MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO Diciembre del 2013
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PRESENTACIÓN La Empresa Municipal de Servicio de Agua Potable y Alcantarillado de Amazonas Sociedad de Responsabilidad Limitada – EMUSAP S.R.L., en concordancia con la necesidad que demanda la evolución tecnológica, los cambios normativos en el sector saneamiento y el crecimiento de la Empresa se ha propuesto diseñar, implementar y desarrollar instrumentos de gestión que contribuyan a la planificación, organización, dirección y control eficiente los recursos de la Empresa. Cuidando que las acciones que realizan sus colaboradores tengan un alto grado de calidad en cumplimiento de su filosofía de gestión y sus valores. El Manual de Procedimientos de Planificación y Presupuesto – MAPRO de EMUSAP S.R.L., resultado de la integración de las actividades de Planificación y Presupuesto es una herramienta importante que permite orientar y concretar las acciones de la Empresa hacia una gestión integral de los procesos, definiendo las tareas específicas, el flujo de comunicación e información, el estudio de tiempos y movimientos, la autoridad y responsabilidad, siendo la manera más transparente y eficiente de llevar a cabo las actividades de Planificación y Presupuesto. Mencionado Manual ha sido elaborado partiendo del quehacer diario del Departamento de Planificación, Presupuesto e Informática. Este Instrumento de gestión contiene en forma detallada las acciones que se sigue en la ejecución de los procesos para el cumplimiento de los objetivos; teniendo en cuenta los siguientes documentos de gestión: La Estructura Orgánica, el Reglamento de Organización y Funciones (ROF), el Manual de Organizaciones y Funciones (MOF), el Cuadro de Asignación de personal (CAP) todos ellos aprobados por la Junta General de Participacionistas con sus resoluciones respectivas. Además, está enmarcado en los lineamientos, criterios, métodos y disposiciones para la aplicación y regulación del Control Interno contenidos en la Ley de Control Interno N°28716, que promueve una administración adecuada de los recursos públicos, guardando así coherencia con los respectivos dispositivos legales que regulan el funcionamiento de la entidad.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
INDICE
I.
PRESENTACIÓN………………………………………………………………………………………. INTRODUCCION....………………………………………………………………….......................... GENERALIDADES DE EMUSAP S.R.L………………………………………………………….…
Página 02 04 05
1.1. Visión……………………………………………………………………………………………. 1.2. Misión……………………………………………………………………………....................... 1.3. Naturaleza………………………………………………………………………....................... 1.4. Ámbito…………………………………………………………………………………………… 1.5. Finalidad………………………………………………………………………………………… 1.6. Objetivos………………………………………………………………………………………… II. FUNCIONES BÁSICAS Y ESTRUCTURA ORGÁNICA…………………………….…….………
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2.1. Funciones básicas de la empresa……………………………………………………………. 2.2. Estructura orgánica…………………………………………………………………………….. III. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS……………………............................
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3.1. Finalidad……………………………………………………………………………………........ 3.2. Base Legal………………………………………………………………………………………. 3.3. Bases Técnicas…………………………………………………………………….…………… 3.4. Alcance………………………………………………………………………………………….. 3.5. Uso y Actualización………………………………………………………….………................ 3.6. Conceptualización………………………………………………………………….….............. 3.7. Simbología para los Flujogramas……………………………………………….………......... 3.8. Simbología Utilizada para determinar el Área de Trabajo………………….……………… 3.9. Marco Conceptual…………………………………………………………….……………….... IV. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS………………………………………………….………
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4.1. DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN, PRESUPUESTO E INFORMÁTICA (DPPI)………………………………………………………………………………………. Elaboración del Cuadro de Asignación de Personal (CAP)………………………........……… Programación y Formulación del Presupuesto……………………………………....……...….. Aprobación del Presupuesto Institucional de Apertura PIA……………………………….…… Ejecución, Evaluación y Control del PIA……………………………………………………..….. Elaboración del Plan Operativo Institucional (POI, POA)..……………………………….……. Evaluación y Control del Plan Operativo de la Entidad…………………………………...……. Seguimiento de las Metas de Gestión del Estudio Tarifario……..……………………….…… Seguimiento de la Ejecución del Programa de Inversiones………………….…………..……. Formulación del Plan Maestro Optimizado (PMO)..……………………………………………. Elaboración del Plan Estratégico Institucional (PEI)..…………………………….....……...….. Evaluación y Control del Plan Estratégico Institucional………………………………..….…… Elaboración del Plan de Fortalecimiento de Capacidades (PFC).…………………….…..….. Evaluación y Control del Plan de Fortalecimiento de Capacidades….………………….……. Elaboración del Plan de Emergencias para Situaciones de Terremotos y Lluvias….....……. Evaluación y Control del Plan de Emergencias para Situaciones de Terremotos y Lluvias
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INTRODUCCIÓN
El Manual de Procedimientos de Planificación y Presupuesto (MAPRO) de EMUSAP S.R.L., es un instrumento técnico normativo de gestión Institucional, cuyo objeto es facilitar la orientación sobre los procesos y el flujo de información que existe entre las áreas de la empresa para desarrollar una actividad o tarea específica. El MAPRO es considerado como uno de los documentos más eficaces entre las técnicas de organización administrativa, destinado a simplificar procesos, disminuir costos, ser un instrumento de consulta de información y orientar el proceso de dirección y control empresarial. En la primera parte de este documento se encuentran las Generalidades de EMUSAP S.R.L., la misión y visión que pretende alcanzar, su naturaleza, finalidad y objetivos organizacionales. En la segunda parte se describe las funciones básicas y la estructura orgánica en la que se desenvuelve la Empresa. La tercera parte está dedicada a las Generalidades del MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE PLANIFICAIÓN Y PRESUPUESTO, encontrando la finalidad, base legal, bases técnicas, uso y actualización de este instrumento. La conceptualización de los procedimientos administrativos se explica mejor en la tercera parte. En la cuarta parte se inicia el desarrollo de este instrumento de gestión, dividiendo las actividades y procedimientos de Planificación y Presupuesto. Los mismos que se ilustra con Diagramas de Flujo. La claridad y sencillez de su lectura hace que este documento sea muy práctico y de fácil uso, recomendado una vez más para la consulta permanente.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS I. GENERALIDADES DE EMUSAP S.R.L. La Empresa Municipal de Servicio de Agua Potable y Alcantarillado de Amazonas Sociedad de Responsabilidad Limitada en adelante la Empresa, se rige por la Ley Nº26338, Ley General de Servicios de Saneamiento y su Reglamento, por la Ley Nº 26887, Ley General de Sociedades y por su Estatuto Social debidamente aprobado por la Junta General de Participacionistas. 1.1.
MISIÓN
Brindar los Servicios de Agua Potable y Alcantarillado a la localidad de nuestro ámbito; con calidad, eficiencia y eficacia Empresarial; contribuyendo a mejorar la calidad de vida de la población y protegiendo el medioambiente, con la participación integral de los trabajadores. 1.2.
VISIÓN
Ser una Empresa Líder en el Perú, prestando un servicio de calidad a satisfacción de los clientes, logrando la autosostenibilidad económica. 1.3.
NATURALEZA
EMUSAP S.R.L., es una Empresa Municipal de derecho privado, constituida como Sociedad de Responsabilidad Limitada con autonomía técnica y económica, según lo estipulado en la Ley General de Servicios de Saneamiento y su Estatuto Social. EMUSAP S.R.L. realiza todas las actividades vinculadas a la prestación de los servicios de saneamiento en el ámbito de su jurisdicción, siendo éstas de utilidad y necesidad pública y de interés social. 1.4.
FINALIDAD
EMUSAP S.R.L., tiene como finalidad satisfacer las necesidades de los servicios de agua potable, alcantarillado sanitario y servicio de disposición sanitaria de excretas que requiere la colectividad en el ámbito de su jurisdicción, según establece su Estatuto Social. La cobertura y calidad de los servicios, estará en función de su capacidad operativa, administrativa y de la factibilidad económico-financiera de la Empresa. 1.5.
OBJETIVOS
EMUSAP S.R.L., tiene como objetivos básicos los siguientes:
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
La prestación de servicios de agua potable, que comprende: Sistema de captación y conducción de agua cruda, producción, tratamiento, almacenamiento y distribución de agua tratada. Prestación de servicio de alcantarillado, que comprende: Sistema de recolección, conducción, tratamiento y disposición final de aguas servidas así como la recolección de aguas pluviales y disposición sanitaria de excretas. Ampliar la capacidad de producción de agua potable; así como, los referidos al tratamiento y disposición final de aguas servidas. Ampliar la cobertura del mercado, instalando redes de distribución y nuevas conexiones de agua potable y alcantarillado sanitario; comercializando dichos servicios. Modernizar la Empresa optimizando la producción, incrementando la productividad; así como mejorando la calidad de los servicios, la economía Empresarial y las relaciones entre la Empresa y los usuarios (colectividad). Conservar el medio ambiente de los recursos y cursos de agua, que utiliza la Empresa como fuentes de abastecimiento.
II. FUNCIONES BÁSICAS Y ESTRUCTURA ORGÁNICA 2.1.
Funciones Básicas de la Empresa
EMUSAP S.R.L., tiene como funciones básicas lo siguiente:
Captar, conducir y tratar el agua cruda; almacenar y distribuir el agua potable; bajo los parámetros de calidad, cantidad y continuidad establecidos y requeridos por la población bajo su ámbito de jurisdicción. Recolectar, tratar y brindar los servicios de alcantarillado sanitario y disposición final de excretas, en la cantidad y/o calidad requerida por la colectividad. Instalar redes de distribución de agua potable, de alcantarillado sanitario y promocionar la venta de conexiones de tales servicios. Comercializar los servicios de agua potable, alcantarillado sanitario y otros servicios complementarios, recaudando su retribución económica correspondiente. Ampliar la capacidad de producción de agua potable; así como, los referidos al tratamiento y disposición final de aguas servidas; de acuerdo a la demanda y crecimiento demográfico de la población bajo su ámbito de responsabilidad. Operar, mantener y renovar las instalaciones y equipos utilizados para la prestación de los servicios de saneamiento.
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Formular y ejecutar planes maestros, estratégicos y operativos, así como el presupuesto anual de la Empresa. Formular estudios tendientes a optimizar la producción, reducir las pérdidas de agua, reducción de costos operacionales, así como para mejorar la calidad y continuidad del servicio. Desarrollar estudios de impacto ambiental para conservar el medio ambiente de los recursos hídricos que explota la Empresa, así como de los servicios que proporciona a la población bajo su ámbito de responsabilidad. 2.2.
Estructura orgánica
La Estructura Orgánica de EMUSAP S.R.L., está conformado por los siguientes órganos: ÓRGANO DE LA ALTA DIRECCIÓN Junta General de Participacionistas ÓRGANO DE DIRECCIÓN Gerencia General ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL Oficina de Control Institucional ÓRGANO CONSULTIVO Comité de Coordinación Gerencial ÓRGANOS DE ASESORAMIENTO Oficina de Asesoría Legal DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN, PRESUPUESTO E INFORMÁTICA ÓRGANOS DE APOYO Oficina de Imagen Institucional DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Oficina de Contabilidad y Finanzas. Oficina de Tesorería. Oficina de Logística y Control Patrimonial. Oficina de Recursos Humanos. ÓRGANOS DE LÍNEA DEPARTAMENTO DE OPERACIONES Oficina de Producción y Control de Calidad. Oficina de Operaciones, Mantenimiento y Conexiones. Oficina de Catastro Técnico y Control de Pérdidas.
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DEPARTAMENTO DE COMERCIALIZACIÓN Oficina de Comercialización. Oficina de Operaciones Comerciales. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
JUNTA GENERAL DE PARTICIPACIONISTAS
OFICINA DE CONTROL INSTITUCIONAL
------------------------------------
GERENCIA GENERAL
COMITÉ DE COORDINACIÓN GERENCIAL
OFICINA DE ASESORÍA LEGAL
OFICINA DE IMAGEN INSTITUCIONAL
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN PRESUPUESTO E INFORMÁTICA
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
DEPARTAMENTO DE OPERACIONES
DEPARTAMENTO DE COMERCIALIZACIÓN
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ORGANIGRAMA FUNCIONAL DE EMUSAP S.R.L. JUNTA GENERAL DE PARTICIPACIONISTAS 01 Presidente de Junta OFICINA DE CONTROL INSTITUCIONAL
COMITÉ DE COORDINACIÓN GERENCIA
01 Jefe de Oficina
GERENCIAL
GENERAL
04 Jefes de Departamento
01 Gerente General
01 Asesor Legal
01 Secretaria de Gerencia
01 Jefe de Control Institucional
01 Chofer de Gerencia
OFICINA DE ASESORÍA LEGAL 01 Abogado DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN, PRESUPUESTO E INFORMÁTICA OFICINA DE IMAGEN
.
01 Jefe de Departamento
INSTITUCIONAL
01 Asistente de Planificación y Presupuesto
01 Relacionista Público
01 Asistente de Informática
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS 01 Jefe de Departamento
OFICINA DE CONTABILIDAD Y FINANZAS 01 Contador
OFICINA DE TESORERÍA 01 Asistente de Tesorería
01 Asistente de Contabilidad
OFICINA DE LOGÍSTICA Y CONTROL PATRIMONIAL
OFICINA DE RECURSOS HUMANOS
01 Asistente de Logística
01 Asistente de Recursos
01 Asistente de Contrataciones
Humanos
01 Almacenero
DEPARTAMENTO DE
DEPARTAMENTO DE
OPERACIONES
COMERCIALIZACIÓN
01 Jefe de Departamento
01 Jefe de Departamento
01 Chofer de Operaciones
OFICINA DE PRODUCCIÓN Y CONTROL DE CALIDAD 01 Especialista en Prod. y Contr. de Cali.
03 Técnicos Operarios para Agua Potable. 03 Técnicos Operarios para Agua Residual
OFICINA DE OPERACIONES,
OFICINA DE
OFICINA DE
OFICINA DE
MANTENIMIENTO
CATASTRO TÉCNICO Y
COMERCIALIZACIÓN
OPERACIONES COMERCIALES
Y CONEXIONES 01Técnico en Oper. Mant.
y Conex. 10 Gasfiteros
CONTROL DE PERDIDAS
01 Asistente de Comercialización
01 Asistente de Micromedición y Catastro
01 Especialista en Catast.
01 Asistente de Reclamos
02 Gasfiteros
Téc. y Contr. de Perd.
01 Asistente de Cobranzas
04 Gasfiteros
01 Gasfitero
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS III. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS. 3.1.
FINALIDAD Proporcionar en forma ordenada la información sobre las actividades o tareas realizadas por Planificación y Presupuesto, su proceso, relación y líneas de responsabilidad del resultado obtenido de dicha actividad. Tiene los siguientes fines:
3.2.
Informar, guiar y establecer uniformidad, claridad y eficiencia en cada una de las actividades que realiza el Departamento de Planificación, Presupuesto e Informática. Describir la secuencia lógica de las distintas operaciones o pasos que se compone el proceso de planificación y presupuesto. Facilitar la ejecución correcta de las actividades de Planificación y Presupuesto. Permite el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución de las funciones, evitando la repetición y demora de procesos.. Proporcionar información básica para la planeación e instrumentación de medidas de modernización administrativa. Evaluar el cumplimiento de los resultados obtenidos, insumo para la evaluación del POA. BASE LEGAL
Estatutos de la Empresa Municipal de Servicio de Agua Potable y Alcantarillado de Amazonas Sociedad de Responsabilidad Limitada EMUSAP S.R.L. Ley Nº 26338 Ley General de los Servicios de Saneamiento y su Reglamento. Texto Único Ordenado del Reglamento de la Ley General de Servicios de Saneamiento aprobado por D.S. Nº 023-2005-VIVIENDA, modificado por D.S Nº 010-2007-VIVIENDA. Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. Ley Nº 26284, Ley General de la Superintendencia Nacional de Servicios de Saneamiento y su Reglamento. Ley Nº 26887, Ley General de Sociedades. Ley Nº24948, Ley de la Actividad Empresarial del Estado y su Reglamento aprobado por D.S. Nº 027-90-MIPRE. Ley de Control Interno de las Entidades del Estado – Ley Nº 28716. 11
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Guía para Implementación del Sistema de Control Interno de las Entidades del Estados, aprobado con Resolución de Contraloría General Nº 458-2008-CG. Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto – Ley Nº 28411. Ley Nº 29951, Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2013. Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República - Ley Nº 29622. Reglamento de Organización y Funciones – ROF. Manual de Organización y Funciones – MOF.
3.3.
BASES TÉCNICAS
La elaboración del MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO (MAPRO), toma en cuenta: La visión y la misión de la empresa, dentro de un esquema de visión estratégica. Los instrumentos de gestión aprobados: Manual de Organización y Funciones (MOF) – Reglamento de Organización y Funciones (ROF) respectivamente. Principios de organización: 3.4.
Trabajo en equipo. Identificación con la Empresa. Satisfacción del cliente. Orden, disciplina y honestidad. Interacción de objetivos y actividades. Control permanente. Liderazgo participativo. Delegación en toma de decisiones. Desconcentración de funciones. División del trabajo.
ALCANCE El ámbito de aplicación del presente Manual de Procedimientos MAPRO, incluye al Departamento de Planificación, Presupuesto e Informática, específicamente área de planificación y presupuesto. Las disposiciones
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS establecidas en el manual son de cumplimiento obligatorio por el personal que labora en el área de Planificación y Presupuesto de la Empresa. 3.5.
USO Y ACTUALIZACIÓN 3.5.1
Utilidad del manual El presente MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO – MAPRO, orienta las actividades de la Empresa; su utilización se refiere a conocer los procedimientos que realiza el servidor dentro de las funciones y este desempeño laboral es medido para efectos de control de EMUSAP S.R.L.
3.5.2
Órgano responsable de la aplicación El Departamento de Planificación, Presupuesto e Informática tiene a su cargo la aplicación del presente manual.
3.5.3
Actualización del manual El MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO – MAPRO se actualizará continuamente por el Departamento de Planificación, Presupuesto e Informática, según como se efectúen los cambios en la estructura orgánica y funciones de la unidad orgánica; de acuerdo al siguiente procedimiento:
3.6.
La actualización del manual está a cargo del Departamento de Planificación, Presupuesto e Informática, quien elaborará la propuesta de MANUAL DE PROCEDIMIENTOS – MAPRO. La propuesta debe tener el visto bueno del Departamento de Planificación, Presupuesto e Informática. Visto bueno de Asesoría Legal Externa, en el cumplimiento de la normatividad vigente. La Gerencia General emitirá la resolución correspondiente para la aprobación del MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO – MAPRO, entrando en vigencia al día siguiente de su aprobación.
CONCEPTUALIZACIÓN
El estudio de los procedimientos administrativos de EMUSAP S.R.L. fue desarrollado teniendo en cuenta la teoría de procesos y resultados. La gestión por 13
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS procesos y resultados se basa en el desempeño del trabajo en función a las actividades que realiza el colaborador, teniendo estas mismas un inicio y un final, a este conjunto de actividades se le denomina proceso dando como resultado un producto específico. La eficiencia en las actividades determinará la calidad del resultado. Cuando se inicia un proceso dentro de una área específica se necesita elementos de información muchas veces proporcionadas por otras áreas tanto internas como externas a la empresa, está relación nos permitirá conocer el flujo de información entre las distintas áreas y los canales de comunicación que se están utilizando. También el Tipo de relación, su frecuencia, el tiempo que toma desempeñar esta actividad, entre otros factores. Al conocer el flujo de información de las áreas de la empresa se establecen las responsabilidades de cada trabajador con respecto de su trabajo, y como este afecta al trabajo de otros colaboradores y áreas que esperan la información como insumo para completar satisfactoriamente sus actividades, tareas o responsabilidades asignadas. La frecuencia y el tiempo que toma desempeñar las tareas o actividades del trabajador dentro de un proceso, será utilizada como indicador para medir la eficiencia en las actividades y eleminar los posibles retrazos o cuellos de botella existentes.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 3.7.
SIMBOLOGÍA PARA LOS FLUJOGRAMAS
SÍMBOLO
SIGNIFICADO Límites
APLICACIÓN Indica el inicio procedimiento.
o
terminación
del
Operación
Representa el espacio para describir una actividad del procedimiento.
Decisión o alternativa
Indica un punto del procedimiento o donde se toma una decisión entre dos opciones (SÍ o NO).
Documento
Representa cualquier tipo de documento que se utilice o se genere en el procedimiento (El documento podrá tener copias).
Supervisión e inspección
Supervisa la actividad o procedimiento
Operación combinada
Son el desarrollo de una actividad acoMAPROñada de la supervisión
Archivo
Representa un archivo común y corriente de oficina donde se guarda un documento en forma temporal o permanente.
Dirección de Flujo, o Línea de Unión
Conecta los símbolos señalando el orden en que se deben realizar las distintas operaciones.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 3.8.
SIMBOLOGÍA UTILIZADA PARA DETERMINAR EL ÁREA DE TRABAJO
ÁREA DE TRABAJO GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN, PRESUPUESTO E INFORMÁTICA ASESORÍA LEGAL EXTERNA DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS RECURSOS HUMANOS LOGÍSTICA DEPARTAMENTO DE OPERACIONES DEPARTAMENTO DE COMERCIALIZACIÓN 3.9.
SÍMBOLO GG DPPI ALEX DAF RRHH LOG DO DC
MARCO CONCEPTUAL
3.9.1 PROCESO: Un proceso es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados, otorgándoles un valor agregado. Gráfico N° 01: Esquema de procesos:
ENTRADAS
INSUMOS
ACTIVIDADES PROCESOS
SALIDAS
PRODUCTO
Los procesos no consideran a las actividades de forma aislada, por el contrario se van estableciendo relaciones e integrando al proceso todas aquellas actividades que son necesarias para generar un producto.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 3.9.2 ACTIVIDAD O TAREA: Las actividades o tareas son consideradas como los procedimientos dentro de un proceso de la empresa, estas actividades específicas son ordenadas secuencialmente y cronológicamente para realizar una función, dando cumplimiento a un objetivo específico del área y que se integra documentalmente como archivo o sustento. 3.9.3 RESPONSABLE: Indica el nivel de autoridad y grado de responsabilidad que tiene el personal en cuanto a una tarea y proceso dentro de la empresa. Cada actividad y proceso tiene su responsable, siendo este una delegación única e individual. La asignación de un responsable favorece e incrementa la productividad y el control de las operaciones dentro de la empresa. 3.9.4 RELACIÓN: La relación de las actividades significa el grado de integración de los procesos dentro de la empresa, y frecuentemente el resultado de un proceso constituye directamente el elemento de entrada del siguiente proceso, cumpliéndose este patrón hasta la entrega del resultado final del servicio prestado. 3.9.5. SUPERVISIÓN: La supervisión de las actividades es una responsabilidad generalmente del Jefe de Departamento, esta función permite monitorear y controlar las tareas desempeñadas por cada trabajador, con el objetivo de identificar las desviaciones o errores que se puedan cometer dentro de un proceso, así como plantear las alternativas de solución pertinentes que permitan resolver el problema. Es también el acompañamiento que se hace a las actividades de la empresa, esta relación puede ser vertical (de arriba hacia abajo), cuando se trata por ejemplo de la supervisión de un gerente a su jefe de departamento, y horizontal (mismo nivel) en el caso del acompañamiento de dos jefe de línea.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IV. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 4.1.
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN, PRESUPUESTO E INFORMÁTICA (DPPI).
DESCRIPCION GENERAL
El Departamento de Planificación, Presupuesto e Informática tiene por objeto asesorar a la Gerencia General en la formulación y evaluación de políticas, así como de programar, organizar, coordinar, ejecutar y evaluar los procesos de planificación y presupuesto de conformidad con la Ley General de Presupuesto, la Normativa Presupuestaria del Sector Público y las Disposiciones que emita la Dirección General del Presupuesto Público.
ÁMBITO DE APLICACIÓN El ámbito de aplicación de los siguientes procedimientos es para Planificación y Presupuesto, Gerencia General y demás Áreas involucradas.
LEYENDA DPPI : Departamento de Planificación, Presupuesto e Informática SIAF : Sistema Integral de Administración Financiera MEF : Ministerio de Economía y Finanzas DGPP: Dirección General de Presupuesto Público LOG : Área de Logística SIGPF: Sistema Integral de Gestión Presupuestal y Financiera EPS : Empresa Prestadora de Servicio GG : Gerencia General. RR.HH: Recursos Humanos DC : Departamento de comercialización. DAF : Departamento de Administración y Finanzas. DO : Departamento de Operaciones. ALEX : Asesoría Legal Externa DPTO. : Departamento.
PROCEDIMIENTOS
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ROCEDIMIENTO:
ELABORACIÓN DEL CUADRO DE ASIGNACIÓN DE PERSONAL (CAP)
CÓDIGO:
SIMBOLOGÍA N°
1
2
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
X
X
X
X
3
TIPO DE RELACIÓN APOYO= A SUPERVISIÓN RECEPCION =R
Área Usuaria
TIEMPO
A: Asistente de RR.HH R: DPPI
1 mes
1 día
Recopilación de la Información y acopio documentario que permita identificar la Estructura de Puestos de Trabajo, a través: • Estructura orgánica • Análisis de puestos de trabajo
DPPI
A: Asistente de RR.HH
Interpretación, ordenamiento y redacción de la información.
DPPI
A: Asistente de 2 semanas RR.HH
DPPI
A: Asistente de RR.HH
1 semana
Revisión, análisis y evaluación técnica de puestos de trabajo.
X
4
Necesidades o requerimientos según el Plan Estratégico Institucional-PEI y el Plan Operativo Institucional-POI.
RESPONSABLE
DPPI001
5
X
Confrontación o compatibilización (Data RR.HH), adecuada con el personal declarante que ocupa los puestos de trabajo bajo estudio.
DPPI
A: Asistente de RR.HH
1 semana
6
X
Diseño y Elaboración de la Estructura de Puestos
DPPI
A: Asistente de RR.HH
2 días
Elaboración y Formulación del Cuadro para Asignación de Personal-CAP (a partir de la estructura orgánica aprobada en el ROF)
DPPI
A: Asistente de RR.HH
2 días
7
X
Gerencia General
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
8
X
Diseño de la Nomenclatura de Puestos de Trabajo (Diseño del cuadro referencial de la Nomenclatura de Puestos de Trabajo y Grupos Ocupacionales)
DPPI
A: Asistente de RR.HH
1 día
9
X
Codificación de Puestos de Trabajo.
DPPI
A: Asistente de RR.HH
2 días
10
X
Elaboración de cuadro de resumen de resultado
DPPI
A: Asistente de RR.HH
1 día
Gerencia General
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIAGRAMA DE FLUJO ÁREA USUARIA
DPTO. DE PLANIFICACION, PRESUPUESTO E INFORM.
Inicio
Necesidades o requerimientos según el Plan Estratégico Institucional-PEI y el Plan Operativo Institucional-DPPI.
Recopilación de la Información y acopio documentario que permita identificar la Estructura de Puestos de Trabajo
Interpretación, ordenamiento y redacción de la información
Revisión, análisis y evaluación técnica de puestos de trabajo.
Confrontación o compatibilización (Data RR.HH) adecuada con el personal declarante que ocupa los puestos de trabajo.
Diseño y Elaboración de la Estructura de Puestos
Elaboración y Formulación del Cuadro para Asignación de Personal-CAP (a partir de la estructura orgánica aprobada en el ROF)
Diseño de la Nomenclatura de Puestos de Trabajo (Diseño del cuadro referencial de la Nomenclatura de Puestos de Trabajo y Grupos Ocupacionales)
Codificación de Puestos de Trabajo
Elaboración de cuadro resumen del resultado
Final
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO:
PROGRAMACIÓN Y FORMULACIÓN DE PRESUPUESTO
CÓDIGO:
SIMBOLOGÍA N°
TIPO DE RELACIÓN DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1
X
2
X
3
X
X
DPPI002
Resolución de Gerencia General (Aprobando Comisión para Formulación del Presupuesto).
Instalación de la Comisión para la elaboración del proyecto de presupuesto en tres reuniones.
RESPONSABLE
SUPERVISIÓN
APOYO= A RECEPCION =R
GG
TIEMPO
2 días
A: 04 Jefes de Dptos. De la EPS
2 horas.
R: Jefe DPPI
2 días
R: Jefes de Departamentos
1 mes
Jefe DO
R: Jefe DPPI
3 días
Jefe de DAF
R: Jefe DPPI
3 días
Comisión
GG
Elaboración de la proyección de ingresos
4
5
6
X
X
X
Jefe DC. Envío de los formatos en excel (Cuadro presupuestal de gastos), a todos los Dptos., para que planteen sus requerimientos del siguiente año.
Priorización del gasto de capital (Inversión y activos no financieros no ligados a inversiones)
Elaboración del cuadro de gastos a que representa el personal.
Jefe DPPI
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 7
Priorización de la demanda global de los gastos.
Jefe DPPI
8
X
Elaboración de la Programación y Formulación de Presupuesto: Formatos de Ingresos y Gastos Flujo de caja Formatos de Objetivos Estratégicos, indicadores y metas Nota informativa. Registro en el sistema SIAF, MEF Remisión de la formulación y programación del presupuesto a la GG, Junta de Participacionistas para su conocimiento y su remisión a la DGPP
Jefe DPPI
9
X
Presentación y sustentación de la Formulación de Presupuesto ante la DGPP, para su aprobación
10
X
Levantamiento de Observaciones en caso de que las hubiera.
X
Jefe DPPI
Jefe DPPI
3 días
GG
2 semanas
GG
1 día
GG
3 días
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIAGRAMA DE FLUJO GERENCIA GENERAL
PLANIFICACIÓN, PRESUPUESTO E INFORMÁTICA EN COORDINACIÓN CON LA COMISIÓN
COMISION
JEFE DE DPPI
Inicio
Resolución de Gerencia General.
Formación de Comisión para la elaboración de la programación y formulación de presupuesto
Elaboración proyección ingresos
de
la de
Formatos de Ingresos y Gastos Envío a las áreas del formato Excel para el requerimiento del presupuesto del siguiente año.
Flujo de caja
Formatos de Objetivos Estratégicos, indicadores y metas.
Priorización del gasto de capital.
Elaboración del cuadro de gastos de personal.
Nota informativa.
Priorización de la demanda global de gastos
Registro en el sistema SIAF- MEF
Remisión del proyecto a la GG, Junta de Participacionistas para su conocimiento y su remisión a la DGPP
Elaboración de la formulación de Presupuesto
Con VºBº de GG
Coordinación de revisión de formulación con DGPP
la la la
Presentación y sustentación de la formulación de Presupuesto ante la DGPP, para su aprobación
Levantamiento de Observaciones en caso de haber.
Final
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO:
APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO INSTITUCIONAL DE APERTURA PIA
CÓDIGO:
SIMBOLOGÍA N°
TIPO DE RELACIÓN DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Consolidación general del PIA
RESPONSABLE
1
X
2
X
Recepción del oficio de reporte oficial de la DGPP, sobre aprobación del PIA.
GG
3
X
Registro de la aprobación del PIA en el SIAF - MEF y elaboración de la nota informativa.
DPPI
4
X
Remisión del PIA a Gerencia General para su aprobación mediante Resolución.
DPPI
X
Resolución de Gerencia General de aprobación del PIA y remisión ante la DGPP
GG
X
Notificación de aprobación del PIA a las Jefaturas de Departamentos de la EPS.
DPPI
5
6
X
X
DPPI003
DPPI
SUPERVISIÓN GG
APOYO= A RECEPCION =R
TIEMPO
Jefe DPPI
1 día
R: Jefe DPPI
1 día 1 día
GG
R: GG y Junta de Participacionistas A: ALEX.
1 día 1 día
R: Jefes de Dptos.
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1 día
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIAGRAMA DE FLUJO DEPARTAMENTO DE PLANIFICACION, PRESUPUESTO E INFORMÁTICA
GERENCIA GENERAL
JUNTA GENERAL DE PARTICIPACIONISTAS
DGPP
Inicio
Recepción, revisión y aprobación
Con VºBº de GG
Producto de la Formulación del Presupuesto se consolida el PIA
SI Registro de la aprobación del PIA en el SIAF y elaboración de la nota informativa
Remisión del PIA a GG para su aprobación mediante resolución.
Elaboración de Oficio donde se da el VºBº al PIA
Recepciona el Oficio de aprobación del PIA
Remite a la Junta de Participacionistas
Recepciona el PIA, revisa y elabora Acta
Resolución de GG de aprobación del PIA y remisión a la DGPP. Notificación de aprobación del PIA a las jefaturas de Dptos.
Final
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO:
EJECUCION, EVALUACION Y CONTROL DEL PIA
SIMBOLOGÍA N°
TIPO DE RELACIÓN DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1
X
Recibe Órdenes de Compra y de Servicios del Área de Logística.
2
X
Registro y afectaciones al presupuesto desagregado.
3
X
Vº Bº de afectación y envía al LOG
4
X
Monitoreo del PIA de gastos trimestrales ejecutados.
5
X
Aprobación y remisión de documento a la DGPP y otros.
6
X
Evaluación semestral y Anual del PIA, comparando gastos ejecutados.
X
Aprobación y remisión de documentos a la DGPP, Contraloría, Comisión de presupuesto y Cuenta General de la República, Junta General de Participacionistas y otros.
7
X
DPPI004
RESPONSABLE
SUPERVISIÓN
APOYO= A RECEPCION =R
TIEMPO
Jefe de DPPI
5 min
Jefe de DPPI
2 horas
Jefe de DPPI
Jefe de DPPI
R: Logística Gerencia General
Gerencia General Jefe de DPPI
Gerencia General
3 días R: DGPP, Otros.
Gerencia General
10 minutos
R: Gerencia General R: DGPP, Otros.
27
1 día
2 semanas
1 día
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIAGRAMA DE FLUJO DAF
LOGISTICA
DPPI
DPPI
GERENCIA GENERAL
Inicio Órdenes de compra y servicios
Órdenes de compra y servicios
Recibe Órdenes de Compra y de Servicios
Registro y afectaciones al presupuesto desagregado.
VºBº de afectación
Monitoreo del PIA de gastos trimestrales ejecutados.
Aprobación y remisión de documento a la DGPP y otros.
Evaluación semestral y anual del PIA, comparando gastos ejecutados. Aprobación y remisión de documentos de documento a la DGPP, Contraloría, otros. Final
28
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO:
ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL
SIMBOLOGÍA N°
1
2 3
X
X X
4
5
TIPO DE RELACIÓN DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
X
X
X
X
DPPI005
RESPONSABLE
SUPERVISIÓN
APOYO= A RECEPCION =R
TIEMPO
Recopilación de toda la información de las oficinas Jefe de DPPI respecto al Plan Operativo
GG
1 semana
Revisión de la información remitida
Jefe de DPPI
GG
2 días
Consolidación y formulación del Plan Operativo Jefe de DPPI Institucional
GG
1 semana
Envió del Plan Operativo Institucional a Gerencia General para su revisión final y aprobación mediante Jefe de DPPI Resolución de Gerencia
GG
Gerencia General envía el Plan Operativo Institucional a la DGPP
R: Gerencia General
Gerencia General
1 día
1 día
29
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIAGRAMA DE FLUJO DEPARTAMENTO DE PLANIFICACION, PRESUPUESTO E INFORMÁTICA
GERENCIA GENERAL
Inicio
Recopilación de toda la información de las oficinas respecto al plan operativo.
Revisión de la información remitida
NO
Consolidación la información recopilada
Formulación del plan Operativo institucional
Aprobación mediante resolución
SI
Remisión del Plan Operativo Institucional a la DGPP
Final
30
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EVALUACION Y CONTROL DEL PLAN OPERATIVO DE LA ENTIDAD
PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO:
SIMBOLOGÍA N°
X
2
X
X
X
5 6
7
Formula memorándum requiriendo la información de cumplimiento del Plan Operativo a los diferentes departamentos.
X
3
4
TIPO DE RELACIÓN DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1
X
RESPONSABLE
APOYO= A RECEPCION =R
Jefe de DPPI
R: Jefaturas de Dptos.
Elaboración de informe de cumplimiento
Jefaturas de Dptos.
R: Jefe de DPPI
Recepción, registro y proceso de información de cumplimiento de las diferentes unidades orgánicas.
Jefe de DPPI
Realización de informe de Evaluación con resultados, conclusiones y recomendaciones.
Jefe de DPPI Jefe de DPPI
X
GG recepciona documentación y convoca a reunión de Comité de Coordinación Gerencial para exposición de la evaluación del POA con miras a tomar acciones tendientes a mejorar el desempeño de todo el personal de la EPS. Luego de la misma la GG da la conformidad que se sustenta con el Acta del Comité de Coordinación Gerencial.
Jefe de DPPI
TIEMPO
1 hora
Distribuye memorándum a las diferentes unidades orgánicas.
Remisión de informe de evaluación al Gerente General.
X
SUPERVISIÓN
Jefe de DPPI
X
X
DPPI006
5 minutos
1 semana
2 días
Gerencia General
2 días
R: Gerencia General
Gerencia General
1 día
2 horas
31
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIAGRAMA DE FLUJO DEPARTAMENTO DE PLANIFICACION, PRESUPUESTO E INFORMÁTICA
UNIDADES ORGÁNICAS
GERENCIA GENERAL
Inicio
Formula memorándum requiriendo la información de cumplimiento del Plan Operativo a los diferentes departamentos
Distribuye memorándum a las
Prepararan y proporcionan información solicitada por DPPI
diferentes unidades orgánicas.
Recepción, registro y proceso de información de cumplimiento de las diferentes unidades orgánicas.
Recepción de Informe Realización de informe de Evaluación con resultados, conclusiones y recomendaciones.
Convoca a reunión de Comité de Coordinación Gerencial para exposición del POA.
Conformidad
Acta del Comité de Coordinación Gerencial.
Fin
32
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CEDIMIENTO:
SEGUIMIENTO DE LAS METAS DE GESTIÓN DEL ESTUDIO TARIFARIO
SIMBOLOGÍA
CÓDIGO: TIPO DE RELACIÓN
N°
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE SUPERVISIÓN
1
X
Elaboración de Memorándum solicitando información de desempeño de los indicadores
Jefe de DPPI
2
X
Distribución de Memorándum
Jefe de DPPI
3
X
Recepción de indicadores comerciales, operacionales y administrativos de los diferentes departamentos de la EPS.
Jefe de DPPI
Análisis de la información procesamiento y consolidación.
Jefe de DPPI
4
X
5 6
X X
DPPI007
recepcionada,
Informe de Metas de Gestión X
La GG otorga su VºBº y deriva de forma oficial al Presidente de la Junta de Participacionistas y SUNASS.
APOYO = A RECEPCIÓN = R
TIEMPO
1 hora
R: Jefes de Dptos.
5 min
5 días 2 días
Jefe de DPPI
R: GG
Gerencia General
R: SUNASS y Presidente de la Junta.
33
1 día 2 horas
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIAGRAMA DE FLUJO DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN, PRESUPUESTO E INFORMÁTICA
JEFATURAS DE DEPARTAMENTOS
GERENCIA GENERAL
Inicio
Elaboración y distribución de Memorándum solicitando información de indicadores
Recepción de memorándum y elaboración de información de indicadores de gestión
Recepción de indicadores comerciales, operacionales y administrativos
Análisis de la información, procesamiento y consolidación
Informe de metas de gestión
Otorga VºBº de conformidad y remite al Presidente de la Junta de Participacionistas y SUNASS
Fin
34
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO:
SEGUIMIENTO DE LA EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DE INVERSIONES
SIMBOLOGÍA N° 1
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Recepción de ordenes de bienes y servicios conformes al . programa de Inversiones
X
2 3
5
X
6
X
7
X
Otorgación de VºBº a las inversiones que se van a ejecutar Jefe DPPI con financiamiento del FEI (Fondo Exclusivo de Inversión).
X
Elaboración de Informe de seguimiento de la ejecución del Programa de Inversiones. En caso de ser necesario y/o se conoce sobre el no cumplimiento de la ejecución de las inversiones del Estudio Tarifario el GG convocará a reunión del Comité de Coordinación Gerencial para tomar medidas tendientes a dar solución a los casos presentados. En caso de ser necesario, el jefe de DPPI elaborará informe de inclusión de inversión con sustento técnico.
X
DPPI008
TIPO DE RELACIÓN TIEMPO APOYO = A SUPERVISIÓN RECEPCIÓN = R
Jefe DPPI
X X
4
RESPONSABLE
CÓDIGO:
.5 minutos R: LOG.
Jefe DPPI
R: GG
GG
A: DPPI
Jefe DPPI
Oficializa solicitud a la Gerencia de Regulación Tarifaria de SUNASS para su aprobación respectiva.
Gerencia General
Elabora y envía oficio de aprobación de inclusión de inversión.
SUNASS
R: GG R: SUNASS R: GG
35
15 minutos 1 día
2 horas
5 min 1 día 1 día
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIAGRAMA DE FLUJO LOGÍSTICA
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN, PRESUPUESTO E INFORMÁTICA
GERENCIA GENERAL
SUNASS
Inicio
Órdenes de compra y servicios
Recibe órdenes de compra y servicios.
VºBº a las Órdenes que estén contempladas dentro del programa de inversiones del Estudio Tarifario
Monitoreo de seguimiento del Programa de Inversiones de forma trimestral
Recibe el Informe, analiza y de ser necesario convoca a reunión de Comité.
Recibe el oficio y de ser viable aprueba la inclusión de inversión
En caso de ser necesario elabora informe técnico de inclusión de inversiones Recibe informe y oficializa solicitud a SUNASS
Elabora oficio con VºBº
Recepción de oficio de SUNASS
Fin
36
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO:
FORMULACIÓN DEL PLAN MAESTRO OPTIMIZADO
CÓDIGO:
SIMBOLOGÍA N° 1
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO X
2
X
3
X
4
5
Elaboración de Informe solicitando Asistencia Técnica para .-elaboración del PMO
X
X
X
RESPONSABLE
DPPI009
TIPO DE RELACIÓN TIEMPO APOYO = A SUPERVISIÓN RECEPCIÓN = R
Jefe DPPI
R: GG R: Gerencia de Regulación Tarifaria de SUNASS
Oficializa solicitud a SUNASS
Gerencia General
Admisibilidad y procedencia
Gerencia de Regulación Tarifaria de SUNASS
Resolución de designación de la comisión de formulación del PMO
Gerencia General
R: Comisión de formulación de PMO
Desarrollo de la Asistencia Técnica por especialistas de SUNASS (Cuatro sesiones de acuerdo a los avances de la Comisión de Formulación del PMO).
Especialistas designados por SUNASS
R: Comisión de formulación del PMO
R: GG
.5 minutos
1 día
2 semanas 1 hora 5 días por sesión
Formulación del PMO: 1. 2. 6
X
3.
4. 5.
Diagnóstico. Estimación de la demanda de los servicios de saneamiento. Comisión de Determinación del balance formulación del PMO oferta – demanda de cada etapa del proceso productivo. Programa de inversiones y financiamiento. Estimación de costos de
R: GG
37
8 meses
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
6. 7.
8. 9.
explotación eficientes. Estimación de los ingresos. Proyección de los Estados Financieros e indicadores financieros. Determinación de las fórmulas tarifarias y metas de gestión. Determinación de las estructuras tarifarias. ANEXOS: a.- Evaluación de indicadores de gestión. b.- Base de capital. c.- Estudios de factibilidad y perfiles de proyectos.
Previo VºBº de GG presenta el proyecto PMO a la Junta General de Participacionistas para su aprobación mediante Acta.
Gerencia General
R: Junta General de Participacionistas
X
Recepción del Acta de Junta General de Participacionistas
Gerencia General
R: GG
9
X
Remisión del PMO ( Dos ejemplares y CDs) con aprobación del Acta de Junta, conteniendo fórmulas tarifarias, metas de gestión y estructura tarifaria para su aprobación.
Gerencia General
R: SUNASS
10
X
Evaluación de suficiencia de Información. En caso de proceder – Elaboración de Resolución, la misma que se notifica a EMUSAP S.R.L. y se publica en El Peruano.
Gerencia de Regulación Tarifaria de SUNASS
7
8
X
3 días
3 días
3 días
20 días
38
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
11
Elaboración de Estudio Tarifario. Se realiza la convocatoria a Audiencia Pública, la misma que se publica en El Peruano y se notifica ala EPS.
X
12
Recepción de Estudio Tarifario y elaboración de informe de observaciones, ajustes y/o conformidad al Estudio Tarifario. El mismo que se envía a SUNASS.
X
13
X
SUNASS
Comisión de la formulación del PMO
Recibe el Informe de la EPS y realiza la evaluación análisis de las observaciones y/o ajustes realizados por la EPS. Luego elabora la Resolución de Aprobación de la Fórmula Tarifaria.
SUNASS
SUNASS
14
X
Notificación mediante Resolución de la aprobación de la Fórmula Tarifaria.
15
X
Recepción de la Resolución de aprobación de la Fórmula Tarifaria y emite orden de cumplimiento estricto del Estudio Tarifario.
R: GG
GG
R: SUNASS
60 días
1 semana
30 días
R: GG
R: Jefes de Dptos.
GG
39
2 días
1 día
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIAGRAMA DE FLUJO DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN, PRESUPUESTO E INFORMÁTICA
COMISIÓN DE FORMULACIÓN DEL PMO
GERENCIA GENERAL
SUNASS
JUNTA GENERAL DE PARTICIPACIONISTAS
Inicio
Oficializa solicitud a SUNASS
Elaboración de Informe para elaboración de PMO
Desarrollo de la Asistencia Técnica por Especialistas de SUNASS
Formulación del PMO
Admisibilidad y procedencia
y
SI Designación de la comisión de formulación del PMO
Aprueba mediante Acta de Junta
Previo VºBº de GG, oficializa envío del Proyecto PMO a la Junta
Recepciona el Acta y remite el PMO, adjuntando el Acta de aprobación Recepciona el PMO y evalúa la suficiencia de información
SI
40
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Elaboración del Estudio Tarifario Recepciona el Estudio Tarifario y Resolución, lo analiza y decide conjuntamente con el Comité de Formulación del PMO si se pronuncian respecto a alguna observación
Notifica a la EPS mediante Resolución
Convocatoria a Audiencia Pública
SI hubiera observaciones y/o ajustes se comunica a la SUNASS
Fin
Recepciona Resolución de Aprobación de la Fórmula Tarifaria y ordena su estricto cumplimiento
Evalúa observaciones de la EPS, realiza ajustes si sería necesario y elabora Resolución de Aprobación
Notifica a la EPS mediante Resolución
41
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO:
ELABORACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL
CÓDIGO:
SIMBOLOGÍA N° 1
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO X
X
2 X 3
4
X
X
5 X
7
X
8
X
Reunión preliminar con el Comité de Coordinación Gerencial para la formulación del PEI (información requerida de cada uno de los Dptos. de la EPS). Preparación de Informe de: Diagnóstico de la situación económico financiera. Diagnóstico de la situación Comercial. Diagnóstico de la situación Operacional. Revisión y consolidación de la información recibida.
X
6
Informe de necesidad de actualización del PEI
X
RESPONSABLE
TIPO DE RELACIÓN APOYO= A SUPERVISIÓN RECEPCION =R R: GG
Jefe de DPPI Jefe de DPPI
Jefe de DAF Jefe de DC Jefe de DO Jefe de DPPI
Programación y formulación del Plan Estratégico Institucional relacionándole con el PMO y Plan de Jefe de DPPI Fortalecimiento de Capacidades. Envió del Plan Estratégico Institucional a Gerencia Jefe de DPPI General para su revisión final y aprobación. Reunión del Comité de Coordinación Gerencial para revisión del Plan Estratégico Institucional.
GG
Resolución de Gerencia General de aprobación del Plan Estratégico Institucional.
GG
DPPI010
1 hora
GG
GG
TIEMPO
2 horas
R: Jefe de DPPI
15 días
GG
5 días
GG
1 mes
GG
R: Gerencia General R: Comité de Coordinación Gerencial.
1 día 2 horas 1 día
42
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIAGRAMA DE FLUJO DEPARTAMENTO DE PLANIFICACION, PRESUPUESTO E INFORMÁTICA
DPTOS. ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS, COMERCIALIZACIÓN Y OPERACIONES
GERENCIA GENERAL
Inicio Reunión de Coordinación Gerencial para formulación del PEI
Informe de necesidad de actualización del PEI
Revisión y consolidación de la información recibida
Preparación del Informe de Diagnóstico situacional a nivel económico financiero, comercial y operacional.
Programación y formulación del PEI
NO
Envío del Plan Estratégico Institucional a GG:
Aprobación mediante resolución
SI Convoca a reunión de Comité de Coordinación Gerencial
Aprueba el PEI mediante Resolución
Final
43
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO:
EVALUACION Y CONTROL DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL DE LA ENTIDAD
CÓDIGO:
SIMBOLOGÍA N°
X
2
X
X
3
4
X
X
5 6
7
TIPO DE RELACIÓN DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1
X
Formula memorándum requiriendo la información de cumplimiento del Plan Estratégico Institucional a los diferentes departamentos. Una vez al año.
RESPONSABLE
SUPERVISIÓN
APOYO= A RECEPCION =R
Jefe de DPPI
Jefe de DPPI
R: Jefaturas de Dptos.
Elaboración de informe de cumplimiento
Jefaturas de Dptos.
R: Jefe de DPPI
Recepción, registro y proceso de información de cumplimiento de las diferentes unidades orgánicas.
Jefe de DPPI
Realización de informe de Evaluación con resultados, conclusiones y recomendaciones.
Jefe de DPPI
Remisión de informe de evaluación al Gerente General.
Jefe de DPPI
X
Exposición de los resultados de la evaluación al Comité de Coordinación Gerencial con miras a tomar acciones tendientes a mejorar el desempeño de todo el personal de la EPS. Luego de la misma la GG da la conformidad que se sustenta con el Acta del Comité de Coordinación Gerencial.
Jefe de DPPI
TIEMPO
1 hora
Distribuye memorándum a las diferentes unidades orgánicas.
X
X
DPPI011
5 minutos
1 semana
2 días
Gerencia General
2 días
R: Gerencia General
Gerencia General
1 día
2 horas
44
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIAGRAMA DE FLUJO DEPARTAMENTO DE PLANIFICACION, PRESUPUESTO E INFORMÁTICA
UNIDADES ORGÁNICAS
GERENCIA GENERAL
Inicio
Formula memorándum requiriendo la información de cumplimiento del Plan Estratégico Institucional a los diferentes departamentos
Distribuye memorándum a las
Prepararan y proporcionan información solicitada por DPPI
diferentes unidades orgánicas.
Recepción, registro y proceso de información de cumplimiento de las diferentes unidades orgánicas.
Recepción de Informe Realización de informe de Evaluación con resultados, conclusiones y recomendaciones.
Convoca a reunión al Comité de Coordinación Gerencial para exposición de la evaluación del PEI:
Conformidad
Acta del Comité de Coordinación Gerencial.
Fin
45
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ELABORACIÓN DEL PLAN DE FORTALECIMIENTO DE CAPACIDADES SIMBOLOGÍA DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO: N° 1
X
Informe de necesidad de actualización del PFC.
X
X 3 X 4
X
5
X
6
7
X
X
8 9
X X
X
RESPONSABLE Jefe de DPPI
Jefe de DPPI y Asistente de RR.HH Jefe de DPPI y Taller práctico de identificación de necesidades de Asistente de fortalecimiento de capacidades partiendo de las debilidades. RR.HH Preparación de las fichas (01-13) del Plan de Jefe de DPPI y Fortalecimiento de Capacidades, con la información Asistente de recabada de los talleres prácticos. RR.HH Revisión y consolidación (de acuerdo con el PMO, PEI, POA y PIA) de las 13 fichas para el Plan de Jefe de DPPI Fortalecimiento de Capacidades. Jefe de DPPI y Exposición del consolidado del Plan de Asistente de Fortalecimiento de Capacidades. RR.HH Jefe de DPPI y Presentación del PFC para su aprobación mediante Asistente de Resolución de GG. RR.HH Resolución de Gerencia General de aprobación del GG Plan de Fortalecimiento de Capacidades. Remisión del PFC adjunto con su Resolución de Aprobación a la DNS, ANEPSSA, Presidente de la GG Junta de Participacionistas y SUNASS. Reunión preliminar con todo el personal de la EPS para identificar los logros obtenidos en el FC.
2
CÓDIGO:
DPPI012
TIPO DE RELACIÓN APOYO= A SUPERVISIÓN RECEPCION =R R: GG A: RR.HH R: Todo el GG personal de la EPS GG
R: Todo el personal de la EPS
TIEMPO 1 hora 3 horas
3 horas
GG
2 meses
GG
5 días
GG
R: Todo el personal de la EPS
GG
3 horas
1 día 2 horas 1 día
46
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIAGRAMA DE FLUJO DEPARTAMENTO DE PLANIFICACION, PRESUPUESTO E INFORMÁTICA Y RR.HH.
GERENCIA GENERAL
JUNTA GRAL. DE PARTICIPACIONISTAS, DNS, ANEPSSA Y SUNASS.
Inicio
Informe de necesidad de actualización del PFC
Preparación de las fichas (01-13) del PFC, con información recabada de los talleres
Elaboración del PFC (revisión y consolidación de las 13 fichas)
Reunión con todo el personal de la EPS para identificar logros obtenidos en el FC:
Taller práctico de identificación de necesidades de FC.
Exposición del consolidado del PFC.
NO
Presentación del PFC.
Aprobación mediante resolución
SI Remisión del PFC con Resolución a la Junta Gral. De Participacionistas, DNS, ANEPSSA Y SUNASS
Final
47
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EVALUACION Y CONTROL DEL PLAN DE FORTALECIMIENTO DE CAPACIDADES DE LA ENTIDAD
PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO:
SIMBOLOGÍA N°
1
2
3
4
TIPO DE RELACIÓN DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Recopilación de información (Relación de personal que se capacitó, certificados recibidos, desenvolvimiento laboral y gestión de mejora del talento humano) de forma trimestral. Elaboración de informe de seguimiento y evaluación del PFC. (Mencionada evaluación será ilustrada con cuadros, gráficos estadísticos y fotografías).
X
X
RESPONSABLE
APOYO= A RECEPCION =R A: Jefaturas de Dptos.
X
Luego de recepcionado el PFC, la GG convoca a reunión al Comité de Coordinación Gerencial para la exposición de la evaluación del PFC con miras a tomar Jefe de DPPI y acciones tendientes a mejorar el desempeño del RR.HH personal. Luego de la misma la GG da la conformidad que se sustenta con el Acta del Comité de Coordinación Gerencial.
TIEMPO
1 hora
2 horas
Jefe de DPPI
Remisión de informe de evaluación al Gerente General.
X
SUPERVISIÓN
Jefe de DPPI y RR.HH
X
X
DPPI013
R: GG
Jefe de DPPI
Gerencia General
1 hora
2 horas
48
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIAGRAMA DE FLUJO DEPARTAMENTO DE PLANIFICACION, PRESUPUESTO E INFORMÁTICA Y RR.HH
GERENCIA GENERAL
Inicio
Recopilación de la información de forma trimestral.
Elaboración de Informe de seguimiento y evaluación del PFC.
Remisión del Informe de Evaluación al Gerente General.
Recepción de Informe
Convoca a reunión de Comité de Coordinación Gerencial para exposición de la evaluación del PFC.
Conformidad
Acta del Comité de Coordinación Gerencial.
Fin
49
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ELABORACIÓN DEL PLAN EMERGENCIAS PARA SITUACIONES DE TERREMOTOS Y LLUVIAS INTENSAS SIMBOLOGÍA DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO: N° 1
X
X X
2
X
3 X 4
X
5
X
6
7
X
X
8
9
X
X
X
CÓDIGO: RESPONSABLE
Informe de necesidad de actualización del Plan de Emergencias.
Jefe de DPPI
Reunión con el Comité de Emergencias
GG
Proceso de recopilación de la información de terremotos y lluvias intensas. Recopilación de información del estado situacional de la infraestructura, maquinaria y equipos operacionales de la EPS. Análisis de la información recopilada y elaboración del Diagnóstico de Riesgos. Formulación del Plan de Emergencias para Situaciones de Terremotos y Lluvias Intensas, con sistema de respuesta, esquema de organización para su ejecución y desarrollo. Exposición del consolidado del Plan de Emergencias para Situaciones de Terremotos y Lluvias Intensas. Presentación del Plan de Emergencias para Situaciones de Terremotos y Lluvias Intensas para su aprobación mediante Resolución de GG. Resolución de Gerencia General de aprobación del Plan de Emergencias para Situaciones de Terremotos y Lluvias Intensas. Remisión del Plan de Emergencias para Situaciones de Terremotos y Lluvias Intensas adjunto con su Resolución de Aprobación a SUNASS, INDECI y Presidente de la Junta de P.
DPPI014
TIPO DE RELACIÓN APOYO= A SUPERVISIÓN RECEPCION =R R: GG
TIEMPO 1 hora 2 horas
Jefe de DPPI y Jefe del DO
GG
Jefe de DPPI y Jefe del DO
GG
Jefe de DPPI y Jefe del DO
GG
3 horas
Jefe de DPPI y Jefe del DO
GG
1 semana
Jefe de DPPI y Jefe del DO
GG
Jefe de DPPI y Jefe del DO
GG
3 días A: Comité de Emergencias
3 días
R: Comité de Emergencias
3 horas
1 día
GG
2 horas
GG
1 día
50
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIAGRAMA DE FLUJO DEPARTAMENTO DE PLANIFICACION, PRESUPUESTO E INFORMÁTICA Y DEPARTAMENTO DE OPERACIONES
GERENCIA GENERAL
JUNTA GRAL. DE PARTICIPACIONISTAS, INDECI Y SUNASS.
Inicio
Informe de necesidad de actualización del Plan de Emergencias para situaciones de Terremotos y Lluvias Intensas
Reunión con el Comité de Emergencias para evaluar lo logros del Plan de Emergencias Anual y las debilidades.
Proceso de recopilación de la información de terremotos y lluvias intensas.
Recopilación de información del estado situacional de la infraestructura, maquinaria y equipos de la EPS
Análisis de la información recopilada y elaboración del diagnóstico
Formulación del Plan de Emergencias para Terremotos y Lluvias
Exposición del consolidado del Plan de Emergencias al Comité de Emergencias que lo preside el Gerente General.
51
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Presentación del Plan de Emergencias para Situaciones de Terremotos y Lluvias Intensas
Aprobación mediante resolución
Remisión del Plan de Emergencias con Resolución a la Junta Gral. De Participacionistas, INDECI Y SUNASS
Final
52
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EVALUACION Y CONTROL DEL PLAN DE EMERGENCIAS PARA SITUACIONES DE TERREMOTOS Y LLUVIAS DE LA ENTIDAD SIMBOLOGÍA DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO:
N°
1
X
2
X
3
X
4
X
X
X
CÓDIGO:
RESPONSABLE
Recopilación de información de las actividades desarrolladas por el Comité de Emergencias y por el Jefe de DPPI y Departamento de Operaciones. En forma trimestral Jefe de DO para la evaluación anual del Plan de Emergencias. Elaboración de informe de seguimiento y evaluación Jefe de DPPI y del Plan de Emergencias (mencionada evaluación Jefe de DO será ilustrada con fotografías). Remisión de informe de evaluación al Gerente Jefe de DPPI y General. Jefe de DO Luego de recepcionar el documento, la GG convoca al Comité de Emergencias para la exposición de los resultados de la evaluación del Plan de Emergencias J Jefe de DPPI y con miras a tomar acciones tendientes en mejora de la - Jefe de DO EPS. Cuyos resultados y acuerdos se registrará en el Acta del Comité de Emergencias.
DPPI015
TIPO DE RELACIÓN APOYO= A SUPERVISIÓN RECEPCION =R
TIEMPO
1 hora
2 horas
R: GG
Gerencia General
R: Comité de Emergencias
53
1 hora
2 horas
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIAGRAMA DE FLUJO DEPARTAMENTO DE PLANIFICACION, PRESUPUESTO E INFORMÁTICA Y DEPARTAMENTO DE OPERACIONES
GERENCIA GENERAL
Inicio
Recopilación de la información en forma trimestral para la evaluación anual.
Elaboración de Informe de seguimiento y evaluación del Plan de Emergencias.
Remisión del Informe de Evaluación al Gerente General.
Recepción de Informe
Convoca a reunión de Comité de Emergencias para exposición de la evaluación del Plan de Emergencias.
Conformidad
Acta del Comité de Emergencias
Fin
54
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
55
