2016 1378 RFQ CM for BRT Addenda 2 Track Changes

REQUEST FOR QUALIFICATION  PROFESSIONAL SERVICES 

SIGN AND RETURN THIS PAGE  STATEMENT OF QUALIFICATION    SOLICITATION NO.:  2016‐1378      Date: May 26, 2016    TITLE:  CONSTRUCTION MANAGEMENT  SERVICES FOR EAST BAY BUS RAPID TRANSIT  PROJECT 

 

AC TRANSIT DISTRICT  Purchasing Department  1600 Franklin Street, 8th Floor  Oakland, CA 94612 

  QUALIFICATIONS MUST BE RECEIVED at AC Transit,  1600 Franklin Street, 8th Floor, Oakland, CA 94612 by  June 30, 2016 at 4:00 p.m.         Sign  the  Statement,  put  it  in  an  envelope,  and  write  the  RFQ  number  and  title  on  the  outside.    Sign  and  return this page.  Retain copy for your files.   _____________________________________________________________________________________  ALL FIRMS COMPLETE THIS SECTION:       , 2016    Upon  execution  of  a  Contract  Acceptance  form,  the  undersigned  agrees  to  furnish,  subject  to  provisions  below,  all  articles  or  services  within  the  dates  specified,  in  the  manner  and  at  the  prices  stated,  in  accordance  with  the  advertisement, specifications, proposal, special conditions and general conditions, all of which are made part of the  contract, when authorized by Purchase Order, Contract Order, or Letter of Agreement issued by the District.    Name under which  Business is conducted: 

   

Business street address:   

 Telephone: 

 

   

  City 

State 

Zip Code 

    IF SOLE OWNER, sign here:  I sign as sole owner of the business named above:  Signed      Typed Name          IF PARTNERSHIP OR JOINT VENTURE, sign here:  The undersigned certify that we are partners in the business (joint venture) named above and that we sign this contract proposal  with full authority to do so (one or more partners sign):  Signed      Typed Name      Signed      Typed Name          IF CORPORATION, sign here:  The undersigned certify that they sign this contract proposal with full authority to do so:    Corporate Name:     Signed      Typed Name      Title      Signed      Typed Name      Title        Incorporated under the laws of the State of         Form C102  May 2016

GENERAL CONDITIONS, INSTRUCTIONS AND INFORMATION FOR FIRM    1.  RENDITION OF SERVICES  The  Consultant  (party  submitting  response/Statement  of  Qualification)  hereby  agrees  to  undertake,  carry  out  and  complete  all  work  established  herein  in  a  professional and efficient manner satisfactory to District standards.   

The professional service or the performance of work or services required by the  District  cannot  satisfactorily  be  performed  by  the  regular  employees  of  the  District.   

2.  CONSULTANT'S STATUS  Neither  the  Consultant  nor  any  party  contracting  with  the  Consultant  shall  be  deemed to be an agent or employee of the District.  The Consultant is and shall  be  an  independent  Consultant,  and  the  legal  relationship  of  any  person  performing services for the Consultant shall be one solely between said parties.   

Consultant  shall  not  subcontract  any  services  to  be  performed  by  it  under  this  Agreement without the prior written approval of the District, except for service  firms  engaged  in  drawing,  production,  typing  and  printing.  Consultant  shall  be  solely  responsible  for  reimbursing any subcontractor  and  the  District  shall  have  no obligation to them.   

3.  OWNERSHIP OF WORK  All  reports,  designs,  drawings,  plans,  specifications,  schedules,  and  other  materials  prepared,  or  in  the  process  of  being  prepared,  for  the  services  to  be  performed  by  Consultant  shall  be  and  are  the  property  of  the  District  and  the  District  shall  be  entitled  to  access  thereto,  and  copies  thereof,  during  the  progress of the work.   

In  the  event  that  the  work,  which  is  the  subject  of  this  Agreement,  is  not  completed,  for  any  reason  whatsoever,  all  materials  generated  under  this  Agreement shall be delivered as the District may direct.   

4.  RECORDS  The  Consultant  shall  permit  the  authorized  representatives  of  the  District  to  inspect  and  audit  all  data  and  records  relating  to  performance  under  this  Agreement.  Consultant shall maintain all such records for a period of three (3)  years after the District makes final payment under this Agreement.  5.  TERMINATION FOR DEFAULT  In the event the Consultant breaches the terms or violates the conditions of this  Agreement, and does not within ten (10) days of written notice from the District  cure  such  breach  or  violation,  the  District  may  immediately  terminate  this  agreement,  and  shall  pay  the  Consultant  only  its  allowable  costs  to the  date  of  termination.   

6. TERMINATION FOR CONVENIENCE  The District  may  terminate  this Agreement, in  whole  or  in  part, at  any  time for  the District's convenience and without cause at any time by giving the Consultant  written  notice  of  termination.    The  Consultant  will  be  paid  for  those  services  performed pursuant to this Agreement to the satisfaction of the District up to the  date  of  notice  of  termination.    The  Consultant  shall  promptly  submit  its  termination claim.  If the Consultant has any property in its possession belonging  to the District, the Consultant will account for the same and dispose of it in the  manner the District directs.   

7.  NON‐DISCRIMINATION   In connection with the execution of any Contract hereunder, the Consultant shall  not  discriminate  against  any  applicant  or  employee  on  the  grounds  of  race,  religious  creed,  color,  national  origin,  ancestry,  physical  disability,  mental  disability, medical condition, genetic information, marital status, gender, gender  identity,  gender  expression,  sexual orientation,  sex or age  as defined  in  Section  12926 Government Code    8.  INDEMNIFICATION  The Consultant shall indemnify, keep and save harmless the District, its Board of  Directors, officers, officials, employees, agents and volunteers from and against  any  and  all  liability,  loss,  damage,  expense,  costs  (including,  without  limitation,  costs and fees of litigation) of every nature arising out of or in connection with  Consultant's performance of work hereunder or its failure to comply with any of  its  obligations  contained  in  the  Agreement,  except  such  loss  or  damage  which  was caused by the solegross negligence or willful misconduct of the District.   

Any award made by the Arbitrator(s) shall be final, binding and conclusive upon  all  parties  and  those  claiming  under  them.    The  costs  and  expenses  of  any  Arbitration  shall  be  borne  and  paid  as  the  Arbitrator(s)  shall,  by  their  award,  direct.  The  submission  to  Arbitration  is  hereby  made  a  condition  precedent  to  the  institution  of  any  action  at  law  or  in  equity  with  respect  to  the  controversy  involved;  and  such  action  at  law  or  in  equity  shall  be  restricted  solely  to  the  subject matter of  the challenge of such award on the grounds and only in the  manner permitted by law.    11.  NO ASSIGNMENT  This Agreement is personal to each of the parties hereto, and neither party may  assign or delegate any of its rights or obligations hereunder without first  obtaining the written consent of the other.    12.  PROHIBITED INTERESTS   No member, director, officer, or employee of the District during his/her tenure  or  for  one  year  thereafter,  shall  have  any  interest  direct  or  indirect,  in  this  Agreement or the proceeds thereof.    Consultant covenants that it presently has no interest, direct or indirect, which  would  conflict  in  any  manner  or  degree  with  the  performance  of  the  services  called  for  under  this  Agreement.    Consultant  further  covenants  that  in  the  performance  of  this  Agreement  no  person  having  any  such  interest  shall  be  employed by Consultant.    The  District  may  require  Consultant  to  file  an  annual  Statement  of  Economic  Interest  form  pursuant  to  the  Political Reform  Act of  1974  (Government Code  Section 81000 et seq.)   

13.  WAIVER  Failure of any party to exercise any right or option arising out of a breach of this  Agreement shall not be deemed a waiver of any right or option with respect to  any subsequent or different breach, or the continuance of any existing breach.   

14.  GOVERNING LAW   This Agreement, its interpretation and all work performed thereunder, shall be  governed by the laws of the State of California.   

15.  INSURANCE  Depending on the nature of the services being solicited, the District may have  certain minimum insurance requirements. 

9.  CHANGES  

 

If  any  changes  to  the  scope  of  services  are  sought  by  either  party  that  would  require  a  modification  of  the  amount  of  compensation,  the  changes  must  be  reviewed  and  approved  in  advance  of  any  action  to  implement  the  change  by  the Project Manager and the Purchasing Department.    The District may at any time by written order make changes within the Scope of  Services described in this Agreement.  If such changes cause an increase in the  budgeted  cost  of  or  the  time  required  for  performance  of  the  agreed  upon  work,  the  Consultant  shall  notify  the  District  in  writing  of  the  amount  of  time  and compensation adjustments that are required.    In  the  event  the  Consultant  encounters  any  unanticipated  conditions  or  contingencies  that  may  affect  the  scope  of  services  and  would  result  in  an  adjustment to the amount of compensation specified herein, Consultant shall so  advise  the  District  immediately  upon  notice  of  such  condition  or  contingency.   The written notice shall explain the circumstances giving rise to the unforeseen  condition  or  contingency  and  shall  set  forth  the  proposed  adjustment  in  compensation resulting therefrom.    Any  notices  shall  be  given  to  the  District  under  the  NOTICES  clause  of  the  sample contract.  Any and all agreed upon pertinent changes shall be expressed  as  a  written  modification  to  this  Agreement  prior  to  implementation  of  such  changes.  10.  DISPUTE RESOLUTION  In  case  any  disagreement,  difference  or  controversy  shall  arise  between  the  parties, with respect to any matter in relation to or arising out of or under this  Agreement or the respective rights and liabilities of the parties, and the parties  to  the  controversy  cannot  mutually  agree  thereon,  then  such  disagreement,  difference, or controversy shall be determined by binding arbitration, according  to the rules of the American Arbitration Association. 

 

AC TRANSIT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATIONS NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES EAST BAY RAPID TRANSIT PROJECT SPECIAL CONDITIONS 1. INTRODUCTION  The  Alameda‐Contra  Costa  Transit  District  (“AC  Transit”  or  “District”)  is  a  Special  District,  organized under the laws of the State of California, and provides public transit services to an area  extending from western Contra Costa County to southern Alameda County.  AC Transit has three  (3)  operating  Divisions  in  addition  to  its  Central  Maintenance  Facility,  Training  Center,  and  the  General  Office.    The  District  is  financed  through  the  receipt  of  transit  fares,  property  taxes  and  state and federal funding.     This  Request  for  Qualification  (RFQ)  outlines  the  scope  of  services  requested  for  the  District  as  well as information that should be included in the response.  It is the District’s intent to award a  contract to the responsible Consultant who provides the most responsive proposal conforming to  this RFQ.    AC  Transit  requests  Statements  of  Qualification  (SOQs)  from  Construction  Management  (CM)  Services Consultant firms to provide the District services connected to the construction of the East  Bay  Bus  Rapid  Transit  (BRT)  Service  as  further  detailed  in  the  Scope  of  Services.  These  services  shall cover engineering and construction management disciplines and will include systems testing,  field  inspection,  document  control,  change  management,  scheduling,  traffic  control,  cost  estimating and project controls, among others.     SOQs will remain in effect for one‐hundred twenty (120) days from the District’s designated date  for receipt of the SOQs, unless mutually extended.  No pre‐award costs will be reimbursed by the  District.  The  signatures  of  the  District’s  General  Manager  and  the  Consultant’s  authorized  representative will constitute a binding award.  2. TENTATIVE SOLICITATION SCHEDULE (Subject to Change)  RFQ Issued  Pre‐Proposal Conference  Written Addendum to RFQ Issued (if appropriate)  Statement of Qualification Due   Complete Review of the Qualifications  Oral Presentations (if required)  Review Cost Proposal and Negotiations  Recommendation to Award  Contract Execution  Notice to Proceed 

3

May 27, 2016 June 9, 2016  June 16, 2016  June 30, 2016  July 8, 2016  July 12, 2016 July 15, 2016  July 27, 2016  July 29, 2016  August 1, 2016 

AC TRANSIT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATIONS NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES EAST BAY RAPID TRANSIT PROJECT SPECIAL CONDITIONS a) Pre‐Proposal Conference will be held on June 9, 2016, at 10 a.m. – TBD a.m. in the 8th floor  conference room  of 1600 Franklin Street, Oakland, CA 94612.  The Conference  will consist of a  brief discussion of the requirements and a question and answer period.      Questions and/or requests for clarification will be answered at the Pre‐Proposal Conference, and if  appropriate,  by  written  addendum  to  the  RFQ.    If  written  addendum  is  issued,  it  will  become  a  part  of  the  proposal  documents  and  binding  on  all  eligible  proposers.  All  addendum(s)  shall  be  acknowledged in the Offerors cover page.     b) Statements  of  Qualification  must  be  clearly  marked  “2016‐1378  CONSTRUCTION  MANAGEMENT SERVICES FOR EAST BAY BUS RAPID TRANSIT SERVICE” and received by 4:00 p.m.  on June 30, 2016 at:     AC Transit Purchasing Department  Attn: Michael McGinley, Contract Specialist  1600 Franklin Street, 8th Floor  Oakland, CA 94612    SOQs received after the time and date specified above, or at a location other than that shown  above,  will  not  be  accepted.    Such  submittals  will  be  returned  unopened  and  will  not  be  considered.     SOQs may be sent by a mail delivery service or hand delivered.  No other method of delivery, e.g.,  telephone, facsimile, e‐mail or telegraphic, will be accepted.    c) For further information, prospective firms may contact Michael McGinley, either by telephone  (510)  891‐5452  or  email  ([email protected]),  between  the  hours  of  9:00  a.m.  and  5:00  p.m., Monday through Friday, holidays excepted.    3. SCOPE OF WORK  See Attachment A – Scope of Services.    4. PERIOD OF PERFORMANCE  The District intends to enter into a minimum agreement for a term duration starting August 2016  to April 2018.  These firms will be selected based on the Evaluation Criteria as delineated in this  RFQ.  Should  there  be  delays  AC  Transit  will  consider  extending  the  time  of  completion  for  performance.  An  option  to  extend  the  CM  Services  up  to  one  year  may  be  exercised  should  construction be delayed. 

4

AC TRANSIT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATIONS NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES EAST BAY RAPID TRANSIT PROJECT SPECIAL CONDITIONS  

5. CONSTRUCTION MANAGEMENT TEAM  STAFFING  RESPONSIBILITIES  AND  QUALIFICATION  REQUIREMENTS  AND  SCOPE  OF  SERVICES FOR PERSONNEL  This  section  identifies  the  staffing  positions,  qualifications,  responsibilities  and  Level  of  Effort  (LOE)  deemed  appropriate  for  the  BRT  CM  Contractor.    As  35%  of  the  evaluation  is  dependent  upon the qualifications of team members, this section should provide guidance to how the Offeror  staff its team.    Significant time was spent developing the “resume‐like” position requirements below as a means  to  communicate  what  professional  services  and  experience  AC  Transit  will  need  throughout  the  duration  of  the  contract.    Also,  proposed  resumes  will  be  evaluated  relative  to  the  required  qualifications listed below and in the context of the overall qualifications of the proposed team.   The  elements  defined  under  the  classifications  will  be  considered  as  scope  as  well  as  in  the  context of the Scope of Work section of this RFQ.    To  further  understand  AC  Transit’s  estimated  LOE,  a  filled‐in  manning  hour  table  has  been  provided  to  match  the  positions  below.    However,  it  is  recommended  the  Offeror  review  AC  Transit’s  staffing  criteria,  positions,  and  LOE,  and  provide  an  alternative  if  it  believes  it  is  more  effective and cost efficient for the BRT construction project.  A separate manning hour table and  special instructions are provided for this effort in Attachment B.    The labor staffing categories are listed below followed by the scope and required qualifications  for each of the positions being requested under the CM Scope of Work:    A. Construction Manager ‐ 1 FTE  B. Resident Engineer (licensed in the State of California) ‐ 2 FTE  C. Field Inspectors ‐ 2 FTEs  D. Systems Testing Engineer (Field) ‐ 1 Year Duration or 0.6 FTE  E. Specialty Field Inspectors (Field ‐ Structures, Electrical, etc.) ‐ 1 Year Duration or 0.6 FTE   F. Office Engineer & Document Control Support ‐ 1 FTE  G. Project Control Manager with Cost Estimating Expertise ‐ 1 FTE  H. Project Scheduler with P6 and MS Project expertise ‐ 1 FTE  I. Traffic Control Coordinator ‐ 1 FTE  J.I. Civil Design Engineer (Optional) – 1 Year Duration    Full‐time  is  identified  from  August  2016  to  April  2018.    Part‐time  assumes  the  peak  period  of  construction  and  the  start‐up  and  testing  period,  which  is  projected  to  be    1221  months.    The  Offeror should not exceed the duration of FTE and part‐time LOE in its proposal.     The  Full  Time  Personnel  proposed  for  this  assignment  shall  be  considered  committed  to  this  project  full  time  for  21  months.   Any  change  of  personnel  shall  require  the  approval  of  AC  Transit.  If AC Transit is unsatisfied with the performance of staff, the Offeror shall remove and 

5

AC TRANSIT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATIONS NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES EAST BAY RAPID TRANSIT PROJECT SPECIAL CONDITIONS replace  said  staff  with  other  candidates  approved  by  AC  Transit.   If  there  is  not  a  suitable  replacement with the Prime or its subcontractors, AC Transit may substitute said position(s) with  those provided by AC Transit (or by another Contractor under AC Transit Direction).    For  the  Construction  Manager  and  the  Senior  Resident  Engineers,  the  contractor  shall  not  reassign  those  individuals  to  other  work  locations  for  the  21  month  period.  In  the  event  the  Contractor  violates  this  provision,  the  Contractor  shall  pay  AC  Transit  fifty  thousand  dollars  ($50,000.00)  upon  request  by  AC  Transit  for  each  violation  that  occurs  for  the  Construction  Manager and for the Senior Resident Engineer. If Contractor’s employee accepts work for a firm  other than the Contractor or a subsidiary of the Contractor, then no violation will have occurred.    The scope of work to be performed by the Consultant will be authorized and directed at the sole  discretion  of  the  District.  The  District  reserves  the  exclusive  right  to  choose  and  subsequently  control  the  nature,  extent  and  timing  of  Consultant  execution  of  work  and  staffing  level  adjustments as deemed appropriate by the District. This right also includes ordering the stopping  or  slowing  of  consultant  work  at  AC  Transit  discretion  for  reasons  that  include  delays  in  the  Construction Contract.    Removal from Service   Contractor  agrees  that  any  employee  who  is  the  subject  but  not  limited  to  the  Contractors  internal disciplinary process for any of the following offenses shall be removed by the Contractor  from  providing  service  under  this  Contract  pending  the  results  of  CONTRACTOR’s  internal  disciplinary process.  Removal from service conduct includes the following:        

Committing incorrect or inappropriate acts while providing service   Failure to follow AC Transit’s policies and procedures  Conviction of any felony criminal offense  Multiple missed deadlines  Sexual misconduct   Multiple  failures  to  adequately  and  timely  notify  AC  Transit  of  threats  or  delays  to  the  project’s success 

Formatted: Space After: 6 pt

Formatted: Space After: 6 pt

In the event that Authority, for good cause (including ineffective work efforts and comprehension  of  the  project)  desires  the  removal  of  any  person(s)  assigned  by  Consultant  to  perform  the  services  under  to  this  Agreement,  Consultant  shall  remove  such  person(s)  immediately  upon  receiving notice of such from Authority.  Required Qualifications  d) It  is  recommended  that  Offeror  advise  the  District  one  week  in  advance  of  the  due  date  for  Statements  of  Qualifications  if  Offeror  finds  it  difficult  to  meet  a  position’s  qualifications,  e.g.,  educational,  special  training,  etc.    The  District  will  review  the  request  and  attempt  to  provide  a  final  decision  on  any  requested  modification  to  qualifications  within  24  hours  by  contacting  Michael  McGinley,  either  by  telephone  (510)  891‐5452  or  email  ([email protected]),  between the hours of 9:00 a.m. and 5:00 p.m., Monday through Friday, holidays excepted. 

6

Formatted: Indent: Left: 0.38", No bullets or numbering

AC TRANSIT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATIONS NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES EAST BAY RAPID TRANSIT PROJECT SPECIAL CONDITIONS If the Offeror provides a slightly different set of positions as discussed above, the duties identified  in  the  positions  identified  herein    remainherein  remain  as  part  of  the  CM  team’s  scope  responsibilities.    A. Construction Manager (1 FTE)  Responsibilities – Construction Manager   1) Successfully complete BRT construction project, meeting schedule and budget constraints,  by managing the contractor, O.C. Jones & Sons (OCJ).  2) Provide a single point of contact between AC Transit’s Project Director and OCJ.  3) Ensure and schedule staffing resources to effectively and efficiently administer contracts.  4) Manage  CM  team’s  effort,  including  the  subcontractors,  according  to  the  weekly  and  monthly budget projections.   5) Conduct weekly staff meetings.  6) Ensure all SBE and DBE contributions (as further defined below) are monitored, met and  reported monthly.  7) Ensure  CM  team  is  carefully  managing  and  monitoring  OCJ’s  daily  activities,  costs  and  schedules.   8) Ensure Resident Engineers are managing utility coordination throughout the BRT corridor.  9) Identify,  manage  and  ensure  each  Contract  Data  Requirements  List  (CDRL)  is  delivered,  reviewed,  and  comments  received  are  submitted  timely  and  in  accordance  with  the  Contract specifications.    10) Ensure  information  for  monthly  and  other  staff/progress  reports,  including  those  for  District  Board  of  Director  meetings  and  Federal  Transit  Administration  (FTA)  Quarterly  meetings, are provided as required by AC Transit’s Project Director.  11) Review and approve all RFIs promptly and accurately.  12) Review contractor's baseline and progress schedules.  13) Facilitate  progress  of  schedule  and  project  milestones  and  review  and  recommend  for  approval OCJ’s payments per its milestone targets and schedule of values.  14) Recommend  remedies  to  mitigate  supply  chain  delays  with  OCJ  and  other  third‐party  contract service providers.  15) Actively participate in partnering meetings, as needed 

7

AC TRANSIT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATIONS NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES EAST BAY RAPID TRANSIT PROJECT SPECIAL CONDITIONS 16) Ensure  all  meeting  minutes  are  developed,  reviewed,  approved  and  distributed  to  the  attendees in a timely fashion.   17) Ensure all action items identified in the meeting minutes are fulfilled and issues resolved  in a timely manner.   18) Share work with AC Transit to support Invoice Estimator for all subsequent months (form  to be provided by AC Transit).  19) Ensure  all  CM  team  members  report  time  and  progress  on  weekly  basis  (form  to  be  provided by AC Transit).  20) Interpret  and  explain  plans  and  contract  terms  to  administrative  staff,  construction  workers, and others, representing the owner or OCJ.  21) Ensure  all  activities  are  in  compliance  with  building  and  safety  codes,  rules  and  other  applicable state, local, and federal regulations.   22) Ensure  all  field  activities  and  mitigation  measures  are  in  compliance  with  the  commitments  made  in  the  FEIR  (Mitigation  Monitoring  Matrix  available  on  AC  Transit  Website).  23) Assist in obtaining all necessary permits and licenses from appropriate agencies/entities.  24) Review  change  order  cost  estimates  and  recommend  accepting,  rejecting,  or  renegotiating with OCJ.  25) Ensure Buy America Certifications are submitted and documented in a timely manner.  26) Work and coordinate with the District's and City’s public outreach efforts.   27) Identify and provided to AC Transit Project Director all safety‐related accidents of OCJ and  all staff, including missed days, incidents resolved, and other safety measures taken.    

Required Qualifications – Construction Manager  1) Education:    BA/BS  Engineering  or  related  discipline.    MS  or  MBA  preferred.    (CA  PE  Preferred).     2) Qualifications:  Earned credentials such as Certified Construction Manager (CCM), Project  Management Professional (PMP) or Program Management Professional (PgMP) are highly  desirable.    3) Experience:    minimum  of  15‐plus  years  of  hands‐on  experience  and  in‐depth  understanding of the technical, financial and social issues associated with constructing a  major  capital  improvement  program  such  as  the  BRT  Project  and/or  a  major 

8

AC TRANSIT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATIONS NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES EAST BAY RAPID TRANSIT PROJECT SPECIAL CONDITIONS transit/transportation construction project.  Construction Manager must have experience  with  FTA  grant  requirements  and  compliance  experience  with  NEPA  and  CEQA  laws.   Ability to work overtime, as needed.  Weekend and night work may be required. 

  B. Resident Engineer  (2 FTEs) ‐ 1 Senior, 1 Assistant (Assistant expected 50+% of time in field)  Responsibilities – Resident Engineer   1) Create  and  hand  out  schedules  for  construction  management  team  working  in  the  field  (daily, weekly, etc.).  2) Perform field quality control observations, assessments and reports.  3) Evaluate  RFI’s  impact  and  estimate  associated  cost.    Review  RFI  immediately  with  the  Construction Manager.  4) Review  Change  Order  Cost  Estimates  and  recommend  to  Construction  Manager  for  accepting, rejecting, or renegotiating with OCJ.  5) Make field design decisions when time is of the essence, and record and report rationale  for decisions immediately to the Construction Manager.  Construction Manager will then  report such decisions immediately to the Project Director.  6) Manage  and  coordinate  all  utility  work  (assumed  to  be  role  of  Assistant  RE  identified in  scope):  a) Serves  as  primary  point  of  contact  between  utilities  and  Construction  Manager.   b) Provides  coordination  between  utilities  relocations  and  minimizes  any  outages through careful planning with all affected parties.   c) Advises Construction manager regarding scheduled and unscheduled utility  outages.  d) Assists  with  utility  design  activities  by  attending  meetings,  reviewing  documents,  coordinating  activities,  ensuring  all  parties  receive  and  review  ongoing  information,  facilitating  site  visits,  improving  coordination,  and  identifying right of way easements.   e) Coordinates an urgent team response if any utilities are disturbed or  penetrated and troubleshoots as appropriate.  f) Researches prior rights, issues and franchise agreement issues.  g) Details  locations  of  utilities  through  as‐built  drawings  or  other  means  to  ensure OCJ is aware of any utility conflict. 

9

AC TRANSIT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATIONS NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES EAST BAY RAPID TRANSIT PROJECT SPECIAL CONDITIONS h) Provides  day‐to‐day  coordination  of  construction  project  as  it  affects  utilities  i) Reviews  project  documentation  for  compliance  with  all  relevant  regulations, codes, guidelines, and policies.  7) Inspect and assess the quality of materials being used for construction project.  8) Review and approve the inspectors’ daily inspection reports and quantity takes offs.  9) Review and approve Environmental Reports (SWPPP, WRRP, etc.)  10) Review  and  recommend  for  approval  contractor’s  progress  payments,  payment  quantities, back‐up calculations, etc.  11) Review  payments  for  materials,  evidence  of  material  purchase  and  shipment  prior  to  incorporation into the project and recommend for approval.   12) Oversee the work of field staff to ensure efficacy of work procedures.  13) Ensure compliance to the project specifications and design drawings.  14) Make  sure  that  all  construction  activities  are  being  carried  out  in  accordance  to  preset  safety rules  15) Generate Safety Observation Reports and Safe Plans of Action.  16) Review OCJ's baseline and progress schedules.  17) Review for approval traffic control plans.   18) Review for approval false work plans.   19) Review for approval shoring plans.   20) Review for approval other contractor submittals.   21) Identify the need for, negotiate and generate contract change orders.   22) Track project costs and potential claims.  23) Clearly document Project progress through digital photographs and other means.  24) Ensure Contractor is  operating  in  accordance  with approved  Quality  Control and  Quality  Assurance Program.  25) Ensure availability of resources and materials at all times. 

10

AC TRANSIT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATIONS NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES EAST BAY RAPID TRANSIT PROJECT SPECIAL CONDITIONS 26) Provide technical advice to field staff in order to ensure that construction procedures are  being properly carried out.  27) Identify construction constraints, and plan and carry out measures to counter them.  28) Prepare public reports as requested by AC Transit’s Project Director.  29) Review and approve Inspector’s daily field reports.  30) Test sites to ensure appropriateness for construction of project.  31) Prepare periodic reports and assessments for each project phase  32) Conduct weekly progress meetings with OCJ.  33) Review and approve OCJ’s four‐week look‐ahead schedule.  34) Draft minutes for all contractual meetings.  35) Prepare Monthly Resident Engineer progress reports.   36) Develop Right‐of‐Way (ROW) access scheduling to ensure verify all work to be performed  is  done  without  overlap,  or  without  having  multiple  contractors  in  the  same  location  at  the same time, consistent with ROW limitations set by cities in the BRT route or Caltrans  and in a way that eliminates delay claims due to schedule conflicts.  Required Qualifications – Resident Engineer and Assistant Engineer  1) Education: BA/BS Engineering, California PE required.  2) Qualifications: Earned credentials such as Certified Construction Manager (CCM), Project  Management Professional (PMP) or Program Management Professional (PgMP) are highly  desirable.    3) Experience:  a  minimum  of  10  years  of  hands‐on  experience  and  understanding  of  the  technical,  financial  and  community  issues  associated  with  constructing  a  major  capital  improvement program relevant to the BRT Program. Proficiency with Caltrans Standards,  Caltrans  Construction  Manual  and  transit  agency  standards.  Ability  to  work  overtime,  as  needed. Some weekend and night work may be required.  C. Field Inspectors  (2 FTEs)   Responsibilities – Field Inspector   1) Coordinate with OCJ’s field supervisors.   2) Inspect construction for conformance with the contract documents and QC/QA Plans. 

11

AC TRANSIT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATIONS NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES EAST BAY RAPID TRANSIT PROJECT SPECIAL CONDITIONS 3) Perform quality assurance inspection of work activities.  4) Witness testing, as required.  5) Take and file construction photos.   6) Record construction activities in a daily diary and input into designated software.  7) Maintain project documentation.  8) Review submittals as directed.  9) Periodically attend progress meetings as directed by Resident Engineer.  10) Ensure the project is in conformance with all plans and specifications.  11) Perform quality assurance inspection of work activities.  12) Coordinate  special  inspections,  shutdowns,  tie‐ins  and  special  assemblies.  Responsible  for  contractor adherence to Technical Specifications.  13) Review OJC’s inspection logs.  14) Monitor  that  all  construction  activities  are  being  carried  out  in  accordance  with  accepted  safety rules, plans, and procedures and will report deviations immediately to CM Transit CM  Lead. Responsible for safety procedures while construction is being carried out.  15)14) Monitor the activities of the utility coordinator.  16)15) Assist with project close‐out and document archiving.  Required Qualifications – Field Inspector  1) Education:    Associates  Degree  in  Civil  Engineering  Technology  or  related  field.    Relevant  experience  based  upon  submitted  resumes  may  substitute  for  education.    Ten  years  of  successful  experience  in  relevant  position  submitted  in  lieu  of  a  degree  if  well  documented.    2) Qualifications:    Journeyman  license  in  a  relevant  building  trade  is  highly  desirable;  certification in commercial categories of International Code Council (ICC) for California is  highly  desirable.     3) Experience:  Five years of public construction experience for public improvement projects.  Advanced  knowledge  of  building  codes,  materials  analysis,  building  structures,  construction  processes  and  industry  standards  is  required.  Field  Inspector  must  possess 

12

AC TRANSIT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATIONS NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES EAST BAY RAPID TRANSIT PROJECT SPECIAL CONDITIONS knowledge  of  engineering  principles  and  legal  codes  and  policies,  along  with  a  valid  driver’s license.   D. Systems Testing Engineer (1 Year Duration or 0.6 FTE)  Responsibilities – Systems Testing Engineer   1) Provide  systems  testing  and  integration  support,  including  but  not  limited  to,  OCJ’s  systems  equipment  to  include  installation  and  testing  such  as  the  following:    a) Carrier Transmission System (CTS)  b) SCADA System  c) CCTV System, including head‐end servers  d) Public Address equipment, including head‐end servers  e) Fare Collection System (FCS)  f) CTS network switches  g) Dynamic Message Sign (DMS) System  h) Clipper System  i) Transit Signal Priority System  j) Hardware and Software, including head‐end equipment at the OCC   k) Traffic Signal System   l) Clipper Card Readers  m) Traffic Control Appliances    2) Support  the  integration  tests  of  AC  Transit’s  third‐party  integration  of  Clever  Devices  equipment  and  Hastus  software.    This  position  will  also  work  with  the  Contractor  to  progress equipment moves towards final acceptance and to begin the warranty period. It  is expected that this person will spend much of his/her time in the field.  Though  much  of  the  testing  for  the  above  elements  will  be  performed  by  others,  it  will  require  the  Systems  Test  Engineer  to  witness  tests,  confirm  all  test  results  are  safety  certified by the engineer or contractor and filed as appropriate, and ensure integration is  fully functional.   3) The position  will  require  coordination with OCJ,  AC Transit and Cities/Caltrans  regarding  signal and pedestrian installation/testing.  Required Qualifications – System Testing Engineer  1) Education:    BA/BS  engineering  degree  preferably  in  electrical,  telecommunications,  information systems or computer.  2) Experience:    10  years  hands‐on  experience  and  understanding  of  the  issues  associated  with systems testing for a major capital improvement program that is relevant to the BRT  Project. 

13

AC TRANSIT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATIONS NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES EAST BAY RAPID TRANSIT PROJECT SPECIAL CONDITIONS E. Specialty Field Inspector (Field‐Structures, Electrical, etc.) (1 Year Duration or 0.6 FTE)  Responsibilities – Specialty Field Inspector  1) Provide final QA/QC monitoring and witnessing of testing of all hardscape materials at all  stations,  including  windscreens,  benches,  and  all  construction  and  mechanical/electrical  installations, signage, PA, VMS, etc.    2) Responsible to recommend to AC Transit that the materials are properly installed and free  of defect and vandalism prior to final acceptance.    3) Obtain  supporting  evidence  that  OCJ  complies  with  all  safety  certification  requirements  for  structures/facilities.    Monitor  OCJ’s  QA/QC  procedures/processes  for  proper  application to structures and facilities constructed/installed by OCJ.  Required Qualifications – Specialty Field Inspector  1) Education:  BA/BS engineering degree preferably mechanical/structural or architectural.  2) Experience: 10 years hands‐on experience and understanding of the issues associated with  structures  and  facilities  for  a  major  capital  improvement  program  relevant  to  the  BRT  Project.  F. Office Engineer & Document Control Support (1 FTE)  Responsibilities – Office Engineer & Document Control Support  1) Assist the Construction Manager and his/her team as required.  2) Receive, log, and file project correspondence, submittals, RFI and drawings.  3) Accumulate daily project quantities of work and record in project control documentation.  4) Provide the document control interface for the Construction Management Team using AC  Transit’s Web‐based submittal/correspondence program.  5) Assist  with  material  deliveries  and  assist  or  take  the  lead  in  coding  materials,  labor  and  equipment  6) Interface  with  vendors  and  subcontractors  with  regards  to  scheduling  activities,  billing,  and back charges.  7) Compile  routine  correspondence  as  requested  by  the  Construction  Manager  and  the  Resident Engineer. 

14

AC TRANSIT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATIONS NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES EAST BAY RAPID TRANSIT PROJECT SPECIAL CONDITIONS 8) Review and code delivery slips and purchase orders as needed.  9) Assist with all aspects of Cost Management for the project.  10) Prepare for preconstruction meeting (agenda, early action letter).  11) Oversee Setup and maintenance of project files.  12) Process / distribute / review submittals, RFIs, project documents, and correspondence.  13) Generate progress pay estimate or reviews contractor payment application for accuracy;  ensure audit proof documentation is compiled for each pay estimate.  14) Manage RFI’s, including distribution and log.  15) Assist Inspector in generating monthly quantity calculations.  16) Perform labor compliance/EEO reviews/interviews.  17) Perform claims management tasks.  18) Perform schedule reviewing tasks.  19) Prepare correspondence.  20) Review  certified  payrolls  and  extra  work  bills  for  compliance  with  prevailing  wage  laws;  conduct or coordinate labor compliance interviews, and document non‐conformances  21) Oversee Maintenance and updates of all project logs.  Required Qualifications – Office Engineer & Document Control Support  1) Education:  BS engineering major or construction related field.  2) Experience:  5  years  of  experience  in  the  civil  construction  field.    Individual  should  be  a  self‐starter  with  excellent  verbal  and  written  communication  skills  and  demonstrated  experience  in  monitoring  the  quality  and  construction  of  roadways,  infrastructure,  roadway facilities, and roadway barriers.  A strong awareness of safety is required.  G.  Project Controls Manager (PCM) with Cost Estimating Expertise (1 FTE)  Responsibilities – PCM with Cost Estimating Expertise 

15

AC TRANSIT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATIONS NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES EAST BAY RAPID TRANSIT PROJECT SPECIAL CONDITIONS 1) Lead  a  team  of  project  controls  specialists  that  perform  cost  control,  scheduling,  and  document control tasks.  2) Directly  interface  with  District  and  OCJ  and  will  be located  in  District’s  office  along  with  the rest of the project controls team.    3) Quickly  learn  and  adapt  to  company’s  project  controls  process  and  procedures.  These  processes and procedures include but are not limited to:  a) b) c) d) e) f) g) h) i) j)

Budget development and management  Forecasting  Accruals  Change Management  Risk Management  Scheduling  Document management and control oversight  Develop and monitor of Best Industry Practices including Key performance indicators  (KPI) to be identified by the Project Director  Payment requisitions review  Reviews Contractor(s) invoices and recommends payment, rejection, modifications to  the RE. 

4) Lead  the  effort  to  support/calculate  cost  estimates  necessary  to  negotiate  RFIs,  change  orders and mitigations that are anticipated for this project.  Due to the size of this project,  it  is  believed  that  the  PCM  will  have  sufficient  time  for  cost  estimating  while  being  supported by a full‐time cost estimator and AC Transit support staff.  Required Qualifications – PCM with Cost Estimating Expertise  1) Education:  BS/BA in Engineering, Construction Management or related field.  2) Experience: A minimum of 10 years direct project controls experience on engineering and  construction projects, including planning, estimating, forecasting, scheduling, cost control,  schedule control, and project reports, in addition to the following qualifications:    a) Expert user or understanding of Primavera P6 or other Software acceptable to the  District.  b) Understanding of resource level scheduling.  c) Experience with earned value management is preferred.  d) Experience with Contract Management software suitable to the District.  e) Must have field experience in order to facilitate and produce detailed construction  schedules  and  interface  those  construction  schedules  with  engineering  and  procurement activities. 

16

AC TRANSIT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATIONS NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES EAST BAY RAPID TRANSIT PROJECT SPECIAL CONDITIONS f)

Ability to work independently, think creatively and analytically, and make quick and  sound decisions.  g) Excellent written and verbal communication skills.  h) Excellent interpersonal skills.  i) Accounting experience preferred.  j) Expert user of Microsoft office.  k) Experience on large projects (>$100M).  H. Project Scheduler with P6 and MS Project Expertise (1 FTE)  Responsibilities – Project Scheduler with P6 and MS Project Expertise  1) Communicate effectively with all field staff members, scheduling consultant, OCJ and the  District to ensure efficient and accurate schedule development and updates.   2) Meet  and  coordinate  with  subcontractors  as  required  in  development  of  baseline  schedule, monthly updates and recovery schedules.   3) Identify and communicate significant schedule risks to staff and appropriate personnel.   4) Utilize  Earned  Value  Management  System  (EVMS)  Principles  and  experience  to  develop  Work Breakdown Structures and coordinate with project staff to facilitate development of  the project schedule.   5) Forecast impacts of variances to aid in the management of the schedule.   6) Use the cost loaded schedule as the basis of billings (if required by the District)  7) Utilize scheduling software to update and document schedule performance.   8) Monitor status schedule and progress.   9) Analyze  delivery  impacts,  time  extensions,  claims,  etc.  through  the  use  of  schedule  fragments.  10) Implement controls to avoid claims.  11) Interact with scheduling consultant in schedule reviews, claims analysis, etc.    12) Perform manpower projections/analysis.   13) Develop contingency schedules to address work‐around and unforeseen events.  14) Develop, manage, and update project risk registers with detailed risk mitigation plans.  The position is believed not to consume 100% of a full time employee.  When time allows, the  individual  will  participate  and  support  field  inspections  to  assist  other  Inspectors  and  to 

17

AC TRANSIT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATIONS NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES EAST BAY RAPID TRANSIT PROJECT SPECIAL CONDITIONS associate  him/her‐self  with  the  outside  elements  making  the  holder  of  this  position  more  cognizant of the construction and installation by which he/she is scheduling.  Required Qualifications – Project Scheduler with P6 and MS Project Expertise  1) Education:  BS/BA in Construction Management or Engineering required. 

I.

2) Experience:  7+  years  of  construction  scheduling/management  experience  with  5+  equivalent  years  of  experience  in  On‐Site  Construction  Management/Scheduling.   Understanding of resource loading, analyzing and reporting on project schedules. P6 and  MS  Project software scheduling  experience.  Knowledge  of  construction  means  and  methods. Good organization and communication skills.     Traffic Control Coordinator (1 FTE)    Responsibilities – Traffic Control Coordinator  1) Review and approve the OCJ’s BRT traffic control plans (TCP)  2) Ensure the OCJ’s BRT TCP are in compliance with the Specifications, ‘Construction Impact 

Mitigation Plan’, Traffic Management Plan and ‘BRT Corridor ‐ Beneficial Use and Interim  Operations Plan’.  3) Coordinate the review and approval of the OCJ’s  BRT TCP  with City of Oakland, Caltrans 

and City of San Leandro.  4) Serve  as  a  liaison  and  coordinate  traffic  control  activities  with  all  AC  Transit  internal 

departments and external agencies (City of Oakland, City of San Leandro and Caltrans).  5) Coordinate and evaluate day‐to‐day operations of the TCP.  6) Coordinate  with  other  concurrent  non‐BRT  related  construction  projects  (EBMUD 

waterline relocation work, PG&E electrical distribution conduit work, City of Oakland ADA  Contractor work, City of Oakland Sidewalk and Lighting Contractor work, etc.) to eliminate  disruptions to OCJ’s BRT work and to minimize traffic impacts.  7) Monitor  the  construction  zone  traffic  and  coordinate  with  OCJ  to  modify  the  TCP  to 

minimize or eliminate observed traffic delays.  8) Assist in updating the project website with information on bus stop relocations, bus stop 

closures, traffic lane closures and detours. 

18

AC TRANSIT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATIONS NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES EAST BAY RAPID TRANSIT PROJECT SPECIAL CONDITIONS 9) Maintain regular attendance and punctuality. 

Required Qualifications – Traffic Control Coordinator  Education:  Associates  Degree  and  5  years  of  directly  related  experience  or  an  equivalent  combination  of  education  and  experience  sufficient  to  successfully  perform  the  essential  duties of the job such as those listed below:  A. Traffic control practices, procedures and incident management  B.

Manual of Uniform Traffic Control Devices 

C.

Basic construction practices 

D. Safe work practices in traffic control zones  E.

Applicable federal, state, and local laws, rules, ordinances, statutes, and regulations 

F.

Public relations principles 

G. Prepare a variety of reports  H. Compile and analyze data  I.

Interpret complex documents 

J.

Assist in preparing collateral and marketing materials 

K.

Communicate with Contractors and Civil Inspectors to find resolutions to conflicts.    J. Civil Design Engineer (Optional) – (1 Year Duration)    The  District  may  require  the  successful  Offeror  to  provide  design  services  during  construction  as  a  back‐up  plan  in  the  event  the  current  Engineer‐of‐Record  is  unable  to  perform  his  or  her  duties  through  project  completion.     It is anticipated the level of effort will involve frequent but minimal changes to the 100%  design  plans,  specifications  and  estimates.  As  such,  the  Offeror  is  asked  to  propose  the  optional  service  below.    Responsibilities – Design Engineer  1) Integrate  with  Construction  Management/RE  staff  to  provide  the  District  with  expedited responses to technical Requests for Information (RFI’s).    2) Provide  constructability  oversight  representative  and  perform  services,  as  necessary, to ensure that construction activities are completed to the maximum benefit of  the project and District.   

19

Formatted: Indent: Left: 0.88", No bullets or numbering Formatted: Indent: Left: 0.88"

Formatted: Indent: Left: 0.88", No bullets or numbering

AC TRANSIT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATIONS NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES EAST BAY RAPID TRANSIT PROJECT SPECIAL CONDITIONS 3) Address/answer Resident Engineer’s and Contractor’s technical RFI’s related to:  roadway,  station  platform,  station  canopy,  landscape,  irrigation,  utility,  communication/systems, architecture, drainage, and traffic signals.    a)Address roadway RFI’s by the contractor and make changes to the plans, specifications,  and bid item list as needed.  b) Answer  contractor  station  platform  and  canopies  design  related  Request  for  Interpretations  (RFIs)  during  construction.  Review  and  approve  the  contractor’s  submittals, including shop drawings.  c) Answer  contractor  landscape  design  related  Request  for  Interpretations  (RFIs)  during  construction and prepare any design changes approved by the District.   d) Answer  contractor  utility  related  Request  for  Interpretations  (RFIs)  during  construction and prepare any design changes approved by the District.   e) Answer  contractor  communications  related  Request  for  Interpretations  (RFIs)  during construction and prepare any design changes approved by the District.   f) Answer contractor geotechnical design related Request for Interpretations (RFIs) during  construction.   4) Consultant  to  provide  revised/Contract  Change  Order  (CCO)  plans  and  specifications, as appropriate.  5) Review and approve the contractor’s submittals of a technical nature related to  Consultant’s prepared contract documents, including equipment, products, materials, and  change notices for conformance with contract documents.    6)

Make site visits at key points during construction. 

7)

Prepare change order drawings and specifications. 

8) Incorporate as‐built redline comments prepared by the contractor and Resident  Engineer into the signed design plans.  Provide redlines to Contract Documents.  9) Review  redlines  prior  to  inclusion  in  as‐built  drawings.    All  drawings  shall  be  provided to the District upon completion of construction.  

20

AC TRANSIT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATIONS NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES EAST BAY RAPID TRANSIT PROJECT SPECIAL CONDITIONS 10) Evaluate  RFI’s  determined  to  require  design  changes.  Assess  impacts  to  scope  and  schedule  and  estimate  associated  design  and  construction  costs  and  review  immediately with the RE and Construction Manager.  11) Participate  in  review  of  Change  Order  Cost  Estimates  resulting  from  design  changes  and  recommend  to  RE  and  Construction  Manager  for  accepting,  rejecting,  or  renegotiating with the Contractor.  12)

Document all approved design changes and update as‐built plans accordingly 

13) Support  the  resident  engineer  and  inspectors  by  interpreting  the  plans  when  needed and providing assistance in identifying and addressing change orders.  14) Prepare  design  modifications  to  accommodate  field  conditions  or  stakeholder  needs.   15) Prepare project Resident Engineer (RE) files to be made available to the Agency  construction management team.  16) Document any perceived errors and/or omissions (E&O) by original Engineer‐of‐ Record and prepare a defensible case for substantiating subject claim to the District.  Required Qualifications – Design Engineer  1) Education:  BA/BS  Engineering  with  a  California  PE.  Master  Degree  in  engineering or related field is preferred.  2) Qualifications:  Earned  credentials  such  as  Certified  Construction  Manager  (CCM),  Project  Management  Professional  (PMP)  or  Program  Management  Professional  (PgMP) are highly desirable.  3) Experience: A minimum of 10 years hands‐on experience and understanding of  the  technical,  financial  and  scope  issues  associated  with  constructing  a  major  capital  improvement program relevant to the BRT Program. Proficiency with Caltrans Standards,  Caltrans  Construction  Manual  and  transit  agency  standards.  Ability  to  work  overtime.  Some weekend and night work may be required.    6.  OFFER AND STATEMENT OF QUALIFICATIONS  Offers and Statements of Qualifications should directly, specifically and concisely address each of  the  elements  described  in  the  evaluation  criteria  set  forth  below.    Offers  and  Statements  of  Qualifications are limited to 25 pages (excluding resumes) and should follow the format outlined  below:    A. Cover Letter 

21

Formatted: Indent: Left: 0.88", First line: 0" Formatted: Indent: Left: 0.88", No bullets or numbering

AC TRANSIT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATIONS NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES EAST BAY RAPID TRANSIT PROJECT SPECIAL CONDITIONS Submit  a  letter  of  introduction  and  an  executive  summary  of  the  Offer  and  Statement  of  Qualifications.  The introductory letter must be signed by a person or persons authorized to  obligate your firm (or firms in the case of a joint venture) to the commitments set forth in the  Offer and Statement in accordance with RFQ requirements.   Submission of the letter will constitute a representation by your firm or joint venture that it is  willing and able to successfully fulfill Project requirements. The cover letter must also include  the following statement: “As an authorized representative of [FIRM], I bind the firm to every  condition  included  in  the  Offer  and  Statement  of  Qualifications  as  well  as  to  all  the  commitments described in this RFQ. This Offer is a firm offer and is binding and [FIRM] for  120 days.”    B. Executive Summary  Submit  an  executive  summary,  which  should  briefly  describe  the  qualifications  and  organization  of  the  Construction  Management  Team,  and  highlight  the  key  points  of  the  Offer  and  Statement  of  Qualifications,  including  a  statement  concerning  the  Contractor’s  ability and commitment to meet Project requirements.    C. Consultant Qualifications  Provide  the  name,  address,  telephone  number  and  qualifications  of  the  Contractor’s  Construction  Manager  and  Construction  Management  Team  to  be  assigned  to  the  Project.   Resumes  must  first  identify  relevant  experience,  starting  with  the  most  recent,  including  titles/positions  held,  dates  employed,  names  of  organizations,  names  of  supervisors/  managers, with phone numbers and types and size (including dollar value) of projects worked  on with specific roles/responsibilities. Resumes must also list education and training received  (degrees  earned  and  names  and  locations  of  schools).  Resumes  must  also  list  any  other  pertinent credentials, including licenses (type, state registered and date acquired).  Resumes  are limited to a maximum of three (3) pages.  Provide  a  brief  description  of  your  firm  or  joint  venture.  Briefly  describe  the  major  and  relevant  projects  that  your  firm  or  joint  venture  has  managed  and/or  played  key  technical  roles that involved relevant to the BRT.    D.   Offeror Evaluation      Evaluations will be conducted in a two‐step process.  Using the Evaluation Criteria set  forth  below,  the  District  will  conduct  a  preliminary  evaluation  and  scoring  of  the  written offers.  High scoring offers from the preliminary evaluation may be invited to  give  an  oral  presentation.    Oral  presentations,  if  given,  will  also  be  evaluated  and  ranked.  The evaluation criteria are outlined below and shall be addressed specifically  in Offeror Proposal. Offerors shall include shall include the following information in  their offer. The evaluation criteria iscriteria are as follows:      1) Provide Qualifications of Construction Manager (15 Percent) 

22

AC TRANSIT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATIONS NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES EAST BAY RAPID TRANSIT PROJECT SPECIAL CONDITIONS The  experience  of  the  candidate  Construction  Manager  with  Public  Transit,  Transportation  and  major  Roadway  construction  Projects  will  be  evaluated.    The  Manager’s  qualifications  should  match  the  requirements  identified  in  the  Construction  Management Team Staffing Qualification Requirements for the position.      2) Provide Qualifications of Construction Management Team  (35 Percent)  The qualifications of the candidates should closely match the candidate criteria provided  in  the  Construction  Management  Team  Staffing  Qualification  Requirements  for  each  position and will be evaluated on that basis.    3) Provide Offeror’s Corporate Qualifications (10 Percent)  Evaluation  will  focus  on  the  firm’s  experience  with  prior  BRT  projects  and/or  other  relevant major transit and roadway capital programs.  Though corporate experience is an  important  factor,  this  RFQ  is  more  closely  focused  on  the  skill  sets  of  the  Construction  Management Team members.  The District understand many such members move from  firm to firm in today’s work environment.  The section should be no more than 3 pages of  the 25 page total.    4) Construction Manager and Construction Management Team's working understanding of the  scope, approach, multi‐discipline requirements and schedule constraints of the BRT Project  (40 Percent).    The  BRT  Project  cannot  assume  a  long  learning  curve,  and  this  section  of  the  Offeror’s  response should demonstrate a clear understanding of the Project’s current issues, partners,  and financial constraints.  The Offeror must demonstrate that the team is multi‐disciplined  and  willing  to  provide  multiple  functions  through  past  experience  and  understanding  as  it  relates to the BRT Construction Program. Though it is important to understand all facets of  the  project  including  project  outreach,  political  concerns,  etc.,  this  section  should  demonstrate a keen understanding of managing a large construction contract with minimal  funds to support design changes and costly change orders and how it will manage RFIs.  This  section should also include an acknowledgement and willingness to work with the District in  filling  out  weekly  progress  report  forms  (to  be  provided  by  the  District)  and  estimates  of  hours to be used for the following month, and to have it agreed to one week prior to the  beginning of the month (form to be provided by the District). The Offeror shall address all 9  items below in the proposal under this section.    I. Understanding and Approach: Demonstrate your understanding of the Project,  Scope,  and  how  you  would  best  manage  your  team  to  assist  AC  Transit  to  complete this project on schedule and within budget.  II. Manning  Hour  Table:  To  demonstrate  your  understanding  of  staffing  requirements,  your  proposal will require a manning hour table to be filled out  over the course of the project (assume August 1 2016 to April 30, 2017) based 

23

AC TRANSIT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATIONS NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES EAST BAY RAPID TRANSIT PROJECT SPECIAL CONDITIONS

III.

IV.

V.

VI.

VII.

upon the FTE requirements for the positions being solicited as identified in the  RFQ.    Those  identified  as  full  time  FTEs  are  allowed  no  more  than  160  hours/month.    Part‐time  employees’  hours  should  be  filled  in  demonstrating  your  understanding  of  when  their  role  would  be  of  primary  importance.    To  demonstrate the District’s understanding, it has filled out its own manning table  for what it believes is appropriate for this CM effort. The Offeror is welcome to  use  this  manning  table  or  to  propose  a  more  cost  effective/effective  one.  See  Special Instructions for the manning table below.  Staffing  of  a  Multi‐Disciplinary  Team:  Describe  how  the  Construction  Manager  will staff the team through an organization chart and a narrative that includes  the  importance  of  demonstrating  the  multi‐discipline  nature  of  its  team  and  how  it  meets  those  functions  identified  in  the  scope  and  the  qualifications  of  staff identified in the RFQ.  Please provide names for each of the team members  identified.  Though  not  required  on  the  Proposal  organization  chart,  the  team  should  be  cognizant  that  an  AC  Transit  staff  of  4  employees  with  diverse  engineering/management skills will be a part of the team and will be managing  the Field Office staff where the CM staff will work together.  Schedule:  Please  provide  a  schedule  of  perceived  critical  milestones  of  the  project.  In  this  section  please  provide  an  understanding  of  what  your  team  believes could jeopardize the project schedule and what would be your plan to  mitigate such.  Design  Reviews:  Understanding  that  this  project  has  been  issued  as  a  100%  design,  what  is  your  approach  to  address  potential  RFIs,  contractors  or  other  findings of errors and/or omissions should they occur, and especially those that  could result in a change order(s).  Deliverables  and  Reporting:  To  demonstrate  your  understanding  of  reporting  and  communications,  please  provide  a  list  of  the  reporting  the  Construction  Manager will provide to ensure AC Transit staff, AC Transit Board, FTA, utilities,  and other involved parties are fully aware of progress, issues to be resolved, etc.  This  should  include  those  reports,  schedules,  update  to  CM  Plans  and  Documents, FTA Quarterly, and annual.  a) Daily Work Reports  b) Weekly Work Reports  c) Monthly   d) Quarterly  e) Annual    Manuals  and  Deliverables:    There  are  a  number  of  manuals  and  documents  (such as the PMP, CMP, etc.) that have been provided (see attachments in links).   Please provide your understanding of the CM roles in updating them, providing  additional  documents  and  enforcing  them  as  required  by  the  BRT  Project  and  FTA.   

24

AC TRANSIT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATIONS NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES EAST BAY RAPID TRANSIT PROJECT SPECIAL CONDITIONS VIII.

Buy  America:  Demonstrate  your  understanding  of  managing  the  Buy  America  certification  program  as  it  applies  to  this  construction  project  and  the  Construction Manager’s role in executing it to the FTA’s satisfaction.   IX. CDRLS:  Please  provide  your  understanding  of  managing  the  CDRLs  included  in  this  RFQ.    AC  Transit  has  assigned  roles  to  whom  is  responsible  for  each;  however, the CM team will be responsible for managing/or reviewing them for  acceptance,  approval,  or  whatever  is  agreed  to  be  appropriate.    In  your  proposal,  please  feel  free  to  identify  what  your  team  may  believe  are  not  necessary CDRLs as they may be redundant or unnecessary.  Additionally, please  provide those you may believe should be included. For informational purposes,  the current CDRL list is provided in the RFQ electronic folder.    5) Scoring Guidelines: Technical Qualifications   The Proposals will be evaluated based on each reviewer’s determination of each criteria and  sub‐criteria compared to the degree of compliance with Contract requirements. Scores will  be assigned according to the following:     5 Exceptional  4 Compliant  Fully  compliant  with  Contract  requirements  and  with  desirable  strengths  or  betterments;  no  errors,  or  risks,  or  weaknesses or  omissions.  There is a high  probability  of  success. 

Fully  compliant with Contract  ‐  Meets in all  aspects  and  may  in  some  cases  exceed  the  critical  requirements 

3 Good 

2 Minimal 

Generally  compliant  with Contract  requirements;  some  minor  errors, or risks,  or  weaknesses  or  omissions.  Minor  weaknesses  can be  readily  corrected 

Minimally compliant  with Contract  requirements;  errors, or risks,  or  weaknesses  or  omissions;  possible  to  correct  and  make  acceptable. 

1 Deficient  Non‐compliant with  Contract  requirements;  errors,  or  risks,  or  weaknesses  or omissions 

0 Unacceptable  Totally deficient  and  not  in  compliance  with Contract  requirements;  demonstrates a  lack  of  understanding  of  Contract  requirement. 

Evaluators may utilize non‐whole numbers, i.e. decimals, in providing their raw scores. The  Evaluation  Team  members  will  carry  out  and  document  its  evaluations.  Any  extreme  proposal deficiencies which may render a Proposal unacceptable will be documented. The  Team  members  will  make  specific  note  of  questions,  issues,  concerns  and  areas  requiring  clarification  by  Proposer(s)  and  to  be  discussed  in  any  potential  meetings  with  Proposers  determined to be within the competitive range.     

25

AC TRANSIT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATIONS NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES EAST BAY RAPID TRANSIT PROJECT SPECIAL CONDITIONS No information, financial or otherwise, will be provided to any firm submitting qualifications  about  any  of  the  competing  firms  that  submitted  qualifications.  Firms  submitting  qualifications will not be given a specific price or specific financial requirements they must  meet to gain further consideration. Firms submitting qualifications will not be told of their  rankings among the other submitted qualifications.    6) Application of Evaluation Criteria   Technical proposals will be evaluated based on the reviewer’s determination of the degree  of  compliance  with  requirements.  The  evaluation  criteria  will  be  applied  in  the  determination  of  competitive  range,  final  evaluation,  and  elsewhere  as  needed  in  the  evaluation steps described in subsequent sections.     7) Evaluation Scoring    This  evaluation  process  will  be  used  to  determine  those  Submitted  Qualifications  in  the  competitive  range  (highest  ranking).  The  determination  will  be  based  on  an  overall  composite  score,  arrived  at  by  separate  analysis  of  individual  proposals  by  the  evaluation  team members. Based upon individual evaluations, a record of raw evaluation scores will be  tabulated  through  the  application  of  established  weights.  The  “Weighted  Method”  of  scoring will be utilized.     8) Special Instructions Regarding Manning Tables  AC Transit has developed its understanding of the manning requirements (assume August 1,  2016 to April 30, 2018) as presented in the RFQ.  This should help the Offeror to understand  AC Transit’s current assessment of the needs of the BRT Project.  Each of the positions in the  manning  table  exactly  match  the  job  descriptions  of  the  proposed  and  ideal  candidates  included in the RFQ as noted above. The Offeror is also provided a blank manning table to  propose the same or an optional view that may be of more effective structure and costs to  AC Transit.  In  addition  to  your  Statement  of  Qualifications,  in  a  separate  marked  envelope  please  submit  a  full  cost  estimate  based  upon  your  level  of  effort  envisioned  for  this  CM  effort.  Provide your costs in an excel format that clearly identifies labor by hours, overhead,  fee and other direct costs for the prime and all subcontractors.  This envelope will only be  opened  for  the  highest‐ranked  qualified  team  following  the  full  evaluation  process.   If  an  agreement  cannot  be  reach  with  the  highest‐ranked  qualified  team,  we  will  begin  negotiations  with  the  next  highest‐ranked  qualified  team.   All  other  envelopes  will  be  returned unopened to the Offeror.  9) Should Oral Presentations be requested from high‐scoring written offers, the weights to be  assigned to the Evaluation Criteria will be adjusted as follows:  10% ‐ Qualifications of Construction Manager 

26

Formatted: Indent: Left: 0.75"

Formatted: Font: +Body (Calibri) Formatted: List Paragraph, Space Before: 0 pt, After: 6 pt, Numbered + Level: 1 + Numbering Style: 1, 2, 3, … + Start at: 1 + Alignment: Left + Aligned at: 0.5" + Indent at: 0.75" Formatted: Indent: Left: 1", Space Before: 0 pt, After: 6 pt

AC TRANSIT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATIONS NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES EAST BAY RAPID TRANSIT PROJECT SPECIAL CONDITIONS 23.33% ‐ Qualifications of Construction Management Team  6.67% ‐ Corporate Qualifications  26.67% ‐ CM and CM Team Understanding of BRT Project  33.33% ‐ Oral Presentations 

7.

SUBMITTING OFFERS AND STATEMENTS OF QUALIFICATION  All  Offers  shall  be  submitted  by  4:00  p.m.,  local  time,  Thursday,  June  30,  2016  to  the  following address:  AC Transit General Office, Purchasing Department  Michael McGinley, Contract Specialist  1600 Franklin Street  Oakland, California 94612 

  A  drop  box  will  be  located  in  the  lobby  of  the  general  office  where  a  District  representative will date/ time stamp the bid. Offers must be submitted with a minimum of  6 hard copies as well as on either a CD ROM or flash drive.  Offers are to be clearly marked  “2016‐1378  CONSTRUCTION  MANAGER  SERVICES  FOR  EAST  BAY  BRT  PROJECT.”  Offers  not received at the designated place by the designated date/time will be determined late  and will not be considered for further evaluation.  No facsimile or e‐mail transmissions of  qualifications will be accepted.    Offers will remain in effect for one hundred twenty (120) days from the designated date  for receipt of qualifications, unless mutually extended.  No pre‐award costs will be paid.      8.REJECTION OF OFFERS    Qualifications may be rejected if they show such items as alteration of form, conditional  or incomplete offers, irregularities that make the offers ambiguous or signature by other  than an authorized person.  Questions or further information concerning this RFQ shall be  directed to:    AC Transit Purchasing Department  Attn: Michael McGinley, Contract Specialist  1600 Franklin Street  Oakland, California 94612  Phone: (510) 891‐5452   Email:  [email protected]    9. PROTEST PROCEDURES  Copies  of  the  District’s  Procurement  Protest  Procedures  can  be  obtained  online  at  http://www.actransit.org/about‐us/board‐of‐directors/board‐policies/.  FAILURE  TO 

27

AC TRANSIT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATIONS NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES EAST BAY RAPID TRANSIT PROJECT SPECIAL CONDITIONS COMPLY  WITH  ANY  OF  THE  REQUIREMENTS  SET  FORTH  IN  THE  DISTRICT’S  WRITTEN  PROPOSAL PROTEST PROCEDURES MAY RESULT IN REJECTION OF THE PROTEST. 

10.

RELEASE OF INFORMATION  Awardee must receive prior permission from the District before using the District logo releasing  any  reports,  information  or  promotional  materials  prepared  in  connection  with  this  RFQ  and  subsequent contract award.  The awardee shall provide a copy or copies to the District Project  Manager for first review. 

 

11.

12.

PROHIBITED INTERESTS  No member, Director, Officer, or employee of the District during his/her tenure or for one year  thereafter,  shall  have  any  interest,  direct  or  indirect,  in  this  contract  or  the  proceeds  thereof.   Contractor  covenants  that  it  presently  has  no  interest  that  would  conflict  in  any  manner  with  performance  of  services  under  this  contract.    Contractor  further  covenants  that,  in  the  performance  of  this  contract,  no  person  having  any  such  interest  shall  be  employed  by  contractor.    Contractor  further  covenants  that  it  receives  no  commissions  or  other  payments  from parties other than the District as a result of services performed hereunder.    INSURANCE  It is strongly recommended that contractors confer with their respective insurance carriers and/or  brokers to determine in advance of proposal submission the availability of insurance coverage as  required under this solicitation.  Failure to comply with the insurance requirements may result in  disqualification from award of the contract.  Compliance with insurance requirements hereunder is  considered a material term of the contract.    Contractor  shall  procure  and  maintain  for  the  duration  of  the  contract  and  for  a  period  of  three  years  thereafter  or  the  period  of  any  contract  warranties,  whichever  is  longer,  insurance  against  claims for injuries to persons or damages for property which may arise from or in connection with  the  performance  of  the  work  hereunder  by  the  contractor,  contractor’s  agents,  representatives,  employees or subcontractors. The District reserves the right to alter, amend, increase or otherwise  modify the insurance requirements stated herein.    A. Coverage shall be at least as broad as:    1. General Liability coverage is to be equal to Insurance Services Office Commercial  General  Liability  Occurrence  Form  CG0001.    Coverage  shall  include  but  not  be  limited  to  products  and  completed  operations  hazards,  contractual  liability  coverage, and not be subject to the “XCU” exclusions. 

  2.

Automotive  Liability  coverage  is  to  be  equal  to  Insurance  Services  Office  Business Auto Form CA0001 covering Automobile Liability. 

28

AC TRANSIT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATIONS NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES EAST BAY RAPID TRANSIT PROJECT SPECIAL CONDITIONS   3.

Workers’  Compensation  insurance  as  required  by  the  State  of  California  and  Employer’s Liability Insurance. 

4.

Professional  Errors  and/or  Omissions  insurance  appropriate  to  Contractor’s  profession. 

 

  B.

Contractor shall maintain limits no less than: 

  1.

General  Liability:   $1,000,000  combined  single  limit  per  occurrence  for  bodily  injury,  personal  injury  and  property  damage.   If  aggregate  limit  is  used,  either  separate  aggregate  limit  shall  apply  or  aggregate  limit  shall  be  twice  the  required occurrence limit. 

2.

Automobile  Liability:    $2,000,000  combined  single  limit  per  accident  for  bodily  injury and property damage. 

 

  3.

Workers’ Compensation:  Workers’ Compensation limits as required by State of  California  and  Employer’s  Liability  limits  of  $1,000,000  per  accident  for  bodily  injury or disease. 

  4.

Errors/Omissions Liability:  $1,000,000 per occurrence. 

  C.

  D.

Deductible  and/or  self‐insured  retentions  must  be  declared  to  and  approved  by  the  District.  The District reserves the option to require insurer to reduce or eliminate such  deductible and self‐insured retention as to District and/or require Contractor to procure  a  bond  guaranteeing  payment  of  any  deductible  or  self‐insured  retention  of  losses,  related investigations, claims, administration and defense expenses.  Policies are to contain the following provisions: 

  1. General Liability and Automotive Liability    a.

  b.

The District, its officers, directors, officials and employees are to be covered as  additional insured’s as respects to liability arising out of activities performed on  behalf  of  Contractor,  products  and  completed  operations  of  Contractor,  premises  owned,  occupied  or  used  by  Contractor,  and  automobiles  owned,  leased,  hired  or  borrowed  by  Contractor.  Coverage  shall  contain  no  special  limitation on scope of protection afforded to the District, its officers, directors,  officials or employees.   For any claims related to this contract, Contractor insurance coverage shall be  primary  insurance  as  respects  the  District,  its  officers,  directors,  officials  and  employees. Any insurance or self‐insurance maintained by District, its officers, 

29

AC TRANSIT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATIONS NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES EAST BAY RAPID TRANSIT PROJECT SPECIAL CONDITIONS officials or employees shall be in excess of Contractor insurance and shall not  contribute with it.    c.

  d.

Any  failure  with  reporting  provisions  of  the  policies  including  breaches  of  warranties,  shall  not  affect  coverage  provided  to  the  District,  its  officers,  directors, officials or employees.  Contractor  insurance  shall  apply  separately  to  each  insured  against  whom  claim is made or suit is brought, except with respect to the limits of insurer’s  liability. 

2.

  Workers’ Compensation and Employers Liability 

3.

Insurer  shall  agree  to  waive  all  subrogation  rights  against  the  District,  its  officers,  directors,  officials  and  employees  for  losses  arising  from  work  performed by the Contractor.    All Coverage 

 

  a.

Each policy required shall be endorsed to state that coverage shall not  be  suspended,  voided  or  canceled  by  either  party  or  reduced  in  coverage’s  or  limits,  except  after  30  days  prior  written  notice  by  certified mail, return receipt requested, has been given to the District. 

b.

Each  policy  is  to  be  on  an  “Occurrence”  form.   “Claims  Made”  form  requires prior approval by the District as well as Contractor required to  provide acceptable evidence of policy retroactive date and to maintain  coverage with same retroactive date for a period of not less than five (5)  years following termination of services. 

 

4.

  Acceptability of Insurance    Insurance is to be placed with California admitted insurers having a current A.M.  Best & Co. rating of no less than “A‐:VII”. 

  5.

Verification of Coverage 

  Contractor  shall  furnish  the  District  with  appropriate  Certificates  of  Insurance  and  Endorsements  effecting  coverages  required  and  signed  by  a  person  authorized by insurer to bind coverage. Certificates and Endorsements are to be  received  and  approved  by  the  District  prior  to  commencement  of  any  work  under Contract. The District reserves the right to require certified copies of all  required insurance policies.   

30

AC TRANSIT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATIONS NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES EAST BAY RAPID TRANSIT PROJECT SPECIAL CONDITIONS 6.

Other Requirements 

  a.  

Should any work under this Contract be sublet, Contractor shall require  each subcontractor to comply with all of Contract’s insurance provisions  and provide proof of such compliance to the District. 

b.

These  insurance  requirements  shall  not  in  any  manner  limit  or  otherwise  qualify  liabilities  and  obligations  assumed  by  Contractor  under this Contract, including indemnification provisions. 

 

  c.

Compliance with these insurance requirements is considered a material  part of the Contract and breach of any such provision may, at the option  of  the  District,  be  considered  a  material  breach  of  the  Contract  and  result  in  action  by  the  District  to  withhold  payment  and/or  terminate  the Contract. 

 

13.

VENDOR REGISTRATION  Online  Vendor  Registration  is  required  prior  to  contract  award.  Proposers  should  access  www.actransit.org,  select:  Doing  Business  with  AC  Transit,  Vendor  Login  and  Registration,  and  Vendor Registration, to register as an Online Purchasing User. To complete the process, include a  W‐9, Request for Taxpayer Identification Number and Certification (containing original signature)  in offers.  If online access is not available, contact the Purchasing Department for instructions. 

14.

TYPE OF CONTRACT 

This  is  a  cost  plus  fixed  fee  with  a  guaranteed  maximum  contract.  Actual  audited  field  overhead  rates will apply; however,  shall not exceed 125%. Field offices and equipment  will be supplied. A  fixed fee will not exceed a 10% calculation based upon labor and overhead.   15. EQUAL OPPORTUNITY/NON DISCRIMINATION    It  is  the policy  of  the District  to  ensure  non‐discrimination in  the  award and  administration  of  all  contracts  and  to  create  a  level  playing  field  on  which  minority  and  small/local  business  can  compete  for  all  District  contracts.    In  connection  with  the  performance  of  this  contract,  the  contractor will cooperate with the District in furthering the District’s policy.    16. SMALL LOCAL BUSINESS PROGRAM    AC Transit has established a Small Local Business Procurement Program (Board Policy 351) to ensure  that  small  local  business  enterprises  have  a  meaningful  opportunity  to  participate  in  AC  Transit’s  procurements.    AC  Transit  believes  that  a  Small  Local  Business  Procurement  Policy  can  provide  support  to  small  local  businesses  and  enable  them  to  more  effectively  compete  for  AC  Transit  procurements, especially those businesses that have been at a disadvantage in the past.  Under the  current Policy, a Small Local Business is a business that meets the U.S. Government’s Small Business  Administration  (SBA)  size  standard  and  is  located  within  AC  Transit’s  geographical  service  area.  A  contract goal of 10% SBE participation has been established for this procurement. 

31

AC TRANSIT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATIONS NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES EAST BAY RAPID TRANSIT PROJECT SPECIAL CONDITIONS     Contractors doing business with AC Transit are encouraged to utilize small local businesses in their  subcontracts.    Contractors  responding  to  this  solicitation  shall  complete  and  submit  with  their  response, the Small Local Business Procurement Worksheet which indicates whether they intend to  use  small  local  businesses  in  the  contract  to  be  awarded,  and,  if  so,  the  percentages  of  contract  work  to  be  allocated  to  small  local  businesses.  Contractors  can  contact  Mr.  Phillip  McCants,  Contract Compliance Administrator for information on SLBE resources at [email protected].    FURTHER INFORMATION    For  further  information,  prospective  proposers  may  contact  Michael  McGinley  by  calling  (510)  891‐ 5452, or by email [email protected] between the hours of 9:00 a.m. and 5:00 p.m., Monday  through Friday, holidays excepted.    (END OF SPECIAL CONDITIONS) 

32

AC TRANSIT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATIONS NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES EAST BAY BUS RAPID TRANSIT FEDERAL REQUIREMENTS 1. INCORPORATION OF FEDERAL TRANSIT ADMINISTRATION (FTA) TERMS    The provisions of this RFQ include, in part, certain Standard Terms and Conditions required by the  US  Department  of  Transportation  (DOT),  whether  or  not  expressly  set  forth  in  the  RFQ.  All  contractual provisions required by DOT, as set forth in FTA Circular 4220.1F are hereby incorporated  by  reference  in  any  resulting  agreement  or  contract.  Anything  to  the  contrary  herein  notwithstanding, all FTA mandated terms shall be deemed to control in the event of a conflict with  other provisions contained in the resulting agreement or contract. The Contractor shall not perform  any act, fail to perform any act, or refuse to comply with any District requests which would cause  the District to be in violation of the FTA terms and conditions.    2. NO OBLIGATION BY THE FEDERAL GOVERNMENT    The  District  and  Contractor  acknowledge  and  agree that, notwithstanding  any  concurrence  by  the  Federal Government in or approval of the solicitation or award of the underlying resulting contract,  absent  the  express  written  consent  by  the  Federal  Government,  the  Federal  Government  is  not  a  party to any resulting agreement or contract and shall not be subject to any obligations or liabilities  to the District, Contractor, or any other party (whether or not a party to that contract) pertaining to  any matter resulting from the underlying contract.    The Contractor agrees to include the above clause in each subcontract financed in whole or in part  with Federal assistance provided by FTA.  It is further agreed that the clause shall not be modified,  except to identify the subcontractor who will be subject to its provisions.    3. PROGRAM FRAUD AND FALSE OR FRAUDULENT STATEMENTS AND RELATED ACTS    The Contractor acknowledges that the provisions of the Program Fraud Civil Remedies Act of 1986,  as amended, 31 U.S.C. §§ 3801 et seq. and U.S DOT Regulations “Program Fraud Civil Remedies”, 49  C.F.R.  Part  31,  apply  to  its  actions  pertaining  to  this  project.    Upon  execution  of  the  underlying  contract,  the  Contractor  certifies  or  affirms  the  truthfulness  and  accuracy  of  any  statement  it  has  made, it makes or it may make, or causes to be made, pertaining to the underlying contract or the  FTA assisted project for which this contract work is being performed.  In addition to other penalties  that may be applicable, the Contractor further acknowledges that if it makes, or causes to be made,  a  false,  fictitious,  or  fraudulent  claim,  statement,  submission,  or  certification,  the  Federal  Government reserves the right to impose the penalties of the Program Fraud Civil Remedies Act of  1986 on the Contractor to the extent the Federal Government deems appropriate.    The  Contractor  also  acknowledges  that  if  it  makes,  or  causes  to  be  made,  a  false,  fictitious,  or  fraudulent  claim,  statement,  submission,  or  certification  to  the  Federal  Government  under  a  contract  connected  with  a  project  that  is  financed  in  whole  or  in  part  with  Federal  assistance  originally awarded by the FTA under the authority of 49 U.S.C. § 5307, the Government reserves the  right to impose the penalties of 18 U.S.C. . § 1001 and 49 U.S.C. § 5307(n)(1) on the Contractor, to  the extent the Federal Government deems appropriate.    The Contractor agrees to include the above two clauses in each subcontract financed in whole or in  part with Federal assistance provided by the FTA.  It is further agreed that the clauses shall not be 

33

AC TRANSIT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATIONS NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES EAST BAY BUS RAPID TRANSIT FEDERAL REQUIREMENTS modified, except to identify the Sub‐Contractor who will be subject to the provisions.    4. ACCESS TO RECORDS    The following access to records requirements apply to any resulting contract:    Where the Purchaser is not a State but a local government and is the FTA Recipient or a sub‐grantee  of the FTA Recipients. The Contractor agrees to provide the Purchaser, the FTA Administrator, the  Comptroller  General  of  the  United  States  or  any  of their  authorized  representatives access  to  any  books,  documents,  papers  and  records  of  the  Contractor  which  are  directly  pertinent  to  this  contract  for  the  purposes  of  making  audits,  examinations,  excerpts  and  transcriptions.  Contractor  also  agrees,  pursuant  to  49  C.  F.  R.  633.17  to  provide  the  FTA  Administrator  or  his  authorized  representatives including any PMO Contractor access to Contractor's records and construction sites  pertaining  to  a  major  capital  project,  defined  at  49  U.S.C.  5302(a)1,  which  is  receiving  federal  financial assistance through the programs described at 49 U.S.C. 5307, 5309 or 5311.    The Contractor agrees to permit any of the foregoing parties to reproduce by any means whatsoever  or to copy excerpts and transcriptions as reasonably needed.    The  Contractor  agrees  to  maintain  all  books,  records,  accounts  and  reports  required  under  this  contract for a period of not less than three years after the date of termination or expiration of this  contract,  except in  the event of litigation or  settlement  of  claims  arising  from  the performance  of  this  contract,  in  which  case  Contractor  agrees  to  maintain  same  until  the  Purchaser,  the  FTA  Administrator,  the  Comptroller  General,  or  any  of  their  duly  authorized  representatives,  have  disposed of all such litigation, appeals, claims or exceptions related thereto.     5. FEDERAL CHANGES     Contractor  shall  at  all  times  comply  with  all  applicable  FTA  regulations,  policies,  procedures  and  directives,  including  without  limitation  those  listed  directly  or  by  reference  in  any  resulting  agreement or contract between the District and FTA, as they may be amended or promulgated from  time  to  time during  the term  of  this  contract.    Contractor’s failure  to  so  comply shall constitute  a  material breach of this contract.    The Contractor also agrees to include these requirements in each subcontract exceeding $100,000  financed in whole or in part with Federal assistance provided by FTA.    6. CIVIL RIGHTS REQUIREMENTS    Nondiscrimination ‐  In  accordance  with  Title  VI  of  the  Civil  Rights  Act,  as  amended,  42  U.S.C.  §  2000d, section 303 of the Age Discrimination Act of 1975, as amended, 42 U.S.C. § 6102, section 202  of the Americans with Disabilities Act of 1990, 42 U.S.C. § 12132, and Federal transit law at 49 U.S.C.  §  5332,  the  Contractor  agrees  that  it  will  not  discriminate  against  any  employee  or  applicant  for  employment  because  of  race,  color,  creed,  national  origin,  sex,  age,  or  disability.  In  addition,  the  Contractor  agrees  to  comply  with  applicable  Federal  implementing  regulations  and  other  implementing requirements FTA may issue. 

34

AC TRANSIT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATIONS NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES EAST BAY BUS RAPID TRANSIT FEDERAL REQUIREMENTS   Equal Employment Opportunity ‐ The following equal employment opportunity requirements apply  to the underlying contract:    a. Race, Color, Creed, National Origin, Sex ‐ In accordance with Title VII of the Civil Rights  Act,  as  amended,  42  U.S.C.  §  2000e,  and  Federal  transit  laws  at  49  U.S.C.  §  5332,  the  Contractor  agrees  to  comply  with  all  applicable  equal  employment  opportunity  requirements  of  U.S.  Department  of  Labor  (U.S.  DOL)  regulations,  "Office  of  Federal  Contract Compliance Programs, Equal Employment Opportunity, Department of Labor,"  41  C.F.R.  Parts  60 et  seq .,  (which  implement  Executive  Order  No.  11246,  "Equal  Employment  Opportunity,"  as  amended  by  Executive  Order  No.  11375,  "Amending  Executive Order 11246 Relating to Equal Employment Opportunity," 42 U.S.C. § 2000e  note),  and  with  any  applicable  Federal  statutes,  executive  orders,  regulations,  and  Federal  policies  that  may in  the  future  affect  construction  activities  undertaken in  the  course  of  the  Project.  The  Contractor  agrees  to  take  affirmative  action  to  ensure  that  applicants are employed, and that employees are treated during employment, without  regard to their race, color, creed, national origin, sex, or age. Such action shall include,  but  not  be  limited  to,  the  following:  employment,  upgrading,  demotion  or  transfer,  recruitment  or  recruitment  advertising,  layoff  or  termination;  rates  of  pay  or  other  forms of compensation; and selection for training, including apprenticeship. In addition,  the Contractor agrees to comply with any implementing requirements FTA may issue.    b. Age ‐ In accordance with section 4 of the Age Discrimination in Employment Act of 1967,  as  amended,  29  U.S.C.  §  §  623  and  Federal  transit  law  at  49  U.S.C.  §  5332,  the  Contractor  agrees  to  refrain  from  discrimination  against  present  and  prospective  employees  for  reason  of  age.  In  addition,  the  Contractor  agrees  to  comply  with  any  implementing requirements FTA may issue.    c. Disabilities ‐ In accordance with section 102 of the Americans with Disabilities Act (ADA),  as  amended,  42  U.S.C.  §  12112,  the  Contractor  agrees  that  it  will  comply  with  the  requirements  of  U.S.  Equal  Employment  Opportunity  Commission,  "Regulations  to  Implement the Equal Employment Provisions of the Americans with Disabilities Act," 29  C.F.R. Part 1630, pertaining to employment of persons with disabilities. In addition, the  Contractor agrees to  comply with any implementing requirements FTA may  issue. Any  revisions to the ADA act thereof will be applied.    The Contractor also agrees to include these requirements in each subcontract financed in whole or  in part with Federal assistance provided by FTA, modified only if necessary to identify the affected  parties.    7. TERMINATION / RESOLUTION OF DISPUTES    Termination  for  Convenience  The  District  may  terminate  the  resulting  agreement  or  contract,  in  whole or in part, at any time by written notice to the Contractor when it is in the Government's best  interest. The Contractor shall be paid its costs, including contract close‐out costs, and profit on work  performed up to the time of termination. The Contractor shall promptly submit its termination claim 

35

AC TRANSIT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATIONS NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES EAST BAY BUS RAPID TRANSIT FEDERAL REQUIREMENTS to  the  District  to  be  paid  the  Contractor.  If  the  Contractor  has  any  property  in  its  possession  belonging to the District, the Contractor will account for the same, and dispose of it in the manner  the District directs.    Termination for Default If the Contractor does not deliver supplies in accordance with the resulting  agreement or  contract delivery schedule, or, if the resulting agreement or contract is for services,  the Contractor fails to perform in the manner called for in the resulting agreement or contract, or if  the Contractor fails to comply with any other provisions of the resulting agreement or contract, the  (Recipient) may terminate the agreement or contract for default. Termination shall be effected by  serving a notice of termination on the Contractor setting forth the manner in which the Contractor is  in default. The contractor will only be paid the contract price for supplies delivered and accepted, or  services performed in accordance with the manner of performance set forth in the contract.  If it is  later  determined  by  the  District  that  the  Contractor  had  an  excusable  reason  for  not  performing,  such  as  a  strike,  fire,  or  flood,  events  which  are  not  the  fault  of  or  are  beyond  the  control  of  the  Contractor,  the  District,  after  setting  up  a  new  delivery  of  performance  schedule,  may  allow  the  Contractor to continue work, or treat the termination as a termination for convenience.    Opportunity  to  Cure  (General  Provision) The  District  in  its  sole  discretion  may,  in  the  case  of  a  termination for breach or default, allow the Contractor 45 days in which to cure the defect. In such  case,  the  notice  of  termination  will  state  the  time  period  in  which  cure  is  permitted  and  other  appropriate  conditions
If  Contractor  fails  to  remedy  to  the  District’s  satisfaction  the  breach  or  default of any of the terms, covenants, or conditions of the resulting agreement or contract within  45 days after receipt by Contractor of written notice from the District setting forth the nature of said  breach or default, the District shall have the right to terminate the agreement or contract without  any further obligation to Contractor. Any such termination for default shall not in any way operate  to preclude the District from also pursuing all available remedies against Contractor and its sureties  for said breach or default.    Waiver  of  Remedies  for  any  Breach In  the  event  that  the  District  elects  to  waive  its  remedies  for  any breach by Contractor of any covenant, term or condition of the resulting agreement or contract,  such waiver by the District shall not limit the District's remedies for any succeeding breach of that or  of any other term, covenant, or condition of the agreement or contract.       Termination for Force Majeure The performance of work under this contract may be terminated by  the  District,  in  its  discretion,  upon  application  therefore  by  the  Contractor  and  based  upon  unforeseen causes beyond the control and without the fault or negligence of the Contractor such as  Acts of God which render impossible the Contractor’s performance under the contract. An “Act of  God” shall mean an earthquake, flood, cyclone, or other cataclysmic phenomenon of nature beyond  the power of the Contractor to foresee or make preparation in defense against.     Performance  During  Dispute  Unless  otherwise  directed  by  the  District,  Contractor  shall  continue  performance  under  the  Contract  while  matters  in  dispute  are  being  resolved.  Further,  the  District  shall  pay  Contractor  for  any  undisputed  work  performed  by  Contractor  prior  to  or  during  the  resolution of the matters in dispute.    

36

AC TRANSIT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATIONS NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES EAST BAY BUS RAPID TRANSIT FEDERAL REQUIREMENTS Alternative Dispute Resolution/Mandatory Arbitration In the event that any controversy, claim or  dispute  between  the  District  and  the  Contractor  arising  out  of  or  related  to  this  Contract,  or  the  breach  hereof,  that  has  not  been  resolved  by  informal  discussions  and  negotiations,  either  party  may,  by  written  notice  to  the  other,  invoke  the  formal  dispute  resolution  procedures  set  forth  herein. The written notice invoking these procedures shall set forth in reasonable detail the nature,  background  and  circumstances  of  the  controversy  claim  or  dispute.  During  the  thirty  (30)  days  following said written notice, the parties shall meet, confer and negotiate in good faith to resolve  the  dispute.  Either  party  may,  during  said  thirty  (30)  day  period,  request  the  utilization  of  the  services  of  a  professional  mediator,  and  the  other  party  or  parties  to  this  dispute  shall  cooperate  with such request and share the reasonable costs of such mediator.      Mandatory and Binding Arbitration In the event that any controversy, claim or dispute between the  District and the Contractor arising out of or related to this contract, or the breach hereof, cannot be  settled  or  resolved  amicably  by  the  parties  during  the  thirty  (30)  day  period  of  good  faith  negotiations provided for above, the either party or any party hereto may submit said controversy,  claim  or  dispute  for  binding  arbitration  before  a  single  neutral  arbitrator  in  accordance  with  the  provisions  contained  herein  and  in  accordance  with  the  Commercial  Arbitration  Rules  of  the  American Arbitration Association (“Rules”); provided, however, that notwithstanding any provisions  of  such  Rules,  the  parties  to  the  arbitration  shall  have  the  right  to  take  depositions  and  obtain  discovery  regarding  the  subject  matter  of  the  arbitration,  as  provided  in  Title  III  of  Part  4  (commencing with Section 1985) of the California Code of Civil Procedure, as and to the extent that  the arbitrator deems fair and reasonable. Judgment upon the award rendered by the arbitrator may  be entered in any court having jurisdiction. The arbitrator shall determine all questions of fact and  law relating to any controversy, claim or dispute hereunder, including but not limited to whether or  not any such controversy, claim or dispute is subject to the arbitration provisions contained herein.                 Any party desiring arbitration shall serve on the other party or parties and the San Francisco Office  of the American Arbitration Association, in accordance with the aforesaid Rules, its Notice of Intent  to Arbitrate (“Notice”). The parties shall select a single, neutral arbitrator who is generally familiar  with  the  factual  and  legal  issues  that  relate  to  this  Contract  and  the  dispute  to  be  resolved  by  arbitration. In the event that the parties are unable to agree on a neutral arbitrator, then one shall  be  selected  in  accordance  with  the  Rules.  The  arbitration  proceedings  provided  hereunder  are  hereby  declared  to  be  self‐executing  and  it  shall  not  be  necessary  to  petition  a  court  to  compel  arbitration.                The parties to the arbitration shall share equally all costs of the arbitration, including the fee of the  neutral arbitrator, and each party shall bear its own costs. The arbitrator shall have the authority, in  accordance with the provisions of this Contract, to award to the prevailing party its costs, including  its share of the arbitration costs, and reasonable attorneys’ and expert witness fees and expenses. .  If  a  controversy,  claim  or  dispute  arises  between  the  parties  which  is  subject  to  the  arbitration  provisions hereunder, and there exists or later arises a controversy, claim or dispute between the  parties, or either of them, and any third party, which controversy, claim or dispute arises out of or  relates  to  the  same  transaction  or  series  of  transactions,  said  third  party  controversy,  claim  or  dispute shall be consolidated with the arbitration proceedings hereunder; provided, however, that  any such third party shall be a party to an agreement with either of the parties which provides for  the  arbitration  of  disputes  thereunder  in  accordance  with  rules  and  procedures  substantially  the 

37

AC TRANSIT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATIONS NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES EAST BAY BUS RAPID TRANSIT FEDERAL REQUIREMENTS same  in  all  material  respects  as  provided  for  herein  or,  if  not,  shall  consent  to  arbitration  as  provided for hereunder.  All arbitration proceedings shall be held in Oakland, California.     The  Notice  of  the  demand  for  arbitration  shall  be  made  within  a  reasonable  time  after  the  claim,  dispute or other matter in question has arisen, and in no event shall it be made after the date when  institution  of  legal  or  equitable  proceedings  based  on  such  claim,  dispute  or  other  matter  in  question would be barred by the applicable statute of limitations.      Waiver of  Remedies for any Breach In the event that the District elects to  waive its remedies  for  any breach by the Contractor of any covenant, term, or condition of this Contract, such waiver by  the  District  shall  not  limit  the  district's  remedies  for  any  succeeding  breach  of  that  or  any  other  term, covenant, or condition of this Contract.     Other Disputes – Refer to general conditions, instructions and information for firm.    8. DISADVANTAGED BUSINESS ENTERPRISE (DBE)    The  resulting  agreement  or  contract  is  subject  to  the  requirements  of  Title  49,  Code  of  Federal  Regulations,  Part  26,  Participation  by  Disadvantaged  Business  Enterprises  in  Department  of  Transportation Financial Assistance Programs.     The  contractor  shall  not  discriminate  on  the  basis  of  race,  color,  national  origin,  or  sex  in  the  performance of this contract. The contractor shall carry out applicable requirements of 49 CFR Part  26 in the award and administration of this DOT‐assisted contract. Failure by the contractor to carry  out these requirements is a material breach of this contract, which may result in the termination of  this  contract  or  such  other  remedy  as the  District  deems  appropriate.  Each  subcontract  the  contractor  signs  with  a  subcontractor  must  include  the  assurance  in  this  paragraph  (see  49  CFR  26.13(b)).    9. SUSPENSION AND DEBARMENT   The  resulting  agreement  or  contract  is  a  covered  transaction  for  purposes  of  49  CFR  Part  29.  As  such, the Contractor is required to verify that none of the Contractor, its principals, as defined at 49  CFR 29.995, or affiliates, as defined at 49 CFR 29.905, are excluded or disqualified as defined at 49  CFR 29.940 and 29.945.    The Contractor is required to comply with 49 CFR 29, Subpart C and must include the requirement to  comply with 49 CFR 29, Subpart C in any lower tier covered transaction it enters into. By signing and  submitting its bid or proposal, the bidder or proposer certifies as follows:    The certification in this clause is a material representation of fact relied upon by the District. If it is  later  determined  that  the  bidder  or  proposer  knowingly  rendered  an  erroneous  certification,  in  addition  to  remedies  available  to the  District,  the  Federal  Government  may  pursue  available  remedies, including but not limited to suspension and/or debarment. The bidder or proposer agrees  to comply with the requirements of 49 CFR 29, Subpart C while this offer is valid and throughout the  period of any agreement or contract that may arise from this offer. The bidder or proposer further  agrees to include a provision requiring such compliance in its lower tier covered transactions. 

38

AC TRANSIT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATIONS NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES EAST BAY BUS RAPID TRANSIT FEDERAL REQUIREMENTS   10. ANTI‐LOBBYING REQUIREMENTS & CERTIFICATION    Contractors who apply or bid for an award of $100,000 or more shall file the certification required  by 49 CFR part 20, "New Restrictions on Lobbying." Each tier certifies to the tier above that it will  not and has not used Federal appropriated funds to pay any person or organization for influencing  or attempting to influence an officer or employee of any agency, a member of Congress, officer or  employee of Congress, or an employee of a member of Congress in connection with obtaining any  Federal contract, grant or any other award covered by 31 U.S.C. 1352. Each tier shall also disclose  the  name  of  any  registrant  under  the  Lobbying  Disclosure  Act  of  1995  who  has  made  lobbying  contacts on its behalf with non‐Federal funds with respect to that Federal contract, grant or award  covered by 31 U.S.C. 1352. Such disclosures are forwarded from tier to tier up to the recipient.    Contractor must complete and execute the form entitled "Certification Regarding Lobbying" which is  attached hereto and is an integral part of this Contract. (See Attachment C.)     11. CLEAN AIR    The Contractor agrees to comply with all applicable standards, orders or regulations issued pursuant  to  the  Clean  Air  Act,  as  amended,  42  U.S.C.  §§  7401 et  seq.  The  Contractor  agrees  to  report  each  violation  to  the  District  and  understands  and  agrees  that  the  District  will,  in  turn,  report  each  violation as required to assure notification to FTA and the appropriate EPA Regional Office.     The Contractor also agrees to include these requirements in each subcontract exceeding $100,000  financed in whole or in part with Federal assistance provided by FTA.    12. CLEAN WATER REQUIREMENTS    The Contractor agrees to comply with all applicable standards, orders or regulations issued pursuant  to  the  Federal  Water  Pollution  Control  Act,  as  amended,  33  U.S.C.  1251  et seq.  The  Contractor  agrees to report each violation to the District and understands and agrees that the District will, in  turn,  report  each  violation  as  required  to  assure  notification  to  FTA  and  the  appropriate  EPA  Regional Office.    The Contractor also agrees to include these requirements in each subcontract exceeding $100,000  financed in whole or in part with Federal assistance provided by FTA.    13. ENERGY CONSERVATION REQUIREMENTS  The  contractor  agrees  to  comply  with  mandatory  standards  and  policies  relating  to  energy  efficiency which are contained in the state energy conservation plan issued in compliance with the  Energy Policy and Conservation Act.    14. AMERICANS WITH DISABILITIES ACT (ADA)   The Contractor agrees to comply with all applicable requirements of the Americans with Disabilities  Act of 1990  (ADA), as amended, 42 USC §  12101 et seq.; section 504 of the Rehabilitation Act of 

39

AC TRANSIT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATIONS NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES EAST BAY BUS RAPID TRANSIT FEDERAL REQUIREMENTS 1973,  amended,  29  USC  §  794;  49  USC  §  5301(d);  and  any  implementing  requirements  FTA  may  issue.  These  regulations  provide  that  no  handicapped  individual,  solely  by  reason  of  his  or  her  handicap,  be  excluded  from  participation  in,  be  denied  the  benefits  of,  or  be  subjected  to  discrimination under any program or activity included in or resulting from this Agreement.     15. NOTIFICATION OF FEDERAL PARTICIPATION   This  contract  may  be  financed  in  part  by  the  Federal  Transit  Administration  (FTA).  Accordingly,  federal  requirements  apply  to  this  contract.  In  the  event  that  those  requirements  are  revised  during the performance of this contract, the Contractor shall incorporate those revised provisions  mandated by the FTA.     16. PRIVACY ACT   The following requirements apply to the Contractor and its employees that administer any system  of records on behalf of the Federal Government under any contract:        The  Contractor  agrees  to  comply  with,  and  assures  the  compliance  of  its  employees  with,  the  information  restrictions  and  other  applicable  requirements  of  the  Privacy  Act  of  1974,  5  U.S.C.  §  552a.  Among  other  things,  the  Contractor  agrees  to  obtain  the  express  consent  of  the  Federal  Government before the Contractor or its employees operate a system of records on behalf of the  Federal  Government.  The  Contractor  understands  that  the  requirements  of  the  Privacy  Act,  including  the  civil  and  criminal  penalties  for  violation  of  that  Act,  apply  to  those  individuals  involved, and that failure to comply with the terms of the Privacy Act may result in termination of  the underlying contract.      The  Contractor  also  agrees  to  include  these  requirements  in  each  subcontract  to  administer  any  system of records on behalf of the Federal Government financed in whole or in part with Federal  assistance provided by FTA.      (END OF FEDERAL CLAUSES) 

40

AC TRANSIT DISTRICT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATION NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES FOR EAST BAY BUS RAPID TRANSIT SERVICE ATTACHMENT A - SCOPE OF WORK PROJECT BACKGROUND     AC  Transit’s  East  Bay  Bus  Rapid  Transit  (BRT)  service  will  operate  on  a  9.5  mile  corridor  between  the  San  Leandro BART Station and downtown Oakland through San Leandro Boulevard, Davis Street, East 14th Street,  International  Blvd.,  E  12th  Street,  11th  and  12th  Streets  and  Broadway  in  the  City  of  Oakland.  The  BRT  is  a  transportation  system  which  will  provide  rail‐like  experience  through  improvements  to  existing  infrastructure,  vehicles  and  scheduling.    As  part  of  the  project,  46  platforms  will  be  constructed,  underground  utilities  will  be  relocated,  corridor  lighting  will  be  improved,  pedestrian  crossings  will  be  enhanced,  San  Leandro  Transit  Center  will  be  modernized,  streets  with  dedicated  BRT  lanes  will  be  rehabilitated and paved from curb to curb, curb ramps will be upgraded, new traffic signals will be installed,  existing signals will be modified, traffic signals will be interconnected with a fiber optic network and Transit  Signal Priority (TSP) will be instituted.      It  is  expected  that  the  Construction  Management  (CM)  Services  Consultant  will  successfully  deliver  the  construction  of  the  BRT  project  by  ensuring  all  improvements  are  constructed  in  accordance  with  the  approved  Plans,  Specifications  and  Permits,  as  may be  amended or  revised;  that all construction  activities  and traffic  control,  utility coordination, are  coordinated with concurrent construction  projects  undertaken  by  City  of  Oakland,  PG&E,  City  of  San  Leandro,  Caltrans,  EBMUD  and  Affordable  Housing  Developers  to  minimize  the  disruptions  to  the  residents,  businesses  and  institutions  along  the  project  corridor;  that  all  contractor’s  and  District’s  community  outreach  activities  are  well  coordinated;  that  all  of  the  project  documents are accounted for; and ultimately, that the District receives a successful review and acceptance  by  the  affected  Right‐of‐Way  owners  (City  of  Oakland,  City  of  San  Leandro  and  Caltrans)  and  Funding  Partners, including the Federal Transit Administration (FTA).    This  work  will  be  conducted  at  AC  Transit’s  upgraded  Field  Office  at  985  66th  Avenue,  Oakland.  This  is  a  District facility and is currently being renovated for the Field Office team which can comfortably support up  to 12 staff members.   AC Transit will provide computer equipment, phones, and fax machines as required.   A diagram of the location is provided in the RFQ document folder.    “Attachment A” represents the Team’s functions by task levels 1‐4 identified below. However, the scope for  personnel under “Special Conditions” is equally a part of the scope but identified by individual.  These two  are complementary and equally enforceable as part of the total scope of CM Services.    General Assumptions  

The District will provide  4provide 4 project staff to support the CM service. 



The awarded contractor  is expected to begin work on August 1, 2016 through April 30th 2018  



Revenue Service Date is projected to be November of 2017 



The  level  of  service  is  based  on  construction  and  project  closeout  duration  of  approximately  21  months.  



The District awarded the construction contract to O.C. Jones & Sons Inc. (OCJ) from Berkeley, CA, on  March 14, 2016. 

41

AC TRANSIT DISTRICT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATION NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES FOR EAST BAY BUS RAPID TRANSIT SERVICE ATTACHMENT A - SCOPE OF WORK 

The District issued Limited Notice‐To‐Proceed (LNTP) to the OCJ on April 26, 2016.  



It  is  anticipated  that  all  strategic  community  outreach  will  be  performed  by  the  District  under  a  separate professional services contract.  



Design  engineers,  will  be  available  during  construction  to  answer  questions,  review  and  respond  to  Request  for  Information  (RFI)  and  submittals  that  require  Engineer‐Of‐Record  (EOR)  expertise  and  response. 



This is a federally funded project and solicitation, and services will be performed in accordance with  Federal Transit Administration (FTA) requirements.   



The consultant team will be provided a Field Office.  It is anticipated that the CM Consultant will work  out of this office at approved hourly field rates not to exceed 125%. Field Office maintenance, daily  office supplies and utilities will be provided by the District. 

  SCOPE OF WORK   Implement and update the Construction Management Program based on the District’s  Project Management  Plan  (PMP),  Construction  Impact  Mitigation  Plan  (CIMP),  Construction  Management  Plan  (CMP),  Resident  Engineering Manual (REM), Quality Assurance Plan (QAP), Contractor’s QA/QC Plan, contract administration of  the Construction Contract, and others as deemed appropriate by AC Transit.     The  consultant  shall  provide  the  services  of  the  following  key  personnel  (refer  to  detailed  Required  Qualifications criteria provided for each of the positions listed below in Section 5 of the RFQ):   Construction Manager ‐ 1 FTE   Resident Engineer  (licensed Professional Engineer in the State of California) ‐ 2 FTEs   Field Inspectors ‐ 2 FTEs   Systems Testing Engineer (Field) ‐ 1 Year Duration or 0.6 FTE   Specialty Field Inspectors (Field ‐ Structures, Electrical, etc.) ‐ 1 Year Duration or 0.6 FTE    Office Engineer & Document Control Support ‐ 1 FTE   Project Control Manager with Cost Estimating Expertise ‐ 1 FTE   Project Scheduler with P6 and MS Project expertise ‐ 1 FTE    Traffic Control Coordinator ‐ 1 FTE   Civil Design Engineer (Optional) – 1 Year Duration    The  above  positions  are  believed  to  be  AC  Transit’s  best  assessment  of  talent  required  for  this  project.  A  manning  hour  table  has  been  provided,  which  further  highlights  AC  Transit’s  assessment  of  the  Level  of  Effort (LOE) required for each of these positions.  However, the Offeror is encouraged to review AC Transit’s  staffing criteria, positions, and LOE and to provide an alternative if it believes it is more effective and cost  efficient  for  this  BRT  Project.    Additional  information  regarding  the  manning  table(s)  is  described  in  the  Offeror Requirements  (Special Conditions – paragraph 6) for submitting its response to the RFQ. 

42

AC TRANSIT DISTRICT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATION NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES FOR EAST BAY BUS RAPID TRANSIT SERVICE ATTACHMENT A - SCOPE OF WORK Task 1 – Management / Coordination / Administration  Provide overall project management, coordination with the District, monthly progress reports, and invoicing.  This effort will include the following elements:            

Organize and layout work for the project staff.    Prepare schedule updates monthly for Board Presentation.  Prepare monthly expenditures and CM Consultant scope activities.    Prepare  invoices  along  with  progress  reports  describing  CM  services  provided  each  month  per  District’s requirements.  Provide  pre‐monthly  invoicing  estimates  for  the  CM  team  in  coordination  with  the  Project  Director  prior to the initiation of services the following month.  Provide weekly progress reports for all CM team members.  Other duties associated with leading the CM team effort.  Provide pre‐monthly invoice estimates to AC transit.  Provide earned value project reports monthly for input to monthly project contractor, GM quarterly,  FTA quarterly, and other reports as required. 

  Task 2‐ Construction Services‐ Office    2.1 Document  Control:  All  documents  shall  be  uploaded,  logged  and  tracked  in  PMWEB.    The  original  copies shall be housed at the field office and later transferred to the District general office.    2.2 Project  Coordination:  Liaison  with  the  District,  the  District’s  Construction  Community  Relation  Managers  (CCRM),  construction  contractor,  design  engineer,  utilities  and  other  stake  holders  on  a  regular basis to provide status updates and discuss project issues.    2.3 Project  Labor  Agreements  (PLA)/  Construction  Career  Policy:  The  CM  will  attend  a  project  Trade  Council Meeting, and will also collect all ascent letters from the contractor.    2.4 Project Partnering Program: The District will implement a project partnering program, and will require  CM representatives to participate in partnering program.      2.5 Project  Controls:  Prepare,  monitor  and  provide  updates  to  the  Risk  Register  (RR),  Mitigation  Monitoring Program (MMP) and Contingency Management Plan to AC Transit’s designee regularly in  collaboration with the District’s Project Controls designee. Detailed progress reports including but not  limited to schedule progressions, cost status, and DBE/SBE utilization monitoring will be furnished to  the District via electronic and hard copy format at a monthly interval.    2.6 Program Plans: Provide assistance, development, reviewing, revising and obtaining FTA approvals of  the following program plans at key milestones of the program, 

43

AC TRANSIT DISTRICT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATION NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES FOR EAST BAY BUS RAPID TRANSIT SERVICE ATTACHMENT A - SCOPE OF WORK

2.7

  a)

Program Management Plan (PMP) 

b)

Quality Assurance Plan (QAP) 

c)

Construction Management Plan (CMP) 

d)

Resident Engineer Manual (RE) 

e)

Safety and Security Certification Program (SSCP) 

f)

Safety and Security Management Plan (SSMP) 

g)

*Operations and Maintenance Plan (O&M)  

h)

*Bus Fleet Management Plan (BFMP) 

i)

* BRT Activation Plan 

* CM  effort  is  simply to  review  if necessary and    documentprocess.  AC  Transit  will lead  these  three  efforts. The CM team will be required to support, in particular, the Activation Plan which will identify  all tasks of AC Transit and its Contractors.    Plan  Interpretation:  Provide  Technical  interpretations  of  the  drawings,  specifications,  and  contract  documents, and evaluate requested deviations from the approved design or specifications.  Coordinate  with the District’s BRT team for resolutions of issues involving scope, schedule, and/or budget changes.   Coordinate with EOR for necessary design modifications and plan revisions, as needed. Identify errors or  omissions if deemed necessary by AC Transit. 

2.8

Weekly  Meetings:  Lead  and  chair  weekly  meetings,  including  preparation  of  agenda,  meeting  minutes,  and  distribution  of  minutes  to  attendees.    Outstanding  issues  to  be  tracked  on  weekly  basis  or  more  frequent,  as  necessary.  Provide  meeting  minutes  for  weekly  and  all  other  pertinent  meetings  requiring  such. 

2.9

Utility Coordination: The CM team will provide utility coordination oversight to ensure project teams are  successful in making all arrangements for timely and cost‐effective relocation of existing facilities. This will  include obtaining and reviewing the existing utility agreements/franchise right between utility owners and  the  state  and  local  agencies.  Prepare  independent  cost  estimates  for  relocating/protecting  in  place  of  utilities.  Review all utility files prepared by the design consultant to assure accuracy of identification and  verification  of  conflicting  utilities.  Will  prepare  Notice  To  Owner  of  all  affected  utility  owners.  When  applicable  prepare  and  process  for  execution,  Joint  Use  Agreements,  Consent  to  Common  Use  Agreements,  Directors  Easements  Deeds  or  replacement  ROW  Easement  conveyances  to  the  Utility  Owner. The CM team shall also lead and coordinate an urgent team response if any utilities are disturbed  or penetrated and to trouble shoot immediately. 

44

AC TRANSIT DISTRICT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATION NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES FOR EAST BAY BUS RAPID TRANSIT SERVICE ATTACHMENT A - SCOPE OF WORK 2.10 Permits:  The  CM  team  will  ensure  that  the  contractor  has  secured  all  construction  and  environmental  permits and that permits are kept current throughout the duration of the project.   2.11 Right of Way and Real Estate Support: The CM, as needed, will be prepared to address additional ROW  and Real Estate efforts should they arise including ROW acquisition, title reviews, etc.    2.12 Design  Management:  The  CM  shall  provide  oversight  during  construction  to  ensure  that  all  approved  design  changes  are  recognized  and  clearly  communicated  to  all  impacted  parties.    The  CM  will  also  be  required to identify errors and omissions and estimate their costs should the designs be found deficient.   The  CM  shall  support  AC  Transit  in  any  effort  required  to  obtain  financial  recovery  (should  this  be  necessary) due to resolving error and omissions. All changes to the design will be maintained in an As‐Built  plan file and provide a conformed set at project closeout.   2.13 Schedule  Reviews:  Update  the  Program  Master  Schedule  monthly  to  report  overall  program  progress  during construction. Maintain current information regarding critical and near‐critical activities, milestones,  progress  and  outstanding  issues  affecting  the  schedule.  Perform  detailed  schedule  review  of  the  contractor for conformance with the contract documents and field observed progress. Perform schedule  analysis on contractor provided updates and review schedule for delays and impacts.  Coordinate with the  contractor  in  the  development  of  recovery  scheduled,  as  needed,  to  address  delays  caused  by  either  events or issues within the contractor’s control or other events or issues beyond the contractor’s control.  Prepare Weekly Statement of Contract Days (WSCD).  2.14 Lump  Sum  Breakdown:  Evaluate  construction  contractors’  Schedules  of  Values  for  lump  sum  items.   Review  the  Contract  Price  allocations  and  verify  that  such  allocations  are  made  in  accordance  with  the  requirements of the Contract documents.   2.15 Monthly  Progress  Payment:  Review  progress  reports  with  the  contractor  and  prepare  recommendation/request for the District’s approval.  2.16 Cost  Projections:  Develop  Independent  Cost  Estimates  (ICE)  for  construction  contract  change  orders.  Prepare  monthly  program  cost  forecast  by  analyzing  the  budgets,  tracking  actual  expenditures,  encumbrances, commitments, contingency levels and variances.  Forecasts to be based on the current  amount paid  to  date,  pending  change orders,  bid  item  over/under  run  projections,  contingency levels  and other necessary information.  A memo to file at substantial completion will be written outlining all  of the bid items over/under‐runs.   2.17 Record  Drawings:  Review  monthly  record  drawings  prepared  by  the  contractor  and  utilities,  and  prepare  a  conformed  set  of  project  record  drawings  based  on  contractors  provided  information  and  from  inspection  notes.    Record  drawings  to  be  verified  on  a  monthly  basis,  as  part  of  the  progress  payment to the contractor.  Upon project completion, contractor provided mark ups will be verified for  completeness and supplemented with inspections information.  

45

AC TRANSIT DISTRICT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATION NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES FOR EAST BAY BUS RAPID TRANSIT SERVICE ATTACHMENT A - SCOPE OF WORK 2.18 CDRL Management: Review and monitor all CDRLs and be responsible for administrating all CDRLs and,  in addition, be responsible for review/acceptance and/or approval of all those assigned in the attached  CDRL to the RFQ.  2.19 Quality  Assurance:  Review  Contractor’s  QC  Plan  for  approval.  Additionally,  the  CM  shall  first  review/accept/adopt District’s QAP and subsequently enforce it to ensure the Contractor is complying  with its QC plan.  The CM  shall include as a part of the quarterly quality auditing process a review of  Quality issues and means to correct deficiencies of the Contractor’s quality control efforts.  2.20 Project  Closeout:  Obtain  all  necessary  close‐out  documents  like  agency  sign‐offs,  punch‐lists,  warranties,  training  manuals,  liens  etc.  Transfer  all  project  documents  to  the  District  for  permanent  storage.   2.21 Buy  America:  Ensure  all  buy  America  certification  is  provided  in  a  timely  manner  and  review  and  recommend acceptance of them.   2.22 Americans  with  Disabilities  Act:  All  federal,  state  and  local  laws  apply  throughout  the  terms  of  the  contract. 

Formatted: Space After: 6 pt

2.23 Asset  Inventory:  Gather  new  asset  serial  data  of  equipment  manufacture  make,  model,  supplier,  purchase  year,  purchase  cost,  warranty  provisions,  replacement  cost,  expected  useful  life,  unit  value,  and  quantities  for  the  District’s  Enterprise  Asset  Management  System.  New  elements  include  but  not  limited to the following: 

Formatted: Space Before: 6 pt, After: 6 pt

             

Bus Stop Shelter  Surveillance System  HVAC System  Ticket Vending Machine  Clipper Validator  Platform  Electrical System  Bus Pad  RTM Sign  Control Cabinet Components  Communication Cabinets and Components  Traffic Signal Components  Transit Signal Priority Components  BRT Hardware Components at the District Operations Control Center (OCC)    2.24 Obtain  supporting  evidence  that  OCJ  complies  with  all  safety  certification  requirements  for  structures/facilities/System.    Ensure  all  safety  certification  documents  are  in  place  and  ready  for  FTA  audits  and  review  including  all  safety  certifications  for  all  elements  identified  in  the  safety  certification  plan (to be developed) 

46

Formatted: Indent: Left: 1.25", No bullets or numbering Formatted: Font: +Body (Calibri), Font color: Black Formatted: Indent: Left: 0.5", Hanging: 0.38", Space Before: 6 pt, Outline numbered + Level: 2 + Numbering Style: 1, 2, 3, … + Start at: 1 + Alignment: Left + Aligned at: 1" + Indent at: 1.25"

AC TRANSIT DISTRICT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATION NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES FOR EAST BAY BUS RAPID TRANSIT SERVICE ATTACHMENT A - SCOPE OF WORK 2.25 Monitor  OCJ’s  QA/QC  procedures/processes  for  proper  application  to  structures  and  facilities  constructed/installed by OCJ.  Task 3‐ Construction Services ‐ Field     3.1  The  consultant  shall  provide  the  services  of  a  full  time  Construction  Manager  and  other  staff  as  identified in scope. Construction team staff shall oversee the following items of work, on the project  site, and will observe the progress of the construction, including providing day‐to‐day contact with the  contractor,  community  outreach  team,  designated  local  agency  resident  engineers  and  the  District  project management team:   a) Monitor the construction contractor activities to ascertain whether or not they are performing  the  work  in  accordance  with  contract  documents  and  the  CMs  approved  Resident  Engineer  Manual.   b) Provide  necessary  and  qualified  on‐site  inspection  to  verify  compliance  with  contract  documents and mitigation monitoring plan.   c) Prepare daily inspection reports and digital photographs to be uploaded to the PMWEB by the  following morning.  d) Document all materials delivered to the job sites. All material and equipment delivered shall  be tracked for Buy America per FTA requirements.  e) Observe  material,  workmanship,  and  construction  areas  for  compliance  with  the  contract  documents  and  applicable  codes,  and  notify  construction  contractor  of  noncompliance.   Advise  the  District  of  any  non‐conforming  work  observed  and  corrective  measures  /  actions  taken during site visits.    f)

Take  periodic  digital  photographs  during  the  course  of  construction,  and/or  coordinate  this  task  to  be  accomplished  by  the  contractor.    Oversee  this  activity  and  ensure  photos  are  uploaded to the PMWEB for documentation.  

g) Coordinate with all permitting agencies for all necessary permits needed for the project.  h) Coordinate  necessary  inspections  with  the  local  agencies  and  utility  companies  assigned  inspectors.  i)

Coordinate with all Utilities 

j)

Interpret contract documents in coordination with the District project management team and  Procurement Department.   

k) Monitor SWPPP compliance.  l)

Monitor Traffic Control Plan compliance. 

47

Formatted: Font: +Body (Calibri), Font color: Black

AC TRANSIT DISTRICT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATION NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES FOR EAST BAY BUS RAPID TRANSIT SERVICE ATTACHMENT A - SCOPE OF WORK m) Monitor Environmental Mitigation Compliance.  n) Observe and document the days/hours that the contractor’s personnel are on‐site.  o) Upon  substantial  completion  of  work,  coordinate  with  the  affected  agencies  to  prepare  a  punch  list  of  items  to  be  completed  or  corrected.    Coordinate  final  inspection  with  those  agencies.  p) Coordinate  with  the  utility  agencies  contractors  performing  utility  relocation  for  the  BRT  project.    City  of  Oakland  will  also  be  upgrading  curb  ramps  along  the  corridor  so  close  coordination will be required.  q) Ensure that the contractor adheres to the Construction Staging Plan requirements for project  phases and zones.  3.2 

  3.3 

  3.4 

Material  Testing:  Document  and  evaluate  results  of  testing  and  address  deficiencies.  If  needed,  coordinate the work of testing laboratories (as part of Other Direct Costs) in observation and testing of  materials used in construction to verify contractor’s tests results.  Traffic Control Coordination: CM will ensure contractor implements the approved post‐construction  temporary traffic control plan that will remain in place until the final infrastructure is constructed and  operational.    System Testing and Pre‐Revenue Operations:  The Field Systems Testing Engineer will review, oversee,  witness and prepare reports on the following BRT systems installed, configured, and tested by the BRT  Contractor.   Carrier Transmission System (CTS)   SCADA System   CCTV System, including head‐end servers   Public Address equipment, including head‐end servers   Fare Collection System (FCS)   CTS network switches   Dynamic Message Sign (DMS) System   Clipper System   Transit Signal Priority System   Hardware and Software, including head‐end equipment at the OCC    Traffic Signal System   During the system testing and pre‐revenue phase, the CM shall develop ROW access plans/procedures  coordinating/supporting/scheduling  the  installation  and  testing  of  all  traffic  appliances,  and  system  elements  identified  above.    This  effort  will  also  include  developing  procedures  for  ROW  access  for  all  activities  requiring  such.    This  will  include  ROW  access  for  construction,  testing,  and  pre‐revenue  operations. 

48

AC TRANSIT DISTRICT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATION NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES FOR EAST BAY BUS RAPID TRANSIT SERVICE ATTACHMENT A - SCOPE OF WORK   Substantial  Completion:  Upon  substantial  completion  of  work,  coordinate  with  the  District’s  project  management  team  and  Right‐of‐Way  owners  to  perform  a  project  inspection  and  develop  a  comprehensive list of deficiencies or punch list of items to be completed by the contractor.  A punch list  and Certification of Substantial Completion shall be prepared.     Task 4 ‐ Submittal/RFI Processing    4.1  Submittals:  Coordinate  and  perform  design  and  administrative  reviews  of  drawings,  samples,  traffic  control plans, test reports, and other submittals from the contractor for compliance with the contract  documents.    All  submittals  shall  be  logged  and  tracked  in  PMWEB.  All  submittals  requiring  EBMUD  approvals need to be logged and tracked in EDOC in addition to PMWEB.    4.2  Request for Information (RFI): Review and respond to RFI’s.  Coordinate RFI reviews and responses from  design engineer and other stake holders, as needed.  All RFI’s shall be logged and tracked in PMWEB.    4.3  Record  of  Material  (ROM):  Maintain  the  ROM  according  to  the  local  jurisdiction  and  FTA  requirements.    The  ROM  shall  track  all  of  the  material  delivered  to  the  site  including  manufactures/supplier for Buy America requirements, material compliance documentation and other  required documentations.    4.4  As Built Documentation: The CM team shall ensure all project record plans or as‐built drawings are  field and transferred to the District at project closeout.    4.5  Operations  and  Maintenance  (O&M)  Manuals  and  Training:  The  CM  team  shall  ensure  all  project  related  documents  related  to  O&M  manuals  and  training  are  secured  from  the  contractor  and  transferred to the District.       3.5 

 

49

AC TRANSIT DISTRICT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATION NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES FOR EAST BAY BUS RAPID TRANSIT SERVICE ATTACHMENT A - SCOPE OF WORK Task 5 ‐ Change Management      5.1  PMWEB: The CM team shall log and track all change orders in PMWEB. 

Formatted: Indent: Hanging: 0.5"

5.2 

Formatted: Indent: Left: 0.5", Hanging: 0.5", Right: 0.5", Space Before: 0 pt, After: 0 pt, Line spacing: single, Don't adjust space between Latin and Asian text, Don't adjust space between Asian text and numbers, Tab stops: Not at 0.5"

  Change  Orders:  Develop  change  orders  per  the  District’s  guidelines.  Provide  technical  assistance  to  negotiate change orders and assist in resolution of disputes which may occur during the course of the  project. Prepare independent cost estimate, time impact analysis, change order request form and all  back up documentations necessary in addition to contractor’s pricing for each of the change orders. 

  ADDITIONAL WORK IN‐KIND‐SERVICES    The  Consultant  could  be  called  upon  to  perform  additional  work  tasks  related  to  the  scope  outlined  above.   Specific task scope, task budget, and task schedule to be negotiated and agreed upon at a future time before  the  additional  tasks  would  be  needed.    Therefore,  any  additional  closely  related  work  required,  including  design, start‐up, TVMs, and pre‐revenue operations, would be issued via this task order if necessary.    

Formatted: Font: Bold, Underline Formatted: Indent: Left: 0.5", First line: 0"

Task 6 – Design Services (Optional)  Formatted: Indent: First line: 0", Space Before: 6 pt

  The  District  may  require  the  successful  offeror  to  provide  design  services  during  construction  to  prepare  design  modifications,  change  order  drawings,  cost  estimates  and  specifications  as  needed  to  minimize  the  delays  to  the  construction  activities  and  provide  maximum  benefit  to  the  project  and  the  District.  Review  technical RFIs, interpret plans & specifications, prepare design modifications to accommodate field conditions,  maintain accurate as‐built drawings and document all perceived Errors & Omissions (E&O).  This effort is to be  negotiated as an option separately from the CM scope of services. The Offeror may wish to respond in its offer  regarding  this  option;  however,  it  is  not  required  and  no  LOE  should  be  identified  for  this  effort  in  the  manning‐table provided. 

Formatted: Space Before: 6 pt

 

Formatted: Indent: First line: 0", Space Before: 6 pt

Task 7 – Systems Start‐up, Testing, Fare Collection, Safety/Security, Integration Support (Optional) 

Formatted: Space Before: 6 pt

 

Formatted: Indent: First line: 0", Space Before: 6 pt

The  District  may  require  services  during  the  testing  and  start‐up  of  the  Systems  Start‐up,  Testing,  Fare  Collection, Safety/Security, Integration Support and other services directly related to the proper functioning of  equipment  (i.e.  Fare  Collection),  Pre‐Revenue  Operations,  and  for  Policy  development,  all  which  may  be  required as the Project advances from construction to testing/pre‐revenue operations. The Offeror may wish  to respond in its offer regarding this option; however, it is not required and no LOE should be identified for  this effort in the manning‐table provided. 

Formatted: Space Before: 6 pt

Formatted: Indent: First line: 0", Space Before: 6 pt

  Regarding fare collection, currently, AC Transit is developing programs to encourage the use of Clipper Cards  and  other  non‐cash  payments  options  for  its  passengers.    In  light  of  the  capital  and  maintenance  costs  associated  with  installing  Ticket  Vending  Machines  (TVM)  at  46  platforms  over  9  miles,  the  District  is  developing programs to encourage maximum use of non TVM means of payment to avoid unnecessary costs,  especially  in  light  of  revenues    anticipated  for  this  9  mile  BRT  starter  line.    AC  Transit  is  still  undergoing  its  analysis in regards to the TVM type that will be procured promoting cost/effective approaches. 

50

Formatted: Space Before: 6 pt

AC TRANSIT DISTRICT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATION NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES FOR EAST BAY BUS RAPID TRANSIT SERVICE ATTACHMENT A - SCOPE OF WORK Formatted: Normal, Indent: Left: 0.5", Right: 0.5", Space Before: 6 pt, Don't adjust space between Latin and Asian text, Don't adjust space between Asian text and numbers, Tab stops: Not at 0.56"

    

51

AC TRANSIT DISTRICT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATION NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES FOR EAST BAY BUS RAPID TRANSIT PROJECT ATTACHMENT B-2 OFFEROR MANNING TABLE ACT Manning Table 

Formatted Table

Role 

OH 

Fee 

Hours 

Construction Manager 

125.00% 

10.00% 

3,320 

Senior Resident Engineer 

125.00% 

10.00% 

3,360 

Resident Engineer Support/ Safety Certification Compliance 

125.00% 

10.00% 

3,360 

Field Inspector 1 

125.00% 

10.00% 

3,360 

Field Inspector 2 

125.00% 

10.00% 

3,360 

Field Systems Testing Engineer 

125.00% 

10.00% 

2,000 

Specialty Inspector (Structures, Electrical) 

125.00% 

10.00% 

1,980 

Office Engineer/ Document Control Support 

125.00% 

10.00% 

3,520 

Project Controls Manager and Cost Estimator 

125.00% 

10.00% 

3,360 

Project Scheduler 

125.00% 

10.00% 

3,360 

Traffic Control Coordinator 

125.00% 

10.00% 

3,160 

Civil Engineer ‐ Design Support (Optional)    Effort Level  July  Aug  Role  Hr  Hr 

125.00% 

10.00% 

2,560 

Sept  Hr 

Oct  Hr 

Nov  Hr 

FY1617  Dec  Jan  Hr  Hr 

Feb  Hr 

Mar  Hr 

Apr  Hr 

May  Hr 

June  Hr 

July  Hr 

Aug  Hr 

Sep  Hr 

Oct  Hr 

Nov  Hr 

FY1718 Dec  Jan  Hr  Hr 

Feb  Hr 

Mar  Hr 

Apr  Hr 

May  Hr 

Jun  Hr 

Construction Manager 

0 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

80 

0 

0 

Senior Resident Engineer 

0 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

80 

0 

0 

Resident Engineer  Support/ Safety  Certification Compliance 

0 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

80 

0 

0 

Field Inspector 1 

0 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

80 

0 

0 

Field Inspector 2 

0 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

80 

0 

0 

0 

0 

0 

0 

0 

0 

80 

80 

80 

80 

80 

80 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

80 

80 

0 

0 

0 

20 

20 

40 

40 

40 

80 

80 

80 

80 

80 

80 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

80 

80 

40 

0 

0 

0 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

0 

0 

Field Systems Testing  Engineer  Specialty Inspector  (Structures, Electrical)  Office Engineer/  Document Control  Support 

52

AC TRANSIT DISTRICT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATION NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES FOR EAST BAY BUS RAPID TRANSIT PROJECT ATTACHMENT B-2 OFFEROR MANNING TABLE Effort Level  Role  Project Controls  Manager and Cost  Estimator  Project Scheduler  Traffic Control  Coordinator  Civil Engineer ‐ Design  Support (Optional) 

July 

Aug 

Sept 

Oct 

Nov 

FY1617  Dec  Jan 

Feb

Mar

Apr

May

June

July

Aug

Sep

Oct

Nov 

FY1718  Dec  Jan

Feb

Mar

Apr

May

Jun

0 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

80 

0 

0 

0 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

80 

0 

0 

0 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

160 

40 

40 

0 

0 

0 

120 

120 

120 

120 

120 

120 

120 

120 

120 

120 

120 

120 

120 

120 

120 

120 

120 

120 

120 

120 

80 

0 

0 

Sep  Hr                         

Oct  Hr                         

  Alternative Manning Table  Role 

OH 

Fee 

Hours 

  

125.00% 

10.00% 

  

  

125.00% 

10.00% 

  

  

125.00% 

10.00% 

  

  

125.00% 

10.00% 

  

  

125.00% 

10.00% 

  

  

125.00% 

10.00% 

  

  

125.00% 

10.00% 

  

  

125.00% 

10.00% 

  

  

125.00% 

10.00% 

  

 

 

 

 

Effort Level  Role                         

FY1617  July  Aug  Hr  Hr                                                 

Sept  Hr                         

Oct  Hr                         

Nov  Hr                         

Dec  Hr                         

Jan  Hr                         

Feb  Hr                         

Mar  Hr                         

Apr  Hr                         

53

May  Hr                         

June  Hr                         

FY1718  July  Aug  Hr  Hr                                                 

Nov  Hr                         

Dec  Hr                         

Jan  Hr                         

Feb  Hr                         

Mar  Hr                         

Apr  Hr                         

May  Hr                         

June  Hr                         

AC TRANSIT DISTRICT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATION NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES FOR EAST BAY BUS RAPID TRANSIT PROJECT ATTACHMENT B-2 OFFEROR MANNING TABLE  

54

AC TRANSIT DISTRICT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATION NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES FOR EAST BAY BUS RAPID TRANSIT PROJECT ATTACHMENT C – OFFEROR FORMS ATTACHMENT NO. C‐1:  DISADVANTAGED BUSINESS ENTERPRISE (DBE) CERTIFICATION     

 

Company Name    Street /Mailing Address 

 

  City/State/Zip Code 

 

TAX I.D. 

 

I.  PRIME CONSULTANT    The Bidder/Proposer is a CalTrans, or other authorized certifying agency, certified DBE under the FTA Uniform  Certification Program.    Certification No.     Expiration Date        The Bidder/Proposer has applied for DBE status through CalTrans, or other authorized certifying agency, under  the FTA Uniform Certification Program.    Application Date       Status of application        

 

The Bidder/Proposer is not a CalTrans, or other authorized certifying agency, certified DBE under the Uniform  Certification Program.  II.  SUB‐CONTRACTOR (if submitted in bid/proposal/offer)    Attach a separate sheet for each sub‐contractor to be used in the performance of services under a proposal  specifying the sub‐contractor DBE status as stated under section I listed above.    If  not  already  registered,  sub‐contractors  should  access  www.actransit.org,  and  complete  an  online  vendor  registration form by selecting purchasing, online purchasing, and registering as an Online Purchasing User.  A  W‐9, Request for Taxpayer Identification Number and Certification is required to complete the process.    Prime  Consultants  are  requested  to  explain  the  DBE  program  and  encourage  sub‐contractors  to  apply  for  certification.      Prime Signature  Position Title        Date 

55

AC TRANSIT DISTRICT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATION NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES FOR EAST BAY BUS RAPID TRANSIT PROJECT ATTACHMENT C – OFFEROR FORMS ATTACHMENT NO. C‐2 DESIGNATION OF SUBCONTRACTORS     To comply with the requirements of the California Subletting and Subcontracting Fair Practices Act, bidder shall list the  name and address of each subcontractor, including D.B.E. subcontractors to whom the bidder proposes to Subcontract  more than ½ of 1 percent of the work, and description and portions of the Work or services Subcontracted. Note: If  subcontractors  are  utilized  in  a  contract  awarded  from  this  RFQ,  Consultant  shall  submit  to  the  District,  on  a  monthly  basis,  those  payments  made  to  all  subcontractors.    The  form  for  reporting  monthly  payments  to  subcontractors will be supplied by the District to the successful Consultant after contract award.      If  there  is  no  opportunity  for  Sub‐Contractor  utilization,  please  indicate  on  the  form  with  “N/A”  and  provide  an  explanation as to why not.     Attach additional copies of this form if more space is required.    Name:                                                                                  Address:    Estimated dollar amount of subcontract & description of work:    Is the firm a DBE? (YES/NO/PENDING)    How many years has the firm been in business?    What are the firm’s gross annual receipts for the most recent three years?      Name:                                                                                  Address:    Estimated dollar amount of subcontract: & description of work:    Is the firm a DBE? (YES/NO/PENDING)    How many years has the firm been in business?    What are the firm’s gross annual receipts for the most recent three years?    [END OF DESIGNATION OF SUBCONTRACTORS]   

56

AC TRANSIT DISTRICT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATION NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES FOR EAST BAY BUS RAPID TRANSIT PROJECT ATTACHMENT C – OFFEROR FORMS ATTACHMENT NO. C‐3  SMALL LOCAL BUSINESS PROCUREMENT WORKSHEET    Consultants  doing  business  with  the  District  are  encouraged  to  utilize  small  local  businesses  in  their  subcontracts.   Under  the  current  Board  Policy  (351),  a  Small  Local  Business  is  a  business  that  meets  the  U.S.  Government’s  Small  Business Administration (SBA) size standard and is located within AC Transit’s geographical service area.    Consultants  can contact the Contract Specialist or Buyer assigned to this procurement for information on SLBE resources.    Consultants  responding  to  this  solicitation  shall  complete  the  following  questions  and  include  this  Worksheet  with  their bid or proposal, indicating whether they intend to use Small Local Businesses in the contract to be awarded and,  if so, the percentages of contract work to be allocated to Small Local Businesses.   Note:  If small local businesses are  utilized as subcontractors in a contract awarded from this RFQ, Consultant shall submit to the District, on a monthly  basis, those payments made to all subcontractors.  The form for reporting monthly payments to subcontractors will  be supplied by the District to the successful Consultant after contract award.    If there is no opportunity for Small Local Business utilization, please indicate on the form with “N/A” and provide an  explanation as to why not.                    Subcontractor name  SLBE  % of project work  Certification No.                    Subcontractor name  SLBE  % of project work  Certification No.                    Subcontractor name  SLBE  % of project work  Certification No.                    Subcontractor name  SLBE  % of project work  Certification No.                    Subcontractor name  SLBE  % of project work  Certification No.          [END OF SMALL LOCAL BUSINESS PROCUREMENT WORKSHEET] 

57

AC TRANSIT DISTRICT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATION NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES FOR EAST BAY BUS RAPID TRANSIT PROJECT ATTACHMENT C – OFFEROR FORMS ATTACHMENT NO. C‐4: REFERENCE QUESTIONAIRE FORM  (Fill‐in and Return With Proposal)    GENERAL INFORMATION    All questions must be answered and the data given must be clear and comprehensive. If necessary, questions may  be answered on separate attached sheets.    1. Name of Organization:     2. Telephone Number:     3. Number of Years in Business:     4. Organization is (check one): ___ Corporation ___ Partnership ___ Association ___ Joint Venture ___ Sole  Proprietorship ___ Public Agency ___ Quasi‐Public Agency   5. If a Corporation, State where incorporated?     6. Date firm organized     7. Employee/Tax Identification Number:    8. Organization's Address:                    9. List all major officers (including titles) in the Organization:                10. If  firm  is  a  partially,  or  a  fully  owned  subsidiary  of  another  firm,  an  appropriate  statement  must  be  included  identifying  all  levels  of  corporate  management  required  to  approve  contracts  relating  to  any  project resulting from this RFQ.            11.  Indicate whether a specific corporation or joint venture would be formed for the sole purpose of receiving  this Contract:             

58

AC TRANSIT DISTRICT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATION NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES FOR EAST BAY BUS RAPID TRANSIT PROJECT ATTACHMENT C – OFFEROR FORMS 12. 

 

  13. 

  14. 

Has the firm ever been subject to a regulatory, state or Federal agency investigation for alleged improper,  fraudulent, disreputable or unfair activities related to business practices? Have any employees ever been  investgated? Explain.            Has a contract been “defaulted”? __________ If so, where, when and why?        How was it resolved?       

           

Has there been a past contract “debarment” action? __________ If so, where, when and why? _______             

  How was it resolved?          15. 

     

Attach  City, County, State  Business  License(s),  Permit(s) copies to include dates  and geographic  areas  of  operation. 

  16. 

Firm experience.  State the number of year’s Proposer has provided like services for this RFQ requirement.     Years     

  17. 

List three current or past Public sector clients and contracts, whose services are comparable to those of  the  District.  Include  the  contract  value,  scheduled  contract  completion  date,  a  contact  person  and  telephone number, and describe the level of services rendered for each contract. 

   

59

AC TRANSIT DISTRICT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATION NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES FOR EAST BAY BUS RAPID TRANSIT PROJECT ATTACHMENT C – OFFEROR FORMS ATTACHMENT NO. C‐5: REFERENCE QUESTIONAIRE FORM  (Fill‐in and Return With Proposal)  1.    Firm Name:   Street:   City, State, Zip:   Contact:   Telephone Number:   Length of Service:  MM  ____  YR to   ____  MM  Brief Description of Products & Services Provided:       2.    Firm Name:   Street:   City, State, Zip:   Contact:   Telephone Number:   Length of Service:  MM  ____  YR to   ____  MM  Brief Description of Products & Services Provided:      

          ____  YR 

 

     

          ____  YR 

 

     

3.    Firm Name:   Street:   City, State, Zip:   Contact:   Telephone Number:   Length of Service:  MM  ____  YR to   Brief Description of Products & Services:  

          ____  MM 

____  YR 

 

   

  [END OF REFERENCE QUESTIONAIRE FORM] 

60

AC TRANSIT DISTRICT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATION NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES FOR EAST BAY BUS RAPID TRANSIT PROJECT ATTACHMENT C – OFFEROR FORMS ATTACHMENT NO. C‐6: PROMPT PAYMENT CERTIFICATION)  Consultant will place a check in the appropriate box below that applies to this payment request.    Re: Payment Request No. _______    I, ___________________________, the _________________________________      Name     Title (e.g., President, VP., etc.)    of  _________________________  ("Company"),  do  state  the  following  with  regard  to  payments  made  under  Contract No. ______________________ ("Contract"):    1.    Subcontractors, at the first tier, both DBE and non‐DBE, who completed work and were listed for payment  on  the  prior  Payment  Request  No.    _______,  were  paid  no  later  than  thirty  (30)  days  after  Company  received  payment from the District.    2.    Copies of invoices and cancelled checks for subcontractors at the first tier who were paid under the prior  payment request have been delivered or mailed to the DBE Department.  In addition, Company has attached to  the  current  Payment  Request  all  lien  waivers  for  prior  subcontractor  payments  and  any  other  documentation  required  by  the  District.    (Failure  to  attach  all  required  documentation  to  the  Payment  Request  or  forward  cancelled checks and invoices to the District’s DBE Department may cause the Payment Request to be rejected by  the District.)    3.   All  retained  amounts  withheld  from  any  subcontractor  who  satisfactorily  completed  its  portion  of  the  contract work, including punch list items, were paid to the subcontractor(s) no later than sixty (60) days after it  satisfactorily completed its work, whether or not the District has paid said retained amounts to Company.  Attach  a copy of the cancelled check evidencing payment of each retained amount.    4.    There  was  no  delay  in  or  postponement  of  any  payment  owed  to  a  subcontractor,  whether  periodic  payment or retained amount, except for good cause and after receipt of prior written approval from the District’s  Director of Procurement and Materials.      Subscribed and sworn to    _________________________________  before me this ___________________  Company Name    _________________________________  day of _____________ 20______  Signature    _________________________________  _______________________________  Print Name  Notary Public  Date: ____________________________      [END OF PROMPT PAYMENT CERTIFICATION]     

61

AC TRANSIT DISTRICT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATION NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES FOR EAST BAY BUS RAPID TRANSIT PROJECT ATTACHMENT C – OFFEROR FORMS (REMAINDER OF PAGE INTENTIONALLY LEFT BLANK) 

62

AC TRANSIT DISTRICT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATION NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES FOR EAST BAY BUS RAPID TRANSIT PROJECT ATTACHMENT C – OFFEROR FORMS ATTACHMENT NO. C‐7: Certification of Proposed Consultant Debarment, Suspension and Other Ineligible and  Voluntary Exclusion    (Consultant/Sub‐Contractor)   ____   certifies to the best of its knowledge and belief,  that it and its principals:    Are  not  presently  debarred,  suspended,  proposed  for  debarment,  declared  ineligible  or  voluntarily  excluded  from covered transactions by any Federal department or agency;    Have not within a three year period preceding this submittal been convicted of or had a civil judgment rendered  against them for commission of fraud or a criminal offense in connection with obtaining, attempting to obtain or  performing  a  public  (Federal,  State,  or  local)  transaction  or  contract  under  a  public  transaction;  violation  of  Federal  or  State  antitrust  statutes  or  commission  of  embezzlement,  theft,  forgery,  bribery,  falsification  or  destruction of records, making false statements or receiving stolen property;    Are not presently indicted for or otherwise criminally or civilly charged by a governmental entity (Federal, State  or local) with commission of any of the offenses enumerated in paragraph (2) of this certification; and    Have not within a three year period preceding this submittal had one or more public transactions (Federal, State  or local) terminated for cause or default.     If the proposed subcontractor is unable to certify to any of the statements in this certification, it shall attach an  explanation to this certification.       (Consultant/Subcontractor)  _______________________,  CERTIFIES  OR  AFFIRMS  THE  TRUTHFULNESS  AND  ACCURACY  OF  THE  CONTENTS  OF  THE  STATEMENTS  SUBMITTED  ON  OR  WITH  THIS  CERTIFICATION  AND  UNDERSTANDS THAT THE PROVISIONS OF 31 U.S.C. SECTIONS 3801 ET. SEQ. ARE APPLICABLE THERETO.             Signature and Title of Authorized  Official      [END OF DEBARMENT AND SUSPENSION]     

63

AC TRANSIT DISTRICT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATION NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES FOR EAST BAY BUS RAPID TRANSIT PROJECT ATTACHMENT C – OFFEROR FORMS ATTACHMENT NO. C‐8: LOBBYING DISCLOSURES    INSTRUCTIONS FOR COMPLETION OF SF‐LLL, DISCLOSURE OF LOBBYING ACTIVITIES  This disclosure form shall be completed by the reporting entity, whether subawardee or prime Federal recipient,  at the initiation or receipt of a covered Federal action, or a material change to a previous filing, pursuant to title  31 U.S.C. section 1352. The filing of a form is required for each payment or agreement to make payment to any  lobbying  entity for  influencing  or attempting  to  influence an officer  or employee  of  any  agency,  a  Member of  Congress, an officer or employee of Congress, or an employee of a Member of Congress in connection with a  covered Federal action. Complete all items that apply for both the initial filing and material change report. Refer  to the implementing guidance published by the Office of Management and Budget for additional information.    1. Identify the type of covered Federal action for which lobbying activity is and/or has been secured to influence  the outcome of a covered Federal action.     2. Identify the status of the covered Federal action.       3. Identify the appropriate classification of this report. If this is a follow‐up report caused by a material change to  the information previously reported, enter the year and quarter in which the change occurred. Enter the date of  the last previously submitted report by this reporting entity for this covered Federal action.    4. Enter the full name, address, city, State and zip code of the reporting entity. Include Congressional District, if  known.  Check  the  appropriate  classification  of  the  reporting  entity  that  designates  if  it  is,  or  expects  to  be,  a  prime or sub award recipient. Identify the tier of the sub awardee, e.g., the first sub awardee of the prime is the  1st tier. Sub awards include but are not limited to subcontracts, subgrants and contract awards under grants.     5. If the  organization filing  the  report in item  4  checks "Subawardee,"  then enter the full name, address, city,  State and zip code of the prime Federal recipient. Include Congressional District, if known.     6.  Enter  the  name  of  the  Federal  agency  making  the  award  or  loan  commitment.  Include  at  least  one  organizational  level  below  agency  name,  if  known.  For  example,  Department  of  Transportation,  United  States  Coast Guard.     7. Enter the Federal program name or description for the covered Federal action (item 1). If known, enter the  full Catalog of Federal Domestic Assistance (CFDA) number for grants, cooperative agreements, loans, and loan  commitments.   8.Enter  the  most  appropriate  Federal  identifying  number  available  for  the  Federal  action  identified  in  item  1  (e.g.,  Request  for  Proposal  (RFP)  number;  Invitation  for  Bid  (IFB)  number;  grant  announcement  number;  the  contract,  grant,  or  loan  award  number;  the  application/proposal  control  number  assigned  by  the  Federal  agency). Include prefixes, e.g., "RFP‐DE‐90‐001."     9.  For  a  covered  Federal  action  where  there  has  been  an  award  or  loan  commitment  by  the  Federal  agency,  enter the Federal amount of the award/loan commitment for the prime entity identified in item 4 or 5.    

64

AC TRANSIT DISTRICT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATION NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES FOR EAST BAY BUS RAPID TRANSIT PROJECT ATTACHMENT C – OFFEROR FORMS 10.  (a)  Enter  the  full  name,  address,  city,  State  and  zip  code  of  the  lobbying  registrant  under  the  Lobbying  Disclosure Act of 1995 engaged by the reporting entity identified in item 4 to influence the covered Federal  action.           (b) Enter the full names of the individual(s) performing services, and include full address if different from 10  (a). Enter Last Name, First Name, and Middle Initial (MI).    11. The certifying official shall sign and date the form; print his/her name, title, and telephone number.     According to the Paperwork Reduction Act, as amended, no persons are required to respond to a collection of  information unless it displays a valid OMB Control Number. The valid OMB control number for this information  collection  is  OMB  No.  0348‐0046.  Public  reporting  burden  for  this  collection  of  information  is  estimated  to  average  10  minutes  per  response,  including  time  for  reviewing  instructions,  searching  existing  data  sources,  gathering and maintaining the data needed, and completing and reviewing the collection of information. Send  comments  regarding  the  burden  estimate  or  any  other  aspect  of  this  collection  of  information,  including  suggestions  for  reducing  this  burden,  to  the  Office  of  Management  and  Budget,  Paperwork  Reduction  Project  (0348‐0046), Washington, DC 20503.  [END OF INSTRUCTIONS] 

65

AC TRANSIT DISTRICT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATION NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES FOR EAST BAY BUS RAPID TRANSIT PROJECT ATTACHMENT C – OFFEROR FORMS ATTACHMENT NO. C‐9: CERTIFICATION REGARDING LOBBYING    I,  _______________________________  (Name  and  Title  of  Authorized  Official),  hereby  certify  on  behalf  of  __________________________ (Subcontractor) that:    No Federal appropriated funds have been paid or will be paid, by or on behalf of the undersigned, to any person  for influencing or attempting to influence an officer or employee of an agency, a Member of Congress, an officer  or  employee  of  Congress,  or  an  employee  of  a  Member  of  Congress  in  connection  with  the  awarding  of  any  Federal  contract,  the  making  of  any  Federal  grant,  the  making  of  any  Federal  loan,  the  entering  into  of  any  cooperative  Contract,  and  the  extension,  continuation,  renewal,  amendment,  or  modification  of  any  Federal  contract, grant, loan, or cooperative agreement.     If any funds other than Federal appropriated funds have been paid or will be paid to any person for influencing  or attempting to influence an officer or employee of any agency, a Member of Congress, an officer or employee  of Congress, or an employee of a Member of Congress in connection with this Federal contract, grant, loan, or  cooperative  agreement,  the  undersigned  shall  complete  and  submit  Standard  Form‐LLL,  “Disclosure  Form  to  Report Lobbying”, in accordance with its instructions.     The undersigned shall require that the language of this certification be included in the award documents for all  sub awards  at  all tiers  (including  subcontracts,  sub  grants, and  contracts under  grants, loans, and  cooperative  agreements) and that all sub recipients shall certify and disclose accordingly.     This certification is a material representation of fact upon which reliance was placed when this transaction was  made  or  entered  into.    Submission  of  this  certification  is  a  prerequisite  for  making  or  entering  into  this  transaction imposed by Section 1352, Title 31, U.S. Code.  Any person who fails to file the required certification  shall be subject to a civil penalty of not less than $10,000 and not more than $100,000 for each such failure.           Signature and Title of Authorized Official    [END OF CERTIFICATION REGARDING LOBBYING] 

66

AC TRANSIT DISTRICT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATION NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES FOR EAST BAY BUS RAPID TRANSIT PROJECT ATTACHMENT C – OFFEROR FORMS ATTACHMENT NO. C‐10: DISCLOSURE OF LOBBYING ACTIVITIES    Complete this form to disclose lobbying activities pursuant to 31 U.S.C. 1352  1.  Type of Federal Action:   2.  Status of Federal Action:       a. Contract  a. submittal/offer/application   b. initial award  b. Grant  c. post‐award  c. Cooperative agreement    d. Loan  e. loan guarantee   f. loan insurance   

3.  Report Type:      a. initial filing  b. material change    For Material Change Only:  Year _____  Quarter _____    Date  of  Last  Report:  ______________________  5.  If Reporting Entity in No.4 is Sub‐awardee, Enter  Name and Address of Prime:      Congressional District, if known: 

4.  Name and Address of Reporting Entity:    Prime    Sub‐awardee      Tier ____, if known    Congressional District, if known:    6.  Federal Department/Agency:     

7.  Federal Program Name/Description:      CFDA Number, If applicable: ____________  8. Federal Action Number, if known: 9. Award Amount, if known:       $  10a.  Name  and  Address  of  Lobbying  Entity  (last  10b.    Individuals  Performing  Services  (including  name, first name, MI):  address if different from No. 10a)          (attach continuation sheet(s) SF‐LLL‐A, if necessary)  (last name, first name, MI):  11.  Amount of Payment (check all that apply):  13.  Type of Payment (check all that apply):     $________________     Actual     Planned    a.  retainer      b.  one‐time fee      c.  commission  12.  Form of Payment (check all that apply):    d.  contingent fee      e.  deferred    Cash    f.  other,  specify:    in kind, specify nature  ________________________________  _________________Value _______________   

67

AC TRANSIT DISTRICT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATION NO. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES FOR EAST BAY BUS RAPID TRANSIT PROJECT ATTACHMENT C – OFFEROR FORMS 14.    Brief  description  of  Services  Performed  and  Date(s)  of  Service,  Including  officer(s),  employee(s),  or  Members(s) contacted, for Payment Indicated in Item 11:    (attach Continuation Sheet(s) SF‐LLL‐A, if necessary)  15.  Continuation Sheet(s) SF‐LLL‐A attached:    Yes        No     

 

     

   

16.  Information  requested  through  this  form  is  authorized  by  title  31  U.S.C.  section  1352.    This  disclosure  of  lobbying  activities  is  a  material  representation  of  fact  upon  which  reliance  was placed  by  the  tier  above  when  this  transaction  was  made  or  entered into.  This disclosure is required pursuant to 31  U.S.C.  1352.    This  information  will  be  reported  to  Congress semi‐annually and will be available for public  inspection.    Any  person  who  fails  to  file  the  required  disclosure shall be subject to a civil penalty of not less  than  $10,000  and  not  more  than  $100,000  for  each  failure.    Federal Use Only: 

  Signature:    ________________________________  Print Name: ________________________________  Title:  _____________________________________  Telephone No.: _____________________________ 

 

 

        [END OF DISCLOSURE OF LOBBYING ACTIVITIES]    (THE REMAINDER OF PAGE INTENTIONALLY LEFT BLANK)           

68

  Authorized  for  Local  Reproduction  Standard  Form ‐ LLL 

               

69

AC TRANSIT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATIONS No. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES FOR EAST BAY BUS RAPID TRANSIT PROJECT ATTACHMENT D - DRAFT CONTRACT THIS  CONTRACT  is  made  and  entered  into  this  ____  day  of  _____  2016,  by  and  between  ALAMEDA‐CONTRA  COSTA  TRANSIT DISTRICT (hereinafter “District”), a special transit district established pursuant to California Public Utilities Code,  Section 24501 et seq., and _______ (hereinafter “Consultant”).    THE PARTIES AGREE AS FOLLOWS:    1. SCOPE OF WORK/SERVICES    Consultant  shall  provide  services  for  The  East  Bay  Bus  Rapid  Transit  (BRT)  Project,  Construction  Management  Consultant  Services  in  full  accordance  with  Request  for  Proposal  No.  2016‐1378  prepared  and  issued  by  the  District entitled The East Bay Bus Rapid Transit (BRT Project, Construction Management Consultant Services as  described herein.    COMPONENT PARTS  2.   This  Contract  shall  consist  of  the  following  documents,  each  of  which  is  on  file  with  the  District,  and  is  incorporated into and made a part of this Contract by reference.  In the event of a conflict these documents shall  control in order of precedence as set forth below:    A. This Contract and the special conditions, scope of work and terms of conditions.  B. Request for Qualifications 2016‐1378 issued _____ and any addenda.  C. Consultant Proposal submitted in response to RFQ 2016‐1378 dated _____.    3. PERIOD OF PERFORMANCE    Services under this Contract shall commence on date of award August 1, 2016 to April 30, 2018. Consultant shall  not be held liable for delays resulting from scheduling problems on the part of the District.    4. CONTRACT PRICE    The District agrees to pay for the services in accordance with the submitted proposal.  Award for these services  will be on a cost plus fixed fee price basis in the amount of __________ ($X,XXX,XXX.XX).  District and Consultant  must mutually agree upon any adjustments in payment.     Payment to the Consultant will be made within 30 Days after receipt of invoices is approved monthly.  Invoices for  services  performed  shall  be  submitted  15  days  for  the  preceeding  month  by  the  Consultant  to:  AC  Transit  Accounts Payable, PO Box 28507, Oakland, CA  94604.  The Contract Number and Purchase Order Number must  be referenced on all invoices.  Failure to do so could delay payment.    5. NOTICES     Any notice  which may be required under this  Contract shall be in writing, shall be effective when received, and  shall be given by personal service or by certified mail, return receipt requested, to the addresses set forth below  or to such other addresses which may be specified in writing by the parties to this Contract.   

70

AC TRANSIT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATIONS No. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES FOR EAST BAY BUS RAPID TRANSIT PROJECT ATTACHMENT D - DRAFT CONTRACT AC TRANSIT DISTRICT:    Director of Procurement  1600 Franklin Street  Oakland, California 94612    6.  

CONSULTANT:       

   

ATTORNEY'S FEES  In the event that it becomes necessary for either party to bring a lawsuit to enforce any of the provisions of the  Contract,  the  parties  agree  that  the  court  having  jurisdiction  over  such  dispute  shall  have  the  authority  to  determine and fix reasonable attorney's fees to be paid to the prevailing party. 

  7.  

SEVERABILITY  If any provision of this Contract is declared void or unenforceable, such provision shall be deemed severed from  this Contract, which shall otherwise remain in full force and effect. 

  8.  

BINDING EFFECT  All of the terms, provisions, and conditions of the Contract hereunder shall be binding upon and inure the parties  hereto and the respective successors, assigns and legal representatives. 

  9.  

10.

11.  

12.  

CONFLICT OF INTEREST  By signing this Contract, Consultant covenants that it presently has no actual knowledge of any interest, direct or  indirect, that would conflict in any manner or degree with the performance of the services called for under this  contract.  Consultant  further  covenants  that  in  the  performance  of  this  contract,  no  person  having  any  such  interest shall be employed by Consultant, and that Consultant receives no commissions or other payments from  parties  other  than  the  District  as  a  result  of  work  performed  hereunder.    Failure  to  comply  with  this  provision  serves as a basis for termination for default and the collection of any damages.     GOVERNING LAW    This Contract, its interpretation and all work performed hereunder, shall be governed by the laws of the State of  California.    VENUE  In the event of a dispute or breach of contract, venue shall be in Alameda County, California.    ENTIRE AGREEMENT  This  Contract  represents  the  entire  agreement  of  the  parties  with  respect  to  the  subject  matter  hereof,  and  all  such agreements entered into prior hereto are revoked and superseded by this Contract, and no representations, 

71

AC TRANSIT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATIONS No. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES FOR EAST BAY BUS RAPID TRANSIT PROJECT ATTACHMENT D - DRAFT CONTRACT warranties, inducements or oral agreements have been made by any of the parties except as expressly set forth  herein, or in other contemporaneous written agreements.    This Contract may not be changed, modified or rescinded except in writing, signed by all parties hereto, and any  attempt at oral modification of this agreement shall be void and of no effect.    IN WITNESS WHEREOF, the parties have executed this Contract on the dates set forth below.    AC TRANSIT DISTRICT:        CONSULTANT:      _______________________________  __________________________  Michael Hursh  Date  Name  General Manager      Approved as to Form and Content:    _______________________________  Denise Standridge  Date      General Counsel      [END OF SAMPLE CONTRACT]   

72

Date 

AC TRANSIT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATIONS No. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES FOR EAST BAY BUS RAPID TRANSIT PROJECT ATTACHMENT D E -– RESPONSE TO QUALIFICATIONS/ CLARIFICATIONSDRAFT CONTRACT 1) Question: The RFQ terms and Special Conditions require the construction manager/contractor to “ensure” that work  performed  by others is performed correctly to the satisfaction of  client. Please confirm  whether the intent of the  language in the RFQ is for the construction manager/contractor to:    a) be the guarantor of the work of others (as is currently written); or  b) be required to manage, review, and coordinate the work of others in accordance with a standard of care based  upon the construction management profession in the local area for the type of work being performed?  Answer:  The exact wording above is not found in the RFQ.  However, the intent is as follows:  The RFQ terms and  Special  Conditions  require  the  construction  manager/contractor  to  “ensure”  that  work  performed  by  others  is  performed correctly by being in compliance with the plans and specifications.   2) Question:    Page  11,  item  36:  The  CM  can’t  “ensure”  that  all  work  performed  within  the  Right‐of‐Way  can  be  scheduled “without overlap, or without having multiple contractors in the same location at the same time”. Will AC  Transit consider changing the word “ensure” to “verify”? 

Formatted: Font: +Body (Calibri), Font color: Black Formatted: List Paragraph, Justified, Right: 0.12", Space Before: 6 pt, After: 6 pt, Outline numbered + Level: 1 + Numbering Style: 1, 2, 3, … + Start at: 1 + Alignment: Left + Aligned at: 0" + Indent at: 0.25" Formatted: Font: +Body (Calibri), Font color: Black Formatted: Font: 11 pt, Italic

Formatted: Font: +Body (Calibri), Font color: Black

Formatted: Font: 11 pt, Italic

Answer:  Agree, will change to verify.  3) Question:  Page 11, Required Qualifications – Resident Engineer: There are no qualifications shown for the implied  Assistant Resident Engineer (ARE). If the Senior Resident Engineer is a Professional Engineer, licensed in California,  and  is  principal  field  construction  management  liaison  with  the  contractor,  does  the  ARE  need  to  be  a  licensed  engineer?  Answer:    Both  must  fulfill  the  same  requirements  including  education,  CA  PE,  etc.  Addenda  will  add  to  Page  11  Revising  the  “Required  Qualifications  –  Resident  Engineer”  to  Required  Qualifications  –  Resident  Engineer  and  Assistant Resident Engineer  4) Question:  Page 11, item C.4): Is offsite material and fabrication witness testing a requirement of the CM or will AC  Transit contract separately with an independent testing lab? Task 3.2, Material Testing (Page 49), alludes to an “if  needed” situation for independent testing under the CM Contract. Is QA Materials Testing intended to be included  in the scope of this CM RFQ?  Answer:  Yes, the offsite material and fabrication witness testing is a requirement of the CM provider. 

Formatted: Font: +Body (Calibri), Font color: Black

Formatted: Font: 11 pt, Italic Formatted: Font: Italic Formatted: Font: 11 pt, Italic Formatted: Font: +Body (Calibri), Font color: Black

Formatted: Font: 11 pt, Italic

The answer for the second part of the question is that CM provider is responsible for retaining an independent testing  lab for as needed services.  It is the responsibility of the CM to have on call a testing lab and when used invoice as  ODCs.  5) Question:  Page 12, item C.14: The  Contractor should be the  first article party “Responsible  for safety procedures  while  construction  is  being  carried  out”.  Is  it  AC  Transit’s  intention  to  make  the  CM  provider  responsible  for  the  construction contractor’s safety program or rather to review the construction contractor’s adherence to their own  approved Health and Safety Plan and that it is cognizant of AC Transit’s published safety and security plan?  Answer:  Will change to “Monitor and document that all construction activities are being carried out in accordance  with accepted safety rules, plans, and procedures and will report deviations immediately to the AC Transit CM Lead.” 

73

Formatted: Font: +Body (Calibri), Font color: Black

Formatted: Font: 11 pt, Italic

AC TRANSIT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATIONS No. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES FOR EAST BAY BUS RAPID TRANSIT PROJECT ATTACHMENT D E -– RESPONSE TO QUALIFICATIONS/ CLARIFICATIONSDRAFT CONTRACT 6) Question:  Page 14, Items F.5) and F.6): As written, these should be the responsibility of the Contractor and not the  Office  Engineer.  The  Project  Controls  Manager,  Scheduler  and  the  Resident  Engineer  would  interface  with  the  Contractor’s  team  when  reviewing  progress  schedules  and  material  deliveries.  Coding  of  materials,  labor  and  equipment is documented in the inspector’s daily report.  Is AC Transit willing to delete or modify these items?  Answer:    The  Office  Engineer  is  expected  to  take  the  lead  in  ensuring  that  the  coding  for  materials,  labor  and  equipment are actually and accurately documented into the system. Others may support the task but it is desirable  that the Office Engineer ensures the effort is being completed as opposed to 2 or 3 people.  7) Question:  Page 14, item F.10): Has a Pre‐Construction Meeting with O.C. Jones has already been conducted?  Answer:  Yes, the pre‐construction meeting with O.C. Jones has already been conducted.  Scope includes preparing for  similar preconstruction meetings (agenda, early action letter) with third party utilities like EBMUD, PG&E, etc.  8) Question:  Page 21, item 6): Is the cover letter included in the 25 page count?   Answer:  No. 

Formatted: Font: +Body (Calibri), Font color: Black

Formatted: Font: 11 pt, Italic

Formatted: Font: +Body (Calibri), Font color: Black Formatted: Font: 11 pt, Italic

Formatted: Font: +Body (Calibri), Font color: Black Formatted: Font: 11 pt, Italic

9) Question:  Page 21, item 6): Do tabloid size pages (8.5”x11”) count as two pages.    Answer:  To be clear, there must be no more than 25 single pages of original reading. Of these 25 pages, it is allowed  to have  up to  5 single  pages  of tabloid size  of  11”  x  17" .  Thus 20  pages  of  8.5 x 11  and  5 pages  of  17 X  11  are  allowed.  10) Question:  Page 22, item 6C): In the resumes, is it intended that all prior employers be listed (i.e. every engineering  firm) or only those where projects undertaken and/or positions held are relevant to this scope of work?  Answer:  Only those resumes that is specific to this assignment.   11) Question:  The Request for Qualifications for Construction Management Services uses the terms proposal (or offer)  and  qualifications  interchangeably  throughout  the  document.  If  the  request  is  intended  as  a  Request  for  Qualifications, is a cost proposal request in accordance with FTA procurement guidelines?  Answer:  As this is a RFQ cost will NOT be a factor when reviewing the Offeror’s submission.  However, due to the  short  period  to  award  this  contract,  we  are  asking  all Offerors  to  submit the  price  in  a sealed  envelope.    Only  the  highest qualified ranking team will be selected and that envelope will be opened to begin negotiations.  Should AC  Transit not be successful in negotiating with the most highly ranked team, then the second highest ranked team will  be  called  in  for  negotiations  beginning  with  his  proposed  costs,  and  so  on.    Those  firms  who  are  not  selected  to  negotiate with will have their sealed envelopes submitted back to them “unopened”.   12) Question:  Page 43, Item 2.6: The effort to “process” the three plans included as 2.6 g, 2.6 h and 2.6i is not clear.  Reviewing and support is relevant, but process doesn’t appear to apply here, please clarify.  Answer:    The  word  “process”  will  be  replaced  with  “document”.    It  was  only  meant  to  ensure  the  documents  are  properly controlled into the document control system.   13) Question:  Page 44, Item 2.11: Does AC Transit desire to include a right of way acquisition coordinator as a position  on the CM team? 

74

Formatted: Font: +Body (Calibri), Font color: Black Formatted: Font: 11 pt, Italic

Formatted: Font: +Body (Calibri), Font color: Black Formatted: Font: 11 pt, Italic Formatted: Font: +Body (Calibri), Font color: Black

Formatted: Font: 11 pt, Italic

Formatted: Font: +Body (Calibri), Font color: Black Formatted: Font: 11 pt, Italic

Formatted: Font: +Body (Calibri), Font color: Black

AC TRANSIT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATIONS No. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES FOR EAST BAY BUS RAPID TRANSIT PROJECT ATTACHMENT D E -– RESPONSE TO QUALIFICATIONS/ CLARIFICATIONSDRAFT CONTRACT Answer:    District  doesn’t  anticipate  any  right  of  way  acquisition.  The  CM  team  is  anticipated  to  retain  the  ROW  acquisition services if needed and then be reimbursed through ODCs (if and when used those services).  14) Question:    Page  48,  Task  4.1,  Submittals:  The  first  sentence  indicates  the  CM  will  perform  design  reviews  of  submittals.  The  published  CDRL  list  indicates  the  CM  will  perform  the  first  review  but  the  designer  (Parsons)  will  perform  the  technical  design  reviews  (per  industry  standard).    Is  the  CM  team’s  design  review  responsibility  only  applicable  if  AC  Transit  exercises  the  option  to  have  the  CM  Team  provide  the  optional  Civil  Design  Engineer  services?    Answer:   We do not believe the above is “per industry standard”.  We fully expect the two Resident Engineers and  the Construction Manager to be more than qualified to review design drawings and other technical work.  Parson’s  role was to provide 100% design drawings which have been provided to the Contractor. To ensure AC Transit has an  independent  review  of  the  designs  and  RFIs  (for  examples),  we  expect  the  Resident  Engineers,  the  Construction  Manager and the entire team (collectively) to respond to design issues and the Resident Engineers to provide detailed  technical responses.  Currently the CDRL’s included in the attachments demonstrate the role of the CM team taking  the lead for design reviews.  Should there be an occasion where and error and omission is found requiring a Parson’s  response, the CM should advise AC Transit of the issue to make that decision.   15) Question:  Pages 50‐51:  Are the “Rate/Hr.” and “Cost” cells that are shaded in the Manning Tables to be populated  or left blank in the SOQ?  Answer:  The “Rate/Hr” and “Cost” cells will be removed to remove confusion. The revised Manning Tables without  these columns are included with the Addenda.  16) Question:  The indemnification provision (General Condition #8) has no comparative negligence standard.  Is it the  intent of AC Transit that the construction manager assumes liability for incidents that are beyond their negligence,  as it is currently written?  Answer:  We will change the word “sole” to “gross” in the last sentence.  17) Question:  These sections somewhat refer to materials testing: #7 on page 10, E‐1 on page 13, 3.2 on page 50.  To  clarify  is  this  perhaps the  type of  testing  that is  being  referenced? Quality  assurance  observation, monitoring  and  testing of construction materials to include engineered fill, aggregates, asphalt, reinforced concrete, structural steel,  concrete, masonry, and fireproofing, for example?     Also, if yes to the above, will AC Transit have this type of service in a sub consulting role to the CM prime under this  contract? Or will AC Transit draw upon these services through another contracting vehicle?  Answer:  Per Section 3.2 of the Scope of Work, material testing is part of the RFQ.  It is expected that the CM will  have access to a lab that can be used on an on‐call basis to verify the general contractor’s test results.  It is likely  those services would be secured by the CM through a subcontract.  18) Question:  Section 14 of the RFP states that proposer’s overhead rate shall not exceed 125%. Our role is listed as a  “field”  position  in  the  staffing  categories  shown  in  Section  5,  and  we  do  not  intend  to  use  any  field  offices  or  equipment  provided  by  the  District.  In  that  case,  are  we  still  restricted  to  125%  max  even  if  our  audited  field  overhead rate is higher? 

75

Formatted: Font: 11 pt, Italic

Formatted: Font: +Body (Calibri), Font color: Black

Formatted: Font: 11 pt, Italic

Formatted: Font: +Body (Calibri), Font color: Black Formatted: Font: 11 pt, Italic Formatted: Font: 11 pt, Italic Formatted: Font: +Body (Calibri), Font color: Black Formatted: Font: +Body (Calibri), Font color: Black Formatted: Font: 11 pt, Italic Formatted: Font: +Body (Calibri), Font color: Black Formatted: Font: +Body (Calibri), Font color: Black

Formatted: Font: 11 pt, Italic

Formatted: Font: +Body (Calibri), Font color: Black

AC TRANSIT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATIONS No. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES FOR EAST BAY BUS RAPID TRANSIT PROJECT ATTACHMENT D E -– RESPONSE TO QUALIFICATIONS/ CLARIFICATIONSDRAFT CONTRACT Answer:  Yes, all CM staff categories are subject to 125% of maximum overhead rate. The “field” positions (System  Testing  Engineers  &  Specialty  Field  Inspectors)  are  expected  to  be  integrated  with  the  rest  of  the  CM  team  while  performing their scope of services.  19) Question:  Are there any Measure BB dollars being used for this project, therefore having LBE goals also in place?  Answer:  No Measure BB funds are being used for this procurement.  20) Question:    The  contractor  provides  construction  surveying,  overall  staking  for  the  improvements.    Does  the  CM  provide QA survey?  Answer:  The CM provider is expected to implement the QAP and ensure Contractor follows approved QC/QA plans. A  separate QA survey is not expected to be needed.  21) Question:  The overhead rate appears to be capped in RFQ at 125%.  Is this a combined team rate or to prime only?   Is this in compliance with FAR? 

Formatted: Font: 11 pt, Italic

Formatted: Font: +Body (Calibri), Font color: Black Formatted: Font: 11 pt, Italic Formatted: Font: +Body (Calibri), Font color: Black Formatted: Font: 11 pt, Italic

Formatted: Font: +Body (Calibri), Font color: Black Formatted: Font: 11 pt, Italic

Answer:  It is applies to the entire CM team.  22) Question:  Can you provide more detail on the CAD/AVL interfaces and testing requirements?  Answer:   On a separate contracts District is upgrading its CAD/AVL system, installing the Real‐time message signs on  46 platforms and relocating the Operations Control Center (OCC). The BRT Contractor will be required to install, test  and  integrate  BRT  related  servers  (PIS,  SCADA,  etc.)  and  desktop  monitors  at  the  OCC.  The  OCC  relocation  construction will start by end of August for a total duration of 6‐7 months. The CAD/AVL implementation is ongoing.  The CM provider is required to oversee the installation, testing and the integration process.  23) Question:    Has  AC  Transit  established  firm  areas  of  responsibility  for  CAD/AVL,  bus  manufacture  and  CM  Firm?   Please provide as much detail and current schedule of interfaces. 

Formatted: Font: +Body (Calibri), Font color: Black Formatted: Font: 11 pt, Italic Formatted: Font: 11 pt, Italic

Formatted: Font: +Body (Calibri), Font color: Black Formatted: Font: 11 pt, Italic

Answer:  See the answer to the question above.  24) Question:  How will the outreach (community) activities be coordinated between the CM contract and the outreach  contract?  Answer:    District  is  soliciting  separate  contract  to  oversee  the  outreach  activities.  District  expects  continuous  coordination between the CM provider team, Outreach team and the contractor to seamlessly address, escalate and  resolve the issues in an expeditious manner to not impact the construction progress.   25) Question:  Contractor has material/QC requirements.  Does CM need QA testing to complete random sampling and  testing to check contractor QC testing program? 

Formatted: Font: +Body (Calibri), Font color: Black Formatted: Font: 11 pt, Italic

Formatted: Font: +Body (Calibri), Font color: Black Formatted: Font: 11 pt, Italic

Answer:  Yes.  26) Question:  Is it anticipated that the majority of work will occur at night?   Answer:  No.  

Formatted: Font: +Body (Calibri), Font color: Black Formatted: Font: 11 pt, Italic

27) Question:    There  are  federal  funds  provided  on  the  project  but  no  DBE  requirements.    This  does  not  seem  to  be  correct? 

76

Formatted: Font: +Body (Calibri), Font color: Black

AC TRANSIT PURCHASING DEPARTMENT

REQUEST FOR QUALIFICATIONS No. 2016-1378

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES FOR EAST BAY BUS RAPID TRANSIT PROJECT ATTACHMENT D E -– RESPONSE TO QUALIFICATIONS/ CLARIFICATIONSDRAFT CONTRACT Answer:  The solicitation’s DBE provisions are consistent with the District’s FTA‐approved DBE Program  28) Question:  The subject SOQ references a number of manuals and documents (such as the PMP, CMP, etc.) that have  been provided for Proposers information. I was unable to find a link to the PMP, and was unable to read or open  three other documents that were provided: BRT BP3 CIMP.pdf, BRT BP3 Beneficial Use Principles.pdf, and BRT BP3  Business TA Program.pdf.    It would be appreciated if you could repost these four documents.  Answer: Go to:  https://www.dropbox.com/sh/gi813oo3u7x21ft/AADwS_GGkn6Jc8rgt3ZvVGCWa/Manuals?dl=0 

Formatted: Font: 11 pt, Italic Formatted: Font: +Body (Calibri), Font color: Black

Formatted: Font: 11 pt, Italic Formatted: Font: +Body (Calibri), Font color: Black

29) Clarification: ORALS  Response:  Orals will likely be required and scheduled for July 12th. Orals will be worth 1/3 of the final score and  the Proposals will be worth 2/3. 

Formatted: Font: 11 pt

Formatted: Font: +Body (Calibri), Font color: Black

30) Clarification: Conflict of Interest:  Response: Should a member  of the CM team include current subcontractors of OC  Jones  working  on the East  Bay  BRT,  it  will  be  the  sole  responsibility  of  the  District  to  make  the  decision  if  the  subcontractor(s)  poses  a  conflict  of  interest.  This  could  lead to  a  disqualification  of the  CM’s  Offer  should the  District  believe  such is  a  conflict  exist.  A  conflict  could  arise,  but  not  limited  to  potential  and  separate  responsibilities  and  allegiances,  and/or  in  fulfilling  multiple  conflicting  responsibilities  on  more  than  one  contract.    Potential  offerors  are  directed to Paragraphs 12 and 11 of the RFQ’s General and Special Conditions, respectively, as well as Paragraph  1  of  RFQ’s  Federal  Requirements.    FTA  Circular  4220.1F  prohibits  engaging  in  practices  that  result  in  organizational conflicts of interest as does the District’s Procurement Policy. 

Formatted: Font: 11 pt

Formatted: Font color: Auto

 

77