INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO- LEY 1474 DE 2011 JEFE DE CONTROL INTERNO O QUIEN HAGA SUS VECES
JULIETA LOPEZ PERILLA
PERIODO EVALUADO : de Marzo 1 de 2016 a junio 30 de 2016 FECHA DE ELABORACIÓN: julio 11 de 2016
Este Informe se presenta en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 9 de la ley 1474 de 2011. Donde se desarrolla cada uno de los módulos, componentes y algunos elementos del Modelo Estándar de Control Interno “MECI”.
1.MÓDULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN Este Módulo se estructura en tres Componentes: Talento Humano, Direccionamiento Estratégico y Administración del Riesgo, orientados a generar los estándares que permiten el desarrollo y afianzamiento de una cultura del control al interior de la entidad. DIFICULTADES:
Deficiente funcionamiento de algunos comités creados por la institución, como mecanismos de articulación y apoyo del sistema de gestión, coordinación y control de la Entidad.
AVANCES:
El comité de ética: se planea su implantación y funcionamiento a partir del segundo semestre de 2016. 1.1 COMPONENTE TALENTO HUMANO
Acuerdos, Compromisos y Protocolos éticos.
a) Compromiso de integridad y transparencia: en la primera semana de julio se avanzó en la socialización de la solicitud de la Secretaria de Transparencia de la Presidencia se dio el tiempo para que cada funcionario suscribiera su compromiso hasta el 14 de julio y el 25 de julio se enviara la consolidación de los mismos a la misma Secretaria. b) Misión, Visión, Valores y principios éticos, Se adelantó en la metodología, proponiendo por parte de la nueva administración el soporte estratégico de la Entidad correspondiente a la vigencia 2016-2020, involucrándose todos los funcionarios quienes participaron haciendo sus aportes para construirlo en conjunto, luego se procedió a adoptarlos por medio de la Resolución Nº 079 de junio 07 de 2016, igualmente se procedió a actualizar los códigos de Ética y Buen Gobierno de la Institución. 1.1.2 DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO:
Plan Institucional de Formación y Capacitación (Anual): Plan de Formación y Capacitación formulado de acuerdo a las necesidades de los Servidores Públicos se iniciara y ajustara cuando se conozca la oferta de la ESAP, en el mes de mayo de 2016. Programa de Inducción y Re inducción: Programa de Inducción o Re inducción establecido, en el cual se especifica los temas y el procedimiento de inducción para empleados nuevos o Re inducción en el caso de cambios organizacionales, técnicos y/o normativos. Programa de Bienestar (Anual): Se establece el Programa de bienestar social de conformidad con los artículos 70 y 75 del Decreto 1227 de 2005. 1
Plan de Incentivos (Anual) : Plan de incentivos adoptado por medio de un acto administrativo. Dando cumplimiento al plan establecido se reconoce en la reunión del equipo operativo MECI a dos funcionarios por cumplir 25 años de labores con la Institución.
Continúa la tarea de la inclusión de las hojas de vida del total de funcionarios de la entidad (contratistas y funcionarios) a la plataforma del SIGEP.
Se establece la escala salarial para la vigencia 2016
La Personería Auxiliar establecerá un método de evaluación de la capacitación recibida por los servidores para establecer el grado de contribución al desarrollo de conocimientos y capacidades para un mejor desempeño en su puesto de trabajo.
1.2 COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
1.2.1 Planes, Programas y Proyectos: plan de acción: ejecutando el proceso de Gestión de Planeación Institucional, se elaboró el plan de acción y los planes operativos por dependencia para el año 2016, en esta vigencia se hará énfasis en los derechos de la mujer. Se encuentran publicados en la página web de la Entidad. Se realizaron los ajustes de acuerdo a las políticas de la nueva administración y se adoptaron mediante Res. 084 de junio 13 de 2016. Plan estratégico: Adoptado por la RES. 084 de Junio de 2016 y debidamente socializado. Plan anticorrupción y de atención al ciudadano: Publicado y socializado 1.2.2 Modelo de Operación por Procesos: Se terminó en el 2015 la revisión y ajuste del MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS de la Entidad con la intervención y colaboración de todos los dueños de los procesos, fue adoptado con la Res. 012 de enero de 2016, igualmente fue debidamente socializado.
1.2.3 Estructura Organizacional: la estructura organizacional de la entidad fue ampliada mediante el Acuerdo 017 de 2014, “por medio del cual se amplía la planta de personal de la Personería Municipal de Armenia con la creación de un cargo de Profesional Universitario grado 5 código 219” .Acuerdo adoptado por la Res. 100 del 2.09.2014. De igual forma se completó la planta con el nombramiento en provisionalidad de 3 vacantes de grado TECNICO con personal profesional en la rama del Derecho, fueron designados a apoyar la División de Vigilancia Administrativa y Judicial. 1.2.4 Indicadores de Gestión: Cada proceso cuenta con indicadores establecidos y documentados, se terminó la fase de revisión y ajuste con los líderes de los procesos, así mismo el MANUAL DE INDICADORES DE GESTION, fue debidamente adoptado con la RES. 092 del 7 de julio de 2016.
1.2.5 Políticas de Operación: Con la RES. 088 de junio 28 de 2016, se adoptó el Manual de operación MANUAL DE OPERACION INSTITUCIONAL -
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MOI 2014-2020 Con una orientación basada en Derechos y Deberes: “DERECHOS Y DEBERES UNA CAUSA COMÚN.” En el cual se adoptan las Políticas de Operación para la Entidad: DE LAS POLÌTICAS DE BUEN GOBIERNO PARA LA PERSONERÌA MUNICIPAL DE ARMENIA 3.1 Compromiso con la formulación de Políticas de Buen Gobierno POLÌTICAS PARA LA DIRECCIÒN Y DELEGACIÒN DE LA ENTIDAD 3.2Compromiso con los Fines del estado 3.3 Obligaciones del Nivel Directivo de la Entidad. 3.4 Evaluación de Cumplimiento de las actividades Públicas. 3.5 Responsabilidad con el Acto de la Delegación POLÌTICAS EN RELACIÒN CON LOS ÒRGANOS DE CONTROL EXTERNOS 3.6 Compromiso con la relación cordial con los Entes de Control externos POLÌTICAS PARA LA GESTIÒN ÈTICA. 3.7 Compromisos con el Código de Ética. 3.8 Compromisos en la Lucha Anticorrupción. POLÍTICAS DE GESTION DEL RECURSO HUMANO 3.9 Compromiso con la Protección y el desarrollo el del Talento Humano. POLÍTICAS DE COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN 3.10 Compromiso con la Comunicación Pública. 3.11 Compromiso con la Comunicación Organizacional 3.12 Compromiso de Confidencialidad 3.13 Compromiso con la Estrategia de Gobierno en Línea POLÍTICA DE CALIDAD 3.14 Compromiso con la Calidad. POLÍTICAS FRENTE AL CONTROL INTERNO 3.15 Compromiso frente al MECI 3.16 Política de control interno 3.17 Política de control estratégico 3.18 Políticas sobre Administración del Riesgo POLITICAS SOBRE LA COMUNICACIÓN INTERNA: DE LOS COMITÉS PARA LAS BUENAS PRÁCTICAS EN LA FUNCIÓN PÚBLICA 3.19 Comités Especiales y Disposiciones Comunes 3.20 Funciones y Atribuciones del Comité de Buen Gobierno 3.21 De la Verificación 3.22 Funciones y Atribuciones del Comité de Ética POLITICA SOBRE LA ADMINISTRACION Y RESOLUCION DE CONTROVERSIAS 3.23 Compromiso con la Resolución y Administración de Controversias POLITICA SOBRE ACOSO LABORAL 3.24. Sobre las conductas que constituyen y no constituyen acoso laboral 3
POLÍTICAS FRENTE AL CONTROL POLITICO 3.25 Compromisos en relación con el órgano de Control Político
POLÍTICAS FRENTE AL MEDIO AMBIENTE 3.26. Responsabilidad con el Medio Ambiente POLÍTICAS FRENTE A LA COMUNIDAD 3.27. Compromiso con la comunidad 1.3 COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
1.3.1 Políticas de Administración del Riesgo: La entidad cuenta con una política de administración del riesgo, con adopción mediante acto administrativo. La metodología utilizada es la adoptada por departamento administrativo de la función pública DAFP “GUÍA PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO” La personería revisa periódicamente la caracterización de los procesos, sus objetivos, las políticas de administración del riesgo, entre otros aspectos. 11.3.2 Identificación de Riesgos: se efectuó el inventario de los riesgos ddefiniéndoles según el contexto estratégico. 1.3.3 Análisis y Valoración del Riesgo: Cada mapa de riesgos tiene controles establecidos, es responsabilidad de cada líder de proceso hacerle seguimiento y el jefe de control interno es el responsables de hacerle verificación al seguimiento y control de las acciones que permiten tratamiento de los riesgos, se realizó el Mapa de riesgos por proceso y el Mapa de riesgos institucional.
2. MÓDULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO lo que se busca es que cada líder de proceso con su equipo de trabajo verifique el desarrollo y cumplimiento de sus acciones, que contribuirán al cumplimiento de los Objetivos institucionales. DIFICULTADES: • Hay que fortalecer las Actividades de sensibilización a los servidores sobre la cultura de la autoevaluación. AVANCES: 2.1 COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL 2.1.1 Autoevaluación del Control y Gestión: Se hizo el primer seguimiento con la participación de los dueños de los procesos en mayo 13 y se efectuaron los ajustes correspondientes, los líderes de los procesos efectúan una revisión mecánica y cuantitativa de las metas y objetivos logrados. Se requiere ahondar en el análisis cualitativo de la gestión realizada. No se encuentra interiorizada la práctica de autoevaluación del control en cada procesos al 100% al desconocer las características de los indicadores tales como denominación, formulación, 4
descripción, meta y periodicidad 2.2 COMPONENTE AUDITORÍA INTERNA 2.2.1 Auditoría Interna: Procedimiento y programa de la Auditoria Interna: se presentó el plan de auditorías, basado en la evidencia documental y actividades correspondientes a la vigencia 2016. Se presentó en el tiempo establecido el INFORME EJECUTIVO ANUAL DE CONTROL INTERNO correspondiente a la vigencia 2015, obteniéndose la respectiva certificación de presentación. 2.3 COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO 2.3.1 Plan de Mejoramiento: el plan de mejoramiento suscrito con la Contraloría municipal fue ejecutado al 100% . 3. EJE TRANSVERSAL INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN: Agrupa las necesidades de la ciudadanía, de las partes interesadas y las de la entidad, identifica sus fuentes y define una estructura para su procesamiento y socialización. A través de este eje se espera mejorar la transparencia frente a la ciudadanía por medio de la rendición de cuentas a la comunidad y el cumplimiento de las obligaciones frente a las necesidades de los usuarios. DIFICULTADES: Se continúa trabajando en la capacitación de funcionarios y contratistas en el manejo del aplicativo de ventanilla Única y en el seguimiento a la respuesta oportuna de las PQRS. AVANCES: Se está dando cumplimiento a la Ley 1712 de 2014 y al Decreto reglamentario 103 de 2015 con la apertura del link “transparencia y acceso a información pública” en donde se ha ubicado toda la información de la Entidad. 3.1 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN EXTERNA: Se realizaron capacitaciones a cada uno de los funcionarios con respecto al software de ventanilla única, herramienta que está diseñada para tener un estadístico confiable de la gestión de la Entidad y el manejo de la correspondencia que ingresa, a partir del primer trimestre de 2015 se implementó el aplicativo de la correspondencia interna. Con lo que ayudamos a cumplir con la estrategia Directiva Presidencial 004 de 2012.de “CERO PAPEL”. La Entidad continúa en la mejora continua de los sistemas de comunicación. Continuando con la utilización de las tics como estrategia de comunicación se inició la campaña “todos contra el derroche” buscando ayudar en la concientización de la comunidad sobre la protección del medio ambiente instándolos de manera coloquial al ahorro de agua y energía. En el segundo trimestre de esta vigencia se realizó la actividad lúdico recreativa estilos de vida y trabajo saludable caminata ecológica Valle de Cocora en el Municipio de Salento, en donde se participó en la siembra de palmas de cera como un mensaje a la comunidad del cuidado del medio ambiente. Igualmente se celebró el día de la Mujer con un video sobre el tema, publicado por las redes sociales y la página web de la entidad. Asi mismo, manera en el primer semestre se realizaran las encuestas como mecanismo de medición de la satisfacción del usuario lo que nos permite evaluar la percepción de los usuarios en tiempos reales para garantizar un servicio oportuno y humanizado, siempre trabajando hacia el mejoramiento continuo del 5
mismo. Se ha dado continuidad a la revisión de las herramientas de gestión y control entre las que se encuentra la construcción del Manual de indicadores, resultado de la actualización del MECI 2014, elementos que se ajustaran de acuerdo al nuevo documento y acorde a las necesidades de la gestión institucional, Manual que se terminó y adopto con la Res. 092 de julio 7 de 2016. ADMINISTRACION DE LAS PQRS y D: se da el trámite correspondiente en términos de Ley. COMPONENTE COMUNICACIÓN PÚBLICA: Elemento Comunicación Informativa: Se rindió el Informe de Gestión de la vigencia 2015 ante el CONCEJO MUNICIPAL DE ARMENIA y fue debidamente publicado en la página Web. Igualmente se presentó en los términos la Rendición electrónica de cuentas a la Contraloría Municipal y el Acta de Informe de Gestión 2012-2016 fue debidamente firmada entregada y recibida por el funcionario saliente y entrante, la misma fue remitida a las Entidades interesadas y el original reposa en el archivo de la Entidad a disposición del público en general. ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO LA madurez del Sistema de Control interno es satisfactoria, es decir, el modelo se cumple, se toman acciones derivadas del seguimiento y análisis de datos, con tendencia a mejorar los procesos, y corregir las desviaciones detectadas, se tienen identificados los riesgos y se realiza una adecuada administración del riesgo. RECOMENDACIONES: Coordinar los diferentes comités con el Comité de Archivo, para buscar una interacción que permita determinar estrategias de mejora. Poner en funcionamiento el Comité de Ética de la entidad para que implante el código de ética y buen gobierno y diseñe estrategias para la re-socialización y aplicación del mismo a nivel institucional. Debe continuarse con el espacio en el Comité MECI para la retroalimentación por parte de todos los funcionaros de los Valores contenidos en el Código de Ética y Buen Gobierno. Fortalecer el programa de re-inducción de personal con el fin de asegurar que el talento humano conozca los cambios organizacionales, las directrices de la alta dirección y demás cambios que afecten el adecuado funcionamiento de los puestos de trabajo, establecer un protocolo. Seguir reforzando el seguimiento y monitoreo de las acciones de control, mitigación o transferencia de los riesgos definidos en la matriz de riesgos y los de corrupción. Actualizar y fortalecer la política de identificación, administración y mitigación de los riesgos; a través de estrategias que permitan a los funcionarios la identificación de los mismos en las actividades que realizan diariamente Generar mecanismos de interés entre los líderes de procesos en la aplicación de 6
las encuestas de evaluación de satisfacción al usuario buscando con ello una evaluación más objetiva y equitativa para la toma de decisiones en tiempos reales. La entidad debe afianzar más la cultura de autocontrol y autogestión, creando conciencia en cada uno de los funcionarios de la efectividad y alcance de sus operaciones, metas y programas proyectados, propios de un sistema dinámico que permitan conseguir los objetivos institucionales planeados. La Oficina de Control Interno continuara con las campañas aprovechando los espacios de las reuniones del equipo Meci. Políticas de Operación: en junio de 2016 se adoptó EL Manual de operación que contiene todas las políticas de Operación de la Entidad. Se creó el cargo de Profesional Universitario en el año 2014, con perfil de abogado, sin embargo la Institución debe insistir en la reorganización de la planta de personal a fin de establecer los cargos que efectivamente corresponden para cubrir satisfactoriamente el servicio institucional. Se recomienda continuar con la estrategia para la divulgación del mapa de riesgos institucional y sus políticas, Instrumentos, herramientas, eventos de difusión y/o demás actividades que demuestren la socialización y difusión de los Mapas de Riesgos de la entidad.(Cartillas, Correos electrónicos, Cartelera de la entidad, Concursos, Actividades entre otros.), en la vigencia 2016 se inició esta actividad con presentación en power point. Se continúa trabajando en la implementación del SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO SGSST, con el objetivo de dar cumplimiento a la meta establecida de término del trabajo. Fecha del informe: JULIO 11 de 2016.
Nombre del responsable de la información JULIETA LOPEZ PERILLA Cargo: Jefe Oficina Asesora de Control Interno NOMBRE Y CARGO DEL REPRESENTANTE LEGAL
JORGE IVAN VILLEGAS DIAZ Personero Municipal (E)
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