Annexe 1 : Calendrier et répartition des tâches
1) Promotion - Dir. Cérium - Titulaires - Coord. Gen. - Coord.
2) Recherche de fonds et négociations d’ententes - Dir. Cérium - Titulaires - Coord. Gen. - Coord.
3) Gestion et suivi des inscriptions - Coord. Gen - Coord. - Respons. Inscriptions
Novembre
Décembre
Janvier
Février
Mars
Avril
Mai
Juin
- élaboration plan de promotion (Dir. Cérium + Titulaires + Coord. Gen)
- élaboration plan de promotion (Dir. Cérium + Titulaires + Coord. Gen)
- élaboration plan de diffusion (Dir. Cérium + Coord. Gen)
- envoi promotion par email et postal (Coord. Gen. + Coord.)
- envoi promotion par email et postal (Coord. Gen. + Coord.)
- envoi promotion par email et postal (Coord. Gen. + Coord.)
- envoi promotion par email et postal (Coord. Gen. + Coord.)
- Invitations 40 pers à 2 conf + cocktail ouverture. (Titulaires + Coord.)
- élaboration affiches promo et flyers, générales + individ. (Coord. Gen.)
- envoi promotion par email (Coord. Gen)
- contact ministres et sponsors (Dir. Cérium + Titulaires)
- publication annonce presse (Dir. Cérium + Coord. Gen)
- Assister aux événements internationau x à Mtl et distribution flyers (Coord.)
- Assister événements internationa ux à Mtl et distribution flyers (Coord.)
- Assister aux événements internationau x à Mtl et distribution flyers (Coord.)
- Assister aux événements internationau x à Mtl et distribution flyers (Coord.)
- Assister événements internationa ux à Mtl et distribution flyers (Coord.)
- Premiers contacts avec les partenaires potentiels (Dir. Cérium)
- Contacts avec les partenaires potentiels (Dir. Cérium + Coord. Gen.)
- Contacts avec les partenaires potentiels (Dir. Cérium + Coord. Gen.)
- Contacts avec les partenaires potentiels (Dir. Cérium + Coord. Gen.)
- Contacts avec les partenaires potentiels (Dir. Cérium + Coord. Gen.)
- Contacts avec les partenaires potentiels (Dir. Cérium + Coord. Gen.)
- Démarches spécifiques pour chaque école (Titulaires)
- Démarches spécifiques pour chaque école (Titulaires + Coord.)
-Démarches spécifiques pour chaque école (Titulaires + Coord.)
-Démarches spécifiques pour chaque école (Titulaires + Coord.)
-Démarches spécifiques pour chaque école (Titulaires + Coord.)
Gestion et suivi des inscriptions (Coord. Gen + Respons. Inscriptions)
Gestion et suivi des inscriptions (Coord. Gen + Respons. Inscription)
Gestion et suivi des inscriptions (Coord + Respons. Inscription.)
Gestion et suivi des inscriptions (Coord. + Respons. Inscription)
Gestion et suivi des inscriptions (Coord. + Respons. Inscription)
Gestion et suivi des inscriptions (Coord. + Respons. Inscription)
- Réponse questions (Coord.)
- Réponse aux questions (Coord.)
- Réponse questions (Coord.)
- Accès totaux : Coord. Gen
- Accès totaux : Coord. Gen
- Accès totaux : Coord. Gen.
- Accès totaux : Coord. Gen
- Accès totaux : Coord. Gen
- Réponse aux questions et aide au logement (Coord.)
- Gestion et suivi des inscriptions (Coord. + Respons. Inscription) - Envoi des documents informatifs
- Premiers contacts avec les partenaires potentiels (Dir. Cérium)
- élaboration plan promotion individ. (Titulaires + Coord.)
- envoi promotion par email (Coord. Gen) - élaboration plan promotion individ. (Titulaires + Coord.)
-Démarches spécifiques pour chaque école (Titulaires + Coord.)
- Accès totaux : Coord. Gen
-commander matériel promo : casquettes, etc. (Coord. Gen)
- Réponse aux questions et aide au logement (Coord.) - Accès totaux : Coord. Gen
- envoi codes lectures (Coord.)
Juillet
Août
4) Contacts conférenciers et intervenants
Novembre
Décembre
Janvier
Février
Invitation conférencier s et intervenants (Titulaires)
Invitation conférenciers et intervenants (Titulaires)
Confirmation des dates, titres, horaire - Demande formule voyage - Demande aide promotion et envoi prospectus - Demande d’envoi de documents : -résumé du cours -Liste de textes (Coord.)
Confirmatio n des dates, titres, horaire - Demande formule voyage - Demande aide promotion et envoi prospectus - Demande d’envoi de documents : -résumé du cours -Liste de textes (Coord.)
- Titulaires - Coord.
5) Site internet - Coord. Gen. - Coord.
6) Logistique -Coord. Gen. - Coord - Hôtesse - Dir. Cérium
Présentation sur le site internet (Coord. Gen.)
Mise à jour site internet (Coord. Gen.)
- page générale - pages individ. - formulaire inscription - pages hébergement et Mtl
- conception affiches électroniques - générales - individ.
Mise à jour site internet (Coord. Gen. + Coord.)
- Réservation des salles de cours -Réservation logement profs (Coord. Gen.)
Mise à jour site internet (Coord.)
Liste des logements possibles autour de l’UdM et négociation de prix de groupes + (Coord. Gen.)
Mars
Avril
Mai
Juin
Juillet
- Réservation des billets d’avion des profs (Coord + Corrd. Gen.)
- Contact permanent avec les profs (Coord.)
- Rappel doc. aux profs (Coord.)
- Contact permanent avec les profs (Coord.)
- Contact permanent avec les profs (Coord.)
Août
- envoi des informations pratiques
-Rappel de demande d’envoi de documents : -résumé du cours -Liste de textes (Coord.)
Mise à jour site internet (Coord.)
Mise à jour site internet (Coord.)
- Mise à jour site internet (Coord.)
- Mise en ligne des lectures (Coord.)
- Mise en ligne des lectures (Coord.)
- Mise en ligne des lectures (Coord.)
Commande de documents touristiques + doc. sur UdeM (Coord. Gen.)
Élaboration du informations pratiques pour participants (Coord. Gen. + Coord.)
Planification progr. activités sociales - Cocktail ouverture et clôture - Visite vieux-Mtl - activités communes (Coord.) - soupers directeurs et conférencier s + buffet table-ronde (Titulaires + Coord) - Welcome pack (Coord. + Coord. Gen.) -Réservation traiteurs et restos (Coord. Gen.) Recrutement hôtesses (Coord. Gen.)
Mise à jour site internet (Coord.)
Mise à jour site internet (Coord.)
Élaboration et impression certificats (Coord. Gen.)
- Accueil et encadrement des participants (Coord.) - Accueil et encadrement des professeurs (Coord.) Préparation des salles (Hôtesses) Distribution formulaire d’évaluation (Hôtesses) - Signature certificats (Dir. Cérium)
Préparation documents (Coord) - Cocardes -Formulaires hon. Profess. Et per diems - formulaires évaluation - feuilles présence - rencontres individuelles Coord Gém + Coord - Rencontres hôtesses (Coord)
Rédaction rapport final pour sponsors (Titulaires)
Novembre
7) Cours crédités - Titulaires -Coord.
Décembre
Janvier
Février
Mars
Avril
Mai
Juin
Annonce officielle cours crédités
Mise à jour syllabus (Coord.)
Mise à jour syllabus (Coord.)
Mise à jour syllabus (Coord.)
Mise à jour syllabus (Coord.)
Mise à jour syllabus (Coord.)
- Demande des lectures et titres vente livres aux professeurs (Coord.)
-Transformation en PDF + mise en page + mise en ligne (Coord.)
- organisation vente de livres (Coord. Gen) - envoi de la liste vente livres à la Coord. Gén puis à la librairie
- Mise en ligne des 100 p. lecture obligatoire
Élaboration syllabus officiel (Titulaires)
8) Recueils, 100 p. lectures ,vente livres -Coord.
- Demande des lectures aux professeurs (Coord.)
- Envoi des codes aux participants (Coord.)
- Choix du 100 p. lectures obligatoires (Titulaires) 9) Budget
- Budgets individuels (Titulaires + Coord.) - Budget général (Coord. + Resp. des finances)
-Ajustement du budget dans la colonne prévisions (Coord.)
- Ajustement du budget dans la colonne prévisions (Coord.)
- Ajustement du budget dans la colonne prévisions (Coord.) - Demandes avances (Coord.)
-Ajustement du budget dans la colonne prévisions (Coord.)
Juillet
Août
Remerciements profs (Coord.)
