MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ÍNDICE
CONTENIDO
CÁPITULO
PÁGINA
Autorización
I
3
Presentación
II
4
III
5
IV
6
Misión y Visión
V
7
Simbología
VI
8
Procedimientos
VII
Recursos Financieros Recursos Humanos Recursos Materiales Glosario de términos
VIII IX X
10
XI
30
Marco Jurídico Organigrama
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2
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
I.- AUTORIZACIÓN
Con fundamento en el Artículo 41 Fracción X de la Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Zacatecas, así como el Artículo 10 Fracciones VI, VIII, XII y XV del Estatuto Orgánico de la Comisión Estatal para el Acceso a la Información Pública del Estado de Zacatecas, expedimos el presente Manual de Procedimientos Administrativos de la Comisión Estatal para el Acceso a la Información Pública, con el propósito de precisar los métodos, procedimientos y trámites que deberán de cumplirse en las actividades de carácter administrativo, contable y presupuestal al interior de la misma con el fin de mejorar los procesos actuales y alcanzar estándares de calidad adecuados y apegados estrictamente a la normatividad especifica.
COMISIONADA PRESIDENTA Q.F.B. JUANA VALADEZ CASTREJÓN
EL COMISIONADO MTO. JESÚS MANUEL MENDOZA MALDONADO
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EL COMISIONADO DR. JAIME ALFONSO CERVANTES DURÁN
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3
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
II.- PRESENTACIÓN
El presente Manual tiene por objeto establecer los procedimientos de trabajo que faciliten las tareas específicas, y que permitan disminuir y optimizar los tiempos de ejecución en el desarrollo de las actividades que realizan los involucrados que intervienen en cada una de las partes del proceso administrativo, para eficientar el uso de los recursos humanos, financieros, materiales y técnicos. En la elaboración de este manual, se identificaron las principales actividades administrativas para actuar con mayor certeza en la ejecución y supervisión de los trabajos de naturaleza administrativa Este manual es de utilización y aplicación obligatoria en todas las actividades administrativas que se realicen en la Comisión Estatal de Acceso a la Información Pública del Estado de Zacatecas. Dentro de éste contexto se consideró necesario que la dependencia, cuente con éste documento base, que permite tener las tareas y procedimientos definidos y autorizados, los cuales podrán ser flexibilizados y/o modificados cuando las necesidades operativas así lo justifiquen, realizando la propuesta correspondiente el Departamento Administrativo debidamente fundamentada ante el Titular de la Comisión.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS III.- MARCO JURÍDICO
CONSTITUCIONES: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Zacatecas
LEYES:
Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Zacatecas Ley de Administración y Finanzas Públicas del Estado de Zacatecas Ley de Fiscalización Superior del Estado de Zacatecas Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Prestación de Servicios relacionados con Bienes Muebles del Estado de Zacatecas Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Zacatecas Ley de Patrimonio del Estado de Zacatecas
OTRO: Estatuto Orgánico de la Comisión Estatal para el Acceso a la Información Pública del Estado de Zacatecas
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS IV.- ORGANIGRAMA
PLENO
COMISIONADA PRESIDENTA
COMISIONADO
COMISIONADO
SECRETARIO EJECUTIVO
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
AUXILIAR DE ADMINISTRACIÓN
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
V.- MISIÓN Y VISIÓN
DE LA COMISIÓN ESTATAL PARA EL ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA
MISIÓN:
PROMOVER Y DIFUNDIR EL EJERCICIO DEL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN, RESOLVER SOBRE LA NEGATIVA A LAS SOLICITUDES DE ACCESO A LA INFORMACIÓN Y PROTEGER LOS DATOS PERSONALES EN PODER DE LOS SUJETOS OBLIGADOS
VISIÓN: EN EL 2009 LA COMISIÓN ESTATAL PARA EL ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA, ES RECONOCIDA POR LA SOCIEDAD ZACATECANA COMO UN ORGANISMO IMPULSOR DEL DERECHO A LA INFORMACIÓN, QUE CONTRIBUYE AL MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DE VIDA DE LAS PERSONAS, ASÍ COMO A LA CONSOLIDACIÓN DEL SISTEMA DE CONVIVIENCIA DEMOCRÁTICA.
DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA CEAIP
MISIÓN:
GESTIONAR, RESGUARDAR Y ADMINISTRAR LOS SERVICIOS DE DOTACIÓN DE RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, DIVERSOS E INFORMATICOS, CON EFICIENCIA, CALIDAD, OPORTUNIDAD Y TRATO AMABLE, APEGADOS A LA NORMATIVIDAD, PARA QUE LAS AREAS DIRECTIVAS Y OPERATIVAS DE LA COMISIÓN ESTATAL PARA EL ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEL ESTADO DE ZACATECAS CUMPLA CON SUS OBJETIVOS Y METAS.
VISIÓN: SER UN APOYO REAL PARA LA OPERACIÓN DE TODAS LAS INSTANCIAS DE LA DEPENDENCIA, MEJORANDO NUESTROS PROCESOS Y ESTRATEGIAS ADMINISTRATIVAS, MEDIANTE LA SUPERACIÓN Y EL CONOCIMIENTO A FONDO DE CADA ACTIVIDAD.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
VI.- SIMBOLOGÍA
INICIO/TERMINAL
OPERACIÓN
DECISIÓN O ALTERNATIVA
CONECTOR DENTRO DE PÁGINA
DIRECCIÓN DE FLUJO
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DIAGRAMA DE FLUJO INTEGRACIÓN DEL ANTEPROYECTO DEL PRESUPUESTO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO INICIO
1 Recibe instrucción del Comisionado Presidente, de elaborar el anteproyecto de Presupuesto del siguiente ejercicio fiscal.
2 Solicita y recibe información de los programas de trabajo de los Comisionados y demás departamentos de la CEAIP
3
Integra y analiza la documentación recibida de los Comisionados y Departamentos
¿Es Correcta?
SI
NO 4 Realiza correcciones para su regularización. (regresa a la operación 3)
Captura la información obtenida
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INTEGRACIÓN DEL ANTEPROYECTO DEL PRESUPUESTO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
5 Revisa la información capturada
¿Es Correcta?
NO
SI 6
Realiza correcciones para su regularización. (regresa a la operación 3)
Integra información y turna al Secretario Ejecutivo para recabar firmas de los Comisionados y Jefes de Departamento que
Recibe Anteproyecto de Presupuesto con las firmas de los Comisionados, Jefes de Departamento y Comisionado Presidente y prepara Oficio y paquete para su envío a la Secretaría de Finanzas para que lo integre al presupuesto de egresos del Gobierno.
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Integración del anteproyecto de Presupuesto Departamento Administrativo
PROCEDIMIENTO: AREA QUE EJECUTA: RESPONSABLE
ACTIVIDAD NÚMERO
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
1
2 3
4
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
FORMA O DOCUMENTO
5
6
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Recibe instrucción del Comisionado Presidente, de elaborar el anteproyecto de Presupuesto del siguiente ejercicio fiscal. Solicita y recibe información de los programas de trabajo de los Comisionados y demás departamentos de la CEAIP Integra y analiza la documentación recibida de los Comisionados y Departamentos ¿Es correcta? No: Realiza observaciones y remite a las áreas para su regularización Si: Captura la información obtenida Revisa la información capturada
¿Es correcta? No: Realiza correcciones para su regularización. (regresa a la operación 3)
Si: Integra información y turna al Secretario Ejecutivo para recabar firmas de los Comisionados y Jefes de Departamento que intervinieron y del Comisionado Presidente. Recibe Anteproyecto de Presupuesto con las firmas de los Comisionados, Jefes de 7 Departamento y Comisionado Presidente y prepara Oficio y paquete para su envío a la Secretaría de Finanzas para que lo integre al presupuesto de egresos del Gobierno del Estado (Art. 41 fracc. XII de la Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Zacatecas) FIN DEL PROCEDIMIENTO
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DIAGRAMA DE FLUJO RECEPCIÓN DE FACTURAS PARA PAGO A PROVEEDORES Y/O PREST. DE SERVICIOS DEP. ADMINISTRATIVO (AUXILIAR) DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO INICIO
1 Recibe del Comisionado Presidente y de los Comisionados, instrucción y/o solicitud de pago de facturas de proveedores y prestadores de servicios, para su pago respectivo
2 Revisa facturas y documentación soporte (facturas, orden de compra, vales de entrada y salida del almacén, etc.)intervinieron y del Comisionado Presidente.
¿Está completa?
NO
SI 3
Realiza las observaciones y regresa documentación al proveedor o prestador de servicios. (Regresa a la operación 2)
Codifica y elabora póliza contable y turna al Jefe del Departamento Administrativo
4 Revisa la póliza y la documentación; firma la póliza y elabora cheque Póliza, cheque
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DIAGRAMA DE FLUJO RECEPCIÓN DE FACTURAS PARA PAGO A PROVEEDORES Y/O PREST. DE SERVICIOS DEP. ADMINISTRATIVO (AUXILIAR) DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
¿Está en las Inst. el Comisionado Presiden C
SI NO
5
6
Turna cheque, póliza, y documentación al Comisionado Presidente para su autorización y firma, posteriormente firma cheque cualquiera de los Comisionados.
Turna cheque, póliza, y documentación a los dos Comisionados para autorización y firma.
Cheque, póliza y documentación
Cheque, póliza y documentación
7 Recibe documentación; cheque y póliza firmadas. Elabora listado y turna al Auxiliar de Administración
Cheque, póliza y documentación
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DIAGRAMA DE FLUJO RECEPCIÓN DE FACTURAS PARA PAGO A PROVEEDORES Y/O PREST. DE SERVICIOS DEP. ADMINISTRATIVO (AUXILIAR) DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
8
Recibe documentación; cheque y póliza firmadas. Elabora listado y turna al Auxiliar de Administración
9 Recibe listado de pólizas y las pólizas cheque relacionadas, entrega a beneficiarios y captura al sistema de contabilidad diariamente y archiva.
Cheque, póliza y documentación
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Recepción de facturas para pago a proveedores y/o prestadores de servicios Departamento Administrativo
PROCEDIMIENTO: AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Aux. de Administración)
ACTIVIDAD NÚMERO
1
2
3 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Aux. de Administración)
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
4
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
FORMA O DOCUMENTO
Recibe del Consejero Presidente y de los Comisionados, instrucción y/o solicitud de pago de facturas de proveedores y prestadores de servicios, para su pago respectivo Revisa facturas y documentación soporte (facturas, orden de compra, vales de entrada y salida del almacén, etc.) ¿Esta completa? No: Realiza las observaciones y regresa documentación al proveedor o prestador de servicios. (regresa a la operación 2)
Si: Codifica y elabora póliza contable y turna al Jefe del Departamento Administrativo Revisa la póliza y la documentación; firma la póliza y elabora cheque. Se encuentra en las Instalaciones el Comisionado Presidente? Si
5
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Turna cheque, póliza, y documentación al Comisionado Presidente para su autorización y firma, posteriormente firma cheque cualquiera de los Comisionados. No.
6 Turna cheque, póliza, y documentación a los dos Comisionados para autorización y firma. Recibe documentación; cheque y
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Póliza, Cheque
Cheque Póliza y documentación
Cheque Póliza y documentación
Cheque PÁGINA
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DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar de Administración)
7
8
9
póliza firmadas. Elabora listado y turna al Auxiliar de Administración
Póliza y documentación
Recibe pólizas firmadas, elabora listado y turna al Auxiliar de Administración.
Recibe listado de pólizas y las pólizas cheque relacionadas, entrega a beneficiarios y captura al sistema de contabilidad diariamente y archiva. FIN DEL PROCEDIMIENTO
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DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DE CHEQUES DEPTO. ADMINISTRATIVO (AUXILIAR)
ÁREA SOLICITANTE
INICIO
1
Atiende la solicitud de pago del Área solicitante; elabora orden de compra Solicitud de Material ¿HAY EXISTENCIAS?
SI 2
Atiende “Solicitud de Material”, elabora la “Nota de Salida del Almacén”, recaba firma de acuse de recibo en “Nota” , entrega los bienes junto con copia de la “Solicitud” y de la “Nota”, archiva documentos. Solicitud de Material
Nota de
3 Recibe bienes solicitados junto con copias de la “Solicitud” y de la “Nota de Salida del Almacén”. Se remite al fin del Procedimiento.
Solicitud de Nota de
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DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DE CHEQUES DEPTO. ADMINISTRATIVO (AUXILIAR) DEPTO ADMINISTRATIVO
4 No hay existencias El monto solicitado es mayor de $1 500 00 ?
SI 5
el monto solicitado es mayor de $1,500.00 (mil quinientos pesos) el pago se realizará con cheque.
NO
6 El monto es menor de $1,500.00 se remite al procedimiento Operación y control del fondo fijo revolvente
7
Elabora la póliza contable y turna al Póliza
8 Revisa la póliza y la documentación; firma la póliza y elabora cheque.
Póliza Cheque
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DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DE CHEQUES DEPTO. ADMINISTRATIVO COMISIONADO PRESIDENTE
¿Se encuentra en las Instalaciones el Comisionado Presidente?
SI
9
Turna cheque, póliza, y documentación al Comisionado Presidente para su autorización y firma, posteriormente firma cheque cualquiera de los Comisionados. Cheque
Póliza Documentación
10
NO Turna cheque, póliza, y documentación a los dos Comisionados para autorización y firma. Cheque
Póliza Documentación
11 Recibe documentación; cheque y póliza firmadas. Elabora listado y turna al Auxiliar de Administración. Cheque
Póliza Documentación
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DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DE CHEQUES DEPTO. ADMINISTRATIVO (AUXILIAR) DEPTO. ADMINISTRATIVO
12 Recibe documentación; Cheque
Póliza Documentación
13 Realiza sus operaciones para el pago de cheque; obtiene el bien solicitado, las facturas, notas o comprobantes respectivos con los requisitos fiscales;
Cheque Factura
14
Surte al área solicitante los Bienes solicitados, acompaña la Solicitud de Material para cotejar. Copia al Jefe del Departamento Solicitud de Material
15 Recibe copia de la solicitud y archiva.
Solicitud de
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DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DE CHEQUES DEPTO. ADMINISTRATIVO COMISIONADO PRESIDENTE
16
Elabora reporte diario de la cuenta de cheques y turna de al Comisionado Presidente Para verificar la actividad. Archiva copia
Informe
17 Verifica la actividad de la cuenta; y la remite al Dpto. Admvo.
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Control de cheques Departamento Administrativo
PROCEDIMIENTO: AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
ACTIVIDAD NÚMERO 1
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD
Atiende la solicitud de pago del Área solicitante; elabora orden de compra
FORMA O DOCUMENTO Solicitud de Material
(Auxiliar de Administración ¿Hay existencias? Si DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
2
(Auxiliar de Administración
ÁREA SOLICITANTE
3
4
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO 5 (Auxiliar de Administración 6
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
7
(Auxiliar de Administración DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
8
Atiende “Solicitud de Material”, elabora la “Nota de Salida del Almacén”, recaba firma de acuse de recibo en “Nota” , entrega los bienes junto con copia de la “Solicitud” y de la “Nota”, archiva documentos.
Solicitud de Material, Nota de Salida de Almacén
Recibe bienes solicitados junto con copias de la “Solicitud” y de la “Nota de Salida del Almacén”. Se remite al fin del Procedimiento.
Solicitud de Material Nota de Salida de Almacén
No hay existencias y el monto solicitado es mayor de $1,500.00 ? Si el moto solicitado es mayor de Cheque $1,500.00 (mil quinientos pesos) el pago se realizará con cheque; No El monto es menor de $1,500.00 se remite al procedimiento Operación y control del fondo fijo revolvente Elabora la póliza contable y turna al Póliza Jefe del departamento Administrativo
Revisa la póliza y la documentación; Póliza, Cheque firma la póliza y elabora cheque. Se encuentra en las Instalaciones el Comisionado Presidente?
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Si
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO 9
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
No.
11
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
12
(Auxiliar de Administración DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO 13
(Auxiliar de Administración DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
COMISIONADO PRESIDENTE
cheque, póliza, y documentación
10
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
(Auxiliar de Administración DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
Turna cheque, póliza, y documentación al Comisionado Presidente para su autorización y firma, posteriormente firma cheque cualquiera de los Comisionados.
14
Turna cheque, póliza, y documentación a los dos Comisionados para autorización y firma. Recibe documentación; cheque y cheque, póliza, y póliza firmadas. Elabora listado y documentación turna al Auxiliar de Administración. Recibe documentación; póliza firmadas;
cheque, póliza, y cheque y documentación
Realiza sus operaciones para el pago Cheque, Factura de cheque; obtiene el bien solicitado, las facturas, notas o comprobantes respectivos con los requisitos fiscales; Surte al área solicitante los Bienes Solicitud de solicitados, acompaña la Solicitud de Material Material para cotejar. Copia al Jefe del Departamento Administrativo. Recibe copia de la solicitud y archiva.
15 16
17
cheque, póliza, y documentación
Elabora reporte de saldos de la cuenta bancaria diario de la página de Internet contra el reporte de cheques emitidos, se determinará el saldo disponible de bancos y turna al Comisionado Presidente cuando menos una vez a la semana. Archiva copia
Solicitud de Material Reporte de saldos de la cuenta bancaria
Verifica la actividad de la cuenta; y la remite al Departamento Administrativo FIN DEL PROCEDIMIENTO
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DIAGRAMA DE FLUJO ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTALES AUXILIAR ADMINISTRATIVO INICIO
1 Verifica el registro de la contabilidad, que este completo
¿Se encuentran todos los registros?
Sí
Sí 2
3
Identifica los movimientos no considerados y los
Imprime reportes presupuéstales y analíticos contables
Concilia saldos contables y presupuestales
4
¿Existen diferencias
Sí No 5
6 Concilia cifras contables y financieras de cuentas bancarias con el Jefe del Departamento
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DIAGRAMA DE FLUJO ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTALES AUXILIAR ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
7 Emite Estados Financieros y sus análisis presupuestales y contables
8 Revisa la información y recaba firma del Comisionado Presidente
9 Se entrega la información al Comisionado Presidente y se archiva.
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Elaboración de Estados Financieros y presupuéstales Departamento Administrativo
PROCEDIMIENTO: AREA QUE EJECUTA: RESPONSABLE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Aux. de Administración)
ACTIVIDAD NÚMERO 1
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
FORMA O DOCUMENTO
Verifica que se encuentre registrada toda la información en el Programa de Contabilidad ¿Se encuentran todos los registros?
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Aux. de Administración) DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Aux. de Administración) DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Aux. de Administración)
2
3
No: Identifica los movimientos no considerados y los captura para completar la Contabilidad. (regresa a la operación 1) Si: Imprime reportes presupuéstales y analíticos de saldos del sistema de contabilidad Concilia saldos presupuéstales
contables
y
4 ¿Existen diferencias?
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Aux. de Administración) DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Aux. de Administración) DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Aux. de Administración) DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Aux. de Administración)
Si: Determina diferencias y realiza correcciones 5
6
No: Concilia cifras contables y financieras de cuentas bancarias con la Jefe de Departamento..
Emite Estados Financieros y sus análisis presupuestales y contables. Revisa la información y recaba firmas del Jefe del Departamento 8 Administrativo, del Secretario Ejecutivo y del Comisionado Presidente. Se entrega la información a cada uno de los Comisionados y archiva 9 la información original en la Contabilidad de la CEIAP TERMINA EL PROCEDIMIENTO 7
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DIAGRAMA DE FLUJO ELABORACIÓN DE CIERRE ANUAL AUXILIAR ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO INICIO
1 Verifica que se encuentre registrada toda la información anual y que no existan diferencias en Ingresos por ministraciones con la Sría. De Finanzas.
¿Está todo registrado y no ex. diferencia?
No
Sí 2
3
Localiza los movimientos no considerados y/o las diferencias, los captura y concilia con la Sría. De Finanzas y registra los ajustes necesarios (regresa a la operación 1)
Emite reportes financieros y realiza análisis de saldos.
Concilia saldos contables y presupuestales
4
¿Existen diferencias
No 6
Sí 5
Concilia cifras contables y financieras de cuentas bancarias con el Jefe del Departamento
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Determina diferencias y realiza correcciones y aclaraciones
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DIAGRAMA DE FLUJO ELABORACIÓN DE CIERRE ANUAL AUXILIAR ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
7 Emite Estados Financieros y sus análisis presupuéstales y contables
8 Revisa la información y recaba firma del Comisionado Presidente
9 Prepara documentación para envío a la H. Legislatura del Estado. Archiva
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Elaboración del Cierre Anual Departamento Administrativo
PROCEDIMIENTO: AREA QUE EJECUTA: RESPONSABLE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Aux. de Administración)
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Aux. de Administración)
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Aux. de Administración) DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Aux. de Administración)
ACTIVIDAD NÚMERO
1
2
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
FORMA O DOCUMENTO
Verifica que se encuentre registrada toda la información anual y que no existan diferencias en Ingresos por ministraciones con la Sría. De Finanzas. ¿Esta todo registrado y/o no existen diferencias? No: Localiza los movimientos no considerados y/o las diferencias, los captura y concilia con la Sría. De Finanzas y registra los ajustes necesarios (regresa a la operación 1) Si: Emite reportes financieros y realiza análisis de saldos.
3 Concilia saldos presupuéstales
contables
y
4 ¿Existen diferencias?
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Aux. de Administración) DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Aux. de Administración) DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
Si: Determina diferencias y realiza correcciones y aclaraciones 5
6
7 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO 8
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO 9
No: Concilia cifras contables y financieras con la Jefe de Departamento. Emite Estados Financieros y sus análisis presupuéstales y contables. Revisa la información y recaba firmas del Jefe del Departamento Administrativo, del Secretario Ejecutivo y del Comisionado Presidente. Prepara documento para envío a la H. Legislatura del Estado y archiva la información original en la Contabilidad de la CEAIP
TERMINA EL PROCEDIMIENTO
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DIAGRAMA DE FLUJO GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS ANTE LA SRIA. DE FINANZAS DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO INICIO
1 Recibe Presupuesto autorizado y calendarizado por la Sría. De Finanzas y por la H. Legislatura del Estado
2 Elabora calendario anual para la gestión quincenal de los recursos financieros asignados y turna al Srio. Ejecutivo y al Comisionado Presidente tránsito que tengas más de tres meses y el monto será reintegrado a la cuenta de la Comisión Estatal para el Acceso a la Información Pública.
3 Recibe calendario autorizado y presenta ante la Sría. De Finanzas para posteriormente presentar quincenalmente recibo y monto establecido para la gestión de recursos.
4 Verifica quincenalmente la cantidad recibida vía electrónica de la Sría. De Finanzas con el presupuesto autorizado.
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Gestión de recursos financieros ante la Secretaría de Finanzas Departamento Administrativo
PROCEDIMIENTO: AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
ACTIVIDAD NÚMERO
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Recibe Presupuesto detallado y autorizado por la Sría. De Finanzas y la H. Legislatura del 1 Estado, para su ejercicio. Elabora calendario anual para la gestión quincenal de los recursos financieros asignados y turna al 2 Srio. Ejecutivo y al Comisionado Presidente. Recibe calendario autorizado y presenta ante la Sría. De 3 Finanzas para posteriormente presentar quincenalmente recibo y monto establecido para la gestión de recursos. Verifica quincenalmente la cantidad recibida vía electrónica de la Sría. De Finanzas con el 4 presupuesto autorizado. TERMINA EL PROCEDIMIENTO
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FORMA O DOCUMENTO Presupuesto autorizado
Calendario anual
Calendario anual
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DIAGRAMA DE FLUJO CONCILIACIÓN BANCARIA
DEPTO. ADMINISTRATIVO
DEPTO. ADMINISTRATIVO (AUX)
COMISIONADO PRESIDENTE
INICIO
1
Recibe de la institución bancaria que opera la cuenta de cheques, el Estado de Cuenta Bancario y lo turna al Auxiliar Administrativo para su conciliación.
Estado de Cuenta 2 Coteja los movimientos e importes presentados en el estado de cuenta bancario contra los registrados en el sistema contable presupuestal
Conciliación
¿Existen diferencias entre movimientos realizados o importes que no correspondan en ambos registros?
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DIAGRAMA DE FLUJO CONCILIACIÓN BANCARIA
DEPTO. ADMINISTRATIVO
DEPTO. ADMINISTRATIVO (AUX)
COMISIONADO PRESIDENTE
SI 3 En caso de que existan diferencias y éstas se deban a errores u omisiones de registro, efectúa los ajustes correspondientes; o Elabora en original y copia oficio dirigido a la institución bancaria en donde especifica diferencias y solicita su aclaración, le anexa copia del estado de cuenta bancario y en su caso de la documentación que respalde los movimientos no correspondidos. Se remite a Actividad No. 6
Oficio 4 Si no existen diferencias turna el estado de cuenta y la conciliación bancaria al Departamento Administrativo para su revisión; y al Comisionado Presidente para su autorización. Archiva el Estado de cuenta y registra en control interno la fecha de conciliación.
NO
Estado de Cuenta Conciliación 5 Respalda los cheques en tránsito con Reporte de saldos de la cuenta Cancelará los cheques en tránsito que tengas más de tres meses. Se emite oficio de la solicitud de cancelación a la Institución bancaria correspondiente y se registran los ajustes contables respectivos.
Reporte de saldos de la cuenta Bancaria
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DIAGRAMA DE FLUJO CONCILIACIÓN BANCARIA
DEPTO. ADMINISTRATIVO
DEPTO. ADMINISTRATIVO (AUX)
COMISIONADO PRESIDENTE
6 Turna el oficio al Jefe Administrativo para su revisión, estado de cuenta y en su caso documentación anexa.
7
Oficio y/o Recibe y revisa el oficio y Estado de Cuenta
Oficio y/o documentación anexa
Es correcto el oficio?
NO
8 En caso de errores en el oficio, lo indica al Auxiliar Administrativo y lo devuelve para corrección. Oficio y/o documentación anexa
SI 9 Lo turna al Comisionado Presidente junto con documentación anexa para su firma. Oficio y/o documentación anexa
10 Firma oficio y documentación anexa y la envía al Departamento Oficio documentación anexa
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y/o
DIAGRAMA DE FLUJO CONCILIACIÓN BANCARIA
DEPTO. ADMINISTRATIVO
DEPTO. ADMINISTRATIVO (AUX)
COMISIONADO PRESIDENTE
11 Recibe oficio y documentación anexa y acude a la institución bancaria correspondiente. Archiva copia del oficio Oficio y/o documentación anexa
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PROCEDIMIENTO: AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
Conciliación Bancaria Departamento Administrativo
ACTIVIDAD NÚMERO
ADMINISTRATIVO 1
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
2
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD
FORMA O DOCUMENTO
Recibe de la institución bancaria que opera la cuenta de cheques, el Estado de Cuenta Bancario y lo turna al Estado de Auxiliar Administrativo para su Cuenta Bancario conciliación. Coteja los movimientos e importes presentados en el estado de cuenta bancario contra los registrados en el sistema contable presupuestal de la dependencia.
Conciliación Bancaria
(Auxiliar de Administración Existen diferencias entre movimientos realizados o importes que no correspondan en ambos registros?
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
3
(Auxiliar de Administración
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar de Administración)
4
Si En caso de que existan diferencias y éstas se deban a errores u omisiones de registro, efectúa los ajustes correspondientes; o Elabora en original y copia oficio dirigido a la institución bancaria en donde especifica diferencias y solicita su aclaración, le anexa copia del estado de cuenta Oficio bancario y en su caso de la Estado de documentación que respalde los movimientos no Cuenta correspondidos. Se remite a Actividad No. 6
No. Si no existen diferencias turna el estado de cuenta y la conciliación bancaria al Departamento Administrativo para su revisión; y al Comisionado Presidente para su autorización. Archiva el Estado de cuenta y registra en control interno la fecha de conciliación.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
Estado de Cuenta y Conciliación Bancaria
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36
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO 5 (Auxiliar de Administración)
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO 6 (Auxiliar de Administración)
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
7
Respalda los cheques en tránsito con Reporte de Reporte de saldos de la cuenta saldos de la Cancelará los cheques en tránsito que cuenta tengas más de tres meses. Se emite oficio de la solicitud de cancelación a la Institución bancaria correspondiente y se registran los ajustes contables respectivos. Turna el oficio al Jefe Administrativo para su revisión, estado de cuenta y en su caso documentación anexa.
Recibe y revisa el oficio y documentación anexa
Oficio y/o documentación anexa, estado de cuenta Oficio y/o documentación anexa
Es correcto el oficio?
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
8
9
COMISIONADO PRESIDENTE
10
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
11
No. En caso de errores en el oficio, lo indica al Auxiliar Administrativo y lo devuelve para corrección.
Oficio y/o documentación anexa
Si. Lo turna al Comisionado Presidente Oficio y/o junto con documentación anexa para documentación su firma. anexa
Firma oficio y documentación anexa y la envía al Departamento Administrativo.
Oficio y/o documentación anexa
Recibe oficio y documentación anexa y acude a la institución bancaria correspondiente. Archiva copia del oficio.
Oficio y/o documentación anexa
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
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DIAGRAMA DE FLUJO CREACIÓN DE PASIVOS POR CIERRE MENSUAL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO ÁREA DE CONTABILIDAD INICIO
1 Recibe de proveedores y/o de prestadores de servicios facturas debidamente requisitazas y se le expide contra-recibo con fecha programada de pago para después del cierre mensual
2
Revisa facturas y documentación
¿Están correctas?
No
Si
3 Realiza observaciones y regresa documentación a proveedores para su corrección.
Codifica el gasto y elabora póliza de cuentas por pagar con copias de la documentación.
4
Registra la póliza y turna al Jefe del Depto. Administrativo para firma y autorización.
5
6 Recibe póliza autorizada, captura y archiva con documentos originales en cuentas por pagar.
7
Recibe, analiza, autoriza y firma póliza de cuentas por pagar y turna para archivo temporal.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
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Creación de pasivos por cierres mensuales Departamento Administrativo
PROCEDIMIENTO: AREA QUE EJECUTA: RESPONSABLE
ACTIVIDAD NÚMERO
1 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Aux. de Administración) 2
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
FORMA O DOCUMENTO
Recibe de proveedores y/o prestadores de servicios facturas debidamente requisitazas y se expide contra recibo con fecha programa de pago para después del cierre de mes.. Revisa facturas y documentación soporte (facturas, orden de compra, vales de entrada y salida del almacén, etc.)
¿Esta completa? DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Aux. de Administración)
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Aux. de Administración)
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Aux. de Administración) DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Aux. de Administración)
3
4
5
6
7
Realiza observaciones y regresa documentación a proveedores y/o prestadores de servicios para su corrección. (regresa a la operación 1) Codifica el gasto y elabora póliza de cuentas por pagar con copias de la documentación.
Registra la póliza y turna al Jefe del Departamento Administrativo para su firma y autorización.
Recibe, analiza y firma póliza y turna al Auxiliar de Administración Recibe póliza autorizada, captura y activa póliza, las facturas originales están en cuentas por pagar, para realizar trámite de pago.
TERMINA EL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
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DIAGRAMA DE FLUJO REPOSICIÓN DEL FONDO FIJO REVOLVENTE AUXILIAR ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
INICIO
1
Solicita al Jefe del Departamento Administrativo reembolso del fondo fijo revolvente, estableciendo la cantidad de $10,000.00
2 Realiza el reembolso del fondo fijo cuando su ejercicio sea más del 80% o del día ultimo del mes correspondiente, mediante el formato “Reposición del Fondo Fijo Revolvente”
3
4
Recibe del encargado del Fondo Fijo revolvente la documentación para reembolso
Revisa facturas y documentación soporte que reúna requisitos
¿Cumple con los requisitos?
No
Si
5
Clasifica y codifica el gasto para realizar la afectación presupuestal
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
6
Turna al auxiliar de administración para su regularización
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DIAGRAMA DE FLUJO REPOSICIÓN DEL FONDO FIJO REVOLVENTE AUXILIAR ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
7 Elabora cédula de gastos y anexa la documentación de soporte
8
Elabora póliza contable y turna al Jede del Departamento Administrativo
9
Recibe póliza contable y elabora cheque a nombre del responsable del Fondo Fijo Revolvente, con las firmas autorizadas
10 Recibe relación con cheque, lo canjea en institución bancaria para reponer el Fondo Fijo revolvente a la caja
11
Recibe póliza contable y con firma del cheque de recibido por parte del encargado del Fondo Fijo, captura en contabilidad y archiva
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
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Reposición del Fondo Fijo Revolvente Departamento Administrativo
PROCEDIMIENTO: AREA QUE EJECUTA: RESPONSABLE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
ACTIVIDAD NÚMERO
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
1
Solicita al Jefe del Departamento Administrativo reembolso del fondo fijo revolvente, estableciendo la cantidad de $10,000.00 Realiza el reembolso del fondo fijo cuando su ejercicio sea más del 80% o el día último del mes correspondiente, mediante el formato de “Reposición de Fondo Fijo Revolvente”. Recibe del encargado del Fondo Fijo Revolvente la documentación comprobatoria que se integrará en reembolso.
(Auxiliar de Administración) 2
3
4 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
FORMA O DOCUMENTO
Reposición de Fondo Fijo Revolvente
Revisa facturas y documentación soporte reúna los requisitos fiscales y firma de autorización del Comisionado Presidente o de los Comisionados. ¿Cumple con los requisitos?
5
No: Turna al Auxiliar administrativo para su regularización. (regresa a la operación 1)
6
Si: Clasifica y codifica el gasto para realizar afectación presupuestal.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Aux. de Administración) DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Aux. de Administración) DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
7
8
9
Elabora cédula de gastos y anexa la documentación soporte de dicha cédula.
Elabora póliza contable y turna al Jefe del Departamento administrativo. Recibe póliza contable y elabora cheque a nombre del responsable del fondo y turna para firma y autorización.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
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DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar de Administración) DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar de Administración)
10
Recibe relación con el cheque, lo canjea en Institución Financiera para reponer el fondo fijo en caja y turna póliza para contabilizarse.
Recibe póliza con firma de cheque recibido por parte del encargado del Fondo fijo, captura en contabilidad y archiva. FIN DEL PROCEDIMIENTO
11
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DIAGRAMA DE FLUJO
OPERACIÓN Y CONTROL DEL FONDO FIJO REVOLVENTE ÁREA SOLICITANTE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
INICIO
1
Solicita los requerimientos en lo que se refiere a compras no excedentes a $ 1,500 mediante el formato “Solicitud de Material” Solicitud Material
de
2
Recibe original y copia de la “Solicitud del Material” Solicitud de
¿HAY EXISTENCIAS?
SI 3
4
Atiende “Solicitud de Material”, elabora la “Nota de Salida del Almacén”, recaba firma de acuse de recibo en “Nota” , entrega los bienes junto con copia de la “Solicitud” y de la “Nota”, archiva documentos.
Solicitud de Recibe bienes solicitados junto con copias de la “Solicitud” y de la “Nota de Salida del Almacén”. Se remite al fin del Procedimiento.
Nota de
Solicitud de Nota de
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DIAGRAMA DE FLUJO
OPERACIÓN Y CONTROL DEL FONDO FIJO REVOLVENTE ÁREA SOLICITANTE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
NO 5
Elabora “Orden de Compra” con datos y características de los Bienes Servicios que se requieren, con firma Titular del área solicitante y autorización del Jefe Administrativo.
los y/o del de
Orden de Compra
6
Efectúa la adquisición de los Bienes, entregando “Orden de Compra” a Proveedor seleccionado. Orden de Compra
7
Revisa que la factura cumpla con los requisitos fiscales: a) Nombre b) Domicilio c) Fecha d) Importe con número y letra e) IVA desglosado f) RFC y que los Materiales entregados por el Proveedor cumplan con las características y condiciones pactadas en precio y calidad.
Factura Materiales Cumplen los bienes o servicios con las características requeridas?
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DIAGRAMA DE FLUJO
OPERACIÓN Y CONTROL DEL FONDO FIJO REVOLVENTE ÁREA SOLICITANTE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
NO
8
Rechaza factura y/o los Bienes y no los recibe hasta que se cumpla con los requisitos y condiciones pactadas. Se remite a la actividad No. 7 Factura
SI 9
Recibe factura y/o los Bienes que cumplieron con los requisitos y condiciones pactadas; sella de recibo la “Factura” correspondiente y paga al Proveedor en efectivo por los Bienes o Servicios Factura
10 Surte al área solicitante los Bienes solicitados, acompaña la Solicitud de Material para cotejar y distribuye la Nota de Salida. Solicitud de Material
Nota de
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Salida
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DIAGRAMA DE FLUJO
OPERACIÓN Y CONTROL DEL FONDO FIJO REVOLVENTE ÁREA SOLICITANTE
11
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Recibe bienes solicitados junto con copias de la “Solicitud de Material ” y de la “Nota de Salida y verifica que el abastecimiento sea correcto, de acuerdo a la solicitud de material.
Solicitud de Nota de NO
Salida
12 Utiliza el material para el fin requerido.
SI
13 Devuelve el material al
14 Se remite a la actividad No. 8
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PROCEDIMIENTO: AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
Operación y control del fondo fijo Revolvente Departamento Administrativo
ACTIVIDAD NÚMERO
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD Cuando los Responsables de Área requieren bienes
ÁREA SOLICITANTE 1
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
2
(Auxiliar de Administración
FORMA O DOCUMENTO Solicitud de Material
Solicita los requerimientos en lo que se refiere a compras no excedentes a $ 1,500 mediante el formato “Solicitud de Material” Recibe original y copia de la Solicitud de Material “Solicitud del Material” debidamente requisitada: verifica existencia y determina: ¿ Hay existencias ? Si
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
3
(Auxiliar de Administración
ÁREA SOLICITANTE
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar de Administración)
4
5
Solicitud de Material Atiende “Solicitud de Material”, elabora la “Nota de Salida del Nota de Salida de Almacén”, recaba firma de acuse Almacén de recibo en “Nota” , entrega los bienes junto con copia de la “Solicitud” y de la “Nota”, archiva documentos.
Recibe bienes solicitados junto Solicitud de Material con copias de la “Solicitud” y de la “Nota de Salida del Almacén”. Nota de Salida de Se remite al fin del Almacén Procedimiento. No Elabora “Orden de Compra” con Orden de Compra los datos y características de los Bienes y/o Servicios que se requieren, con firma del Titular del área solicitante y de autorización del Jefe Administrativo.
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DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO 6 (Auxiliar de Administración)
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO 7 (Auxiliar de Administración)
Efectúa la adquisición de los Bienes, entregando “Orden de Compra” a Proveedor seleccionado.
Orden de compra
Revisa que la factura cumpla con Factura, los requisitos fiscales: a) Nombre Orden de Compra” b) Domicilio c) Fecha d) Importe con número y letra e) IVA desglosado f) RFC y que los Materiales entregados por el Proveedor cumplan con las características y condiciones especificaciones en “Orden de Compra” Cumplen los bienes o servicios con las características requeridas? No
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
8
(Auxiliar de Administración)
Rechaza factura y/o los Bienes y no los recibe hasta que se cumpla con los requisitos y condiciones pactadas. Se remite a la actividad No. 7
Factura
Si DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
9
(Auxiliar de Administración)
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
10
Recibe factura y/o los Bienes que Factura cumplieron con los requisitos y condiciones pactadas; sella de recibo la “Factura” correspondiente y paga al Proveedor en efectivo por los Bienes o Servicios recibidos, coloca folio y cancela con sello de “PAGADO” toda la documentación soporte de la adquisición. Surte al área solicitante los Bienes solicitados, acompaña la Solicitud de Material para cotejar y distribuye la Nota de Salida.
Solicitud de Material Nota de Salida
(Auxiliar de Administración) Recibe bienes solicitados junto MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
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ÁREA SOLICITANTE 11
ÁREA SOLICITANTE
12
ÁREA SOLICITANTE
13
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
Solicitud de Material con copias de la “Solicitud de Material ” y de la “Nota de Salida” Nota de Salida y verifica que el abastecimiento sea correcto, de acuerdo a la solicitud de material. Si. Utiliza el material para el fin requerido. No. Devuelve el material al departamento Administrativo.
14 Se remite a la actividad No. 8
(Auxiliar de Administración) FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
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DIAGRAMA DE FLUJO
ARQUEO AL FONDO REVOLVENTE COMISIONADO (A)
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
INICIO INICIO
1 Realiza arqueo de manera sorpresiva y aleatoria (una vez al mes), verificando que el importe total del fondo asignado sea igual al importe del efectivo y
comprobantes expedidos
¿Está correcto?
SI
NO 3
2
Anota en la cédula de observaciones. Nota: Dependiendo de la gravedad de la situación se levanta acta administrativa..
Pasa a Actividad No. 11
4
Presenta las situaciones determinadas en la revisión al Auxiliar Administrativo.
DIAGRAMA DE FLUJO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
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ARQUEO AL FONDO REVOLVENTE COMISIONADO (A)
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
5 Comienza a solventar la cédula de observaciones, indicando como plazo máximo 5 días.
6
Da seguimiento a las justificaciones y aclaraciones para su debida solventación
¿Solventa las observaciones?
SI
NO 7
8 Firman de conformidad el Formato de Reposición de Fondo Revolvente. Se turna al Jefe del Departamento
Pasa a Actividad No. 4
Administrativo y se archiva para el expediente.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
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PROCEDIMIENTO: AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
COMISIONADO (A)
Arqueos al Fondo fijo Revolvente Departamento Administrativo
ACTIVIDAD NÚMERO 1
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD Realiza arqueo de manera sorpresiva y aleatoria (una vez al mes), verificando que el importe total del fondo asignado sea igual al importe del efectivo y comprobantes expedidos.
FORMA O DOCUMENTO Arqueo de Fondo Revolvente
¿ Esta correcto ? COMISIONADO (A)
2
COMISIONADO (A) 3
Si. Pasa a Actividad No. 11 No. Anota en la cédula de observaciones establecida en el formato del Arqueo los hallazgos detectados. Nota: Dependiendo de la gravedad de la situación se levanta acta administrativa.
4
Presenta cédula de observaciones al Auxiliar Administrativo para su aclaración y justificación.
5
Comienza a solventar cédula de observaciones, indicando como plazo máximo 5 días.
COMISIONADO (A)
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar de Administración COMISIONADO (A)
6
7 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar de Administración
8
Arqueo de Fondo Revolvente (cédula de Observaciones) y Acta Administrativa
Arqueo de Fondo Revolvente (cédula de Observaciones) Arqueo de Fondo Revolvente (cédula de Observaciones)
Da seguimiento a las justificaciones y las aclaraciones para su debida solventación. ¿Solventa las observaciones? No. Se remite a la actividad no. 4 Si. Firman de conformidad el Arqueo de Fondo Formato de Reposición de Fondo Revolvente Revolvente. Se turna al Jefe del Departamento Administrativo y se archiva para el expediente.
COMISIONADO (A) FIN DEL PROCEDIMIENTO
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DIAGRAMA DE FLUJO
ANTICIPO DE SUELDO TRABAJADOR SOLICITANTE PLENO DE LA COMISIÓN INICIO 1 Solicita por escrito al Pleno de la Comisión anticipo de salario, indicando su nombre, número de empleado según nómina, cantidad solicitada, motivo para solicitar el anticipo, y firma. Oficio
2 Recibe la solicitud firmada Oficio
3 Verifica que la solicitud del anticipo de sueldo se cumpla con todos los requisitos establecidos en el Manual de Normas y Políticas para ejercer el Gasto. Oficio
4 Solicita expediente del empleado al Jefe del departamento Administrativo para su revisión Expediente
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DIAGRAMA DE FLUJO
ANTICIPO DE SUELDOS TRABAJADOR SOLICITANTE PLENO DE LA COMISIÓN ¿La solicitud es autorizada por el Pleno
NO 5 Si su solicitud es rechazada, recibe Copia del Acuerdo de la Sesión de Pleno, en un plazo no mayor de cinco días hábiles
SI
Oficio
6 Consulta al Jefe del Departamento Administrativo para conocer el saldo disponible en la Cuenta de Bancos y el monto máximo que pudiera otorgarse. Estado de Cuentas de Banco
7 Determinan monto a dar de anticipo y emiten acuerdo Acuerdo
8 Reciben copia del acuerdo Acuerdo
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DIAGRAMA DE FLUJO
ANTICIPO DE SUELDOS DPTO ADMINISTRATIVO
ÁREA SOLICITANTE
TRABAJADOR SOLICITANTE
9 Emite Cheque y Pagaré Cheque Pagaré
10 Firma pagaré (por la cantidad recibida) con un su aval que deberá ser trabajador de la Comisión y recibe su cheque de sueldo con los descuentos propios en nómina del Anticipo hasta que se liquide totalmente su adeudo Pagaré
11 Catorcenalmente elabora un cálculo de anticipos de sueldo donde se indican las personas que han recibido anticipos, con todos sus datos, y el saldo actual.
12 Cuando se trata del último descuento para liquidar la totalidad del anticipo de algún empleado, prepara la devolución del pagaré original que firma el empleado cuando recibe el anticipo Pagaré
13 Cuando liquida totalmente su adeudo, recibe el pagaré original que firmó al recibir el anticipo con el sello de pagado Pagaré
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Anticipo de Sueldo Departamento Administrativo
PROCEDIMIENTO: AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
ACTIVIDAD NÚMERO
TRABAJADOR SOLICITANTE
1
PLENO DE LA COMISIÓN
2
PLENO DE LA COMISIÓN
PLENO DE LA COMISIÓN
PLENO DE LA COMISIÓN
PLENO DE LA COMISIÓN
3
4
5
6
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD Solicita por escrito al Pleno de la Comisión anticipo de salario, indicando su nombre, número de empleado según nómina, cantidad solicitada, motivo para solicitar el anticipo, y firma.
Recibe la solicitud firmada
FORMA O DOCUMENTO Oficio.
Oficio
Verifica que la solicitud del anticipo de sueldo se cumpla con todos los Oficio requisitos establecidos en el Manual de Normas y Políticas para ejercer el Gasto. Solicita expediente del empleado al Expediente Jefe del departamento Administrativo para su revisión. ¿La solicitud es autorizada por el Pleno de la Comisión? No Oficio Si su solicitud es rechazada, recibe Copia del Acuerdo de la Sesión de Pleno, en un plazo no mayor de cinco días hábiles. Si Consulta al Jefe del Departamento Administrativo para conocer el saldo disponible en la Cuenta de Bancos y el monto máximo que pudiera otorgarse.
Estado de Cuenta de Bancos.
Acuerdo PLENO DE LA COMISIÓN TRABAJADOR SOLICITANTE, JEFE DEL DPTO. ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
7
Determinan monto a dar de anticipo y emiten acuerdo. Reciben copia del acuerdo.
Acuerdo
Emite cheque y pagaré
Cheque Pagarè
8
9
Firma pagaré (por la cantidad MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
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ÁREA SOLICITANTE
10
recibida) con un su aval que deberá ser trabajador de la Comisión y recibe su cheque de sueldo con los descuentos propios en nómina del Anticipo hasta que se liquide totalmente su adeudo.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
11
Catorcenalmente elabora un cálculo de anticipos de sueldo donde se indican las personas que han recibido anticipos, con todos sus datos, y el saldo actual.
12 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
TRABAJADOR SOLICITANTE
13
Cuando se trata del último descuento para liquidar la totalidad del anticipo de algún empleado, prepara la devolución del pagaré original que firma el empleado cuando recibe el anticipo. Cuando liquida totalmente su adeudo, recibe el pagaré original que firmó al recibir el anticipo con el sello de pagado.
Pagaré
Pagaré
Pagaré
FIN DEL PROCEDIMIENTO
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DIAGRAMA DE FLUJO Recepción y Registro del Inventario de Bienes Muebles. DPTO ADMINISTRATIVO
PROVEEDOR
AREA SOLICITANTE
INICIO
1
2
Entrega los bienes que la Comisión ha adquirido a través del procedimiento de adjudicación correspondiente
Entrega Factura. Factura
3 Recibe los bienes y los coteja, de acuerdo a la factura Factura
4 Verifica el número de inventario que les corresponde, para efectuar la etiqueta con número de identificación, por cada bien mueble.
5 Da de alta dicho bien en el Inventario de bienes muebles
6
Elabora resguardos de acuerdo a la asignación correspondiente Resguardo del Área correspondiente
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DIAGRAMA DE FLUJO Recepción y Registro del Inventario de Bienes Muebles. DPTO ADMINISTRATIVO
PROVEEDOR
AREA SOLICITANTE
7 Procede a la entrega de los bienes al personal asignado.
8 Firma el resguardo correspondiente. Resguardo
9 Recibe los resguardos y archiva Resguardo
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PROCEDIMIENTO:
Recepción y Registro del Inventario de Bienes Muebles.
AREA QUE EJECUTA:
Departamento Administrativo
RESPONSABLE
ACTIVIDAD NÚMERO
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD
FORMA O DOCUMENTO
Entrega los bienes que la Comisión ha adquirido a través del procedimiento de adjudicación correspondiente.
PROVEEDOR
1
PROVEEDOR
2
Entrega Factura.
Factura
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
Recibe los bienes y los coteja, de acuerdo a la factura.
Factura
3
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
5
FORMATO Verifica el número de inventario que Registro de Bienes les corresponde, para efectuar la Muebles. etiqueta con número de identificación, por cada bien mueble. Nota: Anexo formato de Registro de Bienes Muebles, el cuál especifica el número de Inventario, características, área de adscripción, etc. Da de alta dicho bien en el Inventario de bienes muebles.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
6
Elabora resguardos de acuerdo a la asignación correspondiente.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO 4
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
7
Procede a la entrega de los bienes al personal asignado.
ÀREA USUARIA
8
Firma el resguardo correspondiente.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
9
Resguardo del Área correspondiente.
Resguardo Resguardo
Recibe los resguardos y archiva. FIN DEL PROCEDIMIENTO
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DIAGRAMA DE FLUJO ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS BAJO LA MODALIDAD DE ADJUDICACIÓN DIRECTA ÁREA SOLICITANTE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
INICIO 1 Cuando la Adjudicación sea mayor $10,000.00 y hasta el máximo establecido en la normatividad aplicable Elabora “Solicitud de Material” para la solicitud de bienes y servicios, anexa cuando menos 3 cotizaciones que ampara los bienes o servicios solicitados y lo envía al Departamento Administrativo. Solicitud de Material
¿Cumple con los requisitos?
2 Devuelve la documentación a la Área Solicitante
NO
Solicitud de Material
3 Firma y sella de recibido copia de la requisición, y entrega acuse al Área Solicitante y separa una copia para archivo
SI
Solicitud de Material
4 Analiza las cotizaciones Cotizaciones
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62
DIAGRAMA DE FLUJO ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS BAJO LA MODALIDAD DE ADJUDICACIÓN DIRECTA AUXILIAR ADMINISTRATIVO
5
OFERENTE (PROVEEDOR)
Selecciona y adjudica al oferente con las mejores condiciones de precio, calidad, pago, garantía y tiempo de entrega
6 Elabora la “Orden de Compra Orden de Compra
7 Comunica telefónicamente al proveedor que pase con Auxiliar del Departamento de Administrativo a recoger la Orden de Compra o en su caso envía pedido vía fax tratándose de proveedores foráneos.
8
Orden de Compra
Recibe la Orden de Compra (pedido), elabora factura y procede a surtir los artículos, en el domicilio de la dependencia o entidad solicitante Orden de Compra
Cumplen los bienes o servicios con las características requeridas?
NO Rechaza factura y/o los Bienes y no los recibe hasta que se cumpla con los requisitos y condiciones pactadas. Se remite a la actividad No. 8 Factura y/o Bien
SI Se remite al Procedimiento Recepción de Facturas para Pago a Proveedores y/o Prestadores de Servicios.
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PROCEDIMIENTO:
Adquisición de Bienes y Servicios bajo la modalidad de Adjudicación Directa.
AREA QUE EJECUTA:
Departamento Administrativo
RESPONSABLE
ACTIVIDAD NÚMERO
ÁREA SOLICITANTE 1
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD Cuando la Adjudicación sea mayor $10,000.00 y hasta el máximo establecido en la normatividad aplicable Elabora “Solicitud de Material” para la solicitud de bienes y servicios, anexa cuando menos 3 cotizaciones que ampara los bienes o servicios solicitados y lo envía al Departamento Administrativo.
FORMA O DOCUMENTO Solicitud de Material
Cumple con los requisitos? DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Auxiliar Administrativo DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Auxiliar Administrativo
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Auxiliar Administrativo DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Auxiliar Administrativo
No 2
3
Devuelve la documentación a la Área Solicitante Si Firma y sella de recibido copia de la requisición, y entrega acuse al Área Solicitante y separa una copia para archivo. analiza las cotizaciones.
Solicitud de Material Solicitud de Material
Cotizaciones
4
5
Selecciona y adjudica al oferente con las mejores condiciones de precio, calidad, pago, garantía y tiempo de entrega. Elabora la “Orden de Compra”
6 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Auxiliar Administrativo
7
OFERENTE (PROVEEDOR)
8
Comunica telefónicamente al proveedor que pase con Auxiliar del Departamento de Administrativo a recoger la Orden de Compra o en su caso envía pedido vía fax tratándose de proveedores foráneos. Recibe la Orden de Compra (pedido), elabora factura y procede a surtir los artículos, en el domicilio de la dependencia o entidad solicitante.
Orden de Compra
Orden de Compra
Orden de Compra
Cumplen los bienes o servicios con las MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
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características requeridas? No DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
9
(Auxiliar de Administración)
Rechaza factura y/o los Bienes y no los Factura y/o Bienes recibe hasta que se cumpla con los requisitos y condiciones pactadas. Se remite a la actividad No. 8 Si
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar de Administración)
10
Se remite al Procedimiento Recepción de Facturas para Pago a Proveedores y/o Prestadores de Servicios.
NOTA: Tratándose de bienes inventariables, se envía mediante oficio firmado, factura original y póliza de garantía al Jefe del Departamento Administrativo para su registro y control, tramitando el pago con copia fotostática de la factura. FIN DEL PROCEDIMIENTO
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65
DIAGRAMA DE FLUJO LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES (Activos Fijos)
JEFE DEL DPTO ADMINISTRATIVO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
INICIO
1 Instruye a Auxiliar Administrativo, para llevar acabo el levantamiento del Inventario Físico de Activo Fijo y conciliar los registros contables contra el control físico de los bienes.
2 Elabora oficio y recaba firma del Comisionado Presidente, para notificar al Jefe del Departamento Administrativo y a cada uno de los trabajadores, acerca del Calendario para el levantamiento del Inventario Físico de Bienes de Activo Fijo. Turna oficio
Oficio
3 Conforme a las fechas del Calendario, emite y turna el “Reporte de Inventario”, por cada trabajador del área correspondiente, conteniendo en cada caso los bienes de activo fijo bajo su resguardo.
Reporte de Inventario 4 Inicia el levantamiento del Inventario Físico de los Bienes de Activo Fijo, realizando su recorrido por las instalaciones de la Comisión, con el apoyo del personal de la Oficina de existencias con el objeto de identificar y ubicar los bienes descritos en el “Reporte de Inventario”.
Reporte de Inventario
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66
DIAGRAMA DE FLUJO LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES (Activos Fijos)
JEFE DEL DPTO ADMINISTRATIVO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
5 Verifica que los datos del “Reporte de Inventario” coincidan con los de los bienes encontrados en el área respectiva
Reporte de Inventario
¿ Coinciden?
NO 6
Registra a mano en el “Reporte de Inventario” correspondiente, los cambios y diferencias encontradas tras el recorrido. Esto incluye errores en los datos propios del bien, tales como números de serie o inventario, modelo, características, entre otros. También incluye los bienes faltantes que resulten
SI 7
Procesa las modificaciones derivadas del paso anterior, y emite las actualizaciones del “Reporte de Inventario” por trabajador. Reporte de Inventario
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DIAGRAMA DE FLUJO LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES (Activos Fijos)
USUARIO RESGUARDATORIO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
8 Una vez concluida la revisión de todos los bienes de activo fijo del área de que se trate, elabora el reporte denominado “Relación de bienes de activo fijo faltantes” para el caso de faltantes. Relación de bienes de activo fijo faltantes
9 Solicita por escrito al usuario resguardatario que presente los bienes faltantes en un plazo no mayor de 5 días hábiles
10 Procede a la búsqueda exhaustiva de los bienes faltantes.
11 Verifica si son presentados los bienes faltantes por el usuario?
NO 12 Elabora el formato “Aviso de faltantes de bienes patrimoniales” y recaba acta administrativa circunstanciada levantada por el usuario y turna ambas al Departamento Jurídico, para que proceda en el ámbito de su competencia. Aviso de faltantes de bienes patrimoniales Acta Administrativa Circunstanciada
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DIAGRAMA DE FLUJO LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES (Activos Fijos)
DEPARTAMENTO JURÍDICO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
13 NO Procede conforme a la normatividad, determinando si aplica la baja o el bien, el cargo contable a deudores diversos correspondientes al trabajador y el bien no identificado bajo su resguardo
SI 14 Una vez analizado el contenido, recaba firma de conformidad de los resguardatarios de los bienes de activo fijo en la impresión definitiva de “Reporte de Inventario” .
15 Elabora o imprime el formato “Inventario de Activo Fijo” (con base en la actualización de datos derivados del inventario de activo fijo llevado a cabo) Activo Fijo
16 Solicita al jefe del Departamento Administrativo, el reporte de auxiliares de las cuentas de activo fijo a la fecha, con la finalidad de hacer una conciliación (confronta documental) entre los registros contables y el resultado del inventario físico de los bienes de activo fijo. Reporte de Auxiliares de las cuentas de Activo Fijo
17 Verifica que coincidan los importes y clasificación de bienes de activo fijo, entre el “Inventario de Activo Fijo” y los reportes de auxiliares del periodo (semestre)
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DIAGRAMA DE FLUJO LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES (Activos Fijos)
COMISIONADO PRESIDENTE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
18 Elabora el documento denominado “Ajustes previos a la conciliación” por cuenta contable, donde se identifican y aclaran las diferencias en la aplicación de cuentas contables y/o movimientos no correspondidos o registrados en el período; turna copia al Jefe del Departamento Administrativo para que proceda a realizar los ajustes contables correspondientes. Ajustes previos a la Conciliación
19 Genera la “Conciliación de saldos físico-contable” y recaba firmas de conformidad en la Conciliación. Turna copia al jefe del Departamento Administrativo para su revisión Conciliación de saldos físicocontable
20 Una vez recabada la firma del Jefe del departamento Administrativo turna documentación al Comisionado Presidente para que haga una supervisión y autorice la conciliación respectiva.
21 Archiva los documentos soporte o trabajo del levantamiento del Inventario Físico del Activo Fijo en los expedientes de control respectivos y turna copia al Jefe del Departamento Administrativo
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PROCEDIMIENTO:
Levantamiento Físico del Inventario Bienes Muebles (Activos Fijos) .
AREA QUE EJECUTA:
Departamento Administrativo
RESPONSABLE JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
ACTIVIDAD NÚMERO
1
AUXILIAR ADMINISTRATIVO 2
JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
3
AUXILIAR ADMINISTRATIVO 4
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
5
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD
de
FORMA O DOCUMENTO
Instruye a Auxiliar Administrativo, para llevar acabo el levantamiento del Inventario Físico de Activo Fijo y conciliar los registros contables contra el control físico de los bienes. Elabora oficio y recaba firma del Oficio Comisionado Presidente, para notificar al Jefe del Departamento Administrativo y a cada uno de los trabajadores, acerca del Calendario para el levantamiento del Inventario Físico de Bienes de Activo Fijo. Turna oficio Conforme a las fechas del Calendario, Reporte emite y turna el “Reporte de Inventario”, Inventario por cada trabajador del área correspondiente, conteniendo en cada caso los bienes de activo fijo bajo su resguardo.
de
Inicia el levantamiento del Inventario Reporte Físico de los Bienes de Activo Fijo, Inventario realizando su recorrido por las instalaciones de la Comisión, con el apoyo del personal de la Oficina de existencias con el objeto de identificar y ubicar los bienes descritos en el “Reporte de Inventario”.
de
Verifica que los datos del “Reporte de Reporte Inventario” coincidan con los de los Inventario bienes encontrados en el área respectiva
de
Coinciden ? AUXILIAR ADMINISTRATIVO
6
No Registra a mano en el “Reporte de Inventario” correspondiente, los cambios y diferencias encontradas tras el recorrido. Esto incluye errores en los datos propios del bien, tales como
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
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números de serie o inventario, modelo, características, entre otros. También incluye los bienes faltantes que resulten. AUXILIAR ADMINISTRATIVO 7
AUXILIAR ADMINISTRATIVO 8
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
USUARIO RESGUARDATARIO AUXILIAR ADMINISTRATIVO
9
10
11
AUXILIAR ADMINISTRATIVO 12
DEPARTAMENTO JURÍDICO 13
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Procesa las modificaciones derivadas Reporte del paso anterior, y emite las Inventario actualizaciones del “Reporte de Inventario” por trabajador.
de
Una vez concluida la revisión de todos los bienes de activo fijo del área de que “Relación de se trate, elabora el reporte denominado bienes de activo “Relación de bienes de activo fijo fijo faltantes” faltantes” para el caso de faltantes. Solicita por escrito al usuario resguardatario que presente los bienes faltantes en un plazo no mayor de 5 días hábiles. Procede a la búsqueda exhaustiva de los bienes faltantes. Verifica si son presentados los bienes faltantes por el usuario?
No Elabora el formato “Aviso de faltantes de bienes patrimoniales” y recaba acta administrativa circunstanciada levantada por el usuario y turna ambas al Departamento Jurídico, para que proceda en el ámbito de su competencia.
“Aviso de faltantes de bienes patrimoniales” Acta Administrativa Circunstanciada
Procede conforme a la normatividad, determinando si aplica la baja o el bien, el cargo contable a deudores diversos correspondientes al trabajador y el bien no identificado bajo su resguardo.
Reporte Inventario
Si 14
de
Una vez analizado el contenido, recaba firma de conformidad de los resguardatarios de los bienes de activo fijo en la impresión definitiva de “Reporte de Inventario” . AUXILIAR
Elabora
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
o
imprime
el
formato “Inventario PÁGINA
de
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ADMINISTRATIVO 15
AUXILIAR ADMINISTRATIVO 16
AUXILIAR ADMINISTRATIVO 17
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
COMISIONADO PRESIDENTE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
“Inventario de Activo Fijo” (con base en Activo Fijo” la actualización de datos derivados del Inventario de activo fijo llevado a cabo. Solicita al Jefe del Departamento Administrativo, el reporte de auxiliares de las cuentas de activo fijo a la fecha, con la finalidad de hacer una conciliación (confronta documental) entre los registros contables y el resultado del inventario físico de los bienes de activo fijo.
Reporte de Auxiliares de las cuentas de Activo Fijo
Verifica que coincidan los importes y clasificación de bienes de activo fijo, entre el “Inventario de Activo Fijo” y los reportes de auxiliares del periodo (semestre):
18
Si Elabora el documento denominado “Ajustes previos a la conciliación” por cuenta contable, donde se identifican y aclaran las diferencias en la aplicación de cuentas contables y/o movimientos no correspondidos o registrados en el periodo; turna copia al Jefe del Departamento Administrativo para que proceda a realizar los ajustes contables correspondientes. Genera la “Conciliación de saldos físico-contable” y recaba firmas 19 de conformidad en la conciliación. Turna copia al Jefe del Departamento Administrativo para su revisión. Una vez recabada la firma del Jefe del departamento Administrativo turna documentación al Comisionado 20 Presidente para que haga una supervisión y autorice la conciliación respectiva. Archiva los documentos soporte o de 21 trabajo del levantamiento del Inventario Físico de Activo Fijo en los expedientes de control respectivos y turna copia al Jefe del Departamento Administrativo. FIN DEL PROCEDIMIENTO
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“Ajustes previos a la conciliación”
“Conciliación de saldos físicocontable”
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DIAGRAMA DE FLUJO REGISTRO DE SALIDA Y ENTRADA DE BIENES MUEBLES PARA SU REPARACIÓN
ÁREA SOLICITANTE
DPTO ADMINISTRATIVO
INICIO
1 Solicita la salida de cualquier bien mueble propiedad de la Comisión para su reparación, mencionando el número de Inventario, características principales, así como los componentes que lo integran. El Jefe del Departamento Administrativo tramita lo necesario para su reparación. Solicitud de Salida de bienes muebles.
2 Verifica que el bien que sale para su reparación, corresponde a la salida que se informo, firma de conformidad. Solicitud de salida de bienes muebles
3
Archiva la salida correspondiente junto al resguardo del bien y da el seguimiento necesario hasta su regreso. Solicitud de salida de bienes muebles
4
Informa al Auxiliar del Departamento Administrativo para que esté pendiente
5 Informa al Jefe del Departamento Administrativo la llegada del bien después de su reparación. Solicitud de salida de bienes muebles
6 Verifica físicamente el bien a su entrada, en el área asignada, firmando de conformidad
7
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
Archiva la solicitud de salina de bienes de muebles correspondiente.
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74
PROCEDIMIENTO:
Registro de Salida y Entrada de Bienes Muebles para su reparación.
AREA QUE EJECUTA:
Departamento Administrativo
RESPONSABLE
ACTIVIDAD NÚMERO
ÀREA SOLICITANTE 1
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
2
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
3
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
4
ÀREA SOLICITANTE 5 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
6
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
7
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD
FORMA O DOCUMENTO
solicita la salida de cualquier bien mueble propiedad de la Comisión para Solicitud de salida su reparación, mencionando el número de bines muebles de Inventario, características principales, así como los componentes que lo integran. El Jefe del Departamento Administrativo tramita lo necesario para su reparación. Verifica que el bien que sale para su reparación, corresponde a la salida que se informo, firma de conformidad. Archiva la salida correspondiente junto al resguardo del bien y da el seguimiento necesario hasta su regreso. Informa al Auxiliar del Departamento Administrativo para que esté pendiente del pago correspondiente. Informa al Jefe del Departamento Administrativo la llegada del bien después de su reparación. Verifica físicamente el bien a su entrada, en el área asignada, firmando de conformidad. Archiva la solicitud de salida de bines muebles correspondiente.
Solicitud de salida de bines muebles Solicitud de salida de bines muebles
Solicitud de salida de bines muebles Solicitud de salida de bines muebles Solicitud de salida de bines muebles
FIN DEL PROCEDIMIENTO
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75
DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DE PEQUEÑAS HERRAMIENTAS AUXILIAR ADMINISTRATIVO
INICIO 1 Revisa y controla el material y las herramientas disponibles en almacén
¿Hay existencia de los materiales y/o herramientas de las que el trabajador solicita y/o necesita?
NO 2 Solicita los materiales y pequeñas herramientas al proveedor seleccionado Solicitud de Material
3 Recibe factura, materiales y controla los materiales, así como de la distribución de las mismas a los distintos trabajadores. Solicitud de Material
SI 4
FIN DEL PROCEDIMIENTO
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76
PROCEDIMIENTO: AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
Control de Pequeñas Herramientas. Departamento Administrativo
ACTIVIDAD NÚMERO
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD
FORMA O DOCUMENTO
Revisa y controla el material y las herramientas disponibles en almacén. 1
(Auxiliar Administrativo)
¿Hay existencia de los materiales y/o herramientas de las que el trabajador solicita y/o necesita? DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
No. 2
(Auxiliar Administrativo) DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO 3 (Auxiliar Administrativo)
Solicitud material
de
Solicitud Recibe factura, materiales y controla los material materiales, así como de la distribución de las mismas a los distintos trabajadores.
de
Solicita los materiales y pequeñas herramientas al proveedor seleccionado
Si. 4
Fin del procedimiento FIN DEL PROCEDIMIENTO
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77
DIAGRAMA DE FLUJO CONTRAPARTIDA JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
INICIO
1
Recibe los Bienes Muebles e Inmuebles
2 Contabilizar inmediatamente cargo al capítulo 5000 bienes muebles; con abono a bancos.
3 Reflejar en el Registro Contable, cargo al activo fijo con abono a patrimonio
4 Trimestralmente conciliar los saldos de las cuentas de Activo Fijo contra Patrimonio.
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78
PROCEDIMIENTO: AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
CONTRAPARTIDA Departamento Administrativo
ACTIVIDAD NÚMERO
JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
1
JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
2
JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
3
JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
4
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD Recibe los Inmuebles
Bienes
Muebles
FORMA O DOCUMENTO e
Contabilizar inmediatamente cargo al capítulo 5000 bienes muebles; con abono a bancos. Reflejar en el Registro Contable, cargo al activo fijo con abono a patrimonio.
Trimestralmente conciliar los saldos de las cuentas de Activo Fijo contra Patrimonio. FIN DEL PROCEDIMIENTO
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DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DEL EJERCICIO PRESUPUESTAL
DEPTO. ADMINISTRATIVO (AUX)
DEPTO. ADMINISTRATIVO
PLENO DE LA COMISIÓN
INICIO
1 Conforme al presupuesto autorizado por capítulo y partidas, así como a los registros contables correspondientes determinar mes a mes variaciones presupuéstales (absolutas y relativas) para remitirlas al Jefe del departamento Administrativo. Formato de variaciones presupuéstales
2 Revisión y análisis de variaciones presupuéstales para dar a conocer a los Comisionados el comportamiento del presupuesto y sus consideraciones respecto a las modificaciones presupuestales requeridas para su aprobación. Formato de variaciones presupuéstales
3 Revisión y análisis de las variaciones presupuéstales para su aprobación. Acuerdo de aprobación
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PROCEDIMIENTO: AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
Control del Ejercicio Presupuestal Departamento Administrativo
ACTIVIDAD NÚMERO
1
(Aux. de Administración) DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
2
Pleno de la Comisión 3
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD Conforme al presupuesto autorizado por capítulo y partidas, así como a los registros contables correspondientes determinar mes a mes variaciones presupuéstales (absolutas y relativas) para remitirlas al Jefe del departamento Administrativo. Revisión y análisis de variaciones presupuéstales para dar a conocer a los Comisionados el comportamiento del presupuesto y sus consideraciones respecto a las modificaciones presupuéstales requeridas para su aprobación. Revisión y análisis de las variaciones presupuéstales discusión y aprobación.
FORMA O DOCUMENTO Formato de variaciones presupuestales
Formato de variaciones presupuéstales
Acuerdo de aprobación
Fin del procedimiento
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DIAGRAMA DE FLUJO INTEGRACIÓN Y ELABORACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL
SECRETARIO EJECUTIVO
JEFES DE DEPARTAMENTO
INICIO 1 Solicita a cada uno de los Departamentos la elaboración del Programa Operativo Anual (POA) Programa Operativo Anual
2 Reciben la indicación y proceden a recabar la información solicitada
3 Entregan en tiempo y forma la información al Secretario Ejecutivo
4 Recibe y revisa que la información esté debidamente requisitada
¿La información es correcta?
NO
SI
5 Regresa la información a la/s área/s correspondientes, con las debidas observaciones para su corrección
Pasa a la actividad 9
6 Reciben la documentación, proceden a realizar las correcciones y entregan al Secretario Ejecutivo. Regresa al punto 4.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
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DIAGRAMA DE FLUJO INTEGRACIÓN Y ELABORACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL
SECRETARIO EJECUTIVO
COMISIONADO PRESIDENTE
JEFES DE DEPARTAMENTO
SI
97
Integra la información y elabora propuesta del Programa Operativo Anual y lo turna al Comisionado Presidente. Programa Operativo Anual
11 8 Revisa la propuesta del Programa Operativo Anual y cita a los de Jefes de Departamento a reunión Administrativa para tratar su contenido y definirlo.
129 Se reúnen en junta Administrativa con los Comisionados, revisan y definen los contenidos del POA.
13 10 Una vez analizado el Programa Operativo Anual lo turnan al Secretario Ejecutivo, con sus respectivas modificaciones, en caso de que las hubiese.
13 11 Una vez analizado el Programa Operativo Anual lo turnan al Secretario Ejecutivo, con sus respectivas modificaciones, en caso de que las hubiese. Programa Operativo Anual
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DIAGRAMA DE FLUJO INTEGRACIÓN Y ELABORACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL
SECRETARIO EJECUTIVO
PLENO DE LA COMISIÓN
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
JEFES DE DEPARTAMENTO
Elabora la propuesta del 15 12 Programa Operativo Anual y turnar al Comisionado Presidente para su autorización.
13 Aprueba el Programa Operativo Anual y turna al Jefe del Departamento administrativo y Secretario Ejecutivo.
Programa Operativo Anual
14 Envían al Secretario Ejecutivo el día primero de cada mes, el formatos seguimiento al “POA” especificando Seguimiento POA
15 15 Recibe formatos y analiza el avance programático de cada área. Seguimiento POA
al
16 Recibe formatos, revisa y turna al Departamento Administrativo. Seguimiento POA
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al
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al
PROCEDIMIENTO:
Integración y Elaboración del programa operativo Anual.
AREA QUE EJECUTA:
Departamento Administrativo
RESPONSABLE
ACTIVIDAD NÚMERO
SECRETARIO EJECUTIVO
1
JEFES DE DEPARTAMENTO
2
JEFES DE DEPARTAMENTO
3
SECRETARIO EJECUTIVO
4
SECRETARIO EJECUTIVO 5
JEFE DE DEPARTAMENTO
6
SECRETARIO EJECUTIVO
7
COMISIONADO PRESIDENTE
8
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD Solicita a cada uno de los Departamentos la elaboración del Programa Operativo Anual (POA)
FORMA O DOCUMENTO Programa Operativo Anual
Reciben la indicación y proceden a recabar la información solicitada. Entregan en tiempo y forma la información al Secretario Ejecutivo. Recibe y revisa que la información esté debidamente requisitada. ¿La información es correcta. No Regresa la información a la/s área/s correspondiente/s, con las debidas observaciones para su corrección. Reciben la documentación, proceden a realizar las correcciones y entregan al Secretario Ejecutivo. Regresa al punto 4. Si Integra la información y elabora propuesta del Programa Operativo Anual y lo turna al Comisionado Presidente.
Programa Operativo Anual
Revisa la propuesta del Programa Operativo Anual y cita a los de Jefes de Departamento a reunión Administrativa para tratar su contenido y definirlo.
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JEFES DE DEPARTAMENTO
9
JEFES DE DEPARTAMENTO
10
SECRETARIO EJECUTIVO
11
DEPARTAMENTO ADMINSITRATIVO
12
PLENO DE LA COMISIÓN 13 JEFES DE DEPARTAMENTO 14
SECRETARIO EJECUTIVO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
15 16
Se reúnen en junta administrativa con los Comisionados, revisan y definen los contenidos del POA. Una vez analizado el Programa Operativo Anual lo turnan al Secretario Ejecutivo, con sus respectivas modificaciones, en caso de que las hubiese. El Secretario Ejecutivo analizará e integrará la información que se requiera para turnarlo Elabora la propuesta del Programa Operativo Anual y turnar al Comisionado Presidente para su autorización. Aprueba el Programa Operativo Anual y turna al Jefe del Departamento administrativo y Secretario Ejecutivo. Envían al Secretario Ejecutivo el día primero de cada mes, el formatos seguimiento al “POA” especificando porcentajes de avance alcanzados en cada una de las actividades. Recibe formatos, revisa y turna al Departamento Administrativo. Recibe formatos y analiza el avance programático de cada área. FIN DEL PROCEDIMIENTO
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Programa Operativo Anual
Programa Operativo Anual
seguimiento al “POA”
seguimiento al “POA” seguimiento al “POA”
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DIAGRAMA DE FLUJO CONCILIACIÓN DE NÓMINA Y REGISTROS CONTABLES AUXILIAR ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
INICIO
1 Inicia el proceso de elaboración de nómina, contempla el sueldo base y procede a realizar el cálculo correspondiente al periodo.
2 Captura las demás prestaciones y renumeraciones del personal.
3 Inicia el proceso de calculo de prenómina.
4 Informa al Jefe del Departamento Administrativo la finalización del cálculo de pre-nómina. Nómina
5 Revisa el calculo de la pre-nómina, observando que los pagos efectuados por alta, percepciones y deducciones de ley, pagos extraordinarios, se hayan calculado de manera correcta, conciliando las cifras de nómina, con las cifras de la quincena inmediata anterior. Nómina
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DIAGRAMA DE FLUJO CONCILIACIÓN DE NÓMINA Y REGISTROS CONTABLES AUXILIAR ADMINISTRATIVO JEFE DE DPTO. ADMINISTRATIVO
¿Es correcta la Nómina?
NO
6 Indica correcciones al Auxiliar Administrativo. Nómina
SI
7 Valida el cálculo de la nómina y realiza la transferencia electrónica indica al Auxiliar del Departamento Administrativo elabore recibos de nómina y en caso de ser necesario los cheques correspondientes. Nómina
8 Elabora cheques, recibos de nómina y recaba de los trabajadores su firma Nómina Póliza
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DIAGRAMA DE FLUJO
CONCILIACIÓN DE NÓMINA Y REGISTROS CONTABLES AUXILIAR ADMINISTRATIVO
JEFE DE DPTO. ADMINISTRATIVO
9 Entrega recibos a cada uno de los trabajadores, archiva e informa al Jefe del departamento Administrativo finalización del procedimiento. Recibos de Nómina
10 Realiza los registros contables correspondientes de nómina
11 Concilia saldos entre nóminas y los registros contables, en caso de haber diferencia le indica al Auxiliar del Departamento Administrativo proceda a su corrección.
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PROCEDIMIENTO:
Conciliación de nómina y registros contables Departamento Administrativo
AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
ACTIVIDAD NÚMERO
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
1
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
2
Captura las demás prestaciones y renumeraciones del personal.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
3
Inicia el proceso de calculo de prenómina.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
4
JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
AUXILIAR DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
5
FORMA O DOCUMENTO
Inicia el proceso de elaboración de nómina, contempla el sueldo base y procede a realizar el cálculo correspondiente al periodo.
Informa al Jefe del Departamento Administrativo la finalización del cálculo de pre-nómina. Revisa el calculo de la pre-nómina, observando que los pagos efectuados por alta, percepciones y deducciones de ley, pagos extraordinarios, se hayan calculado de manera correcta, conciliando las cifras de nómina, con las cifras de la quincena inmediata anterior.
Nómina
Nómina
¿ Es Correcta la nómina ? 6
7
No. Indica correcciones al Auxiliar Administrativo. Si. Valida el cálculo de la nómina y realiza la transferencia electrónica indica al Auxiliar del Departamento Administrativo elabore recibos de nómina y en caso de ser necesario los cheques correspondientes. Elabora cheques, recibos de nómina y recaba de los trabajadores su firma.
Nómina
Nómina
Cheque, Nómina Recibos
8
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AUXILIAR DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO AUXILIAR DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTARTIVO
9
10
11
Entrega recibos a cada uno de los trabajadores, archiva e informa al Jefe del departamento Administrativo finalización del procedimiento. Realiza los registros contables correspondientes de nómina.
Recibos de Nómina
Concilia saldos entre nóminas y los registros contables, en caso de haber diferencia le indica al Auxiliar del Departamento Administrativo proceda a su corrección. FIN DEL PROCEDIMIENTO
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DIAGRAMA DE FLUJO SOLICITUD DE MATERIALES Y SUMINISTROS AREA SOLICITANTE AUXILIAR ADMINISTRATIVO
INICIO
1 Solicita los requerimientos mediante el formato “Solicitud de Material”
Solicitud de material 2 Captura las demás prestaciones y renumeraciones del personal.
Solicitud de material ¿Hay Existencias?
No Pasa a actividad 5
4 Recibe bienes solicitados junto con copias de la “Solicitud” y de la “Nota de Salida del Almacén”. Se remite al fin del Procedimiento.
Si Atiende “Solicitud de Material”, elabora la “Nota de Salida del Almacén”, recaba firma de acuse de recibo en “Nota” , entrega los bienes junto con copia de la “Solicitud” y de la “Nota”, archiva documentos.
3
Solicitud de material, Nota salida de Almacén
Solicitud de material, Nota salida de Almacén
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DIAGRAMA DE FLUJO
SOLICITUD DE MATERIALES Y SUMINISTROS AREA SOLICITANTE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
5 Elabora “Orden de Compra” con los datos y características de los Bienes y/o Servicios que se requieren, con firma del Titular del área solicitante y de autorización del Jefe Administrativo. Orden de Compra
6 Efectúa la adquisición de los Bienes, entregando “Orden de Compra” a Proveedor seleccionado. Orden de Compra
7 Revisa que la factura cumpla con los requisitos fiscales: a) Nombre b) Domicilio c) Fecha d) Importe con número y letra e) IVA desglosado f) RFC y que los Materiales entregados por el Proveedor cumplan con las características y condiciones especificaciones en “Orden de Compra” Factura, bienes solicitados
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DIAGRAMA DE FLUJO
SOLICITUD DE MATERIALES Y SUMINISTROS AREA SOLICITANTE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
¿Cumplen con las características requeridas?
No
Si 8
9 Recibe factura y/o los Bienes que cumplieron con los requisitos y condiciones pactadas; sella de recibo la “Factura” correspondiente y paga al Proveedor en efectivo por los Bienes o Servicios recibidos, coloca folio y cancela con sello de “PAGADO” toda la documentación soporte de la adqui
Rechaza factura y/o los Bienes y no los recibe hasta que se cumpla con los requisitos y condiciones pactadas. Se remite a la actividad No. 7 Corrección.
Factura, bienes solicitados 10
Surte al área solicitante los Bienes solicitados, acompaña la Solicitud de Material para cotejar y distribuye la Nota de Salida. Solicitud de Material, Nota de salida
11 Recibe bienes solicitados junto con copias de la “Solicitud de Material ” y de la “Nota de Salida y verifica que el abastecimiento sea correcto, de acuerdo a la solicitud de material.
Solicitud de Material, Nota de salida
¿Cumplen con las características requeridas?
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DIAGRAMA DE FLUJO
SOLICITUD DE MATERIALES Y SUMINISTROS AREA SOLICITANTE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Si No 12
13 Devuelve el material al departamento Administrativo.
Utiliza el material para el fin requerido. “PAGADO” toda la documentación soporte de la adquisición.
Se remite a la actividad No. 8
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PROCEDIMIENTO: AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
Solicitud de materiales y suministros Departamento Administrativo
ACTIVIDAD NÚMERO
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD Solicita los requerimientos mediante el formato “Solicitud de Material”
ÁREA SOLICITANTE
FORMA O DOCUMENTO Solicitud Material
de
Recibe original y copia de la Solicitud “Solicitud del Material” debidamente Material requisitada: verifica existencia y determina:
de
1
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar Administración
2
de
¿ Hay existencias ? Si 3
ÁREA SOLICITANTE
4
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar Administración)
5 de
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO 6 (Auxiliar Administración)
Solicitud de Atiende “Solicitud de Material”, Material elabora la “Nota de Salida del Almacén”, recaba firma de acuse de Nota de Salida recibo en “Nota” , entrega los bienes de Almacén junto con copia de la “Solicitud” y de la “Nota”, archiva documentos.
Recibe bienes solicitados junto con copias de la “Solicitud” y de la “Nota de Salida del Almacén”. Se remite al fin del Procedimiento.
Solicitud de Material, Nota de Salida de Almacén
No Elabora “Orden de Compra” con los Orden datos y características de los Bienes Compra y/o Servicios que se requieren, con firma del Titular del área solicitante y de autorización del Jefe Administrativo.
de
Efectúa la adquisición de los Bienes, entregando “Orden de Compra” a Orden de compra Proveedor seleccionado.
de Revisa que la factura cumpla con los
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DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO 7 (Auxiliar Administración)
de
requisitos fiscales: a) Nombre b) Domicilio c) Fecha d) Importe con número y letra e) IVA desglosado f) RFC y que los Materiales entregados por el Proveedor cumplan con las características y condiciones especificaciones en “Orden de Compra”
Factura, Materiales solicitados
Cumplen los bienes o servicios con las características requeridas? No DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar Administración)
8 de
Rechaza factura y/o los Bienes y no Factura y/o los recibe hasta que se cumpla con los requisitos y condiciones pactadas. Materiales Se remite a la actividad No. 7 solicitados Si
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar Administración)
9 de
10 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar Administración)
11
12 13
ÁREA SOLICITANTE DEPARTAMENTO
Factura y/o Materiales solicitados
Solicitud de Material, Nota de Salida
de
ÁREA SOLICITANTE
ÁREA SOLICITANTE
Recibe factura y/o los Bienes que cumplieron con los requisitos y condiciones pactadas; sella de recibo la “Factura” correspondiente y paga al Proveedor en efectivo por los Bienes o Servicios recibidos, coloca folio y cancela con sello de “PAGADO” toda la documentación soporte de la adquisición. Surte al área solicitante los Bienes solicitados, acompaña la Solicitud de Material para cotejar y distribuye la Nota de Salida.
Recibe bienes solicitados junto con de copias de la “Solicitud de Material ” y Solicitud de la “Nota de Salida y verifica que el Material abastecimiento sea correcto, de Nota de Salida acuerdo a la solicitud de material. Si. Utiliza el material para el fin requerido. No. Devuelve el material al departamento Administrativo.
14
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Se remite a la actividad No. 8
ADMINISTRATIVO (Auxiliar Administración)
de FIN DEL PROCEDIMIENTO
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DIAGRAMA DE FLUJO REPARACIÓN DE VEHÍCULOS Y APLICACIÓN DE BITÁCORA CHOFER DEPARTAMENTO AUXILIAR ADMINISTRATIVO ADMINISTRATIVO
INICIO 1 Elabora solicitud de mantenimiento requiriendo al Departamento de Administración el servicio de reparación especificado del vehículo y la aplicación de bitácora. Solicitud de mantenimiento
2 Recibe la solicitud, verifica en el control de vehículos que la unidad sea propiedad de la Comisión. Turna al Auxiliar Administrativo Solicitud de mantenimiento
¿Es monto mayor a $10,000?
No
3 Pasa a actividad 7
4
Si Solicita cotización a los talleres, en su caso envía la unidad. Cotizaciones
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DIAGRAMA DE FLUJO
SOLICITUD DE MATERIALES Y SUMINISTROS PROVEEDOR
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
5 Recibe las cotizaciones de los talleres. Cotizaciones
6 Analiza las cotizaciones, selecciona el taller que ofrezca las mejores condiciones, afecta al Cotizaciones
7 Elabora la orden de servicio y entrega copia al taller seleccionado. Orden de Servicio
8 Repara el vehículo prepara la factura y la entrega junto con el vehículo. Factura
9 Elabora la póliza contable registra y cheque.
Póliza, Cheque
Recibe el vehículo y registra el servicio proporcionado en la bitácora del mismo.
10
Bitácora
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PROCEDIMIENTO:
Reparación de vehículos y aplicación de bitácora Departamento Administrativo
AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
ACTIVIDAD NÚMERO
CHOFER
1 JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
2
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD
FORMA O DOCUMENTO Elabora solicitud de mantenimiento Solicitud de requiriendo al Departamento de Mantenimiento Administración el servicio de reparación especificado del vehículo y la aplicación de bitácora. de Recibe la solicitud, verifica en el Solicitud control de vehículos que la unidad Mantenimiento sea propiedad de la Comisión. Turna al Auxiliar Administrativo ¿Es monto mayor a $10,000.00?
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
3
No. Continuar con la actividad No. 7.
(Auxiliar de Administración) DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
4
Sí. Solicita cotización a los talleres, en su caso envía la unidad.
(Auxiliar de Administración) DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
5
Recibe las cotizaciones de los talleres.
(Auxiliar de Administración) DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
6
(Auxiliar de Administración) DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
7
(Auxiliar Administración)
de
PROVEEDOR 8 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO 9 (Auxiliar
Cotizaciones
Analiza las cotizaciones, selecciona el taller que ofrezca las mejores condiciones, afecta al presupuesto. Elabora la orden de servicio y entrega copia al taller seleccionado.
Repara el vehículo prepara la factura y la entrega junto con el vehículo.
Orden Servicio
de
Factura
Elabora la póliza contable registra y cheque.
de
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Administración) DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar Administración)
10 de
Recibe el vehículo y registra el servicio proporcionado en la bitácora del mismo.
Bitácora
Termina el Procedimiento.
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TRABAJADOR
DIAGRAMA DE FLUJO SOLICITUD DE VIATICOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO
INICIO 1 Solicita “Pliego de Comisión” para viáticos, indica el lugar, objeto de comisión, modalidad de transporte utilizado. Turna al Auxiliar Administrativo Pliego de Comisión
2 Elabora “Pliego de Comisión” asigna la cantidad que corresponde con respecto a los lineamientos de viáticos, (si requiere gasolina, asigna gasolina). Pliego de Comisión
3 Turna al Jefe del Departamento Administrativo para su revisión y al Comisionado Presidente para su autorización.
¿Es monto mayor a $10,000?
No
4 Se remite a la actividad 2
Si
5 Entrega la cantidad correspondiente al trabajador y elabora vale provisional de caja Vale caja
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DIAGRAMA DE FLUJO SOLICITUD DE VIÁTICOS TRABAJADOR SOLICITANTE AUXILIAR ADMINISTRATIVO
6 Recibe el monto correspondiente, firma vale provisional de caja, realiza la comisión. Vale provisional caja
7 Recibe y revisa facturas o notas comprobatorias, afecta el fondo revolverte la partida de “Viáticos de Servidores Públicos” Facturas
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PROCEDIMIENTO: AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
Solicitud de Viáticos Departamento Administrativo
ACTIVIDAD NÚMERO
TRABAJADOR 1 DEPARTAMENTO ADMINSITARTIVO Auxiliar Administrativo DEPARTAMENTO ADMINSITARTIVO Auxiliar Administrativo
2
3
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD
FORMA DOCUMENTO Solicita “Pliego de Comisión” para viáticos, “Pliego indica el lugar, objeto de comisión, modalidad Comisión” de transporte utilizado. Turna al Auxiliar Administrativo Elabora “Pliego de Comisión” , asigna la “Pliego cantidad que corresponde con respecto a los Comisión” lineamientos de viáticos, (si requiere gasolina, asigna gasolina). Turna al Jefe del Departamento Administrativo “Pliego para su revisión y al Comisionado Presidente Comisión” para su autorización.
O de
de
de
Están correctos los datos? DEPARTAMENTO ADMINSITARTIVO Auxiliar Administrativo DEPARTAMENTO ADMINSITARTIVO Auxiliar Administrativo TRABAJADOR
4
No. Se remite a la actividad 2
5
Si. Entrega la cantidad correspondiente al Vale Provisional de trabajador y elabora vale provisional de caja Caja
6
7
Recibe el monto correspondiente, firma vale Vale Provisional de provisional de caja, realiza la comisión. Caja Una vez realizada la comisión entrega al Auxiliar Administrativo las facturas o notas de los gastos erogados. Recibe y revisa facturas o notas Facturas, Notas, comprobatorias, afecta el fondo revolverte la partida de “Viáticos de Servidores Públicos” Archiva. FIN DEL PROCEDIMIENTO
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DIAGRAMA DE FLUJO SERVICIO DE MANTENIMIENTO Y CONSERVACIÓN TRABAJADOR AUXILIAR ADMINISTRATIVO
INICIO 1 Elabora “Orden de Servicio” con los datos y características del Servicio que se requiere, con firma del trabajador solicitante y de revisión del Jefe Administrativo. Orden de Servicio
2 Revisa el Departamento Administrativo y turna al Comisionado Presidente para su autorización. Orden de Servicio
¿Autoriza Comisionado Presidente?
No
3 Archiva “Orden de Servicio” e indica que no se autorizo el Servicio.
4
Si Entrega “Orden de Servicio al Proveedor seleccionado.
Orden de Servicio
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DIAGRAMA DE FLUJO SERVICIO DE MANTENIMIENTO Y CONSERVACIÓN PROVEEDOR AUXILIAR ADMINISTRATIVO
¿Cumplen los servicios con las características requeridas?
No
Si 5
6 Recibe factura del servicio, que cumplió con los requisitos y condiciones pactadas; sella de recibo la “Factura” correspondiente y paga al Proveedor por los Servicios recibidos, coloca folio y cancela con sello de “PAGADO” toda la documentación
Se remite a la actividad no. 4 para su corrección.
Factura
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PROCEDIMIENTO: AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
Servicios de Mantenimiento y Conservación Departamento Administrativo
ACTIVIDAD NÚMERO
TRABAJADOR 1
DEPARTAMENTO ADMINSITRATIVO Auxiliar Administrativo
DEPARTAMENTO ADMINSITRATIVO Auxiliar Administrativo DEPARTAMENTO ADMINSITRATIVO Auxiliar Administrativo
2
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD
FORMA O DOCUMENTO Elabora “Orden de Servicio” con los datos y “Orden de Servicio” características del Servicio que se requiere, con firma del trabajador solicitante y de revisión del Jefe Administrativo. Revisa el Departamento Administrativo y turna al Comisionado Presidente para su autorización.
3
Autoriza Comisionado Presidente? No. Archiva “Orden de Servicio” e indica que no Orden de Servicio se autorizo el Servicio.
4
Si. entrega “Orden de Servicio seleccionado. Cumplen los servicios características requeridas?
DEPARTAMENTO ADMINSITRATIVO Auxiliar Administrativo DEPARTAMENTO ADMINSITRATIVO Auxiliar Administrativo
al Proveedor
con
las
5 No. Se remite a la actividad no. 4 6
Si. Recibe factura del servicio, que cumplió con Factura los requisitos y condiciones pactadas; sella de recibo la “Factura” correspondiente y paga al Proveedor por los Servicios recibidos, coloca folio y cancela con sello de “PAGADO” toda la documentación soporte. Fin del procedimiento
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DIAGRAMA DE FLUJO SERVICIO DE MANTENIMIENTO Y CONSERVACIÓN AUXILIAR ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
INICIO 1 Se realiza registro contable de retenciones por salarios, retenciones del ISR y crédito al salario en la póliza de egresos correspondiente al pago de nómina.
Se realiza registro contable de provisión de retención de ISR sobre honorarios profesionales en la póliza de egresos correspondiente al pago del honorario profesional.
Determina el importe total a cargo, conforme el reporte Auxiliar del CONTPAQ de las retenciones por salarios, retenciones del Impuesto del ISR y Crédito al Salario y remite copia al Jefe del Departamento Administrativo para su revisión a más tardar el 15 de cada mes del honorario profesional.
2
3
4 Una vez verificados los cálculos realiza pago electrónico en la página de Internet en el plazo establecido en la normatividad aplicable.
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PROCEDIMIENTO: AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE DEPARTAMENTO ADMINSITRATIVO Auxiliar Administrativo
DEPARTAMENTO ADMINSITRATIVO Auxiliar Administrativo
DEPARTAMENTO ADMINSITRATIVO Auxiliar Administrativo
JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTARTIVO
Pago de Impuestos Departamento Administrativo
ACTIVIDAD NÚMERO
1
2
3
4
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD
FORMA O DOCUMENTO
Se realiza registro contable de retenciones por salarios, retenciones del ISR y crédito al salario en la póliza de egresos correspondiente al pago de nómina. Se realiza registro contable de provisión de retención de ISR sobre honorarios profesionales en la póliza de egresos correspondiente al pago del honorario profesional. Determina el importe total a cargo, conforme el reporte Auxiliar del CONTPAQ de las retenciones por salarios, retenciones del Impuesto del ISR y Crédito al Salario y remite copia al Jefe del Departamento Administrativo para su revisión a más tardar el 15 de cada mes. Una vez verificados los cálculos realiza pago electrónico en la página de Internet en el plazo establecido en la normatividad aplicable.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
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XI.- GLOSARIO
GLOSARIO DE TÉRMINOS:
ACTA CIRCUNSTANCIADA.- Documento de tipo administrativo en el cual se plasma(n) la (s) evidencias o circunstancias de hechos, actos u omisiones que impliquen alguna irregularidad o conducta ilícita en los ingresos, egresos, manejo, registros, custodia y aplicación de fondos y recursos públicos. Documento que sirve de prueba para efectos de procesos administrativos, judiciales y laborales. ACTIVIDAD.- una o más acciones afines y sucesivas que forman parte de un procedimiento ejecutado por una misma persona o unidad administrativa. ACTO ADMINISTRATIVO.- manifestación externa de la voluntad proveniente de la autoridad competente, que se emite con el fin de crear determinadas consecuencias jurídicas para casos particulares específicamente determinados. ACUERDO.- Es la resolución o disposición tomada sobre algún asunto, por un Organo Administrativo o persona facultada a fin de que se ejecute uno o más actos administrativos. ACUSE.- Acción o efecto de acusar recibo. ADMINISTRACIÓN PÚBLICA.- Conjunto ordenado y sistematizado de principios, técnicas y prácticas que tienen como finalidad apoyar la consecución de los objetivos de una organización, a través de los medios para la obtención de resultados con el máximo aprovechamiento de los recursos humanos, materiales, técnicos y financieros de la organización, generando las normas, los servicios, los bienes y la información que demanda la población. ADQUISICIÓN.- Acta o hecho en virtud del cual una persona adquiere el dominio o propiedad de una cosa –mueble o inmueble- o algún derecho real sobre ella. Puede tener efecto a titulo oneroso o gratuito; a titulo singular o universal, mortis causa o intervivos. AGENDAR.- Apuntes sobre las cosas que se han de hacer cada día y las direcciones. ANÁLISIS.- Examen detallado de los hechos para conocer sus elementos constitutivos, sus características representativas; así como sus interrelaciones y la relación de cada elemento con el todo. ANTEPROYECTO.- Conjunto de trabajos preliminares para redactar el proyecto de una obra, ley, programa, escrito, etc.
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XI.- GLOSARIO
ARCHIVO.- Comprende el conjunto de expedientes o documentos organizados con el fin de integrar una fuente de información, en razón de las actividades de una institución. ARRENDAR.- Cesión de uso de un bien por tiempo determinado, mediante pago de una renta, de conformidad con las partes interesadas y las normas aplicadas. ASESORAR.- Es el suministro, a una autoridad de línea, de información técnica y conocimientos especializados en calidad de proposiciones y recomendaciones, a efecto de facilitar la toma de decisiones. BIENES INMUEBLES.- Son aquellos bienes arraigados que por su propia naturaleza no se pueden trasladar de un lugar a otro sin deterioro o sin alteración de su forma o sustancia, o los que son considerados como tales por ley. BIENES MUEBLES.- Son objetos susceptibles de ser trasladados de un lugar a otro, ya sea que se muevan por sí mismos o por efecto de una fuerza exterior. CAPACITACIÓN.- Es el proceso mediante el cual el hombre desarrolla y perfecciona sus habilidades, destrezas y aptitudes a través de un conjunto de conocimientos teórico-practicos, relativos a un determinado campo tecnológico, para lograr una formación integral que responda a las exigencias del mismo campo de trabajo. CONTRATO.- Es el instrumento usual para formalizar la voluntad y compromiso de las partes que intervienen. CONTROL.- Mecanismo por el cual se prevé la realización de las acciones justas y necesarias para el logro de objetivos planeados y en su caso, determinar las desviaciones incurridas para su corrección. COORDINACIÓN.- Sincronizar y armonizar todos los esfuerzos con el fin de lograr un resultado esperado. ECONOMÍA.- Se refiere a los términos y a las condiciones bajo los cuales una Entidad adquiere recursos humanos, financieros y materiales en la cantidad y en la calidad adecuada al menor costo. EFICACIA.- El grado en que una actividad alcanza sus objetivos, previstos en programas y proyectos. EFICIENCIA.- Se refiere a la relación entre los recursos utilizados como insumo y los resultados obtenidos en bienes y/o servicios; es decir, la eficacia aumenta cuando disminuye la cantidad de insumos utilizados para producir cada unidad de resultados o bien cuando por una cantidad dada de insumos se producen más bienes o servicios.
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XI.- GLOSARIO
ESTRUCTURA ORGÁNICA.- Disposición en que se ordenan las Unidades Administrativas de una organización de acuerdo a los criterios de jerarquía y especialización. Sistema formal en que se plasma la división del trabajo, precisando la interrelación y coordinación de las funciones con misión y objetivos. EVALAUACIÓN.- Revisión detallada y sistemática de un proyecto, plan u organismo en su conjunto, con objeto de medir el grado de eficiencia y eficacia con que está operando en un momento determinado para alcanzar los objetivos propuestos. FONDO REVOLVENTE.- Importe o monto destinado exclusivamente para cubrir gastos menores, que posteriormente deberán cargarse a las partidas presupuéstales correspondientes. LINEAMIENTO.- Criterios establecidos que, aún sin rango de ley, deben de tener observación obligatoria para el buen desarrollo de las actividades. MANUAL DE ORGANIZACIÓN.- Documento en el que se registra y actualiza la información detallada de una Institución, acerca de sus antecedentes, atribuciones, estructura orgánica, funciones, niveles jerárquicos, líneas de comunicación, coordinación y los organigramas que representen en forma esquemática la estructura y otros que se consideren necesarios para el mejor desempeño de las labores. MÉTODO.- Forma prescrita para ejecutar un trabajo dado, poniendo adecuada consideración al objetivo, instalaciones disponibles y al total de gastos de tiempo, dinero y esfuerzo. METODOLOGÍA.- Disposición lógica de los pasos tendientes a conocer y resolver problemas administrativos por medio de un análisis ordenado. NORMA.- Ordenamiento imperativo y específico que persiguen un fin determinado, con la característica de ser rígido en su aplicación. OFICIO.- Comunicación escrita acerca de ciertos asuntos públicos. ÓRGANO.- Unidad Administrativa impersonal en la que se pueden ejercer una, varias funciones o parte de ellas, integrada por uno o más puestos. ORGANIGRAMA.- Representación gráfica que dá una visión general de la estructura interna de un organismo social. PLAN.- Instrumento diseñado para alcanzar determinados objetivos, en el que se definen en espacio y tiempo, los medios utilizables para su alcance, en tal virtud se contempla en forma ordenada y coherente las metas, estrategias, directrices y tácticas; así como los instrumentos y acciones que se utilizan para llegar a los fines deseados. POLÍTICA.- Criterio general que tiene por objeto orientar la acción en las decisiones; sirven por ello para formular, interpretar o suplir las normas concretas; señalan medios genéricos para alcanzar las metas.
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XI.- GLOSARIO
PLANEACIÓN.- Es el conjunto sistematizado de acciones para fijar prioridades, elegir alternativas, así como establecer objetivos y metas. PRESUPUESTO.- Estimación programada en forma sistemática de los recursos financieros que manejará un organismo en un periodo determinado. PROCEDIMIENTO.- Sucesión cronológica de operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen en una unidad en función de la realización de una actividad o tarea específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación. PROCESO.- Conjunto de fases sucesivas de una acción dinámica y progresiva que concluye con la obtención de un resultado. PROGRAMA.- Plan en el que se fijan los objetivos y la secuencia de operaciones, y el tiempo que se requiere para realizar cada una de las partes. REGULARIZAR.- Poner algo en estado de normalidad. REQUISITAR.- Acción y efecto de solicitar que se cumpla con una o varias condiciones. SUPERVISIÓN.- Verificación y comprobación de las actividades emprendidas en el desarrollo de un proceso sistemático de trabajo, acordes con los programas y proyectos previamente formulados. VIÁTICOS.- Dinero o conjunto de provisiones para realizar una comisión fuera de su lugar de adscripción.
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Q.F.B. JUANA VALADEZ CASTREJÓN COMISIONADA PRESIDENTA
MTRO. JESÚS MANUEL MENDOZA MALDONADO COMISIONADO
DR. JAIME ALFONSO CERVANTES DURÁN COMISIONADO LIC. VICTOR HUGO HERNÁNDEZ REYES SECRETARIO EJECUTIVO
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