Standard Operating Procedure AUDIT EKSTERNAL
Jurusan Kebidanan Universitas Brawijaya Malang 2017
LEMBAR IDENTIFIKASI UN10/F08.14.99/HK.01.02.a/0007 UNIVERSITAS BRAWIJAYA 0
SOP Audit Eksternal
Halaman 2 dari 10
SOP AUDIT EKSTERNAL
Penanggungjawab Proses
Tanggal Nama
Jabatan
1. Perumusan
Coryna Rizky A, SST., M.Keb
Ketua UJM
2. Pemeriksaan
dr. Ni Luh Putu H, Sp.A, M.Biomed
Sekretaris Jurusan
3. Persetujuan
dr. Hermawan Wibisono, Sp.OG(K)
Ketua Jurusan
4. Penetapan
Dr. dr. Andarini, M.Kes
5. Pengendalian
dr. Hermawan Wibisono, Sp.OG(K)
Dekan Ketua Jurusan
i
Tanda tangan
DAFTAR ISI
LEMBAR IDENTIFIKASI ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- i DAFTAR ISI ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ii A.
Tujuan ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1
B.
Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait ---------------------------------------------------------------------------------- 1
C.
Standar Mutu yang Terkait --------------------------------------------------------------------------------------------------- 1
D.
Istilah dan Definisi --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1
E.
Urutan Prosedur ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 2
F.
Bagan Alir ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3
G.
Referensi------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 3
ii
A. Tujuan a. Melakukan verifikasi terhadap efektifitas dari penerapan sistem mutu secara efektif dan efisien. b. Melaporkan hasil audit dengan data yang memadai dan memberikan masukan kepada bagian terkait agar dapat dilakukan perbaikan. B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait Semua kegiatan audit internal yang dilaksanakan di semua bidang terkait dalam penerapan sistem manajemen mutu di Jurusan Kebidanan FKUB.
C. Standar Mutu yang Terkait Acuan Standar mutu yang digunakan adalah Manual Mutu UB dan Manual Mutu FKUB.
D. Istilah dan Definisi 1. Unit Jaminan Mutu (UJM) adalah lembaga fungsional yang dibentuk oleh dekan dan diberi tugas untuk mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di tingkat Jurusan. 2. Audit Eksternal adalah audit yang dilakukan untuk memastikan proses dan keluaran di institusi sesuai dengan standar yang telah ditentukan (BAN-PT, LamPtKes). 3. Management Representative (MR) adalah seseorang yang bertugas: a. Memantau semua semua proses yang terkait sistem manajemen mutu (SMM) dengan pihak internal dan eksternal sehingga kegiatan terlaksana serta terpelihara b. Merencanakan dan mengkoordinasi jadwal rutin tinjauan manajemen, audit internal serta perbaikan SMM Jurusan Kebidanan FKUB c. Mengkoordinasi pengelolaan dokumen, rekaman dan sumberdaya di lingkungan Jurusan Kebidanan FKUB d. Membantu Top Management merencanakan, merumuskan, memantau harapan kepuasan Dekan dan feedback pelanggan lainnya e. Memantau dan melaporkan ketercapaian indikator sasaran mutu minimal dua kali setiap tahun 4. Ketidaksesuaian (KTS) adalah apabila ditemukan: a. Tidak terdapat elemen sistem b. Suatu sistem gagal untuk memenuhi satu klausul dari persyaratan sistem mutu c. Penerapan suatu klausul sangat tidak konsisten d. Ketidaksempurnaan penerapan suatu sistem telah mengarah pada ketidakpuasan pelanggan e. Tindakan perbaikan yang tidak efektif dan terpantau dalam dua kali audit internal secara berturut-turut f. Suatu ketidaksesuaian dalam memenuhi suatu persyaratan dalam satu klausal ISO 9001 atau dokumen referensi lain g. Suatu ketidaksesuaian yang diamati dari suatu pengamatan dari satu prosedur organisasi.
1
5.
E.
Observation (OB) adalah apabila ditemukan: Ada aspek yang disarankan dapat dikembangkan tetapi kondisi yang ada saat ini bukan merupakan suatu ketidaksesuaian dalam sistem mutu.
Urutan Prosedur 1. Ketua UJM memantau masa akreditasi setiap prodi yang ada di jurusan kebidanan 2. Ketua UJM melaporkan kepada ketua jurusan terkait prodi yang masa akreditasinya akan habis 3. Ketua jurusan melakukan rapat koordinasi dengan sekjur, KPS, UJM dan Monev prodi untuk menentukan tim akreditasi 4. Tim akreditasi melakukan proses pendaftaran dan pendampinga akreditasi secara onliane dan mempersiapkan borang serta data dukung akreditasi.
2
F. Bagan Alir
Mulai
Ketua UJM
Memantau masa akreditasi setiap prodi di jurusan kebidanan
Ketua UJM
Melaporkan kepada ketua jurusan terkait prodi yang masa akreditasinya kan habis
Ketua jurusan
Melakukan rapat koordinasi dengan sekjur, KPS, UJM dan Monev prodi untuk menentukan tim akreditasi
Tim akreditasi
Mempersiapkan borang dan data dukung akreditasi dan melakukan proses seperti di panduan SAPTO
Dokumen kehadiran dan notulen rapat
Dokumen kehadiran dan notulen rapat
Borang dan data dukung
Selesai
G. Referensi 1. 2. 3. 4.
Manual Mutu FKUB SOP Prosedur Pengendalian Produk Tidak Sesuai Jurusan Kebidanan FK UB SOP Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan PS S1 Kebidanan Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu (SMM) – Persyaratan ISO 9001:2008, Badan Standardisasi Nasional.
3