2013

Camp Ten Trees Summer Camp Volunteer Coordinators and C.A.R.E./Med/MH Leads   Sunday, June 15th, 2013 Meeting           ...

1 downloads 65 Views 124KB Size
Camp Ten Trees Summer Camp Volunteer Coordinators and C.A.R.E./Med/MH Leads   Sunday, June 15th, 2013 Meeting                                                                                                      

Attending:  Other Name  Rebecca 

Camp Name  Raven 

Sadie 

Sonrisa 

Role  Coordinator of Cabin Life  

PGP  she/her 

Phone Number  206‐599‐9398 

Email Address  [email protected] 

she/her 

206‐920‐9789 

[email protected] 

they 

425‐753‐5130 

[email protected] 

she/her 

253‐335‐5509 

[email protected] 

she/her 

360‐421‐2996 

[email protected] 

she/her/they 

360‐202‐0499 

[email protected] 

he/him or Nebraska 

206‐963‐9653 

[email protected] 

she/her 

206‐679‐2219 

[email protected] 

Session One (LGBTQA Youth, 13‐17) 

Coordinator of Cabin Life   Session Two (children/youth, 8‐17, of LGBTQ families) 

Emma 

Lynx 

Coordinator of Core Activities   Sessions One and Two 

Tiff 

Pinkerbell 

Coordinator of Community Activities  Session One (LGBTQA Youth, 13‐17) 

Breona 

Breez 

Mental Health Team Co‐Lead   Session One (LGBTQA Youth, 13‐17) 

Reid 

Wedge 

C.A.R.E. Team Lead   Sessions One and Two 

Airen 

Panhandle 

Support of Essentials, Logistics, etc.   Sessions One and Two 

Cori 

Monroe 

Camp Director   Sessions One and Two 

 

Absent:  Other Name  Calen 

Camp Name  Pan‐cake 

Connor 

Clutch 

Role  Coordinator of Community Activities 

PGP  male or ze or per 

Phone Number  206‐272‐0699 

Email Address  [email protected] 

he/him 

206‐351‐2300 

[email protected] 

 

574‐383‐8843 

[email protected] 

Session Two (children/youth, 8‐17, of LGBTQ families) 

Coordinator of Essentials   Sessions One and Two 

Krissy 

Bubbles 

Mental Health Team Co‐Lead   Session One (LGBTQA Youth, 13‐17)  Mental Health Team Lead   Session Two (children/youth, 8‐17, of LGBTQ families) 

  Check‐in and Introductions:  For the sit‐down meeting, we began by taking turns introducing ourselves by sharing our names, preferred gender pronouns, summer camp  volunteer roles, what we know about our roles, how we can best be supported by our teammates, and how to best contact us.    

Pinkerbell (Tiff) – Pinkerbell has read through all emails and has looked through the training schedule darft  – success!  Since she works at a college and  commencement just happened, she’s been bombarded with work, which has been a challenge.  She needs to reach out to Chaos, Pan‐cake, and Random Fandom for input into  Coordinator of Community Activities.  She’s also been reading over notes left by Pop Star from when he did the role.   

Breez (Breona) – Breez has been meeting with Bubbles to envision Sunshine (Mental Health Team) work for this year.  Breez would like to hear from others what their  past experiences with Sunshine Team during camp sessions have been.  What’s worked and what hasn’t?  How have Sunshine programs worked well with other things during  camp sessions and how have they not?   

Raven (Rebecca) – Raven and Sonrisa have been talking about their shared values and commitment, and Raven feels positive about the connection they’re building to  bring consistency to the role of Coordinator of Cabin Life this year.  Raven’s also been doing lots of work to get Seattle COLAGE off the ground right now.  She needs to reach  out to all the people who’ve been Coordinators of Cabin Life to pick their brains.  Raven and Monroe are meeting Monday and will probably do some planning of cabin  placement for the August 11‐17 session at that time.   

Notes by Airen “Panhandle” Lydick 

Camp Ten Trees Summer Camp Volunteer Coordinators and C.A.R.E./Med/MH Leads   Sunday, June 15th, 2013 Meeting                                                                                                       Sonrisa (Sadie) – Cori and Sonrisa met to talk about Cabin Life stuff and assess gaps and how to structure things to meet campers’ needs.  That was successful.   Challenges have been around reaching out to the Cabin Life team.  Sonrisa’s been trying to recruit more volunteers in general.  Also, Sonrisa will pretty much be out of town  between now and the fourth week of July because she’ll be working lots, doing day camps, etc.   

Lynx (Emma) – Lynx has finished school for the year and so is now able to really dig into prep for camp.  They are looking for feedback on how Core Activities have  gone in the past and hoping to understand more about how activities play out at Camp Ten Trees summer camp sessions.  Lynx would like to connect with people..   

Panhandle (Airen) – Airen is working on lots of logistical prep (menu planning, food ordering, bus scheduling, check‐in/check‐out, etc.).  He’ll have the inventory list out  to people tonight or tomorrow and is looking forward to the meeting this coming week when we’ll all meet to go over that together.  Also, he’s up for putting together a BBQ or  some social thing for our team and for the past years’ coordinators so that we can build community with them and pick their brains.    

Monroe (Cori) – Monroe has lots of irons in the fire right now.  What seems like a challenge or a success changes by the minute, based on which email she’s reading.   She appreciates clear and consistent communication, and that helps her to get things done. If you know you need something from Monroe and haven’t heard back yet, please  do email or call her to let her know what you need.    

Wedge (Reid) – Reid has been out of the country and is just getting back.  Reid will be connecting with people and appreciates input from past C.A.R.E. Team leaders.  .    Game:  We broke up into small groups to play Two Truths and a Lie.      Our Team and Cori’s Management:  Cori is working on trying out ways to manage our team that allows for independence but also ensures that she is supporting each person in  their role and that she knows our timelines for things.  For example, Monroe and Lynx got to meet to go over the Coordinator of Core Activities role and to plan out when things  might happen.  She’s interested in having similar meetings with all of us to whatever degrees work for us.  Additionally, Cori is going to try to keep emails to the summer camp  volunteer community pretty brief with bulleted lists and such, and she’ll be counting on us to reinforce that messaging in more personal and engaging ways with the people we  support/supervise.    As an example, here is a list of upcoming trainings.  These are supplemental to the mandatory training we’ll have August 2nd – 5th.   While these supplemental trainings are not  required, they will cover very important information, and you are definitely encouraged to attend them and to encourage your teams to do the same.  Remember, our  mandatory training is certainly not enough time to cover all the material volunteers need to know for camp sessions, let alone enough to introduce the sum total of all  concepts, skills, and strategies yet unknown, undeveloped, or untried by individual volunteers.  By discussing the supplemental trainings with your teams, you can help them  identify which trainings it would be most beneficial for each of them to attend in order to be ready for their volunteering!    Tuesday, June 28th, 6‐8 p.m., Camp Ten Trees office    Working with Youth of LGBTQ Families   

Tuesday, July 2nd, 7‐8 p.m., Cal Anderson Park (by fountain)  Get to Know Some Group Games   

Monday, July 8th, 6‐8 p.m., Camp Ten Trees office 

 

Cabin Counselor 101 

 

Monday, July 15th, 6‐8 p.m., Camp Ten Trees office   

Gender 101 

 

Date and Location TBA 

 

 

 

 

Facilitation 

 

 

 

 

Adultism  

 

Date and Location TBA 

Notes by Airen “Panhandle” Lydick 

Camp Ten Trees Summer Camp Volunteer Coordinators and C.A.R.E./Med/MH Leads   Sunday, June 15th, 2013 Meeting                                                                                                         Discussing the Goals of Volunteer Training:  Cori set us to the task of working backwards from our broad goals for training to identify what we to do to achieve these goals.  So,  we are posed with this question:  “What, if we noticed it happening at training, would let us know that we’re achieving the five broad goals for training?”   

GOAL 1. Volunteers build a strong community for learning and working together.  We know we’re achieving this goal if we notice the following at training:  a. There’s not a lot of drama.  b. Volunteers aren’t setting up cliques or hierarchies.  c. People are looking to each other to develop skills.  d. Volunteers are building connections to grow their skills in the four core competencies.  e. We don’t all have to be good friends; we have to have good working relationships.  f. People are smiling, playing, and laughing.  g. People are planning with each other in order to prepare things for campers.    GOAL 2. Volunteers envision their role(s) at camp and the preparation needed to fulfill those roles.  We know we’re achieving this goal if we notice the following at training:  a. People are talking explicitly about the pieces that make up camp and defining the terms we use so that people aren’t left out of the conversation.  b. People are giving and receiving feedback.  They’re asking for it. They’re thanking people for it.  c. People are following the expectations for their specific roles.  They’re sharing their knowledge and participating in things.      GOAL 3. Volunteers know the culture and expectations of Camp Ten Trees.   We know we’re achieving this goal if we notice the following at training:  a. Every time someone references something “everybody knows”  about camp sessions, we actually take a moment to identify and explain it.  b. We are modeling that none of us is highly skilled in all four core competency areas.  We are open about that and talk as a group about how we support each other.  c. Volunteers know about the four core competency areas of (1) understanding of the Camp Ten Trees Mission, Values, and Commitment to Social Justice; (2) skills in  organized camping, (3) skills in youth engagement, youth development, and working with youth, and (4) understanding of experiences of children/youth of LGBTQ  and non‐traditional families as well as experiences of LGBTQA youth    GOAL 4. Volunteers feel inspired and committed to creating a loving and engaging environment for youth.  We know we’re achieving this goal if we notice the following at training   a. When they engage with adults it’s in the service of engagement of youth.  b. Volunteers connect with training information in a way that relates directly to them creating a loving and engaging camp environment for youth.       GOAL 5. Volunteers see themselves as stewards of the Camp Ten Trees summer camp program.    We know we’re achieving this goal if we notice the following at training  a. People are grabbing opportunities to share Camp Ten Trees traditions, practices, and procedures.  b. The community of volunteers is seeing itself as collectively responsible for the care of programming, the site, logistics, etc.  Individual volunteers communicate  with other individual volunteers to assess who’s taking on which specific responsibilities.          Notes by Airen “Panhandle” Lydick 

Camp Ten Trees Summer Camp Volunteer Coordinators and C.A.R.E./Med/MH Leads   Sunday, June 15th, 2013 Meeting                                                                                                         Next, Cori led us in a brainstorm to figure out how we can set about helping those things to happen at training.  Here are the questions used to frame the brainstorm:  Given our broad goals for training and the outcomes we desire,   What styles/approaches would best accomplish these goals?  What tools could we use throughout training to accomplish these goals?  What workshops/content would best support these goals?    Brainstormed responses:  speaker/listener/observer– triad style role plays  fish bowl style examples, with only two fish in the middle and others observing/learning from the example  fish bowl style examples, with lots of fish in the middle and others observing/learning from the example  skits  role plays in which the participants sit back‐to‐back   non‐role‐play role‐plays in which we engage in an real activity as ourselves, rather than playing roles  games  TED talk style training modules – each facilitator is give a brief talk outlined in three points and completed in ten minutes; trainees rotate through      large group lectures/discussions      small group discussions in which each of us is facilitating a small group and every group is covering the same information      learning about things you can do with your cabin during cabin time through fast paced five minute activities (sing a song, play pop‐up Pookaloos, do a Caper)      facilitate things with a brief debrief of the facilitation at the end of the training module, so that people can see how it’s done      literacy moments for vocab relative to Camp Ten Trees…or social justice…or organized camping…or whatever else      engagement tools – knowing how to talk to campers and what questions to ask to get things started      having a frame with which we begin every training segment, such as “How would this information benefit the camp community if all of us knew it really well        and how can I be part of making that happen?”        using tools from our at‐camp cabin group strategies with campers to make our at‐training cabin groups more helpful          Upcoming Meetings:  Meetings are listed below.  Please put these in your calendar.  If you can’t make a meeting, tell Cori.  Cori will continue to gather this sort of feedback to  help us plan future meeting dates.   

Tuesday, June 18th 

 

 

Meet in the Camp Ten Trees office    6 p.m. – 8 pm.        We’ll be going over current inventory.                                         

Sunday, July 7th  

 

Tuesday, July 9th 

 

 

Hang out at Reid’s house.    Meet in the Camp Ten Trees office.   6 p.m. – 9 p.m.      6 p.m. – 8 p.m.        We’ll be hosting a BBQ to which  former Coordinators are invited,  so that we can share some food  with them, have some fun hanging  out, and pick their brains! 

Tuesday, July 30th (tentative, might be 7/29 or 7/31)  Meet in the Camp Ten Trees office.  7 p.m. – 9 p.m. 

Notes by Airen “Panhandle” Lydick