desarrollo de propuestas

S E R I E D E E F E C T I V I DA D O R G A N I Z AC I O NA L

Administración Fiscal

Desarrollo de Propuestas

Planificación Estratégica

Evaluación de Necesidades

Desarrollo Programático

Recursos Humanos Cómo Sobrevivir una Auditoria

Evaluación de Programas

Desarrollo de Junta Directores

Cómo Establecer una Organización Sin Fines de Lucro

Desarrollo de Liderazgo

DESARROLLO DE PROPUESTAS

Estimado colega, En nombre del Concilio Nacional de Minorías contra el SIDA (NMAC) le agradecemos por seleccionar este manual y dar un paso más para aumentar su capacidad en esta lucha. Al comenzar la tercera década del VIH/SIDA es muy importante que en estos momentos desarrollemos nuestras destrezas y conocimientos para servir mejor a nuestras comunidades y a nuestros clientes. Establecida en 1987 como la primera organización nacional dedicada al desarrollo del liderazgo en las comunidades de color para afrontar el reto del VIH/SIDA, NMAC reconoce el reto ante todos nosotros y trabaja activamente para producir y proporcionar las herramientas necesarias para mejorar las destrezas en nuestra comunidad. Una de esas herramientas es el manual que ahora tiene en sus manos. La misión de la División de Asistencia Técnica, Capacitación y Tratamiento del NMAC de aumentar la capacidad y solidez de las organizaciones de base comunitarias, los grupos de planificación para la prevención del VIH y los departamentos de salud en Estados Unidos y todos sus territorios, se apoya en un enfoque multifacético. Este enfoque abarca la asistencia individualizada para mejorar técnicas, información escrita (manuales, publicaciones e información suministrada en el sitio en Internet y mediante correos electrónicos del NMAC) y las experiencias de aprendizaje interactivo (capacitación). Todos estos componentes son integrales en el suministro de una experiencia amplia de asistencia para mejorar la capacidad, en lugar de ofrecer ocasiones aisladas de ayuda o programas de asistencia al azar. Después de efectuar una revisión detallada de las publicaciones y del plan de estudios actual, así como también de una expansión de nuestro catálogo de temas por área a fin de incluir más tópicos de infraestructura organizativa, NMAC se enorgullece en presentarles el nuevo manual: Desarrollo de Propuestas. Este manual, que comprende una de las 15 áreas en las que proporcionamos asistencia para mejorar las capacidades, le ofrece información detallada y recursos para mejorar su habilidad en el suministro de los tan necesitados servicios en su comunidad. Nuestra esperanza es que este manual revisado le proporcione las destrezas y el conocimiento para aumentar su capacidad y servir a su comunidad a un nivel superior que el anterior. Por favor, llámenos con toda confianza si desea más información con respecto a los servicios que podemos ofrecerle a usted y a su comunidad. Unido a usted en la lucha,

Paul Akio Kawata Director ejecutivo

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Índice Prefacio .....................................................................................5 Introducción ..............................................................................7 CAPÍTULO 1: Introducción al Desarrollo de Propuestas para Subvenciones .................................................11 I. II. III. IV.

Financiamiento del Sector Privado y del Sector Público ......................13 La Importancia de Planificar e Investigar .............................................14 Identificación y Selección de Posibles Donantes .................................17 Hacer una Lista de Necesidades para la Preparación de una Propuesta de Subvención .......................................................20 V. Organizando el Equipo que Elabora la Propuesta ...............................21

CAPÍTULO 2: Redacción de la Propuesta de Solicitud de Subvenciones .......................................................27 I. Utilización de un Vocabulario Claro y Sencillo .....................................29 II. Preparación de una Carta de Indagación .............................................31 III. Estructura Lógica y Elementos de una Propuesta ................................32

CAPÍTULO 3: Desarrollo de Programas de Prevención .............49 I. Tendencias en Grupos Objetivo: Poblaciones Prioritarias .....................51 II. Recursos para Reunir Estadísticas Demográficas Relevantes ................52 III. Identificación y Selección de Intervenciones con Base Científica .............................................................................55

CAPÍTULO 4: Desarrollo de un Plan de Personal y de una Propuesta Presupuestaria ..........................................57 I. Características Esenciales de un Plan de Personal ................................59 II. Desarrollo de Proyectos de Propuestas Presupuestarias ......................62 III. Otra Información Financiera Requerida con Frecuencia .......................67

CAPÍTULO 5: Conclusión y Presentación de la Propuesta de Solicitud de Fondos ........................................69 I.

Realice una Revisión Interna de Control de Calidad de la Propuesta ......................................................................71 II. Reporte Oral Sobre la Propuesta .........................................................74

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CAPÍTULO 6: Desarrollo de Recursos .......................................77 I. Planificación del Desarrollo de Subvenciones ......................................79 II. Recursos para Investigar las Subvenciones Disponibles .......................81 III. Recursos para Ampliar el Conocimiento y las Habilidades en la Redacción de Propuestas para Solicitar Subvenciones ........................................................................84

APÉNDICE A: Glosario .............................................................87 APÉNDICE B: Bibliografía .........................................................91

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Prefacio Efectividad Organizativa

L

as organizaciones de base comunitarias (OBC) que han tenido éxito en el mercado competitivo actual le atribuyen su prosperidad al empleo de 15 componentes esenciales. Vea el siguiente modelo. El aprendizaje y la capacitación constantes en cada una de estas áreas permitirán que su organización responda a las necesidades de sus integrantes. Para obtener información adicional sobre capacitación en alguna de estas áreas comuníquese con la División de Asistencia Técnica, Capacitación y Tratamiento del Consejo Nacional de Minorías contra el SIDA al (202) 234-5120 o envíe un correo electrónico a [email protected].

MODELO DE EFICTIVIDAD ORGANIZATIVA

Efectividad Organizativa

Desarrollo de Junta Directores Liderato para Organizaciones de Base Religiosa Administración Fiscal Desarrollo de Propuestas Planificación Comunitaria para la Prevención del VIH Recursos Humanos Desarrollo de Liderazgo Evaluación de Necesidades Desarrollo Programático Evaluación de Programas Cómo Establecer una Organización Sin Fines de Lucro Planificación Estratégica Como Sobrevivir una Auditoria Desarrollo de Tecnología Administración de Voluntarios

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Introducción Propósito

P

ara las organizaciones sin fines de lucro, es probable que al inicio o expansión de un programa se requiera presentar una propuesta para solicitar subvenciones a donantes potenciales como parte de un proceso competitivo. Este manual le presentará las bases para preparar una propuesta de solicitud de subvenciones exitosa para asegurar fondos de fuentes privadas tales como fundaciones y corporaciones, y de fuentes públicas, como entidades gubernamentales federales, estatales y locales. Esta información es para personas con diversos niveles de experiencia en la redacción de solicitud de subvenciones, con énfasis en los requisitos para solicitudes de subvenciones gubernamentales.

Objetivos de Aprendizaje Al completar este manual, los participantes podrán: ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓

✓

Describir la importancia de planificar e investigar para redactar una propuesta de solicitud de subvenciones. Indicar las diferencias entre propuesta de solicitud de subvenciones para fuentes privadas y fuentes públicas de financiamiento. Enumerar y describir los elementos que componen la propuesta de solicitud de subvenciones para el gobierno y las fundaciones. Desarrollar un plan de personal. Reconocer y familiarizarse con los presupuestos de la propuesta de solicitud de subvenciones. Describir las ideas del proyecto para el financiamiento potencial que responda a las necesidades de grupos seleccionados a quienes las organizaciones de base comunitaria ofrecen servicios contra el VIH/SIDA. Identificar los recursos disponibles para diversificar la base de financiamiento de la organización y la redacción de propuestas de solicitud de subvenciones.

Evaluación Anterior a la Capacitación Una evaluación antes anterior a la capacitación es una oportunidad para averiguar su conocimiento sobre la información incluida en este manual. Las respuestas correctas a la evaluación se darán a conocer en una actividad del último capítulo del manual. Utilice esta capacitación como una oportunidad para recibir información nueva, obtener respuestas a los desafíos que puede estar experimentando y desarrollar un sistema de contactos que pueda aprovechar después de terminar de leer este manual de capacitación.

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Evaluación Antes de la Capacitación Por favor, complete los siguientes espacios. 1.

Indique las principales diferencias entre las propuestas de solicitud de subvenciones escritas para fuentes de financiamiento privadas (fundaciones, corporaciones o individuos) y para fuentes de financiamiento públicas (gobierno). 1. 2.

2.

Enumere cinco (5) elementos esenciales de propuestas de solicitud de subvenciones del gobierno o de una fundación. 1. 2. 3. 4. 5.

Por favor, marque con un círculo si las siguientes declaraciones son verdaderas o falsas 1.

Verdadera

Falsa

Cuatro criterios claves para unir ideas de un proyecto con donantes potenciales son: geografía, misión o propósito, tipo de proyecto y presupuesto.

2.

Verdadera

Falsa

Las instrucciones, pautas y criterios de evaluación proporcionados por el donante son de gran importancia al escribir una propuesta de solicitud de subvenciones.

3.

Verdadera

Falsa

Hay una estructura lógica en la mayoría de las propuestas de solicitud de subvenciones.

4.

Verdadera

Falsa

Cada propuesta de solicitud de subvenciones, incluso un mini-fondo, debe incluir algún tipo de componente de evaluación.

5.

Verdadera

Falsa

Una propuesta sobre el personal es un plan claro y detallado para administrar y proveer de personal a un proyecto.

6.

Verdadera

Falsa

Los procesos de edición, corrección y “pulido” de una propuesta de solicitud de subvenciones no son tan importantes como las ideas que el proyecto contiene.

Compruebe las respuestas en la página 85 después de leer todo el manual.

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Desarrollo de Propuestas Tome el Pulso Este manual se elaboró basándose en las respuestas de otras organizaciones de base comunitaria. El ejercicio “Tome el pulso” le da la oportunidad de adaptar este taller a sus necesidades de aprendizaje al identificar y desarrollar sus objetivos de aprendizaje más importantes. Considere lo que sería beneficioso tanto para usted como para su organización.

Ejercicio 1: Tomando El Pulso Este ejercicio es una oportunidad para adaptar este taller a sus necesidades. Instrucciones: ✓ ✓ ✓

Revise los objetivos de aprendizaje para esta capacitación. Debajo de “Tome el pulso” enumere sus objetivos de aprendizaje. Piense qué conocimientos y destrezas le gustaría adquirir durante esta capacitación. Ahora, regrese y repase sus objetivos de aprendizaje. Identifique sus dos objetivos más importantes de aprendizaje y escríbalos a continuación:

Mis dos objetivos de aprendizaje más importantes son: 1.

2.

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CAPÍTULO 1: Introducción al Desarrollo de Propuestas para Subvenciones

Propósito: Establecer un entendimiento de las funciones y responsabilidades básicas de la redacción de propuestas de solicitud de subvenciones mediante: ✓ La familiarización con donantes públicos (gobierno) y privados (fundaciones y corporaciones); y ✓ El aprendizaje de cómo cumplir con la gestión relacionada en la planificación de una estrategia, haciendo averiguaciones sobre donantes potenciales que apoyen su proyecto o programa.

Objetivos del Aprendizaje: Al final de este capítulo, los participantes podrán: ✓ Establecer las diferencias entre propuestas privadas (fundaciones y corporaciones) y propuestas del gobierno (sector público). ✓ Realizar la planificación e investigación esencial para la preparación y presentación de propuestas a los donantes potenciales apropiados. ✓ Utilizar los recursos de Internet para ampliar la capacidad de encontrar información e identificar y seleccionar recursos de financiamiento. ✓ Organizar un equipo de elaboración de propuestas, incluyendo la designación de un coordinador de propuestas para que planifique, escriba y presente una propuesta sólida.

I. Financiamiento del Sector Privado y del Sector Público

A

ntes de iniciarse el proceso de redacción de una propuesta de solicitud, hay una gran cantidad de trabajo de investigación que se debe llevar a cabo; su importancia no se puede subestimar. Usted debe conocer todo lo que le sea posible sobre el grupo objetivo, el proyecto previsto y los donantes potenciales. También debe cerciorarse de que su proyecto responda a los intereses del donante potencial. Hay muchos lugares donde buscar subvenciones. Las dos fuentes principales son el sector privado, que abarca las fundaciones y corporaciones, y el sector público, compuesto de fuentes gubernamentales en el ámbito federal, estatal y local.

FINANCIAMIENTO DEL SECTOR PRIVADO Subvenciones aseguradas de una fundación, corporación u otra entidad no lucrativa. FINANCIAMIENTO DEL SECTOR PÚBLICO Subvenciones aseguradas de fuentes federales, estatales o locales. PROYECTO

Sector Privado El proceso de preparación de la solicitud de subvención para las entidades del sector privado es generalmente más directo y menos complicado que el del sector público. Hay más de 39,000 fundaciones activas de gran imortancia que conceden subvenciones en Estados Unidos. Según el Índice de la Fundación de Subsidios de 1997, más de 1,000 fundaciones entregaron más de 73,000 subvenciones de $10,000 ó más a organizaciones no lucrativas, totalizando $6,300 millones. Los negocios son otra fuente de financiamiento. La mayoría de las entidades corporativas dan subvenciones a organizaciones en las áreas geográficas donde hacen negocios, especialmente cuando hay un vínculo entre su propuesta y las actividades empresariales de la compañía. Hay mucho dinero disponible en el sector privado para financiar sus proyectos — si sabe dónde buscarlo.

Sector Público La búsqueda de subvenciones en el sector público es generalmente más complicada que en el sector privado. Es provechoso si la persona que realiza este tipo de propuestas tiene cierta experiencia en solicitud de subvenciones concerniente a los grupos del sector privado.

Gestión planeada o sistema organizado de servicios orientados a lograr resultados específicos que comienza y termina dentro del período de la subvención (un proyecto exitoso puede convertirse en un programa continuo). SUBVENCIÓN Concesión de fondos a una organización como resultado de un propuesta de solicitud de subvención aprobada.

El gobierno federal es la fuente principal de concesión de subvenciones en Estados Unidos; sin embargo, la cantidad de dinero disponible ha disminuido. Los estados son también fuente de financiamiento para las organizaciones de base comunitaria. El dinero del gobierno federal generalmente fluye a través de los gobiernos estatales a los locales o

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DONANTE (O FUENTE DE FINANCIAMIENTO) Organización pública o privada que acepta y revisa las propuestas de subvenciones y concede los fondos a las organizaciones cuyas propuestas han sido aprobadas. REQUEST FOR PROPOSAL (RFP) NOMBRE Y SIGLAS EN INGLES Un aviso o documento emitido por el gobierno federal que anuncia oportunidades de solicitud de fondos. Estos avisos aparecen en el Registro Federal, publicaciones estatales similares y una multitud de catálogos y registros por tópico. SOLICITUD DE SUBVENCIÓN (TAMBIÉN LLAMADA PROPUESTA DE SOLICITUD DE SUBVENCIÓN) Documento oficial o sistema de documentos presentados al donante potencial con el fin de obtener subvenciones.

a las organizaciones de base comunitaria. Los gobiernos estatales y locales también tienen sus propias fuentes de subvenciones, tales como ingresos generales, ingresos fiscales y otros fondos sectoriales. A las organizaciones generalmente se les conceden subvenciones como resultado de un proceso competitivo. Las subvenciones federales y estatales son altamente competitivas y pueden implicar más trabajo que las propuestas de solicitud de subvenciones del sector privado. En general, las entidades gubernamentales utilizan el sistema de solicitud para propuestas — (RFP, Request for Proposal, por sus siglas y nombre en ingles) — En una de solicitud de propuestas, una entidad gubernamental define una prioridad y emite un aviso de solicitud para propuestas (RFP) acorde a la prioridad de la subvención de fondos. Otros títulos que se dan a las solicitudes de financiamiento son: aviso de disponibilidad de subvenciones — (NOFA) notice of funding, por sus siglas y nombre en ingles_, anuncio de programa_ (PA) program announcement, por sus siglas y nombre en ingles_ y con menos frecuencia, solicitud de calificación_ (RFQ) request of qualifications, por sus siglas y nombre en ingles_ que se pueden utilizar para precalificar a un grupo de solicitantes con experiencia o habilidades especiales. Estos avisos aparecen en el Registro Federal (Federal Register), en publicaciones similares del estado y en varios catálogos y registros por temas.

II. La Importancia de Planificar e Investigar La redacción de una propuesta de solicitud de subvenciones es el acto de preparar una solicitud de subvenciones para presentarla o someterla a una fuente de financiamiento potencial. Usted puede dominar el proceso sin tener en cuenta su nivel de experiencia o de destrezas en la redacción de propuestas de solicitud de subvenciones, si dedica tiempo a estudiarlo, entenderlo y adaptarlo a las necesidades particulares de su organización.

El hecho de que un donante esté aceptando propuestas no significa que usted debe presentar una. “Obtener subvenciones” no debe ser un fin por sí mismo. Es más productivo establecer primero un plan de desarrollo para su organización, y luego identificar los donantes y las subvenciones potenciales que puedan ayudarlo a cumplir ese plan. El secreto de manejar muy buenas ideas se basa en la planificación organizativa básica que requiere un plan organizativo estratégico, incluyendo un plan de desarrollo. Después de que haya decidido solicitar para una subvención, tiene que saber dónde buscarla. En esta etapa, no se puede subestimar la necesidad de la preparación anticipada

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Desarrollo de Propuestas

Diferencias Principales Entre Propuestas del Sector Privado y el Sector Público Propuestas del Sector Privado: ✓ ✓ ✓

Son relativamente cortas Relativamente no son complicadas. Pueden desarrollarse utilizando una carta de indagación_ (LOI) Letter of Inquiry, por sus siglas, u otro formato abreviado.

Propuestas del Sector Público: ✓ ✓ ✓

Son más largas Son más complejas y detalladas. Se escriben en respuesta a una solicitud de propuesta_ (RFP) request for proposal, _ o un aviso de disponibilidad de subvenciones _ (NOFA) notice of funding availability.

ESTUDIO DE NECESIDADES Valoración sistemática de los servicios disponibles o de los vacíos existentes en los servicios dentro de una comunidad definida en un momento particular. PROPUESTA DE SOLICITUD DE SUBVENCIÓN Producto final del proceso de la redacción de la solicitud. INGRESOS

y de “hacer la tarea.” Hay una investigación que realizar con respecto al proyecto y una tarea que cumplir sobre la fundación o corporación a la cual presentará la propuesta de solicitud de subvención. Cuando realice las averiguaciones, lo mejor es seguir un proceso de tres pasos: ✓ ✓ ✓

Primer paso: Aclare qué tipo de proyecto desea financiar. Segundo paso: Identifique las fuentes de financiamiento potenciales que conceden subvenciones para el tipo de proyectos que usted desea emprender. Tercer paso: Averigüe todo lo posible sobre las organizaciones a las cuales usted les podría presentar una propuesta. Tenga en cuenta que es mucho mejor presentar una propuesta apropiada de subvención a un número limitado de posibles donantes que enviar propuestas “estilo escopeta” a numerosas fuentes de financiamiento.

Dinero que cubre los costos de un proyecto. En una propuesta de solicitud de subvención, los ingresos generalmente se proyectan o calculan.

Averigüe si su organización ha intentado alguna vez hacer algo similar, qué resultados obtuvo y si su proyecto puede superar al anterior. Piense si el proyecto es innovador o si tiene un componente interesante que puede beneficiar a otras propuestas dentro de ese campo si es que ya se dieron a conocer los resultados. Pregúntese si hay otras organizaciones en su comunidad que estén interesadas en este tipo de trabajo y si pueden ser socios potenciales para su propuesta. Es importante solicitar otras sugerencias dentro de su organización a fin de generar nuevas ideas. Los redactores de propuestas de solicitud de subvenciones también pueden obtener ideas de proyectos al leer publicaciones especializadas o boletines relacionados con la misión de su organización y comunicándose con colegas sobre temas, modelos de suministro de servicios y métodos. Es muy valiosa la generación de ideas y la clarificación

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CARTA DE INDAGACIÓN (LOI) LETTER OF INQUIRY SIGLAS EN INGLES Acercamiento inicial al donante. Esta carta es a veces el único documento enviado al donante; precede a veces a una propuesta completa. NOTIFICATION OF FOUNDING AVAILABILITY (NOFA) NOMBRE Y SIGLAS EN INGLES El anuncio de que un programa de financiamiento está abierto. Incluye información sobre el área de interés y la elegibilidad. REDACCIÓN DE LA PROPUESTA DE SOLICITUD DE SUBVENCIÓN Acto de preparar una solicitud para una subvención que se presentará a una fuente potencial de financiamiento.

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de proyectos con la población que se planea servir mediante la utilización de grupos de enfoque o la realización de encuestas. Además, la participación de los afiliados como por ejemplo, representantes de la población a la que se planea servir, miembros del personal del posible socio y de las organizaciones colaboradoras, así como también líderes comunitarios activos en el área definida, puede fortalecer el concepto y el proyecto de la propuesta y promover la aceptación de la comunidad de su proyecto una vez que se haya obtenido la subvención. Será esencial, una vez iniciado el proceso de redacción de la solicitud, presentar un caso sólido sobre el porqué es necesario el proyecto que usted tiene en mente. Por lo tanto, usted debe tener pruebas contundentes para demostrar que hay una necesidad o un problema significativo y que su proyecto responderá a las necesidades, solucionará el problema y beneficiará a la población de clientes que desea servir. En este aspecto, no se puede subestimar el valor de la información estadística. Si su organización todavía no ha realizado un estudio de necesidades, ahora es tiempo de hacerlo. Un estudio de necesidades es un cálculo sistemático de los servicios disponibles o de la falta de servicios en una determinada comunidad en un momento específico. Un estudio de necesidades puede ser amplio (considerando todos los servicios relacionados con el VIH/SIDA para todos los miembros de una comunidad) o reducido (considerando a los miembros de una población específicamente escogida y de todas sus necesidades relacionadas con el VIH/SIDA). Usted necesitará identificar los vacíos existentes en los servicios relacionados con el VIH/SIDA para el público que se busca servir y justificar la acción y los métodos que el proyecto propone implementar. Puesto que la red de financiamiento del VIH/SIDA está bien estructurada y organizada, cada comunidad y estado debe realizar periódicamente un estudio de necesidades y publicar un plan de prevención. Esta información, unida a su propio estudio, será la base para la “declaración de necesidades” en su propuesta. El segundo capítulo incluye más información sobre cómo realizar un estudio de necesidades.

Ejemplo: Usted puede notar una tendencia en sus clientes que viven con SIDA y que son atendidos en casa (por ejemplo, un alto porcentaje de sus clientes está sufriendo deficiencias alimenticias). Intentará entonces identificar el porqué está ocurriendo esta situación. Quizás usted se entera de que los clientes no están recibiendo alimentos saludables. Entonces usted observará las organizaciones de su comunidad que llevan comida a las personas que padecen SIDA. Quizás puede encontrar un banco de alimentos que hace algunas entregas, pero no en el área donde vive la mayoría de sus clientes. Por lo tanto, usted ha encontrado una necesidad que no se está atendiendo. Usted puede decidir que su organización debe comenzar su propio servicio de entrega de alimentos o conseguir el financiamiento para ayudar a una entidad que hace algunas entregas para que pueda ampliar su servicio en su área geográfica.

Desarrollo de Propuestas

III. Identificación y Selección de Posibles Donantes Hay muchos recursos disponibles para identificar fuentes de financiamiento, ya sea en el sector privado o público.

Sector Privado La red de Internet es una herramienta valiosa para encontrar subvenciones. Tenga presente, sin embargo, que muchas fuentes de financiamiento del sector privado no tienen sitio de Internet. Entonces no limite su búsqueda a este medio. Otros recursos buenos son directorios, bases de datos, publicaciones (libros, boletines) y mensajes electrónicos. Los contactos también son una herramienta excelente. También vale la pena preguntar a miembros de la junta directiva y colegas de otras organizaciones de base comunitaria similares a su organización sobre desarrollo de propuestas y fundaciones. Esas organizaciones pueden informarle sobre sus experiencias con algunas fundaciones en particular y ayudarlo a aclarar sus ideas para el proyecto.

Sector Público Todos los donantes del gobierno tienen su página web o conexiones de Internet. Es muy conveniente visitar periódicamente estos sitios (guárdelos en su carpeta de lugares favoritos). El sector público está organizado en los mismos niveles que el gobierno de los Estados Unidos (por área geográfica y jurisdicción), ya sea federal, estatal y local (incluyendo condado o región) Es de particular importancia estar al día de las subvenciones locales y estatales ya que ambas son fuente de financiamiento para la prevención y tratamiento del VIH/SIDA y cada nivel tiene una oficina de VIH/SIDA que distribuye las subvenciones Ryan White. Participe en comités asesores locales y estatales y en consejos de planificación para estar informado sobre las oportunidades de financiamiento que haya y también para conocer las políticas y planes para su área. Una red de contactos con otras personas en el mismo campo puede ofrecer recursos inesperados para su organización. Con frecuencia, restringimos y limitamos nuestros recursos buscando solamente subvenciones de salud asignadas para VIH/SIDA. Recuerde que la población a la que sirve incluye hombres, mujeres y niños, como grupos e individuos, que tienen otras necesidades. Busque sitios para otras agencias relacionadas con el gobierno tales como los Centros para la Prevención y el Control de Enfermedad (CDC) Centers for

DESARROLLO Otro término para recaudación de fondos que describe todas las acciones de la recaudación de dinero para un grupo no lucrativo, generalmente mediante donaciones. El desarrollo incluye la recaudación de dinero de fundaciones, corporaciones, fuentes del gobierno y de individuos. PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO El proceso de planificar cómo recaudará una organización los recursos financieros necesarios para realizar su trabajo. Normalmente se hace anualmente y con frecuencia, es parte del proceso de planificación estratégica. PLANIFICACIÓN ORGANIZATIVA Proceso de planificación para el futuro de su organización. Se hace a menudo por medio de un proceso de planificación estratégica. La planificación organizativa se puede hacer anualmente o para varios años.

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Disease Control, por sus siglas y nombre en ingles, Servicios Sociales y de Salud y los departamentos de Educación, Interior y de Agricultura (para enterarse de oportunidades de subvenciones en zonas rurales). Algunos recursos que frecuentemente se utilizan para identificar posibles fuentes de financiamiento se enumeran en la próxima página. Recursos adicionales aparecerán en las siguientes secciones. Es importante que determine cuan apropiada es una agencia para su proyecto como lo es para la agencia de financiamiento determinar lo compatible de su proyecto para sus programas. Hay varios lugares para obtener información detallada sobre posibles fuentes de financiamiento para que pueda hacer esta determinación. Puede revisar sus páginas web; solicitar listas completas de proyectos que han financiado, copias de sus reportes anuales más recientes y copias de la Forma 990F del IRS (datos financieros); preguntar a sus colegas sobre ellas o enviar una carta de indagación (LOI) Letter of Inquiry siglas y nombre en ingles (consulte el capítulo 2) Muchos solicitantes de subvenciones aceptan que son importantes cuatro criterios para localizar las fuentes de financiamiento apropiadas para su causa: localización, misión, tipo de proyecto y presupuesto. Si el donante hace subvenciones en su área geográfica, financia organizaciones y proyectos similares a los suyos y proyectos a un nivel equivalente a su proyecto y a sus necesidades de desarrollo, entonces es una buena coincidencia. Debe ponerse en contacto con el director del programa del donante prospectivo o comunicarse con la persona adecuada para discutir su proyecto (algunas fundaciones son pequeñas y solamente tienen a trabajadores a media jornada mientras que las fundaciones más grandes puede que tengan varios jefes de programa. El gobierno federal y otras agencias listan las personas de contacto en el RFP. Durante su discusión, proporcione una breve descripción de su proyecto, entérese si su proyecto y los programas de donantes prospectivos hacen buena pareja (la opinión puede ser una valiosa fuente de información ya que el jefe del programa con frecuencia le sugerirá formas más efectivas de presentar su propuesta para aumentar sus posibilidades de financiamiento) El jefe del programa puede decirle si su programa no es apropiado para la fundación o agencia, ahorrándose de este modo mucho tiempo de preparación y redacción. Resuma los resultados de su investigación de manera organizada.

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Desarrollo de Propuestas

Recursos de Financiamiento Recursos de Financiamiento en el Sector Privado Foundation Center Directory es publicado por el Foundation Center. Esta disponible en ediciones impresas y electrónicas en sus bibliotecas y centros de información. Puede suscribirse al “Foundation Directory On-Line,” si su organización está en condiciones de hacerlo. Este directorio basado en Internet le da acceso a miles de expedientes de instituciones donantes con vínculos directos a los sitios de internet de esas instituciones. Visite http://www.foundationcenter.org o llame al 800-424-9836. National Directory of Corporate Giving. También lo publica el Fundation Center. Este directorio impreso proporciona datos sobre más de 3.300 fundaciones corporativas y programas de donaciones directas. Puede ser utilizado en la Biblioteca del Centro de la Fundación y sus centros de información o hacer un pedido directo a la institución. Visite http://www.fdncenter.org/marketplace/catalog o llame al 800-424-9836. GuideStar es una base de datos en internet de organizaciones no lucrativas. Puede visitar el sitio en Internet de GuideStar y completar una descripción sobre su grupo para que los donantes tengan un mejor acceso de información sobre su organización. El sitio también ofrece información general sobre gerencia no lucrativa y recaudación de fondos. Visite http://www.guidestar.org. Council on Foundations Publications Catalog lo difunde el Council on Foundations, una organización no lucrativa de afiliados integrada por fundaciones y corporaciones que otorgan subsidios. Además publica una variedad de guías sobre obtención de fondos. Puede obtener mayor información en la sección “Publications” del sitio del Council, en http://www.cof.org/applications/publications/index.cfm o llamando al 888-239-5221

Recursos de Financiamiento en el Sector Público El Catalog of Federal Domestic Assistance es compilado por la Administración de Servicios Generales de Estados Unidos. Este recurso describe todos los programas de fondos federales y provee los contactos de cada institución. Puede revisarla gratuitamente en http://www.gsa.gov/fdac The Federal Register es el archivo oficial de todos los programas federales. Este documento incluye las regulaciones de todos los programas federales que deben cumplir las organizaciones beneficiarias de subsidios federales. Se puede obtener gratis en http://www.access.gpo.gov/nara. También está disponible una edición impresa y en microficha (no son gratis) llamando al 202-512-1800. También puede leer las copias impresas en su biblioteca local.

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FedWorld.gov es una puerta de entrada a la información del gobierno. Puede utilizar el sistema de búsqueda del sitio en Internet para encontrar la información sobre subsidios del gobierno y oportunidades de financiamiento. Visite http://www.fedworld.gov. Comerce Business Daily es un recurso para los contratos federales que enumera avisos de las acciones propuestas para los gastos del gobierno, la concesión de contratos, la venta de propiedades del gobierno e información sobre adquisiciones. Cada edición contiene aproximadamente entre 500 y 1.000 avisos. Puede buscarla gratuitamente en el http://www.cbdnet.access.gpo.gov. Para recibir una edición impresa, llame al 888-293-6498. También puede revisar las copias impresas en su biblioteca local.

IV. Hacer una Lista de Necesidades para la Preparación de una Propuesta de Subvención

Recursos Necesarios Para la Redacción de Propuestas ✓ ✓ ✓ ✓

✓

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Personas y organización: Redactor guía/coordinador y equipo que elabora la propuesta Dinero: Contratación de expertos externos, los que sean necesarios, y otros gastos Instalaciones: Espacio para integrar partes de la propuesta en proceso y preparar el paquete Equipo: Una o más computadoras de alta velocidad con procesador de datos, programa de gráficos y acceso a internet, una copiadora con capacidad de clasificación o acceso a un centro de copias (ej. Kinko’s u Office Depot), una impresora de tinta “Ink-Jet” o láser, y un perforador de tres agujeros para papel. Materiales: Carpetas y etiquetas plásticas, carpetas de archivos, y un abastecimiento adecuado de papel (blanco, 8 1/2 x 11) y otros materiales para preparar los borradores y organizar los materiales durante el proceso de preparación.

Desarrollo de Propuestas

V. Organizando el Equipo que Elabora la Propuesta Incluso en el mejor momento de la economía, las organizaciones no lucrativas pueden carecer de los recursos financieros para contratar personal administrativo y de ayuda. Por consiguiente, con frecuencia se confía en su totalidad en los responsables de escribir las propuestas para llevar a cabo la planificación y redacción. Sin embargo, el mejor método de redactar una propuesta acertada de solicitud de subvención es mediante el trabajo en equipo. El propósito del equipo redactor de la propuesta para la solicitud de subvenciones es planificar, escribir, revisar y presentar una propuesta ganadora a una fuente apropiada de financiamiento. El tamaño y la composición del equipo pueden variar dependiendo del número de miembros del personal que puede asignar una organización para que trabaje en la subvención y en la complejidad de la solicitud. Las propuestas para las fundaciones y corporaciones pueden ser relativamente sencillas, y requerir el trabajo de dos o tres personas. Sin embargo, las propuestas para las agencias federales pueden ser grandes y complejas, y requerir los esfuerzos de cuatro a ocho personas, o aún más. El equipo debe estar compuesto por personas que proporcionen la información necesaria en cada parte de la solicitud, abarcando todos los aspectos técnicos y presupuestarios, sin considerar lo pequeña o grande que pueda ser una agencia o una subvención. Las personas con más probabilidades de ser incluidas en el equipo redactor de la propuesta son las siguientes: ✓ ✓

✓ ✓

✓

EQUIPO DE DESARROLLO DE LA PROPUESTA Un grupo de personas (personal, consultores, socios y otros afiliados) que se reúnen para planificar y redactar una propuesta de solicitud de subvención exitosa. GASTOS (TAMBIÉN LLAMADO COSTOS) El costo de un proyecto. En una propuesta de solicitud de subvención, los gastos normalmente se proyectan o calculan. COORDINADOR DE LA PROPUESTA Persona a la cual se le asigna la responsabilidad interna de coordinar la planificación, preparación y redacción de una propuesta de solicitud de subvención.

Un miembro de la junta directiva, que da la aprobación a la organización para conseguir subvenciones y que también pudría proporcionar información técnica. El director ejecutivo o persona designada por la dirección, que es responsable de la puesta en práctica y del éxito de todos los programas de la organización, apoya el diseño del proyecto y tiene la autoridad final en todos los asuntos relacionados con la propuesta de solicitud de subvenciones El director financiero, que elabora el presupuesto, analiza los gastos e identifica los recursos necesarios. El encargado del proyecto o director, que es el responsable final de la operación del proyecto, debería aportar información sobre actividades propuestas, resultados y evaluación. Miembros del personal a cargo del proyecto, que coordinan de cerca con el encargado del proyecto, deben trabajar directamente con la población a la que se busca servir y que pueden proporcionar información clave sobre las necesidades del cliente, ideas para el proyecto y muestras de historias de la vida real que enriquecen y ponen un “rostro” a la propuesta.

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✓ ✓

Miembros del personal administrativo, que realizan el procesamiento de textos, autoedición y tareas de diseño gráfico junto con otras funciones administrativas. Personal de desarrollo o consultor que redacte la propuesta, escriba y/o coordine la planificación y redacción de la solicitud de subvenciones. Personas externas a su organización (otros afiliados) que también deben participar son:

✓ ✓

Uno o más representantes de la población objetivo que ofrezcan la perspectiva de los beneficiarios del proyecto. Socios colaboradores claves, que son esenciales para el éxito de todo el proyecto y que proporcionarán cartas vitales de apoyo que se presentarán junto con la solicitud de subvención.

Coordinador de la Propuesta/Redactor Guía Debe designarse una persona como coordinador de la propuesta (Coordinador) y redactor guía. Es la responsabilidad de esta persona dirigir de principio a fin todo el proceso de desarrollo de la propuesta para familiarizarse totalmente con todos los requisitos e instrucciones de la solicitud de la subvención. Si la organización tiene a alguien del personal que prepara la mayor parte de la propuesta de solicitud de subvención, entonces esta persona sería la opción lógica. Sin embargo, debido a que muchas organizaciones de base comunitaria carecen de este lujo, el director ejecutivo u otro alto funcionario del personal presta con frecuencia servicios como coordinador. El coordinador debe conducir una reunión inicial con todos los miembros del equipo para comenzar oficialmente el proceso de redacción de la solicitud de subvención, estar disponible para contestar preguntas, mantener todo en movimiento mientras se prepara la propuesta y distribuir muestras preliminares para revisión y sugerencias. Pocas propuestas se preparan y presentan después de hacer un borrador; las propuestas más complejas pueden tomar varias revisiones internas antes de que la solicitud final esté lista para PRESENTACIÓN su envío a la fuente de financiamiento. DE CONCEPTO El coordinador debe elaborar tanto un concepto de la propuesta como un plan (a veces llamado de trabajo para el desarrollo de la misma. prospecto, una propuesta preliminar o una pre-propuesta) Es un documento breve, interno que describe la información esencial sobre una subvención.

Presentación del Concepto

La presentación del concepto (llamado algunas veces prospecto, prepropuesta o propuesta preliminar) es un documento interno muy breve que describe la información clave sobre una subvención. Éste incluye el nombre de la subvención, el nombre de la fuente de financiamiento, la cantidad de fondos disponibles y el presupuesto máximo de las subvenciones, el nombre y las funciones de los miembros que forman parte del equipo de la propuesta, la fecha de vencimiento de la propuesta, un resumen corto del proyecto que encaja con la misión de la organización, el método propuesto y la población que se beneficiará con el proyecto.

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Desarrollo de Propuestas

Resumen de la Reunión Inicial Para Reumir la Propuesta I.

Información general (incluye la presentación del concepto)

✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓

Título de la subvención: Nombre de la agencia donante: Cantidad mínima-máxima de los fondos a conceder: Promedio de dólares donados: Plazo para presentar la propuesta: Límite de páginas (si lo hay): Características especiales o requisitos inusuales (especifique):

II. Equipo que desarrolla la propuesta Nombre

Función en el equipo del proyecto

Teléfono

1. 2. 3. 4. 5. III. Esquema de la propuesta y asignaciones para la redacción IV. Horario para la redacción de la propuesta

Uno de los primeros pasos en el proceso de buscar subvenciones debe ser el desarrollo de una presentación del concepto. Generalmente de dos a cuatro páginas, la presentación del concepto es una descripción breve y concisa del proyecto. La presentación del concepto generalmente trata las siguientes preguntas básicas: ✓ ✓ ✓ ✓

¿Qué se va a hacer? ¿Por qué es importante hacerlo? ¿Cómo y quién lo hará? ¿Cuánto dinero se necesita y cuáles son los propósitos generales?

Una presentación del concepto ayuda a un solicitante potencial a organizar y a pensar con base en una idea; sirve como base para comunicarse con las agencias potenciales de financiamiento y para refinar y elaborar una propuesta final muy bien concebida. La presentación del concepto también puede ser un instrumento excelente para obtener sugerencias de colegas. La obtención de sugerencias sustantivas de otras personas con respecto a la viabilidad, significado y puntualidad del proyecto pueden resultar extremadamente provechosas a la hora de desarrollar una propuesta competitiva final. 23

OBJETIVO Resultados proyectados y deseados de un proyecto. Están incluidos en la propuesta de subvenciones para demostrar al donante el modelo que adoptará su proyecto. ✓

✓

La redacción o el desarrollo de la presentación del concepto es con frecuencia el primer paso para transformar en realidad una idea creativa o valiosa. La presentación del concepto es uno de los tres componentes esenciales para comenzar el diseño de un proyecto financiado. Los otros dos componentes esenciales son el desarrollo del presupuesto y la localización de las fuentes de financiamiento. La presentación del concepto es una herramienta útil; ya que puede responder a varios propósitos, incluyendo los siguientes: ✓ Ayuda a aclarar y organizar ideas en forma escrita y proporciona la base para una búsqueda de financiamiento. De la presentación del concepto es posible desarrollar varias solicitudes de subvención para el mismo fin. Puede utilizarse para hacer presentaciones simultáneas (la solicitud a varias agencias de financiamiento al mismo tiempo no solamente es aceptable sino también es una práctica que es alentada y cotizada por agencias de financiamiento y otras instituciones) Servir como un documento abreviado de una a dos páginas o prospecto del proyecto o programa; otras agencias requieren una propuesta preliminar o algunas veces es solicitada por los donantes.

Puesto que la redacción y revisión de una propuesta formal puede implicar un proceso muy largo, la presentación del concepto y la propuesta preliminar pueden ahorrar tiempo y esfuerzo tanto al personal de la agencia como al redactor individual de la subvención en caso de que la idea no se considere oportuna o no se pueda financiar. Esencialmente, la presentación del concepto es la base o piedra angular del desarrollo de un proyecto financiado. Un investigador puede utilizar la presentación del concepto -idea esencial del proyectopara presentarla a varias agencias de financiamiento y variar el formato o el contenido para cumplir con los requisitos de esas agencias. Utilice un lenguaje claro y conciso.

Recuerde: Éste es un panorama o borrador del proyecto final. Es flexible y puede modificarse. Mientras satisfaga los criterios de las agencias de financiamiento, la presentación del concepto o sus secciones se pueden utilizar para muchos propósitos.

La siguiente lista incluye sugerencias para el formato.

Título del Proyecto Necesidad: Esta sección cubre la importancia, la oportunidad y la innovación del proyecto. La importancia y la aplicación del proyecto a las prioridades del patrocinador también deben indicarse claramente. Los datos estadísticos de apoyo se pueden incluir en esta sección, pero deben ser breves.

24

Desarrollo de Propuestas

Metas y objetivos: La meta general del proyecto se debe describir brevemente y los objetivos se deben enumerar de manera clara y concisa. Enumérelos según su prioridad, si es posible. Metodología, operaciones o procedimientos: Esta sección se debe relacionar directamente con los objetivos y concentrarse en los puntos más significativos. Dé indicaciones de que ha considerado completamente el estudio y de que ha anticipado la mayoría de las preguntas y objeciones más lógicas que puedan suceder. Describa cómo se dirigirá el proyecto. Recursos y personal disponible: Enumere las instalaciones y el equipo que hay disponibles para el proyecto, además de la información sobre personal clave y su experiencia anterior más relevante. Presupuesto: Una de las tres partes más importantes del proceso, el presupuesto informa sobre los costos de implementar un proyecto exitoso. Considere las actividades de los proyectos y los costos específicos de cada una (ej. envío por correo de encuestas, compra de artículos de oficina, impresión y gastos de correo, entre otros) Solamente el total de las categorías más importantes debe estar en la lista. Se deben clasificar las contribuciones de los costos compartidos, si los hay, y los costos indirectos. Palabras claves: Enumere las definiciones generales o las palabras descriptivas incluidas en el proyecto. Estas palabras importantes, aunque a menudo no se necesitan en la presentación del concepto, pueden ser útiles cuando el investigador empieza a buscar fondos equivalentes de la agencia. También ayudan al redactor de la propuesta a obtener una definición más clara sobre el tema.

Plan de Trabajo para el Desarrollo de la Propuesta El plan de trabajo para el desarrollo de la propuesta contiene la descripción de su proyecto (basado en las secciones del RFP), asignaciones para su elaboración por escrito y un periodo interno con plazos. Se puede consultar con este plan, según sea necesario, durante el proceso de desarrollo de la propuesta. Este plan le dará una idea de las muchas actividades implicadas en la redacción de una propuesta de principio a fin, y un tiempo aproximado para cada paso. Es importante que cada miembro cumpla con los plazos para presentar a tiempo un producto de alta calidad, porque no se aceptan las propuestas presentadas después de la fecha especificada en las instrucciones de la solicitud. Puede usar la lista llamada “Cosas para hacer” como la que se muestra a continuación para realizar el proceso de redacción de la propuesta de solicitud de subvención.

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MUESTRA Plan de Trabajo para el Desarrollo de la Propuesta Contenido de la Solicitud

Fecha de entrega

Persona/Org. Responsable

Lista de asuntos terminados

6/10

Sandy Lewis

Resumen del programa ROSS

5/30

Sandy Lewis

Lista de requisitos completados

5/30

Sandy Lewis

Prueba de estatus no lucrativo del solicitante

4/19

Progreso/ Notas

Materiales cubiertos

1ra Parte: Requisitos iniciales

2da Parte: Capacidad del solicitante y experiencia

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Diagrama A: Personal del programa

5/14

Borrador de la descripción sobre el personal y abastecedores de servicios

4/26

Residents Together, Inc.

Descripción sobre el personal propuesto y coordinación entre abastecedores de servicios

5/8

Sandy Lewis

Organigrama

4/19

Recursos Humanos y Sandy Lewis

Completado Fecha

CAPÍTULO 2: Redacción de la Propuesta de Solicitud de Subvenciones

Propósito: Establecer un entendimiento sobre cómo escribir una propuesta de subvención exitosa. Se describe la estructura lógica de una propuesta típica y se detallan sus elementos.

Objetivos de Aprendizaje: Al final de este capítulo, los participantes podrán: ✓ Explicar e implementar consejos útiles sobre los estilos de redacción en la solicitud de subvenciones ✓ Preparar una carta de indagación o de intención para presentar una propuesta. ✓ Describir los elementos o secciones esenciales de una propuesta para obtener financiamiento público y privado.

I. Utilización de un Vocabulario Claro y Sencillo

L

a mayoría de los donantes quieren leer una propuesta redactada en un lenguaje claro, sencillo y comprensible. Imagínese que la persona que revisa y evalúa su propuesta no sabe absolutamente nada sobre el área de interés. Esto lo fuerza a usted a definir los términos y a leer los borradores desde un punto de vista objetivo. Este método conducirá a una mejor propuesta y, finalmente, convencerá a los expertos de que usted domina totalmente su tema. Incluso cuando el material técnico escrito será leído por expertos, trate que su redacción sea fácil de leer (por ejemplo, traduzca los términos técnicos de modo que “cualquiera” los entienda).

Forma Técnicamente Correcta -— Responda Todas las Preguntas Por lo general, usted tendrá solamente una oportunidad para cerciorarse de responder a todas las preguntas total y completamente de su solicitud. Sin embargo, a veces, una entidad como por ejemplo, el Department of Housing and Urban Development de Los Estados Unidos (HUD), por su nombre y siglas en ingles, puede, en algunos casos, tener un período para corregir deficiencias en las solicitudes. (Revise cuidadosamente los términos NOFA o RFP para determinarse qué deficiencias se pueden corregir). Sin embargo, nunca hay excusas para no completar la solicitud lo mejor que pueda. No deje ninguna sección vacía -utilice el término N/A, no aplicable, no disponible o NINGUNO- en las secciones que no necesita contestar o no tiene respuesta. En caso de que se requiera información necesaria que usted no tenga, es preciso dar una explicación. Por lo tanto, indique sus razones y, si es posible, indique al donante cuándo tendrá la información.

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Tipos De Estilo Utiles

30

✓

Las “Palabras de moda” son los últimos términos más populares, casi técnicos, para captar el interés de las personas. Esas palabras cambian constantemente. Por lo tanto, para ser un buen redactor de propuestas, usted debe mantenerse al día de los cambios en su área. El uso ocasional de “palabras de moda” en la propuesta puede ayudar, si se usan apropiadamente. De nuevo, sin embargo, cualquier persona tal vez no entienda esos términos y usted necesitará explicarlos en su lista de definiciones.

✓

Mantenga una actitud ganadora porque se reflejará en su redacción. La fe que usted propone en el proyecto debe ser superior. Sienta que alcanzará el éxito y muchas veces eso ocurrirá. La competencia es fuerte, especialmente a nivel nacional. Es importante que usted continúe releyendo y revisando para que sepa que muestra una actitud ganadora.

✓

La teoría de la Congruencia, utilizada en teorías de psicología y comunicación, indica la importancia de que todos los elementos trabajen juntos con los mismos objetivos. En comunicaciones interpersonales, lenguaje corporal, palabras, pensamientos y conducta todos deben complementarse. El cambio más leve puede alertar a su interlocutor de que falta algo o de que algo está oculto. Sea detallista en todas sus comunicaciones –orales y escritas– y recuerde ser consistente.

✓

Estilo y contenido son de suprema importancia. Las propuestas se revisan, califican y evalúan basándose en su estilo y contenido. Es preferible redactar una propuesta de solicitud de subvención en una voz objetiva en tercera persona. No trate de personalizarla usando “yo”, “nosotros” o “usted”, esto a cambio le hará fácil editar y le dará seriedad. Las organizaciones de servicios sociales tienen que adoptar los métodos más sofisticados y directos de la comunicación comercial: hágalo corto y atractivo, pero diga todo lo que tiene que decir.

✓

Refine las diferencias en el lenguaje de sus colaboradores. Si más de una persona colabora con la redacción, los estilos diferentes son obvios para el lector. Un buen redactor de propuestas edita por estilo y también por contenido. Por consiguiente, trate de refinar las diferencias en los estilos de redacción de todos sus colaboradores (ej. cambiar palabras o frases para hacerlo consistente) para que suene o se lea como si una sola persona haya escrito la propuesta.

✓

¿Se siente en desventaja? Encuentre una persona con excelentes destrezas en redacción y edición para que revise las secciones de la propuesta durante su preparación. No espere hasta que la propuesta esté completa, porque tal vez no tenga tiempo de revisarla. No tiene que aceptar todo lo que diga el editor externo. El escritor “tipo profesor” puede ser molesto para los que tratan de aclarar un punto. Confíe en su propio juicio. Con las nuevas versiones de programas de procesamiento de textos de Windows y Microsoft, las computadoras inteligentes ofrecen soluciones para los problemas de ortografía, estilo y gramática. Utilícelos, especialmente si no está seguro de sus destrezas en la edición. Otras herramientas útiles son un diccionario y un tesauro.

Desarrollo de Propuestas

Información Que se Debe Incluir en una CDI ✓

Nombre del donante, título, dirección y persona de contacto

✓

Nombre, título, dirección, número telefónico, número de fax y correo electrónico de la organización solicitante.

✓

Descripción general y misión de la organización.

✓

Razón para solicitar fondos.

✓

Cantidad de dólares solicitada.

✓

Descripción de la necesidad del proyecto, incluyendo los beneficios que recibirá la población objetivo.

✓

Descripción del proyecto, incluyendo metas y objetivos esenciales.

✓

Lista de otros donantes potenciales.

✓

Conclusiones y pasos siguientes.

Fuente: Adaptado del Center for Non-Profit Management. http://www.cnmsocal.org.

II. Preparación de una Carta de Indagación Muchas instituciones privadas le pedirán una carta de indagación (LOI, Letter of Inquiry) por sus siglas y nombre en ingles. La carta de indagación es una versión abreviada de una propuesta completa. La presentación de una carta de indagación no ata a su organización a presentar una aplicación. Al solicitar una carta de indagación, la agencia de financiación normalmente está tratando de planear el número de propuestas que espera recibir con el fin de planificar el tiempo necesario del personal y el número de revisores.

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III. Estructura Lógica y Elementos de una Propuesta En general, los donantes necesitan la misma información básica para todo tipo de subvenciones. Al respecto, la mayoría de las propuestas difieren solamente en el orden que los donantes quieren que usted presente la información; cuánta información requieren y en qué profundidad esperan que usted explique las bases de la propuesta. Las propuestas pueden ser estilo carta, como una LOI (Letter o Inquiry), siglas y nombre en ingles, o pueden ser documentos grandes y complejos, particularmente cuando se escriben en respuesta a los requisitos del gobierno. Sin embargo, todos los donantes necesitan saber quién es usted, qué ha logrado, a quién beneficia, qué está solicitando, cuánto dinero necesita y específicamente qué hará con los fondos. Una vez que haya dominado los elementos básicos, todos los tipos de propuestas serán más fáciles de conceptuar, elaborar y redactar. Si usted termina una propuesta o solicitud amplia, muchos de los elementos se pueden reciclar en otras propuestas. Los apéndices, por ejemplo, siguen siendo generalmente los mismos (ej. Artículos de Incorporación, Evidencia del estatus Sin Fines de Lucro, Lista de la Junta Directiva, Estados Financieros Auditados) Por lo tanto, archive estos documentos en un lugar conveniente para recuperarlos fácilmente cuando presente otra propuesta de solicitud de subvención. Puesto que los donantes necesitan información similar, hay ciertos elementos básicos en una propuesta. Por ejemplo, en la década de 1990, las metas y objetivos emergieron como unos de los elementos más críticos de una propuesta, porque muchas agencias gubernamentales comenzaron a orientarse hacia contratos basados en resultados con las organizaciones no lucrativas. Un plan bien elaborado incluye metas alcanzables que se pueden medir y pueden llegar a convertirse en la base para el pago de subvenciones. Asimismo, las metas y objetivos forman la base para el plan de evaluación en su propuesta. En la siguiente descripción de los elementos de una propuesta de solicitud de subvención, es decir, la Descripción de Proyecto será más detallada que las requeridas en la mayoría de los RFP’s, por sus siglas en ingles. Para su propio beneficio, usted debe estar listo para responder a cada una de las subdivisiones bajo esta sección. Esto le permitirá entender la petición del proyecto y presentarlo a otros en búsqueda de apoyo. Cada vez y con mayor frecuencia en los RFP’s o en NOFA’s, las instrucciones o pautas incluyen una sección separada para los factores de la evaluación. Al cuantificarse esos factores, el trabajo del solicitante resulta más fácil porque sabe exactamente qué espera y cuánta importancia le da el donante a cada parte de la propuesta. Los criterios para la evaluación revelan a veces otra información que no se solicitó directamente en el formato y en las instrucciones de la propuesta. En este caso, usted debe revisarla cuando la complete e intentar calificarse usted mismo basándose en los factores delineados para determinar la subvención.

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Desarrollo de Propuestas El criterio de evaluación para la sección de propuestas de un RFP es una herramienta práctica y una guía valiosa para saber lo que necesita un donante y cómo debe responder usted. Dado a que la mayoría de las propuestas, ya sean fuentes privadas o públicas, contienen los mismos componentes básicos y siguen la misma estructura básica, esa misma estructura también se recomienda para su presentación a los donantes que no proporcionan pautas para la propuesta. Los componentes principales de una propuesta se explican a continuación.

EVALUACIÓN Proceso para determinar el éxito de su proyecto mediante la comparación de los objetivos con lo que realmente ocurrió durante el curso del proyecto.

Elementos de una Propuesta Las descripciones siguientes de los elementos esenciales de una propuesta tienen como fin familiarizarlo con la información que solicitarán los donantes. Al saber lo que debe contener cada sección, usted estará mejor preparado para responder con eficacia. Las diferencias en contenido y presentación de la información se indican en las pautas específicas de un RFP o de la fundación.

A. Carta de Presentación La carta de presentación es probablemente uno de los elementos que se debe completar al final en la propuesta y uno de los más importantes para un revisor. La carta de presentación da a conocer a su organización o muestra información sobre su organización y el proyecto propuesto al donante. También puede servir como carta de traspaso o expediente oficial en la presentación de su propuesta al proveedor de subvenciones. La carta fija el tono de la petición para el financiamiento y generalmente resume el documento con información básica. En la mayoría de los casos, la carta de presentación se enviará con la firma del director ejecutivo de su organización o del presidente de la junta directiva, a menos que se especifique lo contrario. En algunas ocasiones, si un miembro de la junta directiva o del personal tiene un contacto personal en una fundación o corporación, la carta se puede enviar con su firma. Algunos donantes especifican el contenido para la carta de presentación. Usted debe: ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓

Ser breve y consistente con el resto de la propuesta. Presentar la organización al donante. Estar enfocado y ser directo en su deseo de proporcionar servicios esenciales de calidad (urgencia) Declarar el apoyo al programa de parte de su junta directiva y de la población objetivo. Incluir una descripción del título de su programa, meta, población que se planea servir, cantidad de fondos, marco de tiempo y encargados de dar la información. Dirigir la propuesta a una persona específica de la agencia de financiamiento.

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La carta de presentación la componen generalmente tres párrafos breves con la siguiente información:

Primer Párrafo: ✓ ✓ ✓

Indicación de que se incluye una propuesta. Título del proyecto para el cual se solicitan los fondos. Cantidad de fondos solicitados.

Segundo Párrafo: ✓

Breve resumen de su propuesta, relacionándola con los sucesos actuales o con la misión de la fundación, si es posible. Ejemplo: Nuestra propuesta responde al elevado índice de infección de VIH entre los adolescentes locales. Este tema lo mencionó un artículo reciente del Times que indicó que el 23 por ciento de los adolescentes de nuestra ciudad se infectan cada año....

✓

Algunas noticias buenas recientes, relacionadas con su organización. Ejemplo: ¡Acabamos de recibir el Premio de Prevención del SIDA de la Cruz Roja!

Tercer Párrafo: ✓

✓

RESUMEN EJECUTIVO (A veces llamado resumen del proyecto o extracto) Documento breve al comienzo de una propuesta de solicitud de subvención que ofrece al donante una idea de la propuesta total.

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Información para que el donante pueda comunicarse con el solicitante en caso de necesitar información adicional o si tiene algunas preguntas. Incluya un número de teléfono, la extensión y el correo electrónico. Nota de agradecimiento por el apoyo recibido del donante en el pasado (si es que lo ha habido) y/o expresión de aprecio por la atención que ha dado a su propuesta.

B. Portada/Formulario Página de portada: Las propuestas federales pueden requerir de la presentación de la Forma Estándar 424 (SF-424) Application for Federal Assistance, por su nombre en ingles, página normal de portada para solicitudes federales. (Visite http://www.sbaonline.sba.gov/sbaforms/sf424.pdf para instrucciones sobre cómo completar la Forma SF-424). Otros donantes — gobierno y fundaciones- han comenzado a crear sus propias “página de portada” de sus propuestas para captar en ésta la información básica necesaria en el orden que estos donantes desean.

Desarrollo de Propuestas C. Sumario Ejecutivo/Resumen Aunque generalmente ésta es la primera sección de una propuesta, a menudo es mejor esperar y redactar esta sección al final. El resumen ejecutivo (a veces llamado resumen del proyecto o síntesis) ofrece al donante una imagen de su propuesta total. Por lo general, contiene la siguiente información: ✓

Problema o necesidad que su organización tratara a través de esta propuesta. Ejemplo: Los clientes con SIDA que viven en sus casas en el vecindario de la ciudad Fair Oaks, no reciben nutrición adecuada

✓

El método o la solución que su organización ha preparado para solucionar el problema. La respuesta a la necesidad incluirá aspectos básicos sobre quién, cuándo, cómo y dónde. Ejemplo: El Proyecto Comunitario de Salud de Fair Oaks comenzará un programa de entrega de alimentos nutritivos. Los alimentos se entregarán dos veces por semana en la vecindad de Fair Oaks a 45 clientes con SIDA. Para la entrega, utilizaremos los servicios voluntarios de la Liga Menor de Fair Oaks. El proyecto estará coordinado por nuestro director de atención médica.

✓

Los requisitos de financiamiento para todo el plan pueden incluir el proyecto y presupuestos organizativos, la cantidad de fondos solicitados y otros donantes para el proyecto. Ejemplo: Estamos solicitando una subvención de $50,000 de la Fundación Urbana para comprar un vehículo y bolsas especiales para el reparto de alimentos. El presupuesto total para este plan de doce meses es de $75,000. Ya hemos recibido una subvención de $15,000 del Proyecto del SIDA de la ciudad. El presupuesto anual del Proyecto Comunitario de Salud de Fair Oaks es $2.4 millones.

✓

La capacidad y la experiencia administrativa son una información breve sobre los antecedentes de su organización, particularmente su experiencia con respecto al problema o necesidad delineada en su propuesta. Ejemplo: Un grupo de profesionales médicos fundó en 1987 el Proyecto Comunitario de Salud de Fair Oaks para atender las necesidades de personas con VIH/SIDA del vecindario de Fair Oaks, una ciudad de Michigan. Fair Oaks proporciona una variedad de servicios directos, incluyendo atención médica en casa, preparación de casos, apoyo familiar y compañía. El proyecto comunitario de salud en Fair Oaks recibió en 1999 el “Premio Comunitario a la Excelencia en la Atención Médica.”

Nota: En algunos formatos de propuestas requeridos por los donantes, el resumen ejecutivo también incluye información básica como la persona de contacto, dirección, número de teléfono y correo electrónico, aun cuando esta información se incluye generalmente en la carta de presentación.

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D. Declaración de la Necesidad Esta sección ofrece una información más detallada sobre el problema o necesidad mencionada en su propuesta y la respuesta de su organización. Usted necesita convencer al donante que este problema necesita solución y que su organización puede hacer un buen trabajo. Describa por qué y cómo se presenta el problema en la población objetivo, usando datos epidemiológicos y demográficos, ciencias de la conducta y otros datos relevantes (encuestas sobre preocupaciones de la comunidad, sondeos, evaluaciones, entrevistas o situaciones descritas por los encargados de casos u otros proveedores de servicios). Hay muchas maneras en las que usted puede demostrar la necesidad de su proyecto. Tres de las mejores maneras de hacerlo es mediante el uso de la opinión de expertos, estadísticas y anécdotas.

Opinión de Expertos Utilice citas de líderes en el área que confirman la existencia del problema. Si los mejores métodos para solucionar los problemas incluyen su enfoque o proyecto propuesto, también debe citarlos.

Estadísticas Las cifras y datos ayudan a demostrar la necesidad de un proyecto. Necesita cerciorarse de que los datos que utiliza son actuales, relevantes y exactos ✓

Los datos pueden venir de una variedad de fuentes tales como grupos locales de planificación comunitaria CPG, por sus siglas en ingles, departamento de salud local o estatal, estadísticas nacionales y otras organizaciones de base comunitaria locales, Internet y agencias de todo el país que prestan servicios a poblaciones similares. Vea el tercer capítulo para más fuentes de datos. Información importante que se debe incluir:

✓ ✓

✓

✓

36

Presencia de enfermedades transmitidas sexualmente (ETS), índice de embarazos no deseados, incidencias de abuso de drogas, etc. Factores colaterales: barreras al acceso de servicios, situaciones de comportamiento, psicológicas y socioeconómicas que indirectamente ponen a la población objetivo en un mayor riesgo de contraer el VIH. Prevención del VIH por CPG o los consejos de planificación RW (Ryan White) “Prioridad en la preparación de la información” (que compara los factores de riesgo para diversas comunidades y después fija “prioridades” para los fondos, investigación y otras actividades) Entorno (el mundo alrededor del público que desea servir) y análisis político (asuntos y opiniones alrededor del problema)

Desarrollo de Propuestas ✓

Resultados de un inventario de recursos comunitarios (lista de recursos de organizaciones que están disponibles para la población que se planea servir) que usted preparó para identificar vacíos existentes en los servicios y asegurar que estos servicios no se repitan o se dupliquen. Trate que la Declaración de la necesidad sea lo más específica posible a su proyecto Ejemplo: El vecindario de Fair Oaks en Michigan tiene el número más elevado de personas que viven con VIH/SIDA en el medio oeste de los Estados Unidos. ... es mucho más persuasivo que Ejemplo: En todo el mundo 20 millones de personas han muerto por complicaciones del SIDA y 40 millones están infectados con el VIH... ...porque es específico del problema que usted está tratando.

Anécdotas También puede ser muy eficaz incluir historias de la vida real sobre personas que se han beneficiado por el trabajo de su organización. Usted puede cambiar los nombres enteramente u omitir el primer nombre para proteger la privacidad (debe explicarlo en una pequeña nota en su propuesta) Las historias de la vida real las pueden recopilar sus empleados o se pueden enviar en forma de cartas o testimonios de los clientes. Estas anécdotas deben ser breves, creíbles y convincentes. Ejemplo: Cuando nuestra trabajadora social Rose Jones visitó la semana pasada al paciente LeJuan Payne en su casa, le sorprendió saber que padecía graves deficiencias vitamínicas. LeJuan había estado recibiendo una atención excelente del Proyecto Comunitario de Salud de Fair Oaks, pero la comida rápida y los alimentos enlatados que le llevaban su sobrino y hermana no tenían los nutrientes que necesitaba LeJuan. Ejemplo: En 1999 llegué al proyecto comunitario de salud de Fair Oaks. Mi carga viral era increíblemente alta y pensé que moriría antes de fin de año. No podía costear los medicamentos que necesitaba. En Fair Oaks conocí al Dr. Rodney Pardoe. Él me ayudó en lo relacionado a mis medicinas y mi encargada del caso, Valerie, me refirió al Medicaid. Dos años más tarde estoy vivo y en buenas condiciones; ahora mi futuro es brillante. — Carta de un cliente de Fair Oaks, Clyde W.

Otra parte importante de esta sección está en demostrar el porqué su organización está bien preparada para resolver esta necesidad. No critique a otras organizaciones en la comunidad; más bien explique el porqué su organización responderá a una necesidad que nadie más está resolviendo.

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PAUTA DE FUNCIONAMIENTO Número y porcentaje de clientes con los que se espera lograr el resultado. También llamado grupo objetivo, la información se debe basar en el juicio profesional, datos anteriores, investigación o estándares profesionales.

E. Metas y Objetivos En la descripción de su proyecto debe comenzar primero con las metas — qué desea lograr — y objetivos — qué debe hacer para alcanzar su meta. La mayoría de metas incluyen dos o más objetivos. De los objetivos surgen las tareas y un calendario, una sección posterior de la propuesta, que divide los objetivos en “tareas específicas” o “medidas de acción.” Las metas y objetivos tienen que ser mensurables y cuantificables. Los números son muy importantes, particularmente en cuanto a objetivos. Con frecuencia forman la base para evaluar su desempeño. Para la nueva tendencia de contrato de financiamiento basada en el desempeño, sus pagos se pueden definir en el cumplimiento de los objetivos establecidos en su propuesta.

La redacción de metas y objetivos claros y precisos es un proceso lógico. Las metas del programa son declaraciones generales del resultado total deseado, sin especificar cuándo o cómo. Sabiendo lo que usted desea hacer, puede dividir la misión en ciertas metas (ej. reducir en un 40 por ciento el número de niños participantes que reciben calificaciones bajas en matemáticas). Los objetivos están más orientados en el desempeño así como también están circunscritos por el tiempo, respecto al período en el cual se realizará (por ejemplo, ofrecer tutoría después de la escuela para 50 jóvenes, entre los 7 y 12 años, dos días por semana en un período de doce meses) Un objetivo es una declaración específica que describe un resultado particular y previsto del programa. Es mensurable, alcanzable, relevante y sujeto a un calendario. A continuación, se ilustran ejemplos de diversos tipos de objetivos:

Tipo de objetivo

Descripción

Ejemplo

Resultado

Período de tiempo específico en el que ocurrirá un cambio en el nivel previsto.

1. La mitad de todos los pacientes reducirán su carga viral en un 45 por ciento en un período de tres años. 2. En seis meses, 40 de los 50 adolescentes de nuestra clase de prevención de VIH/SIDA aprobarán un examen escrito sobre la transmisión del VIH/SIDA.

Proceso y producto

Cómo se realizará. La manera en que funciona.

1. Se realizará ocho sesiones cada seis meses con 20 personas VIH positivas.

Producto tangible resultado del proyecto.

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2. Elaboración de un manual para inmigrantes africanos con HIV/SIDA que se compartirá con otras organizaciones.

Desarrollo de Propuestas Practique la elaboración de objetivos y metas. Ya que éste es uno de los elementos más importantes de su subvención. Si el posible donante tiene solo esta sección, así como la de tareas y calendario y el presupuesto, el potencial donante podría de una manera realista tomar una decisión con respecto a financiar su propuesta.

F. Descripción del Proyecto La descripción del proyecto es la sección más larga de la propuesta. Debe hacerse una amplia referencia a todos los asuntos en el estudio de necesidades e indicar cómo el programa propuesto responderá a esos asuntos. Relacione el programa con su declaración de misión e incluya información relacionada al servicio que se ofrecerá, educación de salud, técnica/formato para la reducción de riesgos, teoría/modelo subyacente, quién realizará la intervención, duración y frecuencia, tiempo y lugares, número anticipado de clientes, sistema de vínculos y referencias, plan de localización de clientes, implementación del plan de trabajo y margen de tiempo/organigrama. Incluya la función de los socios y otros colaboradores. Los proyectos deben ser uniformes, culturalmente competentes, sensibles a la identidad, apropiados en la educación y el desarrollo, y lingüísticamente específicos. La mayoría de los programas o proyectos responden a una necesidad (justificada en su declaración de necesidades) Los donantes buscan ayudar a la gente proporcionando servicios que responden a sus necesidades identificadas y documentadas. Resista la tentación de incluir las necesidades administrativas en las metas, objetivos y descripción, a menos que estas necesidades se vinculen directamente con el suministro de servicios. Los costos administrativos se deben mantener inusualmente bajos, para que así la mayor parte de su presupuesto y, por lo tanto, de su proyecto, se oriente hacia el propósito caritativo o educativo. Trate de presentar una estrategia diferente, una nueva manera de hacer cosas. Los ensayos o réplicas de lo que funciona (los mejores métodos) son bienvenidos por los donantes. Los siguientes puntos le permiten detallar en qué consiste realmente su proyecto. Tal vez usted no necesite todos los elementos siguientes, pero lo mejor es estar preparado. ✓

Población objetivo: Describe al grupo que recibirá los servicios trazados en el plan. Describa a quién planea usted servir en términos de geografía, demografía (número de beneficiarios, edad, sexo, ingresos, nivel de educación, etc.), cómo encajan en el programa y cualquier barrera que experimenten en la obtención de servicios o del programa que usted propone. Describa un panorama de los problemas más urgentes en su comunidad (qué es lo que pone a los miembros de su población objetivo en riesgo de contraer el VIH) Incluya la información demográfica tal como edad, raza / grupo étnico, género, orientación sexual, nivel de educación, situación económica, comportamientos de riesgo, factores colaterales, datos registrados de VIH/SIDA, investigación relevante del comportamiento y epidemiología.

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✓

Estrategia/beneficios: Ofrezca una visión general de la forma en que usted solucionará el problema descrito en la sección “necesidades” y cómo su población objetivo se beneficiará de las acciones que planea tomar.

✓

Método o actividades: Los métodos o actividades en esta sección resumen los puntos esenciales de su plan de operaciones. ¿Cómo administrará realmente el programa? Mencione la contratación, mercadeo, la entrega de servicios, las tareas de seguimiento, el lugar y las instalaciones, las horas de operación y el plan de personal.

✓

Tareas y Horarios: Divida sus objetivos en tareas (pasos de acción ), con una lista de los responsables y un plazo para la finalización de cada tarea (esto se hace generalmente en una gráfica)

✓

Administración y organización: Describa su equipo de administración ejecutiva, especialmente al presidente del consejo de administración, cuyo título podría ser director, director ejecutivo o presidente, y al jefe financiero principal, cuyo título podría ser contador, director de finanzas o interventor. Si identifica a un director del proyecto, utilice sus credenciales en el área de administración de programas. Si el presidente de la junta directiva tiene experiencia en administración de agencias (administrar), mencione su trayectoria. Cualquier asesor especial o consultor técnico que sea necesario para el proyecto también se debe mencionar y justificar en esta sección. Es necesario un organigrama para demostrar la estructura de su proyecto y cómo se ajusta a la organización existente.

PLAN DE PERSONAL Sección de una propuesta o de un documento separado que describe quién emprenderá el trabajo esencial del proyecto así como también las calificaciones de los miembros del personal, la descripción de las responsabilidades laborales y otra información relevante.

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✓

Plan de personal y organización: A continuación, se delinean los componentes necesarios del plan: – Detalle el plan de administración de personal del proyecto, incluyendo a los miembros del personal (pagados y con otras fuentes de pago), voluntarios y consultores. – Describa cómo la estructura apoyará el programa propuesto y cómo facilitará el aporte significativo y representación de la población que se planea servir. – Indique que el proyecto es factible, en base al plan de personal, y que los recursos necesarios están a la mano o son fácilmente accesibles. – Indique el título, nombre (si ya ha sido contratado), el número de empleados a tiempo completo, el sueldo, las responsabilidades, las credenciales (certificados y logros), las necesidades de capacitación y el sistema de comunicación. – Describa la composición racial/étnica de la junta directiva, el personal, las organizaciones que colaboran, y si pertenecen a la población que se planea servir. – Explique la razón por la que su organización es la más calificada para proporcionar servicios a la población objetivo y es la única entidad capaz de alcanzar las metas del proyecto. – Describa brevemente cada posición (pagada y voluntaria) que se necesita para lograr las metas y objetivos. Refiérase al plan de tareas/calendario mostrado a continuación para las responsabilidades del proyecto. Mencione también la descripción de funciones en un apéndice, si es requerido. Del listado de empleados en esta sección, el presupuesto del personal reflejará los sueldos, los beneficios y otras compensaciones.

Desarrollo de Propuestas

Tareas/Margen de Tiempo Tarea

Calendario

Personal Clave/Socios

1. Reclutar participantes de programa.

Agosto/septiembre

Personal clave del Consejo de Salud de Wisconsin Enlace juvenil YMCA Hospital Middlebury Consejo de Salud Pública

2. Determine las necesidades de transporte.

Septiembre/octubre

Personal clave del Consejo de Salud de Wisconsin Enlace juvenil YMCA

3. Organizar el transporte.

Octubre

Personal clave del Consejo de Salud de Wisconsin

4. Formar grupo para planificar e implementar los eventos.

Septiembre

Personal clave del Consejo de Salud de Wisconsin Enlace juvenil YMCA Hospital Middlebury Consejo de Salud Pública

5. Realizar y evaluar eventos.

Octubre, marzo y mayo

Personal clave del Consejo de Salud de Wisconsin Enlace juvenil YMCA

6. Conducir evaluación final.

Junio

Personal clave del Consejo de Salud de Wisconsin

Se incluye más información en el desarrollo de su plan de personal en el capítulo cuarto.

G. Experiencia Organizativa y Capacidad Esta sección es clave para explicar quién es usted y enfatizar la razón por la que su organización es la mejor candidata para obtener una subvención. La misión de su organización, los servicios proporcionados, la organización legal, la historia y los éxitos aparecen en la sección Experiencia y Capacidad Organizativa, referida a menudo como trayectoria de la organización o introducción. Aquí es donde usted tiene la oportunidad de explicar su propósito caritativo y “lucirse.” Si usted ha recibido financiamiento para su agencia, resuma los programas financiados y los fondos recibidos. Los donantes tienen un interés particular en sus experiencias previas relacionadas con el proyecto propuesto y la capacidad de su agencia para administrar programas y manejar

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fondos. Estas dos áreas ayudan a medir su potencial de responsabilidad programática y fiscal. Los donantes quieren cerciorarse de que sus subvenciones, si las conceden, se gastarán sabiamente y para los propósitos indicados en el proyecto. La supervisión y administración son también importantes porque los donantes también desean saber un poco sobre la estructura organizativa de su compañía y que usted cuenta con una junta directiva fuerte y un personal competente. Es aquí donde se hacen referencia a muchos de los documentos que se adjuntan en un apéndice, tales como documentos legales de la organización -artículos de incorporación y reglamentos, carta de exención de impuestos del IRS, lista de la junta directiva (con las afiliaciones de los miembros) y el organigrama.

H. Colaboración y Asociaciones Colaboración implica la entrega conjunta de los servicios del proyecto, con un número limitado de socios, y requiere el intercambio de recursos financieros (generalmente con subcontratos u otros acuerdos) Asociaciones implican la coordinación de los servicios del proyecto a través del intercambio de la información, referencias al cliente y la planificación y capacitación conjuntas, sin compartir los recursos financieros. Muchas asociaciones implican una combinación de colaboración y coordinación. MEMORANDA OF AGREEMENT (MOA) El gobierno federal tradicionalmente dirige la tendencia en políticas y procediO MEMORANDA OF mientos de los programas financiados. Una de las maneras en que el gobierno busca UNDERSTANDING el mejor uso de las subvenciones federales es poner como requisito la colaboración (MOU) y asociación entre grupos que trabajan en el mismo problema o con la misma población que se planea servir. Puesto que los donantes privados también desean Cartas firmadas de conseguir lo máximo por su dinero, ellos también le preguntarán quiénes son sus compromiso o socios en este esfuerzo. intención que indican que todas las partes Generalmente, el director ejecutivo o presidente trabaja para establecer asociaentienden sus ciones entre los grupos con quienes desea colaborar. La naturaleza de estas colabofunciones en un raciones o asociaciones varía según el proyecto. Es importante que todas las partes esfuerzo de sociedad entiendan sus funciones y se comprometan a participar en la preparación de cartas o de colaboración. de compromiso o intención firmadas, Memoranda of Agreement (MOA), nombre y siglas en ingles, o Memoranda of Understanding (MOU), nombre y siglas en ingles, contratos u otros medios. En esta sección usted describirá cómo el proyecto se ajusta al espectro de servicios contra el VIH en su comunidad y si complementa o incrementa la eficacia de los servicios existentes. Aproveche la oportunidad para: ✓ ✓

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Reforzar el lugar de su proyecto en la continuación de servicios ofrecidos localmente y cerciórese de que no se dupliquen esfuerzos. Intercambiar opiniones sobre su relación con los departamentos locales y estatales de salud, especialmente sus oficinas del VIH/SIDA, servicios de cuidado primario y

Desarrollo de Propuestas prevención del VIH, agencias financiadas para servicios sobre el SIDA y cualquier otra organización relevante. El lema para los programas nacionales de salud es “Cien por ciento de accesibilidad. Cero por ciento de desigualdad.” Con las colaboraciones y asociaciones usted debe explicar cómo se estructurará la relación con todas las agencias colaboradoras, incluyendo para cada agencia sus antecedentes, alcance de su colaboración, marco de tiempo, miembros del personal y voluntarios, presupuesto y administración.

I. Presupuesto Algunos donantes potenciales quieren saber el presupuesto completo de su agencia, mientras que otros se ocupan exclusivamente del programa para el cual se están solicitando las subvenciones. Algunos donantes querrán que usted desarrolle una cruz gigante — un rompecabezas de números para demostrar un déficit igual a lo que usted está pidiendo — y esto es lo más difícil. La descripción del presupuesto demuestra el plan financiero para operar el proyecto. Eso siempre se necesita para que sus cálculos y totales se revisen con sensatez y exactitud. Los presupuestos se analizarán con más detalle en el capítulo cuarto.

J. Plan de Evaluación Como los objetivos del proyecto, el plan de evaluación debe ser un documento de trabajo efectivo no solo un conjunto de frases exóticas escritas para impresionar al donante. Este plan debe ser una pauta para medir el éxito de su proyecto. El plan de evaluación de una propuesta demuestra cómo determinará usted si su proyecto cumplió o no sus objetivos indicados. También describe la manera por medio de la cual se obtendrá la información de la evaluación y cómo se analizarán los datos. Finalmente, esta sección presenta su plan para cómo se divulgarán la evaluación y sus resultados al público para el cual este proyecto está dirigido. Evaluación es la revisión y análisis sistemáticos de los siguientes puntos: ventajas, calidad y valor de un programa que demuestra si se han alcanzado o no los objetivos trazados. La evaluación es una parte integral del diseño e implementación del programa y asegura al donante su deseo de programas eficaces. Bajo el Government Performance Results Act (GPRA, nombre y siglas en inglés), todos los programas federales deben documentar el progreso hacia objetivos específicos evaluables. A los donantes les puede impresionar su capacidad de completar esta sección de una manera que ellos la entiendan. Hay varias clases de evaluaciones. ✓ ✓

La evaluación de resultados mide los efectos de un programa frente a las metas que buscaba lograr. La evaluación del proceso supervisa los programas al concentrarse en las actividades realizadas y en el número de participantes beneficiados.

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✓

La evaluación global es una combinación de las evaluaciones de proceso y de resultados, que analizan las operaciones y actividades del programa así como también sus resultados.

La evaluación demuestra la eficacia del programa. De sus objetivos indicados, piense cómo puede medir su progreso. Una evaluación eficaz requiere múltiples medidas para cada objetivo. Lo ideal es que usted seleccione las medidas y las fuentes de datos para cada uno de sus objetivos.

K. Perspectiva Futura/Sostenibilidad/Conclusiones En peticiones de fondos privados, particularmente, y con más frecuencia que en las solicitudes gubernamentales, se le pregunta a menudo: ¿Cómo continuará este programa cuando se acaben los fondos? Debe estar listo para contestar esta importante pregunta. En esta sección usted indicará lo que hará a través del período del proyecto para identificar y asegurar recursos adicionales. Para hacer esto, necesita citar recursos potenciales creíbles e indicar el porqué son apropiados para su agencia y para el proyecto. También puede indicar que el proyecto será integrado en operaciones o programas existentes de la agencia. Cuando utilice esta estrategia tenga cuidado de no revelar que el programa ya no es necesario porque usted tiene los recursos para hacerlo. Proporcione un análisis razonable de todas las declaraciones y proyecciones hechas en esta sección. Si no se le ha preguntado en alguna sección anterior, usted necesita resumir y llegar a conclusiones sobre los beneficios de su proyecto o programa para la población objetivo y la comunidad en general. Usted debe redefinir la necesidad del proyecto y cómo su implementación mejorará las condiciones de la gente y de la comunidad.

L. Apéndice/Archivos Adjuntos El contenido de un apéndice para cada propuesta o solicitud de subvención varía según el donante. Sin embargo, la mayoría de los donantes requieren que usted incluya muchos de los siguientes datos: ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓

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Organigrama de la lista de directivos. Prueba de estatus no lucrativo. Prueba de estatus de agencia minoritaria (si se requiere). Presupuesto de la agencia. Fuentes de financiamiento existentes. Estados financieros auditados. Declaraciones de impuestos 990 Federal y/o estatal. Los últimos informes anuales, materiales de la agencia o del programa. Plan estratégico de la organización. Políticas y procedimientos fiscales, de personal y de programas seleccionados. MOU/MOA, Memoranda of Understanding y Memoranda of Agreement , siglas y nombre en ingles, cartas de apoyo/intención; Lista de referencias. Subcontratos, descripción de las funciones y currículum vitae u historial profesional.

Desarrollo de Propuestas A continuación, se da una lista con más detalles sobre el tipo de archivos adjuntos o apéndices que probablemente se le pedirán: ✓

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Documentos administrativos/legales: Como mínimo, artículos de incorporación y carta de exención de impuestos del IRS; algunas veces se solicitan los reglamentos de la organización. Folletos/materiales de promoción/artículos: Cualquier material preparado o impreso que ayude a presentar su caso, particularmente los que elogian su grupo o su trabajo. Lista de la junta directiva y afiliaciones: Lista de los miembros actuales de la junta directiva con sus afiliaciones profesionales y un documento que indica los oficiales. Estados financieros auditados: Todos los donantes esperan que usted tenga estados financieros auditados; sin embargo, muchas organizaciones pequeñas no los tienen. Entonces será necesario que tengan estados financieros de por lo menos el último año fiscal. Historial profesional de los principales miembros del personal: Incluya el currículum vitae de los miembros esenciales del personal si usted está solicitando subvenciones para sus posiciones particulares. Incluya a otros (por ejemplo, el director ejecutivo y/o el principal oficial de finanzas) solamente si es necesario para consolidar la propuesta. Descripción de trabajo: Utilice un formato que se pueda duplicar. Si tiene una agencia establecida, probablemente usted ya tendrá la descripción de los trabajos en un formato determinado. El formato es algunas veces demasiado complejo para los donantes y puede ser necesario que usted lo reduzca a una información básica: requisitos para los reportes, resumen de la posición, deberes o responsabilidades, certificaciones para la posición y rango de sueldos. Cartas de respaldo y compromiso: Ya ha pasado la época en la cual se pedía a los conocidos que hicieran una carta de respaldo. Ahora los donantes esperan cartas de compromiso que describan cómo la persona o grupo apoyará este proyecto y el valor de esa ayuda en términos de dólares. Los donantes también desean saber si usted ha trabajado antes con este grupo, cómo lo ha hecho y además quieren información de la agencia o individuo que escribió la carta. Testimonios: Nada conmueve más a un donante que conocer sus éxitos mediante los testimonios de la gente que usted ha ayudado o influido de manera positiva. Las cartas manuscritas son generalmente más impactantes y “de corazón.” Otros documentos de respaldo: Un donante puede solicitar otros documentos específicos, que deben ser identificados y agregados al Apéndice.

M. Formularios Estándar de Gobierno: Garantías y Compromisos A nivel federal, estatal y local los gobiernos requieren generalmente formularios estándar que se deben incluir en la solicitud de subvención. (Ya tratamos el tema de SF–424 en la sección de Página de portada/formularios). El lugar donde van estos formularios varía. Los compromisos y las certificaciones aseguran el cumplimiento de las regulaciones del gobierno tales como ambiente saludable de trabajo, asuntos de conflicto de interés, discriminación y otras medidas y políticas. Estos formularios deben estar a la mano en su agencia y prepararse a tiempo para que el director ejecutivo o presidente de la junta

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directiva los firmen y aprueben. Los formularios se pueden preparar y firmar antes de completar la propuesta y archivarse para su entrega.

Muestra del Formulario Común Para una Solicitud de Subvención En las páginas siguientes encontrará una muestra del formato de propuesta de solicitud de subvención RFP, siglas en ingles, de una entidad que representa a varios donantes de fundaciones privadas.

Solicitud Común de Subvención (Nombre de la Fundación — Presentada a:) 1)

Fecha de la Propuesta:

2)

Nombre de la Organización:

3)

Dirección: Ciudad:

4)

Número de Teléfono:

5)

Persona Contacto:

Estado:

Código Postal: Fax:

(Nombre)

(Inicial del segundo nombre.)

(Apellido)

Título/Posición: 6)

Identificación de impuestos (Tax ID)/Registro #:

7)

Información sobre la organización:

8)

Cantidad solicitada: $

9)

Breve descripción de la solicitud: (De 2–7 palabras) ¿Para qué exactamente

(Adjunte copia de carta 501 (c) (3) del IRS)

quiere los fondos? 10) Área de programa: (De las pautas de la fundación; por ejemplo., servicios humanos, salud, educación, etc.)

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Desarrollo de Propuestas

11) Proyecto/descripción de la petición:

12) Área o áreas geográfica(s) beneficiada(s): 13) Población de clientes beneficiados: (Especifique por favor — por ejemplo, niños, ancianos, desamparados, discapacitados, etc.) 14) Número de personas beneficiadas: 15) Presupuesto anual de la organización: $ 16) Presupuesto total del proyecto: (si aplica) Proporcione un análisis de costos, $ por persona, desempeño, etc. (si aplica) $ Fondos todavía necesarios para el proyecto: $ 17) Tres donantes principales de su organización: 1. 2. 3. 18) Otros donantes para este proyecto (si aplica) 1. 2. 3.

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CAPÍTULO 3: Desarrollo de Programas de Prevención

Propósito: Revisar el desarrollo de los programas de prevención de VIH/SIDA para la propuesta de subvención como parte importante en la obtención de subvenciones. Aprender a utilizar recursos estadísticos sugeridos para datos exactos y oportunos y materiales de referencia a través de los Centros de Control de Enfermedades y de Prevención del VIH, Compendio para Prevención e Intervenciones del VIH con Evidencia de Eficiencia.

Objetivos de Aprendizaje: Al final de este capítulo, los participantes podrán: ✓ Determinar las tendencias en las poblaciones prioritarias para ofrecer servicios de prevención del VIH. ✓ Identificar, seleccionar y adaptar intervenciones de programas basados en la ciencia, incluyendo el uso del “Compendio del CDC para Intervenciones de Prevención del VIH” para la redacción de la solicitud de subvenciones.

I. Tendencias en Grupos Objetivo: Poblaciones Prioritarias

E

s una tarea desafiante mantenerse al corriente de la epidemia del VIH/SIDA porque la percepción que se tiene tanto de la enfermedad como de sus poblaciones prioritarias ha cambiado con frecuencia. El CDC tiene una variedad de estadísticas actuales en su sitio de Internet que ha sido obtenida del reporte semestral del CDC sobre el VIH/SIDA, y que muchos usan para mantenerse al día de las tendencias estatales y nacionales de la enfermedad en grupos determinados. (Puede obtener el reporte o revisar áreas particulares de ésta en el sitio de Internet del CDC: http://www.cdc.gov/hiv/stats/htm). Por ejemplo, los datos nacionales sobre un grupo determinado con VIH/SIDA — personas que viven con SIDA — se pueden obtener a partir de la información incluida en ese sitio de Internet. La siguiente información ilustra casos hasta diciembre del 2001.

Descripción

Número de Casos Registrados

Número total de casos de SIDA reportados al CDC

816,149

Número de casos en adultos y adolescentes

807,075

– Número de casos en hombres

666,026

– Número de casos en mujeres

141,048

Número total de muertes por SIDA reportados al CDC

467,910

Los reportes estadísticos le dan tanto a investigadores como a planificadores la oportunidad de responder a situaciones como: ✓ ✓ ✓ ✓ ✓

¿Qué poblaciones y subpoblaciones en mi área se han visto afectadas más intensamente por la epidemia del VIH/SIDA en los últimos 3-5 años? ¿Qué poblaciones en mi área se consideran las más vulnerables a la epidemia en los próximos 3–5 años? ¿Cuáles son los vacíos en los servicios y qué necesidades no resueltas hay en mi área que pueden ser atendidas por los proyectos propuestos? ¿Qué métodos de prevención o suministro de servicios (incluyendo tratamientos) que promueven los investigadores pueden ser útiles para mi grupo objetivo? ¿Qué tipo de intervenciones en los programas de servicios y de métodos han sido probados o se podrían aplicar con grupos objetivos tal como el grupo que servimos?

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II. Recursos para Reunir Estadísticas Demográficas Relevantes Hay muchas fuentes de información donde se pueden recopilar estadísticas demográficas necesarias para fortalecer su propuesta y explicar la necesidad de fondos. Algunas de las fuentes principales se enumeran a continuación.

Sitios en Internet de Agencias Federales que Proporcionan Estadísticas e Información Importantes Agencia para la Investigación y Calidad de la Salud. Este sitio en Internet ofrece “HIVnet,” una herramienta que proporciona información sobre el uso de servicios en hospitales y fuera de hospitales por parte de personas con VIH/SIDA así como otros datos y estadística útiles (http://www.ahrq.gov/data/hcsusix.htm). CDC. En el sitio de Internet de esta organización hay una variedad de estadísticas del reporte semestral de CDC sobre el VIH/SIDA. Puede obtener todo el reporte o revisar áreas particulares (http://www.cdc.gov/hiv/stats.htm). En la sección “Información general” de este sitio en Internet se pueden obtener folletos y hojas de datos sobre varios temas del VIH/SIDA, incluyendo prevención, transmisión y atención. También hay una sección detallada sobre “Preguntas frecuentes acerca del VIH/ SIDA” y una página de vínculos a otros recursos de información sobre la enfermedad en sitios de Internet patrocinados por el CDC. The CDC Morbidity and Mortality Weekly Report contiene reportes semanales de funcionarios estatales de salud y sirve con frecuencia como primera fuente de nuevas observaciones y resultados referentes al VIH/SIDA (http://www.cdc.gov/mmwr). U.S. Census Bureau. La sección “Vigilancia del HIV/ SIDA” (“HIV/AIDS Surveillance”) de este sitio en Internet proporciona estadísticas internacionales sobre el VIH/SIDA, particularmente en los países en vías de desarrollo (http://www.census.gov/ipc/www/hivaidsn.html). Este sitio de Internet puede también ser una buena fuente de información demográfica general sobre un estado o un área metropolitana en particular (http://www.census.gov). National Institute of Allergy and Infectious Disease. Forma parte de los Institutos Nacionales de Salud (NIH) Este sitio en Internet proporciona una variedad de información sobre investigación y vacunas contra el VIH/SIDA. También hay una “Hoja de datos” actualizada con estadísticas generales del VIH/SIDA (http://www.niaid.nih.gov).

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Desarrollo de Propuestas Natational Library of Medicine. Este sitio en Internet proporciona vínculos a información sobre pruebas clínicas relacionadas con el VIH/SIDA así como una lista de expertos, artículos de publicaciones especializadas, libros y material audiovisual (http://www.sis.nlm.nih.gov/ HIV/HIVMain.html). The Surgeon General’s Office on HIV/AIDS Policy. Su sitio en Internet proporciona estadísticas generales en la sección “Respuesta federal a la epidemia” (Federal Response to the Epidemia Section): (http://www.surgeongeneral.gov/aids).

Sitios en Internet de Organizaciones no Lucrativas que Ofrecen Estadísticas e Información Útil AIDS Action. Su sitio en Internet proporciona varias hojas de datos estadísticos en la sección “Legislación y Políticas” (Legislation and Policy): (http://www.aidsaction.org). The Association of State and Territrorial Health Officials (ASTHO). Esta organización nacional no lucrativa representa las agencias de salud pública de Estados Unidos, sus territorios y el Distrito de Columbia. Este sitio en Internet proporciona vínculos a entidades estadounidenses de salud pública clasificadas por estado: (http://www.astho.org). Avert.org. En este sitio de Internet, las estadísticas se pueden revisar por país, regiones dentro de países o por todo el mundo. La información se basa en edad, sexo y origen étnico (http://www.avert.org/statindx.htm). El Diario de la Asociación Médica Americana (The Journal of the American Medical Association). El sitio de Internet de esta revista ofrece una variedad de información útil en su “Centro de Recursos del VIH/SIDA”: (http://www.ama-assn.org). Kaiser Family Foundation. Este sitio en Internet contiene algunas de las hojas de datos y estadísticas más actualizadas: (http://www.kff.org/sections.cgi?section=hivaids). Este sitio también ofrece noticias de última hora sobre el VIH / SIDA en su “Reporte diario” (Daily Report). (http://www.kaisernetwork.org/daily_reports/rep_hiv.cfm). También hay una sección importante “Datos de Salud Estatal En Línea” (State Health Facts Online) que le permite comparar datos específicos de salud entre los estados así como datos aislados de su estado:(http://www.statehealthfacts.kff.org). UNAIDS/OMS. Esta información combinada de Naciones Unidas y la Organización Mundial de la Salud ofrece “Hojas de datos sobre epidemias” que contiene la información más actualizada sobre el VIH/SIDA. Las hojas de datos son compilaciones disponibles de datos serológicos y del comportamiento en un país: (http://www.who.int/emc-hiv/fact_sheets/ index.html).

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Otra información provechosa se puede encontrar en el sitio de Internet de UNAIDS, particularmente estadísticas y datos internacionales (http://www.unaids.org). Sitio en Internet del Banco mundial sobre el VIH/SIDA: Tiene una variedad de estadísticas e información, sobre todo desde el punto de vista internacional. La sección “Sitios relacionados” (Related Sites) ofrece aún más estadística y datos. (www.worldbank.org/aids).

Otras Fuentes de Información y Estadísticas Además de los datos y las estadísticas nacionales y estatales, a usted le interesará incluir datos específicos sobre su ciudad en particular. Las fuentes posibles incluyen: Gobierno de la ciudad. El gobierno de la ciudad puede tener estadísticas prácticas sobre una variedad de factores demográficos que son útiles para preparar su propuesta. Departamentos locales de salud. Estas agencias deben mantener muchas estadísticas, incluyendo la relacionada con el VIH/SIDA. Organizaciones locales no lucrativas. Otras organizaciones pueden tener datos útiles para su propuesta. Usted puede intercambiar o compartir recursos. Su propia organización. Quizás la fuente más valiosa de información estadística para su propuesta es su propia organización. La documentación de información demográfica de sus clientes así como de sus programas debe recopilarse siempre que sea posible y utilizarla para mostrar las necesidades atendidas y los servicios proporcionados por su organización. Los datos útiles incluyen: ✓

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Información sobre los participantes: Edad, género, raza, nivel económico, país de origen (si se trata de una población inmigrante grande), mejoras en la salud, estado financiero y otro tipo de información en su momento. Información sobre los programas: Número de personas servidas: diario/semanal/ mensual/anual, horas de servicio proporcionadas, servicios proporcionados, número de visitas, número de llamadas telefónicas hechas, número de comidas servidas, nivel de satisfacción de los clientes con sus programas, mediante exámenes y cuestionarios, número de voluntarios y número de horas proporcionadas por los voluntarios.

Desarrollo de Propuestas

III. Identificación y Selección de Intervenciones con Base Científica Los médicos afrontan realidades locales que afectan a las personas a quienes prestan servicios y cómo las atienden. El rostro del VIH/SIDA llega a ser más significativo cuando nos involucramos en la prevención u otras intervenciones con personas reales afectadas por la pandemia en nuestros estados, condados, ciudades y comunidades. Aunque hay numerosos tipos de intervenciones, los profesionales del servicio de programas del VIH/SIDA pueden considerar en qué momento pueden desarrollar proyectos convenientes para el financiamiento potencial, la prevención basada en la ciencia y la intervención se están convirtiendo en un tema dominante en la promoción de la salud y la metodología de la prevención de la enfermedad. Hay investigación, literatura e información sustancial sobre qué es lo que funciona en el servicio a determinados grupos afectados por la epidemia del VIH/SIDA. Al buscar subvenciones en el sector público, particularmente subvenciones federales, es importante considerar los proyectos que pueden llenar un vacío en las investigaciones y en los métodos de prevención del VIH/SIDA. Muchas agencias federales con una misión relacionada con la salud tienen como tema prioritario de financiamiento la manera en que se llena el vacío entre la ciencia y el método, y la réplica que se hace de programas exitosos. Para los profesionales interesados en aplicar intervenciones basadas en ciencia, pero no están seguros de tener base científica, el Centro para la Prevención del Abuso de Sustancias, perteneciente al Departamento de Salud y Servicios Humanos de Estados Unidos, ha desarrollado un modelo útil para hacer esta determinación. Aplicando una

Evidencias para Prevenciones Basadas en la Ciencia Nivel 1: Reconocido por premios, información anecdótica, artículos del periódico, evaluaciones no publicadas y otras fuentes. Nivel 2: Documentado en una publicación profesional no evaluada o referida por otro profesional. Nivel 3: Publicación revisada/referida por otro profesional. Nivel 4: Consenso de expertos o reporte de meta-análisis Nivel 5: Pruebas múltiples de réplicas en publicación revisada/referida. Fuente: Center for Substance Abuse Prevention.

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“jerarquía de pruebas” de cinco niveles, según lo resumido a continuación, se puede decidir a dónde pertenecen las ideas. El CDC ha desarrollado una guía para programas destacados de prevención, el Compendio de Intervenciones de Prevención del VIH con Pruebas de Efectividad, para responder a los proveedores de servicios preventivos, planificadores y otros que solicitan intervenciones basadas en la ciencia que prevengan la transmisión del VIH. Empieza: Todas las intervenciones seleccionadas para el Compendio provinieron de estudios de comportamiento o estudios sociales que tenían grupos de intervención y control/ comparación, así como resultados positivos en sus conclusiones sobre el comportamiento o la salud. El CDC pidió esquemas con grupos de control/comparación para que los resultados exitosos se pudieran atribuir a las intervenciones (p.1) Este Compendio proporciona los resúmenes de cada intervención que ha resuelto todos los criterios establecidos para la selección, llamadas intervenciones eficaces. Para resolver la necesidad continua de información actualizada sobre métodos efectivos de prevención del VIH, el Compendio se actualiza periódicamente. Estas intervenciones han sido eficaces en una variedad de poblaciones (por ejemplo los pacientes clínicos, hombres y mujeres heterosexuales, juventud de riesgo elevado, personas en la cárcel, consumidores de drogas intravenosas y hombres que tienen sexo con hombres). Se han ofrecido a los individuos, grupos y comunidades en lugares como tiendas, bares de homosexuales, centros de salud, comunidades habitacionales y escuelas.

Selección de Intervenciones Una vez adoptada una intervención, su impacto dependerá de cómo se aplica. Lo importante es alcanzar un equilibrio entre adaptar la intervención a las necesidades locales y mantener los elementos centrales y características esenciales que hicieron exitosa la intervención original. La agencia que aplica la intervención también requerirá apoyo administrativo, personal adecuado y los suficientes recursos para su implementación. Algunos lectores pueden preferir una alternativa o un método adicional. Pueden evaluar y consolidar sus actividades en el programa existente en lugar de seleccionar una nueva intervención o hacer ambas cosas.

Pasos en la Selección y Modificación 1. 2. 3. 4.

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Identificación de la población objetivo Revisión del estudio de necesidades Identificación de conductas de riesgo Identificación de factores influyentes

5. Calcular la duración de una intervención 6. Preparación de una intervención 7. Selección de intervenciones 8. Identificación de formas para adaptar una intervención

CAPÍTULO 4: Desarrollo de un Plan de Personal y de una Propuesta Presupuestaria Propósito: Aprender sobre dos elementos de la propuesta — el plan de personal y los presupuestos- según lo descrito en este capítulo. Dato importante: la asignación y el uso adecuado de recursos humanos y financieros es el criterio central de la evaluación para tener solicitudes de subvenciones exitosas.

Objetivos de Aprendizaje: Al final de este capítulo, los participantes podrán: ✓ Preparar un plan de personal y organigrama en la propuesta de solicitud de subvención. ✓ Preparar un presupuesto del programa y una justificación escrita del presupuesto.

I. Características Esenciales de un Plan de Personal

E

l propósito del plan de personal es demostrar al donante que su organización puede equilibrar adecuadamente su personal con el proyecto para el cual está buscando fondos. También es una herramienta útil de planificación para su organización mientras usted se prepara para lanzar el proyecto. El formato de un plan de personal varía dependiendo del donante. Algunos donantes solicitan una lista rápida de los miembros del personal propuestos junto con breves descripciones biográficas; otros desean una información más detallada tal como el currículum vitae o historial profesional de cada empleado. Usted terminará haciendo un trabajo de investigación que no está incluido en su propuesta final, pero que le ayudará a planificar para responder a las necesidades del personal de su proyecto. Sin importar el formato, entre las características y las metas esenciales, el plan de personal debe: ✓ ✓

✓

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Indicar que el alcance del proyecto es factible, dado los recursos humanos que le serán asignados. Demostrar que la organización tiene un personal apropiado y disponible o que tiene acceso listo al personal necesario para la implementación exitosa del proyecto. (También debe incluirse cualquier consultor que se necesite aparte del personal regular). Incluya al personal siguiente: – Personal asalariado. – Voluntarios de la comunidad no asalariados. – Consultores pagados (instructores, contadores, evaluadores, etc.). – Estipendios para los voluntarios (educadores, trabajadores comunitarios, etc.). – Personal asalariado con otras fuentes de financiamiento. Indicar cómo y quién implementará las actividades definidas en la propuesta de solicitud de subvención que incluyan los objetivos y las metas del proyecto, métodos y evaluación. Ofrezca una justificación detallada sobre cualquier gasto presupuestario relacionado con personal, consultor o voluntarios. La descripción debe incluir el porcentaje del tiempo que cada persona dedica al proyecto y que se debe indicar en porcentajes y equivalentes a tiempo completo (ETC, empleado a tiempo completo) es la cantidad de trabajo usualmente desempeñad por una persona en una semana de 40 horas. Asegúrese de que la cantidad de tiempo asignada corresponda a las funciones y responsabilidades del empleado o consultor.

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Incluya un organigrama (unido generalmente al apéndice) que explique cómo las posiciones propuestas se ajustan a la estructura de la organización. Algunos donantes pueden requerir una gráfica del proyecto específico y una gráfica de toda la organización, incluyendo el personal propuesto en el proyecto. Incluya la descripción de funciones de cada empleado. Los elementos esenciales de una descripción de funciones son: – Título del trabajo. – Nivel de esfuerzo (tiempo completo, medio tiempo, etc.). – Sueldo anual o promedio salarial. – Responsabilidades. – Credenciales y experiencia. – Relaciones de comunicación.

Usted puede prepararse por adelantado para los requisitos de un plan de personal teniendo a la mano copias actualizadas de los historiales profesionales de los empleados esenciales. Asegúrese de que el trabajo actual de los empleados se incluya en cada currículum vitae. Es también útil preparar breves reseñas biográficas de cada empleado clave. Asegúrese de que estos datos estén actualizados para mostrar los cambios en la organización y el personal. A continuación, se muestra un ejemplo de una sección de personal incluida en una propuesta hipotética de una organización comunitaria de servicio social. Es breve pero demuestra la variada experiencia de la organización y quién es responsable de las tareas principales.

Muestra de la Selección de Personal Personal ACOC tiene un equipo de personal ejecutivo experimentado y dedicado. El director ejecutivo Jerome Miller, tiene 13 años de experiencia laboral con nuestra población objetivo, particularmente en el área de empleo. La trabajadora social Gloria Frazier tiene una maestría en Trabajo Social y más de 19 años de experiencia en administración y desarrollo de programas de servicios sociales. La especialista de empleos Darlene James tiene una amplia experiencia en capacitación laboral, consejería y colocación de trabajos para clientes que previamente no podían obtener y mantener un empleo significativo. La fundadora y presidenta de la directiva de ACOC, Rose Jones, también es activa en la dirección de ACOC y ofrece apoyo para asegurar la aplicación de los procesos administrativos y de contabilidad y el cumplimiento con las normas y regulaciones.

La siguiente tabla es una muestra de información más detallada sobre el personal, proporcionada en una propuesta de una organización de artes que buscaba dinero para contratar a nuevos miembros de personal.

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Desarrollo de Propuestas

Muestra, con Mayor Detalle, de Sección de Personal SAIL planea contratar tres instructores por separado bajo esta opción: un instructor de artes visuales a tiempo completo, un instructor de danza/movimiento a medio tiempo y un instructor de música a medio tiempo. El instructor de arte ofrecería clases de calidad a tiempo completo para todos los estudiantes de SAIL y serviría como recurso de los profesores. También impartiría lecciones diarias para cada grado/clase. Además, el instructor de arte consultaría con los profesores y proveería asistencia en el desarrollo de planes de clases con influencia en las artes, e implementaría proyectos. Esta posición daría informes al director y lo ayudaría en: ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓

Desarrollo del currículum. Instrucción amplia de artes. Ayuda a los profesores en el uso del aula para las artes. Proyectos grandes de arte para todas las escuelas. Alinear la instrucción de artes con las normas federales y de las Escuelas Públicas del D.C. Mantener la integridad del entorno de las clases (aulas, pasillos, áreas comunes). Mantener un inventario de los materiales para el arte. Contratar y supervisar a los artistas visitantes.

Los instructores de movimiento/danza trabajarían unas ocho (8) horas por semana y realizarían sesiones grupales e individuales con los estudiantes. Sus clases incrementarán los programas de arte disponibles en SAIL.

Asegúrese de que haya un proceso interno de revisión del plan de personal antes de la presentación de su propuesta; por lo menos otro empleado debe revisar el plan. La lista siguiente se puede utilizar para este fin.

Lista de Revisión de Calidad del Plan de Personal ✓ ✓ ✓

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¿Es realista el plan de personal, dados los objetivos y el plan del proyecto? ¿Hay ETC (empleo a tiempo completo) y salarios razonables? ¿Tiene su organización los recursos de personal para implementar exitosamente el proyecto? Si es que no lo tiene, ¿podrá contratar al personal necesario? ¿Están claramente definidas las responsabilidades y credenciales (competencia comunitaria, experiencia en metodología) de todas las posiciones del proyecto? ¿Corresponden a las actividades delineadas en la redacción del proyecto y el plan de evaluación? ¿Están claramente especificadas las funciones de los consultores y voluntarios?

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A la mayoría de propuestas del gobierno se ha agregado una explicación sobre asistencia técnica a su organización y necesidades de adiestramiento de personal. Muchas agencias gubernamentales proporcionan asistencia técnica y otra ayuda a las agencias que financian. Si se requiere este adiestramiento, ¿están claramente definidas y se entienden adecuadamente las necesidades de capacitación del personal?

II. Desarrollo de Proyectos de Propuestas Presupuestarias El presupuesto es un componente muy importante de la propuesta de solicitud de subvención; será analizado en detalle por los donantes. El presupuesto se debe preparar junto con el personal de contabilidad o de administración financiera de la organización para asegurar su exactitud fiscal.

Propósitos Principales del Presupuesto de una Propuesta de Solicitud De Subvención ✓

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✓

Proporcionar un cálculo razonable del costo de administrar el proyecto propuesto. Esta información muestra al donante que usted ha hecho su tarea y que tiene una idea realista del costo del proyecto. Asegúrese de que los costos sean lo más realistas posibles. Explicar al donante cómo se gastará el dinero solicitado. Un donante quiere saber dónde irán exactamente sus dólares de subvenciones y para qué se usarán. Expresar los aspectos “técnicos” de la propuesta de fondos en el lenguaje de dólares. El presupuesto muestra los aspectos básicos del proyecto y ayuda a aclarar la necesidad de financiamiento.

Los tipos de presupuestos usados por varias agencias de financiamiento son tan diversos como los donantes. Las contribuciones presupuestarias de una fundación y de corporaciones tienden a ser simples y directas. Sin una vasta infraestructura administrativa que revise las propuestas, estas instituciones no pueden revisar y analizar presupuestos complejos. Los proyectos presupuestarios financiados por el gobierno llegan a ser generalmente más complejos al pasar del nivel local al estatal y luego al federal. Al ganar experiencia, los formularios para el presupuesto llegan a ser menos intimidatorios.

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Desarrollo de Propuestas Los donantes quieren saber cuánto dinero está solicitando, cuánta ayuda en especies u otras subvenciones y recursos está recibiendo y cuánto costará el proyecto total.

Solicitud de Presupuesto del Proyecto + Efectivo en Especies/ Otros Fondos y Recursos = Costo Total del Proyecto Partida del Presupuesto

Solicitud de Presupuesto

Equivalentes en Especie

Costos Totales del Proyecto

Personal Artículos y materiales

Los buenos presupuestos de una propuesta resumen los costos calculados para el funcionamiento del proyecto en términos de costos directos e indirectos. Los costos directos se atribuyen directamente a la operación del proyecto (por ejemplo, medicamentos para una clínica de salud). Los costos indirectos se relacionan con la operación de APOYO EN ESPECIE la organización y sólo indirectamente con la operación del proyecto (por ejemplo: porcentaje de la cuenta de electricidad de la organización). Contribución de equipo, materiales, Las categorías y partidas son estándares aunque los títulos y la clasificación pueden tiempo o servicios diferir dependiendo del donante. Básicamente, los presupuestos consisten de: que tienen un valor monetario para fines ✓ Costos de personal tales como sueldos, beneficios e impuestos. tributarios del donante. ✓ Costos contractuales, incluyendo los consultores, auditor/contador, servicios ju✓

✓

rídicos, mantenimiento, seguridad, etc. Otros costos directos, tales como espacio/alquiler, servicios públicos, teléfono, alquiler de equipo, viajes, artículos y materiales, correo, capacitación, conferencias, suscripciones, membresías, etc... Los costos indirectos.

Los costos directos se dividen en gastos de servicios directos y costos administrativos. Los servicios directos consisten en los fondos utilizados en el suministro de servicios dirigidos directamente a la población objetivo, mientras que los costos administrativos son los que apoyan los esfuerzos de los servicios directos tales como administración, oficina, investigadores y planificadores. Tome su tiempo, entienda la diferencia. En la mayoría de los casos, los donantes gubernamentales limitan los costos administrativos entre el 10 y 20 por ciento del presupuesto total. Algunos presupuestos (normalmente los de fundaciones y corporaciones) son amplios: necesitan los costos totales del proyecto, que incluyen todos los gastos anticipados para el financiamiento del programa, y piden específicamente la cantidad solicitada del donante. A veces, se requiere un equivalente y a menudo se indica como un porcentaje de los costos totales del proyecto o de las subvenciones solicitadas. Algunas veces los costos administrativos están restringidos y esto se debe detallar en el presupuesto.

COSTOS DIRECTOS Costos atribuidos directamente a la operación de un proyecto (por ejemplo, medicamentos para una clínica de salud). COSTOS INDIRECTOS Costos relacionados con la operación de una organización y solo indirectamente con la operación de un proyecto (por ejemplo, porcentaje de la cuenta de la electricidad).

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Es mejor si el presupuesto final lo prepara su director financiero o contador que esté familiarizado con los ingresos y gastos de la organización y con el asunto de los costos de servicios. Como solicitante de una subvención, sin embargo, usted debe preparar una evaluación preliminar del presupuesto, basada en sus ideas y métodos para el programa. El especialista financiero puede saber de otros costos necesarios para apoyar su proyecto o tener una idea más realista de las necesidades financieras reales de su grupo. Trate de pedir todo el financiamiento necesario que pueda utilizar para el programa o proyecto. Inevitablemente, usted no recibirá todo lo que pida. Los donantes cuentan con un cierto tipo de equivalentes en especie. Les gusta las obligaciones monetarias, pero permiten los servicios en especies (voluntarios, “pro bono” y donado) como parte del equivalente en especies. En algunos casos se puede regular la cantidad de efectivo y/o servicios o contribuciones en especies. Mientras más equivalentes tenga, mejor luce la propuesta. Las sociedades y colaboraciones permiten que los grupos amplíen sus recursos y contribuciones en especie poniendo el valor del dólar en el intercambio de servicios, instalaciones, empleados y otros recursos. El presupuesto ejemplo mostrado a continuación da un panorama de qué categorías puede tener un presupuesto. No importa cuán simple o compleja sea su propuesta presupuestaria de subvención, normalmente incluirá este tipo de detalles.

Muestra de Presupuesto para ADP Local de Ryan White Nombre del proveedor: ABC Care & Services, Inc.

Fecha:

Firma autorizada: Nombre/Título (En letras de molde):

Gasto Administrativo

Gasto por Svc. Directo

Presupuesto Total

1,140

12,480

13,620

2. Beneficios marginales

114

1,248

1,362

3. Viaje

__

__

__

4. Gastos de oficina

__

570

570

5. Equipo

__

__

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6. Sub-contractos

__

__

__

7. Otro (Especifique, por favor,):

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$ 1,254

$ 14,298

$ 15,552

Presupuesto de Operación 1. Salarios

Total

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Desarrollo de Propuestas Redacción de la Descripción del Presupuesto Escriba notas mientras desarrolla su presupuesto. Estos cálculos y la manera en que los obtuvo se convertirán en la descripción del presupuesto. Los formularios del presupuesto permiten solamente los totales por categorías de partidas específicas. La explicación en esta descripción informa específicamente a los donantes lo que cubren esas cifras en el formulario. Las cifras de su presupuesto deben ser justificadas renglón por renglón y los revisores deben tener la facilidad de seguir sus cálculos. Para los artículos de personal, los revisores desearán saber el porcentaje de tiempo que cada empleado mencionado dedicará al proyecto así como su sueldo anual, tiempo completo o ETC. Si usted solicita $2,400 para renta, su explicación en la descripción debe citar el cálculo siguiente: Renta @$200 por mes x 12 meses = $2,400 Explique cada partida. No deje de lado las que aparentemente se explican por sí mismas.

DESCRIPCIÓN DE PRESUPUESTO: (a veces llamada la justificación del presupuesto) Explicación escrita de cómo se calculan los costos y se justifica su necesidad. ORGANIZACIÓN BENEFICIARIA Organización que recibe una subvención de una agencia del sector público o privado que otorga fondos.

Asegúrese de que sean correctas las sumas de sus columnas y listas. Un cálculo matemático descuidado en su presupuesto no creará una impresión favorable en los donantes que buscan responsabilidad financiera en los beneficiarios de la subvención. Una descripción del presupuesto para el ejemplo de presupuesto que se mencionó anteriormente se vería de la siguiente manera:

Muestra de un Presupuesto Detalle/Narrativa Personal: Enfermero/a certificado/a 1 tiempo parcial: Supervisa a los cuidadores/asistentes que son responsables directos de la atención de clientes Ryan White, en el centro. Supervisa las condiciones del cliente y notifica puntualmente a las personas asignadas sobre cualquier reacción o cambios inesperados. 10% del tiempo o 3 horas por semana dedicadas a Ryan White — 100% gastos administrativos Cuidadores/Asistentes 2 tiempo parcial: Los cuidadores/asistentes ayudan en la atención de los clientes y pueden proporcionar cuidado personal y otros servicios de apoyo bajo la supervisión del enfermero o la enfermera certificado(a) y el director del centro. Otras tareas posibles incluyen tomar y archivar los signos vitales, ayudar con la alimentación, baño del cliente, cuidado del cabello y otros servicios de aseo personal según lo requiera cada cliente. 20 horas a la semana facturadas a Ryan White – 100% de servicios directos

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Detalles del Presupuesto: Presupuesto Administrativo 1. Salarios Enfermero/a certificado(a) — 10% de $11,400/año = $1.140 Salario total 2. Beneficios marginales @ 10% de $1,140 = Presupuesto Administrativo Total:

$ 1,140 114 $ 1,254

Presupuesto de Servicios Directos 1. Salaries Sitters/Aides (2) — 20 hours/week x 52 weeks x $6.00/hour x 2 = $12,480.00 Total Salaries

$ 12,480.00

1. Salarios Ciudadores/asistentes (2) – 20 horas/semana x 52 semanas x $6.00/hora x 2 = $12,480 Salario total

$ 12,480

2. Beneficios marginales @ 10% de $12,480 = 4. Gastos de oficina (materiales y productos): objetos de artesanía, productos de cuidado personal, productos para el mantenimiento y servicio de alimentos, y artículos de oficina como lapiceros, papel, tablillas para escribir, tinta para la impresora, clips, etc. – gasto calculado en Presupuesto Total de Servicios Directos: Presupuesto Total:

$ 1,248

$ 570.00 $ 14,298 $ 15,552.00

Usando el Presupuesto como una Herramienta Financiera Administrativa Frecuentemente se pasa por alto que el proceso de presupuestar es una herramienta para la administración financiera. Al determinar cómo desarrollar un presupuesto para un programa en particular, analizamos los recursos de toda la agencia o de un grupo más grande. En organizaciones más grandes y estructuradas, los directores de una unidad o sección son una parte integral del proceso presupuestario regular. Las personas que presentan presupuestos deben justificar su necesidad de fondos. Cuando se combinan todas las secciones, la agencia

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Desarrollo de Propuestas termina con un presupuesto amplio que cubre todos sus departamentos, programas y/o divisiones. Generalmente, los presupuestos se deben presentar a las juntas directivas para su aprobación mucho antes de que termine el año fiscal en curso. Por ejemplo, el presupuesto federal anual es un proceso de todo un año.

III. Otra Información Financiera Requerida con Frecuencia Estados Financieros Las agencias de financiamiento piden generalmente un estado financiero auditado, que debe haber sido preparado y autenticado por un contador público certificado. Por lo tanto, su grupo debe tener un estado financiero, preparado en un formulario generalmente aceptado para la contabilidad de fondos o de una organización no lucrativa. . Para agencias más pequeñas sin presupuestos grandes ni trayectoria amplia, algunos donantes pueden aceptar un estado simple de ingresos y gastos del período más reciente disponible. Si están disponibles, los estados financieros auditados también deben incluir se en su apéndice o datos adjuntos y mencionarse en la descripción.

Presupuesto Actual de la Agencia Los donantes generalmente pedirán un presupuesto actual de la agencia, que responda a varios propósitos. Primero que todo, les indica que usted tiene las capacidades fiscales y presupuestarias, y que puede administrar el dinero, por lo menos hasta sus niveles presupuestarios actuales. Los artículos presupuestados también le dan a los donantes una idea de cómo se están utilizando sus subvenciones y si los gastos se mantienen dentro de los límites de los costos normales de operación. Sin embargo, no confunda “Presupuesto de la agencia” con estado financiero. El presupuesto forma parte de los costos de la ecuación, los estados financieros incluyen ingresos y gastos.

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Consejos para Preparar un Presupuesto para Subvencion Federal Como en la sección técnica de una propuesta de solicitud de subvención federal, la sección del presupuesto es frecuentemente más compleja que la propuesta de solicitud de subvención a una fundación. La propuesta de fondos federales debe incluir instrucciones explícitas para completar el presupuesto, que usted debe seguir cuidadosamente. ✓ ✓

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Desarrolle una estrategia de costos. Presente un método claro y consistente para determinar los costos de la propuesta. Evite esperar hasta el último minuto para comenzar a reunir información de costos. Debido a la naturaleza técnica de muchas propuestas federales, puede tomar tiempo determinar los costos. Dedique tiempo al proceso de preparación de su propuesta. Conozca el tipo de financiación ofrecido en el RFP (siglas en ingles). Hay diferentes métodos que usa el gobierno federal para pagar a sus beneficiarios. Algunas veces se paga a la organización una tarifa fija para todo el proyecto. Algunas veces se cubren los costos con base en un reembolso. Asegúrese de entender el esquema de pagos para su propuesta. Prepare una hoja de cálculo o lista de asuntos a incluir en el presupuesto. Esto le ayudará a asegurarse de que se cumplan los requisitos múltiples de la propuesta de solicitud de subvención federal. Asegúrese de que su presupuesto sea consistente con lo que proyecta hacer en la propuesta técnica. Una vez que tenga un presupuesto básico preparado, debe revisarlo con la propuesta. También debe revisar la propuesta para estar seguro que todos los componentes se han incluido en el presupuesto. Revise y vuelva a revisar sus números y formulas para asegurar su exactitud. Aún si está utilizando un programa de hoja de cálculo, se recomienda que revise con una calculadora las cifras de su presupuesto. Esto le ayudará a encontrar errores debido a equivocaciones en la fórmula. Asegúrese de que su presupuesto sea fácil de leer. Asegúrese de que su presupuesto sea claro y legible. Esto puede significar continuarlo en varias páginas (si el formato lo permite) para que los números sean lo suficientemente grandes para leerlos claramente. Asegúrese de que su presupuesto sea razonable, que ahorre costos y sea consistente con los niveles trazados de fondos. No rellene su presupuesto, y asegúrese de que responda claramente a las necesidades de su proyecto. Asegúrese también de que esté dentro del ámbito de fondos ofrecidos en el RFP.

CAPÍTULO 5: Conclusión y Presentación de la Propuesta de Solicitud de Fondos

Propósito: Establecer un conocimiento de cómo realizar las revisiones periódicas internas del proceso de la propuesta. Las revisiones internas están determinadas por los criterios de evaluación según lo indicado en el RFP (siglas en ingles) La corrección final, edición y preparación del paquete son esenciales para determinar consistencia, unidad y exactitud.

Objetivos de Aprendizaje: Al final de este capítulo, los participantes podrán: ✓ Realizar revisiones de control de calidad interno de la propuesta antes de presentarla. ✓ Corregir, pulir y empaquetar correctamente la solicitud. Entender lo esencial que es cumplir con el plazo indicado para la presentación de la propuesta de solicitud de subvención. ✓ Reconocer la necesidad de evaluación de la propuesta en solicitudes que no resulten exitosas para mejorar las próximas propuestas que se redacten en el futuro.

I. Realice una Revisión Interna de Control de Calidad de la Propuesta

S

i hay algo que impide el financiamiento de una buena propuesta, es cuando usted no responde a lo que le pidió el donante en sus preguntas del RFP, en contenido y formato. Debido a que los donantes se toman tiempo para definir cuidadosamente su misión, prioridades de financiamiento, y pautas e instrucciones en la solicitud de subvención, es esencial que el beneficiario potencial lea las instrucciones cuidadosamente y responda exactamente a lo que se le está pidiendo. Una forma de asegurarse de que su propuesta cumpla con las pautas e instrucciones del donante es realizar su propia revisión interna de control de calidad. El único propósito de este proceso es revisar la propuesta en sus puntos críticos durante el proceso de desarrollo de la propuesta. Esta intervención debe proporcionar una crítica constructiva con respecto a su claridad, su sentido común y su conformidad. Idealmente, el proceso debe implicar a dos a tres colegas (dependiendo del tamaño y de la complejidad de la propuesta) dentro de su organización -un equipo de revisión de calidad (ERC) - que no participaron en la preparación de la propuesta técnica. El ERC debe, sin embargo, tener la capacidad de revisar críticamente el contenido técnico como si fueran revisores expertos internos o externos. Hablando en términos generales, es buena idea incluir al director ejecutivo y a otro responsable principal, preferiblemente el director de la propuesta, ya que estas personas no se involucraron en el proceso de preparación de la propuesta. Si es apropiado, los colaboradores o afiliados principales que no están dentro de la organización, también deben formar parte del proceso de revisión, si están implicados en última instancia en la implementación del proyecto. Debe haber una revisión similar de la propuesta presupuestaria por alguien que entienda el cálculo de costos proyectados y los documentos financieros relacionados, pero que no participó directamente en su elaboración. Si usted no puede emprender un proceso total de revisión, es esencial que por lo menos otra persona revise toda su propuesta, para verificar su contenido y precisión.

CONTROL DE CALIDAD Sistema de procedimientos establecidos para asegurar que el producto final sea de la mejor calidad posible y que cumpla con todas las pautas, instrucciones, formatos y requisitos de la organización que concede los fondos. EQUIPO DE CONTROL DE CALIDAD (ECC) Grupo de personas dentro de una organización cuyo propósito es revisar una propuesta de solicitud de subvención en las etapas más críticas durante el proceso de elaboración para ofrecer críticas constructivas.

Las revisiones de control de calidad se deben conducir por lo menos dos veces durante el proceso de desarrollo de la propuesta. La primera revisión debe ocurrir después de que se escriba el primer borrador de la propuesta técnica a fin de generar sugerencias. La segunda revisión debe hacerse después de que se hayan incorporado las sugerencias y el producto final esté listo para la presentación al donante, desde el punto de vista del solicitante. En cada etapa de revisión, es conveniente que el ERC utilice una lista de comprobación tal como la mostrada a continuación para determinar el grado en el cual la propuesta responde a cada uno de los criterios.

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A. Edición, Corrección y Refinamiento de la Propuesta Final Antes de Presentarla Es importante que su propuesta se vea tan profesional como las ideas presentadas en ella. Muchas fuentes de financiamiento proporcionan los formatos para la propuesta que se deben cumplir sin desviaciones. Evite el riesgo de que su solicitud de subvención sea devuelta o rechazada porque se ajustó a un formato incorrecto, excedió el límite indicado de páginas, utilizó un inadecuado tipo de letra o por cualquier otra razón.

B. Preparación Adecuada de la Propuesta y Envío para la Fecha de Vencimiento Establecida Antes de hacer las copias del documento final, es necesario que alguien del equipo de desarrollo de la propuesta examine toda la propuesta, inclusive todas las secciones técnicas y financieras, con el fin de asegurarse de que no falta nada y de que todo está en orden. Las propuestas deben estar escritas a máquina, compaginadas, copiadas y empaquetadas correcta y cuidadosamente, según las instrucciones de la agencia. Después de hacer el número apropiado de copias, cada una se debe revisar nuevamente para asegurarse de que no se dejó ninguna página fuera del documento y que cada paquete es uniforme. Los donantes tienen a menudo instrucciones muy específicas en la presentación de una propuesta (por ejemplo, no se permite grapas, solamente “sujetadores de carpetas (binder clips)”), así que asegúrese de cumplirlas cuidadosamente. Recuerde también darse un plazo amplio para presentar la propuesta para la fecha establecida. Por lo general, es mejor evitar el envío de propuestas por Federal Express o correo para el día siguiente (a menos que el donante lo pida específicamente) porque esto daría la impresión de que su organización está malgastando el dinero en costos de envío. Si usted está enviando la propuesta por correo aéreo, puede enviarla por correo certificado o “recibo de devolución” de modo que pueda estar seguro de que el donante recibe la propuesta. Debe asegurarse de enviar la propuesta mucho antes de la fecha establecida para que llegue antes del plazo. Las agencias federales han comenzado a especificar con cuánto tiempo de anticipación se puede enviar la propuesta, incluso si es enviada por servicios de envío para el día siguiente. Si la entrega de la propuesta se hace por mensajero, considere el tráfico, el estacionamiento y la inspección de seguridad del edificio. Desde los atentados del 11 de septiembre de 2001, algunas agencias federales no permiten la entrega en mano por razones de seguridad. Los donantes son poco comprensivos con las propuestas que llegan después del plazo y es probable que rechacen su propuesta sin siquiera haberla leído. Asegúrese siempre de conservar para sus archivos internos por lo menos una copia completa de la propuesta qué envió al donante. Este documento será una referencia importante en el futuro. Debe mantener un archivo por cada donante con copias de todas sus propuestas presentadas así como pautas, notas y correspondencia. También es útil

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Desarrollo de Propuestas proporcionar copias de la propuesta final a los empleados de su organización que participaron en el proceso de la solicitud. Finalmente, asegúrese de que los archivos computarizados que usted utilizó estén etiquetados y almacenados claramente en un lugar lógico de su computadora y en una copia de seguridad en un DC o un “disquete.” Los datos que usted utilizó en esta propuesta serán utilizados muy probablemente otra vez en una propuesta futura.

Revisión de Calidad de la Propuesta de Fondos ✓

¿La propuesta sigue el formato requerido por el donante?

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¿El resumen ejecutivo describe de punta a punta la propuesta? ¿Es persuasiva?

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¿Son exactas, actuales y persuasivas las estadísticas y los datos contenidos en la propuesta?

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¿Hay datos o estadísticas adicionales que harían más sólida la propuesta?

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¿Incluye la propuesta anécdotas o historias de los clientes? ¿Son persuasivas?

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¿Hay anécdotas o historias adicionales que harían más sólida la propuesta?

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¿La declaración de necesidad claramente transmite más allá la necesidad de este proyecto?

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¿Se presentan claramente los objetivos de este proyecto?

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¿Hay un plan de evaluación para esos objetivos?

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¿Es exacto y actual el material sobre el historial de la organización?

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¿El plan de personal cumple claramente las necesidades de este proyecto?

✓

¿La propuesta cita la asociación con otras organizaciones?

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¿Esta propuesta demuestra lo único y diferente que es nuestro proyecto?

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¿La propuesta evita lenguaje técnico y jergas?

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¿Hay grandes vacíos en la propuesta?

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¿Hay secciones en la propuesta que fueron difíciles de entender?

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¿Fluye bien la propuesta?

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REPORTE ORAL INTERNO DE LA PROPUESTA Reunión interna de seguimiento entre todos los miembros del personal que sea posible reunir y que participaron en el desarrollo de la propuesta para intercambiar ideas sobre las razones por las cuales la propuesta no recibió financiamiento. REPORTE ORAL EXTERNO DE LA PROPUESTA Reunión o contacto con el donante para obtener su evaluación sobre las razones por las cuales la propuesta de solicitud de subvención no recibió financiamiento. CONTRATISTA FEDERAL (CF) Representante oficial del gobierno federal responsable de suministrar o conceder bienes o servicios a una organización.

II.

Reporte Oral Sobre la Propuesta

Una parte importante de mejorar su capacidad en la búsqueda de subvenciones, es realizar una reunión de seguimiento para analizar porqué su propuesta no recibió financiamiento. Un reporte oral de la propuesta es una reunión en la cual se hacen críticas constructivas a la organización a fin de mejorar la calidad y el resultado de esfuerzos futuros. Esencialmente, hay dos tipos de reportes orales: reportes orales internos, que se realizan con todas las personas o todas las que sean posibles, que estuvieron involucradas en el desarrollo de la propuesta; y reportes orales externos, que se realizan con uno o más representantes de la institución donante. Los reportes orales internos de la propuesta tienen mucho valor porque proporcionan un foro estructurado en el cual los miembros del equipo de la propuesta comparten sus experiencias y destacan los puntos fuertes y los puntos débiles del proceso. Este reporte oral se debe ver como experiencias positivas ya que señalan las operaciones de la organización interna que funcionan bien así como las que necesitan mejorar. Si se realizan correctamente, estas reuniones pueden aumentar la probabilidad de que las propuestas posteriores reciban una revisión favorable del posible donante. Todos los miembros del equipo de la propuesta deben anotar los puntos principales que desearán discutir en la reunión de reporte oral interno. Es provechoso preparar una agenda para la reunión y discutir cada aspecto importante del proceso de desarrollo de la propuesta de principio a fin. Mencione los puntos fuertes y débiles del proceso de la propuesta, en ese orden, dando la oportunidad a cada miembro del equipo para que exponga sus impresiones positivas y sus críticas. Es preferible realizar el reporte oral el tercer día laboral después del envío de la propuesta ya que los detalles de la propuesta todavía están “frescos.” Los resultados de las evaluaciones se deben mecanografiar y distribuir a todos los participantes como referencia futura, y también se deben incluir en el archivo de ese donante. Si se toma el tiempo para realizar un reporte oral interno, es importante hacer un compromiso en la organización para incorporar todas estas recomendaciones positivas que se hicieron en la preparación y redacción de futuras propuestas de solicitud de subvención.

Si la solicitud de subvención presentada a una fundación o corporación no recibió financiamiento, es apropiado solicitar una reunión informal con alguien de esa organización que sepa sobre su propuesta y analice sus puntos fuertes y débiles. Esta reunión se puede realizar a veces en persona, y otras veces se puede hacer por teléfono. No todos los donantes están dispuestos o autorizados a reunirse con usted, pero siempre vale la pena solicitar una evaluación.

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Desarrollo de Propuestas Durante el reporte oral externo, formule muchas preguntas, y tome nota de las razones por las que su propuesta no fue financiada. Intente determinar si el donante recibiría una futura propuesta de subvención de su organización y, si es así, cuándo la puede enviar nuevamente. Esta información será provechosa en la preparación de futuras propuestas y la debe compartir con todos los involucrados en el proceso de preparación, y también guardarlo en el archivo asignado a dicho donante. Después de la reunión, asegúrese de enviar una carta de agradecimiento a la persona que se reunió con usted. Si la propuesta se presentó a una agencia federal y no recibió financiamiento, se debe solicitar una reunión formal en el plazo de una semana de haber recibido la carta que le notificó el resultado. En tales casos, el reporte oral será realizado muy probablemente por un contratista del gobierno federal. Durante este reporte oral externo es apropiado pedir la calificación y los comentarios del funcionario federal sobre cada sección de la propuesta así como su calificación general. Después del reporte oral, envíe una carta de agradecimiento al funcionario. Algunas veces no se le concederá una reunión en persona, pero recibirá una copia de las calificaciones y los comentarios del evaluador o del equipo de evaluación.

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CAPÍTULO 6: Desarrollo de Recursos

Propósito: Mejorar la redacción de la solicitud de subvención explorando el concepto de solicitar contribuciones y donaciones de efectivo así como recursos no financieros.

Objetivos de Aprendizaje: Al final de este capítulo, los participantes podrán: ✓ Valorar la importancia de hacer participar a miembros de la junta directiva en la promoción de la agencia entre donantes de los sectores privados y públicos. ✓ Explicar el proceso para establecer un plan y una estrategia de desarrollo de subvenciones. ✓ Identificar y utilizar varios recursos para ampliar o mejorar esfuerzos de recaudación de fondos por medio de la redacción de una solicitud de subvención y una solicitud de contribuciones privadas.

I. Planificación del Desarrollo de Subvenciones

L

as organizaciones están encontrando cada vez más que su supervivencia depende de la búsqueda de fondos privados y públicos. Y esto significa una nueva función de la junta directiva así como del personal. En lugar de preparar varias propuestas importantes para el sector público durante el año, la organización se encuentra ofreciendo el mismo concepto de propuesta o de programa a varias docenas de fundaciones y corporaciones. La necesidad de contactos personales, la importancia de las habilidades para solicitar subvenciones, y la necesidad del conocimiento de las fundaciones y corporaciones del área forman parte de nuevas preocupaciones y ponen nuevos requisitos a las juntas directivas y al personal de una organización no lucrativa. La función de la junta directiva de conseguir subvenciones de fuentes externas varía considerablemente según el tamaño y el tipo de organización, composición de la junta directiva y ubicación. En la mayoría de las organizaciones no lucrativas, el director ejecutivo sigue siendo el principal recaudador de fondos. Mientras que los empleados preparan típicamente la mayoría de los materiales para la recaudación de fondos, incluyendo las propuestas y los documentos de respaldo, y hacen la mayoría de la investigación de “libro” sobre posibles donantes, los miembros de la junta directiva y los voluntarios desempeñan un papel clave en esa actividad. Los miembros directivos pueden ser especialmente útiles en identificar posibles donantes y hacer visitas para presentar la solicitud.

Desarrollo de Fondos El ambiente financiero ha cambiado dramáticamente, particularmente en el sector no lucrativo, por las siguientes razones: ✓ ✓ ✓ ✓

Reducción del gobierno/de devoluciones han estrechado los bolsillos de todos. Limitaciones del cliente mantiene los honorarios y las tarifas bajos. Creciente competencia por las donaciones. Aumento constante del costo de hacer negocios de la manera tradicional

CONTRIBUCIÓN Regalo, dinero en efectivo, propiedad, equipo o servicios deducibles de impuestos.

Además, muchas de las organizaciones que intentan atraer donaciones son extremadamente sofisticadas y profesionales en sus esfuerzos. Para ser efectivo, un plan o estrategia de desarrollo de subvenciones debe cumplir muchas, si no todas, estas condiciones: ✓

Debe estar arraigado en una cultura de recaudación interna fuerte, cada uno en la organización debe entender que cada contacto es una oportunidad de recaudación de fondos, lo cual en última instancia conduce a una ayuda más tangible. Todos deben entender y estar preparados para actuar en sus funciones esenciales.

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Debe ser apoyado por una declaración fuerte, exacta y motivadora del caso, definiendo el porqué se necesita el dinero y apelando a los intereses de los donantes. Debe ser progresivo, estrechar constantemente los lazos con cada donante encontrado a través de perspectivas generales, entendiendo las motivaciones del donante y presentando peticiones atractivas para contribuciones más grandes. Debe balancear actividades básicas de bajo costo, como eventos especiales, correo directo, petición de donaciones a domicilio y especular con técnicas de alta rentabilidad como regalos importantes y donaciones planificadas. Debe coordinarse con relaciones públicas, comunicaciones y mercadotecnia. Debe esforzarse en motivar el interés en contribuciones constantes así como capital, como por ejemplo, donaciones regulares o contribuciones a las fundaciones que apoyan operaciones, investigación y desarrollo y otras actividades. Debe estar basado en una investigación fuerte y en una base de datos coordinada, para averiguar toda la información posible del donante antes de hacer la “petición.” No debe haber duplicación. Las campañas y “peticiones” deben coordinarse cuidadosamente de modo que no se confunda a ningún donante con otras peticiones de la misma organización. El plan y la estrategia deben reducir el riesgo a su mínima expresión. Ninguna organización puede permitirse el lujo de depender demasiado de unas pocas instituciones financieras, en una técnica obsoleta o en una fuente que se puede cortar por el capricho de alguien (ej. el juego al azar). El plan debe aceptar que la filantropía corporativa se ha sustituido por el copatrocinio corporativo de oportunidades que complementan claramente las estrategias de mercadotecnia del socio corporativo. El plan debe reconocer que los donantes tienen un nuevo interés en proyectos y resultados específicos — y quieren que la organización sea responsable de los éxitos. El plan debe colocar los recursos necesarios para su implementación. Un grupo de empleados y voluntarios altamente calificados en el desarrollo de subvenciones, una capacidad fuerte de investigación, una base de datos coordinada y herramientas de alta tecnología en la era de la información.

Recursos no financieros — Como saben muchos de los directores del área de servicios no lucrativos, los sueldos de los empleados y sus beneficios son la parte más grande de cualquier presupuesto. Por medio de la colaboración o de una campaña de reclutamiento de voluntarios, las agencias pueden muchas veces cubrir los costos de personal compartiendo empleados o utilizando voluntarios. Además, las corporaciones importantes, así como también las empresas más pequeñas, tienen mercancías que están dispuestas a donar a buenas causas. Con la frecuente actualización de muebles y equipo de oficina, hay una gran cantidad de mercancías recicladas que aumenta continuamente. Los negocios terminan al final con una amortización en sus impuestos y las agencias no lucrativas consiguen la donación de muebles y equipo, generalmente de buena calidad.

80

Desarrollo de Propuestas

II. Recursos para Investigar las Subvenciones Disponibles En el primer capítulo revisamos algunas de las fuentes más comunes para investigar sobre subvenciones disponibles. Ahora pasamos lista a otras fuentes de información.

Recursos Gratis de Fundaciones y Corporaciones Donantes El sitio de Internet de “The Chronicle of Philanthropy” proporciona información de subvenciones bajo sus secciones “Donaciones y subvenciones” y “Recursos en Internet”: (http://www.philanthropy.com/free/resources/gresources.htm). The Foundation Center, además de sus servicios de suscripción, tiene una página de referencias gratuitas que incluyen muchos sitios de fundaciones, corporaciones y otros donantes. La información se puede encontrar en “Fundaciones donantes” (Foundation Funders), que forma parte de la sección “Cómo encontrar donantes” (Finding Funders): (http://www.fdncenter.org/funders/grantmaker).

Recursos no Gratuitos de Fundaciones y Corporaciones “The Chronicle of Philanthropy,” el “periódico del mundo no lucrativo,” describe el perfil de los donantes y da pautas sobre subvenciones en cada edición. Si su organización puede cubrir el costo, puede suscribirse a esta gran fuente de información sobre solicitud de subvenciones y el mundo de la recaudación de fondos y administración no lucrativa: (http://www.philanthropy.com). El sitio Grantsdirect’s es similar a The Foundation Center, pero tiende a incluir fundaciones más pequeñas que no las menciona en The Foundation Center. Esta página la puede modificar según el interés de su organización: (http://www.grantsdirect.com). The Taft Group publica varias guías en forma impresa y electrónica para los donantes: (http://www.galegroup.com/taft).

Subvenciones del Gobierno Federal El sitio del CDC incluye sus propias oportunidades de financiamiento más otras fuentes federales: (http://www.cdc.gov/hiv/funding.htm).

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Federal Commons forma parte del sitio web del Catálogo sobre Asistencia Nacional Federal, que ofrece vínculos a programas de subvenciones federales. Los vínculos se organizan primero por categoría, como desarrollo comunitario, salud y transporte, y luego dentro de cada categoría por entidad federal, como el Departamento de Educación y el Departamento de Energía: (http://www.cfda.gov). Acceso a GPO proporciona vínculos a bases de datos del gobierno, algunas de las cuales incluyen información sobre subvenciones del gobierno. Este sitio se vincula con el Registro Federal, que contiene una lista de búsqueda de fondos federales que conducen a guías detalladas: (http://www.access.gpo.gov/index.html). NonProfit Gateway Network fue creada por la Oficina de Enlace Público de la Casa Blanca. Este sitio está orientado a dar a las instituciones caritativas un punto de partida para conseguir información sobre sitios en Internet de departamentos y agencias federales. Contiene vínculos a información sobre cómo las organizaciones de caridad pueden solicitar fondos federales, programas de voluntarios y cumplir con las leyes federales para solicitar el estatus de organizaciones no lucrativas. El sitio también permite a los usuarios acceder a más de 300,000 sitios federales así como anuncios de fondos federales: (http://www.nonprofit.gov). Las siguientes agencias federales tienen información sobre fondos que pueden interesar a las OBC de VIH/SIDA. Department of Education: http://www.ed.gov. Department of Health and Human Services: Además de su Oficina del VIH/SIDA, esta entidad tiene otras oficinas que pueden ser fuente de financiamiento (http://www.hhs.gov). Department of Housing and Urban Development: http://www.hud.gov/grants/index.cfm. National Institutes of Health: http://grants.nih.gov/grants/oer.htm. National Science Foundation: http://www.nsf.gov/home/grants.htm.

Recursos Específicos de VIH/SIDA para Conseguir Fondos HIV/AIDS Bureau of the Department of Health and Human Service’s HRSA, es la fuente más grande (junto con los programas de Medicaid y Medicare) de financiamiento federal para atención del VIH/Sida a personas de bajos ingresos y sin seguro médico: (http://www.hab.hrsa.gov). Minority HIV/AIDS Initiative, una oficina de Salud y Servicios Humanos dirigida a grupos minoritarios. La sección de “Financiamiento” (Funding) del sitio ofrece una variedad de fuentes y proporciona vínculos a ADP: (http://www.omhrc.gov/omh/aids/funding/ fund_toc.htm).

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Desarrollo de Propuestas Recursos Locales de Financiamiento Frecuentemente hay recursos de financiamiento orientados a su ciudad o estado en particular. La mejor manera de conocer estos recursos es por referencias “de boca en boca.” Consulte con miembros directivos, voluntarios, empleados y clientes para averiguar los contactos que ellos pueden tener sobre los fondos locales. La siguiente es una lista de recursos potenciales. Community Foundations donan por región. Para más información, visite el “Community Foundation Locator” (Localizador de Fundaciones Comunitarias) del Consejo de las Fundaciones: (http://www.communityfoundationlocator.org). El sitio en Internet “Community Foundations by State” (Fundaciones comunitarias por estado) del Grantsmanship Center también es un recurso valioso: (http://www.tgci.com/ resources/foundations/community/index.html). El gobierno estatal o local le puede enviar regularmente una lista de oportunidades de subvenciones en su área. Visite el sitio “Funding Through State Government” (Financiamiento a través del gobierno estatal) del Grantsmanship Center para encontrar fuentes gubernamentales en su estado: (http://www.tgci.com/STATES/states2.htm). Los clubes de servicios locales le pueden ofrecer oportunidades de financiamiento. Pueden incluir al Club Rotario, Junior Women’s League, Shriners y grupos similares. Los empresarios locales tienen fundaciones o fondos disponibles por medio de los cuales hacen donaciones a grupos no lucrativos. Las asociaciones de alumnos pueden hacer donaciones a grupos no lucrativos. Los clubes de servicios, fraternidades y hermandades de mujeres de universidades locales pueden tener o recaudar fondos para organizaciones no lucrativas. Las iglesias locales, templos y otros centros religiosos tienen por lo general fondos para fines caritativos. Los clubes o alumnos de escuelas elementales locales, intermedias y secundarias pueden recaudar fondos para un grupo caritativo local como parte de un proyecto de su clase. Grupos deportivos locales algunas veces tienen una entidad de caridad.

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III. Recursos para Ampliar el Conocimiento y las Habilidades en la Redacción de Propuestas para Solicitar Subvenciones Este manual es solamente una introducción a la solicitud de subvenciones y al mundo de la recaudación de fondos para grupos no lucrativos. Usted puede encontrar provechoso los siguientes recursos. Asociación de Recaudadores Profesionales (Association of Fundraising Professsionals) (AFP) es una organización de afiliados que establece las bases para una recaudación de fondos ética. Ofrece educación, capacitación, tutoría, investigación, certificación y aboga por los profesionales en ese campo. AFP tiene oficinas locales y regionales. La afiliación a ese grupo puede ser algo cara, pero proporciona recursos valiosos y realiza una conferencia anual: (http://www.afpnet.org/). The Chronicle of Philanthropy es una publicación estilo periódico (con suscripciones pagadas) que está llena de información útil en todos los aspectos de la recaudación de fondos. Su sitio en Internet es un gran recurso y es gratuito: (http://www.philanthropy.com). The Foundation Center, una vez más, es un gran recurso para todos los aspectos de la recaudación de fondos. Si en su localidad hay una biblioteca o centro de apoyo del Centro de la Fundación, usted puede asistir a clases y seminarios para fortalecer sus destrezas. También puede obtener grandes recursos gratuitos en la sección “Learning Lab” (Laboratorio de aprendizaje) de su sitio de Internet: (http://www.foundationcenter.org). El sitio en Internet Fund-Raising Forum Library ofrece una serie de artículos valiosos e instrucciones sobre varios aspectos de la recaudación. Hay información disponible sobre planificación, recursos potenciales, organización y dirección de una campaña, y la estructura del equipo de desarrollo: (http://www.raise-funds.com/library.html). El Grantsmanship Center ofrece talleres en todo el país. También ofrece publicaciones y recursos en Internet. La mayoría de los cursos y publicaciones no son gratuitos. Pero hay información gratis sobre solicitud de subvenciones en su sitio: (http://www.tgci.com). El Nonprofit Times es una publicación gratuita estilo periódico que ofrece consejos y noticias para el sector no lucrativo. Usted puede suscribirse a la publicación en Internet, que también ofrece información de gran utilidad sobre solicitud y recaudación de fondos. (http://www.nptimes.com).

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Desarrollo de Propuestas Evaluación Posterior a la Capacitación Las siguientes son las respuestas a la “Evaluación antes de la capacitación” que usted tomó al principio del taller y está orientada a proporcionarle una breve recapitulación del material presentado en este manual.

Evaluación Antes de la Capacitación Respuestas a la Evaluación Antes de la Capacitación: 1.

Indique las principales diferencias entre las propuestas de solicitud de subvenciones escritas para fuentes de financiamiento privadas (fundaciones, corporaciones o individuos) y para fuentes de financiamiento públicas (gobierno). Cualquiera de las siguientes respuestas es correcta: Privada — 1. más corta Pública — 4. más larga

2.

2. menos complicada 5. más compleja

3. puede ser una carta 6. En respuesta a un RFP

Enumere cinco (5) elementos esenciales de propuestas de solicitud de fondos para el gobierno o para una fundación. Cualquiera de las respuestas siguientes es correcta: 1. 2. 3. 4. 5.

Carta de presentación Sumario o abstracto Declaración de necesidad Metas y objetivos Descripción del proyecto

6. Capacidad de la organización 7. Colaboración y asociaciones 8. Presupuesto 9. Plan de evaluación 10. Apéndice

Por favor, marque con un círculo si las siguientes declaraciones son verdaderas o falsas 1.

Verdadera

Falsa

Cuatro criterios claves para unir ideas de un proyecto con donantes potenciales son: geografía, misión o propósito, tipo de proyecto y presupuesto.

2.

Verdadera

Falsa

Las instrucciones, pautas y criterios de evaluación proporcionados por el donante son de gran importancia al escribir una propuesta de solicitud de subvenciones.

3.

Verdadera

Falsa

Hay una estructura lógica en la mayoría de las propuestas de solicitud de subvenciones.

4.

Verdadera

Falsa

Cada propuesta de solicitud de subvenciones, incluso un mini-fondo, debe incluir algún tipo de componente de evaluación.

5.

Verdadera

Falsa

Una propuesta sobre el personal es un plan claro y detallado para administrar y proveer de personal a un proyecto.

6.

Verdadera

Falsa

Los procesos de edición, corrección y “pulido” de una propuesta de solicitud de subvenciones no son tan importantes como las ideas que el proyecto contiene.

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APÉNDICE A Glosario

Estudio de necesidades: Valoración sistemática de los servicios disponibles o de los vacíos existentes en los servicios dentro de una comunidad definida en un momento particular. Reporte oral externo de la propuesta: Reunión o contacto con el donante para obtener su evaluación sobre las razones por las cuales la propuesta de solicitud de subvención no recibió financiamiento. Anuncio de programa (AP): Aviso emitido que anuncia oportunidades para solicitar fondos. Apoyo en especie: Contribución de equipo, materiales, tiempo o servicios que tienen un valor monetario para fines tributarios del donante. Apoyo general de operaciones: Subvenciones, contribuciones y fondos que apoyan los servicios continuos de la organización. Notification of Founding Availability (NOFA) nombre y siglas en ingles: El anuncio de que un programa de financiamiento está abierto. Incluye información sobre el área de interés y la elegibilidad. Request for Proposal (RFP) nombre y siglas en ingles: Un aviso o documento emitido por el gobierno federal que anuncia oportunidades de solicitud de fondos. Estos avisos aparecen en el Registro Federal, publicaciones estatales similares y una multitud de catálogos y registros por tópico. Carta de Indagación (LOI) Letter of Inquiry siglas en ingles: Acercamiento inicial al donante. Esta carta es a veces el único documento enviado al donante; precede a veces a una propuesta completa. Contratista federal (CF): Representante oficial del gobierno federal responsable de suministrar o conceder bienes o servicios a una organización. Contribución: Regalo, dinero en efectivo, propiedad, equipo o servicios deducibles de impuestos. Control de calidad: Sistema de procedimientos establecidos para asegurar que el producto final sea de la mejor calidad posible y que cumpla con todas las pautas, instrucciones, formatos y requisitos de la organización que concede los fondos.

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Coordinador de la propuesta: Persona a la cual se le asigna la responsabilidad interna de coordinar la planificación, preparación y redacción de una propuesta de solicitud de subvención. Costos directos: Costos atribuidos directamente a la operación de un proyecto (por ejemplo, medicamentos para una clínica de salud). Costos indirectos: Costos relacionados con la operación de una organización y solo indirectamente con la operación de un proyecto (por ejemplo, porcentaje de la cuenta de la electricidad). Desarrollo: Otro término para recaudación de fondos que describe todas las acciones de la recaudación de dinero para un grupo no lucrativo, generalmente mediante donaciones. El desarrollo incluye la recaudación de dinero de fundaciones, corporaciones, fuentes del gobierno y de individuos. Descripción de presupuesto: (a veces llamada la justificación del presupuesto): Explicación escrita de cómo se calculan los costos y se justifica su necesidad. Donante (o fuente de financiamiento): Organización pública o privada que acepta y revisa las propuestas de subvenciones y concede los fondos a las organizaciones cuyas propuestas han sido aprobadas. Equipo de control de calidad (ECC): Grupo de personas dentro de una organización cuyo propósito es revisar una propuesta de solicitud de subvención en las etapas más críticas durante el proceso de elaboración para ofrecer críticas constructivas. Equipo de desarrollo de la propuesta: Un grupo de personas (personal, consultores, socios y otros afiliados) que se reúnen para planificar y redactar una propuesta de solicitud de subvención exitosa. Evaluación: Proceso para determinar el éxito de su proyecto mediante la comparación de los objetivos con lo que realmente ocurrió durante el curso del proyecto. Reporte oral interno de la propuesta: Reunión interna de seguimiento entre todos los miembros del personal que sea posible reunir y que participaron en el desarrollo de la propuesta para intercambiar ideas sobre las razones por las cuales la propuesta no recibió financiamiento. Financiamiento del sector privado: Subvenciones aseguradas de una fundación, corporación u otra entidad no lucrativa. Financiamiento del sector público: Subvenciones aseguradas de fuentes federales, estatales o locales. Gastos (también llamado costos): El costo de un proyecto. En una propuesta de solicitud de subvención, los gastos normalmente se proyectan o calculan.

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Desarrollo de Propuestas Ingresos: Dinero que cubre los costos de un proyecto. En una propuesta de solicitud de subvención, los ingresos generalmente se proyectan o calculan. Ingresos ganados: Asigna el dinero pagado directamente a su organización a cambio de servicios. Puede incluir reembolsos de Medicare o Medicaid, pago por servicios al cliente, tarifas por servicios y pagos para medicinas u otros servicios. Ingreso no salarial (también llamada ingreso por contribuciones): Ingresos donados a un proyecto u organización tales como subvenciones de fundaciones y corporaciones. Memoranda of Agreement (MOA) o Memoranda of Understanding (MOU): Cartas firmadas de compromiso o intención que indican que todas las partes entienden sus funciones en un esfuerzo de sociedad o de colaboración. Objetivo: Resultados proyectados y deseados de un proyecto. Están incluidos en la propuesta de subvenciones para demostrar al donante el modelo que adoptará su proyecto. Organización beneficiaria: Organización que recibe una subvención de una agencia del sector público o privado que otorga fondos. Pauta de funcionamiento: Número y porcentaje de clientes con los que se espera lograr el resultado. También llamado grupo objetivo, la información se debe basar en el juicio profesional, datos anteriores, investigación o estándares profesionales. Petición de capital: Plan para comprar, construir o renovar el espacio o edificio o para adquirir equipo. Plan de personal: Sección de una propuesta o de un documento separado que describe quién emprenderá el trabajo esencial del proyecto así como también las calificaciones de los miembros del personal, la descripción de las responsabilidades laborales y otra información relevante. Planificación de desarrollo: El proceso de planificar cómo recaudará una organización los recursos financieros necesarios para realizar su trabajo. Normalmente se hace anualmente y con frecuencia, es parte del proceso de planificación estratégica. Planificación estratégica: Proceso que ayuda a una organización a determinar la forma de su trabajo para el futuro (generalmente de tres a cinco años). El resultado final del proceso de la planificación estratégica es un documento que sirve como un “mapa de ruta” para la operación organizativa en el futuro. La planificación estratégica es comúnmente realizada por un consultor externo y puede ser un proceso muy largo. Planificación organizativa: Proceso de planificación para el futuro de su organización. Se hace a menudo por medio de un proceso de planificación estratégica. La planificación organizativa se puede hacer anualmente o para varios años. Presentación de concepto (a veces llamado prospecto, una propuesta preliminar o una pre-propuesta): Es un documento breve, interno que describe la información esencial sobre una subvención.

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Programa: Sistema organizado de servicios orientados a alcanzar resultados específicos para una población específica que continuará más allá del período de la subvención. Propuesta de solicitud de subvención: Producto final del proceso de la redacción de la solicitud. Proveedor de subvenciones (también llamado donante): Organización privada o pública que acepta y revisa las propuestas de subvenciones y concede fondos a las organizaciones cuyas propuestas han sido aprobadas. Proyecto: Gestión planeada o sistema organizado de servicios orientados a lograr resultados específicos que comienza y termina dentro del período de la subvención (un proyecto exitoso puede convertirse en un programa continuo). Redacción de la propuesta de solicitud de subvención: Acto de preparar una solicitud para una subvención que se presentará a una fuente potencial de financiamiento. Resumen ejecutivo (a veces llamado resumen del proyecto o extracto): Documento breve al comienzo de una propuesta de solicitud de subvención que ofrece al donante una idea de la propuesta total. Solicitud de calificaciones (SDC): Un anuncio distribuido por una agencia contratante que ofrece información general sobre los artículos o servicios necesarios Subvención: Concesión de fondos a una organización como resultado de un propuesta de solicitud de subvención aprobada. Solicitud de subvención (también llamada Propuesta de solicitud de subvención): Documento oficial o sistema de documentos presentados al donante potencial con el fin de obtener subvenciones.

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APÉNDICE B Bibliografía

Agency for Healthcare Research and Quality. http://www.ahrq.gov/data/hcsusix.htm. U.S. Small Business Administration. http://www.sbaonline.sba.gov/sbaforms/sf424.pdf. Administración de Recursos de la Salud y Servicios. El HRSA trabaja para expandir el acceso a una atención médica amplia y de calidad. www.hrsa.gov. AIDS Action: Tiene varias hojas de datos disponibles en su sección “Legislación y política” (Legislation and Policy) del sitio de Internet. Visite http://www.aidsaction.org. Association of Fundraising Professionals(AFP): Organización de afiliados que establece las normas de la recaudación ética y proporciona educación, capacitación, mentoría, investigación, acreditación y defensa de los recaudadores profesionales. Posee oficinas regionales y locales. Es algo costosa la afiliación, pero la AFP proporciona algunos recursos buenos y realiza una conferencia anual de recaudación. Visite http://www.afpnet.org. The Foundation Center. Un gran recurso para todos los aspectos de la recaudación. Si en su localidad hay una biblioteca o centro de apoyo del Centro de la Fundación, usted puede asistir a clases y seminarios para fortalecer sus destrezas. También puede obtener grandes recursos gratuitos en la sección “Learning Lab” (Laboratorio de Aprendizaje) de su sitio en Internet Visite: http://www.foundationcenter.org. Centro de Prevención de Abuso de Sustancias. La organización federal responsable de mejorar la accesibilidad y la calidad de los servicios de prevención de abuso de sustancias. www.samhsa.gov/centers/csap/csap.html. The Centres for Disease Control and Prevention (CDC). Compendio para Prevención e Intervenciones del VIH con Evidencia de Eficiencia. http://www.cdc.gov/hiv/stats/htm. The Chronicle of Philanthropy: Es una publicación regular estilo periódico (disponible con suscripciones pagadas), que está llena de información útil sobre todos los aspectos de la recaudación. Su sitio en Internet es un gran recurso y es gratuito. Visite: //philanthropy.com. U.S. Department of Health and Human Services. www.hhp.gov.

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Foundation Center Directory: Esta referencia es publicada por el Centro de la Fundación. Está disponible en las bibliotecas del Centro de la Fundación y los centros de cooperación y la puede obtener en ediciones impresas y electrónicas. Si su organización puede cubrir el costo, se recomienda la suscripción al “Directorio de la Fundación en Internet.” Este directorio electrónico le da acceso a miles de expedientes de donantes con vínculos directos a sus sitios en Internet. Para más información visite http://www.foundationcenter.org o llame al 1-800-424-9836. FedWorld.gov: Este sitio en Internet es una puerta para obtener información del gobierno. Puede usar el sistema de búsqueda de este sitio para obtener datos sobre subvenciones del gobierno y oportunidades de financiamiento. Para hacerlo, visite http://www.fedworld.gov. GuideStar: Es una base de datos en Internet de organizaciones no lucrativas. Puede ir al sitio de Internet y completar una descripción sobre su organización para que los donantes tengan acceso a información sobre su organización. También proporciona información general en temas de dirección y administración sin fines de lucro. Visite www.guidestar.org. Grantsmanship Center: Esta organización ofrece talleres de capacitación en todo el país. También ofrece publicaciones y recursos en Internet. Sin embargo, la mayoría de los cursos y publicaciones no son gratuitos. Hay alguna información gratuita sobre la redacción de propuestas en su sitio de internet: Visite http://www.tgci.com. Kaiser Family Foundation: Tiene varias hojas de datos y estadísticas en su sitio de Internet en http://www.kff.org/sections.cgi?section=hivaids. Este sitio también incluye noticias actualizadas sobre el VIH/SIDA en su “Reporte diario” (Daily Report). http://www.kaisernetwork.org/daily_reports/rep_hiv.cfm. Asimismo, tiene una gran sección llamada “Datos en Internet sobre la salud en el estado” (State Health Facts Online) que le permite comparar datos específicos de salud entre los estados y también separar información de su estado. http://www.statehealthfacts.kff.org. Practical Grantswriting Workbook por Carlotta H. Williams, 1999, Jacksonville, FL, publicación propia, derechos de autor pendientes. The Surgeon General’s Office on HIV/AIDS Policy: Se proporciona estadísticas generales en “Respuesta federal a la sección epidémica” (Federal Response to the Epidemia Section) de su sitio de Internet. Visite http://www.surgeongeneral.gov/aids.

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National Minority AIDS Council Technical Assistance, Training and Treatment Division 1624 U Street, NW Washington, DC 20009 (202) 234-5120 www.nmac.org Funded by the Centers for Disease Control and Prevention, grants U22/CCU318121 and U22/CCU318525, and the Health Resources and Services Administration, grant number 2U69HA0034.