INFORME PORMENORIZADO julio 10 de 2015

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO- LEY 1474 DE 2011 JEFE DE CONTROL INTERNO O QUIEN HAGA SUS VECES JU...

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INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO- LEY 1474 DE 2011 JEFE DE CONTROL INTERNO O QUIEN HAGA SUS VECES

JULIETA LOPEZ PERILLA

PERIODO EVALUADO : de marzo 1 de 2015 a junio 30 de 2015 FECHA DE ELABORACIÓN: julio 8 de 2015

Este Informe se presenta en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 9 de la ley 1474 de 2011. Donde se desarrolla cada uno de los módulos, componentes y algunos elementos del Modelo Estándar de Control Interno “MECI”.

MÓDULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN Dentro de este Módulo de Control, se encuentran los componentes y elementos que permiten asegurar de una manera razonable, que la planeación y ejecución de la misma en la entidad tendrán los controles necesarios para su realización. DIFICULTADES:



Deficiente funcionamiento de algunos comités creados por la institución, como mecanismos de articulación y apoyo del sistema de gestión, coordinación y control de la Entidad.

AVANCES:

Se ha retomado el Comité de Incentivos, analizándose su inminente ajuste. El Comité de Ética retomara sus funciones a partir del segundo semestre de 2015. 1.1 COMPONENTE TALENTO HUMANO

1.1.1 Acuerdos, Compromisos y Protocolos éticos. La Entidad cuenta con el Código de Ética y Buen Gobierno, estableciéndose para esta vigencia el trabajo de cada dependencia sobre los valores, lográndose la participación de todos los funcionarios, evidenciándose la interiorización de los temas tratados en la aplicación de su cotidianidad de trabajo. 1.1.2 Desarrollo del Talento Humano:  Plan Institucional de Formación y Capacitación (Anual): Plan de Formación y Capacitación formulado de acuerdo a las necesidades de los Servidores Públicos, lográndose capacitar 3 funcionarios en temas de Conciliación.  Programa de Inducción y Re inducción: Programa de Inducción o Re inducción establecido, en el cual se especifica los temas y el procedimiento de inducción para empleados nuevos o Re inducción en el caso de cambios organizacionales, técnicos y/o normativos. Se han realizado 43 Procesos de Inducción y 1 Proceso de re inducción a los funcionarios en normativa vigente.  Programa de Bienestar (Anual): Se establece el Programa de bienestar social de conformidad con los artículos 70 y 75 del Decreto 1227 de 2005. En el primer semestre de 2015 se ha ejecutado 1 actividad dando 1

cumplimiento a este programa. 

Plan de Incentivos (Anual) : Plan de incentivos adoptado por medio de un acto administrativo. - Dando cumplimiento al plan de incentivos la Personería Municipal, contenido en la Res. Nº. Nº143 del 23 de noviembre de 2012, se otorgaron los beneficios allí contenidos por cumpleaños a funcionarios, modificada por la Res. 035 de marzo 3 de 2015 en donde se aumenta el incentivo por cumpleaños al disfrute de un día libre. En el primer semestre tuvieron derecho a este incentivo 5 funcionarios.



Continúa la tarea de la inclusión de las hojas de vida del total de funcionarios de la entidad (contratistas y funcionarios) a la plataforma del SIGEP. 1.2 COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

1.2.1 Planes, Programas y Proyectos: La Planeación como un proceso dinámico nos permite corregir la ruta de la Institución adaptándola sus actividades en el cumplimiento de su misión a los recursos disponibles, por lo tanto ejecutando el proceso gerencial de Planeación se revisó y se ajustó el Plan de ACCION de la Entidad para la vigencia 2015. En el 2015 se acordó dar mayor énfasis en el Plan de acción a lo que tiene que ver con capacitación a la comunidad y el desarrollo de un documento sobre DDHH en la ciudad de Armenia. Seguimientos: Se realizaron los seguimientos a: 1. Plan anticorrupción y de Atención al Ciudadano, encontrándose que la estrategia en cuanto a tramites no se puede desarrollar en su totalidad hasta tanto el DAFP no se pronuncie respecto a la Personerías en general. 2. Mapa de Corrupción, de acuerdo a la normativa vigente donde se evidenció criterios claros y precisos de las actividades proyectadas en cada componente de acuerdo a la metodología establecida. 3. seguimiento y control periódico al cumplimiento de los Planes de Acción trazados, a los Planes de Acción se les efectúan seguimiento trimestral y son reportados a la Oficina de control interno, lo cual permite identificar los avances, así como eventuales dificultades, o aplazamientos que se puedan presentar en la ejecución y logro de las metas propuestas. Cuando se efectúa el seguimiento y control del contexto estratégico a la ejecución del plan estratégico, le permite a la Institución confrontar los factores de la matriz con las nuevas realidades sociales, políticas y económicas de su entorno y hacer 2

las correcciones pertinentes. 1.2.2 Modelo de Operación por Procesos: La creación de nuevos procesos ha exigido la revisión del modelo de operación y a raíz de la expedición del decreto 943 de 2014, que actualiza el Modelo Estándar de Control Interno, se trabaja en la implementación y adecuación del modelo de operación por procesos al nuevo MECI, a diciembre de 2014 se terminó el levantamiento de todos los procesos de la Entidad, quedando pendiente para la vigencia 2015 la última revisión y ajuste del Manual. Se definieron tres procesos de direccionamiento institucional, denominados Gestión de Planeación Institucional: concretar el Plan Estratégico y formular las líneas de acción que garanticen el sostenimiento, la eficacia, la eficiencia y la efectividad de la Entidad y generar los diferentes planes de acción y proyectos para el cumplimiento misional, el fortalecimiento y mejora continua de la Institución haciendo el seguimiento a la ejecución de la Planeación para tomar las decisiones pertinentes según los resultados. Gestión de Recursos físicos: con el objeto de gestionar la implementación de los recursos necesarios para el avance organizacional de la Entidad en cuanto a herramientas de trabajo que tengan que ver con los software y hardware y los aplicativos necesarios en las diferentes dependencias que ayuden a una mejor atención al ciudadano. Gestión de la comunicación y la imagen institucional: Fomentar una cultura de la comunicación como un eje transversal a la estructura organizacional, para dar cumplimiento a los objetivos estratégicos, al principio de publicidad, rendición pública de cuentas y la internacionalización de la entidad con una comunicación amplia y transparente. Cuatro procesos que sustentan la prestación del servicio: 1. División de Fundamentales en donde se incluye la atención a Víctimas, que velan por la defensa promoción y protección de los derechos fundamentales tanto individuales como colectivos. 2. División Penal: que vela por la protección de los Derechos del menor infractor. 3. División Administrativa y Judicial: Vigilan el ejercicio de los actos y conductas oficiales de los servidores públicos del orden municipal y sus entidades descentralizadas, con el propósito de establecer la sujeción a la normatividad vigente, y sancionar las conductas contrarias a la Constitución y la ley. 4. Conciliación: que tiene por objeto Propiciar en forma oportuna y eficiente la solución alternativa de conflictos para evitar futuros litigios o en su defecto, cumplir el requisito de procedibilidad para acudir a la jurisdicción ordinaria. Cuatro (4) Procesos de Apoyo: 1. División Financiera: encargada de la gestión de Recursos Financieros, cuyo objetivo es manejar con transparencia y oportunidad los recursos asignados a la Entidad de manera eficiente, con el fin de proveer y mantener los recursos logísticos y de personal necesarios para garantizar la prestación oportuna y eficiente del servicio 2. Archivo y gestión 3

documental: encargada de dar cumplimiento a la Ley general de Archivos. 3. Talento Humano para Garantizar la competencia, el bienestar y la toma de conciencia del talento humano (servidores públicos) vinculados a la entidad y el manejo administrativo de todo el proceso que incluye la evaluación del desempeño, las hojas de vida y los Manuales de la Entidad. 4. Gestión de Jurídica y Contractual: que permite efectuar la representación jurídica de la entidad, ante las diferentes autoridades, Velar por el interés público en las actuaciones del Concejo Municipal, Emitir juicios jurídicos sobre asuntos solicitados por los usuarios a servidores públicos en cuanto a la legislación colombiana, garantizar la contratación directa necesaria en la Entidad de manera oportuna y eficaz dando cumplimiento a la normatividad. Vigente. 1.2.3 Estructura Organizacional: Se evidencio desde vigencias pasadas lo endeble de la estructura organizacional en cuanto a personal de planta con el perfil de abogados que permitan cumplir los objetivos institucionales, cuando es el recurso humano el que dinamiza la estructura de la Entidad, por lo tanto se desarrolló un proyecto de Acuerdo ante el Concejo Municipal para que aprobaran la creación de un cargo con perfil de abogado para sustentar el Modelo de operación por procesos de la Entidad, se obtuvo la aprobación avanzándose en este elemento. 1.2.4 Indicadores de Gestión: Cada proceso cuenta con indicadores establecidos y documentados pero a la fecha se encuentran en una fase de revisión y ajuste con los líderes de procesos. Se implementara una hoja de cálculo en excell que permita incorporar los nombres de los indicadores, numerador y denominador, definiciones y las observaciones sobre el cumplimiento de los mismos. 1.2.5 Políticas de Operación: Contenidas en el Código de Buen Gobierno de la Entidad. Se ha iniciado en esta vigencia una estrategia de socialización y difusión de este instrumento, utilizando la intranet y las reuniones del grupo MECI. 1.3 COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO .

1.3.1 Políticas de Administración del Riesgo: La entidad cuenta con una política de administración del riesgo, con adopción mediante acto administrativo. La metodología utilizada es la adoptada por departamento administrativo de la función pública DAFP “GUÍA PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO”.se han definido las políticas de administración del riesgo, falta organizar el registro maestro que identifique claramente los actos administrativos que las contienen.

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1.3.2 Identificación del Riesgo: Se efectuó el inventario de los riesgos definiéndoles según el contexto estratégico. La Personería de Armenia, articuló los riesgos de corrupción a la matriz de riesgos de cada proceso, buscando ser coherentes con los cambios que surjan al interior de la entidad y sus procesos, reforzándose la cultura de identificación y administración de los mismos. Así como la efectividad en los controles existentes 1.3.3 Análisis y Valoración del Riesgo. Cada mapa de riesgos tiene controles establecidos, es responsabilidad de cada líder de proceso hacerle seguimiento y el jefe de control interno es el responsables de hacerle verificación al seguimiento y control de las acciones que permiten tratamiento de los riesgos. Aun no se ha realizado el informe sobre riesgos institucionales y riesgos de corrupción en el 2015.

2. MÓDULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO lo que se busca es que cada líder de proceso con su equipo de trabajo verifique el desarrollo y cumplimiento de sus acciones, que contribuirán al cumplimiento de los Objetivos institucionales. DIFICULTADES: • Ausencia de formación Investigativa y manejo de herramientas de análisis en varios Procesos y Subprocesos, para el seguimiento de la gestión Municipal y ejercicio como órgano de control administrativo. Hay que fortalecer las Actividades de sensibilización a los servidores sobre la cultura de la autoevaluación. AVANCES: 2.1 COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL 2.1.1 Autoevaluación del Control y Gestión: Al desconocer las características de los indicadores tales como denominación, formulación, descripción, meta y periodicidad, los líderes de los procesos efectúan una revisión mecánica y cuantitativa de las metas y objetivos logrados. Se requiere ahondar en el análisis cualitativo de la gestión realizada 2.2 COMPONENTE AUDITORÍA INTERNA 2.2.1 Auditoría Interna: se realizó el plan de auditorías al 50%, efectuando las recomendaciones pertinentes. 2.3 COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO 2.3.1 Plan de Mejoramiento: Aun no se ha suscrito el Plan de mejoramiento correspondiente a la vigencia 2014 con el Ente de Control.

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3. EJE TRANSVERSAL INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN: Agrupa las necesidades de la ciudadanía, de las partes interesadas y las de la entidad, identifica sus fuentes y define una estructura para su procesamiento y socialización. A través de este eje se espera mejorar la transparencia frente a la ciudadanía por medio de la rendición de cuentas a la comunidad y el cumplimiento de las obligaciones frente a las necesidades de los usuarios. DIFICULTADES: Se está dando cumplimiento a la Ley 1712 de 2014 y al Decreto reglamentario 103 de 2015 con la apertura del link “transparencia y acceso a información pública” en donde se ha ubicado toda la información de la Entidad. Mal manejo de la herramienta de la Ventanilla Única en cuanto al manejo de las PQRS, puesto que el funcionario no descarga las respuestas dadas y aparecen en el aplicativo como si no hubiere contestado-. Se han dado las capacitaciones respectivas de forma personalizada a los funcionarios para el manejo del aplicativo. Esta deficiencia ya ha sido subsanada con las respectivas capacitaciones. AVANCES: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN EXTERNA: Se realizaron capacitaciones a cada uno de los funcionarios con respecto al software de ventanilla única, herramienta que está diseñada para tener un estadístico confiable de la gestión de la Entidad y el manejo de la correspondencia que ingresa, a partir del primer trimestre de 2015 se implementó el aplicativo de la correspondencia interna. Con lo que ayudamos a cumplir con la estrategia Directiva Presidencial 004 de 2012.de “CERO PAPEL”. La Entidad continúa en la mejora continua de los sistemas de comunicación. La entidad utiliza de manera activa los diferentes canales de comunicación virtual con que cuenta, tales como: redes sociales y la página web, los cuales permiten la interacción con los usuarios para la rendición de cuentas a la ciudadanía y partes interesadas y la validación de los instrumentos, entre otros. Igualmente en el segundo semestre se realizaran las encuestas como mecanismo de medición de la satisfacción del usuario lo que nos permite evaluar la percepción de los usuarios en tiempos reales para garantizar un servicio oportuno y humanizado, siempre trabajando hacia el mejoramiento continuo del mismo. Se ha dado continuidad a la revisión de las herramientas de gestión y control como son las políticas de operación, procedimientos, controles, indicadores y el manual de Procesos y Procedimientos y se actualizo de acuerdo a la normatividad vigente el Manual de contratación, resultado de la actualización del MECI 2014, elementos que se ajustaran de acuerdo al nuevo documento y acorde a las necesidades de la gestión institucional. ADMINISTRACION DE LAS PQRS y D: se da el trámite correspondiente en términos de Ley. LEY 1712 DE 2014: Se aplicó la matriz de autodiagnóstico para el cumplimiento 6

de la Ley en mención, lográndose la respectiva verificación por dependencias, obteniéndose un resultado del 90% de cumplimiento, se identificaron las falencias y se corregirán en el transcurso del primer trimestre de 2015 para lograr el cumplimiento del 100%. DECRETO 103 DE 2015: Decreto reglamentario 103 de 2015 con la apertura del link “transparencia y acceso a información pública” en donde se ha ubicado toda la información de la Entidad. GESTION DOCUMENTAL: En el primer semestre se ha realizado el Plan institucional de Archivo, la guía de gestión documental (la cual nos orienta en el que se hace y el cómo se hace) y el Reglamento general de archivo. La política y el programa de archivo ya fue socializado ene Grupo Meci el acto administrativo respectivo se emitirá en el mes de julio de 2015. COMPONENTE COMUNICACIÓN PÚBLICA: Elemento Comunicación Informativa: se realizara la Audiencia Publica en diciembre de 2015. ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO LA madurez del Sistema de Control interno es satisfactoria, es decir, el modelo se cumple, se toman acciones derivadas del seguimiento y análisis de datos, con tendencia a mejorar los procesos, y corregir las desviaciones detectadas, se tienen identificados los riesgos y se realiza una adecuada administración del riesgo. RECOMENDACIONES: Coordinar los diferentes comités con el Comité de Archivo, para buscar una interacción que permita determinar estrategias de mejora. Poner en funcionamiento el Comité de Ética de la entidad para que implante el código de ética y buen gobierno y diseñe estrategias para la re-socialización y aplicación del mismo a nivel institucional. Debe continuarse con el espacio en el Comité MECI para la retroalimentación por parte de todos los funcionaros de los Valores contenidos en el Código de Ética y Buen Gobierno. Fortalecer el programa de re-inducción de personal con el fin de asegurar que el talento humano conozca los cambios organizacionales, las directrices de la alta dirección y demás cambios que afecten el adecuado funcionamiento de los puestos de trabajo, establecer un protocolo. Seguir reforzando el seguimiento y monitoreo de las acciones de control, mitigación o transferencia de los riesgos definidos en la matriz de riesgos y los de corrupción.

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Actualizar y fortalecer la política de identificación, administración y mitigación de los riesgos; a través de estrategias que permitan a los funcionarios la identificación de los mismos en las actividades que realizan diariamente Generar mecanismos de interés entre los líderes de procesos en la aplicación de las encuestas de evaluación de satisfacción al usuario buscando con ello una evaluación más objetiva y equitativa para la toma de decisiones en tiempos reales. La entidad debe afianzar más la cultura de autocontrol y autogestión, creando conciencia en cada uno de los funcionarios de la efectividad y alcance de sus operaciones, metas y programas proyectados, propios de un sistema dinámico que permitan conseguir los objetivos institucionales planeados. La Oficina de Control Interno continuara con las campañas aprovechando los espacios de las reuniones del equipo Meci. Políticas de Operación: falta diseñar el documento maestro que contenga estas políticas, como un compromiso se establece el primer semestre de 2015. Se creó el cargo de Profesional Universitario, con perfil de abogado, sin embargo la Institución debe insistir en una reestructuración de la planta de personal a fin de cubrir satisfactoriamente el servicio institucional, porque el problema de fondo es la insuficiencia de abogados en la planta de personal, situación que no se ha solucionado satisfactoriamente. Se recomienda crear una estrategia para la divulgación del mapa de riesgos institucional y sus políticas, Instrumentos, herramientas, eventos de difusión y/o demás actividades que demuestren la socialización y difusión de los Mapas de Riesgos de la entidad.(Cartillas, Correos electrónicos, Cartelera de la entidad, Concursos, Actividades entre otros.), con una fecha final de cumplimiento de septiembre 30 de 2015, se ha avanzado en la metodología en un 40%. Se continúa trabajando en la implementación del SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO SGSST, con el objetivo de dar cumplimiento a la meta establecida de término del trabajo en septiembre de 2015, presentándose un avance trimestral de la gestión del 48%. Fecha del informe: JULIO 10 DE 2015

Nombre del responsable de la información JULIETA LOPEZ PERILLA Cargo: Jefe Oficina Asesora de Control Interno NOMBRE Y CARGO DEL REPRESENTANTE LEGAL CARLOS ALBERTO MEJIA MEJIA Personero Municipal

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