituciones Educativas, allegar los manuales de convivencia

Verificar que cumplan con la Ley estipulada

Estudiarlos y dar sugerencias de mejora

NO Reglamentación Actual

Se aprueba

SI

Constancia de la Revisión y corrección de los Manuales

FIN

Se devuelve para sus Correcciones

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 67 de 333

DERECHOS FUNDAMENTALES 1. PROCESO: RELACIONES CON OTRAS ENTIDADES 2. PROCEDIMIENTO: P-DF-010 Capacitaciones 3. OBJETIVO: Capacitar a la comunidad en protección, promoción de los Derechos Fundamentales. 4. DEPENDENCIA: Derechos Fundamentales. 5. RELACIONES: Procedencia: Ventanilla única por parte del usuario que lo solicite. Salida: Capacitaciones a la Comunidad en general. 6. FORMATOS:  Formato de asistencia. 7. INFORMES: se rinde un informe mensual a la personería auxiliar, de las actividades desarrolladas las cuales están consignadas en la ventanilla virtual. 8. RIESGOS Y CONTROLES:  

 

Riesgos: Cuando no hay continuidad en la contratación de los profesionales para prestar la asesoría en la división de los derechos fundamentales. Veedores o líderes comunitarios están cobrando por los servicios prestados en la dependencia de los derechos fundamentales, conociendo de que la atención en la personería es totalmente gratuita para la comunidad. No existe control de vigilancia de las personas que acuden a la división de derechos fundamentales. Usuarios que obligan al funcionario a realizar procesos que no tienen ningún sustento jurídico y son reiterativos en las solicitudes. Controles:





Personal encargado de la vigilancia de los usuarios que acuden a la entidad que nos permitan brindar seguridad a los funcionarios de la división. Difundir por los medios de comunicación de la entidad que los servicio que presta la personería Municipal son gratuitos y no se requiere de intermediarios.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO



Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 68 de 333

El personal contratado sea idóneo y tenga pleno conocimiento de todos los servicios prestados en esta agencia del Ministerio Público. Exista una directriz de control frente a los usuarios que son reiterativos y que no tienen el sustento jurídico para tramitarles la respectiva queja, solicitud o reclamo.



9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE

ACTIVIDAD

1

Ventanilla única virtual

Direccionamiento de usuarios a la Dependencia de Derechos Fundamentales.

2

Derechos fundamentales

Elaboración de oficios para la convocaría de las diferentes capacitaciones a realizar.

3

Realización de los talleres, diapositivas y folletos del tema a socializar.

4

Acudir a la entidad o comunidad convocada para el desarrollo de la actividad programada.

5

Personería auxiliar

Constancia del proceso que se llevó a cabo.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

FLUJOGRAMA DERECHOS FUNDAMENTALES INICIO Direccionamiento de todos los usuarios (ventanilla única)

Elaboración de oficios para la convocaría de las diferentes capacitaciones a realizar

Realizar (talleres, diapositivas y folletos del tema a socializar)

Acudir a la entidad convocada para el desarrollo de la actividad

Constancia de Asistencia

FIN

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 69 de 333

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 70 de 333

DERECHOS FUNDAMENTALES 1. PROCESO: RELACIONES CON OTRAS ENTIDADES 2. PROCEDIMIENTO: P-DF-011 Diplomado Personeros Estudiantiles 3. OBJETIVO: Capacitar a los personeros estudiantiles en Derechos Humanos, para que ejerzan una buena labor. 4. DEPENDENCIA: Derechos Fundamentales. 5. RELACIONES: Procedencia: Convocatoria de los estudiantes. Salida: Graduación de los estudiantes. 6. FORMATOS: Formato de asistencia. 7. INFORMES: se rinde un informe mensual a la personería auxiliar, de las actividades desarrolladas las cuales están consignadas en la ventanilla virtual. 8. RIESGOS Y CONTROLES:  

 

Riesgos: Cuando no hay continuidad en la contratación de los profesionales para prestar la asesoría en la división de los derechos fundamentales. Veedores o líderes comunitarios están cobrando por los servicios prestados en la dependencia de los derechos fundamentales, conociendo de que la atención en la personería es totalmente gratuita para la comunidad. No existe control de vigilancia de las personas que acuden a la división de derechos fundamentales. Usuarios que obligan al funcionario a realizar procesos que no tienen ningún sustento jurídico y son reiterativos en las solicitudes. Controles:





Personal encargado de la vigilancia de los usuarios que acuden a la entidad que nos permitan brindar seguridad a los funcionarios de la división. Difundir por los medios de comunicación de la entidad que los servicio que presta la personería Municipal son gratuitos y no se requiere de intermediarios.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO



Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 71 de 333

El personal contratado sea idóneo y tenga pleno conocimiento de todos los servicios prestados en esta agencia del Ministerio Público. Exista una directriz de control frente a los usuarios que son reiterativos y que no tienen el sustento jurídico para tramitarles la respectiva queja, solicitud o reclamo.



9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE

1

Derechos fundamentales

2 3

ACTIVIDAD Una vez elegidos los personeros estudiantiles, se convocan para informales del diplomado, convenio con la Secretaria de Educación y la Edeq. Agenda de trabajos a realizaren, temas, asistencia.

Personería auxiliar

Constancia del proceso que se llevó a cabo.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

FLUJOGRAMA DERECHOS FUNDAMENTALES INICIO

Cuando los Personeros Estudiantiles ya están Ejercidos Se convocan para el Diplomado

Cronograma de trabajo Constancia del Proceso

FIN

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 72 de 333

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 73 de 333

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

DERECHOS FUNDAMENTALES 1. PROCESO: RELACIONES CON OTRAS ENTIDADES 2. PROCEDIMIENTO: P-DF-012 Elección de Junta Directiva Personero estudiantil. 3. OBJETIVO: Elegir la Junta Directiva Personero estudiantil. 4. DEPENDENCIA: Derechos Fundamentales. 5. RELACIONES: Procedencia: convocatoria Estudiantiles. Salida: Elección de la junta Directiva.

de

los

Personero

6. FORMATOS:  Asistencia  Formato de la conformación de la Junta Directiva. 7. INFORMES: se rinde un informe mensual a la personería auxiliar, de las actividades desarrolladas las cuales están consignadas en la ventanilla virtual. 8. RIESGOS Y CONTROLES:  

 

Riesgos: Cuando no hay continuidad en la contratación de los profesionales para prestar la asesoría en la división de los derechos fundamentales. Veedores o líderes comunitarios están cobrando por los servicios prestados en la dependencia de los derechos fundamentales, conociendo de que la atención en la personería es totalmente gratuita para la comunidad. No existe control de vigilancia de las personas que acuden a la división de derechos fundamentales. Usuarios que obligan al funcionario a realizar procesos que no tienen ningún sustento jurídico y son reiterativos en las solicitudes. Controles:

 

encargado de la vigilancia de los usuarios que acuden a la entidad que nos permitan brindar seguridad a los funcionarios de la división. Difundir por los medios de comunicación de la entidad que los servicio que presta la personería Municipal son gratuitos y no se requiere de intermediarios.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

 

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 74 de 333

El personal contratado sea idóneo y tenga pleno conocimiento de todos los servicios prestados en esta agencia del Ministerio Público. Exista una directriz de control frente a los usuarios que son reiterativos y que no tienen el sustento jurídico para tramitarles la respectiva queja, solicitud o reclamo.

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE

1

Derechos Fundamentales

2

Personería auxiliar

ACTIVIDAD Una vez que son elegidos se convocan y se hace una integración, para informarles que deben de tener propuestas para ser elegidos en los cargos de vicepresidente y secretarios. Constancia del proceso que se llevó a cabo.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 75 de 333

FLUJOGRAMA

DERECHOS FUNDAMENTALES INICIO

Se convocan a los Personeros Elegidos Se les hace una Integración Informarles que deben de tener propuestas para ser elegidos (vicepresidente y secretarios) Constancia del Proceso

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 76 de 333

DIVISIÓN PENAL 1. PROCESO: Asistencia del Ministerio Público en el Sistema Penal Acusatorio (Ley 909 del 2004, Constitución Política de Colombia) 2. PROCEDIMIENTO: P-DP 001 Allanamiento y Registro 3. OBJETIVO: Velar en cuanto no se vulnere ningún Derecho Fundamental en esta diligencia. 4. DEPENDENCIA: División Penal 5. RELACIONES: Procedencia: Fiscalía, CTI y SIJIN. Salida: Posesión del cargo. 6. FORMATOS: No existe formato alguno para este procedimiento. 7. INFORMES:  Durante el proceso de hace un acta de todo lo que se hace y se encuentre y la firma todos los interesados.  se rinde un informe mensual dirigido a la personería auxiliar. 8. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos: Que se presente un riesgo para la vida de las personas que participan en el allanamiento por la peligrosidad que representa las personas que se les hace este, además el sitio por ser alejados del perímetro de la urbano de la cuidad y zonas de alta criminalidad. Que el funcionario que asista a esas audiencias tenga la capacidad para intervenir como Ministerio Publico en este Sistema.





Controles: Que el funcionario del Ministerio Público cuando asista a estos registros y allanamientos se le debe brindar seguridad. Hacer capacitaciones para preparar al funcionario correspondiente.

 

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE 1 2

Ventanilla única virtual

ACTIVIDAD Direccionamiento a la Dependencia de División Penal. Se hace la Revisión en el Allanamiento de Bienes inmuebles, que este acorde a lo estipulo en los

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

División Penal

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 77 de 333

Artículos 220 y 221 y siguientes del código de procedimiento penal, para que no se vulnere ningún Derecho Fundamental de las personas perjudicadas con este Allanamiento.

3

cualquier irregularidad que se encuentre la debe de manifestar el funcionario del ministerio público ante el juez de control de garantía

4

La participación del Ministerio Público queda en audios en la misma audiencia en la oficina Judicial del sistema penal acusatorio

5

Personería Auxiliar

Paso Final Acta de Asistencia a las audiencias y Personería Auxiliar.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 78 de 333

FLUJOGRAMA DIVISION PENAL

JUEZ

PERSONERÍA AUXILIAR

INICIO

Ventanilla Única virtual

Si Revisión Allanamiento de Bienes Inmuebles

Juez de control de garantía (Irregularidades)

NO

Audios en la misma audiencia en la oficina judicial del sistema penal acusatorio

Acta de Asistencia a las audiencias

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 79 de 333

DIVISIÓN PENAL 1. PROCESO: Asistencia del Ministerio Público en el Sistema Penal Acusatorio (Ley 909 del 2004, Constitución Política de Colombia) 2. PROCEDIMIENTO: P-DP 002 Imputación de cargos 3. OBJETIVO: Vigilar que la imputación realizada por la fiscalía sea la acorde al factor factico del hecho. 4. DEPENDENCIA: División Penal 5. RELACIONES: Procedencia: la Fiscalía. Salida: Termina con una sanción o una preclusión. 6. FORMATOS: Estadística de audiencias del nuevo Sistema penal acusatorio (Ley 906 del 2004). 7. INFORMES: Se rinde un informe mensual dirigido a la personería auxiliar. 8. RIESGOS Y CONTROLES:  

Riesgos: La enemistad que se puede causar por la intervención del Ministerio Público a la parte afectada (indiciado, imputado o acusado), cuando el concepto es desfavorable a ellos. Que el funcionario que asista a esas audiencias tenga la capacidad para intervenir como Ministerio Publico en este Sistema.

Controles:  Protección policial.  Hacer capacitaciones para preparar al funcionario correspondiente. 9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE 1

Ventanilla única virtual

Direccionamiento a la Dependencia de División Penal.

División Penal

El Funcionario del Ministerio Público debe estar atento a la imputación que haga el fiscal basándose en el delito del indiciado.

2

3

ACTIVIDAD

Revisar que esté acorde con las circunstancias de tiempo modo y lugar en el que se produjo el

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 80 de 333

hecho, tal como lo estipulan los artículos 286 y siguientes del código de procedimiento penal

5

Personería Auxiliar

Paso final acta de asistencia a la Imputación de cargos.

FLUJOGRAMA DIVISION PENAL

PERSONERÍA AUXILIAR

INICIO

Ventanilla Única virtual Revisar la imputación que haga el fiscal basándose en el delito del indiciado

Revisar que esté acorde (tiempo modo y lugar) en el que se produjo el hecho

Acta de Asistencia a la imputación de cargos

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 81 de 333

DIVISIÓN PENAL 1. PROCESO: Asistencia del Ministerio Público en el Sistema Penal Acusatorio (Ley 909 del 2004, Constitución Política de Colombia) 2. PROCEDIMIENTO: P-DP 003 Medida de Aseguramiento 3. OBJETIVO: Privar de la libertad a la persona que no puede vivir en sociedad. 4. DEPENDENCIA: División Penal 5. RELACIONES: Procedencia: la Fiscalía. Salida: Abalando o no abalando la decisión de la Fiscalía. 6. FORMATOS: Estadística de audiencias del nuevo Sistema penal acusatorio (Ley 906 del 2004) 7. INFORMES: Se rinde un informe mensual dirigido a la personería auxiliar. 8. RIESGOS Y CONTROLES:   

  

Riesgos: La enemistad que se puede causar por la intervención del Ministerio Público a la parte afectada (indiciado, imputado o acusado), cuando el concepto es desfavorable a ellos. La falta de funcionarios para que haga cobertura a todas las Audiencias del Sistema Penal Acusatorio. Que el funcionario que asista a esas audiencias tenga la capacidad para intervenir como Ministerio Publico en este Sistema. Controles: Protección policial. Nombramiento de uno o dos funcionarios más para el Sistema Penal Acusatorio. Hacer capacitaciones para preparar al funcionario correspondiente.

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE 1 2

Ventanilla única virtual

ACTIVIDAD Direccionamiento a la Dependencia de División Penal. Es la solicitud que hace el fiscal o el representante de las victimas solicitando medida de

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

División Penal

aseguramiento en sitio carcelario en contra del indiciado tal como lo estipula el artículo 306 y 308 y siguientes del código de procedimiento penal. El ministerio público avala o no la solicitud de medida de aseguramiento del fiscal.

3

4

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 82 de 333

Personería Auxiliar

Paso final acta de asistencia.

FLUJOGRAMA DIVISION PENAL

PERSONERÍA AUXILIAR

INICIO

Ventanilla Única virtual Avala o no la solicitud de medida de aseguramiento

Acta de asistencia

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 83 de 333

DIVISIÓN PENAL 1. PROCESO: Asistencia del Ministerio Público en el Sistema Penal Acusatorio (Ley 909 del 2004, Constitución Política de Colombia) 2. PROCEDIMIENTO: P-DP 004 Legalización 3. OBJETIVO: Vigilar que la persona privada de la libertad no se le haya vulnerado ningún derecho Fundamental y Constitucional. 4. DEPENDENCIA: División Penal 5. RELACIONES: Procedencia: Fiscalía Salida: Abalando o no abalando la decisión de la Fiscalía. 6. FORMATOS: Estadística de audiencias del nuevo Sistema penal acusatorio (Ley 906 del 2004) 7. INFORMES: Se rinde un informe mensual dirigido a la personería auxiliar. 8. RIESGOS Y CONTROLES:   

  

Riesgos: La enemistad que se puede causar por la intervención del Ministerio Público a la parte afectada (indiciado, imputado o acusado), cuando el concepto es desfavorable a ellos. La falta de funcionarios para que haga cobertura a todas las Audiencias del Sistema Penal Acusatorio. Que el funcionario que asista a esas audiencias tenga la capacidad para intervenir como Ministerio Publico en este Sistema. Controles: Protección policial. Nombramiento de uno o dos funcionarios más para el Sistema Penal Acusatorio. Hacer capacitaciones para preparar al funcionario correspondiente.

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE 1 2

Ventanilla única virtual

ACTIVIDAD Direccionamiento a la Dependencia de División Penal. Es cuando se captura a la persona en la comisión de un hecho ilícito tal como lo establece el artículo

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

División Penal

301 del código de procedimiento penal y el agente de ministerio público debe velar por el procedimiento de esta captura tal como reza en el artículo 302 y 303 del código de procedimiento penal Si nota alguna irregularidad en una vulneración de un derecho fundamental debe de manifestarla en forma verbal en la audiencia ante el juez de control de garantía e interponer en la misma audiencia los recursos de ley.

3

4

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 84 de 333

Personería Auxiliar

Paso final acta de asistencia.

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 85 de 333

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

FLUJOGRAMA DIVISION PENAL

JUEZ

PERSONERÍA AUXILIAR

INICIO

Ventanilla Única virtual Velar por el procedimiento de la captura tal como reza en el artículo 302 y 303 del código de procedimiento penal

Si Irregularidad (vulneración de los Derechos Fundamental es)

Juez de control de garantía (Verbal)

NO

Acta de asistencia

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 86 de 333

DIVISIÓN PENAL 1. PROCESO: Asistencia del Ministerio Público en el Sistema Penal Acusatorio (Ley 909 del 2004, Constitución Política de Colombia) 2. PROCEDIMIENTO: P-DP 005 Acusación 3. OBJETIVO: Vigilar que la persona (Indiciada, Imputada y Acusada) no se le haya vulnerado ningún derecho Fundamental y Constitucional. 4. DEPENDENCIA: División Penal 5. RELACIONES: Procedencia: Fiscalía Salida: Abalando o no abalando la decisión de la Fiscalía. 6. FORMATOS:  Escrito de Acusación  Estadística de audiencias del nuevo Sistema penal acusatorio (Ley 906 del 2004). 7. INFORMES: Se rinde un informe mensual dirigido a la personería auxiliar. 8. RIESGOS Y CONTROLES:   

  

Riesgos: La enemistad que se puede causar por la intervención del Ministerio Público a la parte afectada (indiciado, imputado o acusado), cuando el concepto es desfavorable a ellos. La falta de funcionarios para que haga cobertura a todas las Audiencias del Sistema Penal Acusatorio. Que el funcionario que asista a esas audiencias tenga la capacidad para intervenir como Ministerio Publico en este Sistema. Controles: Protección policial. Nombramiento de uno o dos funcionarios más para el Sistema Penal Acusatorio. Hacer capacitaciones para preparar al funcionario correspondiente.

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE 1

Ventanilla única virtual

ACTIVIDAD Direccionamiento a la Dependencia de División Penal.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

2 División Penal

Es aquella audiencia en la cual el fiscal acusa formalmente al imputado de la comisión de un hecho delictivo tal como se estipulo en los artículos 336 y siguientes del código de procedimiento penal Aquí en esta audiencia el agente del Ministerio Público debe de manifestar la incompetencia el impedimento, recusación y posibles nulidades que afecten el desarrollo normal de la audiencia

3

4

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 87 de 333

Personería Auxiliar

Paso final Acta de asistencia.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 88 de 333

FLUJOGRAMA DIVISION PENAL

JUEZ

PERSONERÍA AUXILIAR

INICIO

Ventanilla Única virtual Acompañamiento en la acusación formal al imputado de la comisión de un hecho delictivo.

Si Manifestar la incompetencia, impedimento, recusación y posibles nulidades

Juez de control de garantía (Verbal)

NO

Acta de asistencia

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 89 de 333

DIVISIÓN PENAL 1. PROCESO: Asistencia del Ministerio Público en el Sistema Penal Acusatorio (Ley 909 del 2004, Constitución Política de Colombia). 2. PROCEDIMIENTO: P-DP 006 Preparatorio 3. OBJETIVO: Vigilar que la persona (Indiciada, Imputada y Acusada) no se le haya vulnerado ningún Derecho Fundamental y Constitucional. 4. DEPENDENCIA: División Penal 5. RELACIONES: Procedencia: Fiscalía. Salida: Abalando o no abalando la decisión de la Fiscalía. 6. FORMATOS: Estadística de audiencias del nuevo Sistema penal acusatorio (Ley 906 del 2004). 7. INFORMES: Se rinde un informe mensual dirigido a la Personería Auxiliar. 8. RIESGOS Y CONTROLES:   

  

Riesgos: La enemistad que se puede causar por la intervención del Ministerio Público a la parte afectada (indiciado, imputado o acusado), cuando el concepto es desfavorable a ellos. La falta de funcionarios para que haga cobertura a todas las Audiencias del Sistema Penal Acusatorio. Que el funcionario que asista a esas audiencias tenga la capacidad para intervenir como Ministerio Publico en este Sistema. Controles: Protección policial. Nombramiento de uno o dos funcionarios más para el Sistema Penal Acusatorio. Hacer capacitaciones para preparar al funcionario correspondiente.

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE

ACTIVIDAD

1

Ventanilla única virtual

Direccionamiento a la Dependencia de División Penal.

2

División Penal

Esta audiencia tiene por objetivo principal descubrir y anunciar todas las pruebas de la

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 90 de 333

fiscalía y de la defensa que se van a desarrollar y practicar en el juicio oral tal como lo estipulan los artículos 355 y siguientes del código de procedimiento penal El ministerio público si tiene alguna prueba la puede solicitar, su función principal es garantizar el debido proceso de las partes.

3

4

Personería Auxiliar

Paso final acta de asistencia.

FLUJOGRAMA VENTANILLA UNICA

DIVISION PENAL

PERSONERIA AUXILAR

INICIO

Ventanilla Única virtual

Asistir a la Audiencia

Puede solicitar pruebas

Garantizar el debido proceso de las partes

Acta de Asistencia

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 91 de 333

DIVISIÓN PENAL 1. PROCESO: Asistencia del ministerio público en el sistema penal acusatorio (ley 909 del 2004, constitución política de Colombia). 2. PROCEDIMIENTO: P-DP 007 Juicio Oral y público. 3. OBJETIVO: Intervenir en forma activa en el análisis de las pruebas practicadas en el Juicio para dar el respectivo concepto. 4. DEPENDENCIA: División Penal 5. RELACIONES: Procedencia: Fiscalía Salida: Cuando se da el concepto por parte del Ministerio Público en el juicio Oral solicitando al Juez absolución o Condena al acusado. 6. FORMATOS: Estadística de audiencias del nuevo Sistema penal acusatorio (Ley 906 del 2004). 7. INFORMES: Se rinde un informe mensual dirigido a la personería auxiliar. 8. RIESGOS Y CONTROLES:   

  

Riesgos: La enemistad que se puede causar por la intervención del Ministerio Público a la parte afectada (indiciado, imputado o acusado), cuando el concepto es desfavorable a ellos. La falta de funcionarios para que haga cobertura a todas las Audiencias del Sistema Penal Acusatorio. Que el funcionario que asista a esas audiencias tenga la capacidad para intervenir como Ministerio Publico en este Sistema. Controles: Protección policial. Nombramiento de uno o dos funcionarios más para el Sistema Penal Acusatorio. Hacer capacitaciones para preparar al funcionario correspondiente.

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE 1

Ventanilla única virtual

ACTIVIDAD Direccionamiento a la Dependencia de División Penal.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

2

División Penal

Es aquella audiencia en la cual se decide la suerte del acusado es decir, donde se le va a condenar o se le va a absolver de lo que se le acusa, allí se practicara y decepcionarán todos los testigos de la fiscalía y de la defensa El funcionario debe de estar atento a cada una de esas pruebas y debe de interrogar a los testigos de lo que dejo de preguntar algunas de las partes y debe presentar en forma oral sus alegatos de conclusión, está estipulado en el artículo 366 y siguientes de la ley 906 de 2004.

3

4

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 92 de 333

Personería Auxiliar

Paso final acta de asistencia.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 93 de 333

FLUJOGRAMA DIVISION PENAL

PERSONERÍA AUXILIAR

INICIO

Ventanilla Única virtual El funcionario debe de estar atento a cada una de las pruebas Interrogar a los testigos

Presentar en forma oral sus alegatos de conclusión

Acta de asistencia

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 94 de 333

DIVISIÓN PENAL 1. PROCESO: Asistencia del ministerio público en el sistema penal acusatorio (ley 909 del 2004, constitución política de Colombia). 2. PROCEDIMIENTO: P-DP 008 Preclusión 3. OBJETIVO: Vigilar que la persona (Indiciada, Imputada y Acusada) no se le haya vulnerado ningún derecho Fundamental y Constitucional. 4. DEPENDENCIA: División Penal 5. RELACIONES: Procedencia: Fiscalía Salida: Abalando o no abalando la decisión de la Fiscalía. 6. FORMATOS: Estadística de audiencias del nuevo Sistema penal acusatorio (Ley 906 del 2004). 7. INFORMES: Se rinde un informe mensual dirigido a la personería auxiliar. 8. RIESGOS Y CONTROLES:   

  

Riesgos: La enemistad que se puede causar por la intervención del Ministerio Público a la parte afectada (indiciado, imputado o acusado), cuando el concepto es desfavorable a ellos. La falta de funcionarios para que haga cobertura a todas las Audiencias del Sistema Penal Acusatorio. Que el funcionario que asista a esas audiencias tenga la capacidad para intervenir como Ministerio Publico en este Sistema. Controles: Protección policial. Nombramiento de uno o dos funcionarios más para el Sistema Penal Acusatorio. Hacer capacitaciones para preparar al funcionario correspondiente.

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE 1 2

Ventanilla única virtual

ACTIVIDAD Direccionamiento a la Dependencia de División Penal. En esta audiencia el fiscal solicita al juez de conocimiento la preclusión de la investigación o

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

División Penal

del proceso tal como lo estipula los artículos 331 y siguientes del código de procedimiento penal. El ministerio publico avala o no la solicitud de preclusión (oponer).

3

4

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 95 de 333

Personería Auxiliar

Paso final acta de asistencia.

FLUJOGRAMA DIVISION PENAL

FISCAL

PERSONERIA AUXILIAR

INICIO

Ventanilla Única Virtual

Asistencia Ministerio Público

Solicita al juez de conocimiento la preclusión de la investigación

SI Avala o se opone NO

Acta de Asistencia

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 96 de 333

DIVISIÓN PENAL 1. PROCESO: Asistencia del ministerio público en el sistema penal acusatorio (ley 909 del 2004, constitución política de Colombia). 2. PROCEDIMIENTO: P-DP 009 Preacuerdo 3. OBJETIVO: Vigilar que la persona (Indiciada, Imputada, Acusada y Victima) no se le haya vulnerado ningún derecho Fundamental y Constitucional. 4. DEPENDENCIA: División Penal 5. RELACIONES: Procedencia: Fiscalía Salida: Abalando o no abalando la decisión de la Fiscalía. 6. FORMATOS: Estadística de audiencias del nuevo Sistema penal acusatorio (Ley 906 del 2004). 7. INFORMES: Se rinde un informe mensual dirigido a la personería auxiliar. 8. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos: La enemistad que se puede causar por la intervención del Ministerio Público a la parte afectada (indiciado, imputado o acusado), cuando el concepto es desfavorable a ellos. La falta de funcionarios para que haga cobertura a todas las Audiencias del Sistema Penal Acusatorio. Que el funcionario que asista a esas audiencias tenga la capacidad para intervenir como Ministerio Publico en este Sistema.

  

Controles: Protección policial. Nombramiento de uno o dos funcionarios más para el Sistema Penal Acusatorio. Hacer capacitaciones para preparar al funcionario correspondiente.

  

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE 1

Ventanilla única virtual

ACTIVIDAD Direccionamiento a la Dependencia de División Penal.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

2 División Penal

3

Personería Auxiliar

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 97 de 333

Es aquella audiencia en la cual se hace un preacuerdo entre el fiscal y la defensa para minorar la pena tal como lo estipula el artículo 348 del código de procedimiento penal. El funcionario del ministerio público debe de vigilar que ese preacuerdo no vulnere el principio de legalidad del debido proceso Paso final acta de asistencia.

FLUJOGRAMA DIVISION PENAL

PERSONERÍA AUXILIAR

INICIO

Ventanilla Única virtual

Debe de vigilar que los preacuerdos no vulnere el principio de legalidad del debido proceso.

Acta de asistencia

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 98 de 333

DIVISIÓN PENAL 1. PROCESO: Asistencia del ministerio público en el sistema penal acusatorio (ley 909 del 2004, constitución política de Colombia). 2. PROCEDIMIENTO: P-DP 010 Principio de oportunidad 3. OBJETIVO: Vigilar que la persona (Indiciada, Imputada, Acusada y Victima) no se le haya vulnerado ningún derecho Fundamental y Constitucional. 4. DEPENDENCIA: División Penal 5. RELACIONES: Procedencia: Fiscalía Salida: Abalando o no abalando la decisión de la Fiscalía. 6. FORMATOS: Estadística de audiencias del nuevo Sistema penal acusatorio (Ley 906 del 2004). 7. INFORMES: Se rinde un informe mensual dirigido a la personería auxiliar. 8. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos: La enemistad que se puede causar por la intervención del Ministerio Público a la parte afectada (indiciado, imputado o acusado), cuando el concepto es desfavorable a ellos. La falta de funcionarios para que haga cobertura a todas las Audiencias del Sistema Penal Acusatorio. Que el funcionario que asista a esas audiencias tenga la capacidad para intervenir como Ministerio Publico en este Sistema.

  

Controles: Protección policial. Nombramiento de uno o dos funcionarios más para el Sistema Penal Acusatorio. Hacer capacitaciones para preparar al funcionario correspondiente.

  

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:

No. RESPONSABLE ACTIVIDAD 1

Ventanilla única virtual

Direccionamiento a la Dependencia de División Penal.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

2 División Penal

En esta audiencia el fiscal renuncia a la investigación y se suspende e interpone a la persecución penal tal como lo estipula el artículo 321 y siguientes del código de procedimiento pena El funcionario del ministerio público debe de estar atento para que no se vulnere el debido proceso del principio de legalidad.

3

4

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 99 de 333

Personería Auxiliar

Paso final acta de asistencia.

FLUJOGRAMA DIVISION PENAL

PERSONERÍA AUXILIAR

INICIO

Ventanilla Única virtual

Debe de estar atento a que no se vulnere el debido proceso del principio de legalidad.

Acta de asistencia

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 100 de 333

DIVISIÓN PENAL 1. PROCESO: Asistencia del Funcionario del ministerio público a las audiencias realizadas en el sistema de responsabilidad penal para adolescentes (ley 1098 2006). 2. PROCEDIMIENTO: P-DP 011 Asistencias a las audiencias, allanamientos, legalización, imputación y solicitud de internamiento. 3. OBJETIVO: Vigilar que la persona menor infractor o víctima no se le haya vulnerado ningún derecho Fundamental y Constitucional. 4. DEPENDENCIA: División Penal 5. RELACIONES: Procedencia: Fiscalía Salida: Posesión del cargo. 6. FORMATOS: Estadística de audiencias del nuevo Sistema penal acusatorio (Ley 906 del 2004). 7. INFORMES: Se rinde un informe mensual dirigido a la personería auxiliar. 8. RIESGOS Y CONTROLES:   

  

Riesgos: La enemistad que se puede causar por la intervención del Ministerio Público a la parte afectada (indiciado, imputado o acusado), cuando el concepto es desfavorable a ellos. La falta de funcionarios para que haga cobertura a todas las Audiencias del Sistema Penal Acusatorio. Que el funcionario que asista a esas audiencias tenga la capacidad para intervenir como Ministerio Publico en este Sistema. Controles: Protección policial. Nombramiento de uno o dos funcionarios más para el Sistema Penal Acusatorio. Hacer capacitaciones para preparar al funcionario correspondiente.

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE 1

Ventanilla única virtual

ACTIVIDAD Direccionamiento a la Dependencia de División Penal.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

2 División Penal

se debe tener en cuenta la legalización de la captura, imputación e internamiento preventivo, que no se vulnere el debido proceso El funcionario del ministerio público debe de tener conocimiento de la ley 1098 2006.

3

4

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 101 de 333

Personería Auxiliar

Paso final acta de asistencia.

FLUJOGRAMA DIVISION PENAL

PERSONERÍA AUXILIAR

INICIO

Ventanilla Única Virtual

Vigilar que no se vulnere el debido proceso (legalización de la captura, imputación e internamiento preventivo)

Acta de asistencia

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 102 de 333

DIVISIÓN PENAL 1. PROCESO: Asesorar y orientar a los usuarios que llegan a la personería en materia penal 2. PROCEDIMIENTO: P-DP 012 Realización del respectivo documento al usuario en la solución del problema (Amparo de pobreza, Derecho de Petición, Acción de Tutela, Recursos, Etc.). 3. OBJETIVO: Saber orientar Jurídicamente al usuario. 4. DEPENDENCIA: División Penal 5. RELACIONES: Procedencia: Ventanilla Única Salida: Orientación y la documentación realizada. 6. FORMATOS: Sistema de Ventanilla Única. 7. INFORMES: Se rinde un informe mensual dirigido a la personería auxiliar. 8. RIESGOS Y CONTROLES:    

Riesgos: Que no exista personal preparado para brindar una buena asesoría y orientación al usuario. La falta de funcionarios para asesorar a los usuarios. Controles: Estudiar y actualizarse en base de la normatividad vigente. Nombramiento de uno o dos funcionarios más para el Sistema Penal Acusatorio.

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE

ACTIVIDAD

1

Ventanilla única virtual

Direccionamiento a la Dependencia de División Penal.

2

División Penal

Orientar y asesorar a los usuarios de algún problema penal que tengan.

3

Si es necesaria la realización de un oficio o derecho de petición se le elabora.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

4

Personería Auxiliar

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 103 de 333

Constancia del proceso.

FLUJOGRAMA DIVISION PENAL

PERSONERÍA AUXILIAR

INICIO

Ventanilla Única Virtual Orientar y asesorar a los usuarios de algún problema penal.

Si es necesario se realiza (oficio o derecho de petición).

Constancia del proceso

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 104 de 333

DIVISIÓN PENAL 1. PROCESO: ASISTENCIA MINISTERIO PUBLICO 2. PROCEDIMIENTO: P-DP 013 Asistir como Ministerio Público a los reconocimientos fotográficos y en filas de personas llevadas a cabo por el CTI y SIJIN. 3. OBJETIVO: velar que la víctima en forma voluntaria y libre señale a la persona correcta. 4. DEPENDENCIA: División Penal 5. RELACIONES: Procedencia: CTI y SIJIN. Salida: Firma del acta. 6. FORMATOS:  Acta de reconocimiento fotográfico  Acta de reconocimiento en fila de personas. 7. INFORMES: Se rinde un informe mensual dirigido a la personería auxiliar. 8. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos: La enemistad que se puede causar por la intervención del Ministerio Público a la parte afectada (indiciado, imputado o acusado), cuando el concepto es desfavorable a ellos. La falta de funcionarios para que haga cobertura a todas las Audiencias del Sistema Penal Acusatorio. Que el funcionario que asista a esas audiencias tenga la capacidad para intervenir como Ministerio Publico en este Sistema.

  

Controles: Protección policial. Nombramiento de uno o dos funcionarios más para el Sistema Penal Acusatorio. Hacer capacitaciones para preparar al funcionario correspondiente.

  

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE 1

Ventanilla Única Virtual

ACTIVIDAD Direccionamiento a la Dependencia de División Penal.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

2

División Penal

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 105 de 333

Es aquella actividad en la cual la victima señala en forma voluntaria y libre a la persona que cometió un hecho delictivo. Estipulado en el artículo 252 del código de procedimientos penales

3

El funcionario del ministerio público debe velar por que la persona que vaya a señalar al indiciado acusado no esté presionada por ninguna de las partes.

4

Firma del Acta.

5

Personería Auxiliar

Paso final acta de asistencia.

FLUJOGRAMA DIVISION PENAL

PERSONERÍA AUXILIAR

INICIO

Ventanilla Única Virtual

Velar por que la persona que vaya a señalar al indiciado acusado no esté presionada

Firma del Acta

Constancia del proceso

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 106 de 333

DIVISIÓN PENAL 1. PROCESO: ASISTENCIA MINISTERIO PUBLICO 2. PROCEDIMIENTO: P-DP 014 Asistir como Ministerio Público en la destrucción y pesaje de sustancias alucinógenas incautadas por el CTI, SIJIN y Fiscalía. Estipulado por la Ley 906 del 2004. 3. OBJETIVO: Velar por que la sustancia destruida sea la que verdaderamente se incautó. 4. DEPENDENCIA: División Penal 5. RELACIONES: Procedencia: CTI O SIGIN. Salida: Firma del acta. 6. FORMATOS: Acta de destrucción de sustancias alucinógenas. 7. INFORMES: Se rinde un informe mensual dirigido a la personería auxiliar. 8. RIESGOS Y CONTROLES:    

   

Riesgos: La enemistad que se puede causar por la intervención del Ministerio Público a la parte afectada (indiciado, imputado o acusado), cuando el concepto es desfavorable a ellos. La falta de funcionarios para que haga cobertura a todas las Audiencias del Sistema Penal Acusatorio. Que el funcionario que asista a esas audiencias tenga la capacidad para intervenir como Ministerio Publico en este Sistema. Falta de ética del funcionario en caso de pérdida o extravío de los elementos incautados. Controles: Protección policial. Nombramiento de uno o dos funcionarios más para el Sistema Penal Acusatorio. Hacer capacitaciones para preparar al funcionario correspondiente. Tener idoneidad y responsabilidad de sus funciones a cargo.

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE ACTIVIDAD 1

Ventanilla única

Direccionamiento a la Dependencia de División

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

virtual

2 División Penal

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 107 de 333

Penal. Esta actividad de pesaje y sustancias alucinógenas se da cuando la SIJIN o el CTI y la fiscalía incauta gran cantidad de sustancias, este pesaje debe de hacerse en presencia del indiciado y del ministerio público

3

pesar la droga para saber qué cantidad da y se hace la respectiva acta que es remitida a la fiscalía

4

Debemos de estar atentos que la sustancia incautada sea la misma que se va a pesar.

5

Se debe de destruir una vez pesada la sustancia y legalizada por la fiscalía se destruye en presencia del funcionario del ministerio público es decir se quema.

6

Personería Auxiliar

Constancia del proceso.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 108 de 333

FLUJOGRAMA DIVISION PENAL

PERSONERÍA AUXILIAR

INICIO

Ventanilla Única Virtual Estar atentos que la sustancia incautada sea la misma que se va a pesar Estar presente en el momento de la quema de la droga incautada Firma del Acta

Constancia del proceso

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 109 de 333

DIVISIÓN PENAL 1. PROCESO: Vigilar el debido proceso. 2. PROCEDIMIENTO: P-DP 015 Revisar y firmar los procesos que cursan en las Fiscalías locales para Archivo. Estipulados en la Ley 906 del 2004 3. OBJETIVO: Intervenir cuando sea necesario en defensa del Principio de Legalidad. 4. DEPENDENCIA: División Penal 5. RELACIONES: Procedencia: Fiscalía. Salida: Firma del Archivo 6. FORMATOS: La resolución de Archivo 7. INFORMES: Se rinde un informe mensual dirigido a la personería auxiliar. 8. RIESGOS Y CONTROLES: 

Riesgos: La falta de funcionarios para que haga cobertura a todas las Audiencias del Sistema Penal Acusatorio.

Controles:  Nombramiento de uno o dos funcionarios más para el Sistema Penal Acusatorio. 9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE 1

2

3

ACTIVIDAD

Ventanilla única virtual

Direccionamiento a la Dependencia de División Penal.

División Penal

La notificación de archivo se hace por los fiscales locales cuando no haya mérito para seguir con la investigación o cuando se concilia o se desiste, el fiscal profiere una resolución de archivo el cual es notificada a la víctima o denunciante y ministerio público Si el funcionario está de acuerdo con el argumento del archivo lo firma o si no se utiliza

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 110 de 333

el recurso contra el archivo. 4

Personería Auxiliar

Constancia del proceso.

FLUJOGRAMA DIVISION PENAL

PERSONERIA AUXILIAR

INICIO

Ventanilla Única Virtual Notificación de Archivo (Fiscal)

SI Avala el argumento del Archivo NO

Firma

Recurso contra el Archivo

Constancia del Proceso

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 111 de 333

DIVISIÓN PENAL 1. PROCESO: Vigilar el debido proceso. 2. PROCEDIMIENTO: P-DP 016 Revisar y firmar los Tutelas que cursan en los juzgados penales de garantía, jueces penales de adolescentes y juzgados penales municipales. Estipulados en la ley 906 del 2004 3. OBJETIVO: Interponer los recursos cuando sea necesario la para vigilancia del Principio de Legalidad. 4. DEPENDENCIA: División Penal 5. RELACIONES: Procedencia: Los juzgados penales de garantía, Jueces Penales de adolescentes, Juzgados penales municipales. Salida: Firma del Documento. 6. FORMATOS: Proceso de tutela. 7. INFORMES: Se rinde un informe mensual dirigido a la personería auxiliar. 8. RIESGOS Y CONTROLES:   

  

Riesgos: La enemistad que se puede causar por la intervención del Ministerio Público a la parte afectada (indiciado, imputado o acusado), cuando el concepto es desfavorable a ellos. La falta de funcionarios para que haga cobertura a todas las Audiencias del Sistema Penal Acusatorio. Que el funcionario que asista a esas audiencias tenga la capacidad para intervenir como Ministerio Publico en este Sistema. Controles: Protección policial. Nombramiento de uno o dos funcionarios más para el Sistema Penal Acusatorio. Hacer capacitaciones para preparar al funcionario correspondiente.

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE 1

Ventanilla única virtual

ACTIVIDAD Direccionamiento a la Dependencia de División Penal.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Son aquellas tutelas que son asignadas por reparto a los jueces penales de garantía, a los municipales y a los de infancia y adolescencia, una vez la fallan esa sentencia es notificada al ministerio público y contra esta sentencia proceden los recursos.

2 División Penal

3

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 112 de 333

Personería Auxiliar

Constancia del proceso.

FLUJOGRAMA DIVISION PENAL

PERSONERIA AUXILIAR

INICIO

Ventanilla Única Virtual Fallan la sentencia es notificada (juez)

Proceden los recursos

Constancia del Proceso

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 113 de 333

DIVISIÓN PENAL 1. PROCESO: Vigilar el debido proceso. 2. PROCEDIMIENTO: P-DP 017 Asistir como Ministerio Público a los consejos de Disciplina que se realizan en las Cárceles de Armenia. Ley 1709 del 20 enero 2014) ley 65 93. 3. OBJETIVO: Intervenir cuando sea necesario interponiendo los recursos y las constancias que sean necesarios para vigilar el Principio de Legalidad. 4. DEPENDENCIA: División Penal 5. RELACIONES: Procedencia: Las Cárceles (INPEC) Salida: Firma del acta. 6. FORMATOS: Acta del consejo de Disciplina. 7. INFORMES: Se rinde un informe mensual dirigido a la personería auxiliar. 8. RIESGOS Y CONTROLES:  

Riesgos: La falta de funcionarios para asistir al consejo de Disciplina que se realizan en las Cárceles de Armenia Controles: Nombramiento de uno o dos funcionarios más para el Sistema Penal Acusatorio.

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE ACTIVIDAD 1

2

3

Ventanilla única virtual

Direccionamiento a la Dependencia de División Penal.

División Penal

El Funcionario del Ministerio Público acude a los consejos de disciplina que se programan en las cárceles de Armenia, las cuales son celebradas cada 15 días. allí se califica la conducta de los internos que se da en mala, buena, regular y ejemplar de acuerdo sus comportamientos

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 114 de 333

4

se avala las solicitudes de traslado que hacen los internos, permiso de 72 horas si se cumple con la tercera parte de la pena impuesta, se sancionan a los internos que han cometido alguna falta

5

Se resuelven los recursos que se han interpuesto, todo esto de acuerdo a la ley 65 93 y la ley 1709 del 2014.

6

Cada consejo está integrado por 6 personas y se toman las decisiones finales de acuerdo a la mayoría de ellas.

7

Personería Auxiliar

Constancia del proceso.

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 115 de 333

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

FLUJOGRAMA DIVISION PENAL

PERSONERIA AUXILIAR

INICIO

Ventanilla Única Virtual Acudir a los consejos de disciplina (cada 15 días)

Calificar la conducta de los Internos

NO Abalar la solicitud de traslados y Permisos SI

Cumple con la tercera parte de la pena impuesta

Sancionar a los internos que han cometido alguna falta

Resolver los recursos que se han interpuesto

Tomar las decisiones finales de acuerdo a la mayoría de ellas (consejo)

Constancia del Proceso

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 116 de 333

VICTIMAS 1. PROCESO: VICTIMAS 2. PROCEDIMIENTO: P-V 001 Atención a victimas 3. OBJETIVO: Asistir a las víctimas en cumplimiento en lo estipulado en la Ley 1448 de 2011 y sus Decretos reglamentarios. 4. DEPENDENCIA: Derechos Fundamentales 5. RELACIONES: Procedencia: declaración Salida: Entrega de la declaración a la unidad Victimas (UARIV) 6. FORMATOS: FUD (Formulario Único Declaración de solicitud de inscripción en el registro único de Victimas RUV) 7. INFORMES: Se rinde informe mensual a la personería Auxiliar de las actividades desarrolladas. 8. RIESGOS Y CONTROLES:   

 

   

Riesgos: No existe privacidad que garantice la confidencialidad de los usuarios. Cuando no hay continuidad en la contratación de los profesionales para prestar la asesoría en la división de los derechos fundamentales. Veedores o líderes comunitarios están cobrando por los servicios prestados en la dependencia de los derechos fundamentales, conociendo de que la atención en la personería es totalmente gratuita para la comunidad. No existe control de vigilancia de las personas que acuden a la división de derechos fundamentales. Usuarios que obligan al funcionario a realizar procesos que no tienen ningún sustento jurídico y son reiterativos en las solicitudes. Controles: Ambiente privado. Personal encargado de la vigilancia de los usuarios que acuden a la entidad que nos permitan brindar seguridad a los funcionarios de la división. Difundir por los medios de comunicación de la entidad que los servicio que presta la personería Municipal son gratuitos y no se requiere de intermediarios. El personal contratado sea idóneo y tenga pleno conocimiento de todos los servicios prestados en esta agencia del Ministerio Público.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO



Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 117 de 333

Exista una directriz de control frente a los usuarios que son reiterativos y que no tienen el sustento jurídico para tramitarles la respectiva queja, solicitud o reclamo.

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE ACTIVIDAD Ventanilla única 1 Direccionamiento de los usuarios a la dependencia. virtual Victimas Entrevista previa para conocer la situación del 2 usuario y orientarlo sobre el proceso. 3 Identifican los hechos victimizantes a declarar. 4 Se rinde la declaración Se entrega comprobante de la solicitud con su 5 respectivo consecutivo FUD. Después se envían las Declaraciones de solicitud de inscripción en el registro único de victimas 6 (RUV), después se entrega las declaraciones a la unidad de victimas (UARIV). Se hace remisión al ente territorial de la solicitud de ayuda inmediata que manifiesta requerir el 7 declarante siempre y cuando se encuentre en las condiciones de la Ley para acceder a esta ayuda y la alcaldía, determina si la entregan o no. UARIV Ellos deciden si la solicitud de registro es aceptada 8 o no. Si la solicitud es aceptada y el ministerio público conoce de este acto administrativo y considera que 9 Victimas la inclusión no se ajustó a lo establecido en la Ley podrá recurrir la resolución y solicitar que no se incluya a esa persona en el RUD. 10 Se archivan los procesos realizados.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

FLUJOGRAMA VICTIMAS

UARIV

INICIO Direccionamiento del Usuario (Ventanilla Única)

Entrevista previa con el usuario Identificar los hechos victimizantes a declarar

Enviar declaraciones de solicitud en el RUV

Se Oponer si no cree necesario

Se archivan los procesos

FIN

Aceptar solicitud

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 118 de 333

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 119 de 333

VICTIMAS 1. PROCESO: VICTIMAS 2. PROCEDIMIENTO: P-V 002 Información externa con entidades SNARIV (sistema Nacional de atención y reparación integral a las victimas) y no SNARIV de acuerdo la ruta establecida entre las entidades y conforme a los acuerdos de cooficialidad suscrito. 3. OBJETIVO: Fortalecer y complementar los procedimientos de otras entidades y los de la misma entidad. 4. DEPENDENCIA: Derechos Fundamentales 5. RELACIONES: Procedencia: Solicitud verbal o escrita Salida: Brindar la información por el medio más idóneo. 6. FORMATOS: No existen formatos para este procedimiento. 7. INFORMES: Se rinde informe a la entidad SNARIV cuando lo requieran. 8. RIESGOS Y CONTROLES:  



Riesgos: Violar acuerdos de confidencialidad y violar la privacidad e intimidad de las víctimas. Dejar de proporcionar la información necesaria y de beneficio para la victima por garantizar la reserva. Controles: Tener un soporte que sustente la necesidad de brindar la información.

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:

No. RESPONSABLE ACTIVIDAD Victimas Solicitar y/o suministrar información para dar 1 trámite a otro procedimiento. Se utiliza la información para lo requerido. 2 3

Se archivan los procesos de la información solicitada.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

FLUJOGRAMA VICTIMAS INICIO Solicitar información para dar trámite a otro procedimiento

Utilizar la Información requerida

Se archivan los procesos FIN

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 120 de 333

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 121 de 333

VICTIMAS 1. PROCESO: VICTIMAS 2. PROCEDIMIENTO: P-V 003 Participación efectivas de las víctimas. 3. OBJETIVO: ejercer la secretaria técnica de la mesa Municipal de víctimas. 4. DEPENDENCIA: División Penal 5. RELACIONES: Procedencia: Ley 1448 y el Decreto 4800 del 2011 Salida: conformación de la mesa Municipal de Victimas 6. FORMATOS: Inscripción de las organizaciones de victimas  Registro de Asistencia  Formato de reunión y Actas 7. INFORMES: Se rinde informe en la mesa de justicia transicional y cuando alguna entidad SNARIV lo requiera. 8. RIESGOS Y CONTROLES:   

 

 

Riesgos: No dar cumplimiento a las disposiciones legales frente a la participación efectiva de las víctimas. Cuando no hay continuidad en la contratación de los profesionales para prestar la asesoría en la división de los derechos fundamentales. Veedores o líderes comunitarios están cobrando por los servicios prestados en la dependencia de los derechos fundamentales, conociendo de que la atención en la personería es totalmente gratuita para la comunidad. No existe control de vigilancia de las personas que acuden a la división de derechos fundamentales. Usuarios que obligan al funcionario a realizar procesos que no tienen ningún sustento jurídico y son reiterativos en las solicitudes. Controles: Garantizar la participación efectiva de las victimas dando cumplimento a las leyes que regulan el tema y a las directrices de entidades relacionadas. Personal encargado de la vigilancia de los usuarios que acuden a la entidad que nos permitan brindar seguridad a los funcionarios de la división. Difundir por los medios de comunicación de la entidad que los servicio que presta la personería Municipal son gratuitos y no se requiere de intermediarios.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

 

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 122 de 333

El personal contratado sea idóneo y tenga pleno conocimiento de todos los servicios prestados en esta agencia del Ministerio Público. Exista una directriz de control frente a los usuarios que son reiterativos y que no tienen el sustento jurídico para tramitarles la respectiva queja, solicitud o reclamo.

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE ACTIVIDAD Victimas Realizar las inscripciones de las organizaciones 1 de víctimas del nivel municipal. Realizar las elecciones de los representantes de 2 las víctimas de la mesa Municipal. 3 Conformar la mesa municipal de víctimas Convocar a las reuniones de la mesa de 4 víctimas y levantar la respectiva acta. Ejercer la secretaria técnica de la mesa de 5 justicia transicional. Fortalecer las organizaciones de víctimas por 6 medio de capacitaciones, acompañamientos entre otros. 7 Archivar los procesos realizados.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

FLUJOGRAMA VICTIMAS

INICIO

Realizar las Inscripciones de las organizaciones de Victimas

Realizar las Elecciones de los representantes

Conformar la Mesa Municipal

Realizar Acta de la reunión

Ejercer la secretaria técnica de la mesa de justicia transicional Fortalecer las organizaciones de victimas

Se archivan los procesos

FIN

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 123 de 333

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 124 de 333

VICTIMAS 1. PROCESO: VICTIMAS 2. PROCEDIMIENTO: P-V 004 Participación de los subcomités de justicia transicional. 3. OBJETIVO: Asistir a las víctimas en cumplimiento en lo estipulado en la Ley 1448 de 2011 y sus Decretos reglamentarios. 4. DEPENDENCIA: División Penal 5. RELACIONES: Procedencia: ley 1448 y el decreto 4800 del 2011 Salida: Asistencia al comité 6. FORMATOS: No existen formatos para este procedimiento. 7. INFORMES: No existen informes para este procedimiento. 8. RIESGOS Y CONTROLES:   

 

   

Riesgos: Inasistencia por la parte de la personería Municipal con un funcionario idóneo. Cuando no hay continuidad en la contratación de los profesionales para prestar la asesoría en la división de los derechos fundamentales. Veedores o líderes comunitarios están cobrando por los servicios prestados en la dependencia de los derechos fundamentales, conociendo de que la atención en la personería es totalmente gratuita para la comunidad. No existe control de vigilancia de las personas que acuden a la división de derechos fundamentales. Usuarios que obligan al funcionario a realizar procesos que no tienen ningún sustento jurídico y son reiterativos en las solicitudes. Controles: Agendar y cumplir con las fechas de los comités. Personal encargado de la vigilancia de los usuarios que acuden a la entidad que nos permitan brindar seguridad a los funcionarios de la división. Difundir por los medios de comunicación de la entidad que los servicio que presta la personería Municipal son gratuitos y no se requiere de intermediarios. El personal contratado sea idóneo y tenga pleno conocimiento de todos los servicios prestados en esta agencia del Ministerio Público.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO



Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 125 de 333

Exista una directriz de control frente a los usuarios que son reiterativos y que no tienen el sustento jurídico para tramitarles la respectiva queja, solicitud o reclamo.

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE ACTIVIDAD Victimas Invitación de la entidad que convoca el 1 subcomité. Confirmar asistencia y asistir en la fecha, hora y 2 lugar programado. 3

Se archiva de acuerdo a la normatividad.

FLUJOGRAMA VICTIMAS INICIO Invitación de la entidad que convoca el subcomité

Confirmar asistencia

Se archiva de acuerdo a la normatividad

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 126 de 333

CENTRO DE CONCILIACIONES 1. PROCESO: CONCILIACIONES 2. PROCEDIMIENTO: P-CC-001 Centro de Conciliaciones (Civil, Familia, Penal y comercial) 3. OBJETIVO: solucionar conflictos, conciliar y agotar el requisito de procedibilidad de la ley 640 de 2001. 4. DEPENDENCIA: Derechos Fundamentales. 5. RELACIONES: Procedencia: solicitud de audiencia Salida: por acta de conciliación, constancia de no conciliación o archivo. 6. FORMATOS:  Citaciones, notificación personal y oficios de diferente índole dependiendo del caso en particular.  Actas de conciliación, constancias de no conciliación y constancia de archivo. 7. INFORMES: se rinde un informe de forma periódica en donde se manifiestan la cantidad de procesos que se han adelantado. 8. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos: Que el solicitante abandone el proceso sin presentar desistimiento alguno por escrito, ya que genera un desgaste por parte de la dependencia y dificulta el normal desarrollo y la secuencia con la que se llevan a cabo los demás procesos.



Controles: Después de varias citaciones y oficios dirigidos al solicitante, si este hace caso omiso a los diferentes requerimientos por parte de la dependencia se procede a enviar un último documento en donde se le manifiesta que deben presentarse dentro de los 5 días siguientes al recibo de la misma, o se entenderá que desiste de la solicitud y se procede al archivo.



9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No.

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

1

Ventanilla única virtual

Direccionamiento de usuarios a la Dependencia de Centro de Conciliaciones.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

2

Centro de Conciliaciones

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 127 de 333

Se asesora el usuario con el fin de establecer si el asunto por el que se acude es objeto de audiencia de conciliación.

3

Una vez se establece que el asunto por el cual se consulta si se pueda adelantar por este despacho, se procede a hacer la entrega de la correspondiente solicitud, cuyo formato es único de solicitud.

4

Cuando el usuario allega a la personería la solicitud en mención se realiza la correspondiente radicación y se le asigna el número de proceso.

5

Posteriormente se le realiza una llamada telefónica al solicitante con el fin de darle a conocer por este medio la posible fecha de la celebración de la audiencia y si está de acuerdo se deja esta fecha como definitiva. Se avisa que se debe acercar a las instalaciones tanto por su citación como la del solicitado con su respectivo traslado.

6

Cuando la persona se encuentra en la entidad recogiendo los documentos enunciados anteriormente, se realiza la respectiva notificación personal la cual debe firmar tanto el usuario como la persona que hizo entrega de él.

Usurario y centro de conciliaciones.

7

Cuando el usuario se acerca por la citación se le hace entrega del traslado del solicitado para que lo envíe por correo certificado.

8

Al solicitado se le hace llegar por correo certificado con no menos de 8 días de antelación, el correspondiente traslado del proceso con su citación.

Centro de conciliaciones

9

Día de la audiencia.

10

Solicitante o solicitado y centro de conciliaciones

Si solo viene una de las partes se procede a realizar la correspondiente constancia de no realización de audiencia que ira firmada por la parte asistida y el abogado conciliador.

12

Centro de

Si no asiste ninguno la constancia ira firmada solo por

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Conciliaciones

la conciliadora. Se le concede un término de 3 días hábiles a la parte que no asistió para que presente excusa.

13

14

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 128 de 333

Solicitado o solicitante

Si presenta la escusa dentro del término se procede a fijar nueva fecha para lo cual se citan nuevamente las partes.

15

Si en la segunda citación tampoco asiste y no presenta escusa se realizara la constancia de no comparecencia.

16

Si no presenta escusa

17

Solicitante y centro de Concitaciones.

Si fue la parte solicitante quien no allego excusa, se entiende que no está interesado en seguir con el proceso.

18

Centro de Conciliaciones.

Se archiva

19

Centro de Conciliaciones y solicitada

Si es la parte solicitada quien no asistió y no allego excusa se realiza una constancia de no comparecencia, la cual se entrega a la parte solicitante en aras de que pueda iniciar su proceso judicial ante la justicia ordinaria y se archiva

20

Centro de Conciliaciones.

Si llega la fecha de la audiencia y no asiste la parte convocada se procede a hacer la respectiva constancia de no realización de la audiencia, la cual se le entregaría a la parte asistida

21

Centro de Conciliaciones

Si concilian, se levanta un acta de conciliación la cual presta merito ejecutivo y hace tránsito a cosa juzgada

22

Si no concilian se levanta una constancia de conciliación con la cual podrán acudir a la jurisdicción ordinaria en el caso que la solicitud de audiencia haya sido para agotar el requisito de procedibilidad de la ley 640 del 2001

23

En ambos casos se archiva y se registra en internet

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 129 de 333

FLUJOGRAMA VENTANILLA UNICA

CENTRO DE CONCILIACIONES

USUARIOS (SOLICITANTE, SOLICITADO)

F INICIO Asesoramiento al usuario esclarecer si es objeto de Audiencia

Recepción de usuario

Formato Único de Solicitud

Radica y se asigna número de proceso

Fecha celebración de Audiencia

Notificación (Telefónica)

Elaboración de Citación Enviar al Solicitante (correo Certificado)

AUDIENCIA

NO Constancia de no Realización

Asistencia completa

SI NO Presentación escusa

SI

Constancia de no Comparecencia

1

2 3

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

CENTRO DE CONCILIACIONES

VENTANILLA UNICA

1

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 130 de 333

USUARIOS (SOLICITANTE, SOLICITADO)

2

3

AUDIENCIA 2

NO Constancia de no Realización

Asistencia completa

SI SI Presentación escusa

NO Constancia de no Comparecencia CONCILIACION

NO Hay conciliación

SI Acta de Conciliación la cual presta merito ejecutivo y hace tránsito a cosa juzgada

Archiva y registra en internet

FIN

Constancia de no Conciliación

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 131 de 333

VIGILANCIA ADMINISTRATIVA Y JUDICIAL 1. PROCESO: DISCIPLINARIO 2. PROCEDIMIENTO: P-VAJ 001 Proceso Disciplinario Etapa I 3. OBJETIVO: Verificar la ocurrencia de la conducta, si es o no constitutiva de falta Disciplinaria y el posible o los posibles autores. 4. DEPENDENCIA: Vigilancia Administrativa y Judicial. 5. RELACIONES: Procedencia: La instalación de la queja. Salida: La providencia que decide la preliminar.

indagación

6. FORMATOS: Auto (auto administrativo), Declaraciones, Citaciones. 7. INFORMES: Se rinde un informe trimestral a la Personería Auxiliar y se rinde un informe anual a la Contraloría Municipal, adicionalmente a la Procuraduría cuando sea requerido. 8. RIESGOS Y CONTROLES:



Riesgos: Vencimiento de los términos por acumulación de Funciones. El Funcionario que instruye el proceso sea objeto de corrupción interna o externa. La falta de personal.

  

Controles: Un software que sistematice todos los procesos. Auditorias de control interno. Contratar el personal suficiente.

 

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:

No. RESPONSABLE

1

2

Vigilancia Administrativa y Judicial

ACTIVIDAD Recepción de la Queja: Se recibe la queja por escrito o de forma verbal. Viene del usuario, de oficio por remisiones de otras entidades. Sale con el reparto. Radicación Quejas Disciplinarias: Se radica la queja de forma manual en el libro radicador de los procesos disciplinarios. Cuando es por remisión proviene del despacho del

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

3

4

5 6 7

8 9

10

11

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 132 de 333

Personero y cuando es verbal proviene del funcionario que recibió la queja. Estudio Previo: Análisis y/o requerimientos de información de ser necesario. Puede suceder:  Auto Inhibitorio: cuando los hechos son presentados de manera inconcreta, difusa, irrelevantes y de imposible ocurrencia.  Auto Remisorio por Competencia: cuando no es Competencia de la Personería se remite a la entidad competente.  Auto avocando el conocimiento y/o Auto Apertura de indagación preliminar: Actuación por medio de la cual se asume la competencia para adelantar el proceso. En los dos primeros se comunica al quejoso y en el último caso además se notifica al implicado si existiere. Citaciones para la Declaración Testimonial: son enviadas al quejoso o testigo del hecho. Declaración Testimonial: Declaración bajo juramento acerca de la verificación de ciertos hechos, se hace de forma escrita, se recepciona por el funcionario instructor. Citación Versión Libre: son enviadas al implicado. Versión Libre y Espontánea: la versión de los hechos del implicado, se puede hacer en forma verbal ante el funcionario instructor o en forma escrita. Solicitud de Documentos o de Información: Producción intelectual y Digitación del escrito. Visita especial o inspección: Esta visita se realiza de forma eventual según la necesidad de dicha prueba dentro del proceso. Solicitud de Peritaje: Esta prueba se realiza de forma eventual y de ser requerida dentro del proceso. Análisis de las pruebas en la indagación preliminar: Evaluación de pruebas del proceso. Si con el análisis de la pruebas se determina que amerita continuar con el proceso sigue en la etapa 2, en caso de que no lo amerite se proyecta un Auto de Archivo Definitivo.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 133 de 333

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

FLUJOGRAMA ETAPA I

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 134 de 333

INICIO Recepción de la Queja por escrito o verbal Radicación de la Queja Disciplinaria

Auto Remisorio

Entidad competente

Comunica al Quejoso

Estudios Previos

Auto Apertura de indagación preliminar

Comisiones y Notificaciones

FIN 1

Auto Inhibitorio

Comunica al Quejoso

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

FLUJOGRAMA ETAPA I

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 135 de 333

1

Citaciones para la Declaración Testimonial

Citación Versión Libre

Declaración Testimonial

Versión Libre y Espontánea

Solicitud de Documentos o de Información

Visita especial o inspección

Solicitud de peritaje

SI ETAPA II

Auto de Archivo Definitivo

Análisis de las pruebas

NO

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 136 de 333

VIGILANCIA ADMINISTRATIVA Y JUDICIAL 1. PROCESO:DISCIPLINARIO 2. PROCEDIMIENTO: P-VAJ 002 Proceso Disciplinario Etapa II 3. OBJETIVO: Verificar la ocurrencia de la conducta, si es o no constitutiva de falta disciplinaria, si el grado de responsabilidad del presunto autor y las circunstancias de modo, tiempo y lugar en que se dieron los hechos. 4. DEPENDENCIA: Vigilancia Administrativa y Judicial 5. RELACIONES: Procedencia: Auto de Apertura de investigación Disciplinaria. Salida: Providencia de fondo que resuelve la investigación. 6. FORMATOS: Auto (auto administrativo), Declaraciones, Citaciones. 7. INFORMES: Se rinde un informe trimestral a la Personería Auxiliar y se rinde un informe anual a la Contraloría Municipal, adicionalmente a la Procuraduría cuando sea requerido. 8. RIESGOS Y CONTROLES:



Riesgos: Vencimiento de los términos por acumulación de Funciones. El funcionario que instruye el proceso sea objeto de corrupción interna o externa. La falta de personal.

  

Controles: Un software que sistematice todos los procesos. Auditorias de control interno. Contratar el personal suficiente.

 

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE 1

2

ACTIVIDAD Auto de Apertura de investigación Disciplinario: Elaboración de providencia para indicar el inicio de la investigación Disciplinaria. Notificaciones y Comunicaciones: Elaboración de documento de notificación al implicado y comunica la quejoso y al procurador general de la nación.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

4 5 6 7 8 9 10 11 12

13

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 137 de 333

Citaciones para la Declaración Testimonial: son enviadas al quejoso o testigo del hecho. Declaración Testimonial: Declaración bajo juramento acerca de la verificación de ciertos hechos, se hace de forma escrita. Citación Versión Libre: son enviadas al implicado. Versión Libre y Espontánea: la versión de los hechos del implicado, se hace de forma escrita. Solicitud de Documentos o de Información: Producción intelectual y Digitación del escrito. Visita especial o inspección: Esta visita se realiza de forma eventual según la necesidad del caso. Solicitud de Peritaje: Esta visita se realiza de forma eventual según la solicitud del caso. Prorroga: se realiza en caso de práctica de pruebas por la mitad del término (eventual). Auto Cerrando investigación: Es una providencia que determina el Cierre de la Etapa probatoria de la Investigación. Evaluación de la Investigación Disciplinaria: examinar las pruebas del proceso.  Si se determina que el material probatorio no es suficiente para formular pliego de cargos o que el mismo se demuestra que se emite Auto de Archivo definitivo.  Si se determina que el material es suficiente para generar pliego de cargos se realiza esta acción como lo indica la etapa III A continuación

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

FLUJOGRAMA ETAPA II

INICIO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 138 de 333

Auto De Apertura de Investigación Disciplinario

Comunicaciones y Notificaciones

Citaciones para la Declaración Testimonial

Citación Versión Libre

Declaración Testimonial

Versión Libre y Espontánea

Solicitud de Documentos o de Información

Visita especial o inspección (Eventual)

Solicitud de peritaje (Eventual)

Prorroga de Investigación (por falta de práctica de pruebas) Eventual

1

Auto de Cierre Investigación

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 139 de 333

FLUJOGRAMA ETAPA II

1

SI ETAPA III

Auto de Archivo Definitivo

Evaluación de la investigación Disciplinaria

NO

Comunicación y Notificación

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 140 de 333

VIGILANCIA ADMINISTRATIVA Y JUDICIAL 1. PROCESO:DISCIPLINARIO 2. PROCEDIMIENTO: P-VAJ 003 Proceso Disciplinario Etapa III 3. OBJETIVO: Buscar una responsabilidad disciplinaria por la comisión de una falta de objeto de reproche disciplinario. 4. DEPENDENCIA: Vigilancia Administrativa y Judicial. 5. RELACIONES: Procedencia: formulación de pliegos de cargos Salida: el fallo de primera instancia 6. FORMATOS: Auto (auto administrativo), Declaraciones, Citaciones. 7. INFORMES: Se rinde un informe trimestral a la Personería Auxiliar y se rinde un informe anual a la Contraloría Municipal, adicionalmente a la Procuraduría cuando sea requerido. 8. RIESGOS Y CONTROLES:



Riesgos: Vencimiento de los términos por acumulación de Funciones. El funcionario que instruye el proceso sea objeto de corrupción interna o externa. La falta de personal.

  

Controles: Un software que sistematice todos los procesos. Auditorias de control interno. Contratar el personal suficiente.

 

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:

No. RESPONSABLE 1

2 3 5

ACTIVIDAD Proyecto Formulación pliego de Cargos: Elaboración de Acto Administrativo que Precede la Imposición de sanciones mediante resolución Independiente. Citación para Notificación personal: Se Elabora un Oficio Citando al Implicado. Notificación Personal: poner en conocimiento del Implicado la Providencia respectiva. Auto Decretando pruebas en los descargos: Es una

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

6 7 8 9 10 11 12

13

14 15

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 141 de 333

providencia que ordena la práctica de las pruebas solicitadas por los implicados o de oficio Citaciones para la Declaración Testimonial: son enviadas al quejoso o testigo del hecho. Declaración Testimonial: Declaración bajo juramento acerca de la verificación de ciertos hechos, se hace de forma escrita. Solicitud de Documentos o de Información: Producción intelectual y Digitación del escrito. Visita especial o inspección: Esta visita se realiza de forma eventual según la necesidad del caso. Solicitud de Peritaje: Esta visita se realiza de forma eventual según la solicitud del caso. Auto Cerrando Etapa probatoria en descargos y corriendo traslado para presentar alegatos de conclusión. Comunicación al Implicado del traslado para alegatos de conclusión. Constancia de Remisión expediente a despacho para Fallo de primera instancia. -providencia por la cual se profiere fallo de primera instancia Comunicación al Quejoso y Procurador. Notificación personal al implicado del fallo del primera Instancia.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 142 de 333

INICIO

FLUJOGRAMA ETAPA III

Proyecto Formulación pliegos de Cargos Citación para Notificación Personal Notificación Personal

Auto Decretando Pruebas y Descargos

Citación para Declaración Testimonial

Solicitud información

Visita Especial o Inspección

1

Solicitud de Peritaje

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

FLUJOGRAMA ETAPA III

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 143 de 333

1

Auto Cerrando Etapa Probatoria en Descargos y corriendo Traslado para presentar alegatos de conclusión

Comunicación al Implicado del Traslado para alegatos de conclusión

Constancia de Remisión Expediente a Despacho para Fallo primera Instancia

Proyecto primera Instancia

Comunicación al Quejoso y Procurador

Notificación Personal del Fallo de primera Instancia

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 144 de 333

VIGILANCIA ADMINISTRATIVA Y JUDICIAL 1. PROCESO: DISCIPLINARIO 2. PROCEDIMIENTO: P-VAJ 004 Auto Aceptado recurso de Apelación. 3. OBJETIVO: Dar trámite al recurso. 4. DEPENDENCIA: Vigilancia Administrativa y Judicial. 5. RELACIONES: Procedencia: Auto. Salida: remisión del expediente a la segunda instancia. 6. FORMATOS: Auto, Oficio, Comunicación y Remisión. 7. INFORMES: Se rinde un informe de forma periódica en donde se manifiestan la cantidad de procesos que se han adelantado. 8. RIESGOS Y CONTROLES:



Riesgos: Vencimiento de los términos por acumulación de Funciones. El funcionario que instruye el proceso sea objeto de corrupción interna o externa. La falta de personal.

  

Controles: Un software que sistematice todos los procesos. Auditorias de control interno. Contratar el personal suficiente.

 

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE ACTIVIDAD Vigilancia Auto aceptando Recurso de Apelación: Elaboración Administrativa y de providencia aceptando recurso de Apelación 1 Judicial presentado bien sea por el quejoso o por el implicado. Oficio remisorio del expediente: Realización de documento que remite el expediente al despacho 2 del Personero Municipal para que se surta segunda instancia.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

FLUJOGRAMA VIGILANCIA ADMINISTRATIVA Y JUDICIAL

INICIO

Auto aceptando Recurso de Apelación

Oficio Remisorio del expediente

FIN

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 145 de 333

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 146 de 333

VIGILANCIA ADMINISTRATIVA Y JUDICIAL 1. PROCESO: Disciplinario 2. PROCEDIMIENTO: P-VAJ 005 Despacho Comisorio 3. OBJETIVO: Apoyo en la práctica de pruebas a oficinas de control disciplinario interno de diferentes sedes. 4. DEPENDENCIA: Vigilancia Administrativa y Judicial 5. RELACIONES: Procedencia: La comisión ordenada por la oficina de control interno de otras entidades. Salida: La Remisión de actuaciones realizadas. 6. FORMATOS:  Citaciones, notificación personal y oficios de diferente índole dependiendo del caso en particular.  Actas de conciliación, constancias de no conciliación y constancia de archivo. 7. INFORMES: Se rinde un informe de forma periódica en donde se manifiestan la cantidad de procesos que se han adelantado. 8. RIESGOS Y CONTROLES:  

Riesgos: Vencimiento de los términos por acumulación de Funciones. La falta de personal.

 

Controles: Un software que sistematice todos los procesos. Contratar el personal suficiente.

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:

No. RESPONSABLE

1

2 3

Vigilancia Administrativa y Judicial

ACTIVIDAD Práctica de pruebas por funcionario comisionado: Se realizan las prácticas de las pruebas cuando se comisiona al Personero Municipal otra Oficina de Control Disciplinario Interno o la Procuraduría General de la Nación. Radicación del despacho comisorio en forma manual Citaciones para la Declaración Testimonial: son enviadas al quejoso o testigo del hecho.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

4 5 6 7 8 9 10 11

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 147 de 333

Declaración Testimonial: Declaración bajo juramento acerca de la verificación de ciertos hechos, se hace de forma escrita. Citación Versión Libre: son enviadas al implicado. Versión Libre y Espontánea: la versión de los hechos del implicado, se hace de forma escrita. Solicitud de Documentos o de Información: Producción intelectual y Digitación del escrito. Visita especial o inspección: Esta visita se realiza de forma eventual según la necesidad del caso. Citación de Notificación: son enviadas al Implicado Diligencia de Notificación: cuando el implicado asiste a la personería y se realiza un oficio o constancia de que fue notificado. Oficio remisorio de las pruebas practicadas a la oficina de origen

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA TALENTO HUMANO

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 148 de 333

INICIO

FLUJOGRAMA

Práctica de pruebas por funcionario comisionado Oficio Remisorio del expediente

Citación para Declaración Testimonial

Declaración Testimonial

Citación Versión Libre

Solicitud información

Espontanea

Versión Libre y Espontánea

Oficio Remisorio de las pruebas practicadas

Visita Especial o Inspección

Citación de Notificación

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 149 de 333

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 150 de 333

TALENTO HUMANO 1. PROCESO: VINCULACION DEL PERSONAL 2. PROCEDIMIENTO: P-TH 001 Nombramiento Ordinario 3. OBJETIVO: Proveer empleos públicos de libre nombramiento y remoción con vacancia definitiva, que ha sido sometido a concurso. 4. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar 5. RELACIONES: Procedencia: Vacante definitiva Salida: Provisión del empleo 6. FORMATOS:  Formato único de hoja de vida: Se adoptará el formato establecido por el Gobierno Nacional para el efecto según mandato legal. Este debe ser diligenciado por el nuevo funcionario como requisito para el ingreso (solo original).  Requisitos generales para la vinculación: contiene la información sobre los requisitos necesarios para tomar posesión que será entregada por el Personero Auxiliar al aspirante como guía para la consecución de los mismos (solo original).  Declaración juramentada de bienes y rentas: en esta debe constar la identificación de sus bienes y rentas esta debe ser actualizada cada año y, en todo caso, al momento de su retiro.  Acta de Posesión: Formato único en que se resumen los aspectos tomados en cuenta al tomar posesión de un cargo al nuevo funcionario. Será firmado por el Personero, el posesionado y el Personero Auxiliar o el encargado del área Administrativa. Se diligencia en original y copia. 7. INFORMES: Se rinde un informe anual de gestión de la contratación dirigido a los entes (contraloría municipal, consejo municipal). 8. RIESGOS Y CONTROLES:     

Riesgos: se posesione una persona que no cumpla con todos los requisitos exigidos. Provisión sin existir recursos presupuéstales. Controles: Verificación de datos reportados en la hoja de vida por parte el profesional universitario del área administrativa y financiera Aplicación de régimen disciplinario y contencioso y/o penal según el caso para quien posesione sin el lleno de requisitos. Formato de control de requisitos.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA 

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 151 de 333

Expedir el Certificado de disponibilidad Presupuestal antes de abrir cualquier vacante para los cargos a ocupar.

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO No. RESPONSABLE

1

Personaría Auxiliar

2

La comisión Nacional de servicio civil

3

4 5 6

7

8

9

Personería auxiliar

Secretaria Ejecutiva Personero Secretaria Ejecutiva

Personería Auxiliar

ACTIVIDAD Detectar las vacantes definitivas que se presenten en Cargos de libre nombramiento y remoción; Y comunica a la comisión nacional del servicio civil para que esta dependencia convoque a concurso. Notifica a la entidad la terna de los posibles funcionarios seleccionados para el cargo. Identifica al seleccionado y comunica al Personero Municipal. Solicitar certificado de disponibilidad presupuestal, proyectar la resolución del nombramiento ordinario y coordinar su digitación. Digitar proyecto de resolución en original y dos copias y pasar al Personero para revisión, en considerarse necesario, pasar a asesoría y revisión jurídica. Revisar, firmar y pasar a la secretaria ejecutiva. Numerar y fechar la resolución, asentar en el consecutivo respectivo, archivar copia. Notificar la resolución haciendo firmar y entregando copia de la misma. En el mismo acto se le hará saber al designado que tiene diez (10) días hábiles a partir de la notificación para comunicar por escrito la aceptación o rechazo del nombramiento, de lo contrario se entenderá rechazada. Recibir el oficio de aceptación por parte del interesado y comunicarle los requisitos que debe allegar para tomar posesión del cargo. En caso de no producirse respuesta alguna o de ser ésta negativa se comunicara al Personero para que designe una nueva persona. Verificar el cumplimiento de todos los requisitos establecidos por las normas vigentes y concertar con el Personero la posesión del asignado cuando éste haya acreditado la totalidad de requisitos exigidos y diligenciar el formato del acta respectiva.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

10

Personero

11

Secretaria Ejecutiva

12

Personero Auxiliar

13

14

Jefe Inmediato

15

Personero Auxiliar

16

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 152 de 333

Tomar juramento y dar posesión al designado, firmar el acta, hacerla firmar del posesionado. Numerar, fechar y radicar el acta. Archivar una copia de la misma. Entregar copia del acta de posesión al interesado y disponer el archivo del original en la hoja de vida del nuevo funcionario. Coordinar proceso de inducción general y dando información sobre estatutos, reglamentos, dependencias y funcionarios y relacionarlo con el jefe inmediato para que éste realice la inducción especifica del cargo. Realizar inducción especifica de la funciones a realizar por el nuevo funcionario. Disponer la apertura de carpeta para el nuevo funcionario anexando el formato único de hoja de vida y sus respectivos soportes, original de resolución de nombramiento y acta de posesión. Adelantar los trámites necesarios para el manejo de pensión, salud, caja de compensación familiar, cesantías y demás prestaciones a que tenga derecho de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes y según la elección realizada por el funcionario, así como la actualización de la nómina, expedición del carné y presentación oficial al funcionario en caso de ser necesario por relacionarse con otras entidades.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 153 de 333

FLUJOGRAMA PERSONERO AUXILIAR.

GERENCIA (PERSONERO)

SECRETARIA

INICIO

Detectar vacantes definitivas

Analizar posibilidades de provisión

Consultar hojas de vida y decidir

Solicitar certificado de disponibilidad presupuestal y proyectar nombramiento ordinario Digitar resolución de nombramiento

Revisar y Firmar Numera, fecha, y archiva copia de la resolución Notificar la resolución del nombramiento

Recibir aceptación del cargo y comunicar los requisitos

Verificar el cumplimiento de los requisitos

Entregar copia y archivar original de acta en hoja de vida del nuevo funcionario

1

Tomar Juramento y posesionar al designado

Numerar, fechar y archivar el acta.

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

1

Realizar inducción especifica

Apertura carpeta del nuevo funcionario

Adelantar trámites prestaciones y seguridad social

FIN

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 154 de 333

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 155 de 333

TALENTO HUMANO 1. PROCESO: VINCULACION DEL PERSONAL 2. PROCEDIMIENTO: P-TH 002 Nombramiento Provisional 3. OBJETIVO: Proveer empleos públicos de libre nombramiento y remoción con vacancia definitiva. 4. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar 5. RELACIONES: Procedencia: Vacante definitiva Salida: Provisión del empleo 6. FORMATOS:  Formato único de hoja de vida: Se adoptará el formato establecido por el Gobierno Nacional que se encuentra disponible Para el público en la página del DAFP, según mandato legal. Este debe ser diligenciado por el nuevo funcionario como requisito para el ingreso (solo original).  Requisitos generales para la vinculación: se le entrega al nuevo funcionario la lista de chequeo que contiene la información sobre los requisitos necesarios para tomar posesión que será entregada por el Personero Auxiliar al aspirante como guía para la consecución de los mismos (solo original).  Declaración juramentada de bienes y rentas: igualmente el funcionario debe diligenciar el formato que se encuentra en la página del DAFP donde consta la identificación de sus bienes y rentas esta debe ser actualizada cada año y, en todo caso, al momento de su retiro.  Acta de Posesión: Formato único en que se resumen los aspectos tomados en cuenta al tomar posesión de un cargo al nuevo funcionario. Será firmado por el Personero, el posesionado y el Personero Auxiliar o el encargado del área Administrativa. Se diligencia en original y copia. 7. INFORMES: Se rinde un informe anual de gestión de la contratación dirigido a los entes (contraloría municipal, consejo municipal). 8. RIESGOS Y CONTROLES:   

Riesgos: se vincule una persona que no cumpla con todos los requisitos exigidos. Provisión sin existir recursos presupuéstales. Controles: Verificación por parte de la entidad de datos reportados en la hoja de vida por parte el profesional universitario del área administrativa y financiera.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA   

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 156 de 333

Aplicación de régimen disciplinario y contencioso y/o penal según el caso para quien posesione sin el lleno de requisitos. Formato de control de requisitos Expedir el Certificado de disponibilidad Presupuestal antes de abrir cualquier vacante para los cargos a ocupar.

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO No. RESPONSABLE 1 2

Personaría Auxiliar

3 Comisión Nacional del servicio civil

4

Personero

5

Personería Auxiliar

6

Secretaria Ejecutiva

7 8

9

10

Personero Secretaria Ejecutiva

Personero Auxiliar

ACTIVIDAD Detectar las vacantes definitivas que se presenten en Cargos de libre nombramiento y remoción. Analizar las formas posibles de provisión, bien sea mediante nombramiento en provisionalidad u ordinario. Comunicar al Personero o quien haga sus veces sobre la vacante y las posibilidades de provisión. Solicitar Autorización para nombrar en provisionalidad, cuando se vence el plazo de autorización nuevamente se hace el trámite de solicitud tantas veces sea necesario y antes de cumplirse el vencimiento del tiempo estipulado. Consultar las hojas de vida de los aspirantes a ocupar el cargo, decidir la forma de provisión y designar la persona seleccionada para provisión del mismo. Solicitar certificado de disponibilidad presupuestal, coordinar la proyección y digitación con la secretaria ejecutiva. Digita y proyectar la resolución en original y dos copias y pasa al Personero para su revisión, de considerarse necesario y si existe el funcionario de la dependencia se pasa a la revisión jurídica. Revisar, firmar y pasar a la secretaria ejecutiva. Numerar y fechar la resolución, asentar en el consecutivo respectivo, archivar copia. Notificar la resolución haciendo firmar y entregando copia de la misma. En el mismo acto se le hará saber al designado que tiene diez (10) días hábiles a partir de la notificación para comunicar por escrito la aceptación o rechazo del nombramiento, de lo contrario se entenderá rechazada. Recibir el oficio de aceptación por parte del interesado y comunicarle los requisitos que debe allegar para tomar posesión del cargo. En caso de no producirse respuesta alguna o de ser ésta negativa se comunicara al Personero para que

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

11

12

Personero

13

Secretaria Ejecutiva

14

Personero Auxiliar

15

16

Jefe Inmediato

17

Personero Auxiliar

18

19

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 157 de 333

designe una nueva persona. Verificar el cumplimiento de todos los requisitos establecidos por las normas vigentes y concertar con el Personero la posesión del asignado cuando éste haya acreditado la totalidad de requisitos exigidos y diligenciar el formato del acta respectiva. Tomar juramento y dar posesión al designado, firmar el acta, hacerla firmar del posesionado. Numerar, fechar y radicar el acta. Archivar una copia de la misma. Entregar copia del acta de posesión al interesado y disponer el archivo del original en la hoja de vida del nuevo funcionario. Coordinar proceso de inducción general y dando información sobre estatutos, reglamentos, misión, visión, código de ética, código de buen gobierno, plan de acción, evaluación del desempeño, dependencias, funcionarios y relacionarlo con el jefe inmediato para que éste realice la inducción específica del cargo. Realizar inducción especifica de la funciones a realizar por el nuevo funcionario. Disponer la apertura de carpeta para el nuevo funcionario anexando el formato único de hoja de vida y sus respectivos soportes, original de resolución de nombramiento y acta de posesión. Adelantar los trámites necesarios para el manejo de pensión, salud, caja de compensación familiar, cesantías y demás prestaciones a que tenga derecho de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes y según la elección realizada por el funcionario, así como la actualización de la nómina, expedición del carné y presentación oficial al funcionario en caso de ser necesario por relacionarse con otras entidades. Verificación por parte de la entidad de la información del funcionario radicada en el SIGEP.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 158 de 333

FLUJOGRAMA PERSONERIA AUXILIAR

GERENCIA (PERSONERO)

SECRETARIA

INICIO

Detectar vacantes definitivas

Analizar posibilidades de provisión

Solicitar Autorización para nombrar en provisionalidad (Comisión nacional del servicio civil)

Solicitar certificado de disponibilidad presupuestal y proyectar nombramiento ordinario

Consultar hojas de vida y decidir

Digitar resolución de nombramiento

Revisar y Firmar

Numera, fecha, y archiva copia de la resolución Notificar la resolución del nombramiento

Recibir aceptación del cargo y comunicar los requisitos

Verificar el cumplimiento de los requisitos

Entregar copia y archivar original de acta en hoja de vida del nuevo funcionario

1

Tomar Juramento y posesionar al designado

Numerar, fechar y archivar el acta.

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

1

Realizar inducción especifica

Apertura carpeta del nuevo funcionario

Adelantar trámites prestaciones y seguridad social

FIN

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 159 de 333

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 160 de 333

TALENTO HUMANO 1. PROCESO: VINCULACION DEL PERSONAL 2. PROCEDIMIENTO: P-TH 003 Contratación directa 3. OBJETIVO: Proveer personal de forma temporal 4. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar 5. RELACIONES: Procedencia: necesidad de la dependencia Salida: contrato suscrito 6. FORMATOS: Planeación de la contratación, lista de chequeo contratos, hoja de vida, lista de chequeos de hoja de vida de contratistas. 7. INFORMES: Se rinde un informe anual de gestión de la contratación dirigido a los entes (contraloría municipal, consejo municipal). 8. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos: Que no se contrate el perfil del profesional que se necesita. Que la documentación de la hoja de vida del contratista este adulterado o estén incompletos los requisitos. Contratista no cumpla con el objeto del contrato Controles: Planeación acorde a las necesidades profesionales de la entidad. Tener una lista de chequeo y de verificación de la legalidad de los documentos aportados en la entidad Supervisión

     

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No.

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

1

AREA DE TALENTO HUMANO o quien cumpla sus funciones, que lidera el proceso

Verificar la inclusión del requerimiento en el Plan Anual de Adquisiciones previamente. Aprobado por la Alta Dirección.

2

Área o dependencia que requiere la Contratación

Elaborar las necesidades de contratación de cada dependencia.

3

AREA DE TALENTO

Elaborar los estudios previos, señalando la

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 161 de 333

HUMANO o quien cumpla sus funciones, en formato actualizado

ausencia de personal de planta suficiente al interior de la Entidad. con el apoyo del Asesor Jurídico si la Entidad cuenta con este profesional.

4

el Profesional que cumpla funciones de Asesor Jurídico

Revisión de los estudios previos en su contenido y en la normatividad y la justificación de cada contrato.

5

AREA DE TALENTO HUMANO o quien cumpla sus funciones

Solicitar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal y obtener aprobación del Personero Municipal.

6

Dirección Financiera

Expedir el certificado presupuestal.

7

AREA DE TALENTO HUMANO o quien cumpla sus funciones

Solicitar documentos a potencial contratista, verificar el cumplimiento de requisitos, la experiencia e idoneidad.

8

Área de Recursos humanos (área encargada del proceso de selección) o quien cumpla sus funciones

Proyectar la certificación de experiencia e idoneidad del potencial contratista y de Insuficiencia de personal de planta para firma del ordenador del gasto en caso de que la contratación directa este a cargo de la Oficina Jurídica.

Asesor Jurídico

La Oficina de Talento Humano Diligencia el formato de solicitud de CDP y remitir con todos los documentos anteriores al Asesor Jurídico, en caso de la Entidad cuente con este profesional, quien revisa cumplimiento de requisitos; y emite concepto si hay que ajustar en lo pertinente los estudios previos y/o documentos.

9

disponibilidad

La Oficina de Talento Humano pasa al Asesor Jurídico para la revisión de la minuta del contrato, en caso de que a entidad cuente con este profesional.

10

11

de

Talento humano o quien cumpla sus

El contrato elaborado y debidamente revisado por le Jurídico se recibe por parte de Talento Humano y se hace firmar por el

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA funciones

contratista para ser remitido al Personero Municipal para su firma. Solicitar registro presupuestal.

12

la Oficina de Talento Humano o quien cumpla sus funciones

13

Dirección Financiera

Expedir registro presupuestal.

14

Personería Auxiliar

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 162 de 333

Requerir al contratista y entregar copia de contrato.

15

Supervisor

Suscribir acta de inicio. Publicación en el COVI

16

Personería Auxiliar con apoyo de sistemas en caso de que la entidad cuente con este profesional.

Publicación SECOP

17

Personería Auxiliar con apoyo de sistemas en caso de que la entidad cuente con este profesional

18

Supervisor

Supervisar la ejecución y cumplimiento del objeto y obligaciones contractuales

19

Entregar a Personería Auxiliar los informes mensuales que conforman el contrato, con los documentos anexos debidamente revisados

20

Supervisor previa Realizar la solicitud de modificación o aprobación del adición cuando la ejecución del objeto Personero Municipal y contractual lo requiera con el acompañamiento de la Oficina Jurídica.

21

El Asesor Jurídico en caso de que la entidad cuente con este profesional, lo proyecta

Otro si al contrato

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 163 de 333

para la firma del Sr Personero Municipal

22

Revisar y ajustar el proyecto de liquidación y efectuar los trámites pertinentes para su Formalización

.

Cuando el contratista no atienda la solicitud para liquidar por mutuo acuerdo el contrato, proyectar resolución de liquidación unilateral y enviar al Personero Municipal para su firma con los soportes respectivos

23

Notificación al contratista del administrativo de liquidación unilateral.

24

Personero Municipal y acompañamiento del Asesor Jurídico, si la Entidad cuenta con este profesional

acto

25

Talento Humano o quien haga sus veces

Al término del contrato se efectúa la foliación del mismo.

26

área de talento humano

Establecimiento de puntos de control al proceso

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 164 de 333

TALENTO HUMANO 1. PROCESO: DESARROLLO DE TALENTO HUMANO 2. PROCEDIMIENTO: P-TH 004 Administración del talento humano (Realización de Encargos) 3. OBJETIVO: Proveer temporalmente vacante definitiva o temporal de empleo público con un funcionario vinculado a la entidad como titular de otro empleo. 4. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar 5. RELACIONES: Procedencia: Vacante temporal o definitiva Salida: Posesión del cargo. 6. FORMATOS: Acta de Posesión: Formato único en que se resumen los aspectos tomados en cuenta al tomar posesión de un cargo al nuevo funcionario. Será firmado por el Personero, el posesionado y el profesional universitario encargado del área Administrativa y Financiera. Se diligencia en original y copia. 7. INFORMES: No existen informes especiales comunicaciones establecidas en el procedimiento.

fuera

de

las

8. RIESGOS Y CONTROLES:     

Riesgos: Que el funcionario no cumpla con los requisitos para ocupar el nuevo cargo. Desmejorar al encargo. Exceder los términos legales del encargo. Controles: Verificación exacta del sueldo y nivel so pena de incurrir en responsabilidades disciplinaria y civil. Verificación puntual de novedades en liquidación de nómina.

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE 1

Personaría Auxiliar

ACTIVIDAD Detectar y prever las vacancias definitivas o temporales que se presenten o pudiesen presentarse tomando en cuenta la programación

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

2

3

4

5

Dirección Financiera

6

Personaría Auxiliar

7

8

Dirección Financiera

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 165 de 333

de vacaciones, licencias de maternidad, comisiones de estudio, entre otras. Identificar el tipo de vacante, el periodo de la misma, las funciones y requisitos del encargo y los empleados que pudiesen tener derecho a ocuparla y que reúnan los requisitos. Comunicar al Personero o quien haga sus veces sobre la posibilidad de encargar a otro funcionario, obteniendo su aceptación. Proyectar la resolución realizando el encargo tomando en cuenta:  Que el empleado designado cumpla con los requisitos establecidos para el empleo objeto del encargo.  Que tratándose de una vacancia temporal el encargo se hará hasta por el término de ésta, tratándose de vacante definitiva en un empleo, será hasta por tres (3) meses término máximo tanto para vacantes temporales como para las definitivas.  Que en el acto debe quedar claro si el funcionario ejercerá plenamente las funciones del cargo y si deberá o no desligarse del cargo del cual es titular o ejercerá simultáneamente las dos. Salario a devengar: se devengará el salario del nuevo cargo, en los casos en que este sea mayor al del cargo del cual es titular el encargado; siempre y cuando el sueldo del cargo objeto de encargo no esté siendo devengado por el titular y el encargo de funciones esa plena. Digitar y proyectar la resolución en original y copia, pasar al Personero para revisión, de considerarse necesario y si existe el funcionario de la dependencia se pasa a la revisión jurídica. Disponer lo necesario para adelantar los procesos de comunicación de la decisión, perfeccionamiento de la resolución y toma de posesión de manera análoga a lo contemplando en los pasos 4 al 12 del procedimiento de realización de traslados. Introducir novedad a la nómina en los casos que el encargo implique asumir el salario del cargo objeto del mismo por cumplir las siguientes condiciones: no ser devengado por su titular, ser mayor al del empleado del cual es titular el encargado y ser realizado para asumir las funciones plenas del

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 166 de 333

nuevo cargo. FLUJOGRAMA PERSONERIA AUXILIAR

DIRECCION FINANCIERA

PERSONERO

INICIO

Detectar vacantes definitivas o temporales

Identificar el tipo de vacante

Comunicar la posibilidad de encargo (Personero)

Proyectar la resolución realizando el encargo

Firma de la Resolución

Digitar proyecto de resolución Introducir novedades a la nomina

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 167 de 333

TALENTO HUMANO 1. PROCESO: DESARROLLO DE TALENTO HUMANO 2. PROCEDIMIENTO: P-TH 005 Administración del talento humano (Realización de Traslados). 3. OBJETIVO: Rotar el personal de la entidad como mecanismo de capacitación, de mejoramiento del clima organizacional y/o para aprovechar las cualidades de un funcionario para desempeñarse en otra área. Igualmente a solicitud del personal interesado y siempre que el movimiento no cause perjuicios al servicio. 4. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar 5. RELACIONES: Procedencia: Vacantes definitivas o disposición de organización interna. Salida: Registros de Novedades

6. FORMATOS: Acta de Posesión: Formato único en que se resumen los aspectos tomados en cuenta al tomar posesión de un cargo al nuevo funcionario. Será firmado por el Personero, el posesionado y el profesional universitario encargado del área Administrativa y Financiera. Se diligencia en original y dos (2) copias. 7. INFORMES: No existen informes específicos comunicaciones contempladas en el procedimiento.

fuera

de

las

8. RIESGOS Y CONTROLES:      

Riesgos: Posesionar sin el lleno de requisitos. Realizaciones de traslado en vacantes temporal. Desmejorar al trasladado. Controles: Verificación previa de condiciones de los cargos y hoja de vida del trasladado y aplicación del régimen disciplinario y contencioso administrativo para quien se posesione en estas condiciones. Verificación de vacancia definitiva o aplicación del procedimiento de encargo. Verificación exacta de sueldo y nivel so pena de incurrir en responsabilidades disciplinarias y civiles

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 168 de 333

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE ACTIVIDAD Detectar posibles rotaciones de personal o Personero vacantes definitivas que puedan ser cubiertas con 1 Auxiliar otras personas ya vinculadas a la entidad y consultar con la gerencia sobre conveniencia y procedencia. Verificar que las funciones y requisitos de los cargos ocupados y a ocupar por el funcionario 2 objeto de traslado sean iguales o similares y el nivel salarial y jerárquico sea el mismo. Coordinar la resolución de traslado, con la secretaria ejecutiva, en la cual debe estipularse la 4 fecha a partir de la cual se hará efectivo el traslado y toma de posesión del nuevo cargo, coordinar su digitación en original y dos (2) copias. Revisar, firmar y disponer que se radique, feche y 5 Personero numere. Secretaria Fechar, radicar y numerar en forma consecutiva. 6 Ejecutiva Personero Notificar la resolución entregando copia al 7 Auxiliar interesado y disponer archivo de original firmado en hoja de vida del funcionario. Coordinar con el Personero la posesión del 8 funcionario en el nuevo cargo y diligenciar los datos básicos del acta en original y copia. Posesionar en el nuevo cargo al funcionario objeto 9 Personero del traslado, tomando juramento y firmando el acta respectiva. Personero Numerar, fechar, radicar acta y archivar una(1) 10 Auxiliar. copia de la misma 11

Archivar original del acta en hoja de vida y entregar copia al funcionario.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA FLUJOGRAMA NERO AUXILIAR

PERSONERO

INICIO

Detectar vacantes definitivas o rotación del personal

Verificar las funciones y que los requisitos, nivel salarial sean iguales y similares

Proyectar resolución de traslado

Notificar resolución al interesado y coordinar posesión

Acta en la hoja de vida

FIN

Revisar y firmar la resolución

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 169 de 333

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 170 de 333

TALENTO HUMANO 1. PROCESO: DESARROLLO DE TALENTO HUMANO 2. PROCEDIMIENTO: P-TH 006 Administración del talento humano (Comisión de servicios). 3. OBJETIVO: Disponer que un funcionario de la entidad, ejerza las funciones propias del empleo en un lugar diferente al de la sede del cargo, cumplir misiones especiales, asistir a conferencias o seminarios, o realizar visitas de observación que interesen a la entidad y que se relacionen con la naturaleza del cargo del comisionado. 4. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar 5. RELACIONES: Procedencia: determinación de la necesidad. Salida: Legalización del gasto. 6. FORMATOS: No se establecen formatos estandarizados en el desarrollo de este procedimiento. 7. INFORMES: Informe de resultados de la comisión: Una vez terminada la comisión, especialmente las que tiene por objeto programas de capacitación, el funcionario comisionado presentará informe al Personero sobre los logros y conocimientos adquiridos para que en Coordinación con éste se programe la difusión de los mismos. 8. RIESGOS Y CONTROLES:       

Riesgos: Parcialización de recursos de capacitación. No re vinculación del funcionario una vez vencida la comisión. No difusión de los conocimientos adquiridos. Controles: Verificación de que la comisión se encuentre dentro del plan institucional de capacitación de la entidad. Evaluación costo-beneficio de la misma. Acciones según el régimen contencioso administrativo y disciplinario y declaratorio de abandono del cargo. Generación de mecanismos de retroalimentación y trabajo colectivo que permita el fácil intercambio de información.

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE 1 Personero o Detectar

la

ACTIVIDAD necesidad de hacer

presencia

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA funcionario interesado

2

3

Personería Auxiliar

Dirección Financiera

4

5

Personero

6

Personería Auxiliar

7

8

9

10

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 171 de 333

desarrollando funciones en lugar diferente al habitual de trabajo, en reunión o eventos de capacitación, entre otros, por parte de uno o varios funcionarios de la entidad y comunicar al Personero. Analizar la solicitud, observar su concordancia con los programas de capacitación u otros programas aprobados y determinar los costos en que incurrirá la entidad (viáticos, gastos de viaje, inscripciones, etc.) y si presupuestalmente es viable. Emite el certificado de Disponibilidad presupuestal de acuerdo al presupuesto asignado al rubro de capacitación. Verificar todas las variables de análisis y presentar al Personero la solicitud con los datos investigados y corroborados. Decidir sobre la solicitud, dando instrucciones a la secretaria ejecutiva para proyectar la resolución de comisión incluyendo los aspectos relacionados con avances si los hubiere, por concepto de viáticos. Realizar el trámite de perfeccionamiento de resolución (en forma análoga a las expedidas en otros procedimientos de personal), así mismo coordinar la consecución de pasajes, realización de inscripciones, presentaciones oficiales. Para la consecución de pasajes se guiará por el procedimiento de contratación directa sin formalidades plenas. Comunicar al funcionario comisionado, entregando copia de la resolución de comisión, archivando original en la hoja de vida y enviando copia a la secretaria ejecutiva con la cual se procederá a ordenar el gasto. Coordinar con el Personero la forma de sustituirlo temporalmente si es necesario y proyectar los actos administrativos respectivos. Verificar junto con el Personero que el comisionado se reintegre al finalizar el periodo de la comisión y que presente los informes respectivos de las gestiones realizadas. Coordinar con el funcionario comisionado la legalización de avances y/o el pago de viáticos, gastos de viaje y otros conceptos que le pudiese generar la comisión.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 172 de 333

FLUJOGRAMA PERSONERO AUXILIAR

PERSONERO

FUNCIONARIO INTERESADO

DIRECCION FINANCIERA

INICIO

Determinar necesidad de comisión

Determinar necesidad de comisión

Analizar la solicitud y determinar su viabilidad

Emite el certificado presupuestal Verificar todas las variables de análisis Notificar y archivar.

Realizar tramite de perfeccionamiento de resolución

Notificar, archivar en hoja de vida y coordinar el pago

Verificar reintegro oportuno del comisionado

FIN

NO Decidir sobre la solicitud

SI

Presentar la solicitud con los datos investigados

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 173 de 333

TALENTO HUMANO 1. PROCESO: DESARROLLO DE TALENTO HUMANO 2. PROCEDIMIENTO: P-TH 007 Administración del talento humano (Comisión para adelantar estudios). 3. OBJETIVO: Brindar al funcionario la posibilidad de realizar estudios dentro o fuera del país los cuales pueda revertir en beneficio de la entidad. 4. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar 5. RELACIONES: Procedencia: Solicitud del funcionario o planes de capacitación. Salida: Reincorporación al servicio. 6. FORMATOS: No se establecen formatos estandarizados en el desarrollo de este procedimiento. 7. INFORMES:  Informe de evolución de la comisión: Presentado trimestral, o semestralmente según el caso, en que se informe al Personero sobre la evolución de sus estudios. Así mismo al finalizar el periodo de la comisión anexando los comprobantes (certificados o diplomas) expedidos por la entidad educativa respectiva.  Informe de interventoría: El interventor designado presentará trimestral o semestralmente según el caso, al Personero los informes producto del seguimiento realizado al desarrollo de la comisión. 8. RIESGOS Y CONTROLES:     

Riesgos: Parcialización de recursos de capacitación. Incumplimiento del convenio. Controles: Verificación de que la comisión se encuentre dentro del Plan Institucional de Capacitación de la entidad. Evaluación costo-beneficio de la misma. Acciones según el régimen contencioso, disciplinario y fiscal.

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE ACTIVIDAD 1 Funcionario Elevar solicitud dirigida al Personero, para que se

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA interesado

2

3

Personería Auxiliar

Dirección Financiera

4 5

Personero

6

Secretaria Ejecutiva

7

Funcionario interesado

8

Personería Auxiliar

9

10

Personero

11

Secretaria Ejecutiva

12

Personería Auxiliar

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 174 de 333

autorice realizar los trámites de inscripción, adjuntando la información necesaria para tomar la decisión. Consultar la hoja de vida del funcionario solicitante verificando su antigüedad (mayor a un año) su comportamiento laboral (ninguna falta disciplinaria en el último año) y su buen desempeño (evaluación de desempeño satisfactorio), capacitación recibida, entre otros aspectos. Emite el certificado de Disponibilidad presupuestal de acuerdo al presupuesto asignado al rubro de capacitación. Presentar al Personero el expediente con los datos fundamentales del funcionario para su análisis. Estudiar la solicitud y determinar su aceptación o negativa a la misma. Comunicar la decisión tomada sobre la comisión al director del área administrativa y financiera y al interesado. Realizar los trámites de inscripción, una vez obtenida la autorización y presentar las constancias respectivas de la entidad educativa ante el director del área administrativa y financiera. Coordinar la Proyección de la resolución con la secretaria ejecutiva, otorgando la comisión en los términos y condiciones establecidas por las normas legales vigentes sobre el tema y hacerla digitar en original y dos (2) copias. Así mismo coordinará con la secretaria ejecutiva la elaboración del proyecto del convenio realizado. Proyectar el convenio entre la Personería y el funcionario beneficiado, en el que el segundo se comprometa para con la entidad a prestar sus servicios a la misma, en el cargo del cual es titular o en otro de superior jerarquía al terminar la comisión y al menos por el tiempo de ésta y pasar al Personero para su análisis. Revisar, firmar la resolución y el convenio, pasar a la secretaria ejecutiva. Fechar, numerar y radicar resolución y convenio, pasar al director del área administrativa y financiera. Disponer archivo de originales en la hoja de vida, coordinar con la secretaria ejecutiva a efectos de realizar la orden de pago respectiva y de expedir su pago como mínimo con cinco (5) días de antelación a la fecha de iniciar la comisión para adelantar estudios.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

13

14

15

Personero

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 175 de 333

Notificar al interesado y coordinar el reemplazo del funcionario en caso de que éste deba desligarse total o parcialmente de las funciones del cargo. Verificar el cumplimiento de la comisión y analizar la viabilidad de prorrogar la misma en los casos contemplados por las normas vigentes. En este caso, comunicará al Personero para que él decida en última instancia. Coordinar el reintegro del funcionario al mismo cargo o a otro de superior jerarquía y verificar que se cumplan los términos de convenios o promover las acciones disciplinarias, penales y/o civiles a que haya lugar por incumplimiento del mismo.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 176 de 333

FLUJOGRAMA PERSONERO AUXILIAR

PERSONERO

SECRETARIA

DIRECCION FINANCIERA

INICIO

Solicitar comisión al Personero (Funcionario) Revisar la hoja de vida y organizar el expediente

Emite el certificado presupuestal Revisar solicitud

Notificar y archivar

Proyectar resolución de comisión

Proyectar convenio Entidadfuncionario

Notificar al interesado

Verificar el cumplimiento de la comisión

Reintegrar al funcionario al finalizar la comisión

FIN

NO Aprobación

SI

Revisar y firmar la resolución y convenio

Fechar, numerar y radicar la resolución y convenio

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 177 de 333

TALENTO HUMANO 1. PROCESO: DESARROLLO DE TALENTO HUMANO 2. PROCEDIMIENTO: P-TH 008 Administración del talento humano (Concesión de permisos). 3. OBJETIVO: Reconocer a los funcionarios el derecho a ausentarse del trabajo hasta por tres (3) días, mediando justa causa y percibiendo la remuneración normal del empleo. 4. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar 5. RELACIONES: Procedencia: Solicitud Salida: Archivo de novedad en hoja de vida.

del

funcionario

6. FORMATOS: Contiene los datos del funcionario, los días y/o las horas solicitadas y el objeto del mismo. Se diligenciará en original y copia. 7. INFORMES: No existen informes estandarizados comunicaciones contempladas en el procedimiento

fuera

de

las

8. RIESGOS Y CONTROLES:  

Riesgos: Proliferación de permisos. No reintegro oportuno del funcionario a su puesto de trabajo.

  

Controles: Verificación de justa causa, con los comprobantes requeridos. Verificación periódica de hoja de vida. Aplicar régimen disciplinario y declaratoria de abandono del cargo.

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE

1

Funcionario interesado

2

Personería

ACTIVIDAD Solicitar el permiso en el formato establecido para el efecto (o por escrito en original y copia), indicando el tiempo solicitado y el motivo, con los soportes requeridos. Dirigido así:  Menor a un (1) día al director del área administrativa y financiera.  Entre 1 y 3 días al Personero. Analizar la solicitud y ver si media justa causa

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA Auxiliar

3

4

Personero

5

Personería Auxiliar

6

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 178 de 333

(hechos ciertos y comprobables) Si el permiso solicitado es inferior a un día otorgar o negar firmando original y copia de la solicitud y disponer su comunicación al interesado y archivar para control en la hoja de vida del funcionario. Decidir sobre la razón del permiso, autorizando o negándolo, cuando es mayos a un día, firmando el original y copia de la solicitud y disponer su comunicación al Personero Auxiliar para el control en la hoja de vida del funcionario. Verificar que el permiso se haya concebido en los términos legales y reglamentarios vigentes y disponer archivo en la hoja de vida del funcionario respectivo. Verificar que el funcionario se reintegre inmediatamente termine el permiso. Si éste no se presenta notificará para proceder a declarar el abandono del cargo sin perjuicio de la investigación respectiva.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 179 de 333

FLUJOGRAMA FUNCIONARIO INTERESADO

PERSONERIA AUXILIAR

PERSONERO

INICIO

Solicitar permiso

Analizar solicitud y verificar causas (1 día)

Firmar original y copia de la solicitud

Verificar el permiso (Términos Legales y vigentes)

Notificar al Funcionario

Archivar en hoja de vida

Verificar el reintegro inmediatamente termine el permiso

FIN

Analizar solicitud y verificar causas (entre 1 y 3 días)

Firmar original y copia de la solicitud

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 180 de 333

TALENTO HUMANO 1. PROCESO: DESARROLLO DE TALENTO HUMANO 2. PROCEDIMIENTO: P-TH 009 Administración del talento humano (Licencia Ordinaria). 3. OBJETIVO: Garantizar a los funcionarios el derecho de ausentarse del trabajo hasta por sesenta (60) días al año, prorrogables treinta (30) días más, cuando medie justa causa, sin percibir el salario correspondiente durante este periodo. 4. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar 5. RELACIONES: Procedencia: solicitud por parte del empleado o trabajador. Salida: : Resolución autorizando la licencia. 6. FORMATOS: No se establecen formatos estandarizados en el desarrollo de este procedimiento. 7. INFORMES: No existen informes específicos fuera de las comunicaciones contempladas en el procedimiento. 8. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos: Proliferación de licencias y dificultades de reemplazo. No reintegro oportuno.

 

Controles: Verificación de justa causa con comprobantes de ser necesario, especialmente para prorrogar el término de la licencia. Rotación permanente de empleados y trabajadores como mecanismo de capacitación y para así mantener personal idóneo para suplir posibles vacancias temporales.

 



Régimen disciplinario y declaratoria de abandono del cargo.

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE 1

Funcionario interesado

ACTIVIDAD Redactar comunicación dirigida al Personero con copia a la personería auxiliar, solicitando la licencia y señalando el periodo de la misma, suscribirla y

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

2

3

4

5

6 7 8 9 10

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 181 de 333

radicarla en la ventanilla única. Verificar que la solicitud sea justa y clara y que el término se encuentre dentro de los limites permitidos por la ley, sesenta (60) días continuos o Personería discontinuos al año, prorrogables treinta (30) días Auxiliar más cuando medie justa causa, para lo cual consultará la hoja de vida del funcionario, pasar al Personero con recomendación en caso de ser necesario. Decidir sobre el otorgamiento de la licencia, si la decisión es positiva visar y pasar comunicación al Personero Auxiliar, si es negativa así lo consignará y Personero pasara a este mismo funcionario quien comunicará al interesado y archivará la solicitud en la hoja de vida respectiva. Personero Auxiliar Coordinar la proyección y digitación de la resolución concediendo la licencia, con la secretaria ejecutiva. Digitar proyecto de resolución en original y dos Secretaria copias y pasar al Personero para revisión, en Ejecutiva considerarse necesario, pasar a asesoría y revisión jurídica Revisar, firmar la resolución y pasar a la secretaria Personero ejecutiva. Secretaria Fechar, numerar y radicar resolución, archivar Ejecutiva copia. Personería Archivar original y solicitud en hoja de vida, Auxiliar comunicar al interesado entregando copia de la resolución. Dirección Disponer de la modificación al programa de nómina Financiera de los periodos respectivos. Personería Verificar que el funcionario se reintegre Auxiliar oportunamente, vencido el término de la licencia.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 182 de 333

FLUJOGRAMA PERSONERIA AUXILIAR

PERSONERO

SECRETARIA

DIRECCION FINANCIERA

INICIO

Verificar la solicitud, que cumpla con los términos de la ley

Solicitud de Licencia (tiempo)

NO Comunicar Archivar hoja de vida

Comunicar al Funcionario

Otorgar la Licencia

SI

Coordinar la proyección y la digitación de la resolución

Archivar hoja de vida

Verificar que el reintegro del funcionario FIN

Digitar e imprimir la resolución

Revisar y firmar la resolución Modificación al programa de nomina

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 183 de 333

TALENTO HUMANO 1. PROCESO: DESARROLLO DE TALENTO HUMANO 2. PROCEDIMIENTO: P-TH 010 Administración del talento humano (Manejo de hojas de vida). 3. OBJETIVO: Administrar y mantener actualizada la información laboral y personal de quienes presten sus servicios como servidores pública de la entidad. 4. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar 5. RELACIONES: Procedencia: Documentación personal del nuevo personal relacionadas con la hoja de vida y novedades de personal. Salida: Actualización de hojas de vida. 6. FORMATOS:  Formato único de hoja de vida: Es el instrumento fijado por el Gobierno Nacional para la obtención estandarizada de datos sobre el personal que presta sus servicios a las entidades y organismos del sector público. Este debe ser diligenciado por el nuevo funcionario como requisito para el ingreso (solo original).  Declaración juramentada de bienes y rentas: formato desarrollado para obtener la información de bienes del nuevo funcionario según lo dispuesto en la Constitución Nacional y la Ley 190 de 1995. Será presentado por el nuevo funcionario (solo original). 7. INFORMES: Informe de dictamen médico: Contiene los datos del funcionario, el tiempo, motivos de incapacidad y persona responsable del dictamen médico. 8. RIESGOS Y CONTROLES: 

Riesgos: Que se posesione a una persona que no cumpla requisitos o que haya presentado documentación falsificada para posesionarse.

 

Controles: Formato guía de control de requisitos. Verificación de datos reportados en hoja de vida, por parte del director del área administrativa y financiera.

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

No. RESPONSABLE

1

Personería Auxiliar

2

Empleado público

3

Personería Auxiliar

4

Personería Auxiliar

5

6

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 184 de 333

ACTIVIDAD Exigir el diligenciamiento y presentación del formato único de hoja de vida a los empleados públicos que se encuentren vinculados con la entidad o que se vinculen posteriormente en el momento previo a la posesión Diligenciar y presentar el formato único de hoja de vida, junto con la declaración juramentada de bienes y rentas. En caso de nuevos funcionarios anexar copia de todos los certificados y constancias que soportan la información suministrada. Verificar que el formato único de hoja de vida haya sido diligenciado completamente y de manera clara, que los datos consignados en el mismo sobre estudios y experiencia estén debidamente soportados con los respectivos documentos y refrendarlos con su firma. Mantener actualizado el registro de las hojas de vida con las anotaciones sucesivas que se produzcan hasta el momento del retiro. Las siguientes novedades deben ser llevadas a las respectivas hojas de vida.  Situaciones administrativas: licencias, permisos, comisiones, encargos, prestación del servicio militar, vacaciones y suspensiones en el ejercicio de las funciones.  Asensos  Embargos y desembargos de salario.  Autorizaciones para descuentos de salarios.  Fallos absolutorios o sancionatorios resultantes de procesos disciplinarios.  Accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.  Copia de liquidación y pago de prestaciones económicas y sociales e indemnizaciones.  Resultado de las evaluaciones de desempeño.  Reconocimiento y demás novedades que tengan carácter individual. Facilitar la consulta de las hojas de vida cuando la requiera el Personero o los organismos de inspección, control y vigilancia. Suministrar la información en los términos que establezca el Departamento Administrativo de la Función Pública, con el fin de mantener actualizado

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

7

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 185 de 333

el Sistema Único de Información de Personal. Expedir los certificados y constancias solicitadas por los funcionarios sobre la información que reposa en las respectivas hojas de vida y que no corresponda su expedición a otro funcionario de acuerdo con los diferentes procedimientos de la entidad.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 186 de 333

FLUJOGRAMA PERSONERO AUXILIAR

FUNCIONARIO INTERESADO

INICIO Exigir presentación del formato único de hoja de vida

Verificar diligenciamiento del formato, revisar anexos y refrendar su firma Anexar documentación exigida para el ingreso.

Actualizar hoja de vida con novedades presentadas

Facilitar consultas o accesos a hoja de vida.

Suministrar información a DAFP para actualización del sistema único Expedir certificados y constancias solicitadas

FIN

Diligenciar y presentar el formato único de hoja de vida y anexos

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 187 de 333

TALENTO HUMANO 1. PROCESO: DESARROLLO DE TALENTO HUMANO 2. PROCEDIMIENTO: P-TH 011 Administración del talento humano (Capacitación de Funcionarios). 3. OBJETIVO: Son objetivos de la capacitación: a) Contribuir con el mejoramiento institucional fortaleciendo el desarrollo del talento humano de los funcionarios de la personería municipal. b) Promover el desarrollo integral del personal, además de crear un afianzamiento en la ética del servidor público. c) Elevar el nivel de compromiso del personal con respecto a las políticas, planes, programas, proyectos y objetivos de la entidad. d) Fortalecer la capacidad, tanto individual como colectiva, de aportar conocimientos, habilidades y actitudes para el mejor desempeño laboral y para el logro de los objetivos institucionales. e) Facilitar la preparación permanente de los funcionarios con el fin de elevar sus niveles de satisfacción. 4. DEPENDENCIA: Personero Auxiliar y Comité de capacitación. 5. RELACIONES: Procedencia: Necesidades de actualización y/o complementación. Salida: Funcionarios más idóneos y comprometidos con la entidad. 6. FORMATOS: PIC (Plan Institucional de capacitación). 7. INFORMES:  Informes de actividades programadas o por desarrollar: mensualmente o con la periodicidad u ocasión requerida, el Personero Auxiliar, comunicará al personero, las actividades programadas en el mes o periodo respectivo, tomando en cuenta presentarlo con la debida oportunidad a efectos de designar las posibles asistencias organizando el trabajo de cada una de las dependencias y contar con la respectiva disponibilidad presupuestal si fuera necesario.  Informes de evaluación: como mínimo trimestralmente el Personero Auxiliar presentara al Personero un informe de evaluación de los programas y eventos de capacitación desarrollados en el periodo, junto con las sugerencias para su mejoramiento.  Informe de resultados de los eventos de capacitación externos: Una vez terminados los eventos de capacitación programados por otras entidades a los que asistan delegados de la Personería, presentarán informe al Personero Auxiliar sobre los conocimientos adquiridos para

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 188 de 333

que en coordinación con este se programe la difusión de los mismos al resto. 8. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:  Dirigir recursos de capacitación hacia un solo grupo de funcionarios.  No se realice la correspondiente retroalimentación al resto del personal.  No se presenten a la capacitación los funcionarios designados. Controles:  Elaboración del plan institucional de capacitación (PIC) en el cual se debe concebir la integralidad de funcionarios de la entidad, consultando las reales necesidades de cada una de las áreas y funcionarios.  Registro y control de los asistentes a los eventos de capacitación programados y constancia de las asistencias en las hojas de vida de los funcionarios.  Aplicación y cumplimiento a las jornadas de capacitación que se programen para la óptima retroalimentación de la entidad 9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE ACTIVIDAD Personería Identificar las falencias en cada una de las áreas 1 Auxiliar y comité buscando la necesidad de realizar capacitaciones de capacitación. para suplir cada una de estas. Consultar los lugares o entidades en las cuales se 2 puede apoyar para la realización de la capacitación teniendo en cuenta el costo de la misma. Informar al personero sobre la necesidad de realizar 3 las capacitaciones para su aprobación. Verificar la sustentación de la capacitación su costo 4 Personero y alcance para su aprobación. Personería Informar al personal designado para la capacitación 5 Auxiliar y comité con sus correspondientes viáticos o material de de capacitación. apoyo si esto diera lugar. Realizar la correspondiente inscripción a la entidad que realizara la capacitación o si la realizara la 6 misma Personería delegar las funciones para la realización de la misma. Expedir los certificados y constancias solicitadas por los funcionarios sobre la capacitación realizada, 7 guardando copia en la correspondiente hoja de vida.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

8

Empleado Publico

9

Personería Auxiliar y comité de capacitación

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 189 de 333

Si la capacitación se realiza en entidades externas se debe entregar al personal auxiliar y a la dirección financiera todos los soportes necesarios que justifique su presencia en la misma. Coordinar con el asignado para realizar la retroalimentación con el resto de la entidad e informar la fecha y el lugar donde se llevara a cabo.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 190 de 333

FLUJOGRAMA PERSONERO AUXILIAR

GERENCIA (PERSONERO)

FUNCIONARIO INTERESADO

INICIO

Identificar la necesidad de capacitación en cada área de la entidad

Consultar las entidades que pueden proporcionar la capacitación

Autorizar la capacitación para los funcionarios de la entidad.

Revisar y gestionar la capacitación Informar al personal designado (comité de capacitación) Realizar la inscripción y diferentes documentos que se requieran

Guardar en la hoja de vida los certificados de la capacitación

Verificar la asistencia oportuna del funcionario

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 191 de 333

TALENTO HUMANO 1. PROCESO: DESARROLLO DE TALENTO HUMANO 2. PROCEDIMIENTO: P-TH 012 Administración del talento humano (Expedición de Certificados). 3. OBJETIVO: Atender de manera oportuna y eficiente, las solicitudes de expedición de certificados presentadas por los usuarios frente a la funcionalidad de la entidad. 4. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar 5. RELACIONES: Procedencia: Presentación de la solicitud por parte del interesado. Salida: Expedición de correspondiente certificado. 6. FORMATOS: No se han establecido formatos estandarizados en el desarrollo de este procedimiento.

7. INFORMES: No existen informes especiales establecidos para el procedimiento. 8. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos: No expedir oportunamente el certificado requerido por el usuario. Suministrar información incompleta, con inconsistencias o erróneas.

 

Controles: 

Mantener estricto control en la entrada y salida de información controlando los lapsos de tiempo entre una operación y otra para una oportuna entrega. Auditoria selectiva sobre la información manejada. Archivo temporal de las solicitudes recibidas para ser resueltas. Revisión minuciosa del documento al ser diligenciado e impreso verificando la concordancia de la información del mismo.

  

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE 1

Interesado o usuario de la información

ACTIVIDAD Solicitar por escrito la respectiva constancia o certificación deseada, especificando el tipo de constancia y certificado, nombre del solicitante, fecha, destino del documento solicitado. Si es

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 192 de 333

contratista enunciar el tipo y numero de contrato que tiene con la entidad. En caso de que lo solicitado sea una certificación, el solicitante de este documento debe traer las estampillas de ley exigidas en la institución y estas deben quedar anexas en la copia que reposa en la carpeta de certificaciones de la personería auxiliar.

2

Ventanilla única

Radicar la solicitud y la clasifica según corresponda, disponiendo el envío a la dependencia respectiva.

3

5

8

Recibir las solicitudes en original y copia devolviendo la copia al interesado con el recibido: firma, fecha y hora.

Personería Auxiliar

personería Auxiliar

Elabora y firma el documento solicitado en original y copia, verificando que sea competencia del área o dependencia y que los datos concuerden entre el solicitante y la que reposa en la dependencia, de no corresponder los datos requeridos por el usuario o peticionario se debe contestar mediante oficio los motivos de la negativa. Registrar la fecha de la respuesta en el libro radicador y disponer lo necesario para entregar la constancia o certificado al interesado teniendo en presente que él debe firmar ya sea el libro radicador dando constancia de la entrega del documento o la copia correspondiente del mismo, la cual posteriormente se entrega para ser archivada.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 193 de 333

FLUJOGRAMA VENTANILLA UNICA

PERSONERIA AUXILIAR

INICIO

Solicitar por escrito el certificado o constancia (Interesado) Recepción de la solicitud y devolver copia

Revisar la solicitud para su posterior respuesta

Radicar y clasificar la solicitud

Elabora y Firma el Documento solicitado

NO Datos requeridos SI

Motivos de la negativa Oficio

Registrar la respuesta y disponer para su entrega

Se Archiva

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 194 de 333

TALENTO HUMANO 1. PROCESO: DESARROLLO DE TALENTO HUMANO 2. PROCEDIMIENTO: P-TH 013 Administración del talento humano (Bienestar Familiar). 3. OBJETIVO: Programar actividades de bienestar social orientados a crear, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral del empleado, el mejoramiento de su nivel de vida y el de su familia; así mismo deben permitir elevar los niveles de satisfacción, eficacia, eficiencia, efectividad e identificación del empleado con la entidad. 4. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar 5. RELACIONES: Procedencia: Identificación de las necesidades de Bienestar social en la entidad. Salida: Satisfacción de estímulo efectuado por la entidad de acuerdo al cronograma establecido. 6. FORMATOS: No se han establecido formatos estandarizados en el desarrollo de este procedimiento. 7. INFORMES:  Plan anual de Bienestar Social: Debe contener el cronograma de actividades a seguir durante el año y su correspondiente seguimiento e información de elaboración de las mismas.  Acta de aprobación del comité: La aprobación del acta está a cargo del Personero con la participación del comité en pleno, el cual a principio de año aprueba el cronograma de actividades a seguir presentado por la personería auxiliar e igualmente solicita la información a la dirección financiera del presupuesto asignado para tal fin. 8. RIESGOS Y CONTROLES:  

Riesgos: Mala planeación y programación de las actividades a realizar. No contar con el presupuesto necesario para realizar las actividades programadas.

Controles: 

Analizar minuciosamente las fechas importantes para programar oportunamente las actividades.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA 

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 195 de 333

Realizar reuniones que permitan la coordinación y cumplimiento de las actividades a programar. Revisión con el director financiero de la disponibilidad presupuestal para la realización de las diferentes actividades a realizar durante el año.



9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE

1

personería Auxiliar

2

3

Personero

4

Dirección financiera, personería Auxiliar.

5

personería Auxiliar

ACTIVIDAD Realizar un estudio de las necesidades de los empleados y de sus familias, con el fin de establecer prioridades y seleccionar alternativas, de acuerdo con los lineamientos señalados en las estrategias de desarrollo institucional y en las políticas del Gobierno Nacional. Diseñar programas y proyectos para atender las necesidades detectadas, que tengan amplia cobertura institucional y que incluyan recursos internos e interinstitucionales disponibles. Analizar los programas y proyectos con su correspondiente cronograma de actividades para su aprobación. Ejecutar los programas y actividades en forma directa o mediante contratación con personas naturales o jurídicas, o a través de los organismos encargados de la protección, la seguridad social y los servicios sociales, según sea la necesidad o la problemática a resolver. Realizar una evaluación y seguimiento a los programas adelantados, para verificar la eficacia de los mismos y decidir sobre su modificación o continuidad.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 196 de 333

FLUJOGRAMA PERSONERO AUXILIAR

GERENCIA (PERSONERO)

INICIO Realizar un estudio de las necesidades de los empleados y de sus familias

Diseñar programas y proyectos para atender las necesidades detectadas Ejecutar los programas y actividades en forma directa o mediante contratación.

Realizar una evaluación y seguimiento a los programas adelantados

FIN

Revisar y aprobar mediante acta la consecución del cronograma de actividades

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 197 de 333

SISTEMAS 1. PROCESO: ADMINISTRACION DEL SERVIDOR 2. PROCEDIMIENTO: P-S-001 Ejecutar el mantenimiento del aplicativo de la ventanilla única virtual en la Personería Municipal de Armenia. 3. OBJETIVO: asegurar el correcto funcionamiento del aplicativo de la ventanilla única virtual de la entidad. 4. DEPENDENCIA: supervisor de funciones Carlos Andrés Arroyave (técnico dependencia vigilancia administrativa y judicial). 5. RELACIONES: Procedencia: determinar las necesidades para el mantenimiento. Salida: Efectuar los procedimientos de mantenimiento de la ventanilla única virtual. 6. FORMATOS: Formato virtual de ventanilla única. 7. INFORMES: se rinde un informe mensual al supervisor del contrato y a la dependencia de personería auxiliar, de las actividades desarrolladas las cuales están consignadas en la ventanilla virtual. 8. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos: Que falle el equipo servidor donde está alojado el aplicativo. Que falle la red de datos por la cual se comparte la información de la aplicación. Que se estropee los archivos de la aplicación como tal.

  

Controles: Se realizan los correspondientes Back Ups o copias de seguridad. Verificar el funcionamiento de los nodos de la red. Se realizan los correspondientes Back y se cuenta con el apoyo de los diseñadores de la aplicación.

  

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:

No. RESPONSABLE ACTIVIDAD

1

Ingeniero de Sistemas

Semanalmente se realiza una copia de seguridad del aplicativo en el servidor y en el disco duro externo.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Se actualiza la base de datos de usuarios del aplicativo.

2

3

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 198 de 333

Supervisor y Personería Auxiliar

Se hace entrega mensual de los informes propios a la actividad.

FLUJOGRAMA SISTEMAS

PERSONERIA AUXILIAR

INICIO

Se realiza copia de seguridad semanal (servidor y disco duro externo)

Actualización de base de datos

Informes mensuales de las actividades

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 199 de 333

SISTEMAS 1. PROCESO: ADMINISTRACION DEL SERVIDOR 2. PROCEDIMIENTO: P-S-002 Ejecutar la Implementación del aplicativo de la ventanilla única virtual en la Personería Municipal de Armenia. 3. OBJETIVO: asegurar el correcto funcionamiento del aplicativo de la ventanilla única virtual de la entidad. 4. DEPENDENCIA: supervisor de funciones Carlos Andrés Arroyave (técnico dependencia vigilancia administrativa y judicial). 5. RELACIONES: Procedencia: Determinar las necesidades para la implementación. Salida: Efectuar los procedimientos de implementación de la ventanilla única virtual. 6. FORMATOS: Formato virtual de ventanilla única. 7. INFORMES: se rinde un informe mensual al supervisor del contrato y a la dependencia de personería auxiliar, de las actividades desarrolladas las cuales están consignadas en la ventanilla virtual. 8. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos: Que falle el equipo servidor donde está alojado el aplicativo. Que falle la red de datos por la cual se comparte la información de la aplicación. Que se estropee los archivos de la aplicación como tal.

  

Controles: Se realizan los correspondientes Back Ups o copias de seguridad. Verificar el funcionamiento de los nodos de la red. Se realizan los correspondientes Back y se cuenta con el apoyo de los diseñadores de la aplicación.

  

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:

No. RESPONSABLE

1

Ingeniero de Sistemas

ACTIVIDAD Creación, actualización y eliminación de (Dependencias, Cargos, Usuarios y Grupos de Trabajo de la aplicación)

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 200 de 333

2

Designar los roles de las dependencias dentro del aplicativo.

3

Se coordina y se brindan pertinentes al uso del aplicativo.

4

Supervisor y Personería auxiliar

capacitaciones

Informe de las actividades que se llevan a cabo.

FLUJOGRAMA SISTEMAS

PERSONERIA AUXILIAR

INICIO

Creación, actualización y eliminación, aplicativo ventanilla única virtual.

Designar los roles de las dependencias

Capacitaciones pertinentes del uso del aplicativo.

Informes mensuales de las actividades

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 201 de 333

SISTEMAS 1. PROCESO: ADMINISTRACION DEL SERVIDOR 2. PROCEDIMIENTO: P-S-003 Ejecutar mantenimiento preventivo y correctico del servidor de la entidad. 3. OBJETIVO: Garantizar el correcto funcionamiento del servidor de la entidad. 4. DEPENDENCIA: supervisor de funciones Carlos Andrés Arroyave (técnico dependencia vigilancia administrativa y judicial). 5. RELACIONES: Procedencia: Determinar los posibles riesgos y fallas. Salida: Aplicar las respectivas correcciones. 6. FORMATOS: No existe formato algún para este procedimiento. 7. INFORMES: se rinde un informe mensual al supervisor del contrato y a la dependencia de personería auxiliar, de las actividades desarrolladas. 8. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos: Trasmitir la energía estática a los diferentes dispositivos internos del servidor. Controles: Usar como medida de prevención manilla antiestática.

 

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:

No. RESPONSABLE 1

Ingeniero de Sistemas

ACTIVIDAD Se apaga el equipo.

2

Se procede a destapar y extraer las partes internas.

3

Se utiliza el líquido limpiador de contactos y se usa el blower para expulsar el polvo y otras suciedades del interior de equipo.

4

Se ensamblan las partes internas equipo.

y se tapa el

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 202 de 333

5

Se enciende el equipo.

6

Una vez encendido el equipo se verifica el correcto funcionamiento del sistema.

7

Se utiliza el software para la eliminación de archivos innecesarios como archivo temporales, prefetch y se diagnostica el funcionamiento del registro de Windows.

8

Se verifica el funcionamiento de las aplicaciones instaladas, se actualizan componentes y se hace el escaneo con el software antivirus.

9

Supervisor y Personería auxiliar

Entrega de informe del mantenimiento realizado con soportes.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 203 de 333

FLUJOGRAMA SISTEMAS

PERSONERIA AUXILIAR

INICIO Se apaga el equipo

Se utiliza el líquido limpiador de contactos Usa el blower para expulsar suciedades

Se ensamblan las partes internas Prender equipo

Verificar correcto funcionamiento del sistema

Se utiliza el software (eliminación de archivos) Verificación y actualización

Se escanea (software antivirus)

Entrega de informe del mantenimiento realizado

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 204 de 333

SISTEMAS 1. PROCESO: ASISTENCIA TECNICA 2. PROCEDIMIENTO: P-S-004 Brindar asistencia técnica en sistemas y redes a las diferentes dependencias cuando la entidad lo requiera. 3. OBJETIVO: Permitir el correcto funcionamiento de los equipos de cómputo y la red de la entidad. 4. DEPENDENCIA: supervisor de funciones Carlos Andrés Arroyave (técnico dependencia vigilancia administrativa y judicial). 5. RELACIONES: Procedencia: solicitud de alguna dependencia. Salida: Asistencia, diagnóstico y corrección de la falla. 6. FORMATOS: No existe formato alguno. 7. INFORMES: se rinde un informe al supervisor del contrato y a la dependencia de personería auxiliar, de la actividad desarrollada. 8. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos: Que no exista inventario como plan de contingencia. Controles: Crear el plan de contingencia de la entidad.

 

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE 1

Ingeniero de Sistemas

ACTIVIDAD Solicitud verbal o virtual dependencia solicitante.

para

acudir

a

la

2

Revisión, adecuación, diagnostico, corrección y recomendaciones de la falla.

3

Si hubo un daño de hardware y/o software que requiera cambio.

4

Secretaria de despacho.

Solicitad el insumo requerido.

5

Ingeniero de sistemas

Si no requiere cambio ni de hardware y/o software se aplica la corrección necesaria.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

6

Supervisor y Personería auxiliar

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 205 de 333

Informe del proceso que se realizó.

FLUJOGRAMA SISTEMAS

PERSONERIA AUXILIAR

INICIO

Solicitud de asistencia técnica (verbal o virtual)

Revisión, adecuación, diagnostico, corrección y recomendaciones de la falla

Capacitaciones pertinentes del uso del aplicativo.

Informes mensuales de las actividades

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 206 de 333

SISTEMAS 1. PROCESO: ASISTENCIA TECNICA 2. PROCEDIMIENTO: P-S- 005 Realizar la actualización de las Hojas de vida de los equipos. 3. OBJETIVO: tener actualizados el inventario de equipos de cómputo de la entidad. 4. DEPENDENCIA: supervisor de funciones Carlos Andrés Arroyave (técnico dependencia vigilancia administrativa y judicial). 5. RELACIONES: Procedencia: control de inventario. Salida: crear y actualizar las hojas de vida de cada equipo. 6. FORMATOS: No existe formato alguno. 7. INFORMES: se rinde un informe al supervisor del contrato y a la dependencia de personería auxiliar, de la actividad desarrollada. 8. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos: Que se presente falla en alguno de los equipos y no permita realizar su inventario. Controles: Se hace un listado de insumos necesarios para reparación de los equipos que fallen.

 

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE 1

Ingeniero de Sistemas

ACTIVIDAD Instalación del software PC auditor y el software produtc key.

2

Guardar los datos arrojados por estos programas en formato Pdf.

3

Imprimir el formato Pdf en cada equipo.

4

Supervisor y Personería auxiliar

Informe de las actividades que se llevan a cabo.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 207 de 333

FLUJOGRAMA SISTEMAS

PERSONERIA AUXILIAR

INICIO

Instalación del software PC auditor y el software produtc key

Guardar los datos arrojados por estos programas en formato Pdf

Imprimir el formato Pdf en cada equipo.

Informe de las actividades que se llevan a cabo

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 208 de 333

SISTEMAS 1. PROCESO: ASISTENCIA TECNICA 2. PROCEDIMIENTO: P-S-006 Capacitar a los funcionarios en el manejo de sistemas de los programas acordes a su trabajo 3. OBJETIVO: Capacitación funcionarios.

para

suplir

las

necesidades

de

los

4. DEPENDENCIA: supervisor de funciones Carlos Andrés Arroyave (técnico dependencia vigilancia administrativa y judicial). 5. RELACIONES: Procedencia: diseñar temas y modelos de capacitación. Salida: Métodos de capacitación. 6. FORMATOS: formato pertinente sobre el cual se va dar la capacitación. 7. INFORMES: se rinde un informe al supervisor del contrato y a la dependencia de personería auxiliar, de la actividad desarrollada. 8. RIESGOS Y CONTROLES: 

Riesgos: No exista disposición y conocimientos necesarios para brindar capacitaciones requeridas por el personal.



Controles: Personal competente y dispuesto a brindar las capacitaciones.

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE 1

Ingeniero de Sistemas

ACTIVIDAD Preparación de temas a exponer.

2

Acordar fecha y hora para la capacitación.

3

Se cumple con el proceso de capacitación a los funcionarios de la entidad.

4

Se debaten ideas y se resuelven dudas.

5

Supervisor y Personería

Informe de la actividad desarrollada.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 209 de 333

auxiliar FLUJOGRAMA SISTEMAS

PERSONERIA AUXILIAR

INICIO Preparación de temas a exponer Capacitación a los funcionarios de la entidad Se debaten ideas y se resuelven dudas.

Informe de la actividad desarrollada

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 210 de 333

SISTEMAS 1. PROCESO: ESTRATEGIA GOBIERNO EN LINEA 2. PROCEDIMIENTO: P-S-007 Apoyar al comité en la revisión de los elementos faltantes de acuerdo al manual 3.1 del GEL (Gobierno en Línea) y efectuar el correspondiente dictamen para su implementación, incluyendo estas recomendaciones en el acta mensual del Comité de Gobierno en Línea. 3. OBJETIVO: Dar cumplimiento a la directriz de gobierno en línea. 4. DEPENDENCIA: supervisor de funciones Carlos Andrés Arroyave (técnico dependencia vigilancia administrativa y judicial). 5. RELACIONES: Procedencia: revisar los elementos faltantes de la directriz de acuerdo al manual. Salida: Efectuar el adecuado funcionamiento de cada fase. 6. FORMATOS: No existe formato alguno. 7. INFORMES: se rinde un informe al supervisor del contrato y a la dependencia de personería auxiliar, de la actividad desarrollada. 8. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos: no existen riesgos en la ejecución de este proceso. 9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE 1

Ingeniero de Sistemas

ACTIVIDAD Analizar las seis bases que componen el manual de gobierno en línea.

2

Se empezara a ejecutar la implementación de la información de cada fase del manual del gobierno en línea.

3

Se toman como modelos entidades que están más avanzadas en el tema.

4

Supervisor y Personería auxiliar

Informe del proceso que se realizó.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 211 de 333

FLUJOGRAMA SISTEMAS

PERSONERIA AUXILIAR

INICIO Analizar las seis bases que componen el manual de gobierno en línea Implementación de la información de cada fase del manual del gobierno en línea. Toman como modelos entidades que están más avanzadas en el tema

Informe del proceso que se realizó

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 212 de 333

SISTEMAS 1. PROCESO: ESTRATEGIA GOBIERNO EN LINEA 2. PROCEDIMIENTO: P-S-008 Publicar la información legalmente requerida de la contratación que realice la entidad (en los portales de SECOP Y COVI). 3. OBJETIVO: Cumplir con los lineamientos de ley para publicar la información de la contratación realizada en la entidad. 4. DEPENDENCIA: supervisor de funciones Carlos Andrés Arroyave (técnico dependencia vigilancia administrativa y judicial). 5. RELACIONES: Procedencia: recepción de los contratos en medio físico. Salida: Escaneo y publicación de los contratos. 6. FORMATOS: formato SECOP y COVI. 7. INFORMES: se rinde un informe al supervisor del contrato y a la dependencia de personería auxiliar, de la actividad desarrollada. 8. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos: Que los portales SECOP y COVI estén inaccesibles. Que el servicio de internet no esté funcionando en la entidad. Escáner fuera de servicio.

   

Controles: Se acude a las líneas de soporte técnico del SECOP y COVI. Se solicitad soporte técnico a las líneas telefónica del proveedor del servicio de internet de lo contrario se debe buscar la alternativa de acceso a internet por otros medios. Se obtiene otro medio de escaneo.

  

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE 1

2

Ingeniero de Sistemas

ACTIVIDAD Verificar la información del contrato.

Escanear el total de páginas que conforman el contrato.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 213 de 333

3

Ingresar a los respectivos portales con los datos de acceso de la entidad.

4

Diligenciar el formato que se encuentra en la página de ambos portales.

5

Adjunto el contrato previamente escaneado.

6

Supervisor y Personería auxiliar

Informe del proceso de publicación en el SECOP y COVI.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 214 de 333

FLUJOGRAMA SISTEMAS

PERSONERIA AUXILIAR

INICIO Verificar la información del contrato

Escanear el total de páginas que conforman el contrato en línea. Ingresar a los respectivos portales tema

Diligenciar el formato que se encuentra en la página de ambos portales Adjunto el contrato previamente escaneado

Informe del proceso que se realizó

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 215 de 333

SECRETARIA 1. PROCESO: ATENCION AL USUARIO 2. PROCEDIMIENTO: P-S 001 Direccionamiento PERSONERO 3. OBJETIVO: Asesorar y/o direccionar a los usuarios con el fin de solucionar sus necesidades. 4. DEPENDENCIA: Personero 5. RELACIONES: Procedencia: ventanilla única Salida: Fono Memo 6. FORMATOS: Fono Memo 7. INFORMES: Se rinde un informe trimestral a la personería auxiliar, de las actividades desarrolladas. 8. RIESGOS Y CONTROLES:



Riesgos: Entrada de todo tipo de público en forma indiscriminada al despacho del Personero sin previo anuncio. Que no exista una medida de control de registro.

 

Controles: Recepción de datos antes de dirigir a los usuarios al Personero. Agenda



9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE Ventanilla única 1 virtual 2 Secretaría 3 4 5 6 7 8

Personería Aux

ACTIVIDAD Direccionamiento a la secretaría. Atención al usuario. Corroborar y complementar los datos del usuario. Anuncia si el Personero está Disponible. Si el Personero se encuentra Disponible se remite el usuario para su atención. En caso de que el Personero no pueda atender al usuario, se consulta con él la disponibilidad de agenda para la asignación de citas. Se prosigue a informar al usuario por medio de una llamada la fecha y hora de la cita asignada. Constancia de los Fono memos cada trimestre.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 216 de 333

FLUJOGRAMA SECRETARIA

PERSONERIA AUXILIAR

INICIO

Direccionamiento (Ventanilla Única)

Atención al Usuario

Corroborar los datos del Usuario SI Disponibilidad del Personero NO Remisión del Usuario

Agendar nueva Cita

Confirmar nueva Cita Constancia de fonos memos

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 217 de 333

INICIO

Direccionamiento (Ventanilla Única)

Atención al Usuario

Corroborar los datos del Usuario SI Disponibilidad del Personero NO Remisión del Usuario

Agendar nueva Cita

Confirmar nueva Cita Constancia de fonos memos

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 218 de 333

SECRETARIA 1. PROCESO: ATENCION AL USUARIO 2. PROCEDIMIENTO: P-S 002 Dependencias de la Entidad.

Direccionamiento

a

las

diferentes

3. OBJETIVO: Asesorar e informar al usurario según sea el caso de su necesidad. 4. DEPENDENCIA: Personero 5. RELACIONES: Procedencia: ventanilla única por parte del usuario que lo solicite. Salida: Direcciona al usuario 6. FORMATOS: No existe formato alguno en este procedimiento. 7. INFORMES: Se rinde un informe mensual a la personería auxiliar, de las actividades desarrolladas. 8. RIESGOS Y CONTROLES: 

Riesgos: que no direccione



Controles: Recepción de datos antes de dirigir a los usuarios al Personero.

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:

No. RESPONSABLE Ventanilla única 1 virtual 2 Secretaría 3 4 5 6

Personería auxiliar

ACTIVIDAD Direccionamiento a la secretaría. Atención al usuario Corroborar y complementar los datos del usuario. Anuncia si el Funcionario está Disponible. Si el Funcionario se encuentra Disponible se remite el usuario para su atención. Constancia de los Fono memos cada trimestre.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 219 de 333

FLUJOGRAMA SECRETARIA

PERSONERIA AUXILIAR

INICIO

Direccionamiento (Ventanilla Única)

Atención al Usuario

Corroborar los datos del Usuario

Remisión del Usuario

Constancia de fonos memos

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 220 de 333

SECRETARIA 1. PROCESO: CORRESPONDENCIA 2. PROCEDIMIENTO: P-S-003 Correspondencia Externa 3. OBJETIVO: Revisar la correspondencia externa, que llegue a la Entidad remitida por Ventanilla Única ya sea para darle respuesta, para traslado a otras entidades u otras dependencias o para agendar las citas o invitaciones dirigidas al Personero Municipal. 4. DEPENDENCIA: Personero 5. RELACIONES: Procedencia: ventanilla única Salida: Archivo 6. FORMATOS: No existen formatos para este procedimiento. 7. INFORMES: Se rinde un informe trimestral a la personería auxiliar, de las actividades desarrolladas. 8. RIESGOS Y CONTROLES:  

Riesgos: Extravío de la correspondencia. No dar respuesta a tiempo a los requerimientos recibidos.



Controles: Escaneo de correspondencia

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 10. No. RESPONSABLE ACTIVIDAD Ventanilla única Direccionamiento de la correspondencia 1 virtual Revisar la documentación allegada al despacho del 2 Secretaría Personero. 3 Personero Remite al Personero para su revisión. Indicar el paso a seguir según el tipo de 4 correspondencia. Traslado a otra Dependencia: Ingresa a la ventanilla Única y se hace la devolución de la correspondencia con su respectiva explicación. 5 Secretaria Dar respuesta de la información solicitada: se recolecta la información solicitada para su

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

6 7

Personería auxiliar

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 221 de 333

respectiva respuesta. Registrar las invitaciones: se agenda para llevar control de las actividades del Personero. Se Archiva en la serie documental correspondiente. Se rinde informe trimestral de las actividades desarrolladas. FLUJOGRAMA

SECRETARIA

PERSONERO

PERSONERIA AUXILIAR

INICIO Direccionamiento (Ventanilla Única)

Revisar la Documentación

Revisar e Indicar paso a seguir

Traslado de Correspondencia, dar Respuesta o Registrar Invitaciones

Se archiva el Documento

Constancia de fonos memos

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 222 de 333

SECRETARIA 1. PROCESO: CORRESPONDENCIA 2. PROCEDIMIENTO: P-S 004 Correspondencia Interna. 3. OBJETIVO: Comunicar, solicitar, designar y responder o informar a los funcionarios los diferentes temas de interés para las partes. 4. DEPENDENCIA: Personero 5. RELACIONES: Procedencia: ventanilla única por parte del usuario que lo solicite. Salida: documento escrito y con el consecutivo respectivo 6. FORMATOS: Resolución, Circular u Oficios. 7. INFORMES: Se rinde un informe mensual a la personería auxiliar, de las actividades desarrolladas. 8. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos: Respuestas o informaciones dadas en tiempos que no corresponden Controles: Revisión de las respuestas o las indicaciones contenidas en los documentos antes de entregarlos a los interesados.



9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE 1

Secretaría

2

Personero

3

4 5 6

Secretaria

ACTIVIDAD Recibir la correspondencia interna de los funcionarios e infórmale al personero para su respectivo trámite. Revisar si es competencia del despacho, de no ser así se devuelve a secretaria para su traslado. Si es competencia del despacho le da instrucción a la secretaria de lo que se debe hacer según la solicitud. Se realiza la respuesta positiva o negativa de la solicitud explicando los motivos de la decisión tomada. Si no se acepta la solicitud se realiza el oficio y se archiva. Si la solicitud es aceptada se continua a la realización de la petición y se archiva

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA Personería auxiliar

7

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 223 de 333

Se rinde un informe trimestral de las actividades realizadas. FLUJOGRAMA

SECRETARIA

PERSONERO

PERSONERIA AUXILIAR

INICIO Recibir la Correspondencia Interna SI Revisar si es competencia

NO Respuesta de la Solicitud

Instrucciones pasó a seguir

Se devuelve para traslado

Se archiva el oficio

Informe trimestral

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 224 de 333

SECRETARIA 1. PROCESO: AGENDA 2. PROCEDIMIENTO: P-S 005 Planeación de las actividades a realizar por parte del Personero tanto interna como externamente. 3. OBJETIVO: Gestionar los compromisos previos adquiridos por el Personero para el cumplimiento de su agenda. 4. DEPENDENCIA: Personero 5. RELACIONES: Procedencia: ventanilla única por parte del usuario que lo solicite. Salida: Documento 6. FORMATOS: formato virtual (cuadro de compromisos). 7. INFORMES: Se rinde un informe mensual a la personería auxiliar, de las actividades desarrolladas. 8. RIESGOS Y CONTROLES:  



Riesgos: Que haya confusión de fechas o de lugar para la realización de algún evento o la asistencia de algún compromiso. Que se omita por desconocimiento o se traspapele el documento soporte Controles: Verificación de la agenda virtual con la física ratificando fechas, temas y lugar de asistencia.

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE

1

Secretaría

3 4

Personería Auxiliar

ACTIVIDAD Se hace de forma oral o escrita la programación de los compromisos del Personero que surjan consignándolos en la agenda, los cuales pueden ser por medio de una llamada telefónica, petición del Personero o invitaciones por medio de oficio. Diariamente se comunica al Personero sus compromisos del día siguiente. Se rinde un informe trimestral del seguimiento de la Agenda.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA FLUJOGRAMA SECRETARIA INICIO Programación de los compromisos del Personero

Informe trimestral

FIN

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 225 de 333

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 226 de 333

SECRETARIA 1. PROCESO: CAJA MENOR 2. PROCEDIMIENTO: P-S 006 Manejo de la caja menor 3. OBJETIVO: cancelar los gastos de ocurrencia esporádica según lo establecido en el Manual de Caja Menor, vigilando que no se sobrepase el mínimo determinado. 4. DEPENDENCIA: Personero 5. RELACIONES: Procedencia: Solicitud por parte del empleado Salida: Efectivo 6. FORMATOS: Vale y recibo de caja 7. INFORMES: Se rinde un informe mensual a la personería auxiliar, de las actividades desarrolladas.  Arqueos esporádicos por parte de Control Interno  Arqueo y verificación por parte de la Contraloría Municipal. 8. RIESGOS Y CONTROLES:       

Riesgos: Que se sobrepase el tope estipulado para la vigencia. Que se utilice los fondos de caja menor para compras que deben ser objeto de contratación. Que no se de apertura de forma legal: Resolución Que la persona encargada del manejo de caja menor no tenga la póliza de manejo obligatoria para tal fin. Controles: Arqueos sorpresa por parte de la Oficina de Control Interno, que verifiquen topes de gasto y clase de gasto. Verificación de la Legalidad de la existencia de Caja Menor a cargo de la División Financiera. Control de Formatos por parte de Control Interno

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:

No. RESPONSABLE ACTIVIDAD 1 Funcionario Solicitud verbal o escrita de un gasto inmediato. 2 Secretaria Realizar un vale para la entrega del efectivo. 3 Funcionario Entrega los soporte de la compra. Hacer un recibo de caja para legalizar el gasto y 4 Secretaria debe ir firmado por el funcionario que solicito el

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

5 6 7

Personería auxiliar

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 227 de 333

efectivo. Se registra en el libro de control de gastos de caja menor. Cuando se agote el efectivo (70%), se solicita el reembolso a la dirección Financiera con sus debidos soportes. Se rinde un informe trimestral de registro de gastos.

FLUJOGRAMA FUNCIONARIO

SECRETARIA

PERSONERIA AUXILIAR

INICIO Solicitud gasto inmediato

Realizar un vale

Entrega soporte de la compra Recibo de caja

Registrar en el libro de control

Informe trimestral

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 228 de 333

ARCHIVO 1. PROCESO: GESTION DOCUMENTAL 2. PROCEDIMIENTO: P-A 001 Facilitar el acceso y consulta de los Documentos solicitados. 3. OBJETIVO: Entregar de manera eficaz y oportuna la información solicitada. 4. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar 5. RELACIONES: Procedencia: Por medio de una solicitud. Salida: Oficio o fotocopia. 6. FORMATOS: No existen formatos en este procedimiento. 7. INFORMES: Se rinde un informe mensual dirigido a la Personería Auxiliar de las actividades desarrolladas. 8. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos: El funcionario no entienda la importancia de cumplir con la entrega adecuada y oportuna de los archivos. Controles: Establecer un cronograma de trabajo.

 

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE ACTIVIDAD 1

Archivo

La información es solicitada de manera oral o escrita.

2

Se inicia la búsqueda de información en el Archivo Central basada en fechas, numero de radicado de las comunicaciones externas, número de expediente (nombre de personas jurídica o natural) y nombre del documento y su respectiva área.

3

Encontrado el documento se entrega al solicitante a través de un oficio con su respectiva información (copia).

4

En caso de no encontrarse la información solicitada

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 229 de 333

se le comunica al usuario a través de un escrito que el documento no se halló.

5

Se rinde informe mensual de las solicitudes y respuestas dadas a los usuarios internos o externos.

Personería Auxiliar

FLUJOGRAMA ARCHIVO

SOLICITANTE

PERSONERIA AUXILIAR

INICIO

Solicitud de consulta (oral o escrita)

Búsqueda de información

SI Información solicitada

Oficio (información)

NO No se halló el documento (escrito)

Informe mensual (solicitudes y respuestas)

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 230 de 333

ARCHIVO 1. PROCESO: GESTION DOCUMENTAL 2. PROCEDIMIENTO: P-A 002 Facilitar el acceso y consulta de los documentos solicitados (carpetas, folletos y libros) 3. OBJETIVO: Entregar de manera eficaz y oportuna la información solicitada. 4. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar 5. RELACIONES: Procedencia: por medio de una solicitud. Salida: Oficio o fotocopia. 6. FORMATOS: Préstamo de Documentos 7. INFORMES: se rinde un informe mensual dirigido a la Personería Auxiliar en las actividades desarrolladas. 8. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos: El funcionario no entienda la importancia de cumplir con la entrega adecuada y oportuna de los archivos. Controles: Establecer un cronograma de trabajo.

 

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:

No. RESPONSABLE ACTIVIDAD 1

Archivo

La información es solicitada de manera oral o escrita.

2

Se inicia la búsqueda de información en el Archivo Central basada en fechas, numero de radicado de las comunicaciones externas, número de expediente (nombre de personas jurídica o naturales) y nombre del documento y su respectiva área.

3

Encontrado el documento se entrega al solicitante diligenciando el formato control préstamo de

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 231 de 333

documentos. En caso de no encontrarse la información solicitada se le comunica al usuario a través de un escrito que el documento no se halló.

4

5

Se rinde informe mensual de las solicitudes y respuestas dadas a los usuarios internos o externos.

Personería Auxiliar

FLUJOGRAMA SOLICITANTE (Interno o Externo)

ARCHIVO

PERSONERIA AUXILIAR

INICIO Búsqueda de información

Solicitud de consulta (oral o escrita)

SI Información solicitada

Formato de control (préstamo de documentos)

NO No se halló el documento (escrito)

Informe mensual (solicitudes y respuestas)

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 232 de 333

ARCHIVO 1. PROCESO: GESTION DOCUMENTAL 2. PROCEDIMIENTO: P-A 003 Prestar asesorías en los procesos técnicos de organización de archivos de gestión, siguiendo los lineamientos del Articulo 4 del acuerdo 042 de 2002 del consejo Directivo de A.G.N. 3. OBJETIVO: Mejorar la organización documental en las diferentes Dependencias de la Personería Municipal. 4. DEPENDENCIA: Archivo. 5. RELACIONES: Procedencia: Cronograma de capacitaciones Salida: realización de la asesoría. 6. FORMATOS: Formato de capacitaciones 7. INFORMES: Se un rinde informe a la Personería Auxiliar de las capacitaciones impartidas esporádicamente. 8. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos: Que los funcionarios no cumplan con las fechas establecidas de las capacitaciones. No exista disposición y compromiso en los funcionarios para recibir las diferentes asesorías. Controles: Informar a la personería auxiliar de la inasistencia a las capacitaciones asignadas. Charlas motivacionales por parte de talento humano donde sientan comprometidos con su trabajo.

   

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:

No. RESPONSABLE ACTIVIDAD

1 Archivo

Cada vez que ingresa un nuevo funcionario o contratista a la entidad se le asigna una fecha con el fin explicarle el proceso técnico y administrativo de archivo de los documentos que producen en el ejercicio de sus funciones.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 233 de 333

2

Se toma como referencia las tablas de retención documental de la oficina donde prestan el servicio, de acuerdo a las series y subseries documentales que corresponde según el caso.

3

Finalmente la teoría es aplicada a los documentos que tienen sin archivar.

4

Clasificación documental: se tiene en cuenta el principio de procedencia, en el cual los documentos producidos por una dependencia, no deben mezclarse con los de otra.

5

Para identificar series y subseries se agrupan los documentos que tratan de un mismo asunto y se archivan dentro de la carpeta.

6

Ordenación documental: se basa en el principio de orden original; en el cual los documentos se organizan atendiendo la secuencia propia de su producción o tramite.

7

Foliación documental: foliar cada una de las series y subseries documentales, en forma legible, sin enmendaduras, empezando por el documento más antiguo hasta el más reciente al final de la carpeta y así sucesivamente.

8

Numerar los folios solo por la cara recta, cada carpeta no debe sobrepasar los 200 folios.

9

Si detecta algún error en la foliación esta debe corregirse trazando una línea oblicua (/) sobre la numeración anterior y colocando nuevamente el numero correcto.

10

Depuración y limpieza documental: consiste en retirar del legajo, material metálico, como ganchos de cosedora cintas adhesivas, revistas, folletos copias, papel fax y duplicados.

11

Identificación

de

unidades

documentales:

las

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 234 de 333

carpetas se deben rotular con (fondo, nombre de la Dependencia y el código, código de la serie y la subserie, nombre de la serie y subserie, fechas extremas, numero (Folios, Tomo, caja y carpeta)

12

Ubicación de unidades documentales dentro de los archivadores: se archiva en orden alfabético por nombre de series, de izquierda a derecha, iniciando siempre por el espacio superior de cada estante, o archivador.

13

Para identificar cada una de las series y subseries documentales dentro de las respectivas gavetas del archivador, son necesarias las guías separadoras.

14

Se debe realizar una distribución secuencial de las gavetas de cada archivador o de las bandejas de estantería, enumerando de uno (1) hasta el final, de arriba abajo. Los medios de almacenamiento de documentación deben ser solamente en carpetas. No se debe utilizar AZ o fólderes.

15

Personería Auxiliar

Presentación de informe de cada capacitación realizada.

CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN ARCHIVO DE GESTION 1. La organización de los Archivos de gestión debe basarse en la Tabla de retención Documental debidamente aprobada. 2. La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad Administrativa o División. 3. La ubicación Física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenaran de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los tramites. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrara al abrir la carpeta y la fecha mas reciente se encontrara al final de la misma. 4. Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control. 5. Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación,

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 235 de 333

dicha información general será: fondo, sección, subsección, serie, subserie, número de expediente, numero de folios y fechas extremas, numero de carpeta y numero de caja si fuere el caso. 6. Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de retención Documental, para ello se elaborara un plan de transferencias y se seguirá la metodología y recomendaciones que sobre el particular haga el jefe del Archivo central, diligenciando el formato único de inventario, regulado por el Archivo General de la Nación. 7. Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificaran así: código de la dependencia cuando se trate de transferencias primarias, fondo, sección, legajos identificados con su número respectivo, libros cuando sea el caso, identificados con el número que le corresponda, numero consecutivo de caja, número de expedientes extremos y fechas extremas de los mismos.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 236 de 333

FLUJOGRAMA ARCHIVO

FUNCIONARIO O CONTRATISTA

INICIO Proceso técnico y administrativo de archivo de los documentos (Asesoría) Se toma como base las tablas de retención Documental

Aplicar la teoría a los documentos sin archivar

Clasificación Documentos (identificar series y subseries)

Ordenación Documental

Foliación Documental (cada una de las series y subseries)

Numerar los Folios (cara recta y máximo 200)

1

Nuevo Personal

PERSONERIA AUXILIAR

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

ARCHIVO

FUNCIONARIO O CONTRATISTA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 237 de 333

PERSONERIA AUXILIAR

1

En caso de error se debe trazar una línea (/)

Depuración y limpieza documental Rotulación de las carpetas

Se archiva en orden alfabético por nombre de series, de izquierda a derecha. Realizar una distribución secuencial de las gavetas de cada archivador, enumerando de uno (1) hasta el final, de arriba abajo

Informe de cada capacitación realizada.

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 238 de 333

ARCHIVO 1. PROCESO: TRANSFERENCIAS PRIMARIAS 2. PROCEDIMIENTO: P-A 004 Recibir, descongestionar los archivos de gestión.

confrontar,

corregir

y

3. OBJETIVO: Evitar la acumulación irracional de documentos producidos en la entidad. 4. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar 5. RELACIONES: Procedencia: Cronograma de documentales. Salida: Recibo de los documentos en el Archivo central.

transferencias

6. FORMATOS: Formato Único de inventario documental 7. INFORMES: Se un rinde informe cada 2 años a la Personería Auxiliar de las transferencias primarias. 8. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos: No se presentan las transferencias en las fechas estipuladas en el cronograma. No existe espacio adecuado para el recibo de las transferencias. Controles: A través de una circular recordarles las fechas de entrega de las transferencias. Adquisición de nueva estantería para el almacenamiento de los documentos.

   

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:

No. RESPONSABLE ACTIVIDAD 1

Archivo

Cronograma de transferencias documentales.

2

Cuando se reciben las trasferencias se hace una verificación de que las series y las subseries transferidas concuerden con el inventario que las relaciona.

3

Si se detecta errores en las transferencias esta será devuelta a respectiva dependencia para su

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 239 de 333

corrección oportuna.

4

Se hace nuevamente la revisión y si las transferencias están corregidas, se ingresan al sistema quedando como evidencia del inventario de archivo documental.

5

Se rotula nuevamente las cajas con el número consecutivo que cada dependencia tiene en el archivo central.

6

Se procede a incorporarlas en los módulos correspondientes de acuerdo al cuadro de clasificación documental de cada dependencia.

7

Presentación de informe actividades realizadas.

mensual

de

las

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 240 de 333

FLUJOGRAMA ARCHIVO

FUNCIONARIOS

PERSONERIA AUXILIAR

INICIO

Cronograma de Transferencias Documentales

Se hace verificación de que las series y las subseries que concuerden con el inventario

CRONOGRAMA (Fechas)

Envío de las transferencias documentales

SI Posibles errores o correcciones

NO

Corregir las transferencias sugeridas

Se ingresan al sistema quedando como evidencia del inventario de archivo Se rotula nuevamente las cajas (# consecutivo) Se procede a incorporarlas en los módulos de acuerdo al cuadro de clasificación documental

Informe mensual de las actividades realizadas

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 241 de 333

ARCHIVO 1. PROCESO: GESTION DOCUMENTAL 2. PROCEDIMIENTO: P-A 005 Revisión y corrección de los inventarios documentales de los archivos de gestión. 3. OBJETIVO: asegurar el control de los documentos en sus diferentes fases (Archivo de gestión, Archivo Central y Archivo Histórico) 4. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar 5. RELACIONES: Procedencia: desplazamiento a las diferentes dependencias. Salida: Formato de inventario Único Documental diligenciado. 6. FORMATOS: Formato de inventario Único Documental 7. INFORMES: se rinde un informe semestral a la personería auxiliar de los inventarios Documentales. 8. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos: No dar cumplimiento a la fecha establecida para la entrega de los inventarios de archivo. Controles: Informando a la personería auxiliar de la inasistencia a las capacitaciones asignadas.

 

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:

No. RESPONSABLE ACTIVIDAD 1

Archivo

Se fija la fecha para el recibo de los inventarios documentales de cada Dependencia.

2

Luego verifica que la información anotada en el formato, se encuentre acorde con la información que contiene cada una de las carpetas que se encuentran en las cajas.

3

En caso de que exista errores en el inventario se realiza un oficio con sus respectivas correcciones.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 242 de 333

4

El inventario se firma por quien elaboro y quien reviso y se devuelve a la oficina productora de los documentos.

5

Se levanta el inventario documental, diligenciando para tal fin el Formato único de inventario Documental el cual se encuentra en cada uno de sus computadores, siguiendo las instrucciones del Acuerdo 038 de 2002. Se rinde informe anual de la revisión de los inventarios de todas las dependencias de la entidad.

6

Personería Auxiliar

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 243 de 333

FLUJOGRAMA ARCHIVO

FUNCIONARIOS

PERSONERIA AUXILIAR

INICIO

Cronograma para la entrega de Inventario

CRONOGRAMA (Fechas)

Verificar que la información del formato único de inventario documental este acorde a la de las carpetas

Entrega de inventario

SI Posibles errores o correcciones

Oficio (errores en el inventario)

NO

Se firma el inventario y se devuelve a la oficina productora de los documentos Informe Anual de los inventarios de las dependencias

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 244 de 333

ARCHIVO 1. PROCESO: GESTION DOCUMENTAL 2. PROCEDIMIENTO: P-A Documental.

006 Realizar el proceso de Eliminación

3. OBJETIVO: Eliminar técnicamente los documentos del archivo central que se han destinado en las T.R.D 4. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar 5. RELACIONES: Procedencia: Cronograma de eliminación Documental Salida: Acta de eliminación Documental firmada por el comité de Archivo de la entidad. 6. FORMATOS: Formato de Eliminación Documental 7. INFORMES: Se rinde un informe anual a la Personería Auxiliar de las eliminaciones Documentales. 8. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos: La documentación eliminada Todavía este vigente y no se haya cumplido con el tiempo de reserva. Controles: Conociendo el procedimiento y el tiempo de permanencia de cada documento, crear una hoja de ruta para la eliminación.

 

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE 1

Archivo

Establecer un Cronograma de eliminación. De acuerdo a ese cronograma se realiza una consulta y la valoración de los documentos que se pueden eliminar, teniendo en cuenta la norma legal y los criterios institucionales.

2

3

ACTIVIDAD

Archivo y Dependencias

Para eliminar documentos el funcionario del Archivo central y el productor de los Documentos, se reúnen y seleccionan la documentación, la cual es presentada al comité de Archivo y este será quien

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 245 de 333

apruebe las eliminaciones.

5

En todos los casos de eliminación Documental, se levanta un acta firmada por los integrantes del comité de archivo, con su correspondiente inventario el cual es diligenciado en el formato que para tal fin ha establecido el A.G.N.

6

Una vez aprobada su destrucción, por el jefe o productor de la división y el comité de Archivo, se deben picar y eliminar los Documentos.

7

Personería Auxiliar

Se rinde informe anual de la eliminación de archivo todas las dependencias de la entidad.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 246 de 333

FLUJOGRAMA ARCHIVO

FUNCIONARIOS

PERSONERIA AUXILIAR

INICIO

Establecer Cronograma de Eliminación

se realiza una consulta y la valoración de los documentos que se pueden eliminar, teniendo en cuenta la norma legal y los criterios institucionales.

SI Posibles errores o correcciones

CRONOGRAMA (Fechas)

Entrega de inventario

Oficio (errores en el inventario)

NO

Se firma el inventario y se devuelve a la oficina productora de los documentos Informe Anual de los inventarios de las dependencias

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 247 de 333

ARCHIVO 1. PROCESO: GESTION DOCUMENTAL 2. PROCEDIMIENTO: P-A 007 Actualización y seguimiento a las Tablas de Retención Documental. 3. OBJETIVO: Elaborar una herramienta para normalizar los procesos de Gestión Documental. 4. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar 5. RELACIONES: Procedencia: compilación de la información institucional. Salida: P.R.D actualizadas. 6. FORMATOS: Tabla de Retención Documental 7. INFORMES: Cada dos años se rinde un informe a la Personería Auxiliar. 8. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos: Que no se cumpla con los procedimientos establecidos, desconocimiento. Controles: Capacitación y cronograma de trabajo de las tablas de retención.

 

por

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:

No. RESPONSABLE 1

Archivo

ACTIVIDAD Se hace una propuesta de actualización de las tablas de retención a cada dependencia.

2

Revisar las tablas de retención documental de cada dependencia para hacerles las modificaciones respectivas, ya sea suprimiendo o adicionando series y subseries documentales.

3

Se aplica las diferentes modificaciones en el formato de las tablas de retención documental.

4

Y por último se presenta la propuesta de la modificación de las tablas de retención al comité de archivo para su aprobación.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 248 de 333

Cada año se hace seguimiento en las dependencias para verificar la aplicación de las mismas.

5

Personería auxiliar

Se rinde informe tanto de actualización como de seguimiento de las tablas de retención.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 249 de 333

FLUJOGRAMA ARCHIVO

COMITÉ DE ARCHIVO

INICIO

Propuesta de actualización de las tablas de retención (Dependencias)

Revisar las tablas haciendo sus respectivas modificaciones (suprimir o adicionar series y subseries)

Aplicar las modificaciones en el formato de las tablas de retención documental.

Seguimiento anual a las dependencias para verificar de la aplicación de las tablas

FIN

Aprobación de las Tablas de Retención

PERSONERIA AUXILIAR

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 250 de 333

VENTANILLA ÚNICA VIRTUAL 1. PROCESO: VENTANILLA UNICA VIRTUAL 2. PROCEDIMIENTO: P-VUV-001 ATENCION AL USUARIO 3. OBJETIVO: Realizar la creación y/o el registro de los usuarios que soliciten el servicio de la Personería Municipal de Armenia, en la Ventanilla Única Virtual. 4. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar 5. RELACIONES: Procedencia: solicitud del usuario Salida: remisión al funcionario responsable. 6. FORMATOS: El registro de los usuarios se realiza mediante un aplicativo obtenido por la entidad para el manejo de los mismo, y/o en caso de emergencia se utiliza una guía de atención que es diligenciada de forma manual 7. INFORMES: Se rinde un informe mensual a la personería auxiliar, de las actividades desarrolladas las cuales están consignadas en la ventanilla 8. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos: Falla en la creación del usuario por digitación errónea de sus datos personales, lo que no permita la identificación plena del solicitante. Falla en el servicio de energía de la entidad que no permita el registro en el aplicativo Falta de mantenimiento en las redes de la entidad que provoquen perdida de información.

  

Controles: Verificación por medio del funcionario de los datos consignados en la ventanilla única virtual. Utilización de las guías para la recolección de los datos de los usuarios. Realizar las copias de seguridad del aplicativo que permitan la recuperación de la documentación en caso de fallas.

  

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE 1

Ventanilla única virtual

ACTIVIDAD Solicitud de atención del Usuario.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 251 de 333

2

Escucha la necesidad del usuario para determinar si es competencia o no de la personería municipal de armenia.

3

En caso de no ser competencia de la personería municipal se le explica por qué no es competencia de la entidad y se le indica a que ente se debe dirigir.

4

En caso de ser competente se diligencia en el aplicativo los datos personales pertenecientes al usuario (nombre, cedula, dirección y teléfono).

5

Se remite a la dependencia y responsable la solicitud del usuario.

6

Rinde un informe mensual sobre los registros de atención a Personería Auxiliar.

funcionario

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 252 de 333

FLUJOGRAMA VENTANILLA UNICA

INICIO

Escuchar la necesidad del usuario

SI

Diligenciar en el aplicativo los datos personales del usuario

Remitir a la Dependencia y funcionario correspondiente

Informe mensual (personería Auxiliar)

FIN

Determinar si es competencia de la entidad

Indicar a que ente se debe dirigir

NO

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 253 de 333

VENTANILLA ÚNICA VIRTUAL 1. PROCESO: VENTANILLA UNICA VIRTUAL 2. PROCEDIMIENTO: P-VUV-002 Recepción de correspondencia 3. OBJETIVO: Radicar la correspondencia recibida y direccionarla al funcionario y/o dependencia correspondiente. 4. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar 5. RELACIONES: Procedencia: entrega de correspondencia Salida: remisión al funcionario responsable. 6. FORMATOS: aplicativo ventanilla única virtual 7. INFORMES: Se rinde un informe mensual a la personería auxiliar, de las actividades desarrolladas las cuales están consignadas en la ventanilla única virtual. 8. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos: Falla en el servicio de energía de la entidad que no permita el registro en el aplicativo Falta de mantenimiento en las redes de la entidad que provoquen perdida de información

 

Controles: Utilización de las guías para la recolección de los datos de los usuarios. Realizar las copias de seguridad del aplicativo que permitan la recuperación de la documentación en caso de fallas.

 

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:

No. RESPONSABLE 1

Ventanilla única virtual

ACTIVIDAD Recibir la correspondencia.

2

Escanear la correspondencia para su respectiva digitalización.

3

Radicación de la correspondencia

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Remisión de la correspondencia al funcionario y/o dependencia responsable de esta.

4

5

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 254 de 333

Personería Auxiliar

Se rinde un correspondencia.

informe

FLUJOGRAMA VENTANILLA UNICA INICIO

Recibo de la correspondencia

Escaneo de la correspondencia

Radicación de la correspondencia

Remisión de la correspondencia al funcionario

Informe mensual de la correspondencia (personería Auxiliar)

FIN

mensual

de

la

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 255 de 333

VENTANILLA ÚNICA VIRTUAL 1. PROCESO: VENTANILLA UNICA VIRTUAL 2. PROCEDIMIENTO: P-VUV-003 Recepción de correspondencia recibida 3. OBJETIVO: Realizar un manejo ordenado y sistemático de la correspondencia recibida y despachada a entidades externas. 4. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar 5. RELACIONES: Procedencia: entrega de correspondencia Salida: remisión al funcionario responsable. 6. FORMATOS: aplicativo ventanilla única virtual.  Correspondencia Despachada: Contiene la siguiente información: fecha y hora de recibida y despachada, remitente, destinatario, numero de radicación interna, número de antecedente que la genero si existiere, dependencia de origen y firma del secretaria ejecutivo o de quien hace la entrega. 7. INFORMES: Se rinde un informe mensual a la personería auxiliar, de las actividades desarrolladas las cuales están consignadas en la ventanilla única virtual. 8. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos: Extraviar o refundir correspondencia. No contestar o dar respuesta en forma incorrecta o inoportuna.

 

Controles: Estricta radicación de toda la correspondencia despachada. Analizar y determinar el grado de importancia o de urgencia que se debe dar respuesta de la correspondencia para ser entregada de inmediato.

 

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE 1

Funcionario Ventanilla Única Virtual

2

ACTIVIDAD Allega la correspondencia a la ventanilla única para que sea remitida a la entidad o usuario correspondiente. Escanear la documentación que se va a despachar para que quede como registro de correspondencia. Radicar la correspondencia que se va a despachar que contenga (fecha, destinatario, dependencia de origen, número de radicación original y copia de la

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

3

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 256 de 333

comunicación). Finalizando el día laboral se entrega la correspondencia a la auxiliar administrativa para que haga su correspondiente reparto del recibido a cada dependencia. FLUJOGRAMA VENTANILLA UNICA INICIO

Recibo de la correspondencia

Escaneo de la correspondencia

Radicación de la correspondencia

Entregar la correspondencia a la auxiliar administrativa para su reparto Informe mensual de la correspondencia (personería Auxiliar)

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 257 de 333

COMUNICACIONES 1. PROCESO: COMUNICACIONES 2. PROCEDIMIENTO: P-C 001 Boletines 3. OBJETIVO: Realizar un boletín de prensa que permita difundir las actividades más importantes de la instituciones a los diferentes públicos. 4. DEPENDENCIA: Personero Municipal 5. RELACIONES: Procedencia: Dependencias de la Personería Salida: Envío de boletines por diferentes canales. 6. FORMATOS: Digital Correo electrónico. Digital aplicativo e-mailing. Digital Página Web. Digital redes Sociales 7. INFORMES: se rinde un informe mensual a la personería auxiliar, de las actividades desarrolladas las cuales se soportan con los diferentes formatos 8. RIESGOS Y CONTROLES:       

Riesgos: Falta de información de las dependencias hacia la oficina de comunicaciones para difundir la información Poca claridad en los beneficios de informar a la comunidad Falta de criterio para emitir información de las actividades relevantes Ausencia de actividades por parte de las dependencias Controles: Permanente requerimiento de información a las dependencias relacionadas con sus actividades Socializar constantemente los beneficios de la información oportuna Difusión oportuna de la información para incentivar la cultura de la misma

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE ACTIVIDAD

1

Dependencias

Direccionamiento de información de las actividades a realizar por parte de la dependencia para ser difundidas

2

Comunicaciones

Recepción de la información a difundir. Se da a

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 258 de 333

través de diálogo con el funcionario/contratista de la dependencia y se establecen las preguntas base de la información: Qué – Cómo – Cuándo – Dónde – Quién – Por qué

3

A partir de esto se elabora una nota periodística con los elementos distinguibles de la información. Se utiliza un procesador de texto.

4

Se redacta toda la noticia con su respectivo título. Luego se le pone el número del boletín, la fecha y el año del consecutivo.

5

Se envía a la base de datos de correos electrónicos de los Medios de Comunicación. Se utiliza el correo [email protected]

6

Se envía a la base de datos de correos electrónicos de los usuarios de la entidad. Se utiliza el aplicativo “emailing” instalado en servidor de la página www.personeriarmenia.gov.co

7

Se publica en la www.personeriarmenia.gov.co “noticias”.

8

Se publica el enlace de la noticia de la página web en las redes sociales de la Entidad: Facebook y Twitter

9

Personería auxiliar

página

web sección

Se imprimen pantallazos de estos envíos y se presentan en informe mensual.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 259 de 333

FLUJOGRAMA COMUNICACIONES

PERSONERIA AUXILIAR

INICIO Actividades a realizar (DEPENDECIAS)

Recepción de la Información a Difundir

Elaboración de nota Periodística

Redactar la noticia observando las Políticas de Comunicación

Enviar correos Electrónicos (Entidad y Usuarios) Publicar en la Página Web, Redes sociales “Noticias”

Pantallazos e informe mensual

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 260 de 333

COMUNICACIONES 1. PROCESO: COMUNICACIONES 2. PROCEDIMIENTO: P-C 002 Publicaciones en la Web 3. OBJETIVO: Publicar la información básica de la entidad en la página www.personeriarmenia.gov.co 4. DEPENDENCIA: Comunicaciones. 5. RELACIONES: Procedencia: Dependencias de la Personería Salida: Publicación en la Página Web. 6. FORMATOS: Información con formato HTML de la página web 7. INFORMES: se rinde un informe mensual a la personería auxiliar, de las actividades desarrolladas las cuales se soportan con los diferentes formatos 8. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos: Falta de información de las dependencias hacia la oficina de comunicaciones para difundir la información Poca claridad en los beneficios de informar a la comunidad Falta de criterio para emitir información de las actividades relevantes Ausencia de actividades por parte de las dependencias

   

Controles: Permanente requerimiento de información a las dependencias relacionadas con sus actividades Socializar constantemente los beneficios de la información oportuna Difusión oportuna de la información para incentivar la cultura de la misma

  

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE ACTIVIDAD

1

Dependencias

Direccionamiento de información de las actividades a realizar por parte de la dependencia para ser difundidas con el requerimiento específico de en dónde debe ser publicada.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

2

Comunicaciones

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 261 de 333

Recepción de la información a difundir. Se recibe en formato digital (correo electrónico o en medio magnético).

3

A partir de esto se abre el administrador de contenidos de la página web (www.personeriarmenia.gov.co/usuario-admin), se busca la sección en donde debe ser publicada la información y luego se convierte la información al formato html requerido.

4

Se publica la información y luego se abre la página www.personeriarmenia.gov.co para verificar que la información fue subida correctamente

5

Se toma pantallazo de la publicación y se envía por correo electrónico o se imprime.

6

Luego se remite la prueba (virtual o física) a la Dependencia

7

Personería auxiliar

Se imprimen pantallazos de estos envíos y se presentan en informe mensual.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 262 de 333

FLUJOGRAMA COMUNICACIONES

PERSONERIA AUXILIAR

INICIO Actividades a realizar (DEPENDECIAS)

Recepción de la Información a Difundir

Convertir la información en formato HTML requerido

Tomar pantallazo de la publicación

Enviar correo Electrónico e Imprimir

Remitir la prueba a la Dependencia

Pantallazos e informe mensual

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 263 de 333

COMUNICACIONES 1. PROCESO: COMUNICACIONES 2. PROCEDIMIENTO: P-C 003 Diseños publicitarios 3. OBJETIVO: Realizar diseños publicitarios de acuerdo a las actividades trazadas dentro del Plan de Acción de la personería de Armenia 4. DEPENDENCIA: Comunicaciones. 5. RELACIONES: Procedencia: Dependencias de la Personería Salida: Diseños para imprimir. 6. FORMATOS: Diseños en PDF y Adobe Ilustrator 7. INFORMES: se rinde un informe mensual a la personería auxiliar, de las actividades desarrolladas las cuales se soportan con los diferentes formatos 8. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos: Falta de información de las dependencias hacia la oficina de comunicaciones para difundir la información Ausencia de actividades por parte de las dependencias Falta de rubros dentro del presupuesto para impresos publicitarios

  

Controles: Permanente requerimiento de información a las dependencias relacionadas con sus actividades Acordar en cada periodo las acciones de difusión requeridas por la Entidad

 

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE ACTIVIDAD 1

2

3

Dependencias

Direccionamiento de información básica.

Comunicaciones

Recepción de la información a diseñar. Se recibe en formato digital (correo electrónico o en medio magnético). Se realiza propuesta de diseño utilizando la información básica suministrada por la

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 264 de 333

dependencia. 4

Los diseños se realizan teniendo en cuenta la imagen corporativa de la Entidad.

5

Se realiza un borrador que será revisado por el Personero y por el encargado de la dependencia.

6

Después de esto se harán las modificaciones respectivas y se pasa para aprobación final del diseño.

7

Se utiliza la opción de “convertir a curvas” o “definir contorno” para que no sea modificado al enviar impresión.

8

Se envía por correo electrónico a la Empresa encargada de imprimir los artes finales.

9

Al recepcionar los impresos se hace un proceso de verificación para garantizar el cumplimiento de lo requerido.

10

Después de esto se entregará a la dependencia los impresos, o se administrarán para las diferentes actividades.

11

Personería auxiliar

Se pasan muestras de los impresos en el informe mensual.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 265 de 333

FLUJOGRAMA COMUNICACIONES

PERSONERIA AUXILIAR

INICIO Direccionamiento de información básica (DEPENDECIAS) Recepción de la Información a Diseñar

Realizar propuesta de diseño

Realizar un borrador para revisión del Personero

Modificar el diseño

Enviar por correo electrónico para Imprimir Verificar los impresos

Entregar los Impresos a la Dependencia

Informe mensual de los impresos

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 266 de 333

COMUNICACIONES 1. PROCESO: COMUNICACIONES 2. PROCEDIMIENTO: P-C 004 Administración de Sistema de PQRS Virtual 3. OBJETIVO: Administrar el sistema de PQRS de la página www.personeriarmenia.gov.co disponible para los usuarios de la Entidad. 4. DEPENDENCIA: Comunicaciones. 5. RELACIONES: Procedencia: Página Web, Enlace de Servicios al Ciudadano Salida: Respuesta al ciudadano. 6. FORMATOS: Información publicada en página web 7. INFORMES: se rinde un informe mensual a la personería auxiliar, de las actividades desarrolladas las cuales se soportan con los diferentes formatos 8. RIESGOS Y CONTROLES:      

Riesgos: Falta de uso de los ciudadanos de este servicio web Digitación incorrecta de datos personales por parte de los ciudadanos (nombres, correo electrónico, teléfonos, etc.) Demora en las respuestas a los ciudadanos por parte de la Entidad Controles: Permanente socialización a los ciudadanos del servicio de PQRS Web con el que cuenta la Entidad Claridad en las instrucciones de uso para que los ciudadanos eviten cometer errores de digitación Clarificación de los plazos de respuesta a cada una de las solicitudes enviadas

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE 1

Ciudadanos

ACTIVIDAD Envío de Peticiones, quejas, reclamos y/o solicitudes por parte de los ciudadanos a través de la página www.personeriarmenia.gov.co ,

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 267 de 333

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA Sección “Servicio al Ciudadano” 2

Comunicaciones

Recepción de la PQRS a Administrador de la Página Web

través

del

3

Impresión de la PQRS

4

Direccionamiento de la PQRS a la Secretaria Ejecutiva

5

Secretaria Ejecutiva

Recepción de la Comunicaciones

PQRS

por

parte

de

Direccionamiento de la PQRS a la Dependencia correspondiente

6

7

Dependencias

Recepción de la PQRS y su debida tramitación (respuesta al ciudadano)

8

Personería auxiliar

Se imprime el Formulario de Reporte de las PQRS y se entrega en el informe mensual

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 268 de 333

FLUJOGRAMA COMUNICACIONES

SECRETARIA

PERSONERIA AUXILIAR

INICIO Recepción e Impresión de las PQRS Direccionamiento de las PQRS

Recepción de las PQRS

Direccionamiento de las PQRS a la Dependencia correspondiente

Informe mensual de las PQRS

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 269 de 333

COMUNICACIONES 1. PROCESO: COMUNICACIONES 2. PROCEDIMIENTO: P-C 005 Documentación Fotográfica 3. OBJETIVO: Realizar cubrimiento realizadas en la Entidad

fotográfico

de

las

actividades

4. DEPENDENCIA: Comunicaciones. 5. RELACIONES: Procedencia: Dependencias de la Personería Salida: Tomar fotografías. 6. FORMATOS: Fotografías tomadas por cámara digital en formato jpg 7. INFORMES: se rinde un informe mensual a la personería auxiliar, de las actividades desarrolladas las cuales se soportan con los diferentes formatos 8. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos: Ausencia de actividades por parte de las dependencias Falta de equipos para realizar fotografías y edición de las mismas

 

Controles: Difusión oportuna de la información para incentivar la cultura de la misma Equipos específicos para la captura de imágenes

 

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE 1

2

ACTIVIDAD

Dependencias

Solicitud de cubrimiento fotográfico de actividades realizadas por la dependencia

las

Comunicaciones

Recepción de la solicitud de cubrimiento fotográfico con la información básica (lugar, fecha, tipo de actividad). Se hace de manera digital o verbal.

3

Realización de las fotografías de acuerdo a los datos suministrados por la entidad.

4

Edición de las fotografías tomadas. Elección de las

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 270 de 333

mejores capturas. 5

Almacenamiento comunicaciones

6

Publicación en la página web de las mejores fotografías al igual que en redes sociales

7

Personería auxiliar

en

el

archivo

digital

de

Impresión de dos fotografías como evidencia del cubrimiento de la actividad para anexar al informe mensual.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 271 de 333

FLUJOGRAMA COMUNICACIONES

PERSONERIA AUXILIAR

INICIO Solicitud de cubrimiento fotográfico (DEPENDECIAS)

Recepción de la solicitud de cubrimiento fotográfico

Realización de las fotografías Edición de las fotografías tomadas

Almacenamiento en el archivo digital

Publicación en la página web de las fotografías

Informe mensual de los impresos

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 272 de 333

COMUNICACIONES 1. PROCESO: Elaboración de discursos 2. PROCEDIMIENTO: P- C 006 Elaboración de discursos 3. OBJETIVO: Redactar discursos protocolarios para representar a la Entidad en eventos y actividades 4. DEPENDENCIA: Comunicaciones. 5. RELACIONES: Procedencia: Personero Salida: Discurso impreso. 6. FORMATOS: Escrito impreso en hojas tamaño carta 7. INFORMES: se rinde un informe mensual a la personería auxiliar, de las actividades desarrolladas las cuales se soportan con los diferentes formatos 8. RIESGOS Y CONTROLES: 

Riesgos: Falta de claridad sobre los propósitos de la actividad o evento



Controles: Documentación precisa sobre los objetivos y temáticas de la actividad o evento

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE 1

2

ACTIVIDAD

Personero

Solicitud verbal para la realización de un discurso protocolario

Comunicaciones

Recepción de la información básica para la elaboración del documento (nombre del evento, propósito, lugar, invitados, etc)

3

Investigación documental para profundizar en el tema a tratar.

4

Realización de borrador del discurso

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA Impresión del borrador aprobación del Personero

5

del

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 273 de 333

discurso

para

6

Personero

Lectura del documento y observaciones

7

Comunicaciones

Inclusión de las observaciones realizadas. Impresión del discurso final para el Personero

8

Personería auxiliar

Se imprime copia del discurso y se anexa al informe mensual.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 274 de 333

FLUJOGRAMA COMUNICACIONES

PERSONERIA AUXILIAR

INICIO Solicitud verbal para realzar discurso protocolario (DEPENDECIAS)

Recepción de la información básica Investigación documental para profundizar en el tema

Borrador del Discurso

Aprobación del Discurso PERSONERO

Publicación en la página web de las fotografías

Impresión del Discurso final

Informe mensual de los impresos

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 275 de 333

DIRECCION FINANCIERA 1. PROCESO: ELABORACIÓN PROYECTO DE PRESUPUESTO 2. PROCEDIMIENTO: P-DF 001 Elaboración de proyecto de presupuesto 3. OBJETIVO: Aprobación del Presupuesto de gastos de Funcionamiento de la Entidad para cada Vigencia. 4. DEPENDENCIA: Dirección Financiera 5. RELACIONES: Procedencia: Secretaria de Haciendo Municipio 6. FORMATOS: No se han establecido formatos estandarizados en el desarrollo de este procedimiento. 7. INFORMES: No se rinde informe en este procedimiento. 8. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:  Que no se apruebe el presupuesto para la vigencia Controles: 

Realización del reporte

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO No. RESPONSABLE Secretaria de 1 hacienda Concejo 2 municipal División 3 financiera 4 5 6 7 8 9 10

Alcaldía de armenia Concejo municipal Dirección financiera

ACTIVIDAD Reporte presupuestal secretaria de hacienda Determinar aumento salarial de la planta de personal Proyectar prestaciones sociales y seguridad social Proyección demás gastos de servicios personales indirectos Proyección de gastos generales Envió de este documento a la secretaria para inclusión en el proyecto de acuerdo Socialización n el concejo municipal del proyecto Asistencia a debates Una vez aprobado liquidarlo a través de acto administrativo Implementación del plan de anual mensualizado de

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 276 de 333

caja FLUJOGRAMA DIRECCION FINANCIERA

ALCALDIA DE ARMENIA

INICIO

Reporte Presupuestal

Proyectar prestaciones sociales y seguridad social

Secretaria de Hacienda Municipal Determinar aumento salarial de la planta de personal (concejo municipal)

Proyectar demás gasto de servicios personales indirectos Proyectar gastos generales

Enviar documento a la secretaria de hacienda para inclusión en el proyecto

Socialización en el concejo municipal del proyecto

Liquidación a través de acto administrativo

Asistencia a debates

Implementación del plan anual mensualizado de caja FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 277 de 333

DIRECCION FINANCIERA 1. PROCESO: MOVIMIENTO PRESUPUESTAL MENSUAL. 2. PROCEDIMIENTO: P-DF 002 Movimiento presupuestal mensual. 3. OBJETIVO: Ejecución presupuestal mensual de gastos para el Funcionamiento de la Entidad mensual. 4. DEPENDENCIA: Dirección Financiera 5. RELACIONES: Procedencia: Secretaria de Haciendo Municipio 6. FORMATOS: Ejecución del presupuesto de la entidad (formato creado en Excel). 7. INFORMES: No se rinde informes en este procedimiento. 8. RIESGOS Y CONTROLES: RIESGOS: 

Que no sea ejecutado el presupuesto mensual CONTROLES:



Formatos de ejecución de presupuesto de la entidad

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE ACTIVIDAD Dirección Crear hoja de trabajo de rubro presupuestal 1 Financiera liquidado por el acto administrativo Apropiación de los recursos mediante los 2 certificados de disponibilidad. Mitigar gastos que inciden en la entidad por cada 3 rubro. Cierre mensual mediante el cual se determina valor 4 ejecutado, saldo disponible y comprometido Control de formatos de la ejecución del presupuesto 5 de la entidad mediante formato diseñado en Excel.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

FLUJOGRAMA DIRECCION FINANCIERA INICIO

Crear hoja de trabajo de rubro presupuestal liquidado

Apropiar recursos mediante los certificados de disponibilidad

Mitigar gastos que inciden en la entidad por cada rubro

Cierre mensual

Control de formatos de la ejecución del presupuesto de la entidad

FIN

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 278 de 333

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 279 de 333

DIRECCION FINANCIERA 1. PROCESO: MODIFICACIÓN PRESUPUESTAL 2. PROCEDIMIENTO: P-DF 003 Modificación Presupuestal. 3. OBJETIVO: Realizar Ejecuciones mensuales, Base de datos Presupuestal en Programa Excel, visto bueno personero a través de acto administrativo. 4. DEPENDENCIA: Dirección Financiera 5. RELACIONES: Procedencia: Secretaria de Haciendo Municipio 6. FORMATOS: No se han establecido formatos estandarizados en el desarrollo de este procedimiento. 7. INFORMES: No se rinde informes en este procedimiento. 8. RIESGOS Y CONTROLES: 

Riesgos: Que no se apruebe el presupuesto para la vigencia



Controles: Realización del reporte

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE ACTIVIDAD División Análisis de rubros que requieren traslados 1 financiera presupuestales Verificación de excedentes presupuestales 2 disponibles en cada rubro. Despacho Acto administrativo donde se formaliza los 3 Personero traslados (créditos y contra créditos) Dirección Aplicación de traslados en las hojas de trabajo, 4 Financiera aplicando a cada rubro afectado.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 280 de 333

FLUJOGRAMA DIRECCION FINANCIERA

DESPACHO PERSONERO

INICIO Analizar los rubros

Verificar los excedentes presupuestales disponibles

Aplicación de traslados en las hojas de trabajo

FIN

Formalizar los traslados (créditos y contra créditos)

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 281 de 333

DIRECCION FINANCIERA 1. PROCESO: SOLICITUD PLAN ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA PAC 2. PROCEDIMIENTO: P-DF 004 Plan Anual Mensualizado de Caja PAC 3. OBJETIVO: Contar con los recursos económicos para los gastos de funcionamiento de la Entidad. 4. DEPENDENCIA: Dirección Financiera 5. RELACIONES: Procedencia: dirección financiera 6. FORMATOS: No se han establecido formatos estandarizados en el desarrollo de este procedimiento. 7. INFORMES: No se rinde informe en este procedimiento. 8. RIESGOS Y CONTROLES: 

Riesgos: Que nos e cumpla a cabalidad el plan mensualizado de caja



Controles: Plan anual mensualizado de caja

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE 1

Despacho Personero

2

3

Dirección Financiera

4

Tesorería Municipal

5

INDEQUI

6

Dirección Financiera

ACTIVIDAD Durante los Primeros días del mes de Enero se envía a la Secretaría de Hacienda el Plan Anual Mensualizado de Caja para cada vigencia. Durante los Primeros tres días de cada mes se envía un oficio a la Secretaría de Hacienda, solicitando la transferencia del PAC programado del mes. Se consulta telefónicamente el número de cuenta asignada en el área de Presupuesto y Contabilidad del Municipio. Y posteriormente a la tesorería para constatar el giro del cheque Se retira el cheque por parte de un funcionario de la Entidad, el cual debe llevar copia de la Cedula de Ciudadanía y sello de la Entidad. Se consigna el Cheque en INDEQUI y expiden una nota crédito a favor de la Entidad. Se efectúa el registro contable y presupuestal de dicho ingreso.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 282 de 333

FLUJOGRAMA DIRECCION FINANCIERA

OTRAS DEPENDENCIAS INICIO

Enviar a la Secretaría de Hacienda el Plan Anual Mensualizado (Despacho Personero)

Se consulta el número de cuenta asignada y a la tesorería para constatar el giro del cheque

Oficio solicitando la transferencia del PAC

Retirar el cheque por parte de un funcionario de la Entidad (Tesorería Municipal)

Efectuar el registro contable y presupuestal de dicho ingreso

FIN

Se consigna el Cheque en INDEQUI

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 283 de 333

DIRECCION FINANCIERA 1. PROCESO: ELABORACIÓN Y PAGO DE NÓMINA PERSONAL DE PLANTA. 2. PROCEDIMIENTO: P-DF 005 Elaboración y pago de nómina personal de planta. 3. OBJETIVO: Ejecución presupuestal para el pago oportuno del personal de planta. 4. DEPENDENCIA: Dirección Financiera 5. RELACIONES: Procedencia: Secretaria de Haciendo Municipio. 6. FORMATOS: No se han establecido formatos estandarizados en el desarrollo de este procedimiento. 7. INFORMES: No se rinde informe para este procedimiento. 8. RIESGOS Y CONTROLES: 

Riesgos: Que no sea realice el pago al personal

 

Controles: Soporte del formato de pago de nomina Registro de comprobante de egreso

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO No. RESPONSABLE ACTIVIDAD Personería Admisión de Novedades de Personal en Auxiliar, materia de vacaciones, ingresos, retiros, Entidades incapacidades, suspensiones, descuentos de 1 Crediticias, nómina, embargos etc. Cooperativas, Juzgados. Dirección Elaboración e impresión de la nómina 2 Financiera aplicando las deducciones requeridas. Despacho de Revisión y visto bueno por parte del ordenador 3 Personero del gasto Dirección Expedición de Disponibilidad, registro 4 Financiera presupuestal y Orden de pago. Despacho Oficio Ordenando transferencia. 5 Personero Dirección Recepción y revisión de cheques solicitados. 6 Financiera

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 284 de 333

Elaboración, registro e impresión del Comprobante de Egreso en el Programa Contable. Pago y firma del formato de nómina manejado por la Entidad. Registro Presupuestal del gasto en hojas de trabajo de los rubros afectados.

7 8 9

FLUJOGRAMA DIRECCION FINANCIERA

PERSONERO

INICIO

Elaboración de nómina aplicando las deducciones requeridas

Revisión por parte del ordenador del gasto

Expedición de Disponibilidad, registro presupuestal y Orden de pago. Oficio Ordenando transferencia

Recepción y revisión de cheques solicitados

Elaboración, registro e impresión del Comprobante de Egreso

Pagar y firmar el formato de nómina

Registro Presupuestal del gasto

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 285 de 333

DIRECCION FINANCIERA 1. PROCESO: PAGO A CONTRATISTAS 2. PROCEDIMIENTO: P-DF 006 Pago a Contratistas 3. OBJETIVO: Pagos Oportunos a Contratista 4. DEPENDENCIA: Dirección Financiera 5. RELACIONES: Procedencia: Dirección Financiera 6. FORMATOS: No se han establecido formatos estandarizados en el desarrollo de este procedimiento. 7. INFORMES: 8. RIESGOS Y CONTROLES:  

Riesgos: Que no se realice el pago a contratista Que se realicen desembolso indebidos

 

Controles: Conciliaciones bancarias Desprendibles de pago

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE ACTIVIDAD Recepción de actas de Vigilancia y Control, dentro Personaría 1 de los 5 días hábiles siguientes al vencimiento del Auxiliar mes. Despacho Liquidación de honorarios o servicios de cada 2 Personero Contratista. Dirección Orden de giro por parte del ordenador del gasto. 3 Financiera Elaboración, registro e impresión del Comprobante 4 de Egreso en el Programa Contable. Registro Presupuestal del gasto en la hoja de 5 trabajo del rubro afectado.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 286 de 333

FLUJOGRAMA DIRECCION FINANCIERA

OTRAS DEPENDENCIAS INICIO Recepción de actas de Vigilancia y Control (Personería Auxiliar)

Orden de giro por parte del ordenador del gasto (Despacho Personero)

Elaboración, registro e impresión del Comprobante de Egreso

Registro Presupuestal del gasto en la hoja de trabajo del rubro afectado

FIN

Liquidación de honorarios o servicios (Personero)

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 287 de 333

DIRECCION FINANCIERA 1. PROCESO: PAGO PROVEEDORES 2. PROCEDIMIENTO: PDF 007 Pago Proveedores 3. OBJETIVO: Pagos oportunos a Proveedores 4. DEPENDENCIA: Dirección Financiera 5. RELACIONES: Procedencia: dirección financiera 6. FORMATOS: No se han establecido formatos estandarizados en el desarrollo de este procedimiento. 7. INFORMES: No se rinde informe en este procedimiento. 8. RIESGOS Y CONTROLES:  

Riesgos: Que no se realice el pago a contratista Que se realicen desembolso indebidos

 

Controles: Conciliaciones bancarias Desprendibles de pago

10. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO No. RESPONSABLE ACTIVIDAD Proveedor de Contar con factura o cuenta de cobro que 1 bienes y servicios cumpla con los requisitos de ley. Dirección Adjuntar al Contrato con todos sus anexos. 2 Financiera Solicitar recibido a satisfacción del bien o 3 servicio, por parte del funcionario que ejerce la vigilancia y control. Liquidar el valor a pagar aplicando los 4 descuentos de Ley y Expedir la Orden de pago. 5 Revisión y visto bueno ordenador del gasto 6 Elaboración del cheque. 7 Elaboración y registro Comprobante de Egreso 8 Entrega de cheque

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 288 de 333

FLUJOGRAMA DIRECCION FINANCIERA

OTRAS DEPENDENCIAS INICIO

Adjuntar al Contrato con todos sus anexos

Factura o cuenta de cobro que cumpla con los requisitos de ley. (Proveedor d Bienes y servicios) Solicitar recibido a satisfacción del bien o Servicio

Liquidar el valor a pagar

Revisión y visto bueno ordenador del gasto Elaboración del cheque Elaboración y registro Comprobante de Egreso

Entrega de cheque FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 289 de 333

DIRECCION FINANCIERA 1. PROCESO: PAGO DE SERVICIOS PÚBLICOS. 2. PROCEDIMIENTO: P-DF 008 Pago de servicios públicos. 3. OBJETIVO: Realizar el pago oportuno de los servicios públicos de la entidad. 4. DEPENDENCIA: Dirección Financiera 5. RELACIONES: Procedencia: Secretaria de Haciendo Municipio. 6. FORMATOS: No se han establecido formatos estandarizados en el desarrollo de este procedimiento. 7. INFORMES: No se rinde informe para este procedimiento. 8. RIESGOS Y CONTROLES: 

Riesgos: Que no se realice el pago oportuno de cada servicio publico



Controles: Registro de pago de factura

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE Recepción de 1 documentos Dirección 2 Financiera 3 4 5

ACTIVIDAD revisión facturas

Recepción y Servicios Público Expedición de Certificado de Disponibilidad, Registro Presupuestal y Orden de pago Elaboración de Cheque Elaboración Comprobante de Egreso Cancelación de la obligación

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

FLUJOGRAMA DIRECCION FINANCIERA INICIO Recepción y revisión facturas Servicios Público

Expedición de Certificado de Disponibilidad, Registro Presupuestal y Orden de pago.

Elaboración de Cheque

Elaboración Comprobante de Egreso

Cancelación de los servicios públicos.

FIN

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 290 de 333

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 291 de 333

DIRECCION FINANCIERA 1. PROCESO: EXPEDICIÓN CERTIFICADO DE PRESUPUESTAL 2. PROCEDIMIENTO: Presupuestal.

P-DF

009

Certificado

DISPONIBILIDAD

de

3. OBJETIVO: Expedir Certificados de Disponibilidad confiables y oportunos.

Disponibilidad

Presupuestal

4. DEPENDENCIA: Dirección Financiera 5. RELACIONES: Procedencia: dirección financiera 6. FORMATOS: No se han establecido formatos estandarizados en el desarrollo de este procedimiento. 7. INFORMES: 8. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos: Que se modifiquen los montos en beneficios de terceros



Controles: 

Registro en libros de las solicitudes y de las expediciones

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE Despacho 1 Personero Dirección 2 Financiera 3 4

5

6

ACTIVIDAD Solicitud de Disponibilidad por parte del Ordenador del gasto. Verificación de Disponible Presupuestal en el rubro a afectar. Si no hay disponible presupuestal, se procede a efectuar análisis de excedentes y se efectúan traslados a través de acto administrativo. Registro en hojas de trabajo de acto administrativo (Traslados presupuestales) Si hay disponible Presupuestal, se procede a asignar un consecutivo en el libro de control de disponibilidades.(Teniendo en cuenta Fecha, rubro y valor) Se elabora e imprime El CDP (Certificado de Disponibilidad Presupuestal)

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 292 de 333

Registro de Disponibilidad Presupuestal en hojas de trabajo por rubro. Entrega del CDP

7 8

FLUJOGRAMA DIRECCION FINANCIERA

DESPACHO PERSONERO INICIO

Efectuar análisis de excedentes y traslados

Registro en hojas de trabajo (Traslados presupuestales)

Asignar un consecutivo en el libro de control de disponibilidades

Se elabora e imprime El CDP (Certificado de Disponibilidad Presupuestal)

Registro de Disponibilidad

Entrega del CDP

FIN

NO Solicitud de Disponibilidad

SI

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 293 de 333

DIRECCION FINANCIERA 1. PROCESO: EXPEDICIÓN DE REGISTRO PRESUPUESTAL EN CONTRATOS. 2. PROCEDIMIENTO: P-DF 010 Registro Presupuestal en Contratos. 3. OBJETIVO: Expedición de registros Oportunos 4. DEPENDENCIA: Dirección Financiera 5. RELACIONES: Procedencia: DIRECCION FINANCIERA 6. FORMATOS: No se han establecido formatos estandarizados en el desarrollo de este procedimiento. 7. INFORMES: 8. RIESGOS Y CONTROLES: 

Riesgos: Que se modifiquen los montos en beneficios de terceros



Controles: Registro en libros de las solicitudes y de las expediciones 9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:

No. RESPONSABLE ACTIVIDAD Personería Solicitud de Registro Presupuestal con su soporte 1 Auxiliar (Contrato firmado y legalizado, con información datos personales del Contratista. Asignación de Consecutivo en libro de Control de Dirección 2 Registros (Teniendo en cuenta rubro, fecha de Financiera inicio, información personal y valor). 3 Elaboración e impresión de Registro Presupuestal. Entrega del Registro Presupuestal junto con el 4 Contrato. Registro de documento en las hojas de trabajo y 5 base datos de Contratistas.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 294 de 333

FLUJOGRAMA DIRECCION FINANCIERA

PERSONERIA AUXILIAR INICIO

Asignación de Consecutivo en libro de Control de Registros

Elaboración e impresión de Registro Presupuestal

Entregar el Registro Presupuestal junto con el Contrato

Registro de documento en las hojas de trabajo

FIN

Solicitud de Registro Presupuestal

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 295 de 333

DIRECCION FINANCIERA 1. PROCESO: EXPEDICIÓN DE REGISTRO PRESUPUESTAL CUENTAS EN GENERAL (Proveedores bienes y servicios, servicios públicos, Arrendamientos, Caja menor, Viáticos, Nomina, Prestaciones, Seguridad Social etc.) 2. PROCEDIMIENTO: P-DF 011 Registro Presupuestal cuentas en general. 3. OBJETIVO: Expedición de registros Oportunos 4. DEPENDENCIA: Dirección Financiera 5. RELACIONES: Procedencia: dirección financiera 6. FORMATOS: No se han establecido formatos estandarizados en el desarrollo de este procedimiento. 7. INFORMES: 8. RIESGOS Y CONTROLES: 

Riesgos: Que se modifiquen los montos en beneficios de terceros



Controles: Registro en libros de las solicitudes y de las expediciones 9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:

No. RESPONSABLE ACTIVIDAD Una vez expedido el CDP (Certificado de Dirección Disponibilidad Presupuestal), se procede a la 1 Financiera asignación del consecutivo en el libro de Control de Registros. 2 Elaboración e impresión de Registro Presupuestal. Registro de documento en las hojas de trabajo por 3 rubro. 4 Se adjunta a la cuenta cancelada.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA FLUJOGRAMA DIRECCION FINANCIERA INICIO

Una vez expedido el CDP se asigna del consecutivo en el libro de Control de Registros.

Elaboración e impresión de Registro Presupuestal.

Registro de documento en las hojas de trabajo por rubro.

Se adjunta a la cuenta cancelada.

FIN

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 296 de 333

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 297 de 333

DIRECCION FINANCIERA 1. PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES 2. PROCEDIMIENTO: P-DF 012 Adquisición d Bienes 3. OBJETIVO: Adquirir bienes y servicios favorables y de calidad para la Entidad 4. DEPENDENCIA: Dirección Financiera 5. RELACIONES: Procedencia: dirección financiera 6. FORMATOS: No se han establecido formatos estandarizados en el desarrollo de este procedimiento. 7. INFORMES: 8. RIESGOS Y CONTROLES: 

Riesgos: Que se modifiquen los montos en beneficios de terceros



Controles: Registro en libros de las solicitudes y de las expediciones 9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:

No. RESPONSABLE Despacho 1 Personero 2 Personería 3 Auxiliar 4 5 Proveedor 6 Bienes y Servicios Vigilancia y 7 Control Contrato Dirección 8 Financiera 9 10 11 12

ACTIVIDAD Solicitud de Disponibilidad Presupuestal. Acto administrativo justificando el gasto Aplicar procedimiento del Manual Interno de Contratación (Generalmente mínima cuantía). Elaboración y legalización de Contrato. Solicitud de Registro Presupuestal Cumplimiento objeto contractual (entrega de bienes o servicios) Expedición de Recibido a satisfacción. Liquidación del pago aplicando los descuentos de Ley Elaboración Orden de Pago Giro de Cheque Registro y elaboración Comprobante de Egreso Pago proveedor de bienes y servicios.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 298 de 333

FLUJOGRAMA DIRECCION FINANCIERA

OTRAS DEPENDENCIAS INICIO

Liquidación del pago aplicando los descuentos de Ley

Solicitud de Disponibilidad Presupuestal (Personero)

Elaboración Orden de Pago

Acto administrativo justificando el gasto (despacho Personero)

Giro de Cheque

Registro y elaboración Comprobante de Egreso Pago proveedor de bienes y servicios

FIN

Aplicar procedimiento del Manual Interno de Contratación (Personería Auxiliar)

Elaboración y legalización de Contrato (Personería Auxiliar)

Solicitud de Registro Presupuestal

Cumplimiento objeto contractual (entrega de bienes o servicios) Expedición de Recibido a satisfacción.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 299 de 333

DIRECCION FINANCIERA 1. PROCESO: PAGO COMISIÓN DE ESTUDIOS 2. PROCEDIMIENTO: P-DF 013 Comisión de Estudios 3. OBJETIVO: Pago oportuno de la inscripción o matrícula del Programa Académico. 4. DEPENDENCIA: Dirección Financiera 5. RELACIONES: Procedencia: dirección financiera 6. FORMATOS: No se han establecido formatos estandarizados en el desarrollo de este procedimiento. 7. INFORMES: 8. RIESGOS Y CONTROLES: 

Riesgos: Que se modifiquen los montos en beneficios de terceros



Controles: Revisión a los registros de inscripción de los programas académicos 9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:

No. RESPONSABLE Personería 1 Auxiliar-talento humano Dirección 2 Financiera Despacho 3 Personero Dirección 4 Financiera institución 5 Educativa Dirección 6 Financiera 7 8 9

ACTIVIDAD Recepción de Acta del Comité de capacitación donde se aprueba la Comisión de estudios. Expedición de Certificado de Disponibilidad y Registro Presupuestal Acto administrativo donde se ordena el gasto Inscripción del Servidor Público al Programa académico. Expedición de factura y documentos legales por parte de la Institución educativa. Liquidación del pago aplicando los descuentos de Ley. Giro Institución Educativa o capacitadora. Elaboración de Comprobante de Egreso. Pago o Consignación a la Institución Educativa.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 300 de 333

FLUJOGRAMA DIRECCION FINANCIERA

PERSNERO

INICIO

Recepción de Acta del Comité de capacitación (Personería Auxiliar)

Expedición de Certificado de Disponibilidad y Registro Presupuestal Inscripción del servidor Público

Liquidación del pago aplicando los descuentos de Ley

Elaboración de Comprobante de Egreso

Pago o Consignación a la Institución Educativa

FIN

Acto administrativo donde se ordena el gasto

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 301 de 333

DIRECCION FINANCIERA 1. PROCESO: PRESENTACIÓN DE INFORMES TRIMESTRALES AL ENTE DE CONTROL 2. PROCEDIMIENTO: P-DF 014 Informes trimestrales al Ente de Control 3. OBJETIVO: Presentación oportuna de la Rendición de la cuenta. 4. DEPENDENCIA: Dirección Financiera 5. RELACIONES: Procedencia: DIRECCION FINANCIERA 6. FORMATOS: No se han establecido formatos estandarizados en el desarrollo de este procedimiento. 7. INFORMES: Informe CGN (Contaduría General de la Nación) Informe de ejecución presupuestal ingresos Contraloría Municipal 8. RIESGOS Y CONTROLES: 

Riesgos: Que se presenten a destiempo



Controles: Revisión de las fechas de presentación de los informes 9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:

No. RESPONSABLE ACTIVIDAD Dirección Cierre presupuestal del mes. 1 Financiera 2 Extracción de saldos de cada rubro presupuestal. Traslado de saldos de ejecución, compromisos, 3 modificaciones presupuestales al formato de Ejecución presupuestal. 4 Actualización de la Ejecución de ingresos del mes. 5 Diligenciamiento de formatos. Impresión de los informes (Ejecución Presupuestal 6 de gastos y Ejecución de ingresos) 7 Revisión informe Señor Personero Municipal. Despacho Enviar el Informe al Ente de Control. 8 Personero

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 302 de 333

FLUJOGRAMA DIRECCION FINANCIERA

DESPACHO PERSONERO

INICIO Cierre presupuestal del mes

Extracción de saldos de cada rubro presupuestal. Traslado de saldos de ejecución, compromisos, modificaciones Presupuestales

Actualización de la Ejecución de ingresos del mes

Diligenciamiento de formatos

Impresión de los informes

Revisar el informe

Enviar el informe al Ente de control

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 303 de 333

DIRECCION FINANCIERA 1. PROCESO: PRESENTACIÓN DE INFORMES TRIMESTRALES CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN Y COPIA PARA EL ENTE DE CONTROL.

2. PROCEDIMIENTO: P-DF 015 Informes trimestrales contaduría general de la Nación y copia para el Ente de Control. 3. OBJETIVO: Presentación oportuna de la Rendición de la cuenta. 4. DEPENDENCIA: Dirección Financiera 5. RELACIONES: Procedencia: dirección financiera 6. FORMATOS: No se han establecido formatos estandarizados en el desarrollo de este procedimiento. 7. INFORMES:  Informe CGN (Contaduría General de la Nación)  Informe de ejecución presupuestal ingresos Contraloría Municipal 8. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:  Que se presenten a destiempo Controles:  Revisión de las fechas de presentación de los informes 9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE ACTIVIDAD Dirección Cierres contables del mes 1 Financiera 2 Impresión Balance de Prueba del trimestre. Elaboración de formatos CGN2005,01 Y 3 CGN2005,02, de notas contables y del FUT (Formato Único Territorial). Diligenciamiento de formatos CGN2005,01 Y 4 CGN2005,02, FUT (Formato Único Territorial) 5 Validación de la información en el CHIP 6 Impresión de formatos. Despacho Revisión y firma del Representante Legal y 7 Personero Financiero. Dirección Presentación Informe en medio impreso y 8 Financiera magnético a la Secretaria de Hacienda del

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 304 de 333

Municipio para la consolidación. Se envía copia a la Contraloría Municipal de Armenia.

9

FLUJOGRAMA DIRECCION FINANCIERA

DESPACHO PERSONERO

INICIO

Cierres contables del mes

Impresión Balance de Prueba del trimestre

Elaboración de formatos y Diligenciarlos

Validación de la información en el CHIP

Impresión de formatos

Presentación Informe en medio impreso y magnético (Contraloría)

FIN

Revisión y firma del Representante Legal y

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 305 de 333

DIRECCION FINANCIERA 1. PROCESO: PRESENTACIÓN DE INFORMES CONTRALORÍA GENERAL DE LA NACIÓN.

TRIMESTRALES

2. PROCEDIMIENTO: P-DF 016 Informes trimestrales contaduría general de la Nación y copia para el Ente de Control. 3. OBJETIVO: Presentación oportuna de la Rendición de la cuenta. 4. DEPENDENCIA: Dirección Financiera 5. RELACIONES: Procedencia: dirección financiera 6. FORMATOS: No se han establecido formatos estandarizados en el desarrollo de este procedimiento. 7. INFORMES:  Informe CGN (Contaduría General de la Nación)  Informe de ejecución presupuestal ingresos Contraloría Municipal 8. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:  Que se presenten a destiempo Controles:  Revisión de las fechas de presentación de los informes 9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE ACTIVIDAD Dirección Cierres contables del mes 1 Financiera Establecer costos de Personal de cada trimestre de 2 acuerdo a formato e Ítems establecidos por la Contraloría General. Diligenciar formatos de Personal y costos con la 3 información extraída (Trimestral) Elaborar Ejecución Presupuestal de gastos 4 (mensual) Elaborar Ejecución Presupuestal de ingresos 5 (mensual) Impresión de los tres reportes y grabar en medio 6 magnético Oficio Remisorio a la División de Presupuesto del 7 Municipio.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA FLUJOGRAMA DIRECCION FINANCIERA INICIO Cierres Presupuestales del mes

Establecer costos de Personal

Diligenciar formatos de Personal y costos con la información extraída

Elaborar Ejecución Presupuestal de gastos y de ingresos

Impresión de los tres reportes y grabar en medio magnético consolidación.

Oficio Remisorio a la División de Presupuesto del Municipio

FIN

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 306 de 333

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 307 de 333

DIRECCION FINANCIERA 1. PROCESO: INFORMACIÓN MEDIOS MAGNÉTICOS DIAN 2. PROCEDIMIENTO: P-DF 017 Información Medios Magnéticos DIAN 3. OBJETIVO: Presentación oportuna Información medios magnéticos. 4. DEPENDENCIA: Dirección Financiera 5. RELACIONES: Procedencia: DIRECCION FINANCIERA 6. FORMATOS: No se han establecido formatos estandarizados en el desarrollo de este procedimiento. 7. INFORMES: Medios Magnéticos DIAN 8. RIESGOS Y CONTROLES: RIESGOS:  Que se presenten a destiempo CONTROLES:  Revisión de las fechas de presentación de los informes  Revisión de Presentación de los Medios magnéticos de la entidad 9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE 1

Dirección Financiera

2

3 4 5 6 7

DIAN

ACTIVIDAD Impresión libros auxiliares de las cuentas de retención en la fuente del año inmediatamente anterior. Con información de terceros. Verificar si la información en el sistema de cada tercero se encuentra completa para diligenciar el formato de medios magnéticos (No Cedula, RUT, Dirección) Si no está completa se debe acudir a los Contratos para extractar la información. Solicitar a la DIAN o en la página WEB de la DIAN el formato actualizado Diligenciar el formato y validarlo. Presentación del Informe en formato electrónico a través del MUISCA. Expedición de acuse de recibo por parte de la DIAN.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA FLUJOGRAMA DIRECCION FINANCIERA INICIO

Impresión libros auxiliares de las cuentas de retención en la fuente

Verificar si la información se encuentra completa para diligenciar el Formato

Acudir a los Contratos para extractar a información.

Solicitar a la DIAN el formato actualizado

Diligenciar el formato y validarlo

Presentación del Informe

Expedición de recibo por parte de la DIAN

FIN

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 308 de 333

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 309 de 333

DIRECCION FINANCIERA 1. PROCESO: PRESENTACIÓN INFORME ANUAL DE RENDICIÓN DE LA CUENTA 2. PROCEDIMIENTO: P-DF 018 Presentación oportuna y con información fidedigna que permita su verificación por el Ente de Control. 3. OBJETIVO: Presentación oportuna Información medios magnéticos. 4. DEPENDENCIA: Dirección Financiera 5. RELACIONES: Procedencia: dirección financiera 6. FORMATOS: No se han establecido formatos estandarizados en el desarrollo de este procedimiento. 7. INFORMES: Informe de rendición de la cuenta 8. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:  Que se presenten a destiempo Controles:  Revisión de las fechas de presentación de los informes 9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE ACTIVIDAD Dirección Cierres del año (Contables y Presupuestales) 1 Financiera Diligenciamiento de Formatos establecidos por el 2 Ente de Control relacionados con la División Financiera. Elaboración reportes anexos a la rendición de la cuenta según Resolución 048 de 2002 (Estados 3 Contables, Notas a los Estados Financieros, Plan de Compras y su ejecución Coordinación con el Despacho y Personería 4 Auxiliar para consolidar la información. Despacho Firma de los Formatos por parte del Representante 5 Personero Legal. Envío de la Información en medio impreso y 6 Magnético al Ente de Control.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 310 de 333

FLUJOGRAMA DIRECCION FINANCIERA

PERSONERO

INICIO

Cierres del año (Contables y Presupuestales)

Diligenciamiento de Formatos

Elaboración reportes anexos a la rendición de la cuenta

Coordinación con el Despacho y Personería Auxiliar para consolidar la información

Firmar los Formatos

Envío de la Información en medio impreso y Magnético

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 311 de 333

DIRECCION FINANCIERA 1. PROCESO: GIRO RECAUDO ESTAMPILLAS 2. PROCEDIMIENTO: P-DF 019 Giro Recaudo Estampillas 3. OBJETIVO: Presentación oportuna Información medios magnéticos. 4. DEPENDENCIA: Dirección Financiera 5. RELACIONES: Procedencia: DIRECCION FINANCIERA 6. FORMATOS: No se han establecido formatos estandarizados en el desarrollo de este procedimiento. 7. INFORMES: No hay Informes 8. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:  Que no se realice el giro Controles:  Revisión de giros  Conciliación bancaria 9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE 1 2 3 4 5

6

7

Dirección Financiera

ACTIVIDAD Al finalizar el mes imprimir libros auxiliares de las cuentas donde se registra las retenciones por concepto de estampillas. Efectuar revisión de terceros y valores retenidos para conciliar su correspondencia. Giro de cheque. Elaboración de Comprobante de Egreso Elaboración relación de estampillas que contenga (Fecha, No Comprobante, Nombre Sujeto Retención, Concepto, valor bruto, valor retenido) Consignación a la Entidad recaudadora y reclamación de la Estampilla si la Entidad es Hospital Departamental o Gobernación del Quindio y recibo de consignación cuando se trate de recaudos para el Municipio de Armenia. Se adhiere estampilla a la relación y se perfora.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA FLUJOGRAMA DIRECCION FINANCIERA INICIO

Imprimir libros auxiliares de las cuentas Efectuar revisión de terceros y valores retenidos

Giro de cheque

Elaboración de Comprobante de Egreso

Elaboración relación de estampillas

Consignación a la Entidad recaudadora y reclamación de la Estampilla

Se adhiere estampilla a la relación y se perfora

FIN

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 312 de 333

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 313 de 333

DIRECCION FINANCIERA 1. PROCESO: GIRO RETENCIONES EN LA FUENTE POR CONCEPTO DE RENTA, IVA Y CREE Y RETENCIONES DE INDUSTRIA Y COMERCIO ICA

2. PROCEDIMIENTO: P-DF 020 Retenciones en la fuente por concepto de Renta, IVA y CREE y retenciones de Industria y Comercio ICA 3. OBJETIVO: Declaraciones y Pagos oportunos obligaciones tributarias 4. DEPENDENCIA: Dirección Financiera 5. RELACIONES: Procedencia: dirección financiera 6. FORMATOS: Formato de la DIAN 7. INFORMES: No hay Informes 8. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:  Que no se realice el giro Controles:  Revisión de giros  Conciliación bancaria 9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE ACTIVIDAD Dirección Cierre del mes. 1 Financiera Impresión de libro auxiliar de las cuentas donde se 2 registran los descuentos por retenciones en la fuente. Conciliación de valores retenidos y terceros para 3 verificar su correspondencia. Elaboración de Declaración tributaria mensual sea 4 de retenciones en la fuente o de Retenciones por Industria y Comercio Firmas de las Declaraciones por parte del 5 Representante Legal. 6 Giro de cheque o pago electrónico 7 Elaboración de Comprobante de Egreso. 8 Presentación y pago Declaraciones Tributarias.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA FLUJOGRAMA DIRECCION FINANCIERA INICIO

Cierre del mes

Impresión de libro auxiliar de las cuentas Conciliación de valores retenidos y terceros para verificar su correspondencia Elaboración de Declaración tributaria mensual

Firmas de las Declaraciones

Giro de cheque o pago electrónico

Se Elaboración de Comprobante de Egreso

Presentación y pago Declaraciones Tributarias

FIN

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 314 de 333

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 315 de 333

DIRECCION FINANCIERA 1. PROCESO: CAUSACIÓN PRESTACIONES SOCIALES Y SEGURIDAD SOCIAL. 2. PROCEDIMIENTO: P-DF 021 Seguridad Social.

Causación Prestaciones sociales y

3. OBJETIVO: Contar con unas obligaciones y balances ajustados a la realidad. 4. DEPENDENCIA: Dirección Financiera 5. RELACIONES: Procedencia: DIRECCION FINANCIERA 6. FORMATOS: 7. INFORMES: No hay Informes 8. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:

Controles:  Revisión de Causaciones y registros contables 9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE 1 2 3

Dirección Financiera

ACTIVIDAD Al finalizar el mes se calcula las prestaciones y la seguridad social del mes inmediatamente anterior, con base en la nómina cancelada. Se imprime las liquidaciones las cuales se encuentran en archivos de Excel. Se registra la provisión en el Sistema a través de notas Contables.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA FLUJOGRAMA DIRECCION FINANCIERA INICIO Calcular las prestaciones y la seguridad social

Se imprime las liquidaciones

Se registra la provisión en el Sistema

FIN

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 316 de 333

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 317 de 333

DIRECCION FINANCIERA 1. PROCESO: CALCULO Y REGISTRO DEPRECIACIÓN ACUMULADA. 2. PROCEDIMIENTO: P-DF 022 Acumulada.

Calculo y registro Depreciación

3. OBJETIVO: Activos llevados a su valor real y Balances ajustados a la Realidad. 4. DEPENDENCIA: Dirección Financiera 5. RELACIONES: Procedencia: DIRECCION FINANCIERA 6. FORMATOS: 7. INFORMES: No se rinde informe para este procedimiento. 8. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:  Llevar la depreciación de forma incorrecta Controles: 

Revisión de causación y registros contables

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE ACTIVIDAD Dirección Actualizar cada mes Cedula de Activos de la 1 Financiera Entidad la cual se encuentra en archivo de Excel. Verificar activos comprados en el mes para su 2 inclusión en la Cedula de Activos de la Entidad. Calculo de Depreciaciones de cada activo 3 utilizando el método de línea recta. 4 Impresión de Cedula de activos. Registro contable del cálculo de la Depreciación a través de nota contable

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA FLUJOGRAMA DIRECCION FINANCIERA INICIO

Actualizar cada mes Cedula de Activos de la Entidad

Verificar activos comprados en el mes

Calculo de Depreciaciones de cada activo

Impresión de Cedula de activos

Registro contable del cálculo de la Depreciación

FIN

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 318 de 333

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 319 de 333

DIRECCION FINANCIERA 1. PROCESO: CONSIGNACIÓN DE CESANTÍAS AL FONDO NACIONAL DEL AHORRO 2. PROCEDIMIENTO: P-DF 023 Nacional del Ahorro

Consignación de Cesantías al Fondo

3. OBJETIVO Efectuar consignaciones de las doceavas de Cesantías dentro de los términos que dicta la ley. 4. DEPENDENCIA: Dirección Financiera 5. RELACIONES: Procedencia: dirección financiera 6. FORMATOS: 7. INFORMES: No se rinde informe para este procedimiento. 8. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:  No realizar las consignaciones de las cesantías Controles:  Consignaciones 9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE 1 2 3 4 5 6 7

Dirección Financiera

ACTIVIDAD Al iniciar cada vigencia se calcula el valor por concepto de cesantías de los funcionarios que se encuentren afiliados al Fondo Nacional del Ahorro. Se establece la Doceava Mensual a girar al Fondo Nacional Se Expide El certificado de disponibilidad Presupuestal, el registro presupuestal y la orden de pago. Giro de Cheque. Elaboración de Comprobante de Egreso. Se consigna la doceava en el formato de Consignación dado por el Fondo Nacional Se envía reporte de la consignación al Fondo Nacional del Ahorro en Bogotá para que sea cargado al Sistema.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

FLUJOGRAMA DIRECCION FINANCIERA INICIO

Calcular el valor por concepto de cesantías de los funcionarios

Se establece la Doceava Mensual a girar al Fondo Nacional.

Se Expide El certificado de disponibilidad Presupuestal

Giro de Cheque

Elaboración de Comprobante de Egreso

Se consigna la doceava en el formato de Consignación dado por el Fondo Nacional

Se envía reporte de la consignación al Fondo Nacional del Ahorro

FIN

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 320 de 333

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 321 de 333

DIRECCION FINANCIERA 1. PROCESO: REPORTE ANUAL CONSOLIDADO DE CESANTÍAS AL FONDO NACIONAL DEL AHORRO. 2. PROCEDIMIENTO: P-DF 024 Reporte Anual Consolidado de Cesantías al Fondo Nacional del Ahorro. 3. OBJETIVO Que el Fondo Nacional del Ahorro cuente con la información necesaria para cargar al sistema las Cesantías de cada afiliado 4. DEPENDENCIA: Dirección Financiera 5. RELACIONES: Procedencia: dirección financiera 6. FORMATOS: 7. INFORMES: No se rinde informes para este procedimiento. 8. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:  No realizar las consignaciones de las cesantías Controles:  Consignaciones

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE 1

Dirección Financiera

2

3

Personería Auxiliar

4

Fondo Nacional

ACTIVIDAD Una vez finalizada la vigencia se realiza un informe consolidado que contiene relación de giros con fecha de consignación, valor y periodo al que corresponde. Se realiza un reporte que contiene Numero de Cedula de Ciudadanía de cada afiliado, nombre y valor consignado por cada uno de ellos, este debe ir firmado por la persona que tiene la Firma Registrada en el Fondo. Se envían estos dos reportes al Fondo Nacional a través de un oficio que también debe estar firmado por la Personera Auxiliar. Se espera el reporte por escrito del fondo, donde informan que las Cesantías de cada funcionario han sido cargadas satisfactoriamente al Sistema.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 322 de 333

FLUJOGRAMA DIRECCION FINANCIERA

PERSONERIA AUXILIAR

INICIO

Se realiza un informe consolidado

Se realiza el reporte

Se envían estos dos reportes al Fondo Nacional

Se espera el reporte por escrito del fondo Nacional

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 323 de 333

DIRECCION FINANCIERA 1. PROCESO: Consignación de Cesantías a Fondos Privados 2. PROCEDIMIENTO: P-DF 025 Consignación de Cesantías a Fondos Privados 3. OBJETIVO Que el Fondo Nacional del Ahorro cuente con la información necesaria para cargar al sistema las Cesantías de cada afiliado. 4. DEPENDENCIA: Dirección Financiera 5. RELACIONES: Procedencia: dirección financiera 6. FORMATOS: Estipulados por los fondos privados 7. INFORMES: No hay Informes 8. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:  No realizar las consignaciones de las cesantías Controles:  Consignaciones 9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE ACTIVIDAD Dirección Liquidar el valor de las Cesantías que le 1 Financiera corresponden a cada empleado. Expedir el Certificado de Disponibilidad 2 Presupuestal y Registro Presupuestal. Establecer a que fondo de Cesantías se encuentra 3 afiliado cada empleado. Diligenciar formatos de pago de cada Fondo y 4 tomar firma de Representante Legal, Jefe de Personal o Director Financiero. 5 Giro de cheque para cada Fondo de Cesantías. 6 Elaboración Comprobante de Egreso 7 Se realiza la cancelación Una vez realizada la Consignación se envía reporte 8 a cada funcionario.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA FLUJOGRAMA DIRECCION FINANCIERA INICIO

Liquidar el valor de las Cesantías

Expedir el Certificado de Disponibilidad Presupuestal y Registro Presupuestal

Establecer a que fondo de Cesantías se encuentra afiliado cada empleado

Diligenciar formatos de pago de cada Fondo

Giro de cheque

Elaboración Comprobante de Egreso

Se realiza la cancelación

Enviar reporte a cada funcionario

FIN

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 324 de 333

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 325 de 333

DIRECCION FINANCIERA 1. PROCESO: LIQUIDACIÓN Y PAGO PERIODO VACACIONAL 2. PROCEDIMIENTO: P-DF 026 Liquidación y pago periodo vacacional 3. OBJETIVO Cumplir con el Plan de Vacaciones programado al iniciar la vigencia. 4. DEPENDENCIA: Dirección Financiera 5. RELACIONES: Procedencia: dirección financiera 6. FORMATOS:  Solicitud del funcionario  Certificado disponibilidad presupuestal  Registro presupuestal  Orden del día 7. INFORMES: No hay Informes 8. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:  Que no se haga efectiva la solicitud Controles:  Revisión del tiempo laborado 9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE ACTIVIDAD Se allega a la División Financiera oficio del Despacho 1 funcionario solicitante con el visto bueno del Señor Personero Personero. Dirección Se liquida el valor de las Vacaciones y Prima de 2 Financiera Vacaciones. Se Expide El certificado de disponibilidad 3 Presupuestal, el registro presupuestal y la Orden de pago. Se elabora resolución autorizando el disfrute del 4 Periodo Vacacional. Se pasa al Despacho para firma del Señor 5 Personero Municipal. 6 Giro de cheque 7 Elaboración del Comprobante de Egreso. 8 Se archiva Resolución original en carpeta de

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

9

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 326 de 333

Resoluciones de la vigencia. Se archiva copia de la Resolución y la liquidación en la hoja de vida del Funcionario

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 327 de 333

FLUJOGRAMA DIRECCION FINANCIERA

DESPACHO PERSONERO INICIO

Se liquida el valor de las Vacaciones y Prima de Vacaciones

Se Expide El certificado de disponibilidad Presupuestal, el registro presupuestal y la Orden de pago

Se elabora resolución

Se pasa al Despacho para firma del Personero Municipal

Giro de cheque

Elaboración del Comprobante de Egreso Se notifica la Resolución al Funcionario

Resolución original y copia

FIN

Se allega oficio del funcionario solicitante con el visto bueno

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 328 de 333

DIRECCION FINANCIERA 1. PROCESO: Pago Seguridad Social 2. PROCEDIMIENTO: P-DF 027 Pago Seguridad Social 3. OBJETIVO Realizar Pagos oportunos de la Seguridad Social y aportes parafiscales mensuales. 4. DEPENDENCIA: Dirección Financiera 5. RELACIONES: Procedencia: dirección financiera 6. FORMATOS: 7. INFORMES: No hay Informes 8. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:  Que son se efectué el pago Controles:  Registro de pago de la seguridad social 9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO No. RESPONSABLE ACTIVIDAD Al finalizar cada mes se recepcionan las Personería novedades en materia de Personal que afecten la 1 Auxiliar liquidación de la Seguridad Social (Incapacidades, Licencias, Vacaciones, etc.). Dirección Se reportan dichas novedades en el SOI y se 2 Financiera efectúa la liquidación de aportes mensuales. Se efectúa revisión de cada aporte y cada fondo o 3 EPS. Se expide el Certificado de Disponibilidad 4 Presupuestal, Registro y Orden de pago. 5 Orden de Transferencia electrónica. Se ingresa al Sistema del SOI se recupera la 6 planilla liquidada. 7 Se efectúa el pago a través del SOI. Una vez llevada a cabo la transacción se imprime 8 el reporte de pago exitoso.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 329 de 333

FLUJOGRAMA DIRECCION FINANCIERA

PERSONERIA AUXILIAR INICIO

Se reportan novedades en el SOI y se efectúa la liquidación de aportes mensuales Efectuar revisión de cada aporte y cada fondo o EPS expedir Certificado de Disponibilidad Presupuestal, Registro y Orden de pago.

Orden de Transferencia electrónica

Ingresar al Sistema del SOI, recuperar la planilla liquidada

Se efectúa el pago

Imprimir el reporte de pago

FIN

Recepcionar las novedades en materia de Personal

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 330 de 333

DIRECCION FINANCIERA 1. PROCESO: ELABORACIÓN PLAN DE COMPRAS 2. PROCEDIMIENTO: PDF 028 Elaboración Plan de Compras 3. OBJETIVO Dar Cumplimiento a la Planeación de las compras de la Entidad. 4. DEPENDENCIA: Dirección Financiera 5. RELACIONES: Procedencia: dirección financiera 6. FORMATOS: 7. INFORMES: No hay Informes 8. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:  Que no se cumpla con lo pactado en la planeación Controles:  Plan de Compras 9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. RESPONSABLE ACTIVIDAD Al iniciar la vigencia se solicita a través de circular Despacho 1 las necesidades de los empleados en propiedad, Personero planta y equipo y útiles de oficina y papelería. Se analiza el disponible Presupuestal y se priorizan 2 las necesidades. Dirección Se consultan precios del mercado de los bienes y 3 Financiera suministros a adquirir. Se establece el Plan de Compras el cual debe contener descripción, cantidades, precios, fechas 4 de adquisición y área para el cual va destinada la compra. Se Publica en la página web de la Entidad y en el 5 SECOP.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 331 de 333

FLUJOGRAMA DIRECCION FINANCIERA

DESPACHO PERSONERO INICIO

Solicitar a través de circular las necesidades de los empleados

Se consultan precios del mercado de los bienes y suministros

Se establece el Plan de Compras

Se Publica en la página web de la Entidad y en el SECOP

FIN

Se analiza el disponible Presupuestal y se priorizan las necesidades

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 332 de 333

DIRECCION FINANCIERA 1. PROCESO: APERTURA CAJA MENOR DE LA VIGENCIA. 2. PROCEDIMIENTO: P-DF 029 Apertura Caja Menor de la vigencia. 3. OBJETIVO Efectuar una regulación y manejo de estos fondos de acuerdo a la Ley. 4. DEPENDENCIA: Dirección Financiera 5. RELACIONES: Procedencia: DIRECCION FINANCIERA 6. FORMATOS: 7. INFORMES: No hay Informes 8. RIESGOS Y CONTROLES: Riesgos:  Que no se cumpla con lo pactado en la planeación Controles: 

Resolución

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO No. RESPONSABLE ACTIVIDAD Al iniciar vigencia se expide un acto administrativo Despacho 1 que autoriza la apertura de la caja menor, el cual Personero establece las directrices para su manejo. Se verifica que el Funcionario designado cuente Dirección 2 con su respectiva póliza de manejo de recursos Financiera públicos. Se efectúa apertura de las hojas de trabajo por 3 rubro y monto autorizado para el año, los cuales pueden sufrir modificaciones. Se efectúa el giro para alimentar el fondo fijo de 4 caja menor. 5 Elaboración del Comprobante de Egreso. 6 Se inicia ejecución de gastos

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

Código: Fecha: 12/07/2012 Versión: 001 Página 333 de 333

FLUJOGRAMA DIRECCION FINANCIERA

DESPACHO PERSONERO INICIO

Verificar que el Funcionario cuente con su r póliza de manejo de recursos públicos

Efectuar apertura de las hojas de trabajo

Efectuar el giro

Elaboración del Comprobante de Egreso

Se inicia ejecución de gastos

FIN

Expedir el acto administrativo que autoriza la apertura de la caja menor